Manuel de l’utilisateur
Numérisation
Numérisation
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Introduction
Introduction
Les nouveaux documents peuvent être numérisés dans ScanFile soit grâce au mode Numériser de la boîte d'outils de répertoire, ou grâce au mode
Post-indexer.
La façon dont les informations d'indexation concernant le document à numériser vont être saisies dépend, du type de document en cours de numérisation, de la façon dont le répertoire a été créé, du type de propriétés qui ont été définies pour les différents champs du répertoire.
La méthode la plus simple consiste à saisir les informations d'indexation à l'intérieur des champs dans la boîte d'outils de répertoire, à sélectionner les mots-clés requis (le cas échéant) puis à presser le bouton Scanner approprié.
Toutefois, si les documents sont dotés de codes à barres, si l'un des champs a été défini avec la commande "incrémentation automatique", ou si les documents doivent être lus par l’OCR, tout ceci peut avoir un impact sur le moment de l'indexation des informations, à savoir si ces dernières doivent
être saisies avant ou après la numérisation du document et si l'opération doit
être effectuée manuellement ou en mode automatique.
Par Page ou par Lot
Lorsque vous choisissez l'option Numériser de la boîte d'outils de répertoire, sélectionnez soit l'option Numérisation par lot ou l'option Numérisation de
page unique à partir des différents outils disponibles.
La numérisation par lot crée un fichier multipages à partir des documents passés au scanner. Une fois le plateau d'alimentation vide, un message d'invite vous propose de sauvegarder les images ou de poursuivre la numérisation de documents dans le même fichier.
La numérisation de page unique crée un nouveau fichier pour chaque nouvelle page scannée.
Dans les deux modes vous pouvez utiliser les feuilles de contrôle du Canon
DR-3020, DR-5020 et DR5080C, permettant de permuter les options en numérisation simple face & double face, en mode texte & photo et également de favoriser la séparation de fichier au cours de la numérisation groupée.
Concernant les scanners contrôlés directement à partir de ScanFile, la numérisation du document peut être interrompue à tout moment en pressant sur le bouton "STOP" qui apparaît à l'emplacement des icônes de la boite à outils pendant le cours de la numérisation.
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Liasse de Post-indexation
Si vous souhaitez modifier n'importe quel paramètre par défaut du numériseur avant de commencer la numérisation de documents, ces modifications doivent être effectuées à partir de l'écran "Configuration du
Numériseur.
Liasse de Post-indexation
La Post-indexation vous permet de numériser très rapidement des liasses de documents puis de les diviser en fichiers et de leur appliquer des informations d'indexation ultérieurement.
Les documents scannés dans cette "liasse" sont conservés dans une zone de travail spécifique jusqu'à leur indexation. Ils sont alors ajoutés à l'index principal situé au sein du répertoire.
Pour ajouter des documents à la liasse de post-indexation, sélectionnez l'option Post-indexer de la Boîte d'outils de Répertoire, placez les documents dans le plateau d'alimentation du scanner puis sélectionnez l'icône "Numériser"
Une fois les documents placés dans la liasse, ils peuvent être visualisés en utilisant les icônes "Suivant" et "Précédent".
Pour créer un nouveau fichier, sélectionnez la page qui va devenir la première page du nouveau fichier, saisissez les informations d'indexation concernant le fichier puis cliquez sur l'icône Sauvegarder image.
Après avoir pressé sur cet icône, la page suivante située dans la liasse de post-indexation s'affiche.
Au lie u de cliquer sur l’Icône Sauvegarder image, vous pouvez également pressez ENTRER une fois que l'information d'indexation a été ajoutée au champ final dans un répertoire. Un nouvel enregistrement sera créé avec cette information d'indexation et la prochaine image à classer est affichée.
Pour pouvoir continuer à ajouter des pages au nouveau fichier, il suffit de cliquer sur l'icône Ajouter image pour chacune des pages du fichier affichées.
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Fonction feuilles de contrôle
Chaque fois qu'un nouveau fichier doit être créé, il suffit de presser à nouveau sur l'icône Sauvegarder Image
La fonction ajouter image de l'option de Post-indexation peut également être utilisée pour ajouter des pages à des fichiers existants. Par l'intermédiaire de l'option de recherche, trouvez le fichier dans lequel vous souhaitez effectuer des ajouts, allez à la liasse de Post-indexation, affichez la page que vous souhaitez ajouter puis pressez l'icône Ajouter image.
Au lieu de presser l'icône Ajouter vous pouvez également pressez
« + » sur le clavier pour ajouter des pages. Ceci fonctionnera seulement si le premier champ est en mode réécriture. Pressez la touche «-« replacera la page ajoutée dans la Post-indexation. Pressez « CTRL » et « + » ajoutera toutes les images restantes de la Post-indexation. En appuyant sur
ALT et + toutes les pages restantes seront importées dans le dossier comme des documents simples page.
Fonction feuilles de contrôle
Les modèles de numériseur Canon DR-3020 et Canon DR-5020/80c servent de support à l'utilisation de deux types de feuilles de contrôle de fonction.
Les feuilles de contrôle peuvent être utilisées pour modifier la taille du papier en cours de numérisation, ainsi que pour passer d'une numérisation simple face à une numérisation double face.
Les feuilles de détection de liasses de documents sont utilisées pour vous permettre de placer plusieurs fichiers en même temps sur le plateau d'alimentation du numériseur, en y intercalant les feuilles de détection de liasses. Les fichiers sont alors automatiquement scindés et des enregistrements créés dans le répertoire ScanFile.
Pour chaque type de feuille de fonction, vous pouvez choisir soit de conserver la feuille de fonction ou de l'éliminer (cette feuille n'est pas sauvegardée dans ScanFile), soit d'arrêter ou de continuer la numérisation lorsque la feuille de fonction est détectée.
L'utilisation de ces feuilles de fonction est sélectionnée dans la configuration du numériseur.
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Feuilles de séparation de lot
Feuilles de séparation de lot
Depuis la version de ScanFile 2003 Release 7.3, la Reconnaissance de
Forme ajoute le support pour les feuilles de séparation de lots pendant la numérisation. Cela permet de placer plusieurs fichiers sur le plateau du scanner en une seule fois séparés par les feuilles de séparation de lot. Les fichiers créés seront alors automatiquement séparés et enregistrés dans le répertoire Scanfile.
Les feuilles de séparation gabarits peuvent être assignées à un répertoire dans la configuration des répertoires. Elles peuvent être utilisées par tous les numériseurs.
Vous trouverez plus d’information sur le travail avec des Feuilles de
Séparation de Lot dans le chapitre Feuilles de Séparation de Lot.
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