Recherche et Visualisation de documents. Spielberg Solutions GmbH Version 9 Retrieval

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Manuel de l’utilisateur

Recherche et Visualisation de documents

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Introduction

La recherche de documents dans ScanFile est une tâche directe et facile.

Les outils de recherche de document standard dans ScanFile sont complets, permettant d'exécuter des recherches de catégorie avec des propriétés ET-

OU sur plus d'information que juste les champs d'index créés dans un répertoire.

Recherche

L'écran de recherche simple est accessible depuis la barre d’outils Recherche, où les champs des répertoires sont présentés, ainsi que les mots-clés si utilisés. Écrire juste vos critères de recherche, et appuyer sur le bouton Recherche, ceci produira une liste de tous les documents qui sont assortis des critères de recherche. Le premier document de la liste s’affichera.

Jokers

Description

Indique une chaîne de caractères de longueur indéfinie

(même 0)

Remplace n’importe quel caractère

[x,y,z]

[1-5]

Remplace un seul caractère, x or y or z ([liste de caractères])

Remplace l’un des caractères suivants of 1,2,3,4 ou 5 (Le premier caractère doit être de case plus petite que le second)

En utilisant des jokers, il n’est fait aucune distinction entre majuscules et minuscules

Exemples:

?????

Description

Intègre l’ensemble des enregistrements à la Liste de

Sélections

Affiche tous les enregistrements dont le champ sélectionné comporte 5 caractères

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Recherche étendue

M??le

M*le

Affiche tous les enre gistrements dont l’intitulé commence par 1, par exemple : 1, 11-19, 100-199...

Affiche tous les enregistrements de type Meule, Moule etc.

Affiche tous les enregistrements de type Meule, Moule,

Minimale, Mule, Module etc.

Toutes les valeurs numériques recherchées doivent contenir un joker « * » pour renvoyer les résultats exigés.

L'utilisation de jokers, combinés à d'autres champs de mots-clés, permet de réduire au minimum la Liste de Sélections et de cibler les enregistrements désirés aussi précisément que possible.

Plusieurs critères de recherche peuvent être combinés pour restreindre le résultat de la recherche.

Les saisies de recherche sont logiques ET combinées, à l'exception des mots-clés, qui peut être paramétré pour permettre une recherche ET ou une recherche OU.

Une fois la recherche exécutée, une Liste de Sélections des résultats sera affichée. Les deux fenêtres Liste de Sélections et Affiche l’image peuvent

être classés comme vous le souhaitez.

La dimension de l'écran du PC affecter a visiblement l’affichage de ces fenêtres. Les champs de la boîte d’outils de répertoire afficheront l'information d'indexation et les motsclés assignés pour l’enregistrement sélectionné de la Liste de sélections.

L'information montrée dans la boîte d’outils du répertoire changera suivant l’enregistrement sélectionné.

Recherche étendue

L'option Recherche étendue permet à l'utilisateur de retrouver des documents à partir des informations figurant ci-dessus, tout en autorisant un affichage plus convivial pour les recherches par catégorie, quel que soit le champ sélectionné dans le répertoire

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Recherche sur Index Multiple

Tous les champs de répertoire définis par l'utilisateur permettent d’exécuter une recherche de catégorie, aussi bien que la date de Scannage et la date de modification des champs. Quand la recherche est exécutée, la Liste de recherche résultante peut être affichée avec ou sans les champs complémentaires, en choisissant l'option Afficher la Liste de recherche

étendue de la liste de recherche. Les compléments dans la liste de recherche étendue affichent par document qui l’a numérisé, la date à laquelle il a été numérisé, le nom de tous les utilisateurs qui peuvent avoir changé ce document et la date à laquelle il a été modifié.

Recherche sur Index Multiple

Ce dispositif, permet de rechercher à travers les index sélectionnés des documents que vous désirez. Pour exécuter ce type de recherche, sélectionnez Recherche sur tous les champs du menu Recherche. Vous pouvez alors inscrire les critères de recherche et sélectionner les champs de répertoire/librairie dans lesquels vous pouvez rechercher. Les jokers, tels

« * » et « ? » peuvent être employé dans les critères de recherche. Appuyer sur le bouton de Recherche affichera alors une Liste de recherche affichant tous les documents qui rencontrent les critères utilisés.

Recherche Plein texte

La sélection Recherche plein texte du menu Recherche permet de rechercher dans la liste de mot résultant de l'identification en texte intégral.

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Recherche Plein texte

L'écran de recherche affiché vous autorise à saisir le mot ou les mots à rechercher. Les recherches peuvent inclure des mots multiples et peuvent

être combinés avec ET ou un OU pour la recherche sur les mots entrés.

La sélection de la page à visualiser est exactement la même que précédemment, la mettre juste en évidence dans la Liste de recherche et la page sera affichée dans la fenêtre d'Image.

Option

Liste de

Recherche

Détaillée

Description

Cette option, lorsqu’elle est sélectionnée, affichera une liste d’enregistrements pour chaque page contenant le ou les mots recherchés. Lorsqu’elle n’est pas sélectionnée, la liste des enregistrements correspondra au fichier dans lequel le ou les mots auront été trouvés.

Notez que la liste de recherche détaillée peut prendre beaucoup de temps pour être générée, étant donné que chaque page devra être identifiée.

Affiche le nombre de correspondances

Avec cette sélection ; le nombre de fois que le ou les mots apparaissent sur une page ou dans un fichier sera affiché dans la liste de sélection.

Recherche phonétique

Avec l’option Recherche Phonétiques les mots qui ont une prononciation semblable au mot recherché seront inclus dans le résultat de recherche.

Quand vous sélectionnez un enregistrement dans la Liste de recherche, en cliquant dessus avec la souris, le document affiché sera changé automatiquement par le celui sélectionné.

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Liste de recherche

La Liste de Sélections, qui affiche la liste des documents répondant aux critères de recherche lancés, peut être modifiée de façon à afficher les informations de plusieurs façons différentes. La largeur de la colonne, ainsi que l'ordre des colonnes au sein de la Liste de Sélections, peuvent être modifiés.

Pour modifier la largeur de la colonne, déplacez le pointeur de la souris vers le bord droit de la colonne, à l'intérieur de la cellule titre, puis tout en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, tirez le bord de la colonne jusqu'à la largeur voulue.

Pour déplacer une colonne, cliquez n'importe où à l'intérieur de la cellule titre puis, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, placez la colonne jusqu'à la position voulue.

Vous pouvez également choisir d’afficher ou non les Numéros de Rangées et

/ ou les colonnes de Remarques. Passez par l'écran "Options" des

Paramètres généraux. Si, à partir de cet écran, vous sélectionnez la case à cocher Sauver la largeur des colonnes, toutes les modifications que vous apportez seront sauvegardées et chaque fois que vous ouvrez une Liste de

Sélections, ce sont ces mêmes paramètres qui seront utilisés. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout instant et sont sauvegardés automatiquement. Il est également possible de changer la couleur d’affichage des rangées, pour une meilleure visibilité en alternant les

couleurs de lignes en gris et bleue au lieu de gris.

Menu Liste de Recherche

Par le menu de liste de sélections, plusieurs options sont fournies pour vous permettre de changer l'affichage d'information de la Liste de Recherche, et pour également imprimer, exporter la copie et envoyer des documents. Le menu Liste de Recherche est disponible en appuyant sur le bouton droit de la souris n'importe où dans la fenêtre de Liste de Sélections. Les options disponibles sont

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Menu Liste de Recherche

Option

Tri Croissant

/Décroissant

Description

Pour trier de façon croissante ou décroissante les données figurant dans la colonne dans laquelle vous avez cliquez avec le bouton droit de la souris.

Imprimer la Liste de

Recherche

Pour imprimer les informations citées avec l’imprimante par défaut.

Exporter vers un fichier

Pour exporter les informations vers un fichier identifié.

Copier vers le

Presse-papiers

Police

Pour copier les informations vers le Presse-papier

Windows.

Pour sélectionner la police de caractères et la taille d’affichage de la liste.

Déplacer

Copier

Coller

Déplace toutes les pages d'un enregistrement.

Copie toutes les pages d'un enregistrement.

Colle les pages précédemment copiées ou déplacées dans l’enregistrement sélectionné.

Envoyer à…

Déplacer vers...

Additionner les colonnes

Combiner les rangées

Supprimer

Pour envoyer les documents sélectionnés dans la

Liste de Sélections vers les répe rtoires, d’autres utilisateurs, email, un chemin, portfolio et exporter des données. Voir ci-dessous.

Déplace le document sélectionné vers un répertoire

ScanFile choisi.

Réservé aux valeurs numériques : Pour calculer le total des colonnes sélectionnées.

Pour combiner les enregistrements comportant les mêmes informations d’indexation. Voir ci-dessous.

Filtrer l’image(s)

OCR

(Reconnaissance

Optique de

Caractères)

Pour supprimer les enregistrements et les documents sélectionnés.

Pour filtrer les enregistrements sélectionnés.

Effectue une Reconnaissance de Texte (Plein texte ou par Zone) sur les enregistrements sélectionnés et donne également l'option Copie OCR vers le presse-papiers.

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Sélection

Fermer

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Menu Liste de Recherche

Outil de sélection d’enregistrement : Voir ci-dessous.

Ferme le menu de la Liste de Sélections.

Envoyer à

…

L'option

Envoyer à… du menu "Liste de Recherche" vous permet d'envoyer un document ou plusieurs documents sélectionnés à diverses destinations, mises en évidence ci-dessous.

Option Description

Répertoire ScanFile Pour envoyer le document sélectionné vers un autre répertoire ScanFile.

Choisir la Cible Pour exporter les documents sélectionnés et les informations d’indexation.

Utilisateur Pour envoyer les documents sélectionnés vers une

Liste de Sélections Personnelle d’utilisateur.

Chemin Pour envoyer les documents sélectionnés vers un itinéraire pré- défini.

Exporter le fichier Pour exporter des documents sélectionnés.

Portfolio email Portfolio

Pour annexer des documents sélectionnés à un nouveau message Email (Courrier électronique).

Pour créer un Portfolio avec les documents sélectionnés.

Pour créer un nouvel email et attacher le portfolio a cet email

Lorsque vous sélectionnez les options Fichier ou email, les images peuvent être sauvegardées au format Pdf. Ceci est validé dans le Menu de configuration -> Pièces jointes.

Combiner les rangées

L’option Combiné les rangées du menu “Liste de Sélections” sert à combiner les enregistrements sélectionnés dans le répertoire. Les rangées à

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Menu Liste de Recherche combiner adopteront l'information d'indexation dans la rangée qui a été sélectionné en premier par la souris.

Il est impossible d’annuler les conséquences de cette opération. Il vous est donc recommandé d’utiliser cette option avec prudence.

OCR

L'option OCR accessible à partir du menu Liste de Recherche vous permet soit l’OCR Plein Texte ou une reconnaissance de zone OCR d'un document unique ou des documents sélectionnés.

Si vous souhaitez effectuer un OCR groupé sur l'ensemble des documents ou sur tous les nouveaux documents ajoutés à un répertoire, nous vous recommandons d'utiliser les options accessibles à partir du menu OCR principal..

Option

Reconnaissance

Plein texte

Effectue un OCR Plein Texte sur des documents sélectionnés.

Description

Reconnaissance de

Zone

Effectue un OCR sur zone sur la Première Page des documents sélectionnés.

Copier le texte Copie le texte passé à la reconnaissance de caractères de l’ensemble des pages du document dans le Presse-papiers Windows.

Option de sélection

Lorsque vous cliquez sur un enregistrement dans la Liste de Recherche, ou lorsque vous utilisez les touches de déplacement pour faire défiler les noms d'enregistrements, l’enregistrement utilisé s'affiche avec un arrière-plan gris foncé. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs enregistrements, ou effectuer une tâche spécifique, il existe plusieurs méthodes. La colonne située à l'extrême gauche de la Liste de recherche est utilisée pour la sélection des enregistrements.

Pour sélectionner une série d'enregistrements qui se suivent : tout en maintenant la touche "Majuscule" enfoncée, appuyez sur le bouton gauche de la souris dans la colonne de gauche de la Liste de Recherche située sur le premier enregistrement à sélectionner, puis, cliquez sur le dernier enregistrement concerné. Tous les enregistrements en question sont mis en surbrillance jaune.

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Liste de Sélections personnelle

Pour sélectionner des enregistrements spécifiques : tout en maintenant la touche CTRL enfoncée cliquez dans la colonne de gauche située devant chacun des enregistrements que vous souhaitez sélectionner.

L'option Sélectionner du menu Liste de Recherche peut également être utilisée pour sélectionner les enregistrements.

Option

Tous

Description

Sélectionner l’ensemble des documents contenu dans la Liste de sélections.

Inverser les sélections. Inverser

Supprimer Désélectionner tous les documents.

Liste de Sélections personnelle

La Liste de Sélections Personnelle permet à un utilisateur de se construire une liste de documents auxquels il peut se référer fréquemment, sans pour autant avoir besoin de rechercher les répertoires ou les librairies inutilement.

La Liste de Sélections Personnelle est indépendante des répertoires, c'est pourquoi tout document de n'importe quel répertoire peut être inséré dans la

Liste de Sélections Personnelle.

Il est également possible à un utilisateur d`’envoyer un document vers la

Liste de Sélections Personnelle d’un autre utilisateur. La Liste de Sélections

Personnelle peut être consultée de 2 façons, par l'option ouvrir la Liste de

Sélections Personnelle du menu Fichier, ou si un répertoire ou une librairie est ouvert, en cliquant sur l'icône en bas à droite de la Liste de Recherche.

Pour retourner à la Liste de Recherche Répertoire/Librairie, cliquez sur l’icône à côté de celui de la Liste de Sélections Personnelle en bas à droite de la Liste de Sélections.

Lorsque vous affichez la Liste de Sélections Personnelle, la boite à outil de répertoire est visible, permettant d'exécuter des recherches dans cette liste.

Pour insérer un document dans une Liste de Sélections Personnelle, sélectionnez le document dans la Liste de Recherche standard avec la souris, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et placez le sur l'icône de la Liste de Sélections Personnelle.

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Affichage d’Image

Une autre méthode consiste à cliquer avec le bouton droit de la souris sur le document puis à sélectionner

Envoyer à… Utilisateur. Une liste donnant les noms de l'ensemble des utilisateurs Scanfile s'affiche, sélectionnez le nom de l'utilisateur concerné puis cliquez sur OK.

Grâce à l'option Envoyer à Utilisateur, le document peut être envoyé à un autre utilisateur ou vers votre propre Liste de Sélections Personnelle.

Lorsque la Liste de Sélections Personnelle est affichée, des champs additionnels à la fenêtre standard Liste de Recherche s'affichent. Ces champs additionnels détaillent le nom du répertoire source, le nom de l'utilisateur qui a placé le document dans la Liste de Sélections Personnelle et la date à laquelle le document a été ajouté

Les champs supplémentaires qui s'affichent sont :



Depuis répertoire



Depuis l’utilisateur



Envoyé sur

(répertoire d’origine),

(Envoyé par l'utilisateur)

(date d’envoie dans la liste).

Lorsque la Liste de Sélections Personnelle est affichée, la ligne Noms de

Champs s'affiche sur fond jaune, pour la différencier de la Liste de

Recherche standard. Les noms des champs de répertoires n'apparaissent pas, puisque les documents peuvent très bien provenir de répertoires différents ayant des champs distincts.

Les documents placés dans une Liste de Sélections Personnelle y restent jusqu'à ce qu'ils soient supprimés manuellement, à moins qu'ils ne soient placés là par l'option Cheminement de document, et que l'utilisateur choisi de ne pas garder de copie en local.

Affichage d’Image

Tous les Documents sont affichés dans la Fenêtre d'Affichage. ScanFile possède un jeu complet d'outils pour changer la manière dont les images sont affichées. Les images peuvent être zoomées, tournées et aussi affichées pour correspondre à la hauteur ou à la largeur de la fenêtre d'image. Un fichier peut être feuilleté en choisissant les icônes suivant/précédent de la barre d'outils.

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Menu Affichage de document

En appuyant sur le bouton droit de la souris pendant que la fenêtre d'affichage du document est ouverte, on ouvre du même coup le menu d'affichage de document. Cette option vous permet d'effectuer des actions sur la page actuellement affichée.

Plusieurs options, identiques à celles offertes par le menu Liste de

Recherche, sont mises à votre disposition mais ne s'appliquent qu'à la page en cours d'affichage. Notez que ces options ne s'appliquent qu'aux documents scannés.

Option Description

Infos sur l'image

LuraDocument

Montre les informations fichier de l'image affichée.

Si l'image est dans le format LuraDocument ceci vous permettra de passer d’une couche à l’autre de l'image.

Zone

Impression/copie

Choisir une section de la page et imprimer ou copier vers le presse-papiers.

C onvertir vers … Transforme l’image et le texte dans un fichier de format choisi.

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Documents Electroniques

Copie la source

Ajustement horizontal

Pour ouvrir une fenêtre d’affichage secondaire dans la page en cours.

Ajustement vertical et horizontal

Pour dimensionner la page et l’adapter au cadre de la fenêtre d’affichage.

Pour dimensionner la page et l’adapter à la largeur de la fenêtre d’affichage.

Affichage 1:1 Niveau maximum de zoom

Changer la position d'image

Pour réordonner la page au sein du document.

OCR

Transférer

Pour effectuer une OCR plein texte ou de zone sur la page, ou copier le texte de page au presse-papiers

Déplace l'image affichée vers presse-papiers.

Copier

Envoyer à…

Déplacer vers…

Fermer

Copie l'image affichée vers presse-papiers .

Pour envoyer la page vers un autre répertoire/ utilisateur, l’exporter ou l’envoyer par email ou le portfolio.

Déplace le document sélectionné vers un Répertoire scanfile choisi.

Ferme le menu d’affichage de Document

Documents Electroniques

ScanFile peut afficher plus de 200 formats de document différents, comme les documents Microsoft Office, Adobe PDF, pages HTML et fichier de formats graphiques, comme AutoCAD et CorelDraw.

Lors de la visualisation de document multipages comme un fichier PDF ou une présentation PowerPoint, les outils pour naviguer de page en page, ou de feuille de travail en feuille de travail, seront affichés dans le bas de la fenêtre de visualisation. Pour les documents comme les fichiers Word et les fichiers texte, ils peuvent être parcourus en utilis ant l’ascenseur de défilement vertical sur la droite de la fenêtre de visualisation.

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Visualisation de plusieurs Documents

Menu d’affichage de Document Electronique

Ces options s’affichent, lors d’un clic droit sur un document électronique et sont différentes de ceux disponibles lors de l’affichage des images noir & blanc ou couleur.

Option

Vers le presse papier

Description

Copie la sélection dans le presse papier de Windows

Imprimer

Filtre d’écran

Options

Imprime le document actuellement affiché

Sélectionne l’affichage du document en mode

Brouillon, Normal ou Prévisualisation

Paramètres qui affectent la copie, l’affichage, et l’impression des documents

Lancer l’application

Lance l’application associée au document (si disponible sur le poste)

Visualisation de plusieurs Documents

Jusqu'à trois fenêtres d’affichage d'image secondaires peuvent être ouvertes en plus de la fenêtre standard. Pour ouvrir une fenêtre d’affichage secondaire, faire un clic droit sur l'image dans la fenêtre d’affichage standard et choisir Copier la source. Cela ouvrira une fenêtre secondaire affichant l'image actuellement montrée dans la fenêtre standard.

Les fenêtres d’affichage secondaires sont totalement indépendantes de la fenêtre d’affichage standard et du répertoire et ne correspondent pas à un fichier particulier. Il n'est pas possible de paginer un document d'une fenêtre secondaire.

Les fenêtres secondaires resteront ouvertes jusqu'à ce qu'elles soient fermées manuellement, ou que ScanFile soit fermé.

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Vue Globale

La vue globale est une représentation des pages en miniature dans un fichier qui peut être affiché. La page que vous voulez alors voir peut être choisie et affichée dans la fenêtre d'Image. La vue globale affichera également si une page est le recto ou le verso d'un document double face et vous pouvez aussi cocher des pages pour imprimer ou exporter en cliquant avec la souris lorsque le curseur se change en une coche sur l'image de la vue globale de la page.

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Vue Globale

Des documents électroniques, comme des fichiers de traitement de texte, montreront une page avec la référence EDOC. Des pages COLD afficheront le mot le COLD.

Menu imagettes

En appuyant sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de la fenêtre Vue

Globale, vous ouvrez un menu, permettant d'effectuer diverses opérations sur les pages sélectionnées à l'intérieur du document. Les options disponibles sont identiques à celles offertes avec la Liste de Recherche mais elles ne seront appliquées qu'aux seules pages qui ont été sélectionnées dans le document.

Option Description

OCR

Déplacer

Copier

Un OCR Plein texte ou de zone peut être effectué sur les pages sélectionnées. Un OCR Plein texte peut

également être copié vers le presse-papiers.

Marquer les pages sélectionnées pour les déplacer vers autre enregistrement dans le répertoire.

Copie les pages sélectionnées pour les coller dans un autre enregistrement dans le répertoire.

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Recherche et Visualisation de documents

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