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Paramètres Généraux
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Introduction
Introduction
L'écran Paramètres généraux se trouve sous le menu Options->Menu de
configuration. Il per met d’ajusté les différents paramètres qui affectent la qualité de l'image affichée, de modifier l’affichage de la Liste de Sélections, de choisir l'arrière-plan de la fenêtre principale et bien d'autres paramètres servant à modifier l'affichage des Mots-clés et l'impression de l'image.
Ces paramètres peuvent être modifiés à n'importe quel moment tout en utilisant simultanément ScanFile, mais certaines options telles que Afficher
barres d'outils supplémentaires ne seront activées qu'après redémarrage de ScanFile.
Mode d'affichage
La grande majorité des moniteurs PC sont incapables d'afficher un document avec le même niveau de définition que pendant sa numérisation. A titre d'exemple, une page de format A4 scannée à 200dpi produit une image de
1664 pixels en largeur par 2532 pixels en longueur. Ceci signifie que si la
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Mode d'affichage définition du moniteur est inférieure à ces chiffres, des informations issues de l'image doivent être "supprimées" pour pouvoir s'afficher à l'écran. Ceci peut avoir pour conséquence une perte de qualité au niveau de l'image affichée.
ScanFile dispose de trois modes différents d'affichage d'image qui peuvent
être appliqués de façon à atteindre un niveau de qualité optimum lors de l'affichage :
Option
Echelle de Gris
Bitonal
Noir / Blanc
Description
Applique 4 nivea ux de gris pour améliorer l’image affichée
Applique un niveau de gris pour améliorer l’image affichée
Affiche l’image sans amélioration
Lorsque l'image numérisée est affichée à l'échelle 1:1 (c'est-à-dire qu'à chaque pixel de l'écran correspond un pixel scanné), les améliorations par utilisation de l'Echelle des Gris et Bitonal ne sont pas appliquées
Il existe d’autres réglages pour agir sur l’affichage de l'image dans ScanFile.
Le tableau suivant décrit ces options brièvement:
Option Description
Ignorer les versos Si autorisé, la page verso d'un document scanné en recto-verso ne sera pas affichée au travers du fichier.
Versos tête bêches Si une page recto verso a été scannée et la page verso du document est 'à l'envers' par rapport a la page recto, l'option affichera la page verso de tous les fichiers dans l'orientation correcte.
Cacher annotations Vous permet de cacher des annotations supplémentaires à une page scannée. Un symbole de crayon dans le coin gauche supérieur indiquera alors s'il y a une annotation cachée appartenant à l'image.
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Liste de recherche
Utilise Stellent
Viewer
Permet l’affichage de documents électroniques avec le Stellent Viewer, ce qui peut être plus long à l’affichage si les documents sont importants. Si ce viewer n'est pas utilisé, les documents électroniques apparaîtront avec un icône symbole dans la fenêtre d'image. Un doubleclic sur l'icône permet d’afficher les documents dans leurs applications correspondantes, à condition que celles-ci soient installées sur le poste.
Liste de recherche
La Liste de recherche est utilisée pour afficher les résultats d'une recherche d’un document menée à l'intérieur d'un répertoire. Quatre options différentes sont accessibles, changeant son aspect et sa fonctionnalité.
Option Description
Afficher le numéro des dossiers
Les enregistrements dans la Liste de recherche seront numérotés en ordre croissant. Ce numéro sera affiché dans la première colonne de la Liste de recherche.
Afficher la colonne de Notes
Ajoute une colonne à la fin de la Liste de recherche.
La colonne de Notes montrera si des notes sont appliquées au document, ou si les documents sont cachés. Les documents avec une note attachée afficheront 'un M' dans la colonne de Notes. Les documents cachés pour les utilisateurs du groupe SF
Recherche afficheront 'un X'.
Sauver la largeur des colonnes
Alternance de couleurs de ligne
Si choisi, il permet à chaque utilisateur, pour chaque dossier auquel ils ont accès de personnaliser la Liste de recherche affichée. L'ordre des colonnes dans la
Liste de recherche peut être changé, ainsi que la largeur des colonnes. Ces réglages seront sauvegardés avec le répertoire ou la bibliothèque qui a été accédée.
Modifie la vision de la liste de recherche de lignes grises unies en une alternance de lignes bleues et grises, pour aider une meilleure visualisation de l'information d'index.
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Imprimer
Imprimer
Les réglages suivants modifient les paramètres d’impression de ScanFile :
Option Description
Imprimer à l'échelle originale
Lorsque vous imprimez des documents, si l'option est activée, les pages seront imprimées à l'échelle exacte
à laquelle elles ont été scannées. Dans le cas où l'imprimante utilisée intègre une bordure non imprimable, cela signifie que la page imprimée ne peut pas tenir pas sur une seule page A4. Lorsque cette option est désactivée, ScanFile s'assure toujours qu'une page de format A4 tient sur une seule page imprimée en en réduisant légèrement la taille.
Orientation
Automatique
Si validé, ScanFile testera et sélectionnera automatiquement la meilleure orientation pour imprimer le document.
Ignorer recto verso Lorsque vous numérisez des documents double-face,
ScanFile enregistre si la page archivée est une page recto ou une page verso. Lorsque vous imprimez ces pages sur une imprimante double-face, si l'option
Ignorer recto verso est désactivée, ScanFile imprime chaque page de la même façon qu'elle a été scannée
–c'est-à-dire que les pages de recto sont imprimées sur le recto d'une feuille, les pages de verso sont imprimées sur le verso d'une feuille. Lorsque ce mode est activé, les pages sont imprimées en séquence ininterrompue.
Utilisateur, Date et
Time
L'option imprime le nom de l'ordinateur, de l'utilisateur et la date & l'heure à laquelle le document à été imprimé dans l'en-tête de chaque feuille.
Nombre de Page Si validé, ScanFile imprime les numéros de page et le total des pages en haut de chaque feuille.
Annotations Texte Si validé, les annotations texte sont imprimées sur une feuille séparée de l'image.
Imprimer les information s d’index
Si validé l’information d’index d’un document sera imprimé en haut de chaque page.
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Mode de recherche par mot-clé
Mode de recherche par mot-clé
Si une liste de mots-clés a été appliquée à un répertoire ou une librairie, vous pouvez décider de quelle façon la liste va être affichée et de quelle façon la recherche par mot-clé sera effectuée.
Option
Effacer les clés sélectionnées
Description
Si validé, lors de l’appui sur le bouton Effacer les champs dans un répertoire ou une librairie, les mots clés en surbrillance seront désélectionnés. Si cette option n’est pas validée les mots clés resteront sélectionnés.
Cacher les boites Lorsqu'un répertoire ou une librairie est ouvert(e), si l'option est sélectionnée, la liste des mots-clés ne s'affiche pas près des champs du répertoire ou de la librairie.
Afficher les boites en mode texte
Si validé, la liste des motsclés s’affichera dans un format de liste. Sinon le texte s’affichera dans une boîte (cellule). Une des fonctions de Canofile consiste en des cellules d'index, qui travaillent de la même manière que les mots-clés. Des images graphiques peuvent être scannées dans ces cellules et affichées en utilisant des cellules.
ET / OU Lorsque vous utilisez les mots-clés pour effectuer des recherches dans les documents, plusieurs mots-clés peuvent être sélectionnés en même temps. En choisissant soit l'option ET ou l'option OU, la recherche permet de trouver les documents qui contiennent TOUS les mots-clés sélectionnés qui leur sont appliqués, ou de trouver les documents qui contiennent N'IMPORTE LEQUEL d'entre les motsclés qui leur sont appliqués.
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Liste de sélection personnelle
Liste de sélection personnelle
Chaque utilisateur de ScanFile possède sa propre liste de sélection personnelle. Cette liste est un moyen pour chaque utilisateur de rassembler une liste de documents de façon à ce qu'il n'ait pas à les rechercher à chaque fois qu'il en a besoin pour visualisation. De plus, les différents utilisateurs peuvent envoyer des documents vers les Listes de Sélections
Personnalisées des autres utilisateurs. Ces options permettent de décider si les utilisateurs doivent être informés lorsqu'un utilisateur envoie un document vers la liste d'un utilisateur.
Option Description
Aucun Message
Ouverture de
Session
Avec cette option validée, aucune action ne sera prise si un nouveau document apparait.
L’utilisateur devra manuellement vérifier les nouveaux documents dans sa liste de Sélection personnelle.
A chaque fois qu'un utilisateur démarre ScanFile et que l'option Ouverture automatique est sélectionnée, sa Liste de Sélection Personnelle est vérifiée pour savoir si de nouveaux messages sont arrivés.
Intervalle La Liste de Sélections d'un utilisateur peut être vérifiée à intervalles prédéterminés à condition que l'option Intervalle soit sélectionnée et une durée spécifique saisie.
La façon dont un utilisateur est informé de l’arrivée de nouveaux documents peut être choisie comme suit :
Option
Signale sonore
Message
Ouverture automatique
Description
Un son sera émis lorsqu’un nouveau document sera trouvé dans la liste personnelle.
Un message s’affichera.
La liste de sélection personnelle s’ouvrira automatiquement lorsqu’un nouveau document y est ajouté.
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Format Date de la Librairie
Format Date de la Librairie
Le format dans lequel les champs de date sont affichés dans les Librairies
ScanFile peut être paramétré à partir de cette option. Vous pouvez sélectionner l'ordre dans lequel les jours, les mois et les années sont affichées, ainsi que les séparateurs à utiliser.
Les formats possibles sont:
DD MM YY
DD MM YYYY
MM DD YY
MM DD YYYY
YY MM DD
YYYY MM DD
Les seuls séparateurs valides sont : "/", "-" et ".".
Post-indexer
Cette option règle le mode et l'emplacement de stockage pour le groupement de post indexation.
Option
Mode Normal
Description
Un groupement de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile, il est physiquement stocké dans le sous-répertoire de chaque répertoire ScanFile.
Choisir un répertoire Un groupement centralisé de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile. L'emplacement de stockage de ce groupement centralisé peut être défini en cliquant sur le bouton.
Attention, dans une situation de réseau cela peut amener des problèmes, lorsque plusieurs personnes travaillent simultanément sur un même groupement centralisé.
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Envoyer à Email
Envoyer à Email
Cette option vous permet de choisir comment les images sont envoyées par messagerie électronique. Si un document a des pages multiples, les images peuvent être jointes dans le nouveau message soient comme page simple de fichiers TIFF, soient en fichier TIFF multipage ou comme un Fichier PDF. Si un document contient des formats mélangés
– Ou contient des documents couleur ou des fichiers Word/Excel
– ceux-ci seront séparés du fichier. Ce paramètre affecte aussi l'option
Envoie à … Fichier
Option Description
Normal Mode Dans ce cas tous les fichiers qui sont envoyés et joints automatiquement à un Email, restent dans leur format original.
TIFF Multipage
Images groupées
(PDF)
Dans ce mode le système stocke des fichiers TIFF simples dans un fichier TIFF multipage. Dans le cas où un document contient seulement des fichiers TIFF, un fichier TIFF multipage est joint à l'Email.
Dans le cas où un document contient un mélange de formats de fichier, il rassemblera toujours les pages
TIFF consécutives et les pages COLD dans un fichier, tous les autres formats restent dans leur format original.
Dans ce mode les pages en TIFF, JPEG et au format
COLD seront converties dans un fichier PDF contenant ces pages comme images graphiques.
Les documents électroniques sont joints dans leur format original.
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Autres Réglages
Autres Réglages
Option
Memo
– Voir /
Cache
Description
Entre automatiquement une courte entrée dans le memo d'un document, notant qui et quand l’affichage d'un document a été verrouillé ou déverrouillé.
Utilise les réglages généraux du scanner
Activé, tous les réglages utilisateurs relatif au scanner sont ignorées et les réglages scanner de l’'utilisateur
ADMIN seront appliqués pour chaque dossier et utilisateur.
Afficher les icones inactifs
Affiche le menu additionnel
Avec cette option, vous pouvez choisir si les boutons des barres d'outils sont affichés ou non, selon qu'ils s’appliquent à la fonction exécutée. Si cette option n'est pas choisie, les boutons de barre d'outils seront grisés si non applicable.
La barre d'outils s’affichera en haut de la fenêtre principale de ScanFile quand l'option est choisie.
Cacher boites à outils
Afficher la date dans le champ
Memo
Effacer le fichier tampon
Ce sont les descriptions courtes des fonctions des boutons de la barre d'outils. Ils seront affichés si le curseur de souris est laissé sur un icone de la barre d'outils pendant un instant. Vous pouvez choisir si ceux-ci sont affichés ou non en validant/mettant hors service cette option.
Permis, cela ajoutera la date et l’heure dans le mémo d'une note appliquée à un document.
Post-Indexage
édition par zone
L'option est utilisée par la fonction de Préparation
CD. Quand sélectionné, le contenu existant du répertoire d'association sera supprimé avant que la nouvelle information soit écrite.
La fonction Post-indexage édition par zone, lorsqu’elle est choisie, permettra de déplacer et d’agrandir pour chaque champ une partie de l’image dans le dossier. Ceci est utilisé pendant la saisie d'index et en indexant des documents du groupement de Post-indexation.
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Sélection d’un arrière plan
Vérifier la quantité de Code à barres
En scannant des documents contenant des codes à barres, le contenu du code barres peut être lu pendant la numérisation et inséré dans des champs dans le répertoire. Vous pouvez choisir si ScanFile vérifiera si le nombre correct de codes à barres du document a
été lu, par rapport au nombre de champs dans le répertoire ayant un code à barres comme propriété.
Auto Indexer les codes illisibles par X
(pages simples seulement)
En Scannant des documents de pages simple avec code à barres, si ScanFile échoue de lire un code à barres d'une page, 'un X' peut être placés dans le champ code à barres du répertoire, afin d’identifier le document pour une indexation postérieure avec l’option Auto Indexer les codes illisibles par X sélectionnée. Si cette option n'est pas choisie et que
ScanFile était incapable de lire un code à barres, la numérisation s’arrêtera et vous devrez taper l'information d'index dans le champ code à barres pour poursuivre la numérisation.
Sélection d’un arrière plan
L'affichage par défaut pour la fenêtre principale ScanFile est un fond gris.
Chaque utilisateur peut modifier ce paramètre en sélectionnant le bouton
Choisir arrière plan dans le menu Paramètres généraux. Vous pouvez
également décider si vous souhaitez choisir une couleur de fond, ou appliquer une image en fond d'écran principal.
Couleurs
Pour choisir une couleur, pressez sur le bouton Choisir couleur et une boîte de dialogue s'affiche.
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Sélection d’un arrière plan
Vous pouvez ensuite choisir la couleur que vous souhaitez et presser "OK".
Une fois cette opération terminée, vous retournez directement à l'écran
Choisir arrière plan décrit précédemment.
Les couleurs disponibles dépendent du paramétrage de l'adaptateur graphique d’affichage.
Image
En sélectionnant l'option Choisir Image, il vous est possible d'utiliser un fichier Bitmap (.BMP) pour l’afficher dans la fenêtre d'image principale. Le coin supérieur gauche du fichier bitmap sélectionné se retrouve alors
également dans le coin supérieur gauche de l'écran principal de ScanFile.
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