Manuel de l’utilisateur
Répertoires
Répertoires
Répertoires
Page 54
Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Tous les documents, qu’ils aient été scannés ou importés dans ScanFile, sont conservés dans les répertoires ScanFile. Ces répertoires contiennent non seulement les images des documents mais également les informations d’indexation et les annotations associées à ces images.
Si vous utilisez le module OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) fourni en option, les tableaux plein texte de l’OCR sont également inclus dans le répertoire.
Les répertoires peuvent être crées sur tout média réinscriptible mis à la disposition de l’ordinateur comme lecteur de référence. Ceci inclut également les lecteurs réseaux. Il est fortement recommandé d’utiliser des lecteurs distincts pour l’enregistrement des répertoires et pour l’installation des programmes.
Lorsque vous créez un répertoire, vous pouvez lui attribuer un nom comportant jusqu’à 32 caractères et spécifier jusqu’à dix champs d’une longueur maximale de 255 caractères par champ.
Ces fonctionnalités peuvent être appliquées aux différents champs qui servent à l’indexation rapide automatique au cours de la numérisation du document ou en post-indexation.
Création d’un répertoire
Pour créer un répertoire, sélectionnez Configuration des répertoires à partir du menu Fichier. La boîte de dialogue cidessous s’affiche:
Répertoires
Page 55
Manuel de l’utilisateur
Création d’un répertoire
A partir de cet écran Configuration des répertoires, il est possible de créer ou de modifier un répertoire. Vous devez tout d’abord choisir le lecteur de destination ou le Chemin UNC sur lequel le répertoire doit être créé, puis attribuez un nom au répertoire. Vous devez spécifier également une capacité maximale pour ce répertoire. Dans notre exemple, la capacité maximale a
été fixée à 600MB pour un CD.
Une fois que la capacité maximum est atteinte, il n’est plus possible d’enregistrer de documents dans le répertoire et un message d’invite vous demande d’archiver le répertoire vers un CD ou un DVD. Une capacité personnalisée en Mégaoctets peut être d
éfinie par l’utilisateur, de même que certaines options pour l’utilisation d’autres types de média. Il existe une option de capacité illimitée pour les lecteurs réseaux en RAID.
Les champs d’index du répertoire peuvent alors être définis. Un répertoire p eut avoir jusqu’à 10 champs, chaque champ disposant d’une longueur maximum de 255 caractères et l’ensemble des Propriétés des champs et des Paramétrages étendus des champs décrites page suivante peut leur
être appliquée. Les noms, longueurs et fonctions des champs peuvent être modifiés à tout moment sans perte des données existantes.
Page 56
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Propriétés des champs
Propriétés des champs
Chaque champ peut être paramétré avec une propriété propre, dépendant des conditions pour ce champ. Les propriétés disponibles sont les suivantes
Aucune
Aucune propriété automatique de format d'indexation ou de champ n'est appliquée.
Répétition
Toute saisie dans ce champ sera conservée et transmise à l’ensemble des enregistrements créés ultérieurement, jusqu’à ce que cette entrée soit modifiée.
Compteur
‘’ ‘’
Le contenu de ce champ est automatiquement incrémenté d’un chiffre ou d’un caractère. Toute la partie gauche du champ sera remplie avec des espaces ‘’ ‘’.
Compteur avec ‘’ 0 ‘’
Idem ci-dessus, sauf que toute la partie gauche du champ sera remplie avec des 0.
Date
La date du système est automatiquement saisie dans ce champ. Veuillez noter que le format de date de sélection à partir du système d’exploitation est de type Format Date Abrégé. Type 12/03/2003
Date longue
La date système sera écrite dans le champ automatiquement, tel que défini au niveau système.
Type Mercredi 12 Mars 2003
Répertoires
Page 57
Manuel de l’utilisateur
Propriétés des champs
Code à barres
Un code à barres se trouvant sur le document scanné est lu puis saisi automatiquement dans ce champ. Le type de code à barres doit être défini à partir du menu Options.
Modulo
Cette option permet de vérifier qu’il n’y a aucune anomalie dans la saisie grâce à l’utilisation de chiffres preuves intégrés dans le nombre en cours de saisie.
Thésaurus
Une liste prédéfinie de mots, ainsi que leurs synonymes associés, peut être appliquée à l’un des champs. Si le synonyme est saisi au moment de l’indexation, le mot correspondant s’affiche à l’écran.
Liste externe d’index
La propriété de champ Liste externe permet de connecter des champs d’index ScanFile avec des champs dans un fichier d’index. Plus tard vous pourrez indexer rapidement vos documents avec les données d’index de ce fichier.
Depuis la boîte combo Propriété des champs, sélectionnez Liste Externe
d’index et choisissez ensuite le fichier de données qui contient l'information d'index. Une fenêtre est alors affichée, dans laquelle vous devez entrer un nombre de champs, le séparateur des champs, le délimiteur des champs et le mode texte. En cliquant sur Ligne en cours la première ligne du fichier sera lue. Les champs d'index du fichier seront affichés à gauche et les champs du répertoire peuvent être mis en concordance. Il est très important que les réglages soient correctement effectués. Une fois l’assignement des champs réglé, un clic sur OK permet de sauvegarder les réglages.
Le champ du répertoire qui est placé à la Liste Externe sera le champ se
connectant pour cette fonctionnalité.
Si vous ouvrez un répertoire, le champ connecté sera équipé d'une liste contenant les données du fichier d'index. Si vous commencez à entrer des caractères dans le champ d'index, la liste apparaîtra au-dessous du champ.
De plus la fonction essaye d'achever votre entrée avec la correspondance aux données d'index de la liste.
Page 58
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Propriétés de champs étendues
Vous pouvez soit choisir le nouvel index avec un double-clic sur l'article de liste ou soit confirmer les données dans le champ d'index avec la touche
„Entrée“. Cela remplira automatiquement tous les champs d'index du répertoire connecté avec l'information d'index du fichier. La liste disparaîtra et le curseur sera placé sur le champ suivant.
Si un des champs dans le fichier d'index ne contient aucune valeur (““), l’information d'index existante dans le champ d'index connecté restera. Si un des champs dans le fichier d'index contient un espace (“ “), l'information d'index existante sera supprimé.
Propriétés de champs étendues
Diverses propriétés étendues peuvent également être appliquées à chacun de ces champs. Elles servent alors à définir le type d’entrées pouvant être saisies spécifiquement pour chaque champ. Ces propriétés sont accessibles en sélectionnant le bouton Ext. situé dans la partie extrême droite du champ auquel vous souhaitez les appliquer.
Masque de saisie
Pour définir un masque de saisie, saisissez le type de caractère que vous souhaitez voir inséré dans chacune des cellules du champ dans la boîte
Masque. Les différents types de caractères possibles sont listés. Comme vous pouvez le constater dans l’exemple ci-dessous, la saisie de tirets et de traits obliques dans une ligne masque rend la présence de ces deux types de
Répertoires
Page 59
Manuel de l’utilisateur
Propriétés de champs étendues caractères immuable à l’intérieur du champ. Ainsi, si vous entrez une saisie dans un champ, le curseur saute automatiquement les tirets et traits obliques. Vous pouvez testez le format du masque de saisie en utilisant la boîte Champ de test.
Propriété des index avec Doublon
Sous propriété des index avec doublon, vous trouverez des options de choix qui déterminent l’action qui sera prise lorsqu’une même information d’index est entrée alors qu’elle existe déjà. Les options disponibles sont:
Action Description
Aucun
Ajouter
Le contrôle des doublons est désactivé
Le document/pages seront ajoutés à l’enregistrement existant
Ajouter avec avertissement
Rejeter
Un message avertira l’utilisateur si le document doit
être ajouté à l’enregistrement existant.
L’information d’index sera rejetée
Ajouter au début Le document/pages seront ajoutés au début de l’enregistrement existant
Ajouter au début avec avertissement
Un message avertira l’utilisateur si le document/pages doivent être ajouté s au début de l’enregistrement existant
Copier l’index
Cette option est identique à Action sur doublons de propriété des champs. Si vous utilisez la propriété
Copier l’'Index dans les Propriétés Étendues des
champs vous pouvez utiliser une autre propriété des champs comme le Code barres pour le champ d'index.
Contrôle de validité de date
La validation d’une entrée de date par un utilisateur peut être effectuée en cochant Contrôle de validité de date. Ainsi les dates incorrectes ne sont pas permises. De plus vous pouvez déterminer le format dans lequel la date sera saisie par l’utilisateur en cochant Format date, et en saisissant le nouveau format dans le champ requis.
Page 60
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Paramétrages étendus
Exemples
Date
23.06.03
2003-06-23
06/23/2003
Format
DD.MM.YY
YYYY-MM-DD
MM/DD/YYYY
Champ obligatoire
Si cette option est sélectionnée, une saisie doit impérativement être faite dans le champ pour l’indexation.
Champs incomplet
Si cette option est sélectionnée, cela forcera l’utilisateur à saisir une information d’index dans ce champ, et ce jusqu’à la longueur complète du champ. Par exemple, si la longueur du champ est de 10, alors 10 caractères doivent être saisis par l’utilisateur dans ce champ.
Alignement
Lorsque vous saisissez des valeurs numériques, le contenu du champ peut automatiquement être aligné avec des 0 ou des espaces suivant l’option sélectionnée.
Paramétrages étendus
Feuille de séparation de lots, ScanFile peut utiliser des feuilles de séparation de lot pendant la numérisation par lots. Cela permet à plusieurs fichiers d'être placé dans le scanner en même temps avec les feuilles de séparation de lot placées entre eux. Les fichiers seront automatiquement divisés et des enregistrements créés dans le répertoire ScanFile.
Depuis la liste déroulante Feuille de Séparation de Lot, vous pouvez choisir quelle feuille de séparation doit être utilisée quand le lot de documents est numérisé dans le Répertoire.
Veuillez vous reporter au chapitre Feuille de Séparation de Lot pour une description complète de la configuration des feuilles de séparation.
Répertoires
Page 61
Manuel de l’utilisateur
Thésaurus
Format de Compression de l’import
Une autre option de ScanFile vous apporte la possibilité d’utiliser le format de compression LuraDocument®. Cette option offre de biens meilleures performances de compression d'image sans perte significative de qualité et permet de stocker d’avantage de documents par Megaoctet que dans les formats de compression standard.
Cette option est accessible dans la Configuration des répertoires. Vous pouvez régler le format de compression d'image par défaut au format
LuraDocument® ou au format TIFF G4 ou JTIF.
Veuillez consulter le chapitre sur le format LuraDocument ® pour plus de détails.
Propriété des index avec doublons
Cette option Exécute la lecture de zone OCR vous permet d'assigner si l'action sur les doublons sera exécutée après une lecture de zone OCR.
Information index
Avec l'option Effacer les champs le contenu dans les champs d'index dans la boîte à outils sera supprimé en changeant la catégorie dans la boîte à outils de répertoire.
Contrôle de validité des documents
Le Contrôle de validité de document est un utilitaire qui vous permet d'effectuer une action sur le contenu d'un répertoire après un laps de temps défini. L’une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs pour économiser de la place.
Thésaurus
La propriété du champ Thesaurus peut être utilisée pour éliminer les index trop répétitifs et pour s’assurer que les données d’indexation (par exemple, les noms) soient saisies correctement. Une liste de mots peut être prédéfinie et des synonymes multiples ou des abréviations peuvent être définis pour chacun de ces mots. A titre d’exemple, le code « SFF »peut être appliqué
à « ScanFile France
» et, lors de l’indexation, si vous saisissez « SFF », ce raccourci sera automatiquement remplacé par « ScanFile France »'.
Page 62
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Thésaurus
Pour créer ou modifier une liste à partir du thésaurus, sélectionnez Créer la
liste des abréviations à partir du menu Options
. A partir de l’écran affiché, sélectionnez
Créer/ouvrir
thésaurus pour ouvrir un dictionnaire synonymique existant ou pour en créer un nouveau. Les fichiers relatifs au
Thésaurus sont tous désignés par l’extension „THE „, de sorte qu’ils sont facilement identifiables.
Les mots sont affichés dans la colonne de gauche et leurs synonymes associés dans la colonne de droite. Seuls les synonymes du mot sélectionné
sont affichés.
Pour ajouter un mot à la liste, sélectionnez Ajouter Index puis saisissez le mot en question.
Pour ajouter un synonyme à un mot, cliquez sur le mot en question, sélectionnez Ajouter abréviation puis saisissez le synonyme.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer et les modifications seront automatiquement sauvegardées.
Le même Thésaurus peut être utilisé avec autant de répertoires que vous le souhaitez. Ils ne sont pas spécifiques à un répertoire.
Répertoires
Page 63
Manuel de l’utilisateur
Mots-clés
Thesaurus Import
Un nouveau bouton a été ajouté dans la fenêtre de Thesaurus : Importe
Thesaurus
. Cette fonction vous permet de remplir ou d’étendre automatiquement un fichier de Thesaurus.
Après un clic sur Import Thesaurus, vous devez choisir un fichier contenant l'information de mise à jour. La fenêtre suivante est alors affichée:
Entrez le séparateur des champs, le délimiteur des champs et le mode texte et cliquez sur Importer. Le fichier sera importé. On considérera que le premier champ d'une ligne est un mot, les champs suivants seront interprétés comme des synonymes du mot.
Si un mot n'est pas trouvé dans un Thesaurus ScanFile existant, il sera créé.
Tous les synonymes appartenant à ce mot seront ajoutés, tant qu'ils ne sont pas déjà utilisés. Les synonymes doivent être uniques, les entrées doubles ne sont donc pas autorisées.
Après une importation réussie vous pouvez retourner à la fenêtre de
Thesaurus en cliquant sur Fin. Si vous avez ouvert le Thesaurus d'un répertoire ouvert, les nouvelles entrées seront immédiatement disponibles.
Mots-clés
Une liste prédéfinie de mots-clés peut être créée et affectée à un répertoire.
Ceci correspond à un niveau d'indexation supplémentaire et permet d'inclure dans tout document spécifique plusieurs mots-clés. Pour inclure une liste de mots-clés dans un répertoire, cliquez sur le bouton Associer Boîtes situé dans la fenêtre Configuration des répertoires, puis sélectionnez la liste que vous souhaitez appliquer. Tous les fichiers de listes de mots-clés possèdent l'extension ''.KEY''.
Page 64
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires
Pour créer une liste de mots-clés ou pour en éditer une existante, sélectionnez Editer liste de mots-clés à partir du menu Options.
Cliquez sur le bouton Nouvelle/ Ouvrir liste pour ouvrir ou créer une liste de mots-clés. Pour ajouter des mots à une liste, cliquez sur le bouton Ajouter
mot puis saisissez les mots que vous souhaitez entrer dans la liste.
Pour rendre des mots visibles ou invisibles, cliquez sur la colonne Visible tout près du mot et une croix rouge ou un coche vert sera affiché. Si un motclé n'est pas visible il ne sera pas affiché quand le répertoire est ouvert.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer et les modifications seront sauvegardées
Travail avec les répertoires
Pour ouvrir un répertoire, allez au menu Fichier et sélectionnez " Ouvrir
répertoire. Un seul répertoire peut être ouvert à la fois. A partir de l'écran
Répertoires
Page 65
Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires affiché, vous pouvez sélectionner le lecteur sur lequel se trouve le répertoire, puis sélectionner le répertoire que vous souhaitez ouvrir.
Chaque fois qu'un répertoire est ouvert la boîte à outils répertoire sera disponible, permettant d'accéder aux fonctions qui doivent être effectuées dans un répertoire comme la numérisation, l'indexation et la modification et la recherche.
La structure de la boîte à outils de répertoire dépend de la configuration du répertoire et peut varier de l'image ci-dessus.
Boîte d’outils – Numériser
Les outils suivants ne sont disponibles que si l'option Numériser est sélectionnée dans la boîte d'outils du répertoire. Ces outils permettent d'enregistrer après numérisation des documents d'une seule page ou multipages, de sélectionner le mode d'alimentation manuel ou automatique et d'explorer le fichier en cours.
Page 66
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires
Boîte d’outils - Recherche
Cette sélection vous permet de spécifier les divers critères de recherche requis, pour effectuer une recherche de documents et la façon d'effectuer cette recherche. Le résultat de la recherche se présente à l'écran sous la forme d'une liste de fichiers.
Boîte d’outils - Modification
Grâce à cette option, les informations d'indexation d'un document peuvent
être modifiées. Vous pouvez également effectuer des corrections directement au niveau du document en insérant, en annexant, en le révisant ou en supprimant des pages.
Boîtes d’outils – Post-indexation
La post-indexation (indexation après numérisation) permet de numériser des documents qui doivent être indexés ultérieurement. Les images numérisées sont enregistrées dans un répertoire distinct et ne sont pas divisées en fichiers. Lorsque vous consultez l'ensemble des documents devant être postindexés, les images peuvent être séparées dans des fichiers en utilisant les outils disponibles. Ces images peuvent également être annexées à des fichiers déjà existants.
Répertoires
Page 67
Manuel de l’utilisateur
Enregistrement du Contrôle de validité de document
Affichage des mots-clés
Si une liste de mots-clés a été assignée à un répertoire, les options sur la façon dont les mots-clés sont affichés et la pertinence de leur affichage deviennent disponibles.
Dans le Mode de Recherche par Boîtes du Menu de Configuration dans le menu principal Options, les paramètres préférentiels de la liste de motsclés peuvent être définis.
Vous pouvez choisir de ne pas afficher la liste de mots-clés en sélectionnant
Cacher les Boîtes. L'option Afficher Boîtes en mode texte permet d'afficher les mots-clés sous forme de colonnes, si cette option n'est pas sélectionnée, les mots-clés seront affichés à l'intérieur de boîtes.
Lorsque vous effectuez une recherche par mots-clés multiples, vous pouvez aussi décider si les enregistrements affichés ne doivent comporter que les enregistrements contenant le mot-clé 1 ET le mot-clé 2 ou contenant le motclé 1 OU le mot-clé 2.
Pour sélectionner des motsclés multiples lors de l’indexation ou la recherche, maintenez la touche CTRL enfoncée en cliquant sur les mots que vous voulez sélectionner.
Enregistrement du Contrôle de validité de document
Le Contrôle de validité de document est un utilitaire qui vous permet d'effectuer une action sur le contenu d'un répertoire après un laps de temps défini. L’une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs, afin de libérer de la place de stockage.
Cette action ne peut être utilisée qu’avec des répertoires créés à partir de la version 6.0.0. ou supérieur
Page 68
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Configuration
Une fois un répertoire configuré pour activer l'enregistrement du contrôle de validité de Document vous devez choisir depuis le menu Options le
Contrôle de validité et cliquer sur Activer. Vous devez alors choisir un paramètre pour commencer à enregistrer l'information de conservation pour ce document, vous avez quatre options:
Paramètres
Document ouvert le
Enregistre la date où le document a été ouvert.
(création)
Description
Document clos le Enregistre la dernière date de clôture du document.
Date du dernier document ajouté
Enregistre la dernière date d’ajout de pages au document.
Date de la dernière recherche
Enregistre la dernière date de consultation du document.
Une fois choisi la date à laquelle l'Enregistrement de Conservation démarrera vous devez choisir la période pendant laquelle les données seront conservées. Cette action est faite mensuellement.
Finalement vous devez choisir quelle action sera exécutée une fois le Temps de Conservation expiré, vous avez le choix pour exporter, détruire ou déplacer les documents.
Résumé sur les Répertoires
Les répertoires désignent l'emplacement de stockage pour tous les documents conservés dans un système ScanFile. Le dossier peut aussi contenir les données d'index associées à ces documents.
Spécification des Répertoires
Nom de Répertoire
Champs
Nom de champ
Longueur du champ
32 Caractères
10 Maximum
32 Caractères
255 Caractères Maximum
Répertoires
Page 69
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Liste de mots-clés
Thesaurus
1 par répertoire
1 par champ
Paramètres Etendus
Format de Compression
Feuille de séparation de lot
Action sur doublon
Effacer les champs
Planning contrôle de validité
TIFF/JPEG ou LuraDocument
Aucune/Feuille de séparation/feuille nommée
Action avec zone OCR
Efface les informations d’index dans la boite à outils des répertoires
Ajoute un répertoire au Planning
Propriétés des champs
Aucun
Répétition
Compteur " "
Compteur "0"
Date
Date Longue
Code à barres
Thesaurus
Copier l’index
Mod 2
Mod 10.1
Mod 11.1
Mod 11.2
Verify 11
ISBN
Liste externe d’index externe pour indexation rapide
Aucune propriété
Garde la valeur précédemment entrée
Espaces devant les valeurs numériques
0 devant les valeurs numériques
Date actuelle
Date actuelle formatée ex :
'07 Octobre 2003'
Accepte les codes à barres lors du scan
Assigne un Thésaurus au champ
Copie l’information d’index de l’enregistrement existant
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Lit l’information d’index depuis un fichier
Propriétés Etendues du champ
Masque
Index avec doublon
Contrôle de validité de Date
Champ obligatoire
Accepte uniquement l’entrée dans un format prédéfini
Régler l’action sur doublon
Vérifie si la date est valide et dans le format spécifié le champ doit contenir des données.
Page 70
Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Champ doit être plein
Complète avec 0
Complète avec " " le champ doit contenir des données de la longueur maximum du champ
Place des 0 devant valeurs numériques
Place des espaces devant valeurs numériques
Répertoires
Page 71
Lien public mis à jour
Le lien public vers votre chat a été mis à jour.
