Manuel de l’utilisateur
Importation de Document Electronique
Importation de Document
Electronique
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Introduction
Introduction
Il existe plusieurs méthodes permettant d'importer et d'envoyer des documents vers des répertoires ScanFile. Les documents peuvent
également être sauvegardés dans leur format d'origine ou bien convertis au format TIFF.
Ce chapitre décrit plusieurs méthodes utilisées pour l'importation de documents électroniques dans les répertoires Scanfile.
TIFFWriter
TIFFWriter est un pilote d'imprimante Windows qui vous permet d'"imprimer" des documents depuis n'importe quelle application Windows dans un répertoire ScanFile. Chaque page sera analysée par TIFFWriter et sera soit traitée comme une page couleur ou soit comme une page noir et blanc. Si la page a UN contenu en couleur, elle sera convertie en format JPEG. Les pages avec un contenu uniquement noir et blanc seront converties en format
TIFF compressé.
TIFFWriter est une option pour ScanFile et doit être sélectionnée pour être installée lors du processus d’’installation de ScanFile. Si l'option ScanFile n'a pas été achetée, même installé, le pilote TIFFWriter ne fonctionnera pas et il apparaitra comme sans licence.
Pour "imprimer" un document dans ScanFile en utilisant TIFFWriter, à partir d'une application Windows, sélectionnez l'option Imprimer puis sélectionnez l'imprimante "ScanFile TIFFWriter".
A partir de la boîte de dialogue Propriétés de l'imprimante, les options standards telles que : taille et orientation du papier, impression recto ou recto verso et définition peuvent être paramétrées. En pressant sur le bouton "OK" de la boîte de dialogue Imprimer
, l'écran d’indexation TIFFWriter suivant s'affiche :
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TIFFWriter
A partir de cet écran affiché, vous pouvez sélectionner dans quel répertoire vous souhaitez placer le document. Une fois que vous avez sélectionné le répertoire, les champs (et les mots-clés) de répertoire s'affichent. Vous pouvez ensuite soit saisir les informations d'indexation correspondant au document, ou bien soit choisir de placer le document en Post-indexation.
Après avoir indexé le document, ou choisi de placer le document en Postindexation, pressez Sauvegarder pour enregistrer le document dans le répertoire.
Mode Sélection
TIFFWriter dispose également d'un Mode Sélection, qui vous permet d'imprimer des documents multiples avant de les sauvegarder dans les répertoires ScanFile.
Pour activer cette fonction, après avoir imprimé le premier document et que l'écran TIFFWriter se soit affiché, pressez le bouton Mode sélection. L'écran
TIFFWriter se transforme alors pour ne laisser apparaître que le bouton Fin
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Explorateur : Envoyer vers…
du mode sélection. Tant que cet écran est affiché, vous pouvez effectuer des impressions avec TIFFWriter à partir d'applications Windows mais l'écran TIFFWriter n'apparaît pas.
Lorsque vous avez fini d'imprimer vos documents, pressez le bouton Fin du
mode sélection. L'écran reprend l'aspect de la fenêtre d'affichage standard de TIFFWriter.
Vous pouvez repasser en revue les documents conservés lors de cette collecte en pressant le bouton Montrer sélection, ce qui a pour effet d'ouvrir l'écran Additionner les pages ci-dessous.
Vous pouvez paginer le document en cours en utilisant les boutons de déplacement situés en bas de la fenêtre de prévue et sélectionner les documents à visualiser à partir de la liste déroulante Sauter au document.
Vous pouvez supprimer certaines pages d'un document en affichant une à une les pages concernées et en pressant le bouton Effacer image, ou vous pouvez également supprimer un document tout entier en utilisant le bouton
Effacer document. Tous les documents rassemblés lors de la sélection sont automatiquement sauvegardés vers l'un des enregistrements appartenant aux répertoires ScanFile. Ils peuvent également être placés dans la Liasse de Post-indexation du répertoire.
Explorateur : Envoyer vers…
Dans Microsoft Windows, une nouvelle option sera ajoutée au menu contextuel de Windows Explorer: Envoyer vers->ScanFile Electronic
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Intégration MS Office
Document Support
après l’installation de ScanFile. Cette option vous permet de sélectionner avec la souris des fichiers situés directement dans l’Explorateur puis de choisir le répertoire ScanFile dans lequel vous souhaitez les enregistrer.
Après la mise en surbrillance du ou des documents que vous voulez mettre dans ScanFile, appuyez sur le bouton droit de la souris et choisissez l'option
Envoyer vers. Sélectionnez ScanFile Electronic Document Support pour afficher la même fenêtre de dialogue qu’avec TIFFWRITER, sauf que les documents sont traités d'une façon différente. Les documents ne sont pas convertis en TIFF ou JPEG, mais sauvegardés dans le dossier ScanFile dans leur format de fichier original.
Intégration MS Office
Les outils d'intégration Office, que vous pouvez sélectionner au cours de l'installation de ScanFile, vous permettent d'archiver les documents vers les répertoires ScanFile directement à partir de Microsoft Word, Excel, Access,
PowerPoint et Outlook 97, 2000 ou XP ou 2003. Ces options vous permettent de sauvegarder vos documents avec ScanFile dans leur format d’origine, à la différence de TIFFWriter qui convertit les documents au format
TIFF. Deux icônes de barre d'outils sont automatiquement ajoutés au programme comme présenté ci-dessous.
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ScanFile VNP
Envoyer à ScanFile
L’icône Envoyer à ScanFile ouvrira l'écran d'Indexation comme détaillé dans l'option TIFFWriter et avec l'option Explorateur : Envoyer vers. La fonctionnalité de la fenêtre d'Index est absolument identique, comme décrit dans ces chapitres.
Imprimer et envoyer à ScanFile
Cette option exécute deux fonctions : imprimer le document sur votre imprimante choisie et ouvrir l'écran d'Index pour vous permettre de sauvegarder le document dans un répertoire ScanFile.
ScanFile VNP
L'application optionnel serveur ScanFile VNP vous permet de créer des imprimantes PCL5 compatibles sur les serveurs et les postes de travail, lesquels seront redirigés vers les ports spécifiques VNP, qui se sert de la sortie impression, converti au format de TIFF Group4 et sauvegarde aux endroits prédéfinis.
Ces répertoires peuvent alors être automatiquement importés dans ScanFile en utilisant une des applications de Planification dans Remote Services, tels que le TIFF Spooler, qui fonctionne conjointement avec la Reconnaissance de formes.
Une description complète de l'installation et configuration de ScanFile VNP est donnée plus loin dans ce manuel.
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