Manuel de l’utilisateur
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ScanFile User Guide
Introduction
Introduction
Nous vous remercions d'avoir acheté ScanFile, la solution de gestion de document la plus rapide, la plus sûre et la plus conviviale. ScanFile vous offre une plate-forme de grande stabilité pour le stockage électronique, le référencement et la récupération de vos documents. ScanFile supporte une très large gamme de scanners de documents noir & blanc et couleurs et comporte de multiples options qui permettent d'effectuer en toute simplicité l'enregistrement des documents sous format électronique (par exemple, fichiers de traitement de texte ou de tableur) y compris l’intégration avec
Microsoft Office.
ScanFile est un système de gestion de documents Multiutilisateurs qui utilise un système de licences concurrentes pour vous permettre de maximiser votre investissement dans ce produit.
Qu'est ce que ScanFile?
ScanFile est l'application centrale 32 bits qui est optimisée pour fonctionner sur Microsoft Windows 2000/2003/2008/2012/2012 R2 et les postes de travail 2000/XP/Vista/7/8/8.1. ScanFile peut également être installé sur des serveurs Novell Netware.
Avec ScanFile WebServer, vous offrez à toute personne où qu‘elle se trouve dans le monde, accès à vos librairies de documents. ScanFile WebServer est une application basée sur l’utilisation d’un serveur Internet, qui permet la récupération de documents via uniquement l’utilisation d’un navigateur Web.
Si vous souhaitiez mettre vos documents à disposition sur le réseau Internet ou sur un Intranet, ScanFile WebServer est pour vous le plus rapide, le plus sûr, le plus fiable et le plus simple à utiliser.
ScanFile RemoteStation est une application client serveur qui vous permet d’envoyer des documents à un stockage ScanFile centralisé depuis n’importe quel endroit. Utilisant la connexion TCP/IP, combiné à la sécurité ScanFile, la station de travail peut envoyer les documents au Serveur RemoteStation qui les stockera dans le répertoire ScanFile sélectionné. En outre, le client de
RemoteStation peut être employé pour la récupération de votre fonds documentaire de ScanFile.
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Important
– à lire
Important – à lire
ScanFile ne fonctionnera pas sans une licence valide. La licence est contenue sur un dongle matériel. Une fois installé, ScanFile peut être démarré, il vous informera immédiatement qu'il n'a pas de licence et ouvrira alors la fenêtre de licence.
Mise à jour
ScanFile 2000 et ScanFile 2002 utilisent une licence logicielle appelée
Crypkey. Cett e licence ne doit pas être effacée avant l’installation de
ScanFile.
Caractéristiques de ScanFile
ScanFile est un système de gestion de documents simple et facile à utiliser et à gérer mais qui possède toutes les caractéristiques requises pour desservir au mieux les applications de gestion de documents les plus lourdes.
Interface utilisateur intuitive.
Supporte tous les modèles de scanners noir & blanc et couleurs.
Importation de tout document électronique tel que fichier MS Word/ Excel.
Intégration avec Microsoft Office 97/2000/2003/2007 et XP
Caractéristiques étendues de référencement et de récupération de documents, avec champs d’index, mots-clés et recherche plein texte.
Gamme complète d’outils pour l’affichage du document, y compris zoom et retouches. Visualisation de plusieurs documents.
Visualiseur de documents supportant jusqu’à 200 types de documents incluant les documents MS Office et les documents au format PDF
Indexation automatique par code barre *.
Importation de données COLD *.
Imprimante TIFFWriter*.
OCR Zone et OCR plein texte *.
Reconnaissance de Formes*.
Rapport d’activités *.
Cheminement de Document *.
Support intégral à tout réseau et JUKE-BOX.
* Les caractéristiques identifiées par un astérisque sont des options d’achats additionnels à l’application noyau de ScanFile.
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Options de ScanFile
Options de ScanFile
Le système de base ScanFile est fourni d’emblée avec tous les éléments nécessaires à la création de répertoire et à l’exploration de documents dans ces répertoires. Pour améliorer la fonctionnalité de votre matériel de gestion de documents ScanFile, il vous est possible de vous procurer les options décrites ci-dessous.
Global Index
Cette option ajoute le support des Librairies dans ScanFile.
Code à barres
Permet à ScanFile une lecture et une indexation automatique des documents munis de code à barres.
Mots-clés
Permet d’utiliser des listes de mots-clés lors des recherches dans les répertoire ou librairies ScanFile.
Exportation
Cette option vous permet d'exporter entièrement Répertoires/Librairies vers un lecteur et un répertoire disque. Tous les documents seront exportés et un fichier de données sera créé avec l'information d'index liée aux documents.
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
Le module OCR a deux fonctions. L’OCR zone peut automatiquement indexer les documents scannés à partir des données contenues dans une page de documents.
L’OCR Plein texte crée, à partir des documents scannés, une liste de mots consultables, ce qui permet une recherche à partir du contenu des documents.
Reconnaissance de Formes
Cette option améliore l’OCR Zone et permet à différents formulaires d'être numérisés dans le même répertoire, en configurant des bibliothèques de
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Options de ScanFile formulaire, différentes zones d'index peut être appliquées pour chaque formulaire.
Veuillez not er que l’option OCR est requise pour l’option Reconnaissance de
Forme.
TIFFWriter
TIFFWriter est un pilote d’imprimante Windows qui vous permet
« d'imprimer » à partir de toute application Windows dans un répertoire
ScanFile. «
L’impression » est automatiquement convertie au format TIFF.
COLD
Grâce à ce module, vous pouvez apporter un support supplémentaire lors de l'importation de données de spool générées par ordinateur qui, autrement, seraient transférées sur microfiches ou conservées sur copie papier.
Traçabilité
Avec l'option de Traçabilité tous les événements exécutés peuvent être enregistrés pour tous les utilisateurs d’une base de données puis passés en revue et imprimés. Les événements à visualiser peuvent être choisis par répertoire ou par librairie, par utilisateur et pour une période donnée.
Cheminement de document
Les documents peuvent être assignés à des itinéraires prédéfinis qui enverront ces documents vers des utilisateurs spécifiques et /ou répertoire pour la consultation, le commentaire ou l'approbation. Chaque itinéraire peut avoir des étapes multiples et des documents peuvent être envoyés d’itinéraire en itinéraire.
LuraDocument
Le format de fichier LuraDocument compresse les fichiers images à un bien meilleur taux que les formats TIFF ou JPEG, tout en préservant la qualité du document.
Impression virtuelle (VNP)
Avec ScanFile VNP, vous pouvez créer des imprimantes virtuelles permettant l’impression des documents qui sont convertis en format TIFF et
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Nouveau dans la Version 9 sauvegardés dans des répertoires spécifiques, et qui peuvent alors être automatiquement importé dans des répertoires ScanFile.
ISIS
Les scanners peuvent également être connectés en employant la connectivité ISIS. Les paramètres du scanner sont configurés dans la fenêtre de sélection du pilote ISIS.
Nouveau dans la Version 9
ScanFile est 64bit prêt
ScanFile est maintenant disponible pour les systèmes d'exploitation 32 bits et 64 bits.
Le soutien direct de scanner Canon étendu
Les scanner suivants sont supportés directement: DR-2010C, DR-2510C,
DR-3010C, DR-6050C, DR-7550C, DR-9050C, DR-X10C, DR-2580C, DR-
4010C, DR-5010C & DR-6010C.
Directory Scanner
Avec le directory scan les pages déjà scannées ou d'autres formats peuvent
être importés. Cela permet de faire tourner les pages ou exclus de l'importation en raison de leur petite composante noire.
Nouveau VNP
La nouvelle version du VPN peut également imprimer des documents couleur et les stocker dans ScanFile.
Le développement de ScanFile WebServer et ScanFile Remote Station est interrompue. Ces programmes ne sont pas disponibles pour les systèmes d'exploitation 32-bit de Windows Vista sur et n'est pas disponible pour tous les systèmes d'exploitation 64 bits.
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