Manuel de l’utilisateur
Gestion des tâches
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Introduction
Introduction
La Gestion des tâches vous permet d'assigner à des documents un cheminement prédéfini qui guidera les documents vers des utilisateurs et/ou des archives dans un ordre qui aura été défini dans le chemin du document.
Les chemins de document se composent d’étapes séparées, qui peuvent changer selon les options sélectionnées. À chaque étape le document peut
être assigné à un répertoire spécifique et/ou un utilisateur. Le document ne passera à la prochaine étape, dans le chemin, que si chaque utilisateur, à chaque étape d’un chemin, effectue l'action demandée, comme la visualisation ou l'approbation.
Si un document est acheminé à un utilisateur, il apparaîtra dans la liste personnelle de l'utilisateur.
Configuration des Chemins
La configuration ne peut être faite que si l’utilisateur souhaitant configurer le chemin possède les droits Administrateur de ScanFile. Pour définir un chemin dans lequel envoyer des documents, cliquez sur Gestion des
Tâches, dans le menu Option de ScanFile ceci ouvrira la fenêtre Modifier
la Tâche. Vous trouvez un certain nombre d'options comprenant tous les itinéraires qui ont été définis précédemment. Sélectionnez Nouveau et une fenêtre Créer un chemin s’ouvre.
Dans la fenêtre Créer un chemin il y a un certain nombre d'options qui doivent être définies pour créer une Gestion de Tâche. Premièrement vous devrez donner au chemin un nom dans Nom du Chemin avant de passer à l’étape suivante.
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Configuration des Chemins
Etapes
Les étapes sont les différents points d’arrêt qui font partis d’un chemin. À chacune de ces étapes vous pouvez définir un certain nombre d'utilisateurs et/ou de répertoires vers lesquels vous souhaitez envoyer le document.
Quand vous envoyez aux utilisateurs, vous pouvez également décider ce qu’ils devront faire de ce document après l’avoir reçu.
Pour créer une étape cliquez sur Ajouter dans la partie droite de l’arborescence. Sélectionnez une cible pour les documents. Ceci peut être un ou plusieurs utilisateurs du système ScanFile et/ou des répertoires de
Scanfile.
Si vous voulez choisir des utilisateurs ScanFile comme cible de l’étape, cliquez sur
"…” dans la section utilisateur du cadre Cible. Une fenêtre
Envoie à l'utilisateur s'ouvre.
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Configuration des Chemins
Tous les utilisateurs ScanFile disponibles sont répertoriés ici.
Dans la version 8 un nouvel utilisateur a été ajouté au choix d'utilisateur de la gestion des tâches : [Originator]. Cet utilisateur est un utilisateur système pour le créateur d'un itinéraire dans le programme. De cette manière vous pouvez intégrer le créateur d'un processus dans votre installation d'itinéraire sans connaître l'utilisateur.
Si vous afficher un itinéraire par la suite dans l’outil de configuration
Remote Service, vous ne verrez jamai s l’utilisateur système [Originator]
Sitôt que le créateur d'un itinéraire est connu dans la gestion des Tâches, le processus travaillera avec le nom d'utilisateur réel.
Choisissez l'utilisateur ou les utilisateurs cibles pour l’étape actuelle. Puis, assignez les actions que les utilisateurs doivent exécuter, une fois qu'un document acheminé arrive dans leur liste personnelle. Les actions utilisateurs suivantes sont disponibles:
Option
Visualiser
Description
L'utilisateur qui reçoit ce document devra seulement le voir et confirmera l’affichage de l’'image avant que le document ne continue à l’étape suivante du chemin (Les
étapes sont expliquées ci dessus). La confirmation se fait en cliquant sur le symbole représentant un œil sur le document.
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Commentaire L
’utilisateur qui reçoit ce document sera invité à présenter ses commentaires en cliquant dans le document sur un bouton qui fait apparaître un bloc note, lors de la visualisation du document. Tous les commentaires, sont joints au document et passeront à la prochaine étape du chemin. Les utilisateurs suivants dans ce chemin peuvent alors voir ces commentaires.
Approuver/
Rejeter
Visualiser (Mot de passe)
Commentaire
(Mot de passe)
Approuver/
Rejeter (Mot de passe)
L'option Approuver/Rejeter permet deux possibilités à l'utilisateur. Il peut approuver ou rejeter le document en cliquant sur le bouton Approuver ou Rejeter affiché dans la fenêtre d'image. Selon le choix, le document sera envoyé à, une étape choisie lors de la création du chemin.
Cette option est identique l’action Visualiser, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.
Cette option est identique l’action Commentaire, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.
Cette option est identique l’action Approuver/Rejeter, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe
ScanFile pour signifier que l’étape est achevée..
Si vous choisissez l'option Approuver/Rejeter ou Approuver/Rejeter ( Mot
de passe)
, trois actions qui se déclencheront lorsque l’utilisateur aura fait l’action sur le document peuvent être configurées. Vous pouvez appliquer l'action dans la fenêtre Action
, qui s’ouvre directement après avoir choisi
Approuver/Rejeter.
Les options suivantes sont sélectionnables pour définir l'action quand l'utilisateur approuve ou rejette un document:
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Option
Continue
Description
Signifie que le document continuera à la prochaine
étape du chemin défini.
Aller à Le document passera à l'étape indiquée, sautant des
étapes s'il y a lieu. L'étape que vous souhaitez faire sauter au document devra être sélectionné ici.
Continuer avec Le document, continuera sur un chemin différent. Ce nouveau chemin doit également être sélectionné ici.
Confirmez votre action choisie en cliquant sur OK et ScanFile retourne à la fenêtre Envoyé à utilisateur. Répétez-le pour chaque utilisateur dans une
étape, dont l'action est différente de Visualiser. Retournez à la fenêtre Crée
un chemin en cliquant sur OK.
Avant qu’un document puisse passer à la prochaine étape, l'utilisateur ou les utilisateurs doivent effectuer l'action qui leur a été assignée. Si vous avez affecté plus d’un utilisateur à une étape, vous pouvez demander que le document puisse passer à l’étape suivante si l’un des utilisateurs a accompli l'action assignée. Ceci ne peut être fait que si l’option L’action doit être
exécutée par tous les utilisateurs n'est pas sélectionnée. Si cette option est sélectionnée, tous les utilisateurs doivent accomplir leur action avant que le document puisse progresser.
Envoyer vers Répertoire
Si vous voulez choisir des Répertoires ScanFile comme cibles de l’étape, cliquez sur
"…” dans la section Répertoires du cadre Cible. Une fenêtre des
Répertoires Disponibles s
'ouvre. A l’intérieur s’affichent les dossiers qui ont
été créés sur le système. Choisissez le dossier ou les dossiers cibles pour l’étape actuelle. Une fois que vous avez choisi un ou plusieurs dossiers dans la liste cliquez sur OK et ils seront entrés comme la partie d'une étape sur le chemin dans la fenêtre Crée un chemin.
Délai d’exécution
Cette option détermine la durée durant laquelle un document sera retenu au sein d’une étape de cheminement. Ce n’est cependant, que si cette étape particulière du Cheminement inclut un utilisateur. Ceci peut être extrêmement utile, par exemple:
Un Cheminement a été installé avec un utilisateur en étape « 1 » et un autre utilisateur en étape « 2 ». Un document est envoyé à cet itinéraire par un
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Configuration des Chemins utilisateur tiers, cependant, l'utilisateur « 1 » n'est pas disponible pour traiter ce document. Cela pourrait signifier que l'utilisateur « 2 » ne pourra accéder au document avant que le premier ne l’ait vu.
Pour éviter que ceci ne se produise il faut définir un délai pour qu’un document ne puisse rester bloqué dans un Cheminement. En sélectionnant
ajouter un délai d’exécution, il est possible de définir une Durée de
validité, ceci peut être fait en unités de temps (Jours, Heures) dans les boîtes de dialogue sur la fenêtre Créer un Chemin.
Il y a 3 possibilités de redirection possibles :
Option Description
Itinéraire Vers
Prochaine Etape
Itinéraire Vers
Etape Précédente
Itinéraire Vers
Expéditeur
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document se déplacera vers la prochaine étape de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune autre étape de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visionné.
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document retournera vers l’étape précédente de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune étape précédente de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visualisé.
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document sera déplacé dans la Liste de Sélections
Personnel de l'utilisateur qui à l
’origine a envoyé ce document vers le Cheminement.
Le
Délai d’exécution est valide uniquement si l’étape particulière incluse un utilisateur. Le
Délai d’exécution n’a aucun comportement sur les des
Répertoires comme cibles.
Après la création d'une étape, cliquez sur le bouton Sauvegarder
. L’étape apparaîtra comme un nœud dans l’arborescence de la fenêtre Créer un
chemin. Dans cette vue vous pouvez voir toutes les étapes et leurs cibles assignées ainsi sue les actions utilisateurs. Si vous voulez éditer une étape, choisissez le nœud et éditez ses paramètres. Vous pouvez renoncer à vos changements en cliquant sur Annuler. Si vous cliquez sur Sauvegarder, vos changements seront sauvegardés et l’arborescence mise à jour. Si vous voulez supprimer n'importe que lle étape définis, mettez en évidence l’étape concernée et cliquez sur le bouton Effacer.
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Autre options de Cheminement
Autre options de Cheminement
Sélectionnez Options -> Gestion des tâches ouvre la fenêtre Modifier la
Tâche. Excepté la création des chemins, il y a deux paramètres pour la
Gestion générale des tâches.
Sauvegarder le rapport
Les détails des actions effectuées par la Gestion des tâches peuvent être sauvegardé vers un ficher texte. Ceci enregistrera l’information sur toutes les
étapes pour chaque itinéraire défini.
Vous pouvez indiquer le nom et l'endroit de ce compte rendu dans le champ
Sauvegarder le rapport dans.
Suppression des tâches terminées
Afin de préserver de la place sur les disques de stockage il y a la possibilité en plus de l’option délai d’exécution de demander l’effacement des documents complétés. La base de données, l'image et l'information d'instruction est gardée dans ScanFile quand un document est envoyé vers un itinéraire, même lorsque l'itinéraire a été complété et quand le document a atteint sa destination finale. Supprimer les tâches terminées effacera toutes ces informations dans ScanFile après un délai de temps indiqué dans la boîte principale de la fenêtre Modifier la Tâche. Si cette information n'est pas effacée régulièrement, un espace supplémentaire sur le disque dur peut
être occupé.
En réglant Supprimer les tâches terminées à zéro maintiendra l’information jusqu'à ce qu'une valeur plus élevée soit notée.
Liste des traitements en cours
La liste des traitements en cours est un rapport de toutes les actions de la
Gestion des Tâches qui sont actuellement en cours, vous trouverez l'information utile concernant les étapes courantes d'un document qui a été envoyé à un Itinéraire énuméré ici:
Nom de l’itinéraire, le nom de l'utilisateur qui a envoyé le document, le statut du document, l’utilisateur Actif ou celui qui actuellement à besoin de faire une action sur ce document, le temps écoulé , et le temps restant avant la prochaine étape en dehors du délai.
Pour obtenir davantage de détails sur les actions qui se sont produites dans cet itinéraire et énumérer également tous les commentaires qui ont été faits
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Envoie de documents à un chemin sur des documents. Placez la ligne en surbrillance et appuyez sur le bouton
Afficher
Envoie de documents à un chemin
L'assignation d'un document à un itinéraire est faite en cliquant avec le bouton droit de la souris juste sur le document vous voulez envoyer dans la
Liste de recherche et en sélectionnant Envoie à l'Itinéraire. Cela affichera une fenêtre inscrivant tous les Itinéraires qui ont précédemment été créés.
Choisissez l'Itinéraire auquel vous voulez faire suivre les documents et confirmer le choix en cliquant sur OK.
Sur cette fenêtre une option Séparer Lot, peut être utilisée si des documents multiples sont envoyés à l'Itinéraire. Si sélectionnée, chaque document sera traité séparément sur l'itinéraire. Toutes les actions utilisateur exigées le long de l'itinéraire seront demandées indépendamment pour chaque document.
Si Séparer Lot n’est pas activé alors les documents multiples qui sont envoyés seront gardés ensemble et traités comme une tâche d'itinéraire.
Toutes les actions d'utilisateur exigées le long de l'itinéraire entreront seulement en vigueur, quand tous les documents auront été traités.
Visualisation des Documents
Tous les documents envoyés à un itinéraire apparaîtront dans la Liste de recherche personnelle des utilisateurs. Ils peuvent être identifiés par le nom de l'expéditeur SFROUTE '.
Copie Locale
Par défaut, une fois que l'action a été exécutée et que le document pro gresse à l’étape suivante du chemin, il sera supprimé de la Liste
Personnelle. Vous pouvez cependant vouloir garder une copie du document en cliquant sur la case à cocher Garder une copie locale avant exécution de l'action. Cette copie ne sera pas mise à jour avec les changements faits au document tandis qu'il chemine le long de l'itinéraire.
Actions
Quand le document est affiché, les icônes d'action correspondant aux actions assignées pour cette étape de l'itinéraire apparaîtront. Les trois actions sont Visualisé, Commentaire et Approuver/Rejeter.
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Service Gestion des tâches
Pour les actions Commentaire et Approuver/Rejeter
, une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d'ajouter des commentaires concernant le document.
Les commentaires associés à un document peuvent être vue en appuyant l'icône Chemin, qui est affichée dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’affichage du document.
Avant que le document ne passe à l’étape suivante de l'itinéraire, l'action assignée à l'utilisateur doit être exécutée. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'action.
Service Gestion des tâches
Le service Gestion des tâches fait partie de ScanFile Remote Services. Sa tâche principale est de contrôler les chemins actuels et faire suivre des documents, selon les paramètres de ces itinéraires.
Le Service de Cheminement de Document dans in ScanFile Remote
Services doit être démarré pour permettre aux Documents de se déplacer le long des étapes du chemin. Cela est décrit dans le chapitre Remote
Services.
Pour plus d'information, veuillez vous référez au chapitre correspondant dans ce guide.
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