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Déclaration
Manuel pour
ScanFile Retrieval
Version 9
Installation & Configuration
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Déclaration
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Bienvenue dans ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Bienvenue dans ScanFile
Table des Matières
BIENVENUE DANS SCANFILE ...................................................................... 15
................................................................................................ 16
? ............................................................................. 16
........................................................................................ 17
.................................................................... 17
.................................................................................... 18
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) ....................................... 18
Reconnaissance de Formes ...................................................................... 18
Cheminement de document ...................................................................... 19
9 ......................................................................... 20
Le soutien direct de scanner Canon étendu .............................................. 20
.............................................................................. 22
..................................................................................... 23
.................................................................................. 25
INSTALLATION DE SCANFILE ...................................................................... 26
................................................................................................ 27
.............................................................................. 28
Liste de sélection Personnelle .................................................................. 30
..................................................................................... 30
Bienvenue dans ScanFile
Page 3
ScanFile User Guide
Table des Matières
..................................................................... 32
......................................................................... 35
............................................................................ 37
Emplacement sauvegarde ......................................................................... 38
................................................................................................ 41
Qu’est ce que le Numéro de Série ? ......................................................... 41
Qu’est-ce que le Pick-up-Code ? .............................................................. 41
Comment la licence est contrôlée ? .......................................................... 41
.............................................................................. 42
Sauvegarde /chargement depuis fichier .................................................... 44
............................................................................................. 46
................................................................................................ 50
.......................................................................................... 50
....................................................................... 51
............................................................................... 51
.......................................................... 52
......................................................................................... 53
................................................................................................ 55
............................................................................ 55
............................................................................... 57
Page 4
Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Table des Matières
................................................................. 59
Propriété des index avec Doublon ............................................................ 60
............................................................................... 61
Format de Compression de l’import .......................................................... 62
Propriété des index avec doublons ........................................................... 62
Contrôle de validité des documents .......................................................... 62
...................................................................... 65
Boîtes d’outils – Post-indexation ............................................................... 67
ONTROLE DE VALIDITE DE DOCUMENT
............................. 68
....................................................................... 69
Propriétés Etendues du champ ................................................................. 70
MODIFICATION DES DOCUMENTS ............................................................... 72
................................................................................................. 76
.......................................................................................... 77
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Page 5
ScanFile User Guide
Table des Matières
................................................................................................ 79
....................................................... 79
Recherche réservée aux utilisateurs ......................................................... 81
.................................................................... 82
................................................................................................ 85
.................................................................................... 85
........................................................................... 86
................................................................... 87
..................................................................... 88
................................................................................................ 90
................................................................................... 90
.............................................................................. 91
OCR ........................................................................................... 91
.................................................................................... 91
RECHERCHE ET VISUALISATION DE DOCUMENTS .................................. 93
................................................................................................ 94
..................................................................................... 95
.................................................................... 96
................................................................................ 96
...................................................................................... 98
............................................................................ 98
… ........................................................................................... 100
.............................................................. 102
...................................................................................... 103
................................................................... 104
....................................................................... 105
Menu d’affichage de Document Electronique .......................................... 106
..................................................... 106
............................................................................................... 107
IMPORTATION DE DOCUMENT ELECTRONIQUE ..................................... 110
.............................................................................................. 111
................................................................................................ 111
… ................................................................. 113
Page 6
Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Table des Matières
.............................................................................. 114
Imprimer et envoyer à ScanFile .............................................................. 115
PARAMETRES GENERAUX ......................................................................... 116
.............................................................................................. 117
....................................................................................... 117
.................................................................................... 119
............................................................... 121
................................................................ 122
....................................................................... 123
.............................................................................................. 123
......................................................................................... 124
....................................................................................... 125
...................................................................... 126
PARAMETRES SUPPLEMENTAIRES .......................................................... 128
.............................................................................................. 129
.............................................................................. 129
.......................................................................... 129
................................................................................. 130
...................................................................................... 131
................................................................... 132
...................................................................................... 133
GESTION DES UTILISATEURS .................................................................... 135
.............................................................................................. 136
.................................................................. 136
.................................................................... 139
Groupes Utilisateurs par défaut ............................................................... 139
Définir des nouveaux Groupes ................................................................ 140
............................................................................. 140
....................................................................................... 142
INFORMATION GENERALE ......................................................................... 144
.............................................................................................. 145
.................................................................................. 145
............................................................................. 145
....................................................................................... 146
................................................................................. 147
Bienvenue dans ScanFile
Page 7
ScanFile User Guide
Table des Matières
.............................................................................................. 150
...................................................................... 150
ECTURE PENDANT LA NUMERISATION
............................................................. 151
Lecture des codes à barres ..................................................................... 152
ECTURE PAR ZONE DE CODES A BARRES
........................................................ 153
..................................................................... 156
Lecture de Documents et Pages sélectionnés ........................................ 156
OCR & RECONNAISSANCE DE FORMES................................................... 158
.............................................................................................. 159
..................................................................... 159
Lecture de Documents ou de Pages sélectionnés .................................. 160
........................................................................... 162
Lire toutes les pages ou les nouvelles pages .......................................... 165
Lecture de Documents ou de Pages sélectionnés .................................. 165
...................................................................... 166
(OMR) .............................................................................. 167
........................................................................... 169
FEUILLES DE SEPARATION DE LOT ......................................................... 170
.............................................................................................. 171
ONFIGURATION DES FEUILLES DE SEPARATION DE LOT
.................................... 171
TILISATION DES FEUILLES DE SEPARATION
..................................................... 173
NUMERISATION DE MICROFILM ................................................................ 174
.............................................................................................. 175
.................................................................................... 175
FS III ....................................................................................... 175
........................................................... 175
............................................................ 177
Mode d’alimentation automatique ........................................................... 178
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Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Table des Matières
.............................................................................................. 180
...................................................................... 180
................................................................. 186
Suppression des tâches terminées ......................................................... 186
Liste des traitements en cours ................................................................ 186
NVOIE DE DOCUMENTS A UN CHEMIN
............................................................. 187
.................................................................... 187
...................................................................... 188
.............................................................................................. 190
............................................................................. 190
................................................................................... 191
....................................................... 192
...................................................................................... 193
IMPRESSION, EXPORTATION & EMAIL ..................................................... 196
.............................................................................................. 197
............................................................................................... 198
.............................................................................................. 201
ORMATS DE FICHIERS PRIS EN CHARGE
.......................................................... 201
............................................................................... 202
MPORTATIONS DE DONNEES DE SPOOL
........................................................... 208
COLD ................................................................ 209
.............................................................................. 209
...................................................................................... 211
.............................................................................................. 213
..................................................................... 214
® ................................................................... 214
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Page 9
ScanFile User Guide
Table des Matières
D’ACTIVITE ................................................................................. 219
.............................................................................................. 220
....................................................... 220
........................................................................ 221
........................................................... 222
ECHERCHE DANS LA BASE DE DONNEES ARCHIVEE DE LA TRAÇABILITE
.............................................................................................. 225
CD .................................................................................... 225
CD .......................................................................................... 228
PARAMETRAGE SCANNER ......................................................................... 229
.............................................................................................. 230
....................................................................... 230
................................................................................... 231
.................................................................................... 231
EUILLES DE CONTROLE DU SCANNER
............................................................. 232
....................................................................... 233
DR-2010C, DR-2510C, DR-3010C, DR-6050C, DR-7550C, DR-9050C
Paramétrages Etendus............................................................................ 239
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C ........................................................... 240
Paramétrages Etendus............................................................................ 243
................................................................................... 244
.................................................................. 247
Paramétrages Etendus............................................................................ 253
DR-7080C ....................................................................................... 256
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ScanFile User Guide
Table des Matières
Paramétrages Etendus............................................................................ 261
DR-5020, 5080C & 5060F ............................................................... 262
Paramétrages Etendus............................................................................ 268
DR-3060, 3080C & 3080CII ............................................................. 277
Paramétrages Etendus............................................................................ 283
DR-2050C & DR-2080C .................................................................. 284
Résolution de numérisation ..................................................................... 289
................................................................................... 290
Configuration Numériseur ....................................................................... 292
MS-300, 350 & 800 .......................................................................... 295
Configuration du numériseur ................................................................... 295
Sélection du mode d'alimentation ............................................................ 300
Paramétrage de la zone de numérisation................................................ 300
– Scan avec Lot + Fichier .............................................. 303
MS400 & 500 ................................................................................... 303
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Table des Matières
510/510S ......................................................................... 307
.............................................................................................. 312
....................................................................... 312
................................................................................. 312
....................................................................................... 313
) ........................................................ 316
..................................................... 317
.......................................................... 317
Lecteurs de Sauvegarde ......................................................................... 318
COLD ....................................................................... 320
Lecteurs de Sauvegarde ......................................................................... 322
...................................................... 322
Lecteurs de Sauvegarde ......................................................................... 324
..................................................................... 324
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Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Table des Matières
............................................................ 327
........................................................................ 328
Documents en cours d’acheminement .................................................... 328
Effacement auto non permis ................................................................... 329
Exporte les données de la Traçabilité ..................................................... 329
Compacte la base de données ................................................................ 330
............................................................................... 330
Lecteurs de Sauvegarde ......................................................................... 331
Création de base de données ................................................................. 332
......................................................................... 332
................................................................................... 333
....................................................................... 334
Ajouter un répertoire au Contrôle de conservation .................................. 335
............................................................................... 336
.............................................................................................. 338
............................................................................................... 338
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Table des Matières
........................................................................................... 339
Configuration des Ports VNP .................................................................. 343
...................................................................................... 348
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Bienvenue dans ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Bienvenue dans ScanFile
Bienvenue dans ScanFile
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Introduction
Introduction
Nous vous remercions d'avoir acheté ScanFile, la solution de gestion de document la plus rapide, la plus sûre et la plus conviviale. ScanFile vous offre une plate-forme de grande stabilité pour le stockage électronique, le référencement et la récupération de vos documents. ScanFile supporte une très large gamme de scanners de documents noir & blanc et couleurs et comporte de multiples options qui permettent d'effectuer en toute simplicité l'enregistrement des documents sous format électronique (par exemple, fichiers de traitement de texte ou de tableur) y compris l’intégration avec
Microsoft Office.
ScanFile est un système de gestion de documents Multiutilisateurs qui utilise un système de licences concurrentes pour vous permettre de maximiser votre investissement dans ce produit.
Qu'est ce que ScanFile?
ScanFile est l'application centrale 32 bits qui est optimisée pour fonctionner sur Microsoft Windows 2000/2003/2008/2012/2012 R2 et les postes de travail 2000/XP/Vista/7/8/8.1. ScanFile peut également être installé sur des serveurs Novell Netware.
Avec ScanFile WebServer, vous offrez à toute personne où qu‘elle se trouve dans le monde, accès à vos librairies de documents. ScanFile WebServer est une application basée sur l’utilisation d’un serveur Internet, qui permet la récupération de documents via uniquement l’utilisation d’un navigateur Web.
Si vous souhaitiez mettre vos documents à disposition sur le réseau Internet ou sur un Intranet, ScanFile WebServer est pour vous le plus rapide, le plus sûr, le plus fiable et le plus simple à utiliser.
ScanFile RemoteStation est une application client serveur qui vous permet d’envoyer des documents à un stockage ScanFile centralisé depuis n’importe quel endroit. Utilisant la connexion TCP/IP, combiné à la sécurité ScanFile, la station de travail peut envoyer les documents au Serveur RemoteStation qui les stockera dans le répertoire ScanFile sélectionné. En outre, le client de
RemoteStation peut être employé pour la récupération de votre fonds documentaire de ScanFile.
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Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Important
– à lire
Important – à lire
ScanFile ne fonctionnera pas sans une licence valide. La licence est contenue sur un dongle matériel. Une fois installé, ScanFile peut être démarré, il vous informera immédiatement qu'il n'a pas de licence et ouvrira alors la fenêtre de licence.
Mise à jour
ScanFile 2000 et ScanFile 2002 utilisent une licence logicielle appelée
Crypkey. Cett e licence ne doit pas être effacée avant l’installation de
ScanFile.
Caractéristiques de ScanFile
ScanFile est un système de gestion de documents simple et facile à utiliser et à gérer mais qui possède toutes les caractéristiques requises pour desservir au mieux les applications de gestion de documents les plus lourdes.
Interface utilisateur intuitive.
Supporte tous les modèles de scanners noir & blanc et couleurs.
Importation de tout document électronique tel que fichier MS Word/ Excel.
Intégration avec Microsoft Office 97/2000/2003/2007 et XP
Caractéristiques étendues de référencement et de récupération de documents, avec champs d’index, mots-clés et recherche plein texte.
Gamme complète d’outils pour l’affichage du document, y compris zoom et retouches. Visualisation de plusieurs documents.
Visualiseur de documents supportant jusqu’à 200 types de documents incluant les documents MS Office et les documents au format PDF
Indexation automatique par code barre *.
Importation de données COLD *.
Imprimante TIFFWriter*.
OCR Zone et OCR plein texte *.
Reconnaissance de Formes*.
Rapport d’activités *.
Cheminement de Document *.
Support intégral à tout réseau et JUKE-BOX.
* Les caractéristiques identifiées par un astérisque sont des options d’achats additionnels à l’application noyau de ScanFile.
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Options de ScanFile
Options de ScanFile
Le système de base ScanFile est fourni d’emblée avec tous les éléments nécessaires à la création de répertoire et à l’exploration de documents dans ces répertoires. Pour améliorer la fonctionnalité de votre matériel de gestion de documents ScanFile, il vous est possible de vous procurer les options décrites ci-dessous.
Global Index
Cette option ajoute le support des Librairies dans ScanFile.
Code à barres
Permet à ScanFile une lecture et une indexation automatique des documents munis de code à barres.
Mots-clés
Permet d’utiliser des listes de mots-clés lors des recherches dans les répertoire ou librairies ScanFile.
Exportation
Cette option vous permet d'exporter entièrement Répertoires/Librairies vers un lecteur et un répertoire disque. Tous les documents seront exportés et un fichier de données sera créé avec l'information d'index liée aux documents.
OCR (Reconnaissance Optique de Caractères)
Le module OCR a deux fonctions. L’OCR zone peut automatiquement indexer les documents scannés à partir des données contenues dans une page de documents.
L’OCR Plein texte crée, à partir des documents scannés, une liste de mots consultables, ce qui permet une recherche à partir du contenu des documents.
Reconnaissance de Formes
Cette option améliore l’OCR Zone et permet à différents formulaires d'être numérisés dans le même répertoire, en configurant des bibliothèques de
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Bienvenue dans ScanFile
ScanFile User Guide
Options de ScanFile formulaire, différentes zones d'index peut être appliquées pour chaque formulaire.
Veuillez not er que l’option OCR est requise pour l’option Reconnaissance de
Forme.
TIFFWriter
TIFFWriter est un pilote d’imprimante Windows qui vous permet
« d'imprimer » à partir de toute application Windows dans un répertoire
ScanFile. «
L’impression » est automatiquement convertie au format TIFF.
COLD
Grâce à ce module, vous pouvez apporter un support supplémentaire lors de l'importation de données de spool générées par ordinateur qui, autrement, seraient transférées sur microfiches ou conservées sur copie papier.
Traçabilité
Avec l'option de Traçabilité tous les événements exécutés peuvent être enregistrés pour tous les utilisateurs d’une base de données puis passés en revue et imprimés. Les événements à visualiser peuvent être choisis par répertoire ou par librairie, par utilisateur et pour une période donnée.
Cheminement de document
Les documents peuvent être assignés à des itinéraires prédéfinis qui enverront ces documents vers des utilisateurs spécifiques et /ou répertoire pour la consultation, le commentaire ou l'approbation. Chaque itinéraire peut avoir des étapes multiples et des documents peuvent être envoyés d’itinéraire en itinéraire.
LuraDocument
Le format de fichier LuraDocument compresse les fichiers images à un bien meilleur taux que les formats TIFF ou JPEG, tout en préservant la qualité du document.
Impression virtuelle (VNP)
Avec ScanFile VNP, vous pouvez créer des imprimantes virtuelles permettant l’impression des documents qui sont convertis en format TIFF et
Bienvenue dans ScanFile
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ScanFile User Guide
Nouveau dans la Version 9 sauvegardés dans des répertoires spécifiques, et qui peuvent alors être automatiquement importé dans des répertoires ScanFile.
ISIS
Les scanners peuvent également être connectés en employant la connectivité ISIS. Les paramètres du scanner sont configurés dans la fenêtre de sélection du pilote ISIS.
Nouveau dans la Version 9
ScanFile est 64bit prêt
ScanFile est maintenant disponible pour les systèmes d'exploitation 32 bits et 64 bits.
Le soutien direct de scanner Canon étendu
Les scanner suivants sont supportés directement: DR-2010C, DR-2510C,
DR-3010C, DR-6050C, DR-7550C, DR-9050C, DR-X10C, DR-2580C, DR-
4010C, DR-5010C & DR-6010C.
Directory Scanner
Avec le directory scan les pages déjà scannées ou d'autres formats peuvent
être importés. Cela permet de faire tourner les pages ou exclus de l'importation en raison de leur petite composante noire.
Nouveau VNP
La nouvelle version du VPN peut également imprimer des documents couleur et les stocker dans ScanFile.
Le développement de ScanFile WebServer et ScanFile Remote Station est interrompue. Ces programmes ne sont pas disponibles pour les systèmes d'exploitation 32-bit de Windows Vista sur et n'est pas disponible pour tous les systèmes d'exploitation 64 bits.
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Bienvenue dans ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Système Requis
Système Requis
Système Requis
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Manuel de l’utilisateur
Systèmes d'exploitation
Systèmes d'exploitation
ScanFile est conçu pour fonctionner en autonome ou en installation client sur les systèmes d'exploitation suivants:
Microsoft Windows 2000 Professional
Microsoft Windows XP Professional
Microsoft Windows Vista
Microsoft Windows 7
Microsoft Windows 8*
Microsoft Windows 8.1*
En installation réseau, ScanFile peut être installé sur les systèmes d'exploitation serveurs suivants:
Microsoft Windows 2000 Server
Microsoft Windows 2003 Server
Microsoft Windows 2008 Server
Microsoft Windows 2012 Server*
Microsoft Windows 2012 R2 Server*
*
Seulement avec L’UAC désactivé
De plus, ScanFile peut être installé sur les systèmes Novell avec des fonctionnalités restreintes (pas de Remote Services).
Service Packs
Veuillez vous assurez que les systèmes d’exploitation soient mis à jour avec les derniers Services Packs.
Server
S canFile n'est pas une application client serveur et n’emploie de ce fait que des ressources de stockage sur le serveur. Tous les fichiers importants de l'application sont placés sur un serveur et partagés par tous les clients
ScanFile. Le serveur lui-même
– aussi longtemps qu'aucune installation client n'est exécutée - fournit seulement des ressources de stockage.
Si les Remote Services doivent fonctionner sur un serveur, une installation client additionnelle est nécessaire pour enregistrer tous les fichiers requis sur le serveur.
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Système Requis
Manuel de l’utilisateur
Exigences ScanFile
Exigences ScanFile
ScanFile est une application conçue pour utiliser une quantité minimum de ressources du server et des postes de travail En raison de la nature de l'application, une attention particulière doit être prêtée à la quantité et au type de stockage qui sera exigé pour garder vos documents. Les spécifications des postes de travail ScanFile doivent être suffisantes pour répondre à l'utilisation quotidienne, des exigences d’un scanner connecté, ainsi que des types de documents à numériser et/ou à visualiser.
Espace Disque Dur
Une installation complète de ScanFile exigera environ 60 Mégaoctets d'espace sur le disque dur. Cela diminuera à moins de 5 méga-octets pour une installation Client. La majorité des composants de l’application Client sont des composants communs de Windows, qui peuvent déjà être installés sur le poste de travail. Dans ce cas le Client installé peut ne prendre que 1
Mégaoctet d'espace sur le disque.
En plus de l'espace de stockage nécessaire pour l'application elle-même, un espace de stockage suffisant est requis pour vos documents. Veuillez vous assurer que vous posséder le montant et le type de stockage correct pour vos documents. Le stockage utilisé peut être un mixte d'espace de disque dur et de CD, DVD ou disques optiques en utilisation autonome ou dans un juke-box.
Le montant du stockage dont vous aurez besoin est le résultat de la combinaison de plusieurs facteurs tels que:
Les documents sont ils finis ou doivent ils être mis à jour?
Combien de documents existants?
Quel est la taille moyenne d'un document sur le disque?
Combien de documents sont créés pendant une période?
Quel est la diminution de récupération suivant l'âge du document?
Existe-t-il des conditions de durée pour la récupération?
Combien de récupération sont requises par Heure/jour?
Combien d'applications différentes un client possède?
Quels sont les informations d'index utilisées?
En prenant ces facteurs en considération vous pouvez rapprocher la quantité d'espace de stockage pendant une période donnée et mettre en place votre stockage en ligne et votre stockage autonome.
Vous devez vous assurez que quel que soient les méthodes de stockage utilisées, des sauvegardes régulières et adéquat sont réalisées.
Système Requis
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Manuel de l’utilisateur
Exigences ScanFile
RAM
Typiquement, le programme ScanFile lui-même exige entre 30 et 60
Mégaoctets de RAM pour fonctionner. Ceci dépend des opérations qui sont effectuées dans ScanFile. Lorsqu'un document est affiché, la quantité de mémoire utilisée augmentera suivant les caractéristiques du document et pourra être très différente suivant les documents.
Pour les documents numérisés, ou importés, le fichier compressé est lu sur le disque et ensuite décompressé dans la mémoire du poste de travail. Pour un document A4 noir & blanc scanné à 300dpi, la taille non compressé sera d’environ 1 Mégaoctet. Pour un document A3 en couleur 24 bits, scanné à
400dpi, la taille non compressé sera presque de 100 Mégaoctets.
Les documents de format électroniques, tels que Word ou Excel sont affichés avec un Visualiseur multifonction dans ScanFile et la mémoire requise dépend du type de fichier et de sa taille.
Les caractéristiques pour un poste de travail de scan seront à peu près similaires à celles requises pour voir les documents scannés. La manière dont le scanner travaille doit être prise en compte, tout comme la façon dont les images sont affichées sur la station de travail.
Par exemple, Le Canon DR-3020 scanne des documents A4 noir & blanc à une résolution maximum de 300dpi. Le DR-3020 possède une compression d'image matérielle, Et enverra donc typiquement environ 35-50k d'information au poste de travail pour chaque page numérisée. The DR-
5080c toutefois, peut scanner des documents en couleur 24bit pour un maximum en A3 à 400dpi. Comme le DR-5080c ne possède pas de compression matérielle, ceci peut signifier que jusqu'à 98Mo d'informations peuvent être envoyés du scanner à la station de travail pour chaque page
Couleur A3 numérisée. Celles-ci doivent alors être compressés et sauvegardées sur le disque. La taille de l'image sauvegardée peut aller de
2k jusqu'à 100Mb, suivant le type d'image, et le niveau de compression utilisé.
Pour calculer la quantité de mémoire qu'un poste de travail utilise, le système d'exploitation doit être pris en considération. De plus, la quantité de mémoire employée par d'autres applications que vous souhaitez ouvrir en même temps que ScanFile doit également être considérée.
S'il n’y a pas assez de mémoire vive RAM sur le poste de travail, le système d'exploitation utilisera le disque dur comme mémoire virtuelle. Ceci affectera nettement les performances du poste de travail.
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Système Requis
Manuel de l’utilisateur
Système recommandé
Système recommandé
Les caractéristiques minimum recommandées pour un poste de travail sont les suivantes:
PC utilisant un Pentium 4 Processor 2GHz
256 MB RAM
Affichage 17‘‘
Lecteur CD-ROM
Disque dur de 100 Mo (sans donnés)
Dongle
Les produits ScanFile sont protégés de l'utilisation illégale par un dongle matériel. Le dongle qui doit être placé sur le serveur ou sur une station de travail peut être livré avec une interface USB ou en port type imprimante parallèle. Le port parallèle doit être réglé sur ECP.
Système Requis
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Manuel de l’utilisateur
Installation de ScanFile
Installation de ScanFile
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
ScanFile peut être installé comme un système autonome ou sur un serveur de fichier réseau. Veuillez vous reporter aux instructions d'installation, avant celle-ci pour vous assurer que vous comprenez entièrement ce qui sera installé et ce dont vous aurez besoin pour l’installation.
ScanFile est un programme fonctionnant sur réseau, dans lequel chaque poste de travail sur le réseau exécute ScanFile et peut partager des données communes. Les postes de travail chargeront ScanFile depuis un répertoire commun sur un lecteur de serveur réseau. Cela a l'avantage de faire que
ScanFile est plus facile à entretenir quand les mises à jour deviennent disponibles.
La procédure d'installation dépendra du système d’exploitation réseau sur lequel le serveur ScanFile doit être installé pour être lancé. ScanFile peut
être installé sur des serveurs Microsoft Windows 2000/2003/2008/2012/2012
R2 et des serveurs Novell Netware. De plus, un PC sous Microsoft Windows
2000/XP/Vista/7/8/8.1 peut être employé comme un serveur d’un groupe de travail restreint pouvant aller jusqu’à 10 connexions.
Important
La première fois, veuillez NE PAS connecter le dongle au poste de travail avant l’installation de ScanFile. Le programme d'Installation installera les pilotes du dispositif dongle et le logiciel utilitaire.
Mise à jour
Si vous mettez à niveau depuis ScanFile 2000 ou ScanFile 2002 vous NE
DEVEZ PAS désinstaller ou effacer votre précédente installation ou même en effectuer le transfert de licence
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Installation monoposte
Installation monoposte
Pour installer ScanFile, choisissez
Exécuter… du Menu Démarrer et choisissez ensuite SetupSF.exe dans le répertoire SOFTWARE sur le CD de ScanFile. Cliquez sur le bouton OK
Emplacement
Après que vous avez choisi la langue, vous devrez choisir le lecteur et le répertoire dans lequel ScanFile sera installé. Par défaut le programme d’installation vous propose C:\Program files\SCANFILE généralement cela devrait être accepté.
La boite de dialogue du choix du répertoire de destination montrera aussi l’espace disque disponible sur le lecteur choisi, ainsi que l'espace disponible après l’installation de ScanFile. Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, cliquez sur le bouton Suivant.
Sauvegarde
Le programme d’installation vous demandera si vous désirez sauvegarder les fichiers que le processus d'installation de ScanFile remplace. Ceux-ci peuvent être des versions de fichiers plus anciennes que les composants de
ScanFile - si vous installez par dessus une installation existante - ainsi que les composants communs de Windows. Si vous voulez sauvegarder ces composants, le programme d’installation vous propose de créer un répertoire
Backup dans l’emplacement d’installation choisi précédemment.
Veuillez noter que le processus d'Installation de ScanFile remplacera uniquement les PLUS ANCIENNES versions de composants communs de
Windows
Composants
L’étape suivante vous demande de choisir les composants de ScanFile à installer. Le cœur du programme ScanFile sera installé automatiquement, mais vous devez choisir les options complémentaires individuellement.
Veuillez noter que si vous n'avez pas acheté le TIFFWriter, l’OCR ou l'option d’impression virtuelle ScanFile VNP, ceux-ci ne fonctionneront pas.
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Installation monoposte
Option/Module Description
Intégration MS-Office Cette option ajoute les fonctions : envoyé à
ScanFile et Imprime et envoie à ScanFile dans
Microsoft Office 2000, 2003, 2007 ou XP La version
MS Office 97 supporte uniquement Word et Excel.
Pour utiliser l’intégration MS Office une version de
Ms Office doit être installée au préalable
ScanFile CD Cette option permet de créer des CD de données qui incluront un programme de recherche ScanFile copié sur le CD. Cela permet la recherche de document depuis le CD sur n’importe quel PC.
ScanFile TIFFWriter
Cette option installe un pilote d’imprimante spécifique, qui permet d’imprimer des documents depuis n’importe quelle application Windows dans le format de fichier image TIFF G4 directement dans un Dossier ScanFile
ScanFile OCR
Extensions
ASPI Layer
ScanFile VNP
Cette option offre Deux aménagements. Les
Documents peuvent être directement indexés par la fonction OCR Zone. De plus, l’OCR plein texte peut-
être réalisé permettant de rechercher dans les documents un texte spécifié.
Couramment l’extension consiste en un rapport d’exception. Cela permet de vérifier l’existence de nombres sur un espace défini dans un dossier
ScanFile. Un enregistrement sera créé reportant les numéros manquant ainsi que ceux qui sont présent plusieurs fois.
Cette option installera la dernière version des pilotes ASPI d’ADAPTEC pour leurs cartes SCSI.
Cela sera nécessaire si vous voulez numériser sur une station de travail avec un scanner relié à une carte SCSI
Avec SCANFILE VNP, vous pouvez créer imprimantes virtuelles qui permettent
«l’impression » des documents, convertis en image
TIFF, sauvegardés dans des répertoires spécifiés, et pouvant être importés directement dans des répertoires de SCANFILE
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Serveur Microsoft
Liste de sélection Personnelle
Le programme vous demandera de sélectionner le répertoire utilisé pour stocker les fichiers de listes de sélection personnelles des utilisateurs. La valeur par défaut sera un répertoire appelé Data qui sera créé dans le répertoire de ScanFile. Une fois que le répertoire est choisi, cliquez sur le bouton Suivant
… L’installation de ScanFile commencera et une fenêtre de progression sera affichée.
Licence
Une fois que l'installation de ScanFile est terminée, le dongle peut être connecté au poste de travail et être ensuite activé. Veuillez vous reporter au chapitre Licence pour des instructions sur la façon d’activer le dongle.
Serveur Microsoft
ScanFile peut être installé sur Microsoft Windows Serveurs
2000/2003/2008/2012/2012 R2. Veuillez vous assurez, que le système d'exploitation du serveur est à jour, avec le dernier Service Pack publié, avant l'installation de ScanFile.
L'installation de ScanFile DOIT être EXÉCUTÉE directement sur le serveur, non d’un poste de travail, car des Services Windows seront installés.
Installation
Pour installer ScanFile sur le serveur, choisissez Exécuter
… du Menu
Démarrer et choisissez alors SetupSF.exe depuis le répertoire SOFTWARE sur le CD de ScanFile Avant de cliquer sur le bouton OK, ajoutez le commutateur /U. Assurez vous que la lettre U soit en Majuscule :
<Lecteur CD-ROM >\Software\SetupSF.exe /U
La première étape consiste à choisir la langue dans laquelle SCANFILE sera utilisé. Sélectionnez le langage souhaité et appuyez sur OK.
Emplacement
Après que vous ayez choisi la langue, vous devrez choisir le lecteur et le répertoire dans lequel ScanFile sera installé. Par défaut C:\SFNet\ScanFile sera proposé, il peut être changé en cliquant sur Parcourir pour choisir
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Serveur Microsoft l’emplacement sur le serveur ou vous voulez installer ScanFile. Une fois choisi le lecteur et le répertoire, appuyez sur le bouton Suivant.
Lors de l’installation sur un lecteur de serveur, ScanFile devrait être installé dans le répertoire des applications serveur (ex : SFNET), pas à la racine du lecteur du serveur. Le répertoire des applications serveur est d’autre part partagé pour l’utilisation client. Ceci fait que lorsqu’un emplacement serveur est connecté par un client, le répertoire du programme ScanFile n’est pas à la racine du disque connecté. (Disque mappé)
Sauvegarde
Le programme d’installation vous demandera si vous désirez sauvegarder les fichiers que le processus d'installation de ScanFile remplace. Ceux-ci peuvent être des versions de fichiers plus anciennes que les composants de
ScanFile - si vous installez par dessus une installation existante - ainsi que les composants communs de Windows. Si vous voulez sauvegarder ces composants, le programme d’installation vous propose de créer un répertoire
Backup dans l’emplacement d’installation choisi précédemment.
Veuillez noter que le processus d'Installation de ScanFile remplacera uniquement les PLUS ANCIENNES versions de composants communs de
Windows
Liste de sélection Personnelle
Le programme vous demandera de sélectionner le répertoire utilisé pour stocker les fichiers de listes de sélection personnelles des utilisateurs. La valeur par défaut sera un répertoire appelé Data qui sera créé dans le répertoire de ScanFile. Une fois que le répertoire est choisi, cliquez sur le bouton Suivant
… L’installation de ScanFile commencera et une fenêtre de progression sera affichée.
Licence
Une fois que l'installation de ScanFile est terminée, le dongle peut être connecté au serveur. Le service Wibu-Key Server doit alors être démarré.
Ceci peut être fait manuellement ou automatiquement en rebootant le serveur.et être ensuite activé. Si vous souhaitez activer le dongle directement depuis le serveur vous devez effectuer une installation Client pour installer les fichiers nécessaires. Veuillez vous reporter au chapitre
Licence pour des instructions sur la façon d’activer le dongle.
Une fois l’installation serveur terminée, l’installation des clients peut maintenant être exécutée.
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Serveurs Netware de Novell
Si vous souhaitez utiliser Remote Services une installation client doit être réalisée sur le serveur pour installer les composants nécessaires.
Serveurs Netware de Novell
ScanFile peut être installé sur un serveur Netware, mais à la différence des systèmes d'exploitation serveur de Microsoft, il ne peut pas être exécuté sur le serveur. De plus, les Remote Services sont incapables de fonctionner sur des serveurs Netware, bien qu'ils puissent être configurés pour être exécutés sur un client.
L'installation doit être exécutée depuis un client réseau fonctionnant sous
Windows 2000/XP/Vista/7/8/8.1.
Veuillez également noter que le dongle ne peut être activé sur les serveurs
Novell. Ceci peut être effectué sur un poste de travail client après l’installation serveur et client. Une fois que le dongle à été activé, il peut être connecté au serveur Novell.
Depuis le client réseau avec des droits de Superviseur sur le serveur
Netware, choisir Exécute r… du Menu Démarrer et choisissez alors
SetupSF.exe depuis le répertoire Software sur le CD de ScanFile Avant d’appuyer sur le bouton OK, ajoutez le commutateur /U /NOVELL à la fin de
SetupSF.exe. Veuillez vous assurer que les paramètres sont en
Majuscules:
<CD-ROM Drive>\Software\SetupSF.exe /U /NOVELL
La première étape vous demande de choisir la langue pour l’installation de
ScanFile Choisissez la langue et cliquez sur OK
Emplacement
Après que vous ayez choisi la langue, vous devrez choisir le lecteur et le répertoire dans lequel ScanFile sera installé. Le chemin proposé par défaut est C:\SFNet\ScanFile, il peut être changé en appuyant sur Parcourir pour choisir l’emplacement sur le serveur ou vous voulez installer ScanFile. Après avoir choisi le lecteur et le répertoire appuyez sur le bouton Suivant.
Lors de l’installation sur un lecteur de serveur, ScanFile devrait être installé dans le répertoire des applications serveur (ex : SFNET), pas à la racine du lecteur du serveur. Le répertoire des applications serveur est d’autre part partagé pour l’utilisation client. Ceci fait que lorsqu’un emplacement serveur est con necté par un client, le répertoire du programme ScanFile n’est pas à la racine du disque connecté. (Disque mappé)
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Serveurs Netware de Novell
Sauvegarde
Le programme d’installation vous demandera si vous désirez sauvegarder les fichiers que le processus d'installation de ScanFile remplace. Ceux-ci peuvent être des versions de fichiers plus anciennes que les composants de
ScanFile - si vous installez par dessus une installation existante - ainsi que les composants communs de Windows. Si vous voulez sauvegarder ces composants, le progra mme d’installation vous propose de créer un répertoire
Backup dans l’emplacement d’installation choisi précédemment.
Liste de sélection Personnelle
Le programme vous demandera de sélectionner le répertoire utilisé pour stocker les fichiers de listes de sélection personnelles des utilisateurs. La valeur par défaut sera un répertoire appelé Data qui sera créé dans le répertoire de ScanFile. Une fois que le répertoire est choisi, cliquez sur le bouton Suivant
… L’installation de ScanFile commencera et une fenêtre de progression sera affichée.
Fichiers de licence Dongle
Une fois l’installation terminée, vous devez modifier le fichier WibuNov.ini, qui se trouve dans le répertoire Dongle
, à l’intérieur du répertoire du programme ScanFile. Ce fichier est utilisé par le dongle NLM lors du contrôle de la licence ScanFile.
WibuNov.ini contient des références aux emplacements de quatre fichiers de licence qui interagissent avec le dongle NLM. Les quatre fichiers sont:
WKNetSF.dat
WKNetTic.dat
WKNetSWS.dat
WKNetSRS.data pour ScanFile pour la gestion des CD Tickers pour WebServer pour RemoteStation
Ces fichiers sont dans le même répertoire que WibuNov.INI, dans le répertoire Dongle
, à l’intérieur du répertoire du programme ScanFile.
Ouvrez le fichier WibuNOV.ini dans un éditeur de texte et rechercher les sections suivantes :
[WkLAN]
IpPort=22347
[WKNet 818:1000] serverFile<ScanFile-Folder>\Dongle\WKNetSF.dat
RefreshTime=10
TimeOut=30
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Serveurs Netware de Novell
Selection=1234
[WKNet 818:2000] serverFile=<ScanFile-Folder>\Dongle\WKNetTic.dat
RefreshTime=10
TimeOut=30
Selection=1234
[WKNet 818:3000] serverFile=<ScanFile-Folder>\Dongle\WKNetSWS.dat
RefreshTime=10
TimeOut=30
Selection=1234
[WKNet 818:4000] serverFile=<ScanFile-Folder>\Dongle\WKNetSRS.dat
RefreshTime=10
TimeOut=30
Selection=1234
Le paramètre serverFile dans chaque section doit contenir le chemin du fichier de l’application.
La valeur de ce paramètre doit contenir le nom de volume Novell, et le nom du répertoire. Par exemple, si ScanFile a été installé dans un répertoire appelé ScanFile
, à l’intérieur du répertoire Apps sur le volume SYS, alors le chemin sera le suivant
SYS:\Apps\ScanFile\Dongle\<Filename>
La section pour ScanFile devrait être change comme suit:
[WKNet 818:1000]
serverFile=SYS:\Apps\ScanFile\dongle\WKNetSF.dat
RefreshTime=10
TimeOut=30
Selection=1234
Une fois que vous avez change les valeurs de serverFile dans les quatre sections, vous pouvez sauvegarder et fermer le fichier WibuNov.INI
Dongle NLM
Pour que ScanFile soit capable de trouver le dongle une fois qu'il a été activé, le dongle Netware Loadable Module (NLM) doit être chargé. Le
Dongle ne peut pas être activé depuis le Serveur Novell, cela doit être fait sur un Client, avant de le connecter au serveur et de démarrer le NLM.
Veuillez voir le chapitre Licence sur l'activation du dongle.
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Installation Client Réseau
Avant de charger le NLM, copiez-le depuis le répertoire Dongle dans le répertoire System sur le serveur de Novell. Vous pouvez alors charger le
NLM de la Console du serveur Novell en tapant : LOAD WKSVNW.NLM suivi par le chemin complet au fichier WibuNov.ini comme paramètre. Par exemple:
LOAD WKSVNW.NLM SYS:APPS\SCANFILE\DONGLE\WIBUNOV.INI
Cela doit également être ajouté au serveur Autoexec.ncf
, pour qu’il soit automatiquement chargé si le serveur est redémarré.
L’installation sera maintenant terminée et les clients pourront exécuter
ScanFile.
Installation Client Réseau
Pour effectuer l’installation client, le fichier SetupSF.exe doit être exécuté depuis le répertoire du programme ScanFile sur le serveur. Le paramètre /N en majuscule doit être ajouté à la ligne de commande, lors de l’exécution de
SetupSF.exe
. Ce fichier a été copié dans ce répertoire lors de l’installation serveur.
Connectezvous en temps qu’administrateur.
Sur le client, connectez un disque réseau pointant sur le répertoire
\SFNET sur le serveur.
Commencez l’installation avec Démarrer ->Exécuter ->Parcourir…, rechercher le fichier setupsf.exe dans le répertoire ci-dessous désigné du serveur et rajouter le /N soit :
[lettre du disque réseau]:\scanfile\setupsf.exe /N
Le programme d’installation demandera en premier de choisir la langue d’installation. Choisissez le langage et appuyez sur OK.
Components
L’étape suivante vous demande de choisir les composants de ScanFile à installer. Le cœur du programme ScanFile sera installé automatiquement, mais vous devez choisir les options complémentaires individuellement.
Veuillez noter que si vous n'avez pas acheté le TIFFWriter, l’OCR ou l'option d’impression virtuelle ScanFile VNP, ceux-ci ne fonctionneront pas.
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Installation Client Réseau
Option/Module Description
Intégration MS-Office Cette option ajoute les fonctions : envoyé à
ScanFile et Imprime et envoie à ScanFile dans
Microsoft Office 2000, 2003, 2007 ou XP La version
MS Office 97 supporte uniquement Word et Excel.
Pour utilis er l’intégration MS Office une version de
Ms Office doit être installée au préalable
ScanFile CD Cette option permet de créer des CD de données qui incluront un programme de recherche ScanFile copié sur le CD. Cela permet la recherche de document depuis l e CD sur n’importe quel PC.
ScanFile TIFFWriter Cette option installe une imprimante qui permet d’imprimer des documents depuis n’importe quelle application Windows au format TIFF G4 ou JPEG directement dans un répertoire ScanFile
ScanFile OCR
Extensions
Cette option offre Deux aménagements. Les
Documents peuvent être directement indexés par la fonction OCR Zone. De plus, l’OCR plein texte peut-
être réalisé permettant de rechercher dans les documents un texte spécifié.
Couramment l’extension consiste en un rapport d’exception. Cela permet de vérifier l’existence de nombres sur un espace défini dans un dossier
ScanFile. Un enregistrement sera créé reportant les numéros manquant ainsi que ceux qui sont présent plusieurs fois.
ASPI Layer
ScanFile VNP
Cette option installera la dernière version des pilotes ASPI d’ADAPTEC pour leurs cartes SCSI.
Cela sera nécessaire si vous voulez numériser sur une station de travail avec un scanner relié à une carte SCSI
Avec Scanfile VNP, vous pouvez créer imprimantes vi rtuelles qui permettent «l’impression » des documents, convertis en image TIFF, sauvegardés dans des répertoires spécifiés, et pouvant être importés directement dans des répertoires de
Scanfile
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Suppression de ScanFile
Liste de sélection Personnelle
Le programme vous demandera de sélectionner le répertoire utilisé pour stocker les fichiers de listes de sélection personnelles des utilisateurs. La valeur par défaut sera un répertoire appelé Data qui sera créé dans le répertoire de ScanFile. Une fois que le répertoire est choisi, cliquez sur le bouton Suivant
… L’installation de ScanFile commencera et une fenêtre de progression sera affichée.
Remote Service est disponible après une installation monoposte ou
Client/Server sur la même machine.
Le service n’est pas démarré automatiq uement lorsque l’installation est terminée. Si vous voulez utiliser les fonctionnalités de Remote Service, reportez vous au chapitre ‘Remote
Services’ pour de plus amples informations sur les réglages et le démarrage du service.
Suppression de ScanFile
ScanFile peut être supprimé d'un poste de travail ou du serveur en choisissant ScanFile dans ajout / suppression de Programmes à partir du
Panneau de configuration.
Si vous installez ScanFile Client et ScanFile Server sur une machine, la désinstallation ci dessus retirera uniquement le client. Pour désinstaller le
Server, aller sur Démarrer -> Exécuter et entrez <Répertoire de ScanFile
>\Unwise.exe <Répertoire de ScanFile>\ScanFile_uninstall.log.
Quand ScanFile est installé, sur un serveur, ou sur un PC en réseau comme client, un fichier ScanFile_UNINSTALL.LOG est soit créé soit mis à jour dans le répertoire du programme ScanFile. Ce fichier détaille exactement quels éléments de ScanFile et des composants communs de Windows ont
été installés, ainsi que les entrées de la base de Registre de Windows mis à jour ou créées. Le programme de désinstallation utilise l’information dans ce fichier pour ne supprimer que les éléments qui ont été ajoutés quand
ScanFile a été installé. Il est très important que ce fichier ne soit jamais supprimé.
Le programme de désinstallation de ScanFile ne supprime pas les dossiers suivants:
Répertoires
Bibliothèques
Base de données d'utilisateur
Bases de données d'audit
Bases de données de cheminement de document
Base de données de Calibre de COLD
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Résumé
Base de données OCR et calibre reconnaissance de forme
Dossiers de Liste de sélection Personnels
Résumé
Type d’Installation
Monoposte
Microsoft Server
Novell Server
Client
SetupSF.exe
SetupSF.exe /U
SetupSF.exe /U /NOVELL
[lettre disque réseau]:\scanfile\setupsf.exe /N
Install Location
Installation monoposte C:\ScanFile
Installation Serveur C:\program files\SFNet\ ScanFile
Emplacement sauvegarde
Pour repositionnement d’installation
Composants
Office Intégration MS Office 97, 2000, 2003, 2007 & XP
ScanFile CD Application CD Folder Retrieval
TIFFWriter
OCR
Extensions
ASPI Layer
ScanFile VNP
Imprime vers répertoire ScanFile
Zone, Plein Texte & Reconnaissance de Forme
Rapport d’Exception pour les cartes SCSI Adaptec
Impression à des emplacements spécifiques
Liste personnelle
Document privé enregistré pour chaque utilisateur. Utilisé pour envoyer des documents aux utilisateurs, et par l’option Gestion des tâches
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Installation de ScanFile
Manuel de l’utilisateur
Résumé
Remote Service
Disponible après une installation monoposte ou Client/Server et doit être configurée. Veuillez vous reporter au chapitre Remote Services pour plus d’information.
Retirer ScanFile
Toujours utiliser Panneau de configuration -> Ajout/Suppression de
programmes
Client et Serveur sur une machine, Démarrer -> Exécuter et entrez
<Répertoire ScanFile>\Unwise.exe <Rép. ScanFile>\ScanFile_uninstall.log.
La suppression de ScanFile n’efface pas les données
Installation de ScanFile
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Manuel de l’utilisateur
Licence
Licence
Licence
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Ce chapitre décrit les étapes nécessaires pour obtenir la licence de
ScanFile. Le système de licence utilisé pour les applications ScanFile est un dongle matériel. Par défaut, le dongle est livré à un état non licencié et doit
être activé avant que ScanFile puisse être démarré.
Si vous avez WebServer et/ou RemoteStation en plus de ScanFile, les licences pour ces applications seront activées sur le même dongle que
ScanFile. Lorsque vous installez ces applications, le chemin de ScanFile
2003 sera demandé, et, à partir de là, WebServer et Remote Station pourront trouver le dongle.
Qu’est ce que le Numéro de Série ?
Le numéro de série est nécessaire pour identifier le dongle. Ce Numéro est gravé sur le dongle et est nécessaire pour télécharger la clé de licence via
Internet.
Lors d’une demande de licence pour activer le dongle, si un numéro de série incorrecte est fourni, la licence ne sera pas générée via internet.
Qu’est-ce que le Pick-up-Code ?
Lorsqu’un système ScanFile ou qu’une mise à jour d’une installation existante a été achetée, un Pick-up code sera publié Ce code en conjonction avec le numéro de série est utilisé pour activer la licence sur le dongle. Un
Pick Up code sera créé après la commande d’une nouvelle licence ou une mise à jour de licence.
Comment la licence est contrôlée ?
La façon dont la licence est contrôlée dépendra du système d'exploitation sur lequel le serveur ou le poste de travail ScanFile est exécuté.
Lors de l’installation de ScanFile, un répertoire Dongle est créé dans le répertoire du programme ScanFile, Ce répertoire contient les diverses configurations du dongle et des fic hiers d’information.
Veuillez noter que TCP/IP est le seul protocole supporté par le dongle, lors de l’utilisation dans un environnement réseau.
Licence
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Manuel de l’utilisateur
Obtention de la Licence
Windows 2000/2003/2008/2012/2012 R2
Lorsqu’une installation Serveur ScanFile est réalisée sur les serveurs
Windows Windows 2000/2003/2008/2012/2012 R2, le service WIBU-KEY
Server sera installé, et configuré pour démarrer automatiquement. Sans ce service, les Clients seront incapable de trouver le dongle ScanFile.
Pour les installations monoposte aucun service n’est installé ou requis.
Novel Netware
Le Netware Loadable Module (NLM) WKSVNW.NLM qui est fourni par
ScanFile est copié dans le répertoire Dongle pendant l'installation. Il doit être chargé sur le serveur de Netware.
Idéalement, il doit être copié dans répertoire SYSTEM de Netware.
Sans ce fichier NLM chargé, ScanFile ne trouvera pas le dongle !
Obtention de la Licence
Quand ScanFile est installé et qu'il est lancé pour la première fois, une fenêtre affiche qu'il n'a pas de licence et ouvre alors le Gestionnaire de
Licence. Lors de l’ouverture à la première installation, le gestionnaire de licence affichera uniquement le numéro de série du dongle.
Ceci peut également être exécuté depuis le programme Gestionnaire de
Licence à partir du groupe de programme ScanFile lorsque vous mettez à jour la Licence.
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Licence
Manuel de l’utilisateur
Obtention de la Licence
Après une mise à jour réussie ou si votre dongle est déjà activé, toutes les licences des programmes et des options seront affichés.
Le dongle peut être activé sur un serveur ou un poste de travail Microsoft
Windows, une fois que le client ScanFile a été installé. Pour les installations sur serveur Novell Netware, le dongle peut seulement être activé lorsqu’il est connecté à une station de travail Microsoft Windows, après que l’installation client ait été terminée.
Il y a 2 méthodes d'activer le Dongle de ScanFile via l'Internet en employant le Gestionnaire de Licence lors de l'achat d'un nouveau système de
ScanFile, ou lors de la mise à niveau d’une installation de ScanFile existante
Un Pick up code qui vous permet d'activer le Dongle de ScanFile sera publié lors de l’achat de ScanFile. Il vous permet de prendre la licence. Veuillez vous assurez que le Dongle est connecté au serveur ou au poste de travail que vous employez et exécutez ensuite le Gestionnaire de Licence de
ScanFile.
Après de démarrage du Gestionnaire de Licences un mot de passé est requis à moins que la connexion utilisateur ait été désactivée. Un utilisateur nécessite les droits administrateur ScanFile pour mettre à jour la licence
Licence
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Manuel de l’utilisateur
Obtention de la Licence
Si vous dé marrer ScanFile pour la première fois et que vous n’avez pas encore créé les utilisateurs, vous devez utiliser la connexion de l’utilisateur par défaut ScanFile:
Nom Utilisateur: admin
Mot de Passe: admin
Veuillez noter que le mot de passe est sensible à la casse (MAJ / min) !
Licence Internet
Si vous avez lancé License Manager vous pouvez mettre à jour la licence via internet en cliquant sur le bouton Licence Internet. Pour que cette option fonctionne, le serveur ou le poste de travail sur lequel vous avez lancé
License Manager doit avoir un accès à internet.
Après validation du bouton Licence Internet, vous devrez entrer le Pick-up code qui vous a été fourni.
Une fois rentrée, appuyez sur OK, le Gestionnaire de Licence se connectera et vérifiera que le dongle et le Pick up code correspondent. Un écran de confirmation s’affichera, vous montrant les détails et les options achetées. Si l’écran est correct, appuyez sur le bouton Activer pour valider la licence sur le dongle.
Une fois activé, le Gestionnaire de Licence reviendra à l’écran principal, et les programmes et les options seront affichés. Le Gestionnaire de Licence peut alors être fermé
Sauvegarde /chargement depuis fichier
Si la connexion Internet n’est pas disponible, un fichier de statut du Dongle peut être sauvegardé sur disque et téléchargé sur le site ScanFile Licence.
Un fichier d’activation du dongle sera alors retourné. Il pourra être chargé et le dongle activé.
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Licence
Manuel de l’utilisateur
Obtention de la Licence
Une fois démarré Licence Manager, cliquez sur Sauvegarder dans. Vous devrez entrer dans la fenêtre qui apparait le pick-up code qui vous a été fourni, ainsi que les détails de votre société:
Une fois entré les renseignements et après avoir appuyé sur la touche OK,
License manager ouvrira une fenêtre, pour sauvegarder le fichier de licence.
Le nom du fichier est votre Numéro de série, l’extension est .dsc.
Transférez le fichier .dsc sur un poste de travail ayant accès à Internet.
connectezvous au site suivant à l’aide de l’explorateur:
www.scanfile.com/dongle
Entrez le chemin ou se trouve le fichier .dsc et cliquez sur OK.
Un fichier d’activation ayant l’extension .dsl vous sera alors retourné.
Sélectionnez l’option Sauvegarder et sauvegarder le fichier à l’emplacement que vous souhaitez
Transférez le fichier .dsl sur le poste de travail ou le serveur sur lequel le dongle est connecté.
Dans License Manager, sélectionnez l’option Charger du fichier et parcourez jusqu’à l’emplacement ou le fichier .dsl est sauvegardé, mettez en surbrillance le fichier et cliquez sur OK.
Licence
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Manuel de l’utilisateur
Mise à jour
License Manager met alors à jour le dongle avec la dernière information de licence. Une fois activé, License Manager reviendra à l’écran principal de la
Licence ou les programmes et les options sont affichés. License Manager peut alors être fermé.
Mise à jour
Si vous mettez à niveau depuis ScanFile 2000 ou ScanFile 2002, il est très important que votre installation de ScanFile existante NE soit PAS désinstallé ou effacé ou même de ne pas en effectuer le transfert de licence, avant d’activer la licence Dongle.
Lors que vous essayé d’activer la licence sur votre dongle ScanFile, Le gestionnaire de Licence cherchera une licence Crypkey existante, Si elle n’est pas trouvée, l’activation échouera.
De plus, le numéro de série de la licence Crypkey sera contrôlé en regards des informations de mise à jour du dongle, et, si la correspondance n’est pas trouvée la licence dongle échouera.
Si le Gestionnaire de Licence trouve la licence Crypkey, Le dongle sera activé, la licence Crypkey sera effacée, et l’installation précédente retirée.
Applet Dongle
Quand une installation Serveur ou Client est exécutée, un applet Dongle est ajouté au Panneau de configuration de Windows. Il peut être employé pour vérifier que le Dongle peut être trouvé par le poste de travail ou le serveur. Il sert également à adresser ScanFile vers un Dongle connecté à un serveur ou à un poste de travail spécifique.
Démarrer l'applet en ouvrant le Panneau de configuration de Windows et en sélectionnant l'applet Wibu-Key.
L'écran suivant s’affiche :
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Licence
Manuel de l’utilisateur
Applet Dongle
En sélectionnant l'option Lit les ports sur l'onglet Contenu de Wibu-box le poste de travail ou le réseau seront parcourus pour trouver des Dongles, selon la sélection Poste de travail ou Réseau. Cela permet de confirmer que le poste de travail trouve le Dongle.
Vous pouvez forcer ScanFile à chercher seulement un Dongle sur un serveur ou un poste de travail spécifique en choisissant l'onglet Réseau et en entrant dans la Liste de recherche des serveurs WkLan le Nom de l’ordinateur ou l'adresse IP du serveur sur lequel le Dongle est connecté. Dans l'exemple cidessous, ScanFile emploiera le Dongle attaché à ASUS-CR.
Licence
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Manuel de l’utilisateur
Applet Dongle
NOTE:
Sur un serveur dans une installation réseau, le sous-système WIBU- KEY
“Local” devrait être désactivé. Autrement le serveur pourrait approcher le dongle via les pilotes locaux et bloquer les clients réseau. Dans ce cas les clients réseau peuvent reporter « Pas de licence valide ».
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Licence
Manuel de l’utilisateur
Premiers pas
Premiers pas
Premiers pas
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Cette section décrit les premiers pas après l’installation de ScanFile. Elle vous guide vers le premier démarrage de ScanFile, le processus de licence et vous informe des paramètres importants.
Lancer ScanFile
Lors de l’installation de ScanFile, un groupe de programme Windows est créé. Lancer ScanFile en sélectionnant Tous les Programmes -> ScanFile
–> ScanFile. Un écran d’ouverture de session ScanFile s’affiche.
Entrez votre nom et votre mot de passe. La première fois que vous lancez
ScanFile connectezvous en temps qu’utilisateur préinstallé admin, avec
admin comme mot de passe. Avec cet utilisateur préinstallé, vous pouvez entrez tous les paramètres nécessaires et avoir un accès complet à chaque option de licence.
Connexion au premier Démarrage:
Nom utilisateur : admin
Mot de Passe : admin
Veuillez respecter la casse du mot de passe!
L’utilisateur admin possède tous les droits dans ScanFile. Le mot de passe préinstallé devrait toutefois être change après le premier démarrage, de façon à prévenir des accès non autorisés.
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Premiers pas
Manuel de l’utilisateur
Ecran principal de ScanFile
Ecran principal de ScanFile
Après une connexion réussie, l’écran principal sera affiché. Si vous n’avez pas encore de licence ScanFile, License Manager s’ouvrira automatiquement. Veuillez vous reporter au chapitre sur le Licence sur la manière d’activer la licence de votre Dongle ScanFile.
Cette fenêtre aura une barre de menu standard Windows et des barres d’outils pour un accès rapide aux différentes fonctions.
Lorsque vous lancez ScanFile pour la première fois, ce sont les paramètres par défaut qui sont normalement appliqués pour permettre à l’application de reconnaître quels dispositifs d’entrée utiliser et à quel endroit vous souhaitez enregistrer les documents. Une courte description pour savoir comment appliquer ces réglages suit.
Lecteurs de recherche
Avant de pouvoir créer des répertoires et des librairies, des lecteurs de recherche pour travailler avec ScanFile doivent être définis. Choisissez depuis le menu fichier Sélectionnez lecteurs pour recherche pour vous permettre de spécifier les emplacements qui peuvent être sur le poste de travail, sur des disques Mappés ou sur des chemins UNC. Dans la fenêtre
Lecteurs de recherche, une liste des disques et chemins qui ont été ajoutés
Premiers pas
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Manuel de l’utilisateur
Sélection & Configuration Scanner sera affiché. Lorsque ScanFile est démarré la première fois, l’écran de sélection des lecteurs de recherche est automatiquement affiché, et listera les disques disponibles sur le poste de travail.
La liste des Lecteurs de Recherche est stockée centralement et partagée avec tous les postes de travail. Si un utilisateur n’a pas assez de droit d’accès à des chemins définis, ces chemins apparaitront comme vide.
Pour ajouter un emplacement de stockage à la liste, pressez le bouton « + »
(sur la droite partie supérieure de la fenêtre), ou cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre puis cliquez sur Add. Une fenêtre de sélection d’emplacement s’ouvrira et vous pourrez alors sélectionner le disque, lecteur ou le Chemin UNC que vous voulez ajouter
Pour retirer un emplacement de stockage, mettez en surbrillance dans la liste et cliquez sur le bouton «
– » sur le côté gauche partie supérieure de la fenêtre.
Sélection & Configuration Scanner
Avant de réaliser toute opération de numérisation d’un document, il faut d’abord sélectionner le scanner. Sélectionnez Sélectionner numériseur à partir du menu Fichier puis choisissez l’appareil correspondant.
Sélectionnez ensuite Configuration du numériseur, depuis le menu
Options pour appliquer les paramètres par défaut du scanner sélectionné.
Ces paramètres concernent en général : la définition de numérisation, la taille du papier, le type de numérisation simple face/ double face, la luminosité, le contraste, etc.
Une description complète des différentes options propres à l’ensemble des scanners est fournie dans le chapitre Installation du scanner
Les paramètres du scanner sont sauvegardés pour chaque utilisateur et chaque répertoire. Veuillez noter : en sélectionnant Options ->
Configuration du numériseur les paramètres pour le répertoire ouvert sont modifies. Si aucun répertoire n’est ouvert, les paramètres du scanner sont sauvegardés par défaut pour l’utilisateur connecté, celui qui a ouvert la session Scanfile. Ces paramètres seront alors copiés dans chaque nouveau répertoire qui sera créés par cet utilisateur.
Il est très important de lire et de comprendre le chapitre Paramètres
Généraux pour vous assurer d’obtenir le meilleur de votre solution ScanFile.
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Premiers pas
Manuel de l’utilisateur
Etapes suivantes
Etapes suivantes
Avant de pouvoir enregistrer des documents dans ScanFile vous devez d’abord créer des répertoires ScanFile pour pouvoir les y enregistrer.
L’opération de création de répertoire est décrite dans le chapitre Création de
répertoire du manuel Utilisateur. Une fois vos documents enregistrés, il vous est possible d’utiliser les options de recherche et de visualisation décrite dans le chapitre Recherche & Visualisation.
Nous vous recommandons de consulter également le chapitre Paramètres
généraux. Ce chapitre décrit en effet les différentes options disponibles qui peuvent influer sur l’interface principale de ScanFile, sur la façon dont les répertoires et les librairies ScanFile seront affichées, les opérations de recherches par motclé et l’affichage des listes de sélections. Beaucoup d'autres paramètres influençant le comportement de ScanFile sont
également décrits en ce chapitre.
Il est très important de lire et de comprendre le chapitre Paramètres
généraux afin de s’assurer de tirez le meilleur parti de votre solution
ScanFile.
Premiers pas
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Manuel de l’utilisateur
Répertoires
Répertoires
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Tous les documents, qu’ils aient été scannés ou importés dans ScanFile, sont conservés dans les répertoires ScanFile. Ces répertoires contiennent non seulement les images des documents mais également les informations d’indexation et les annotations associées à ces images.
Si vous utilisez le module OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) fourni en option, les tableaux plein texte de l’OCR sont également inclus dans le répertoire.
Les répertoires peuvent être crées sur tout média réinscriptible mis à la disposition de l’ordinateur comme lecteur de référence. Ceci inclut également les lecteurs réseaux. Il est fortement recommandé d’utiliser des lecteurs distincts pour l’enregistrement des répertoires et pour l’installation des programmes.
Lorsque vous créez un répertoire, vous pouvez lui attribuer un nom comportant jusqu’à 32 caractères et spécifier jusqu’à dix champs d’une longueur maximale de 255 caractères par champ.
Ces fonctionnalités peuvent être appliquées aux différents champs qui servent à l’indexation rapide automatique au cours de la numérisation du document ou en post-indexation.
Création d’un répertoire
Pour créer un répertoire, sélectionnez Configuration des répertoires à partir du menu Fichier. La boîte de dialogue cidessous s’affiche:
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Création d’un répertoire
A partir de cet écran Configuration des répertoires, il est possible de créer ou de modifier un répertoire. Vous devez tout d’abord choisir le lecteur de destination ou le Chemin UNC sur lequel le répertoire doit être créé, puis attribuez un nom au répertoire. Vous devez spécifier également une capacité maximale pour ce répertoire. Dans notre exemple, la capacité maximale a
été fixée à 600MB pour un CD.
Une fois que la capacité maximum est atteinte, il n’est plus possible d’enregistrer de documents dans le répertoire et un message d’invite vous demande d’archiver le répertoire vers un CD ou un DVD. Une capacité personnalisée en Mégaoctets peut être d
éfinie par l’utilisateur, de même que certaines options pour l’utilisation d’autres types de média. Il existe une option de capacité illimitée pour les lecteurs réseaux en RAID.
Les champs d’index du répertoire peuvent alors être définis. Un répertoire p eut avoir jusqu’à 10 champs, chaque champ disposant d’une longueur maximum de 255 caractères et l’ensemble des Propriétés des champs et des Paramétrages étendus des champs décrites page suivante peut leur
être appliquée. Les noms, longueurs et fonctions des champs peuvent être modifiés à tout moment sans perte des données existantes.
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Répertoires
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Propriétés des champs
Propriétés des champs
Chaque champ peut être paramétré avec une propriété propre, dépendant des conditions pour ce champ. Les propriétés disponibles sont les suivantes
Aucune
Aucune propriété automatique de format d'indexation ou de champ n'est appliquée.
Répétition
Toute saisie dans ce champ sera conservée et transmise à l’ensemble des enregistrements créés ultérieurement, jusqu’à ce que cette entrée soit modifiée.
Compteur
‘’ ‘’
Le contenu de ce champ est automatiquement incrémenté d’un chiffre ou d’un caractère. Toute la partie gauche du champ sera remplie avec des espaces ‘’ ‘’.
Compteur avec ‘’ 0 ‘’
Idem ci-dessus, sauf que toute la partie gauche du champ sera remplie avec des 0.
Date
La date du système est automatiquement saisie dans ce champ. Veuillez noter que le format de date de sélection à partir du système d’exploitation est de type Format Date Abrégé. Type 12/03/2003
Date longue
La date système sera écrite dans le champ automatiquement, tel que défini au niveau système.
Type Mercredi 12 Mars 2003
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Propriétés des champs
Code à barres
Un code à barres se trouvant sur le document scanné est lu puis saisi automatiquement dans ce champ. Le type de code à barres doit être défini à partir du menu Options.
Modulo
Cette option permet de vérifier qu’il n’y a aucune anomalie dans la saisie grâce à l’utilisation de chiffres preuves intégrés dans le nombre en cours de saisie.
Thésaurus
Une liste prédéfinie de mots, ainsi que leurs synonymes associés, peut être appliquée à l’un des champs. Si le synonyme est saisi au moment de l’indexation, le mot correspondant s’affiche à l’écran.
Liste externe d’index
La propriété de champ Liste externe permet de connecter des champs d’index ScanFile avec des champs dans un fichier d’index. Plus tard vous pourrez indexer rapidement vos documents avec les données d’index de ce fichier.
Depuis la boîte combo Propriété des champs, sélectionnez Liste Externe
d’index et choisissez ensuite le fichier de données qui contient l'information d'index. Une fenêtre est alors affichée, dans laquelle vous devez entrer un nombre de champs, le séparateur des champs, le délimiteur des champs et le mode texte. En cliquant sur Ligne en cours la première ligne du fichier sera lue. Les champs d'index du fichier seront affichés à gauche et les champs du répertoire peuvent être mis en concordance. Il est très important que les réglages soient correctement effectués. Une fois l’assignement des champs réglé, un clic sur OK permet de sauvegarder les réglages.
Le champ du répertoire qui est placé à la Liste Externe sera le champ se
connectant pour cette fonctionnalité.
Si vous ouvrez un répertoire, le champ connecté sera équipé d'une liste contenant les données du fichier d'index. Si vous commencez à entrer des caractères dans le champ d'index, la liste apparaîtra au-dessous du champ.
De plus la fonction essaye d'achever votre entrée avec la correspondance aux données d'index de la liste.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Propriétés de champs étendues
Vous pouvez soit choisir le nouvel index avec un double-clic sur l'article de liste ou soit confirmer les données dans le champ d'index avec la touche
„Entrée“. Cela remplira automatiquement tous les champs d'index du répertoire connecté avec l'information d'index du fichier. La liste disparaîtra et le curseur sera placé sur le champ suivant.
Si un des champs dans le fichier d'index ne contient aucune valeur (““), l’information d'index existante dans le champ d'index connecté restera. Si un des champs dans le fichier d'index contient un espace (“ “), l'information d'index existante sera supprimé.
Propriétés de champs étendues
Diverses propriétés étendues peuvent également être appliquées à chacun de ces champs. Elles servent alors à définir le type d’entrées pouvant être saisies spécifiquement pour chaque champ. Ces propriétés sont accessibles en sélectionnant le bouton Ext. situé dans la partie extrême droite du champ auquel vous souhaitez les appliquer.
Masque de saisie
Pour définir un masque de saisie, saisissez le type de caractère que vous souhaitez voir inséré dans chacune des cellules du champ dans la boîte
Masque. Les différents types de caractères possibles sont listés. Comme vous pouvez le constater dans l’exemple ci-dessous, la saisie de tirets et de traits obliques dans une ligne masque rend la présence de ces deux types de
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Propriétés de champs étendues caractères immuable à l’intérieur du champ. Ainsi, si vous entrez une saisie dans un champ, le curseur saute automatiquement les tirets et traits obliques. Vous pouvez testez le format du masque de saisie en utilisant la boîte Champ de test.
Propriété des index avec Doublon
Sous propriété des index avec doublon, vous trouverez des options de choix qui déterminent l’action qui sera prise lorsqu’une même information d’index est entrée alors qu’elle existe déjà. Les options disponibles sont:
Action Description
Aucun
Ajouter
Le contrôle des doublons est désactivé
Le document/pages seront ajoutés à l’enregistrement existant
Ajouter avec avertissement
Rejeter
Un message avertira l’utilisateur si le document doit
être ajouté à l’enregistrement existant.
L’information d’index sera rejetée
Ajouter au début Le document/pages seront ajoutés au début de l’enregistrement existant
Ajouter au début avec avertissement
Un message avertira l’utilisateur si le document/pages doivent être ajouté s au début de l’enregistrement existant
Copier l’index
Cette option est identique à Action sur doublons de propriété des champs. Si vous utilisez la propriété
Copier l’'Index dans les Propriétés Étendues des
champs vous pouvez utiliser une autre propriété des champs comme le Code barres pour le champ d'index.
Contrôle de validité de date
La validation d’une entrée de date par un utilisateur peut être effectuée en cochant Contrôle de validité de date. Ainsi les dates incorrectes ne sont pas permises. De plus vous pouvez déterminer le format dans lequel la date sera saisie par l’utilisateur en cochant Format date, et en saisissant le nouveau format dans le champ requis.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Paramétrages étendus
Exemples
Date
23.06.03
2003-06-23
06/23/2003
Format
DD.MM.YY
YYYY-MM-DD
MM/DD/YYYY
Champ obligatoire
Si cette option est sélectionnée, une saisie doit impérativement être faite dans le champ pour l’indexation.
Champs incomplet
Si cette option est sélectionnée, cela forcera l’utilisateur à saisir une information d’index dans ce champ, et ce jusqu’à la longueur complète du champ. Par exemple, si la longueur du champ est de 10, alors 10 caractères doivent être saisis par l’utilisateur dans ce champ.
Alignement
Lorsque vous saisissez des valeurs numériques, le contenu du champ peut automatiquement être aligné avec des 0 ou des espaces suivant l’option sélectionnée.
Paramétrages étendus
Feuille de séparation de lots, ScanFile peut utiliser des feuilles de séparation de lot pendant la numérisation par lots. Cela permet à plusieurs fichiers d'être placé dans le scanner en même temps avec les feuilles de séparation de lot placées entre eux. Les fichiers seront automatiquement divisés et des enregistrements créés dans le répertoire ScanFile.
Depuis la liste déroulante Feuille de Séparation de Lot, vous pouvez choisir quelle feuille de séparation doit être utilisée quand le lot de documents est numérisé dans le Répertoire.
Veuillez vous reporter au chapitre Feuille de Séparation de Lot pour une description complète de la configuration des feuilles de séparation.
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Thésaurus
Format de Compression de l’import
Une autre option de ScanFile vous apporte la possibilité d’utiliser le format de compression LuraDocument®. Cette option offre de biens meilleures performances de compression d'image sans perte significative de qualité et permet de stocker d’avantage de documents par Megaoctet que dans les formats de compression standard.
Cette option est accessible dans la Configuration des répertoires. Vous pouvez régler le format de compression d'image par défaut au format
LuraDocument® ou au format TIFF G4 ou JTIF.
Veuillez consulter le chapitre sur le format LuraDocument ® pour plus de détails.
Propriété des index avec doublons
Cette option Exécute la lecture de zone OCR vous permet d'assigner si l'action sur les doublons sera exécutée après une lecture de zone OCR.
Information index
Avec l'option Effacer les champs le contenu dans les champs d'index dans la boîte à outils sera supprimé en changeant la catégorie dans la boîte à outils de répertoire.
Contrôle de validité des documents
Le Contrôle de validité de document est un utilitaire qui vous permet d'effectuer une action sur le contenu d'un répertoire après un laps de temps défini. L’une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs pour économiser de la place.
Thésaurus
La propriété du champ Thesaurus peut être utilisée pour éliminer les index trop répétitifs et pour s’assurer que les données d’indexation (par exemple, les noms) soient saisies correctement. Une liste de mots peut être prédéfinie et des synonymes multiples ou des abréviations peuvent être définis pour chacun de ces mots. A titre d’exemple, le code « SFF »peut être appliqué
à « ScanFile France
» et, lors de l’indexation, si vous saisissez « SFF », ce raccourci sera automatiquement remplacé par « ScanFile France »'.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Thésaurus
Pour créer ou modifier une liste à partir du thésaurus, sélectionnez Créer la
liste des abréviations à partir du menu Options
. A partir de l’écran affiché, sélectionnez
Créer/ouvrir
thésaurus pour ouvrir un dictionnaire synonymique existant ou pour en créer un nouveau. Les fichiers relatifs au
Thésaurus sont tous désignés par l’extension „THE „, de sorte qu’ils sont facilement identifiables.
Les mots sont affichés dans la colonne de gauche et leurs synonymes associés dans la colonne de droite. Seuls les synonymes du mot sélectionné
sont affichés.
Pour ajouter un mot à la liste, sélectionnez Ajouter Index puis saisissez le mot en question.
Pour ajouter un synonyme à un mot, cliquez sur le mot en question, sélectionnez Ajouter abréviation puis saisissez le synonyme.
Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fermer et les modifications seront automatiquement sauvegardées.
Le même Thésaurus peut être utilisé avec autant de répertoires que vous le souhaitez. Ils ne sont pas spécifiques à un répertoire.
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Mots-clés
Thesaurus Import
Un nouveau bouton a été ajouté dans la fenêtre de Thesaurus : Importe
Thesaurus
. Cette fonction vous permet de remplir ou d’étendre automatiquement un fichier de Thesaurus.
Après un clic sur Import Thesaurus, vous devez choisir un fichier contenant l'information de mise à jour. La fenêtre suivante est alors affichée:
Entrez le séparateur des champs, le délimiteur des champs et le mode texte et cliquez sur Importer. Le fichier sera importé. On considérera que le premier champ d'une ligne est un mot, les champs suivants seront interprétés comme des synonymes du mot.
Si un mot n'est pas trouvé dans un Thesaurus ScanFile existant, il sera créé.
Tous les synonymes appartenant à ce mot seront ajoutés, tant qu'ils ne sont pas déjà utilisés. Les synonymes doivent être uniques, les entrées doubles ne sont donc pas autorisées.
Après une importation réussie vous pouvez retourner à la fenêtre de
Thesaurus en cliquant sur Fin. Si vous avez ouvert le Thesaurus d'un répertoire ouvert, les nouvelles entrées seront immédiatement disponibles.
Mots-clés
Une liste prédéfinie de mots-clés peut être créée et affectée à un répertoire.
Ceci correspond à un niveau d'indexation supplémentaire et permet d'inclure dans tout document spécifique plusieurs mots-clés. Pour inclure une liste de mots-clés dans un répertoire, cliquez sur le bouton Associer Boîtes situé dans la fenêtre Configuration des répertoires, puis sélectionnez la liste que vous souhaitez appliquer. Tous les fichiers de listes de mots-clés possèdent l'extension ''.KEY''.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires
Pour créer une liste de mots-clés ou pour en éditer une existante, sélectionnez Editer liste de mots-clés à partir du menu Options.
Cliquez sur le bouton Nouvelle/ Ouvrir liste pour ouvrir ou créer une liste de mots-clés. Pour ajouter des mots à une liste, cliquez sur le bouton Ajouter
mot puis saisissez les mots que vous souhaitez entrer dans la liste.
Pour rendre des mots visibles ou invisibles, cliquez sur la colonne Visible tout près du mot et une croix rouge ou un coche vert sera affiché. Si un motclé n'est pas visible il ne sera pas affiché quand le répertoire est ouvert.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Fermer et les modifications seront sauvegardées
Travail avec les répertoires
Pour ouvrir un répertoire, allez au menu Fichier et sélectionnez " Ouvrir
répertoire. Un seul répertoire peut être ouvert à la fois. A partir de l'écran
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires affiché, vous pouvez sélectionner le lecteur sur lequel se trouve le répertoire, puis sélectionner le répertoire que vous souhaitez ouvrir.
Chaque fois qu'un répertoire est ouvert la boîte à outils répertoire sera disponible, permettant d'accéder aux fonctions qui doivent être effectuées dans un répertoire comme la numérisation, l'indexation et la modification et la recherche.
La structure de la boîte à outils de répertoire dépend de la configuration du répertoire et peut varier de l'image ci-dessus.
Boîte d’outils – Numériser
Les outils suivants ne sont disponibles que si l'option Numériser est sélectionnée dans la boîte d'outils du répertoire. Ces outils permettent d'enregistrer après numérisation des documents d'une seule page ou multipages, de sélectionner le mode d'alimentation manuel ou automatique et d'explorer le fichier en cours.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Travail avec les répertoires
Boîte d’outils - Recherche
Cette sélection vous permet de spécifier les divers critères de recherche requis, pour effectuer une recherche de documents et la façon d'effectuer cette recherche. Le résultat de la recherche se présente à l'écran sous la forme d'une liste de fichiers.
Boîte d’outils - Modification
Grâce à cette option, les informations d'indexation d'un document peuvent
être modifiées. Vous pouvez également effectuer des corrections directement au niveau du document en insérant, en annexant, en le révisant ou en supprimant des pages.
Boîtes d’outils – Post-indexation
La post-indexation (indexation après numérisation) permet de numériser des documents qui doivent être indexés ultérieurement. Les images numérisées sont enregistrées dans un répertoire distinct et ne sont pas divisées en fichiers. Lorsque vous consultez l'ensemble des documents devant être postindexés, les images peuvent être séparées dans des fichiers en utilisant les outils disponibles. Ces images peuvent également être annexées à des fichiers déjà existants.
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Enregistrement du Contrôle de validité de document
Affichage des mots-clés
Si une liste de mots-clés a été assignée à un répertoire, les options sur la façon dont les mots-clés sont affichés et la pertinence de leur affichage deviennent disponibles.
Dans le Mode de Recherche par Boîtes du Menu de Configuration dans le menu principal Options, les paramètres préférentiels de la liste de motsclés peuvent être définis.
Vous pouvez choisir de ne pas afficher la liste de mots-clés en sélectionnant
Cacher les Boîtes. L'option Afficher Boîtes en mode texte permet d'afficher les mots-clés sous forme de colonnes, si cette option n'est pas sélectionnée, les mots-clés seront affichés à l'intérieur de boîtes.
Lorsque vous effectuez une recherche par mots-clés multiples, vous pouvez aussi décider si les enregistrements affichés ne doivent comporter que les enregistrements contenant le mot-clé 1 ET le mot-clé 2 ou contenant le motclé 1 OU le mot-clé 2.
Pour sélectionner des motsclés multiples lors de l’indexation ou la recherche, maintenez la touche CTRL enfoncée en cliquant sur les mots que vous voulez sélectionner.
Enregistrement du Contrôle de validité de document
Le Contrôle de validité de document est un utilitaire qui vous permet d'effectuer une action sur le contenu d'un répertoire après un laps de temps défini. L’une des utilisations possible est la purge des documents devenus caducs, afin de libérer de la place de stockage.
Cette action ne peut être utilisée qu’avec des répertoires créés à partir de la version 6.0.0. ou supérieur
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Configuration
Une fois un répertoire configuré pour activer l'enregistrement du contrôle de validité de Document vous devez choisir depuis le menu Options le
Contrôle de validité et cliquer sur Activer. Vous devez alors choisir un paramètre pour commencer à enregistrer l'information de conservation pour ce document, vous avez quatre options:
Paramètres
Document ouvert le
Enregistre la date où le document a été ouvert.
(création)
Description
Document clos le Enregistre la dernière date de clôture du document.
Date du dernier document ajouté
Enregistre la dernière date d’ajout de pages au document.
Date de la dernière recherche
Enregistre la dernière date de consultation du document.
Une fois choisi la date à laquelle l'Enregistrement de Conservation démarrera vous devez choisir la période pendant laquelle les données seront conservées. Cette action est faite mensuellement.
Finalement vous devez choisir quelle action sera exécutée une fois le Temps de Conservation expiré, vous avez le choix pour exporter, détruire ou déplacer les documents.
Résumé sur les Répertoires
Les répertoires désignent l'emplacement de stockage pour tous les documents conservés dans un système ScanFile. Le dossier peut aussi contenir les données d'index associées à ces documents.
Spécification des Répertoires
Nom de Répertoire
Champs
Nom de champ
Longueur du champ
32 Caractères
10 Maximum
32 Caractères
255 Caractères Maximum
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Liste de mots-clés
Thesaurus
1 par répertoire
1 par champ
Paramètres Etendus
Format de Compression
Feuille de séparation de lot
Action sur doublon
Effacer les champs
Planning contrôle de validité
TIFF/JPEG ou LuraDocument
Aucune/Feuille de séparation/feuille nommée
Action avec zone OCR
Efface les informations d’index dans la boite à outils des répertoires
Ajoute un répertoire au Planning
Propriétés des champs
Aucun
Répétition
Compteur " "
Compteur "0"
Date
Date Longue
Code à barres
Thesaurus
Copier l’index
Mod 2
Mod 10.1
Mod 11.1
Mod 11.2
Verify 11
ISBN
Liste externe d’index externe pour indexation rapide
Aucune propriété
Garde la valeur précédemment entrée
Espaces devant les valeurs numériques
0 devant les valeurs numériques
Date actuelle
Date actuelle formatée ex :
'07 Octobre 2003'
Accepte les codes à barres lors du scan
Assigne un Thésaurus au champ
Copie l’information d’index de l’enregistrement existant
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Contrôle client
Lit l’information d’index depuis un fichier
Propriétés Etendues du champ
Masque
Index avec doublon
Contrôle de validité de Date
Champ obligatoire
Accepte uniquement l’entrée dans un format prédéfini
Régler l’action sur doublon
Vérifie si la date est valide et dans le format spécifié le champ doit contenir des données.
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Répertoires
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Champ doit être plein
Complète avec 0
Complète avec " " le champ doit contenir des données de la longueur maximum du champ
Place des 0 devant valeurs numériques
Place des espaces devant valeurs numériques
Répertoires
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Manuel de l’utilisateur
Modification des Documents
Modification des
Documents
Modification des Documents
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Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Edition des Documents
Il existe plusieurs options vous permettant d'effectuer des modifications dans un document après qu'il ait été scanné. Ces différentes options sont les suivantes:
Ajouter des Pages
Insérer pages
Supprimer pages
Réviser Pages
Séparer le lot
Modifier l'ordre des pages
Sauvegarder la rotation
Les 4 premières options sont accessibles à partir de la Boîte d'outils
Répertoire depuis l'option Editer.
Ajout de pages
Après avoir sélectionné dans la Liste de Recherche le fichier auquel vous souhaitez annexer des pages, sélectionnez l'option Editer dans la Boîte d'outils du Répertoire puis pressez sur l'icône d'Ajout.
Les pages à annexer sont alors scannées. Une fois que toutes les pages ont
été scannées, un message d'invite vous demande si vous souhaitez sauvegarder les pages, continuer la numérisation ou abandonner l'ajout de pages.
Insertion de pages
Pour Insérer des pages dans un fichier existant, sélectionnez dans la Liste de Recherche le fichier concerné, puis allez à la page AVANT laquelle vous souhaitez insérer des pages.
Cliquez sur l'icône d'Insertion de pages situé dans l'option Editer de la Boîte d'outils du Répertoire.
Modification des Documents
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Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Une fois le plateau d'alimentation vidé, un message d'invite s'affiche et vous demande si vous souhaitez sauvegarder ou éliminer les pages que vous venez juste de scanner.
Suppression de pages
Il y a plusieurs manières possibles de supprimer des pages dans un document. Tout d'abord, affichez la page à partir de laquelle vous souhaitez commencer à supprimer des pages puis sélectionnez l'icône Supprimer dans la Boîte d'outils des Répertoires.
Un message d'invite vous demande alors de confirmer ce que vous souhaitez supprimer.
Sélectionnez l'option appropriée et le fichier est automatiquement actualisé.
Pages révisées
Un document original peut être mis à jour en cliquant sur le bouton Pages
révisées dans le Répertoire
Boîte d’outils du menu Editer.
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Modification des Documents
Manuel de l’utilisateur
Résumé sur les Répertoires
Ceci scannera dans une copie modifiée du document et vous permettra de feuilleter en revue par les pages révisées et originales.
Séparer lot
Cette option vous permet de diviser un fichier unique en deux fichiers distincts possédant tous deux les mêmes informations d'indexation. Pour ce faire, sélectionnez dans la Liste de Recherche le fichier que vous souhaitez diviser puis affichez la page du fichier que vous souhaitez définir comme première page du second fichier. Sélectionnez Séparer lot à partir du menu
Modifier. Après avoir confirmé que vous souhaitez poursuivre cette opération, un second fichier est automatiquement créé. Le cas échéant, vous pouvez ensuite éditer les informations d'indexation des deux fichiers pour vous rendre compte des modifications.
Modifier l’ordre des pages
Après avoir scanné un document, il peut arriver que vous souhaitiez changer l'emplacement de l'une des pages au sein du fichier. Il n'existe que deux façons d'opérer dans ce cas.
Menu d’affichage d’image
Tandis que vous affichez la page du fichier que vous souhaitez déplacer, cliquez avec le bouton droit de la souris à l'intérieur de la fenêtre menu d'affichage d'image. Si vous choisissez l'option Modifier position de
l'image, un message d'invite vous demande de saisir le numéro de la page vers laquelle vous souhaitez transférer la page actuellement visualisée.
Glisser & Lâcher de la souris avec les imagettes
En restant à l'intérieur de la fenêtre Imagettes, cliquez sur la page du document que vous souhaitez déplacer puis maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé, glissez la souris et lâchez cette page à l'endroit, à l'intérieur du fichier, où vous souhaitez désormais placer cette page. La page est automatiquement déplacée et le fichier réordonné.
Sauvegarder la Rotation
L’orientation avec laquelle l’image numérisée est affichée, peut être réglée et sauvegardé de manière qu’elle s’affiche toujours avec l’orientation choisie.
Pour ceci, placé l’image affichée à l’orientation que vous souhaitez sauvegarder et depuis le menu Afficher, sélectionner Sauver Rotation
pour.
Modification des Documents
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Manuel de l’utilisateur
Annotations
Vous pouvez alors ch oisir de placer la rotation pour l’image affichée, toutes les pages de l’enregistrement, ou tous les enregistrements sélectionnés.
Le réglage de rotation d’image est sauvegarder dans la base de donnée du répertoire, et n’affectera pas l’image originale numérisée.
Annotations
Des annotations peuvent être utilisées pour identifier ou souligner l'importance d'un passage particulièrement intéressant sur une page. Les annotations sont spécifiques à la page sur laquelle elles ont été créées.
Différentes annotations peuvent être ajoutées à des pages différentes au sein d'un même document.
Les différents types d'annotations sont:
annotation Texte
Ligne
Surbrillance
Masque Noir
Masque Blanc
La présence d’annotation est indiquée par l'affichage d'un crayon dans le coin supérieur gauche de la fenêtre d'affichage de l'image. Ce symbole apparaît également avec la fonction Imagettes.
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Modification des Documents
Manuel de l’utilisateur
Dossiers cachés
Veuillez noter qu’aucune annotation ne peut être appliquée à des documents dans leur format initial.
Dossiers cachés
Un utilisateur du groupe par défaut Accès autorisé ou au-dessus a l'option de cacher des documents dans un répertoire. Les enregistrements cachés sur la Liste de recherche ne seront pas affichés aux utilisateurs du groupe de niveau de sécurité Accès limité.
Pour cacher un document, mettez en évidence le document que vous voulez cacher dans la Liste de recherche et appuyer ensuite l'outil Cacher Dossier, ou sélectionner l’option Cacher/Montrer ce dossier dans le menu Options. Si un document a été marqué comme caché pour les groupes d'utilisateur de niveau Accès limité, un X sera affiché dans la colonne Notes de la Liste de recherche. Pour montrer un document, choisissez le dans la Liste de recherche et sélectionner Cacher/Montrer ce dossier.
Modification des Documents
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Manuel de l’utilisateur
Librairies
Librairies
Librairies
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
La fonction Librairies est une option de ScanFile, qui doit être spécifiée lors de l'achat de ScanFile.
Une librairie est un ensemble d'informations d'indexation regroupées à partir de répertoires ScanFile. Grâce aux librairies, vous n'avez plus besoin de savoir dans quel répertoire se trouve tel document spécifique, puisque vous avez la possibilité de lancer des recherches dans l'ensemble des répertoires qui ont été ajoutés à une librairie.
Au vu de l'architecture de la librairie ScanFile, des répertoires ayant des structures de champ radicalement différentes peuvent exister au sein d'une même librairie. Cependant, pour être sûr de trouver les documents dont vous avez besoin, vous devriez vous assurer qu'un nom de champ, ou le champ numéro client, par exemple, est toujours dans la même position dans le répertoire, puisque la recherche dans une librairie est basée sur des positions de champ d'index plutôt que sur des noms de champ d'index.
Création / Modification d’une librairie
Pour créer une librairie, sélectionnez l'option Création de librairies à partir du menu Librairies. La fenêtre cidessous s’affiche:
Librairies
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Manuel de l’utilisateur
Création / Modification d’une librairie
Une liste des librairies déjà créées s'affiche à gauche de la boîte de dialogue.
Pour créer une nouvelle librairie, cliquez sur le bouton Nouvelle librairie puis saisissez le nom que vous souhaitez lui donner. Vous choisissez ensuite les répertoires que vous souhaitez ajouter à cette librairie.
Sélectionnez en premier le lecteur sur lequel se trouve(nt) le(s) répertoire(s) puis choisissez le nom du répertoire dans la liste du haut. Pour ajouter ce répertoire à la librairie, cliquez sur le bouton Ajouter.
Avant de presser sur le bouton Appliquer pour ajouter des répertoires à la librairie, vous pouvez décider de sélectionner l'option Actualiser
automatiquement la librairie. Lorsque cette option est sélectionnée, chaque fois que l’on ouvre une librairie, les répertoires importés dans cette librairie sont vérifiés et actualisés. Si un répertoire a été mis à jour, les modifications sont automatiquement transférées.
L'option Planning est utilisée avec ScanFile Remote Services décrit dans le
Guide d’Administration.
Une fois tous les répertoires ajoutés à la librairie, la librairie est automatiquement créée en cliquant sur le bouton Appliquer, ce qui affiche une fenêtre de progression correspondant à l'importation des informations d'indexation vers la librairie.
Chaque lecteur comportant un répertoire se verra attribuer un identifiant de support, de façon à ce que ScanFile puisse identifier le bon lecteur correspondant à ce répertoire.
Dans le cas de plusieurs CD-ROM, chaque disque se verra attribuer un identifiant. Les identifiants de support peuvent être soit paramétrés automatiquement en sélectionnant l'option Incrémentation ID Media située dans la boîte de dialogue Création de librairies, soit saisis manuellement.
Filtre d’Importation
Le
Filtre d’Importation permet de limiter et d’indiquer quels documents d'un répertoire vous souhaitez importer dans une librairie. Cela est particulièrement utile s'il y a des informations dans un répertoire que vous ne voulez pas dans une Librairie spécifique.
Pour installer le
Filtre d’Importation, cliquez sur le bouton du même nom sur la fenêtre Configuration librairie et la fenêtre
Filtre d’Importation s’affichera. Vous avez trois options: Champ, Condition et Valeur.
Sous Champ choisissez le champ à employer comme champ conditionnel parmi ceux disponibles dans les répertoires sélectionnés.
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Librairies
Manuel de l’utilisateur
Création / Modification d’une librairie
Sélectionnez ensuite la Condition qui doit être appliquée. Ci-dessous un certain nombre de conditions vous est indiqué:
Option Description
Plus grand
Plus petit pour les champs numériques ou date. Un nombre doit
être entré, les enregistrements dont la valeur sera plus grande seront importés pour les champs numériques ou de date. Un nombre doit
être entré, les enregistrements dont la valeur sera plus petite seront importés
Égal
Différent pour le texte numérique ou alphabétique.
Importation de toutes les occurrences identiques. pour le texte numérique ou alphabétique.
Importation de toutes les occurrences différentes
Plus grand ou
égal pour des champs numériques mais aussi employé pour le texte.
Plus petit ou égal pour des champs numériques mais aussi employé pour le texte.
Semblable avec des Jokers. Ex : Scan* importera : Scan, Scanner,
Sc anFile…
Vous devez saisir la valeur à laquelle la condition doit adhérer que ce soit un texte numérique ou alphabétique.
Le
filtre d’importation peut être utilisé pour contrôler l'importation jusqu'à deux champs simultanément. Avec l'option ET ou OU vous pouvez déterminer les enregistrements qui doivent être importés par le deuxième champ. Lorsque ET est sélectionné les deux conditions doivent être valides, si OU est sélectionné seules l'une ou l'autre des conditions doit être valide.
Recherche réservée aux utilisateurs
La fonctionnalité est interrompue dans la version 9
Librairies
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Manuel de l’utilisateur
Recherche dans les librairies
Recherche dans les librairies
Vous devez tout d'abord ouvrir l'une des librairies dans lesquelles vous souhaitez faire des recherches. Pour ce faire, sélectionnez l'option Ouvrir
librairie à partir du menu Librairies puis sélectionnez la librairie que vous souhaitez ouvrir. La boîte de dialogue ci-dessous s'affiche alors:
Le contenu des dix champs du répertoire ScanFile s'affiche sur l'écran de recherche, ainsi que les noms de champs du premier répertoire ajouté à cette librairie.
Chaque champ peut être utilisé pour la recherche, quel que soit le nombre de champs détenus par le premier répertoire, puisque les autres répertoires peuvent comporter davantage de champs.
Ainsi que vous pouvez le constater, les listes de mots-clés appliquées aux répertoires sont également accessibles par l'intermédiaire des Librairies et peuvent être utilisées pour rechercher des documents de la même façon qu’avec des répertoires. Pour désactiver l'affichage de la liste de mots-clés, sélectionnez l'option Masquer liste de mots-clés dans le menu Options.
En pressant le bouton Répertoire, vous affichez les noms des répertoire contenus dans la librairie. Vous pouvez sélectionner un nom de répertoire puis décider de n'effectuer de recherche que dans ce répertoire.
Pour lancer une recherche, spécifiez les critères puis pressez sur le bouton
Recherche. Une Liste de Sélections s'affiche alors, reprenant l'ensemble des résultats de la recherche.
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Librairies
Manuel de l’utilisateur
Recherche dans les librairies
A la différence d'avec un répertoire, lorsque la Liste de Recherche est affichée et que la Fenêtre d'affichage image est ouverte, la première page du premier fichier ne s'affiche pas. L'explication réside dans le fait que le répertoire dans lequel se trouve le fichier n'est pas forcément en ligne. Pour afficher le contenu de ce fichier, vous devez faire un double clic sur le nom de l'enregistrement concerné situé dans la Liste de Recherche.
Si le document ne peut pas être accédé directement, ScanFile vous demandera d’insérer le media avec un ID Médias spécifiques sur lequel le document est stocké. Dans ce cas le lecteur de recherche doit être inscrit dans la liste des lecteurs de recherche de ScanFile.
Les intitulés de colonnes situés dans la Liste de Sélections donnent les noms des champs de l'enregistrement actuellement sélectionné. Etant donné que des répertoires possédants des champs différents peuvent très bien se trouver dans la même librairie, les intitulés de colonne se changent pour refléter les champs pour l’enregistrement sélectionné.
Librairies
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Manuel de l’utilisateur
Numérisation
Numérisation
Numérisation
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Les nouveaux documents peuvent être numérisés dans ScanFile soit grâce au mode Numériser de la boîte d'outils de répertoire, ou grâce au mode
Post-indexer.
La façon dont les informations d'indexation concernant le document à numériser vont être saisies dépend, du type de document en cours de numérisation, de la façon dont le répertoire a été créé, du type de propriétés qui ont été définies pour les différents champs du répertoire.
La méthode la plus simple consiste à saisir les informations d'indexation à l'intérieur des champs dans la boîte d'outils de répertoire, à sélectionner les mots-clés requis (le cas échéant) puis à presser le bouton Scanner approprié.
Toutefois, si les documents sont dotés de codes à barres, si l'un des champs a été défini avec la commande "incrémentation automatique", ou si les documents doivent être lus par l’OCR, tout ceci peut avoir un impact sur le moment de l'indexation des informations, à savoir si ces dernières doivent
être saisies avant ou après la numérisation du document et si l'opération doit
être effectuée manuellement ou en mode automatique.
Par Page ou par Lot
Lorsque vous choisissez l'option Numériser de la boîte d'outils de répertoire, sélectionnez soit l'option Numérisation par lot ou l'option Numérisation de
page unique à partir des différents outils disponibles.
La numérisation par lot crée un fichier multipages à partir des documents passés au scanner. Une fois le plateau d'alimentation vide, un message d'invite vous propose de sauvegarder les images ou de poursuivre la numérisation de documents dans le même fichier.
La numérisation de page unique crée un nouveau fichier pour chaque nouvelle page scannée.
Dans les deux modes vous pouvez utiliser les feuilles de contrôle du Canon
DR-3020, DR-5020 et DR5080C, permettant de permuter les options en numérisation simple face & double face, en mode texte & photo et également de favoriser la séparation de fichier au cours de la numérisation groupée.
Concernant les scanners contrôlés directement à partir de ScanFile, la numérisation du document peut être interrompue à tout moment en pressant sur le bouton "STOP" qui apparaît à l'emplacement des icônes de la boite à outils pendant le cours de la numérisation.
Numérisation
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Liasse de Post-indexation
Si vous souhaitez modifier n'importe quel paramètre par défaut du numériseur avant de commencer la numérisation de documents, ces modifications doivent être effectuées à partir de l'écran "Configuration du
Numériseur.
Liasse de Post-indexation
La Post-indexation vous permet de numériser très rapidement des liasses de documents puis de les diviser en fichiers et de leur appliquer des informations d'indexation ultérieurement.
Les documents scannés dans cette "liasse" sont conservés dans une zone de travail spécifique jusqu'à leur indexation. Ils sont alors ajoutés à l'index principal situé au sein du répertoire.
Pour ajouter des documents à la liasse de post-indexation, sélectionnez l'option Post-indexer de la Boîte d'outils de Répertoire, placez les documents dans le plateau d'alimentation du scanner puis sélectionnez l'icône "Numériser"
Une fois les documents placés dans la liasse, ils peuvent être visualisés en utilisant les icônes "Suivant" et "Précédent".
Pour créer un nouveau fichier, sélectionnez la page qui va devenir la première page du nouveau fichier, saisissez les informations d'indexation concernant le fichier puis cliquez sur l'icône Sauvegarder image.
Après avoir pressé sur cet icône, la page suivante située dans la liasse de post-indexation s'affiche.
Au lie u de cliquer sur l’Icône Sauvegarder image, vous pouvez également pressez ENTRER une fois que l'information d'indexation a été ajoutée au champ final dans un répertoire. Un nouvel enregistrement sera créé avec cette information d'indexation et la prochaine image à classer est affichée.
Pour pouvoir continuer à ajouter des pages au nouveau fichier, il suffit de cliquer sur l'icône Ajouter image pour chacune des pages du fichier affichées.
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Numérisation
Manuel de l’utilisateur
Fonction feuilles de contrôle
Chaque fois qu'un nouveau fichier doit être créé, il suffit de presser à nouveau sur l'icône Sauvegarder Image
La fonction ajouter image de l'option de Post-indexation peut également être utilisée pour ajouter des pages à des fichiers existants. Par l'intermédiaire de l'option de recherche, trouvez le fichier dans lequel vous souhaitez effectuer des ajouts, allez à la liasse de Post-indexation, affichez la page que vous souhaitez ajouter puis pressez l'icône Ajouter image.
Au lieu de presser l'icône Ajouter vous pouvez également pressez
« + » sur le clavier pour ajouter des pages. Ceci fonctionnera seulement si le premier champ est en mode réécriture. Pressez la touche «-« replacera la page ajoutée dans la Post-indexation. Pressez « CTRL » et « + » ajoutera toutes les images restantes de la Post-indexation. En appuyant sur
ALT et + toutes les pages restantes seront importées dans le dossier comme des documents simples page.
Fonction feuilles de contrôle
Les modèles de numériseur Canon DR-3020 et Canon DR-5020/80c servent de support à l'utilisation de deux types de feuilles de contrôle de fonction.
Les feuilles de contrôle peuvent être utilisées pour modifier la taille du papier en cours de numérisation, ainsi que pour passer d'une numérisation simple face à une numérisation double face.
Les feuilles de détection de liasses de documents sont utilisées pour vous permettre de placer plusieurs fichiers en même temps sur le plateau d'alimentation du numériseur, en y intercalant les feuilles de détection de liasses. Les fichiers sont alors automatiquement scindés et des enregistrements créés dans le répertoire ScanFile.
Pour chaque type de feuille de fonction, vous pouvez choisir soit de conserver la feuille de fonction ou de l'éliminer (cette feuille n'est pas sauvegardée dans ScanFile), soit d'arrêter ou de continuer la numérisation lorsque la feuille de fonction est détectée.
L'utilisation de ces feuilles de fonction est sélectionnée dans la configuration du numériseur.
Numérisation
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Manuel de l’utilisateur
Feuilles de séparation de lot
Feuilles de séparation de lot
Depuis la version de ScanFile 2003 Release 7.3, la Reconnaissance de
Forme ajoute le support pour les feuilles de séparation de lots pendant la numérisation. Cela permet de placer plusieurs fichiers sur le plateau du scanner en une seule fois séparés par les feuilles de séparation de lot. Les fichiers créés seront alors automatiquement séparés et enregistrés dans le répertoire Scanfile.
Les feuilles de séparation gabarits peuvent être assignées à un répertoire dans la configuration des répertoires. Elles peuvent être utilisées par tous les numériseurs.
Vous trouverez plus d’information sur le travail avec des Feuilles de
Séparation de Lot dans le chapitre Feuilles de Séparation de Lot.
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Numérisation
Manuel de l’utilisateur
Indexation
Indexation
Indexation
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
L’indexation correcte des documents est très importante, car vous devez compter sur l'information d'index pour rechercher et récupérer plus tard vos documents. Plus votre information d'index est détaillé, plus vous serez capables de cibler vos résultats de recherche.
Les options d’indexation suivantes sont disponibles :
Indexation Manuelle
Indexation Automatique
Importation de fichier d’index
Indexation OCR
Les trois premières options sont des caractéristiques standards décrites dans ce chapitre. Veuillez vous référer au chapitre Importation pour plus d’informations sur l'importation d'index depuis un fichier externe. Pour indexer des documents avec la reconnaissance de Zone OCR, l'option
ScanFile OCR doit être installée et licenciée.
Plusieurs méthodes peuvent être utilisées en même temps, de telle manière que des champs d'index soient remplis manuellement alors que d'autres sont remplis automatiquement par les propriétés des champs choisies ou par un processus une Zone OCR.
Indexation Manuelle
En indexant manuellement, l'utilisateur doit saisir l'information d'index. Cela peut être fait avant que les documents ne soient scannés ou sauvegardés dans le répertoire de Post-index. L'information d'index des documents dans le répertoire peut être modifiée à tout moment. Saisissez l'information dans les boîtes de texte et confirmez avec la touche Entrée. ScanFile sautera automatiquement au champ d'index suivant et l'utilisateur peut continuer à saisir un nouvel index.
Des propriétés de champs comme « doublon » ou l'application d'un thesaurus à un champ peuvent supprimer l'indexation répétitive et assurer que les données d'index tels des noms soient tapées correctement. Veuillez vous référer au chapitre Répertoires pour plus d’informations sur ces propriétés des champs.
Indexation de zone
Lorsque vous utilisez l'indexation de zone, pour chaque champ appartenant au répertoire, ScanFile peut être sollicité pour effectuer un zoom sur l'image
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Indexation
Manuel de l’utilisateur
Indexation Automatique et afficher une partie spécifique de l'image. Cette option est particulièrement utile lorsque vous devez indexer plusieurs dizaines de documents similaires dont les informations d'indexation se trouvent situées au même endroit.
Pour ce faire, vous devez tout d'abord vous assurer que la fonction
Indexation de zone/Post-indexation est activée à partir du menu
Paramètres généraux.
Sélectionnez, ensuite, dans la Liste de Sélections le premier document que vous souhaitez indexer et sélectionnez l'option Editer dans la Boîte d'outils
de Répertoire.
Placez le curseur dans le premier champ puis réalisez le zoom sur l’image et déplacez l’image à l'intérieur de la fenêtre d'affichage jusqu'à ce que les informations correspondant au champ d'indexation concerné s'affichent.
Saisissez ces informations dans le champ d'indexation puis pressez "Enter".
Le curseur se déplace automatiquement vers le champ suivant et vous pouvez à nouveau réaliser un zoom et déplacer l'image en conséquence pour atteindre le champ suivant.
Indexation Automatique
ScanFile offre des fonctions diverses pour remplir automatiquement des champs d'index, suivant le champ d'index et les paramètres du répertoire.
Les Réglages disponibles et le contenu d'index créé peut être trouvé dans le chapitre Répertoires.
Indexation OCR
La reconnaissance de zone de ScanFile vous permet de lire une zone d'un document et de placer le résultat de l'OCR dans les champs d’un répertoire.
Pour utiliser cette fonction, une licence et l’installation de ScanFile OCR sont exigées. La manière pour créer des zones et/ou des formes est décrite dans le chapitre OCR et Reconnaissance de Forme.
Modification d’Index
Pour modifier l'information d'index d'un document existant, choisissez le document en question dans la Liste de recherche et basculer en mode
Modification dans la Boîte à outils de Répertoire. L'information d'index du document choisi est affichée et peut être modifiée. Sauvegardez les
Indexation
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Manuel de l’utilisateur
Modification d’Index changements en cliquant sur le bouton
Modifier l’index. L'information d'index est sauvegardée, la Liste de recherche est mise à jour.
Vous pouvez également utiliser la touche Entrée dans le dernier champ d'index pour sauvegarder l'information d'index. L'index du document est sauvegardé, la Liste de recherche mise à jour, mais ScanFile passera alors au document suivant dans la Liste de recherche et affichera l'image et l'information d'index du nouveau document.
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Indexation
Manuel de l’utilisateur
Recherche et Visualisation de documents
Recherche et Visualisation de documents
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
La recherche de documents dans ScanFile est une tâche directe et facile.
Les outils de recherche de document standard dans ScanFile sont complets, permettant d'exécuter des recherches de catégorie avec des propriétés ET-
OU sur plus d'information que juste les champs d'index créés dans un répertoire.
Recherche
L'écran de recherche simple est accessible depuis la barre d’outils Recherche, où les champs des répertoires sont présentés, ainsi que les mots-clés si utilisés. Écrire juste vos critères de recherche, et appuyer sur le bouton Recherche, ceci produira une liste de tous les documents qui sont assortis des critères de recherche. Le premier document de la liste s’affichera.
Jokers
*
Description
Indique une chaîne de caractères de longueur indéfinie
(même 0)
Remplace n’importe quel caractère
?
[x,y,z]
[1-5]
Remplace un seul caractère, x or y or z ([liste de caractères])
Remplace l’un des caractères suivants of 1,2,3,4 ou 5 (Le premier caractère doit être de case plus petite que le second)
En utilisant des jokers, il n’est fait aucune distinction entre majuscules et minuscules
Exemples:
J
*
?????
Description
Intègre l’ensemble des enregistrements à la Liste de
Sélections
Affiche tous les enregistrements dont le champ sélectionné comporte 5 caractères
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Recherche étendue
1*
M??le
M*le
Affiche tous les enre gistrements dont l’intitulé commence par 1, par exemple : 1, 11-19, 100-199...
Affiche tous les enregistrements de type Meule, Moule etc.
Affiche tous les enregistrements de type Meule, Moule,
Minimale, Mule, Module etc.
Toutes les valeurs numériques recherchées doivent contenir un joker « * » pour renvoyer les résultats exigés.
L'utilisation de jokers, combinés à d'autres champs de mots-clés, permet de réduire au minimum la Liste de Sélections et de cibler les enregistrements désirés aussi précisément que possible.
Plusieurs critères de recherche peuvent être combinés pour restreindre le résultat de la recherche.
Les saisies de recherche sont logiques ET combinées, à l'exception des mots-clés, qui peut être paramétré pour permettre une recherche ET ou une recherche OU.
Une fois la recherche exécutée, une Liste de Sélections des résultats sera affichée. Les deux fenêtres Liste de Sélections et Affiche l’image peuvent
être classés comme vous le souhaitez.
La dimension de l'écran du PC affecter a visiblement l’affichage de ces fenêtres. Les champs de la boîte d’outils de répertoire afficheront l'information d'indexation et les motsclés assignés pour l’enregistrement sélectionné de la Liste de sélections.
L'information montrée dans la boîte d’outils du répertoire changera suivant l’enregistrement sélectionné.
Recherche étendue
L'option Recherche étendue permet à l'utilisateur de retrouver des documents à partir des informations figurant ci-dessus, tout en autorisant un affichage plus convivial pour les recherches par catégorie, quel que soit le champ sélectionné dans le répertoire
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Recherche sur Index Multiple
Tous les champs de répertoire définis par l'utilisateur permettent d’exécuter une recherche de catégorie, aussi bien que la date de Scannage et la date de modification des champs. Quand la recherche est exécutée, la Liste de recherche résultante peut être affichée avec ou sans les champs complémentaires, en choisissant l'option Afficher la Liste de recherche
étendue de la liste de recherche. Les compléments dans la liste de recherche étendue affichent par document qui l’a numérisé, la date à laquelle il a été numérisé, le nom de tous les utilisateurs qui peuvent avoir changé ce document et la date à laquelle il a été modifié.
Recherche sur Index Multiple
Ce dispositif, permet de rechercher à travers les index sélectionnés des documents que vous désirez. Pour exécuter ce type de recherche, sélectionnez Recherche sur tous les champs du menu Recherche. Vous pouvez alors inscrire les critères de recherche et sélectionner les champs de répertoire/librairie dans lesquels vous pouvez rechercher. Les jokers, tels
« * » et « ? » peuvent être employé dans les critères de recherche. Appuyer sur le bouton de Recherche affichera alors une Liste de recherche affichant tous les documents qui rencontrent les critères utilisés.
Recherche Plein texte
La sélection Recherche plein texte du menu Recherche permet de rechercher dans la liste de mot résultant de l'identification en texte intégral.
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Recherche Plein texte
L'écran de recherche affiché vous autorise à saisir le mot ou les mots à rechercher. Les recherches peuvent inclure des mots multiples et peuvent
être combinés avec ET ou un OU pour la recherche sur les mots entrés.
La sélection de la page à visualiser est exactement la même que précédemment, la mettre juste en évidence dans la Liste de recherche et la page sera affichée dans la fenêtre d'Image.
Option
Liste de
Recherche
Détaillée
Description
Cette option, lorsqu’elle est sélectionnée, affichera une liste d’enregistrements pour chaque page contenant le ou les mots recherchés. Lorsqu’elle n’est pas sélectionnée, la liste des enregistrements correspondra au fichier dans lequel le ou les mots auront été trouvés.
Notez que la liste de recherche détaillée peut prendre beaucoup de temps pour être générée, étant donné que chaque page devra être identifiée.
Affiche le nombre de correspondances
Avec cette sélection ; le nombre de fois que le ou les mots apparaissent sur une page ou dans un fichier sera affiché dans la liste de sélection.
Recherche phonétique
Avec l’option Recherche Phonétiques les mots qui ont une prononciation semblable au mot recherché seront inclus dans le résultat de recherche.
Quand vous sélectionnez un enregistrement dans la Liste de recherche, en cliquant dessus avec la souris, le document affiché sera changé automatiquement par le celui sélectionné.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Liste de recherche
Liste de recherche
La Liste de Sélections, qui affiche la liste des documents répondant aux critères de recherche lancés, peut être modifiée de façon à afficher les informations de plusieurs façons différentes. La largeur de la colonne, ainsi que l'ordre des colonnes au sein de la Liste de Sélections, peuvent être modifiés.
Pour modifier la largeur de la colonne, déplacez le pointeur de la souris vers le bord droit de la colonne, à l'intérieur de la cellule titre, puis tout en maintenant enfoncé le bouton gauche de la souris, tirez le bord de la colonne jusqu'à la largeur voulue.
Pour déplacer une colonne, cliquez n'importe où à l'intérieur de la cellule titre puis, tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, placez la colonne jusqu'à la position voulue.
Vous pouvez également choisir d’afficher ou non les Numéros de Rangées et
/ ou les colonnes de Remarques. Passez par l'écran "Options" des
Paramètres généraux. Si, à partir de cet écran, vous sélectionnez la case à cocher Sauver la largeur des colonnes, toutes les modifications que vous apportez seront sauvegardées et chaque fois que vous ouvrez une Liste de
Sélections, ce sont ces mêmes paramètres qui seront utilisés. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout instant et sont sauvegardés automatiquement. Il est également possible de changer la couleur d’affichage des rangées, pour une meilleure visibilité en alternant les
couleurs de lignes en gris et bleue au lieu de gris.
Menu Liste de Recherche
Par le menu de liste de sélections, plusieurs options sont fournies pour vous permettre de changer l'affichage d'information de la Liste de Recherche, et pour également imprimer, exporter la copie et envoyer des documents. Le menu Liste de Recherche est disponible en appuyant sur le bouton droit de la souris n'importe où dans la fenêtre de Liste de Sélections. Les options disponibles sont
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Menu Liste de Recherche
Option
Tri Croissant
/Décroissant
Description
Pour trier de façon croissante ou décroissante les données figurant dans la colonne dans laquelle vous avez cliquez avec le bouton droit de la souris.
Imprimer la Liste de
Recherche
Pour imprimer les informations citées avec l’imprimante par défaut.
Exporter vers un fichier
Pour exporter les informations vers un fichier identifié.
Copier vers le
Presse-papiers
Police
Pour copier les informations vers le Presse-papier
Windows.
Pour sélectionner la police de caractères et la taille d’affichage de la liste.
Déplacer
Copier
Coller
Déplace toutes les pages d'un enregistrement.
Copie toutes les pages d'un enregistrement.
Colle les pages précédemment copiées ou déplacées dans l’enregistrement sélectionné.
Envoyer à…
Déplacer vers...
Additionner les colonnes
Combiner les rangées
Supprimer
Pour envoyer les documents sélectionnés dans la
Liste de Sélections vers les répe rtoires, d’autres utilisateurs, email, un chemin, portfolio et exporter des données. Voir ci-dessous.
Déplace le document sélectionné vers un répertoire
ScanFile choisi.
Réservé aux valeurs numériques : Pour calculer le total des colonnes sélectionnées.
Pour combiner les enregistrements comportant les mêmes informations d’indexation. Voir ci-dessous.
Filtrer l’image(s)
OCR
(Reconnaissance
Optique de
Caractères)
Pour supprimer les enregistrements et les documents sélectionnés.
Pour filtrer les enregistrements sélectionnés.
Effectue une Reconnaissance de Texte (Plein texte ou par Zone) sur les enregistrements sélectionnés et donne également l'option Copie OCR vers le presse-papiers.
Recherche et Visualisation de documents
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Sélection
Fermer
Manuel de l’utilisateur
Menu Liste de Recherche
Outil de sélection d’enregistrement : Voir ci-dessous.
Ferme le menu de la Liste de Sélections.
Envoyer à
…
L'option
Envoyer à… du menu "Liste de Recherche" vous permet d'envoyer un document ou plusieurs documents sélectionnés à diverses destinations, mises en évidence ci-dessous.
Option Description
Répertoire ScanFile Pour envoyer le document sélectionné vers un autre répertoire ScanFile.
Choisir la Cible Pour exporter les documents sélectionnés et les informations d’indexation.
Utilisateur Pour envoyer les documents sélectionnés vers une
Liste de Sélections Personnelle d’utilisateur.
Chemin Pour envoyer les documents sélectionnés vers un itinéraire pré- défini.
Exporter le fichier Pour exporter des documents sélectionnés.
Portfolio email Portfolio
Pour annexer des documents sélectionnés à un nouveau message Email (Courrier électronique).
Pour créer un Portfolio avec les documents sélectionnés.
Pour créer un nouvel email et attacher le portfolio a cet email
Lorsque vous sélectionnez les options Fichier ou email, les images peuvent être sauvegardées au format Pdf. Ceci est validé dans le Menu de configuration -> Pièces jointes.
Combiner les rangées
L’option Combiné les rangées du menu “Liste de Sélections” sert à combiner les enregistrements sélectionnés dans le répertoire. Les rangées à
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Menu Liste de Recherche combiner adopteront l'information d'indexation dans la rangée qui a été sélectionné en premier par la souris.
Il est impossible d’annuler les conséquences de cette opération. Il vous est donc recommandé d’utiliser cette option avec prudence.
OCR
L'option OCR accessible à partir du menu Liste de Recherche vous permet soit l’OCR Plein Texte ou une reconnaissance de zone OCR d'un document unique ou des documents sélectionnés.
Si vous souhaitez effectuer un OCR groupé sur l'ensemble des documents ou sur tous les nouveaux documents ajoutés à un répertoire, nous vous recommandons d'utiliser les options accessibles à partir du menu OCR principal..
Option
Reconnaissance
Plein texte
Effectue un OCR Plein Texte sur des documents sélectionnés.
Description
Reconnaissance de
Zone
Effectue un OCR sur zone sur la Première Page des documents sélectionnés.
Copier le texte Copie le texte passé à la reconnaissance de caractères de l’ensemble des pages du document dans le Presse-papiers Windows.
Option de sélection
Lorsque vous cliquez sur un enregistrement dans la Liste de Recherche, ou lorsque vous utilisez les touches de déplacement pour faire défiler les noms d'enregistrements, l’enregistrement utilisé s'affiche avec un arrière-plan gris foncé. Si vous souhaitez sélectionner plusieurs enregistrements, ou effectuer une tâche spécifique, il existe plusieurs méthodes. La colonne située à l'extrême gauche de la Liste de recherche est utilisée pour la sélection des enregistrements.
Pour sélectionner une série d'enregistrements qui se suivent : tout en maintenant la touche "Majuscule" enfoncée, appuyez sur le bouton gauche de la souris dans la colonne de gauche de la Liste de Recherche située sur le premier enregistrement à sélectionner, puis, cliquez sur le dernier enregistrement concerné. Tous les enregistrements en question sont mis en surbrillance jaune.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Liste de Sélections personnelle
Pour sélectionner des enregistrements spécifiques : tout en maintenant la touche CTRL enfoncée cliquez dans la colonne de gauche située devant chacun des enregistrements que vous souhaitez sélectionner.
L'option Sélectionner du menu Liste de Recherche peut également être utilisée pour sélectionner les enregistrements.
Option
Tous
Description
Sélectionner l’ensemble des documents contenu dans la Liste de sélections.
Inverser les sélections. Inverser
Supprimer Désélectionner tous les documents.
Liste de Sélections personnelle
La Liste de Sélections Personnelle permet à un utilisateur de se construire une liste de documents auxquels il peut se référer fréquemment, sans pour autant avoir besoin de rechercher les répertoires ou les librairies inutilement.
La Liste de Sélections Personnelle est indépendante des répertoires, c'est pourquoi tout document de n'importe quel répertoire peut être inséré dans la
Liste de Sélections Personnelle.
Il est également possible à un utilisateur d`’envoyer un document vers la
Liste de Sélections Personnelle d’un autre utilisateur. La Liste de Sélections
Personnelle peut être consultée de 2 façons, par l'option ouvrir la Liste de
Sélections Personnelle du menu Fichier, ou si un répertoire ou une librairie est ouvert, en cliquant sur l'icône en bas à droite de la Liste de Recherche.
Pour retourner à la Liste de Recherche Répertoire/Librairie, cliquez sur l’icône à côté de celui de la Liste de Sélections Personnelle en bas à droite de la Liste de Sélections.
Lorsque vous affichez la Liste de Sélections Personnelle, la boite à outil de répertoire est visible, permettant d'exécuter des recherches dans cette liste.
Pour insérer un document dans une Liste de Sélections Personnelle, sélectionnez le document dans la Liste de Recherche standard avec la souris, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et placez le sur l'icône de la Liste de Sélections Personnelle.
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Affichage d’Image
Une autre méthode consiste à cliquer avec le bouton droit de la souris sur le document puis à sélectionner
Envoyer à… Utilisateur. Une liste donnant les noms de l'ensemble des utilisateurs Scanfile s'affiche, sélectionnez le nom de l'utilisateur concerné puis cliquez sur OK.
Grâce à l'option Envoyer à Utilisateur, le document peut être envoyé à un autre utilisateur ou vers votre propre Liste de Sélections Personnelle.
Lorsque la Liste de Sélections Personnelle est affichée, des champs additionnels à la fenêtre standard Liste de Recherche s'affichent. Ces champs additionnels détaillent le nom du répertoire source, le nom de l'utilisateur qui a placé le document dans la Liste de Sélections Personnelle et la date à laquelle le document a été ajouté
Les champs supplémentaires qui s'affichent sont :
Depuis répertoire
Depuis l’utilisateur
Envoyé sur
(répertoire d’origine),
(Envoyé par l'utilisateur)
(date d’envoie dans la liste).
Lorsque la Liste de Sélections Personnelle est affichée, la ligne Noms de
Champs s'affiche sur fond jaune, pour la différencier de la Liste de
Recherche standard. Les noms des champs de répertoires n'apparaissent pas, puisque les documents peuvent très bien provenir de répertoires différents ayant des champs distincts.
Les documents placés dans une Liste de Sélections Personnelle y restent jusqu'à ce qu'ils soient supprimés manuellement, à moins qu'ils ne soient placés là par l'option Cheminement de document, et que l'utilisateur choisi de ne pas garder de copie en local.
Affichage d’Image
Tous les Documents sont affichés dans la Fenêtre d'Affichage. ScanFile possède un jeu complet d'outils pour changer la manière dont les images sont affichées. Les images peuvent être zoomées, tournées et aussi affichées pour correspondre à la hauteur ou à la largeur de la fenêtre d'image. Un fichier peut être feuilleté en choisissant les icônes suivant/précédent de la barre d'outils.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Menu Affichage de document
Menu Affichage de document
En appuyant sur le bouton droit de la souris pendant que la fenêtre d'affichage du document est ouverte, on ouvre du même coup le menu d'affichage de document. Cette option vous permet d'effectuer des actions sur la page actuellement affichée.
Plusieurs options, identiques à celles offertes par le menu Liste de
Recherche, sont mises à votre disposition mais ne s'appliquent qu'à la page en cours d'affichage. Notez que ces options ne s'appliquent qu'aux documents scannés.
Option Description
Infos sur l'image
LuraDocument
Montre les informations fichier de l'image affichée.
Si l'image est dans le format LuraDocument ceci vous permettra de passer d’une couche à l’autre de l'image.
Zone
Impression/copie
Choisir une section de la page et imprimer ou copier vers le presse-papiers.
C onvertir vers … Transforme l’image et le texte dans un fichier de format choisi.
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Documents Electroniques
Copie la source
Ajustement horizontal
Pour ouvrir une fenêtre d’affichage secondaire dans la page en cours.
Ajustement vertical et horizontal
Pour dimensionner la page et l’adapter au cadre de la fenêtre d’affichage.
Pour dimensionner la page et l’adapter à la largeur de la fenêtre d’affichage.
Affichage 1:1 Niveau maximum de zoom
Changer la position d'image
Pour réordonner la page au sein du document.
OCR
Transférer
Pour effectuer une OCR plein texte ou de zone sur la page, ou copier le texte de page au presse-papiers
Déplace l'image affichée vers presse-papiers.
Copier
Envoyer à…
Déplacer vers…
Fermer
Copie l'image affichée vers presse-papiers .
Pour envoyer la page vers un autre répertoire/ utilisateur, l’exporter ou l’envoyer par email ou le portfolio.
Déplace le document sélectionné vers un Répertoire scanfile choisi.
Ferme le menu d’affichage de Document
Documents Electroniques
ScanFile peut afficher plus de 200 formats de document différents, comme les documents Microsoft Office, Adobe PDF, pages HTML et fichier de formats graphiques, comme AutoCAD et CorelDraw.
Lors de la visualisation de document multipages comme un fichier PDF ou une présentation PowerPoint, les outils pour naviguer de page en page, ou de feuille de travail en feuille de travail, seront affichés dans le bas de la fenêtre de visualisation. Pour les documents comme les fichiers Word et les fichiers texte, ils peuvent être parcourus en utilis ant l’ascenseur de défilement vertical sur la droite de la fenêtre de visualisation.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Visualisation de plusieurs Documents
Menu d’affichage de Document Electronique
Ces options s’affichent, lors d’un clic droit sur un document électronique et sont différentes de ceux disponibles lors de l’affichage des images noir & blanc ou couleur.
Option
Vers le presse papier
Description
Copie la sélection dans le presse papier de Windows
Imprimer
Filtre d’écran
Options
Imprime le document actuellement affiché
Sélectionne l’affichage du document en mode
Brouillon, Normal ou Prévisualisation
Paramètres qui affectent la copie, l’affichage, et l’impression des documents
Lancer l’application
Lance l’application associée au document (si disponible sur le poste)
Visualisation de plusieurs Documents
Jusqu'à trois fenêtres d’affichage d'image secondaires peuvent être ouvertes en plus de la fenêtre standard. Pour ouvrir une fenêtre d’affichage secondaire, faire un clic droit sur l'image dans la fenêtre d’affichage standard et choisir Copier la source. Cela ouvrira une fenêtre secondaire affichant l'image actuellement montrée dans la fenêtre standard.
Les fenêtres d’affichage secondaires sont totalement indépendantes de la fenêtre d’affichage standard et du répertoire et ne correspondent pas à un fichier particulier. Il n'est pas possible de paginer un document d'une fenêtre secondaire.
Les fenêtres secondaires resteront ouvertes jusqu'à ce qu'elles soient fermées manuellement, ou que ScanFile soit fermé.
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Vue Globale
Vue Globale
La vue globale est une représentation des pages en miniature dans un fichier qui peut être affiché. La page que vous voulez alors voir peut être choisie et affichée dans la fenêtre d'Image. La vue globale affichera également si une page est le recto ou le verso d'un document double face et vous pouvez aussi cocher des pages pour imprimer ou exporter en cliquant avec la souris lorsque le curseur se change en une coche sur l'image de la vue globale de la page.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Vue Globale
Des documents électroniques, comme des fichiers de traitement de texte, montreront une page avec la référence EDOC. Des pages COLD afficheront le mot le COLD.
Menu imagettes
En appuyant sur le bouton droit de la souris à l'intérieur de la fenêtre Vue
Globale, vous ouvrez un menu, permettant d'effectuer diverses opérations sur les pages sélectionnées à l'intérieur du document. Les options disponibles sont identiques à celles offertes avec la Liste de Recherche mais elles ne seront appliquées qu'aux seules pages qui ont été sélectionnées dans le document.
Option Description
OCR
Déplacer
Copier
Un OCR Plein texte ou de zone peut être effectué sur les pages sélectionnées. Un OCR Plein texte peut
également être copié vers le presse-papiers.
Marquer les pages sélectionnées pour les déplacer vers autre enregistrement dans le répertoire.
Copie les pages sélectionnées pour les coller dans un autre enregistrement dans le répertoire.
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Recherche et Visualisation de documents
Manuel de l’utilisateur
Vue Globale
Envoyer à…
Des pages sélectionnées peuvent être envoyées vers un autre répertoire, vers un utilisateur, exportées, ou envoyées par Email.
Déplacer vers... Déplace le document sélectionné dans le répertoire choisi.
Sélection Sélectionne tous ou aucune page, ou inverse le choix courant.
Fermer Fermer le menu d'option.
Recherche et Visualisation de documents
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Manuel de l’utilisateur
Importation de Document Electronique
Importation de Document
Electronique
Importation de Document Electronique
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Il existe plusieurs méthodes permettant d'importer et d'envoyer des documents vers des répertoires ScanFile. Les documents peuvent
également être sauvegardés dans leur format d'origine ou bien convertis au format TIFF.
Ce chapitre décrit plusieurs méthodes utilisées pour l'importation de documents électroniques dans les répertoires Scanfile.
TIFFWriter
TIFFWriter est un pilote d'imprimante Windows qui vous permet d'"imprimer" des documents depuis n'importe quelle application Windows dans un répertoire ScanFile. Chaque page sera analysée par TIFFWriter et sera soit traitée comme une page couleur ou soit comme une page noir et blanc. Si la page a UN contenu en couleur, elle sera convertie en format JPEG. Les pages avec un contenu uniquement noir et blanc seront converties en format
TIFF compressé.
TIFFWriter est une option pour ScanFile et doit être sélectionnée pour être installée lors du processus d’’installation de ScanFile. Si l'option ScanFile n'a pas été achetée, même installé, le pilote TIFFWriter ne fonctionnera pas et il apparaitra comme sans licence.
Pour "imprimer" un document dans ScanFile en utilisant TIFFWriter, à partir d'une application Windows, sélectionnez l'option Imprimer puis sélectionnez l'imprimante "ScanFile TIFFWriter".
A partir de la boîte de dialogue Propriétés de l'imprimante, les options standards telles que : taille et orientation du papier, impression recto ou recto verso et définition peuvent être paramétrées. En pressant sur le bouton "OK" de la boîte de dialogue Imprimer
, l'écran d’indexation TIFFWriter suivant s'affiche :
Importation de Document Electronique
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Manuel de l’utilisateur
TIFFWriter
A partir de cet écran affiché, vous pouvez sélectionner dans quel répertoire vous souhaitez placer le document. Une fois que vous avez sélectionné le répertoire, les champs (et les mots-clés) de répertoire s'affichent. Vous pouvez ensuite soit saisir les informations d'indexation correspondant au document, ou bien soit choisir de placer le document en Post-indexation.
Après avoir indexé le document, ou choisi de placer le document en Postindexation, pressez Sauvegarder pour enregistrer le document dans le répertoire.
Mode Sélection
TIFFWriter dispose également d'un Mode Sélection, qui vous permet d'imprimer des documents multiples avant de les sauvegarder dans les répertoires ScanFile.
Pour activer cette fonction, après avoir imprimé le premier document et que l'écran TIFFWriter se soit affiché, pressez le bouton Mode sélection. L'écran
TIFFWriter se transforme alors pour ne laisser apparaître que le bouton Fin
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Importation de Document Electronique
Manuel de l’utilisateur
Explorateur : Envoyer vers…
du mode sélection. Tant que cet écran est affiché, vous pouvez effectuer des impressions avec TIFFWriter à partir d'applications Windows mais l'écran TIFFWriter n'apparaît pas.
Lorsque vous avez fini d'imprimer vos documents, pressez le bouton Fin du
mode sélection. L'écran reprend l'aspect de la fenêtre d'affichage standard de TIFFWriter.
Vous pouvez repasser en revue les documents conservés lors de cette collecte en pressant le bouton Montrer sélection, ce qui a pour effet d'ouvrir l'écran Additionner les pages ci-dessous.
Vous pouvez paginer le document en cours en utilisant les boutons de déplacement situés en bas de la fenêtre de prévue et sélectionner les documents à visualiser à partir de la liste déroulante Sauter au document.
Vous pouvez supprimer certaines pages d'un document en affichant une à une les pages concernées et en pressant le bouton Effacer image, ou vous pouvez également supprimer un document tout entier en utilisant le bouton
Effacer document. Tous les documents rassemblés lors de la sélection sont automatiquement sauvegardés vers l'un des enregistrements appartenant aux répertoires ScanFile. Ils peuvent également être placés dans la Liasse de Post-indexation du répertoire.
Explorateur : Envoyer vers…
Dans Microsoft Windows, une nouvelle option sera ajoutée au menu contextuel de Windows Explorer: Envoyer vers->ScanFile Electronic
Importation de Document Electronique
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Manuel de l’utilisateur
Intégration MS Office
Document Support
après l’installation de ScanFile. Cette option vous permet de sélectionner avec la souris des fichiers situés directement dans l’Explorateur puis de choisir le répertoire ScanFile dans lequel vous souhaitez les enregistrer.
Après la mise en surbrillance du ou des documents que vous voulez mettre dans ScanFile, appuyez sur le bouton droit de la souris et choisissez l'option
Envoyer vers. Sélectionnez ScanFile Electronic Document Support pour afficher la même fenêtre de dialogue qu’avec TIFFWRITER, sauf que les documents sont traités d'une façon différente. Les documents ne sont pas convertis en TIFF ou JPEG, mais sauvegardés dans le dossier ScanFile dans leur format de fichier original.
Intégration MS Office
Les outils d'intégration Office, que vous pouvez sélectionner au cours de l'installation de ScanFile, vous permettent d'archiver les documents vers les répertoires ScanFile directement à partir de Microsoft Word, Excel, Access,
PowerPoint et Outlook 97, 2000 ou XP ou 2003. Ces options vous permettent de sauvegarder vos documents avec ScanFile dans leur format d’origine, à la différence de TIFFWriter qui convertit les documents au format
TIFF. Deux icônes de barre d'outils sont automatiquement ajoutés au programme comme présenté ci-dessous.
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Importation de Document Electronique
Manuel de l’utilisateur
ScanFile VNP
Envoyer à ScanFile
L’icône Envoyer à ScanFile ouvrira l'écran d'Indexation comme détaillé dans l'option TIFFWriter et avec l'option Explorateur : Envoyer vers. La fonctionnalité de la fenêtre d'Index est absolument identique, comme décrit dans ces chapitres.
Imprimer et envoyer à ScanFile
Cette option exécute deux fonctions : imprimer le document sur votre imprimante choisie et ouvrir l'écran d'Index pour vous permettre de sauvegarder le document dans un répertoire ScanFile.
ScanFile VNP
L'application optionnel serveur ScanFile VNP vous permet de créer des imprimantes PCL5 compatibles sur les serveurs et les postes de travail, lesquels seront redirigés vers les ports spécifiques VNP, qui se sert de la sortie impression, converti au format de TIFF Group4 et sauvegarde aux endroits prédéfinis.
Ces répertoires peuvent alors être automatiquement importés dans ScanFile en utilisant une des applications de Planification dans Remote Services, tels que le TIFF Spooler, qui fonctionne conjointement avec la Reconnaissance de formes.
Une description complète de l'installation et configuration de ScanFile VNP est donnée plus loin dans ce manuel.
Importation de Document Electronique
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Manuel de l’utilisateur
Paramètres Généraux
Paramètres Généraux
Paramètres Généraux
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
L'écran Paramètres généraux se trouve sous le menu Options->Menu de
configuration. Il per met d’ajusté les différents paramètres qui affectent la qualité de l'image affichée, de modifier l’affichage de la Liste de Sélections, de choisir l'arrière-plan de la fenêtre principale et bien d'autres paramètres servant à modifier l'affichage des Mots-clés et l'impression de l'image.
Ces paramètres peuvent être modifiés à n'importe quel moment tout en utilisant simultanément ScanFile, mais certaines options telles que Afficher
barres d'outils supplémentaires ne seront activées qu'après redémarrage de ScanFile.
Mode d'affichage
La grande majorité des moniteurs PC sont incapables d'afficher un document avec le même niveau de définition que pendant sa numérisation. A titre d'exemple, une page de format A4 scannée à 200dpi produit une image de
1664 pixels en largeur par 2532 pixels en longueur. Ceci signifie que si la
Paramètres Généraux
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Manuel de l’utilisateur
Mode d'affichage définition du moniteur est inférieure à ces chiffres, des informations issues de l'image doivent être "supprimées" pour pouvoir s'afficher à l'écran. Ceci peut avoir pour conséquence une perte de qualité au niveau de l'image affichée.
ScanFile dispose de trois modes différents d'affichage d'image qui peuvent
être appliqués de façon à atteindre un niveau de qualité optimum lors de l'affichage :
Option
Echelle de Gris
Bitonal
Noir / Blanc
Description
Applique 4 nivea ux de gris pour améliorer l’image affichée
Applique un niveau de gris pour améliorer l’image affichée
Affiche l’image sans amélioration
Lorsque l'image numérisée est affichée à l'échelle 1:1 (c'est-à-dire qu'à chaque pixel de l'écran correspond un pixel scanné), les améliorations par utilisation de l'Echelle des Gris et Bitonal ne sont pas appliquées
Il existe d’autres réglages pour agir sur l’affichage de l'image dans ScanFile.
Le tableau suivant décrit ces options brièvement:
Option Description
Ignorer les versos Si autorisé, la page verso d'un document scanné en recto-verso ne sera pas affichée au travers du fichier.
Versos tête bêches Si une page recto verso a été scannée et la page verso du document est 'à l'envers' par rapport a la page recto, l'option affichera la page verso de tous les fichiers dans l'orientation correcte.
Cacher annotations Vous permet de cacher des annotations supplémentaires à une page scannée. Un symbole de crayon dans le coin gauche supérieur indiquera alors s'il y a une annotation cachée appartenant à l'image.
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Paramètres Généraux
Manuel de l’utilisateur
Liste de recherche
Utilise Stellent
Viewer
Permet l’affichage de documents électroniques avec le Stellent Viewer, ce qui peut être plus long à l’affichage si les documents sont importants. Si ce viewer n'est pas utilisé, les documents électroniques apparaîtront avec un icône symbole dans la fenêtre d'image. Un doubleclic sur l'icône permet d’afficher les documents dans leurs applications correspondantes, à condition que celles-ci soient installées sur le poste.
Liste de recherche
La Liste de recherche est utilisée pour afficher les résultats d'une recherche d’un document menée à l'intérieur d'un répertoire. Quatre options différentes sont accessibles, changeant son aspect et sa fonctionnalité.
Option Description
Afficher le numéro des dossiers
Les enregistrements dans la Liste de recherche seront numérotés en ordre croissant. Ce numéro sera affiché dans la première colonne de la Liste de recherche.
Afficher la colonne de Notes
Ajoute une colonne à la fin de la Liste de recherche.
La colonne de Notes montrera si des notes sont appliquées au document, ou si les documents sont cachés. Les documents avec une note attachée afficheront 'un M' dans la colonne de Notes. Les documents cachés pour les utilisateurs du groupe SF
Recherche afficheront 'un X'.
Sauver la largeur des colonnes
Alternance de couleurs de ligne
Si choisi, il permet à chaque utilisateur, pour chaque dossier auquel ils ont accès de personnaliser la Liste de recherche affichée. L'ordre des colonnes dans la
Liste de recherche peut être changé, ainsi que la largeur des colonnes. Ces réglages seront sauvegardés avec le répertoire ou la bibliothèque qui a été accédée.
Modifie la vision de la liste de recherche de lignes grises unies en une alternance de lignes bleues et grises, pour aider une meilleure visualisation de l'information d'index.
Paramètres Généraux
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Manuel de l’utilisateur
Imprimer
Imprimer
Les réglages suivants modifient les paramètres d’impression de ScanFile :
Option Description
Imprimer à l'échelle originale
Lorsque vous imprimez des documents, si l'option est activée, les pages seront imprimées à l'échelle exacte
à laquelle elles ont été scannées. Dans le cas où l'imprimante utilisée intègre une bordure non imprimable, cela signifie que la page imprimée ne peut pas tenir pas sur une seule page A4. Lorsque cette option est désactivée, ScanFile s'assure toujours qu'une page de format A4 tient sur une seule page imprimée en en réduisant légèrement la taille.
Orientation
Automatique
Si validé, ScanFile testera et sélectionnera automatiquement la meilleure orientation pour imprimer le document.
Ignorer recto verso Lorsque vous numérisez des documents double-face,
ScanFile enregistre si la page archivée est une page recto ou une page verso. Lorsque vous imprimez ces pages sur une imprimante double-face, si l'option
Ignorer recto verso est désactivée, ScanFile imprime chaque page de la même façon qu'elle a été scannée
–c'est-à-dire que les pages de recto sont imprimées sur le recto d'une feuille, les pages de verso sont imprimées sur le verso d'une feuille. Lorsque ce mode est activé, les pages sont imprimées en séquence ininterrompue.
Utilisateur, Date et
Time
L'option imprime le nom de l'ordinateur, de l'utilisateur et la date & l'heure à laquelle le document à été imprimé dans l'en-tête de chaque feuille.
Nombre de Page Si validé, ScanFile imprime les numéros de page et le total des pages en haut de chaque feuille.
Annotations Texte Si validé, les annotations texte sont imprimées sur une feuille séparée de l'image.
Imprimer les information s d’index
Si validé l’information d’index d’un document sera imprimé en haut de chaque page.
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Paramètres Généraux
Manuel de l’utilisateur
Mode de recherche par mot-clé
Mode de recherche par mot-clé
Si une liste de mots-clés a été appliquée à un répertoire ou une librairie, vous pouvez décider de quelle façon la liste va être affichée et de quelle façon la recherche par mot-clé sera effectuée.
Option
Effacer les clés sélectionnées
Description
Si validé, lors de l’appui sur le bouton Effacer les champs dans un répertoire ou une librairie, les mots clés en surbrillance seront désélectionnés. Si cette option n’est pas validée les mots clés resteront sélectionnés.
Cacher les boites Lorsqu'un répertoire ou une librairie est ouvert(e), si l'option est sélectionnée, la liste des mots-clés ne s'affiche pas près des champs du répertoire ou de la librairie.
Afficher les boites en mode texte
Si validé, la liste des motsclés s’affichera dans un format de liste. Sinon le texte s’affichera dans une boîte (cellule). Une des fonctions de Canofile consiste en des cellules d'index, qui travaillent de la même manière que les mots-clés. Des images graphiques peuvent être scannées dans ces cellules et affichées en utilisant des cellules.
ET / OU Lorsque vous utilisez les mots-clés pour effectuer des recherches dans les documents, plusieurs mots-clés peuvent être sélectionnés en même temps. En choisissant soit l'option ET ou l'option OU, la recherche permet de trouver les documents qui contiennent TOUS les mots-clés sélectionnés qui leur sont appliqués, ou de trouver les documents qui contiennent N'IMPORTE LEQUEL d'entre les motsclés qui leur sont appliqués.
Paramètres Généraux
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Manuel de l’utilisateur
Liste de sélection personnelle
Liste de sélection personnelle
Chaque utilisateur de ScanFile possède sa propre liste de sélection personnelle. Cette liste est un moyen pour chaque utilisateur de rassembler une liste de documents de façon à ce qu'il n'ait pas à les rechercher à chaque fois qu'il en a besoin pour visualisation. De plus, les différents utilisateurs peuvent envoyer des documents vers les Listes de Sélections
Personnalisées des autres utilisateurs. Ces options permettent de décider si les utilisateurs doivent être informés lorsqu'un utilisateur envoie un document vers la liste d'un utilisateur.
Option Description
Aucun Message
Ouverture de
Session
Avec cette option validée, aucune action ne sera prise si un nouveau document apparait.
L’utilisateur devra manuellement vérifier les nouveaux documents dans sa liste de Sélection personnelle.
A chaque fois qu'un utilisateur démarre ScanFile et que l'option Ouverture automatique est sélectionnée, sa Liste de Sélection Personnelle est vérifiée pour savoir si de nouveaux messages sont arrivés.
Intervalle La Liste de Sélections d'un utilisateur peut être vérifiée à intervalles prédéterminés à condition que l'option Intervalle soit sélectionnée et une durée spécifique saisie.
La façon dont un utilisateur est informé de l’arrivée de nouveaux documents peut être choisie comme suit :
Option
Signale sonore
Message
Ouverture automatique
Description
Un son sera émis lorsqu’un nouveau document sera trouvé dans la liste personnelle.
Un message s’affichera.
La liste de sélection personnelle s’ouvrira automatiquement lorsqu’un nouveau document y est ajouté.
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Paramètres Généraux
Manuel de l’utilisateur
Format Date de la Librairie
Format Date de la Librairie
Le format dans lequel les champs de date sont affichés dans les Librairies
ScanFile peut être paramétré à partir de cette option. Vous pouvez sélectionner l'ordre dans lequel les jours, les mois et les années sont affichées, ainsi que les séparateurs à utiliser.
Les formats possibles sont:
DD MM YY
DD MM YYYY
MM DD YY
MM DD YYYY
YY MM DD
YYYY MM DD
Les seuls séparateurs valides sont : "/", "-" et ".".
Post-indexer
Cette option règle le mode et l'emplacement de stockage pour le groupement de post indexation.
Option
Mode Normal
Description
Un groupement de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile, il est physiquement stocké dans le sous-répertoire de chaque répertoire ScanFile.
Choisir un répertoire Un groupement centralisé de post indexation existe pour chaque dossier ScanFile. L'emplacement de stockage de ce groupement centralisé peut être défini en cliquant sur le bouton.
Attention, dans une situation de réseau cela peut amener des problèmes, lorsque plusieurs personnes travaillent simultanément sur un même groupement centralisé.
Paramètres Généraux
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Manuel de l’utilisateur
Envoyer à Email
Envoyer à Email
Cette option vous permet de choisir comment les images sont envoyées par messagerie électronique. Si un document a des pages multiples, les images peuvent être jointes dans le nouveau message soient comme page simple de fichiers TIFF, soient en fichier TIFF multipage ou comme un Fichier PDF. Si un document contient des formats mélangés
– Ou contient des documents couleur ou des fichiers Word/Excel
– ceux-ci seront séparés du fichier. Ce paramètre affecte aussi l'option
Envoie à … Fichier
Option Description
Normal Mode Dans ce cas tous les fichiers qui sont envoyés et joints automatiquement à un Email, restent dans leur format original.
TIFF Multipage
Images groupées
(PDF)
Dans ce mode le système stocke des fichiers TIFF simples dans un fichier TIFF multipage. Dans le cas où un document contient seulement des fichiers TIFF, un fichier TIFF multipage est joint à l'Email.
Dans le cas où un document contient un mélange de formats de fichier, il rassemblera toujours les pages
TIFF consécutives et les pages COLD dans un fichier, tous les autres formats restent dans leur format original.
Dans ce mode les pages en TIFF, JPEG et au format
COLD seront converties dans un fichier PDF contenant ces pages comme images graphiques.
Les documents électroniques sont joints dans leur format original.
Page 124
Paramètres Généraux
Manuel de l’utilisateur
Autres Réglages
Autres Réglages
Option
Memo
– Voir /
Cache
Description
Entre automatiquement une courte entrée dans le memo d'un document, notant qui et quand l’affichage d'un document a été verrouillé ou déverrouillé.
Utilise les réglages généraux du scanner
Activé, tous les réglages utilisateurs relatif au scanner sont ignorées et les réglages scanner de l’'utilisateur
ADMIN seront appliqués pour chaque dossier et utilisateur.
Afficher les icones inactifs
Affiche le menu additionnel
Avec cette option, vous pouvez choisir si les boutons des barres d'outils sont affichés ou non, selon qu'ils s’appliquent à la fonction exécutée. Si cette option n'est pas choisie, les boutons de barre d'outils seront grisés si non applicable.
La barre d'outils s’affichera en haut de la fenêtre principale de ScanFile quand l'option est choisie.
Cacher boites à outils
Afficher la date dans le champ
Memo
Effacer le fichier tampon
Ce sont les descriptions courtes des fonctions des boutons de la barre d'outils. Ils seront affichés si le curseur de souris est laissé sur un icone de la barre d'outils pendant un instant. Vous pouvez choisir si ceux-ci sont affichés ou non en validant/mettant hors service cette option.
Permis, cela ajoutera la date et l’heure dans le mémo d'une note appliquée à un document.
Post-Indexage
édition par zone
L'option est utilisée par la fonction de Préparation
CD. Quand sélectionné, le contenu existant du répertoire d'association sera supprimé avant que la nouvelle information soit écrite.
La fonction Post-indexage édition par zone, lorsqu’elle est choisie, permettra de déplacer et d’agrandir pour chaque champ une partie de l’image dans le dossier. Ceci est utilisé pendant la saisie d'index et en indexant des documents du groupement de Post-indexation.
Paramètres Généraux
Page 125
Manuel de l’utilisateur
Sélection d’un arrière plan
Vérifier la quantité de Code à barres
En scannant des documents contenant des codes à barres, le contenu du code barres peut être lu pendant la numérisation et inséré dans des champs dans le répertoire. Vous pouvez choisir si ScanFile vérifiera si le nombre correct de codes à barres du document a
été lu, par rapport au nombre de champs dans le répertoire ayant un code à barres comme propriété.
Auto Indexer les codes illisibles par X
(pages simples seulement)
En Scannant des documents de pages simple avec code à barres, si ScanFile échoue de lire un code à barres d'une page, 'un X' peut être placés dans le champ code à barres du répertoire, afin d’identifier le document pour une indexation postérieure avec l’option Auto Indexer les codes illisibles par X sélectionnée. Si cette option n'est pas choisie et que
ScanFile était incapable de lire un code à barres, la numérisation s’arrêtera et vous devrez taper l'information d'index dans le champ code à barres pour poursuivre la numérisation.
Sélection d’un arrière plan
L'affichage par défaut pour la fenêtre principale ScanFile est un fond gris.
Chaque utilisateur peut modifier ce paramètre en sélectionnant le bouton
Choisir arrière plan dans le menu Paramètres généraux. Vous pouvez
également décider si vous souhaitez choisir une couleur de fond, ou appliquer une image en fond d'écran principal.
Couleurs
Pour choisir une couleur, pressez sur le bouton Choisir couleur et une boîte de dialogue s'affiche.
Page 126
Paramètres Généraux
Manuel de l’utilisateur
Sélection d’un arrière plan
Vous pouvez ensuite choisir la couleur que vous souhaitez et presser "OK".
Une fois cette opération terminée, vous retournez directement à l'écran
Choisir arrière plan décrit précédemment.
Les couleurs disponibles dépendent du paramétrage de l'adaptateur graphique d’affichage.
Image
En sélectionnant l'option Choisir Image, il vous est possible d'utiliser un fichier Bitmap (.BMP) pour l’afficher dans la fenêtre d'image principale. Le coin supérieur gauche du fichier bitmap sélectionné se retrouve alors
également dans le coin supérieur gauche de l'écran principal de ScanFile.
Paramètres Généraux
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M anuel de l’utilisateur
Paramètres supplémentaires
Paramètres supplémentaires
Paramètres supplémentaires
Page 128
Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
D'autres paramètres sont disponibles dans ScanFile, cela vous permettra de choisir la langue utilisées dans ScanFile, quel code à barres lire, et d’autres fonctions. Ceux-ci sont décrits ci-dessous.
Sélection de la langue
Lorsque vous installez ScanFile, il vous est demandé de sélectionner la langue désirée mais celle-ci peut être modifiée à n'importe quel moment en sélectionnant l'option Choisir langue à partir du menu "Options». Les langues disponibles sont:
English
German
French
Dutch
Anglais (US & British)
Allemand
Français
Néerlandais
Pour que l'utilisation de ce nouveau langage puisse prendre effet, Scanfile doit d'abord être fermé puis redémarré.
Les langues de l'Extrême-Orient comme le japonais, le coréen et le chinois sont disponibles dans des installations spéciales.
Réglage de la luminosité
Sélectionnez Réglage de la luminosité du menu Options pour assigner aux touches de fonction F2 à F6 des niveaux de luminosité prédéterminés utilisés pendant le scan. Dans les cas où, par exemple, les documents ont des fonds de couleurs différentes et le mode automatique de définition de la qualité de numérisation du scanner est insuffisant, il est possible d'appliquer des valeurs paramétrées manuellement. En appuyant sur la touche de fonction appropriée, le niveau de brillance sera utilisé pendant la numérisation.
Paramètres supplémentaires
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Manuel de l’utilisateur
Configurer le filtre
Le paramétrage de ces valeurs est une question d'essais et de tâtonnements, mais une fois que les bonnes valeurs ont été trouvées, il n'est plus besoin de les modifier. Ce processus peut être évité en utilisant soit le mode automatique ou en sélectionnant le niveau de luminosité par l'intermédiaire de la commande située dans la barre d'outils.
Si vous pressez la touche de fonction à laquelle a été affectée la valeur zéro, la fonction Mode automatique du réglage de luminosité du scanner est alors réactivé.
Configurer le filtre
Cette option vous permet d'améliorer la qualité d'une page scannée en lui appliquant des options de filtre prédéfinies ou en créant vos propres paramètres de filtre. Ces paramètres peuvent être entrés en choisissant
Configurer le Filtre, depuis le menu Options. Le filtre peut être appliqué après la numérisation en choisissant Modifier - > Filtrer image, ou pendant le scan si l'option Utiliser filtre est cochée.
Un maximum de trois paramètres de réglage de filtre peut être créé par l'utilisateur et sauvegardé. Ces paramètres de filtre peuvent être appliqués en les sélectionnant à partir des listes déroulantes situées sur le côté droit de la fenêtre Paramètres de filtre. Un maximum de six filtres peut être appliqué
à n'importe quel moment. Ils entrent en action dans l'ordre de leur sélection au niveau des listes déroulantes
– c'est-à-dire, du premier situé en haut au dernier situé en bas.
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Paramètres supplémentaires
Manuel de l’utilisateur
Filtres prédéfinis
Filtres prédéfinis
Il existe six types différents de filtres prédéfinis applicables. Ils sont détaillés ci-dessous.
Filtre Description
Enlève le bruit enlèvera les points noirs et blancs isolés.
Enlève lignes horizontales enlèvera les lignes horizontales
Enlève lignes verticales
Éclairer la page enlèvera les lignes verticales
éclairera la page
Assombrir la page
Complète Les Lignes
Adoucit le bord
Durcir le bord assombrira la page
Tentatives de compléter les lignes horizontales et verticales
Adoucira le bord des mots et des graphiques, les mélangeant avec leurs environnements
Définit plus clairement les bords des graphiques, des boîtes et texte.
Paramètres supplémentaires
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Manuel de l’utilisateur
Filtre défini par l'utilisateur
L'exemple suivant montre le résultat de filtrage utilisant Enlève le bruit. Ce filtre favorise des secteurs blancs ou noirs et enlève des pixels blancs et noirs isolés. En conséquence le contraste et la lisibilité sont améliorés tandis que l'espace de stockage est réduit.
Filtre défini par l'utilisateur
L'algorithme du filtre calcule la luminosité de chacun des pixels d'une image.
Avec les images en noir et blanc, la valeur de luminosité de chaque pixel est binaire, c'est-à-dire que la valeur d'un pixel noir est 1 et la valeur d'un pixel blanc 0. La valeur de luminosité à attribuer à un pixel est calculée en faisant la somme pondérée des pixels environnants. Ces facteurs de pondération permettent d'attribuer un certain "coefficient" à chaque filtre. Etant donné que les valeurs de luminosité calculées doivent être affectées soit à un pixel noir
(valeur 1) ou un pixel blanc (valeur 0), un seuil de décision doit être défini.
1 1 1
1 1 1
1 1 1
Avec ces paramètres de filtre et une référence de 3 par exemple, un pixel blanc (noir) isolé sera automatiquement converti en noir (blanc).
1 2 1
2 2 2
1 2 1
Avec ces paramètres et une référence de 4, des minces lignes horizontales et verticales interrompues seront fermées.
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Paramètres supplémentaires
Manuel de l’utilisateur
Recherche rapide
Le réglage de ces paramètres dépend de la qualité des images numérisées, par exemple, de la définition de l'image, du pourcentage de zoom et de la luminosité de l'image. Le filtrage permet généralement d'améliorer la lisibilité
à l'écran des images microfilm à contraste faible et de réduire de façon drastique les besoins en espace de stockage de données.
Veuillez noter qu'une utilisation incorrecte de ce filtre peut transformer un document scanné normal en un document entièrement noir ou entièrement blanc.
Lorsque vous travaillez avec des filtres, n'activez JAMAIS la fonction Utiliser
filtre avant d'être sûr que les réglages du filtre sont particulièrement appropriés aux documents à scanner. Pour pouvoir en être sûr, vous pouvez numériser un document à titre d'exemple, modifier les réglages du filtre, puis sélectionner Filtrer image à partir du menu "Edit". Cette option affiche toujours un message vous demandant de confirmer si vous souhaitez sauvegarder l'image filtrée.
Recherche rapide
L'option Recherche rapide vous permet de paramétrer ce que nous appelons les "Index binaires", en les comparants à certains champs spécifiques situés à l'intérieur d'un répertoire ou d'une librairie. Les index binaires permettent de réduire de façon considérable les temps de recherche lorsqu'il s'agit de répertoire et de librairies comportant un très grand nombre d'enregistrements d'indexation, lorsque que la recherche est effectuée d'après le champ défini pour indexation binaire.
Pour paramétrer l'index binaire d'un champ situé à l'intérieur d'un répertoire ou d'une librairie, assurez-vous d'abord que le répertoire ou la librairie est ouvert(e). Puis sélectionnez l'option Recherche rapide à partir du menu
Rechercher. L'écran ci-dessous s'affiche.
Paramètres supplémentaires
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Manuel de l’utilisateur
Recherche rapide
Sélectionnez le champ auquel vous voulez adjoindre un index binaire puis pressez sur "OK". Un index binaire est alors créé pour ce champ.
Un ensemble de champs avec un index binaire peut défavorablement affecter l'importation de nouveaux enregistrements. C'est spécialement ainsi en important des dossiers dans des Librairies. Il est donc sage de désactiver l'index binaire avant l'importation de dossiers dans des librairies et ensuite de revalider l'index binaire par la suite.
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Paramètres supplémentaires
Manuel de l’utilisateur
Gestion des utilisateurs
Gestion des utilisateurs
Gestion des utilisateurs
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Par défaut, chaque utilisateur doit ouvrir sa session de travail dans ScanFile en donnant un nom d’utilisateur unique et un mot de passe optionnel.
Chaque utilisateur créé dans ScanFile peut également avoir un accès restreint à n'importe quelle section ou option de ScanFile, de ScanFile
WebServer ou de ScanFile RemoteStation.
Des groupes d'utilisateurs peuvent également être créés pour contrôler les droits d'accès à un ou plusieurs utilisateurs. Deux types de groupes d'utilisateurs sont disponibles, les groupes d’utilisateurs adaptés aux besoins du client et les groupes d'utilisateurs par défaut, qui sont étudiés plus loin dans ce chapitre.
Ajout & Edition d’utilisateurs
Pour contrôler l'accès d'utilisateur à ScanFile, sélectionnez Gestion des
usagers à partir du menu Options et l'écran cidessous s’affichera.
Cette liste affiche les utilisateurs et les groupes actuellement définis, et permet de suivre les utilisateurs connectés (heure de connexion, durée).
Après l'installation l'utilisateur ADMIN et les groupes d'utilisateur
Administrateur, Opérateur, Accès autorisé et Accès limité seront affichés. Vous pouvez choisir ici un utilisateur ou un groupe pour le modifier
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Gestion des utilisateurs
Manuel de l’utilisateur
Ajout & Edition d’utilisateurs ou l'effacer, ou vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur ou un groupe. Les utilisateurs/groupes peuvent être supprimés en choisissant l'entrée de liste et en cliquant sur le bouton Effacer.
L’utilisateur ADMIN possède les droits d’administration. Il est important de changer le mot de passe par défaut d’ ADMIN une fois que ScanFile a été installé.
L'option Utiliser mot de passe vous permet de désactiver le principe d'ouverture de session, de telle sorte que lorsque ScanFile est ouvert, vous ne soyez pas invité à vous identifier par un nom d'utilisateur et un mot de passe mais que vous soyez automatiquement admis en session en tant qu'utilisateur Admin.
Seul l’utilisateur ADMIN ou les membres du groupe Administrateur possède les droits de valider ou dé
valider l’option Utiliser mot de passe.
Ajout d’un utilisateur
Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquer sur le bouton Ajouter utilisateur dans la fenêtre principale de gestion des utilisateurs, ce qui ouvrira cette fenêtre
Gestion des utilisateurs
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Manuel de l’utilisateur
Ajout & Edition d’utilisateurs
Vous devez saisir un nom d'utilisateur, le mot de passe est facultatif mais son utilisation est recommandée. Il est également possible d'ajouter ici une adresse Email, veuillez noter que ceci est employé uniquement pour le Client
ScanFile RemoteStation, dont l'utilisation est expliquée plus loin dans ce manuel.
Dans ScanFile Version 8 un délai d’utilisation de licence fixé a été ajouté pour chaque utilisateur. Une licence d'utilisateur peut être libérée après un certain temps. Cela empêche des utilisateurs ne travaillant pas avec le programme de bloquer une licence d'utilisateur tant qu'ils sont connectés. La valeur par défaut est zéro. L'utilisateur connecté seulement libérera sa licence en se déconnectant. Chaque autre valeur plus grande que zéro indique le temps en minutes pendant lequel un utilisateur bloque une licence avant que d'autres ne soient capables de l'obtenir.
Vous devez alors sélectionner à quels Répertoires et Librairies l'utilisateur a accès. Sélectionnez en premier l’emplacement où les répertoires ou les librairies sont localisées afin qu’ils apparaissent dans la boîte supérieure.
Pour permettre l'accès d'un utilisateur à un répertoire ou une librairie, sélectionnez avec la souris le nom du répertoire ou de la librairie dans la boîte de dialogue supérieure puis pressez sur le bouton Ajouter. Le nom de ce répertoire ou de cette librairie apparaît alors automatiquement dans la boîte de dialogue inférieure. Pour donner à un utilisateur accès à l'ensemble des répertoires et librairies situés sur le lecteur sélectionné, cliquez sur le bouton Copier tout.
Pour supprimer les répertoires ou les librairies de la liste d'accès, pressez le bouton Déplacer tout ou sélectionnez le répertoire ou la librairie concernée puis pressez le bouton Effacer.
Grâce à l'option Ouvrir une librairie, vous pouvez décider si l'outil Ouvrir de la barre d'outils située dans la partie gauche de la fenêtre principale de
ScanFile va servir à l'ouverture des répertoires ou des librairies. Lorsque cet outil n'est pas sélectionné, la liste Ouvrir Répertoire s'affiche. Lorsque cet outil est sélectionné, la liste Ouvrir Librairie s'affiche. Le réglage par défaut est Ouvrir Répertoire.
Une autre option dans la gestion des utilisateurs consiste à ajouter un utilisateur individuel à un groupe d'utilisateurs. Appuyez sur le bouton
Membre de, et une fenêtre apparaîtra énumérant tous les groupes disponibles. Pour ajouter cet utilisateur dans un groupe surlignez le groupe que vous souhaitez utiliser et cliquez sur le bouton > > pour ajouter cet utilisateur. Puis cliquez OK pour sauvegarder. ScanFile retournera à la fenêtre Gestion des Utilisateurs.
Egalement à partir de cette fenêtre vous pouvez sélectionner
Paramétrages Etendus ceux-ci sont expliqués plus loin dans ce chapitre.
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Gestion des utilisateurs
Manuel de l’utilisateur
Ajout & Edition des groupes
Une fois que vous avez terminé avec toutes les options, appuyer sur le bouton OK, et la configuration sera sauvegardée.
Modification d’un utilisateur
Pour éditer les droits d'un utilisateur existant sélectionner l'utilisateur dans la fenêtre principale des utilisateurs et cliquez sur Modifier. Toutes les options disponibles lors de la création d’un nouvel utilisateur sont disponibles. Une fois que vous avez terminé ceci, appuyer sur le bouton OK, et la configuration de l'utilisateur sera sauvegardée avec tous les changements.
Blocage d'utilisateur
Si un utilisateur entre à un mot de passe invalide trois fois de suite(en ligne), la Gestion d'Utilisateur ScanFile bloquera cet utilisateur. L'utilisateur ne peut plus se connecter à n'importe quel programme ScanFile. N'importe quel utilisateur avec des droits d'administrateur peut Déverrouiller cet utilisateur.
Allez dans Options - > Gestion des Utilisateurs et choisissez l'utilisateur bloqué. Le bouton Déverrouille utilisateur sera activé. Un clic sur ce bouton déverrouillera l'utilisateur.
Ajout & Edition des groupes
Il est possible dans ScanFile de définir des groupes d'Utilisateur et leur assigner des droits d'accès. Les groupes sont particulièrement utiles si vous avez un certain nombre d'utilisateurs auxquels vous voulez assigner les mêmes droits. L'administration de droits d'accès est plus facile et plus efficace de cette façon.
Si un utilisateur est le membre de plus qu'un groupe, l'utilisateur hérite une combinaison totalisatrice de tous les droits de groupe.
Groupes Utilisateurs par défaut
Quatre niveaux différents de groupe d'utilisateurs sont inclus par défaut dans
ScanFile. Ceux-ci sont visibles en entrant dans la partie Modification
d'Utilisateur de ScanFile du menu d'Options. Ces groupes ont des niveaux de sécurité par défaut. Les niveaux sont:
Accès Limité: les utilisateurs de ce groupe peuvent rechercher et visualiser les enregistrements qui ne sont pas cachés. Ils peuvent également voir des notes mais ne peuvent pas les modifier.
Gestion des utilisateurs
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Manuel de l’utilisateur
Paramétrages Etendus
Accès Autorisé : Ces utilisateurs peuvent éditer des notes, cacher ou faire apparaître des index.
Opérateur: Les opérateurs peuvent numériser, éditer, et préparer l'écriture de CD, renommer et post-indexer. Ils ne peuvent pas créer, éditer ou supprimer des répertoires.
Administrateur: Les membres du groupe Admin. peuvent autoriser ou non l’utilisation des mots de passe. Le mot de passe par défaut est ADMIN.
L'utilisateur doit utiliser « ADMIN » mais peut changer le mot de passe par défaut une fois que ScanFile a été installé.
Pour créer un groupe d'utilisateur par Défaut mettre en surbrillance le groupe requis et cliquez sur Modifier. Une fenêtre s'ouvrira, identique à celle pour de créer et éditer des utilisateurs. Vous pouvez modifier les paramètres du groupe de la même façon.
Définir des nouveaux Groupes
De plus aux groupes prédéterminés vous pouvez créer de nouveaux groupes et assigner les répertoires, librairies et des droits correspondant à vos exigences. Cliquez sur Nouveau Groupe et la fenêtre Modifier un Groupe s’affichera. La création d'un nouveau groupe exige les mêmes étapes que la création d'un nouvel utilisateur.
Paramétrages Etendus
n créant ou éditant un utilisateur ou un groupe vous devez assigner les droits que l'utilisateur ou le groupe auront dans ScanFile pour les répertoires/librairies auxquels ils ont accès. L'écran Paramétrages Étendus vous permet de définir exactement quelles fonctions, ou groupes de fonctions un utilisateur ou un groupe auront l'accès. Les fonctions sont affichées dans des groupes qui reproduisent les options de menu ScanFile.
La fenêtre suivante sera affichée après avoir cliqué sur le bouton
Paramétrages Étendus:
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Gestion des utilisateurs
Manuel de l’utilisateur
Paramétrages Etendus
Pour sélectionner les options que vous souhaitez permettre ou interdire cliquez sur l’onglet correspondant à l’option désirée. Un coche dans la case à cocher signifie qu'on permet l'option, une case à cocher vide signifiera que l'option est interdite. Ces options sélectionnées sont alors les seules valables quand cet utilisateur ou membre de groupe utilise ScanFile. Trois options sont incluses sur le côté droit supérieur de la fenêtre, pour vous permettre de tous sélectionner ou de tout annuler.
Utiliser
Sélectionner
Tout ou
Annuler
sélectionner/désélectionner chaque option de menu affiché.
Tout pour
L'onglet « Général » sur le côté gauche supérieur affiche la sélection
Administrateur. Quand cette case est cochée l’utilisateur obtient tous les droits sur ScanFile
Si un utilisateur est membre de plus d’un groupe et que des réglages différents ont été appliquées à ces groupes, les options de menu disponibles pour l’utilisateur seront héritées du groupe dont l'utilisateur est membre et a permis d’ouvrir le répertoire ou la librairie.
Gestion des utilisateurs
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Manuel de l’utilisateur
Compte ScanFile
Compte ScanFile
Le Compte ScanFile vous permet de lancer ScanFile avec un compte d'utilisateur Windows. Les répertoires et librairies ScanFile, protégées avec ce compte d'utilisateur Windows sont protégé d’un accès non autorisé.
ScanFile
Pour entrer un compte d'utilisateur Windows, ouvrez le menu Options - >
Gestion des Utilisateurs et cliquez sur Compte ScanFile. La fenêtre suivante est affichée:
Sélectionnez
Active le compte „Exécuter comme“. Les champs seront alors autorisés.
Entrez le domaine, le nom d'utilisateur et le mot de passe. Pour vérifier et
éviter toute faute de frappe, veuillez saisir une deuxième fois le mot de passe. Sauvegardez les nouveaux paramètres, fermez toutes les fenêtres et redémarrez ScanFile. Après la reprise, ScanFile sera exécuté sous le compte d'utilisateur Windows saisi.
Remote Service
Si vous utilisez les Remote Services, veuillez noter que le service Windows doit être exécuté sous le même compte de domaine que ScanFile.
Display Démarrer -> Panneau de configuration -
> Outils d’administration
-> Services. Aller à ScanFile Remote Service. Si le service a déjà été démarré, veuillez l’arrêter. Avec le clic droit de la souris sur ScanFile
Remote Service, sélectionnez Propriétés.
Sélectionnez l’onglet Connexion et modifier du compte système local au compte Exécuter comme. Entrez le
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Gestion des utilisateurs
Manuel de l’utilisateur
Compte ScanFile même compte de domaine que dans ScanFile. Fermer la fenêtre de paramétrage et démarrer le service.
Le compte ScanFile ne fonctionne pas avec les comptes Windows
Workgroups.
Veuillez noter que le compte domaine doit être entré comme un administrateur de la machine!
Gestion des utilisateurs
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Manuel de l’utilisateur
Information Générale
Information Générale
Information Générale
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Ce chapitre décrit plusieurs options qui fournissent des informations sur la version de ScanFile, l'information d'image, et des informations au sujet de l'activité qui a eu lieu dans les répertoires.
Version de ScanFile
A partir du menu Aide - > Info. Une fenêtre sera affichée, vous donnant le numéro de version de ScanFile, le nom de l’ordinateur et l'utilisateur connecté. De plus vous pouvez afficher l'information du système en cliquant sur le bouton Info.
Informations de l’image
Lorsqu'une page de document s’affiche, il est possible d'accéder aux informations concernant cette page en choisissant l'option "
Infos sur l’Image
" à partir du menu " Aide ".
L'emplacement et le numéro de fichier de l'image à l'intérieur du répertoire s'affichent, ainsi que les informations telles que : définition, taille compressée et taille non compressée.
Information Générale
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Manuel de l’utilisateur
Journal de Saisie
Journal de Saisie
Un rapport d'activité peut être produit pour rappeler l'ensemble des actions ayant été effectuées à l'intérieur d'un répertoire. Pour ce faire, sélectionnez l'option Journal de saisie à partir du menu "Options". Cette fonction permet de créer pour chaque utilisateur un récapitulatif des actions effectuées, qui détaille le nombre de fichiers et de pages créées ou modifiées à la date sélectionnée.
En sélectionnant l'option Créer un journal détaillé, les détails de chacun des fichiers ayant été créés ou modifiés par l'utilisateur s’affiche. Ce rapport est imprimé sur l'imprimante par défaut.
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Information Générale
Manuel de l’utilisateur
Rapport d’exception
*** Scanning eport (Date: 10.03.2002). #1 ***
User: Admin
Number of files created: 12
Number of Pages scanned: 12
Number of modified files: 2
Number of modified pages: 2
Total files processed: 14
Total pages processed: 14
--------------------------------------------
Total files created: 12
Total pages scanned: 12
Total files modified: 2
Total pages modified: 2
Total files processed: 14
Total pages processed: 14
Rapport d’exception
Detailed report follows ...
Le Plug in Rapport d'exception vous permet de rechercher dans un champ de répertoire s'il existe des vides dans la séquence de numérotation.
Sélectionnez Rapport d'exception à partir du menu Modules pour lancer le
User: Admin (Modified files)
1 2 Pages Time
22414 Tom Smith 2 15:00:12
22534 Robert Miller 5 15:00:57
------------------------------------------------------
Pour sélectionner le répertoire à vérifier, pressez le bouton Ouvrir répertoire puis sélectionnez avec la souris le nom du répertoire et pressez le bouton
Information Générale
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Manuel de l’utilisateur
Rapport d’exception
La fenêtre suivante est affichée:
Cet écran vous permet de sélectionner les valeurs de début et de fin du domaine numérique de recherche. Vous pouvez également sélectionner le champ du répertoire dans lequel vous devez effectuer la recherche. Après avoir saisi les informations nécessaires, pressez le bouton Démarrer pour effectuer une vérification du domaine de valeurs.
Si un nombre appartenant à ce domaine de valeurs, quel qu'il soit, est trouvé manquant, un fichier appelé "ERROR.LOG" est automatiquement créé dans le répertoire temporaire. Un message vous laisse ensuite l'option de visualiser ce fichier immédiatement après la fin de la vérification. Il ressemble
à l’exemple ci dessous:
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Information Générale
Manuel de l’utilisateur
Code à Barres
Code à Barres
Code à Barres
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Manue l de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Lorsque certains documents contiennent des codes à barres, il est possible d'insérer la valeur du code à barres dans les différents champs d'indexation du répertoire, soit au cours de la numérisation du document ou encore lors de la lecture zonale de code à barres effectuée pendant le traitement groupé des documents après numérisation. La fonction code à barres est une option
ScanFile qui doit être achetée auprès de votre revendeur pour permettre cette opération.
ScanFile peut lire jusqu'à 10 codes à barres simultanément, quel que soit le mode de lecture.
Formats de codes à Barres
Cinq formats de code à barres sont supportés par ScanFile :
Code 39
Code 39 étendu
2 de 5 entrelacé
Codabar
Code 128
Le type de code à barres peut être sélectionné à partir de la commande
Sélectionner le code à barres du menu "Options". Vous pouvez de plus sélectionnez des paramètres qui influencent la façon dont ScanFile lit les codes à barres.
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Code à Barres
Manuel de l’utilisateur
Lecture pendant la numérisation
Le module de lecture de code à barres peut également reconnaître un total
de vérification de code à barres, qui sert à vérifier la validité du code à barres. Le nombre du total de vérification N'EST PAS ajouté au champ d'indexation.
L'option Améliorer code à barres offre la possibilité d'améliorer la fiabilité de la lecture des codes à barres lorsque ces derniers figurent sur des documents d'impression médiocre, tels que les documents imprimés avec des imprimantes matricielles à aiguilles.
L'option Rotation du code à barres de 90° permet de lire les codes à barres qui sont imprimés en bas de page, plutôt qu'en travers.
Lecture pendant la numérisation
Il existe deux manières différentes de lire des documents à codes à barres tout en effectuant leur numérisation:
La Numérisation de Page Unique permet de créer un nouvel enregistrement d'indexation pour chaque page scannée. Le contenu du code
à barres inscrit sur chaque page est inséré dans les champs de code à barres appliqués au répertoire.
En utilisant la Numérisation par lot, il est possible d'utiliser les codes à barres comme séparateurs de fichiers. Lorsqu'un code à barres est détecté sur une page en cours de numérisation, un nouvel enregistrement d'indexation est créé. Si aucun autre code à barres n'est détecté sur la page suivante au cours de la numérisation, cette page sera alors annexée au fichier précédemment créé. Si un nouveau code à barres est détecté ultérieurement sur une page lors de la numérisation, un nouvel enregistrement d'indexation est automatiquement créé.
Configuration du répertoire
ScanFile peut lire jusqu'à dix codes à barres en même temps et en inscrit les résultats dans les champs de répertoire. Lors de la création des répertoires, il est possible de paramétrer la propriété Code à barres pour chaque champ.
Dans l'exemple ci-dessous, la propriété Code à barres a été appliquée aux deux champs Projet N° et Document N° Lorsque les documents seront scannés à l'intérieur du répertoire, ScanFile essaiera de lire les deux codes à barres à partir des pages numérisées et en insérera les résultats respectivement à l'intérieur de ces deux champs.
Code à Barres
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Manue l de l’utilisateur
Lecture pendant la numérisation
Lecture des codes à barres
L'emplacement des codes à barres sur un formulaire n'a pas besoin d'être spécifié lorsqu'on utilise ce mode de lecture. S'il existe plusieurs codes à barres sur une même page, les données contenues dans le premier code à barres détecté sur la page sont inscrites dans le premier champ dans le répertoire, en lui adjoignant une propriété spécifique code à barres. Les données contenues dans le second code à barres détecté sont, elles, inscrites dans le second champ de code à barres, et ainsi de suite.
Dans l'exemple ci-dessous, les données contenues dans le premier code à barres, Numéro de Projet, sont inscrites dans le champ "Projet n°" dans le répertoire, c'est-à-dire, le premier champ auquel est associée une propriété
"code à barres".
Dans les Paramètres Généraux les options suivantes peuvent être paramétrées:
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Code à Barres
Manuel de l’utilisateur
Lecture par zone de codes à barres
Vous pouvez paramétrer ScanFile pour qu'il vérifie si le nombre exact de codes à barres a été lu, en comparant avec le nombre de champs dans le répertoire auxquels la propriété "code à barres" est associée. Cocher pour cela l’option Vérifier la quantité de codes à barres.
Lors de la numérisation de documents à page unique comportant des codes
à barres, si ScanFile ne réussit pas à lire le code à barres de l'une des pages, un ''X'' peut être placé dans le champ de code à barres, de façon à identifier le document qui devra être indexé ultérieurement. Activer l’option
Auto indexer les codes illisibles par X. Si cette option n'est pas sélectionnée et que ScanFile s'avérait incapable de lire un code à barres, la numérisation serait suspendue et un message vous demanderait de saisir les informations d’indexation dans le champ de code à barres.
Vous avez également la possibilité de lire les codes à barres d'un document après qu'il ait été scanné, en procédant à l'affichage de la page puis en
pressant sur la touche de fonction F12 ou en sélectionnant Modifier ->
Lecture du code à Barres.
Lecture par zone de codes à barres
Cette méthode de lecture des codes à barres vous permet de spécifier dans quel champ la valeur du code à barres va être inséré. Jusqu’à Dix zones peuvent être définies et mises en liaison avec les champs contenus dans le répertoire. La lecture par zone de codes à barres peut également être combinée à la lecture par zone OCR, ce qui permet de lire simultanément les codes à barres et le texte des pages numérisées. Notez que l'option OCR de
ScanFile est nécessaire pour ce dispositif.
Définition des Zones
Pour définir des zones de lecture, allez dans le menu "OCR" et sélectionnez la commande Réglage des zones. L'écran ci-dessous s'affiche, ainsi que la fenêtre d'affichage de l'image obtenue par OCR
– cette fenêtre visualise la première page du premier fichier contenu dans le répertoire.
Code à Barres
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Manue l de l’utilisateur
Lecture par zone de codes à barres
Il vous est possible de naviguer dans les fichiers du répertoire en utilisant les outils mis à votre disposition, jusqu'à ce que la page sur laquelle vous souhaitez définir des zones de lecture s'affiche.
Veuillez noter que le processus de reconnaissance de zone est toujours
effectué sur la première page de chaque enregistrement ou dossier.
Pour être sûr que le tracé défini pour la zone de lecture contient la partie désirée de la page, vous pouvez utiliser la commande de zoom ou de rotation de l'image disponible dans la fenêtre d'affichage. Lorsque la partie de la page sur laquelle vous souhaitez créer une zone de lecture est affiché, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Champs index dans l’arborescence OCR sous Forme non reconnue et choisissez Ajouter un
champ.
Un curseur en forme de croix s'affiche dans la fenêtre de l'image. Vous pouvez définir la zone de lecture en déplaçant le curseur vers le début de la zone de lecture, en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé et en faisant glisser la souris. La zone de lecture est définie dès que vous relâchez le bouton gauche de la souris. L'écran
Relier cette zone à…suivant est alors affiché:
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Code à Barres
Manuel de l’utilisateur
Lecture par zone de codes à barres
A l’aide de cet écran, vous pouvez sélectionner le ou les champ(s) contenu(s) dans le répertoire auquel(s) vous souhaitez associer la zone de lecture. Vous pouvez également spécifier le contenu-type de la zone de lecture. Dans notre exemple, la zone de lecture est associée au champ "N° de Document" et son contenu-type est "Code à barres".
L'option Reconnaissance matricielle permet une meilleure lecture des documents dont l'encre a passé ou des documents imprimés avec des imprimantes matricielles à aiguilles.
Cliquez sur OK pour retourner à la fenêtre Réglage des Zones.
Une f ois une zone définie, elle peut être modifiée à n’importe quel moment.
Faire un clic droit sur le nom de champ sous champs d’index et vous avez deux choix possible:
L'option Edition de zones permet de redimensionner une zone de lecture et
également de modifier les paramètres du champ associé et du contenu type.
Les zones enregistrées peuvent être supprimées en sélectionnant l'option
Supprimer.
Code à Barres
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Manue l de l’utilisateur
Lecture des Codes à barres
Assurez que les zones sont un peu plus grandes que nécessaire, pour compenser les petites différences lors du scannage des pages.
Une fois toutes les zones de lecture créées, cliquez sur le bouton "OK" pour fermer la fenêtre de Réglage des zones.
Lecture des Codes à barres
Pour effectuer une reconnaissance de zone, sélectionnez OCR ->
Reconnaissance de zone. L'écran OCR par Zone ci-dessous s'affiche.
En sélectionnant l'option Lire toutes les pages, vous lancez le processus de reconnaissance dans l'ensemble des fichiers contenus dans le répertoire.
L'option Lire nouvelles Pages permet de lancer le processus de reconnaissance sur tous les fichiers qui ont été ajoutés depuis la dernière opération de reconnaissance effectuée.
Le répertoire dans lequel vous voulez effectuer la reconnaissance doit être ouvert.
Lecture de Documents et Pages sélectionnés
Le processus décrit ci-dessus lira tous les documents dans un répertoire, ou les documents ajoutés au répertoire depuis la dernière reconnaissance de zone effectuée. Alternativement, vous pouvez lire de simples documents ou les choisir dans un répertoire. Pour le faire, utilisez l'option de menu OCR,
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Code à Barres
Manuel de l’utilisateur
Lecture des Codes à barres qui s’affiche en cliquant avec le bouton droit dans la Liste de recherche ou la fenêtre d’affichage d'Image.
Code à Barres
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Manuel de l’utilisateur
OCR & Reconnaissance de Formes
OCR & Reconnaissance de
Formes
OCR & Reconnaissance de Formes
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
L'indexation OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) est une option de ScanFile. Elle se compose de deux méthodes distinctes : OCR Plein texte et Reconnaissance de Zones.
La reconnaissance en texte intégral crée une base de données de recherche, permettant de trouver les pages des documents dans lesquels des mots spécifiques apparaissent. Des documents électroniques contenant le texte et des documents COLD peuvent également être lu. Les données
COLD étant déjà basé texte, la lecture de texte intégral est très rapide et fiable.
La reconnaissance de zone permet de lire certaines zones d'un document et d'inscrire les résultats obtenus par l’OCR dans les champs de répertoire.
L'option Reconnaissance de Formes travaille dans la conjonction avec l'option de zone OCR de ScanFile. Son but est de reconnaître une forme au moyen des ident ificateurs définis puis d’indexer des documents avec les données lues dans le contenu des zones qui ont été créées pour chaque forme.
Depuis la version de ScanFile 7.3, l'option Reconnaissance de Formes inclut le support pour les feuilles de séparation de lot. Selon les besoins, veuillez vous reporter au chapitre pour l'information sur la façon de configurer et d’utiliser celles-ci.
Reconnaissance Plein texte
En utilisant cette option, chaque page numérisée d'un répertoire ScanFile est lue puis les mots reconnus sont sauvegardés dans une base de données.
Cette base de données est jointe au répertoire et tout utilisateur ScanFile peut y lancer des recherches.
Vous N'AVEZ PAS besoin du module OCR pour effectuer une Recherche
Plein texte. Vous avez seulement besoin du module OCR pour exécuter à reconnaissance en premier lieu.
Pour exécuter une reconnaissance plein texte, ouvrir le répertoire concerné et cliquez sur le menu OCR -> Reconnaissance plein texte.
Vous pouvez choisir si vous souhaitez lire avec l’OCR toutes les pages dans le dossier ou juste les nouvelles pages
– les pages ajoutées depuis la dernière reconnaissance OCR.
OCR & Reconnaissance de Formes
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Manuel de l’utilisateur
Reconnaissance Plein texte
Une fois la reconnaissance démarrée, le progrès peut être constaté.
L'information affichée inclut une proportion de reconnaissance, montrant la fiabilité perçue du processus. Évidemment, l'identification OCR aura des problèmes avec des documents de mauvaise qualité, assurez vous toujours que les documents pour être lu par l’OCR sont de qualité convenable. Il est aussi recommandé de les avoir numérisés avec une définition minimum de
300x300dpi pour les meilleurs résultats.
Lecture de Documents ou de Pages sélectionnés
Le processus décrit ci-dessus permet d'effectuer une OCR sur l'ensemble des pages contenues dans un répertoire, ou sur les pages ajoutées à un répertoire depuis la toute dernière lecture OCR plein texte effectuée.
Alternativement, vous pouvez effectuer une lecture OCR sur des pages individuelles ou sélectionnées d'un document, ou sur des documents uniques ou spécifiques d'un répertoire. Pour effectuer une lecture OCR dans des enregistrements ou sur des pages, utilisez OCR du menu Options qui s'affiche lorsque l'on clique avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre respective.
Windows Description
Fenêtre de la Liste de Sélections Enregistrements(s) sélectionnée(s)
Fenêtre d’affichage
Page affichée
Fenêtre imagettes/vue globale Page(s) sélectionnée(s)
Page 160
OCR & Reconnaissance de Formes
Manuel de l’utilisateur
Reconnaissance Plein texte
Edition de la liste de mots
Lorsque vous effectuez une lecture OCR Plein texte, il y a toujours certains mots que vous ne souhaitez pas voir figurer dans la recherche et qui ne font qu'occuper de l'espace au sein de la base de données de l’OCR. Ces mots correspondent généralement à des mots tels que "ce", "cet", "cette", "le", "la",
"les", "et", etc. Il est possible de paramétrer la recherche de façon à ce que ces mots soient ignorés, en éditant la liste de mots de l’OCR, avec l’option
Corriger le glossaire du menu OCR. Par défaut cette liste de mots est vide et aucun mot du texte lu n'est filtré.
Comment exécuter une recherche en texte intégral est décrit dans le chapitre Recherche et visualisation des Documents.
OCR & Reconnaissance de Formes
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Reconnaissance de Zone
Reconnaissance de Zone
Cette option vous permet de spécifier les parties d'un document qui devront
être lus par l’OCR, ainsi que les résultats qui devront être saisis dans des champs spécifiques à l'intérieur du répertoire. Jusqu'à dix zones différentes peuvent être définies et liées à des champs de la base de données.
Création de zones
Pour définir des zones de reconnaissance, sélectionnez l'option Réglage
des zones figurant dans le menu "OCR". L'écran ci-dessous s'affiche alors, ainsi que la première page du premier document de la liste de recherche active.
Vous pouvez naviguer parmi les documents du répertoire en utilisant les outils mis à votre disposition, jusqu'à ce que la page sur laquelle vous souhaitez définir des zones de reconnaissance s'affiche.
Veuillez noter que l'opération de reconnaissance de zone est toujours effectuée sur la PREMIERE page d'un fichier.
Pour être sûr que lorsque vous délimitez la zone, c'est bien la bonne partie de la page qui est prise en compte, vous pouvez réaliser un zoom et
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Reconnaissance de Zone effectuer des rotations de l'image à l'intérieur de la fenêtre d'affichage. Après avoir affiché la partie de la page sur laquelle vous souhaitez créer une zone de reconnaissance, un click droit sur
Champs d’indexation de OCR sous
Formes non reconnues et sélectionnez Ajouter champ.
Un curseur en forme de fils croisés s'affiche alors dans la fenêtre d'affichage d'image. En déplaçant ce curseur vers le début de la zone et en maintenant le bouton de la souris enfoncé pendant que vous étirez, vous pouvez définir la zone.
L'exemple figurant ci-dessous montre que plusieurs zones ont déjà été créées. Assurez-vous toujours qu'il existe suffisamment d'espace autour de chaque zone pour compenser les petites différences et le biaisement qui apparaissent au cours du processus de numérisation.
La zone a été définie une fois que vous avez relâché le bouton de la souris.
Alors vous pouvez rapprocher la zone d'un champ particulier dans le dossier.
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Reconnaissance de Zone
En plus des champs de Répertoire, une zone peut être associée au Memo pour chaque document. Depuis cette fenêtre, vous pouvez également spécifier les caractères autorisés pour ce champ:
Option
Tout caractère
Nombres & Prix
Description
combinaison de n'importe quel caractère du clavier, y compris les signes de ponctuation etc.… combinaison des nombres et des symboles monétaires comme £ ou $ ou de date.
Nombres Seulement doit être employé si les caractères sont des caractères numériques seulement.
Caractères Seulement Employé si les caractères sont des lettres uniquement.
Majuscules Seulement Employé si les caractères sont des lettres majuscules uniquement.
Minuscules Seulement Employé si les caractères sont des lettres minuscules uniquement.
Code- barre Employé si les caractères sont des Code barres.
Veuillez noter, le format de Code barre doit être sélectionnés à l'avance dans le menu Options->
Sélectionner le code à barres
Pour plus d’informations, voir le chapitre Code à
Barres
Cases à cocher
Elément graphique
Employé pour déterminer un nombre de valeurs avec des cases à cocher comme sur des formulaires d’enquêtes. Des informations complémentaires sont données plus loin dans ce chapitre.
(Uniquement pour l’Identifier) Employé si l’identifier est un graphique ou une image sur la forme. Ceci peut être utilisé si l’identifier est un logo société par exemple.
Le choix des caractères autorisés pour une zone augmente la fiabilité des résultats de la lecture d'OCR. Si vous assignez Nombres uniquement à un
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Reconnaissance de Zone champ, la quantité de caractères possibles est significativement réduite et un zéro ne sera pas pris comme un O.
Les options Code à Barres, Cases à cocher et Elément Graphique sont des fonctions étendues. Elles sont nécessaires pour la lecture des codes à barres et la reconnaissance de formes. La configuration et l’utilisation de la reconnaissance des Codes à barres est décrit dans le chapitre Codes à
Barres. La reconnaissance de forme est décrite plus loin dans ce chapitre.
L’option Reconnaissance Matricielle aidera dans la lecture de documents imprimés effacés ou matriciels.
Après la définition d’une zone, elle peut être éditée à n'importe quel moment en cliquant avec le bouton droit sur le champ d'index correspondant et en choisissant Modifier. Cela vous permet de redimensionner la zone et de changer l'association des champs et les paramètres du contenu.
Les zones peuvent être supprimées en cliquant avec le bouton droit sur le nom des champs dans les champs d'Index et choisissant l'option Effacer.
Assurez que la zone est assez grande pour compenser les différences de taille des pages scannées.
Quand toutes les zones requises ont été créées, la lecture de la Zone OCR peut être démarrée. Comme avec la lecture OCR plein texte la lecture peut
être sélectionnée entre Lire toutes les pages ou Lire les nouvelles pages.
Lire toutes les pages ou les nouvelles pages
Pour exécuter la reconnaissance de zone, ouvrez un répertoire puis depuis le menu OCR, choisissez Reconnaissance de Zone.
L’option Lire toutes les pages effectuera la lecture de toutes les pages dans le répertoire
. L’option Lire les nouvelles pages effectuera la lecture des pages qui ont été ajoutées au répertoire depuis la dernière reconnaissance effectuée.
Lecture de Documents ou de Pages sélectionnés
Vous pouvez effectuer une lecture OCR sur des pages individuelles ou sélectionnées d'un document, ou sur des documents uniques ou spécifiques d'un répertoire. Pour effectuer une lecture OCR dans des enregistrements ou sur des pages, utilisez OCR du menu Options qui s'affiche lorsque l'on clique avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre respective.
Veuillez noter que l'opération de reconnaissance de zone est toujours effectuée sur la PREMIERE page d'un fichier.
OCR & Reconnaissance de Formes
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Reconnaissance de Formes
Reconnaissance de Formes
Cette option fonctionne en parallèle à l'option de zone OCR de ScanFile. Son but est d'identifier une forme de marque définie puis d’enregistrer l’indexation avec les données lues dans les zones qui ont été créées pour chaque forme.
La Zone OCR normale appliquera la zone définie depuis le container All
unknown Forms pour chaque page. Ce n'est pas un problème si vous avez seulement un type de document par dossier. Mais si vous sauvegardez différents types de documents, vous avez besoin d'un jeu différent de zones par document. Cela peut être réalisé en utilisant l'option ScanFile
Reconnaissance de forme.
La reconnaissance de Formes vous permet de spécifier des identificateurs pour un document, donnant à ScanFile l'occasion d'identifier un document et d’appliquer les zones appartenant à un type de document précis. Les identificateurs sur une forme peuvent être des graphiques ou des images, comme un logo de société par exemple, ou un texte d'identificateur unique.
Configuration d’une Forme
La première partie du processus de reconnaissance de formes consiste à configurer les zones sur les différentes formes qui doivent être identifiées et indexées. Pour le faire vous devez d'abord scanner quelques bons exemples des formes dans un répertoire ScanFile. Puis, commencer la configuration des zones en choisissant Réglage des Zones depuis le menu OCR sur l’écran principal de ScanFile, l'écran de configuration que vous connaissez déjà pour l’avoir utiliser pour le réglage des zones d'OCR sera affiché.
Pour créer une forme vous devez d’abord cliquez avec le bouton droit de la souris sur All unknown Forms, et sélectionner Ajouter une forme. Donner un nom à la nouvelle forme, ce apparaîtra dans l'arborescence d’OCR à droite de la fenêtre d'installation. En outre dans cette arborescence, sous ce nom, apparaîtra trois nouvelles options expliquées ci-dessous.
Champs d’Index
Après la création d'une nouvelle forme, les zones pour les champs d'index peuvent être créées. Les zones sont configurées de la même manière que dans la fenêtre Création de Zone. Pour plus d'information voir plus haut dans ce chapitre.
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Cases à Cocher (OMR)
Identifiant de formes
L’identifiants de Forme est un élément d'une forme qui la distingue des autres formes, de sorte que la Reconnaissance de formes puisse faire la différence entre plusieurs types de documents qui pourraient être numérisés dans un répertoire.
Pour créer un identifiant, cliquez avec le bouton droit de la souris sur
identifiants de formes et sélectionnez Ajouter un identifiant. Identique à la création de zone, une croix apparaîtra à la place du curseur, utiliser cette croix pour dessiner un rectangle autour de l’identification que vous souhaitez employer. Une fois le bouton de la souris relâché une fenêtre apparaît vous demandant quel identifiant vous souhaitez utiliser, la sélection faite ici dépend du type d’identifiant que vous utiliserez pour cette forme.
Si vous sélectionnez l’une de ces options, à l’exceptions des Code à barres,
Case à cocher et Elément graphique, vous devez saisir dans Identifiant
texte le texte qui devra être utilisé comme Identifiant de forme, et le format qui doit être employé. Par exemple si l’identification est un nombre de forme
12345 vous sélectionnez Chiffres seulement et puis saisissez dans 12345 dans la boîte de texte d’identification.
Une fois que les Identifiants ont été installées il est possible de tester la fiabilité de la Reconnaissance de formes en cliquant sur le bouton Tester
la reconnaissance. Ceci fournira un pourcentage de reconnaissance pour cette forme. Il devrait renvoyer un résultat de 100% pour la forme utilisée, toutefois, vous devez trouver des résultats différents pour les autres formes déjà configurées.
Mots- clés
Pour accélérer la recherche il possible d’ajouter des Mots-clés à une forme.
Faire click droit avec la souris sur Mots-clés et sélectionnez Ajouter un
mot-clé. Une liste de Mots-clés apparaîtra, choisissez le Mot-clé que vous souhaitez ajouter puis cliquez sur OK. Répétez ceci pour chaque mot clé que vous souhaitez ajouter.
Veuillez noter qu'une liste de mot-clé doit déjà être utilisée dans le répertoire avant d’essayer de l’utiliser pour la création de formes.
Cases à Cocher (OMR)
Une autre option de la Reconnaissance de formes est la Reconnaissance
des Cases à Cocher, et est employé pour déterminer un certain nombre de valeurs sur des formes utilisant des cases à cocher telles que des enquêtes
OCR & Reconnaissance de Formes
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Cases à Cocher (OMR) de satisfaction. Ces valeurs peuvent alors être utilisées comme Index, une fois la Reconnaissance de formes exécutée.
Pour configurer la reconnaissance de Cases à Cocher vous devez d'abord numériser une forme utilisant des cases à cocher afin de préparer les zones de cases à cocher pour la reconnaissance. Une fois que vous avez numérisé la page, sélectionnez OCR-> Réglage des zones. De puis l’arborescence
OCR dans la fenêtre Réglage des Zones, faire un clic droit sur champ d’index et sélectionnez Ajouter champs.
Dessinez un rectangle avec le curseur en forme de croix autour de la case à cocher que vous souhaitez reconnaitre. Une fois le bouton de la souris relâché une fenêtre apparaît vous demandant à quel champ Index du répertoire vous souhaitez relier l'information, sélectionner également Case à
Cocher. Pour ajuster les réglages pour valider comment l'information d'index est entrée, cliquez sur la boîte
'...’. Un certain nombre de choix par défaut pour l'indexation est affiché :
Option
Marquée
Description
détermine l'information d'indexation qui est inscrite si une case à cocher est marquée.
Non Marquée détermine l'information d'indexation qui est inscrite si une case à cocher n'est pas marquée.
Séparateur détermine le séparateur qui est inscrit entre les valeurs d'indexation dans la Liste de Sélections.
Marquée et Non Marquée ont un certain nombre de paramètres qui peuvent
être inscrits comme information d'indexation : Oui et Non, Vrai et Faux, Sur &
Coupé et mots-clés. Il est possible de saisir manuellement le texte que vous voulez utiliser comme Index.
Avec la sélection Séparateur, vous spécifiez le caractère qui séparera des entrées d'index multiples dans un champ d'index. Vous pouvez choisir des caractères prédéterminés, mais vous avez aussi la possibilité d'entrer votre propre séparateur.
Une fois terminé, exécuter une identification de zone depuis le menu OCR et les champs d'index seront remplis.
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Manuel de l’utilisateur
Propriétés
Propriétés
Au dessus même de l'arborescence OCR dans la fenêtre Configuration de
zones vous trouverez trois options :
Option
Référence
Description
La référence est le paramètre qui détermine si une forme sera reconnue. Quand vous exécutez le test de reconnaissance le pourcentage obtenu sera comparé à celui inscrit en Référence.
Exemple: Si la référence est placée à 60 toutes les formes dont le pourcentage de reconnaissance est supérieur ou égal seront acceptées les autres rejetées.
Ce paramètre redressera toutes les images scannées pour faciliter l’OCR.
Correction de travers
Elimination des bords
Ce paramètre enlèvera les bordures qui peuvent apparaître sur le document scanné.
Base de données Formes
Les formes avec la configuration des champs d'index appropriés et les identificateurs sont stockées dans une base de données de formes. La base de données de formes par défaut est stockée dans le chemin de l'application
ScanFile comme fichier default.sff. Le fichier est affiché au-dessus de l'arborescence OCR dans la fenêtre Réglage des Zones. Tous les changements à la base de données de formes seront sauvegardés en cliquetant sur OK.
OCR & Reconnaissance de Formes
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Feuilles de séparation de lot
Feuilles de séparation de lot
Feuilles de séparation de lot
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
ScanFile peut utiliser des feuilles de séparation de lot pendant la numérisation en lots, ce qui permet à plusieurs fichiers d'être placé dans le plateau d’alimentation du scanner en même temps avec les feuilles de séparation de lot intercalées entre les fichiers. Les fichiers seront automatiquement séparés dans des documents stockés dans le répertoire
ScanFile. Les feuilles de séparation de lot sont définies par l'utilisateur.
Par défaut, seuls les utilisateurs avec statut d'Administrateur ou d'Opérateur possèdent la permission de configurer des Feuilles de Séparation de lot.
Cela s'applique aux nouvelles installations. Pour des installations mises à jour, la permission devra être assignée manuellement aux Opérateurs.
Veuillez vous reporter au chapitre sur la Sécurité.
Configuration des feuilles de séparation de lot
Pour créer un modèle de feuille de séparation, vous devez d'abord scanner un échantillon de la feuille dans un répertoire ScanFile. La bonne pratique consiste à créer un Répertoire qui contiendra toutes les feuilles de séparations différentes que vous voulez utiliser et pour cela vous devez créer les modèles. Les modèles que vous créez peuvent être appliqués à n'importe quel répertoire ScanFile.
Avec le répertoire qui contient la feuille de séparation modèle ouvert sélectionnez Configuration des feuilles de séparation de lot depuis le menu Options. Cela ouvrira l'écran de configuration de feuille de séparation.
Vous pouvez alors choisir l'image de la feuille de séparation que vous voulez créer comme modèle.
Feuilles de séparation de lot
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Manuel de l’utilisateur
Configuration des feuilles de séparation de lot
Pour créer une feuille vous devez d'abord cliquer avec le bouton droit de la de souris sur la feuille de séparation de lot et sélectionnez Ajouter une
Forme. Donner un nom à la nouvelle forme. Une fois nommée la forme le nom apparaîtra dans l'arborescence des Feuille du côté droit de la fenêtre d'installation. Egalement dans cette arborescence, sous le nom de feuille, il y aura un nœud appelé l'Identifiant de forme. Ce nœud contient tous les identifiants de forme qui seront utilisés plus tard pour identifier la feuille de séparation.
Si vous n'avez pas l'intention d'utiliser plus d'une feuille de séparation de lot, vous ne devez pas créer une nouvelle feuille comme décrit ci-dessus.
Vous pouvez créer l'Identifiant dans la feuille de séparation de lot par défaut.
Identifiants
Un Identifiant est utilisé pour distinguer la feuille de séparation de tous les autres documents en cours de scan. Pour créer un identifiant, faire un clic avec le bouton droit de la souris sur Identifiants et sélectionnez Ajouter un
Identifiant. Un curseur en forme de croix apparaîtra sur l'image affichée, utiliser ce curseur pour dessiner un rectangle autour de l'identifiant que vous voulez utiliser.
Vous pouvez créer des Identifiants multiples en répétant le processus décrit ci-dessus.
Une fois que les identifiants ont été configurés il est maintenant possible d'évaluer la fiabilité de l'identification de feuille en cliquant sur le bouton
Tester la Reconnaissance de la fenêtre de configuration. Cela donnera un pourcentage d'identification à côté du nom de la forme dans l'arborescence.
Pendant une numérisation toutes les images scannées sont comparé avec les feuilles de séparation de lot sauvegardées. Si le seuil est atteint, on considère l’image être une feuille de séparation de lot et elle n'est donc pas sauvegardée. En même temps le document en cours est fermé et un nouveau document est créé. Les images scannées suivantes sont sauvegardées dans le nouveau document.
Propriétés
Des réglages complémentaires peuvent être appliqués pour influencer la reconnaissance. Ces propriétés sont aussi utilisées dans la configuration de
Zone OCR. La table suivante donne une courte vue d'ensemble:
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Feuilles de séparation de lot
Manuel de l’utilisateur
Utilisation des feuilles de séparation
Option
Référence
Correction de travers
Elimination des bords
Description
La référence est le paramètre qui détermine si une forme sera reconnue. Quand vous exécutez le test de reconnaissance le pourcentage obtenu sera comparé à celui inscrit en Référence.
Exemple: Si la référence est placée à 60 toutes les formes dont le pourcentage de reconnaissance est supérieur ou égal seront acceptées les autres rejetées.
Ce paramètre redressera toutes les images scannées pour faciliter l’OCR.
Ce paramètre enlèvera les bordures qui peuvent apparaître sur le document scanné.
Utilisation des feuilles de séparation
Chaque Dossier ScanFile peut y avoir un modèle de Feuille de Séparation de lot associé. Ceci est configuré dans la fenêtre Configuration de répertoire en choisissant le répertoire que vous voulez configurer, aller dans
Paramètres Etendus et choisissez le modèle à utiliser dans la feuille de
séparation de lot dans la liste déroulante.
Feuilles de séparation de lot
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Manuel de l’utilisateur
Numérisation de Microfilm
Numérisation de Microfilm
Numérisation de Microfilm
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Les scanners microfilm Canon MS300/MS400/MS500/MS800 peuvent être
équipés soit d’un porte microfiche soit d’un Contrôleur FS III. Pour permettre la visualisation en lots des documents exposés sur le film ou la microfiche.
Chariot microfiche
Une fois que l'utilisateur a saisi les informations d'indexation et positionné le chariot microfiche sur le cadre correspondant de la microfiche, la procédure de numérisation démarre en cliquant sur Numérisation en lot ou
Numérisation par page. Lorsque vous utilisez le chariot microfiche, le bouton Automatique / Manuel est ignoré.
Une fois l'opération de numérisation terminée (les pages scannées et l'enregistrement des données inhérentes n'ont pas encore été sauvegardés), l'utilisateur doit décider quelle sera la prochaine étape.
Controller FS III
Le Contrôleur FS III est un enrouleur automatique de film qui peut être commandé directement depuis ScanFile.
Microfilm - Numérisation par page
La numérisation par page créera un enregistrement pour chaque page numérisée.
Chariot microfiche
En utilisant le chariot microfiche, vous devez aller à la page pour numériser manuellement.
Insérez la fiche à numériser.
Positionnez la fiche dans le cadre de fiche approprié.
Réglez les paramètres de zoom et de mise au point.
Saisissez l'index du cadre à numériser (s'il n'est pas créé automatiquement par code à barres, par décompte ou copie des champs d'indexation).
Numérisation de Microfilm
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Manuel de l’utilisateur
Microfilm - Numérisation par page
Lancez le processus de numérisation en cliquant sur le bouton
Numérisation par page.
Controller FS III
Le Contrôleur FS III peut scanner automatiquement depuis une série de numéro d'encadrements donné. Il peut être commuté entre l'alimentation automatique et manuelle.
Mode Manuel
Insérez la fiche à numériser.
Positionnez la fiche dans le cadre de fiche approprié.
Réglez les paramètres de zoom et de mise au point.
Saisissez l'index du cadre à numériser (s'il n'est pas créé automatiquement par code à barres, par décompte ou copie des champs d'indexation).
Lancez le processus de numérisation en cliquant sur le bouton
Numérisation par page.
Mode d’alimentation automatique
Dans ce mode, un certain nombre de cadres d'images prédéfinis par l'utilisateur est automatiquement numérisé et sauvegardé sous forme d'enregistrements séparés.
Avec cette option, il est important que la fonction d'indexation automatique
(code à barres, comptage ou copie de champs) soit active puisqu'il n'est pas possible de saisir les informations d'indexation de chaque page individuellement au cours de la numérisation automatique. L'index peut
également être saisi ou édité ultérieurement.
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Numérisation de Microfilm
Manuel de l’utilisateur
Microfilm
– Numérisation par Lot
Grouper pages par pages (P)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Pages saisis).
Grouper les pages par Fichier (F).
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Fichier saisis).
Grouper les pages par Fichier & Groupes (F et G)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Fichier ou deux numéros de blips de Groupe saisis)
Grouper les pages par Groupe (G)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Groupe saisis).
Assurez-vous que le mode de lecture de blips (marques de codage) du
Contrôleur FS III est paramétré correctement.
Pour plus d’information sur le Controller FS III, reportez vous au manuel de configuration des scanners MS300 / MS350 / MS400 / MS500 / MS800, ou au manuel du Carrier FS III.
Microfilm – Numérisation par Lot
La numérisation par lot créera un enregistrement contenant des pages multiples.
Mode Manuel
En utilisant le mode manuel, l'utilisateur peut scanner plusieurs images à partir d'une pellicule en un même enregistrement groupé:
Insérez le film à numériser dans le contrôleur FS III.
Placez-vous sur la première image (au moyen du clavier ou de la molette du FS III).
Définissez les réglages de zoom et de mise au point.
Saisissez les informations d'indexation (si elles n'ont pas été créées automatiquement par code à barres ou par copie ou comptage des champs).
Commencez la numérisation en cliquant sur le bouton Numérisation en
lot.
Sélectionnez le cadre suivant sur le film le cas échéant et cliquez sur
Continuer numérisation.
Répétez l'étape n°6 jusqu'à ce que tous les documents aient été numérisés.
Numérisation de Microfilm
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Manuel de l’utilisateur
Microfilm
– Numérisation par Lot
Pour achever la numérisation groupée, cliquez sur Sauvegarder pages
numérisées.
Mode d’alimentation automatique
En utilisant ce mode, un certain nombre d'images déterminées au préalable par l'utilisateur est numérisé séquentiellement et enregistré sous forme d'un seul et même lot (enregistrement).
L'index de ces images est saisi soit manuellement, soit créé automatiquement grâce aux fonctions de comptage ou de copie de champs.
L'index peut également être saisi ou édité ultérieurement.
Grouper pages par pages (P)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Pages saisis).
Grouper les pages par Fichier (F).
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Fichier saisis).
Grouper les pages par Fichier & Groupes (F et G)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Fichier ou deux numéros de blips de Groupe saisis)
Grouper les pages par Groupe (G)
(Scanne et enregistre sous forme de fichiers à page unique les images situées entre deux numéros de blips de Groupe saisis).
Assurez-vous que le mode de lecture de blips (marques de codage) du
Contrôleur FS III est paramétré correctement.
Pour plus d’information sur le Controller FS III, reportez vous au manuel de configuration des scanners MS300 / MS350 / MS400 / MS500 / MS800, ou au manuel du Carrier FS III.
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Numérisation de Microfilm
Manuel de l’utilisateur
Gestion des tâches
Gestion des tâches
Gestion des tâches
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
La Gestion des tâches vous permet d'assigner à des documents un cheminement prédéfini qui guidera les documents vers des utilisateurs et/ou des archives dans un ordre qui aura été défini dans le chemin du document.
Les chemins de document se composent d’étapes séparées, qui peuvent changer selon les options sélectionnées. À chaque étape le document peut
être assigné à un répertoire spécifique et/ou un utilisateur. Le document ne passera à la prochaine étape, dans le chemin, que si chaque utilisateur, à chaque étape d’un chemin, effectue l'action demandée, comme la visualisation ou l'approbation.
Si un document est acheminé à un utilisateur, il apparaîtra dans la liste personnelle de l'utilisateur.
Configuration des Chemins
La configuration ne peut être faite que si l’utilisateur souhaitant configurer le chemin possède les droits Administrateur de ScanFile. Pour définir un chemin dans lequel envoyer des documents, cliquez sur Gestion des
Tâches, dans le menu Option de ScanFile ceci ouvrira la fenêtre Modifier
la Tâche. Vous trouvez un certain nombre d'options comprenant tous les itinéraires qui ont été définis précédemment. Sélectionnez Nouveau et une fenêtre Créer un chemin s’ouvre.
Dans la fenêtre Créer un chemin il y a un certain nombre d'options qui doivent être définies pour créer une Gestion de Tâche. Premièrement vous devrez donner au chemin un nom dans Nom du Chemin avant de passer à l’étape suivante.
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Gestion des tâches
Manuel de l’utilisateur
Configuration des Chemins
Etapes
Les étapes sont les différents points d’arrêt qui font partis d’un chemin. À chacune de ces étapes vous pouvez définir un certain nombre d'utilisateurs et/ou de répertoires vers lesquels vous souhaitez envoyer le document.
Quand vous envoyez aux utilisateurs, vous pouvez également décider ce qu’ils devront faire de ce document après l’avoir reçu.
Pour créer une étape cliquez sur Ajouter dans la partie droite de l’arborescence. Sélectionnez une cible pour les documents. Ceci peut être un ou plusieurs utilisateurs du système ScanFile et/ou des répertoires de
Scanfile.
Si vous voulez choisir des utilisateurs ScanFile comme cible de l’étape, cliquez sur
"…” dans la section utilisateur du cadre Cible. Une fenêtre
Envoie à l'utilisateur s'ouvre.
Gestion des tâches
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Manuel de l’utilisateur
Configuration des Chemins
Tous les utilisateurs ScanFile disponibles sont répertoriés ici.
Dans la version 8 un nouvel utilisateur a été ajouté au choix d'utilisateur de la gestion des tâches : [Originator]. Cet utilisateur est un utilisateur système pour le créateur d'un itinéraire dans le programme. De cette manière vous pouvez intégrer le créateur d'un processus dans votre installation d'itinéraire sans connaître l'utilisateur.
Si vous afficher un itinéraire par la suite dans l’outil de configuration
Remote Service, vous ne verrez jamai s l’utilisateur système [Originator]
Sitôt que le créateur d'un itinéraire est connu dans la gestion des Tâches, le processus travaillera avec le nom d'utilisateur réel.
Choisissez l'utilisateur ou les utilisateurs cibles pour l’étape actuelle. Puis, assignez les actions que les utilisateurs doivent exécuter, une fois qu'un document acheminé arrive dans leur liste personnelle. Les actions utilisateurs suivantes sont disponibles:
Option
Visualiser
Description
L'utilisateur qui reçoit ce document devra seulement le voir et confirmera l’affichage de l’'image avant que le document ne continue à l’étape suivante du chemin (Les
étapes sont expliquées ci dessus). La confirmation se fait en cliquant sur le symbole représentant un œil sur le document.
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Gestion des tâches
Manuel de l’utilisateur
Configuration des Chemins
Commentaire L
’utilisateur qui reçoit ce document sera invité à présenter ses commentaires en cliquant dans le document sur un bouton qui fait apparaître un bloc note, lors de la visualisation du document. Tous les commentaires, sont joints au document et passeront à la prochaine étape du chemin. Les utilisateurs suivants dans ce chemin peuvent alors voir ces commentaires.
Approuver/
Rejeter
Visualiser (Mot de passe)
Commentaire
(Mot de passe)
Approuver/
Rejeter (Mot de passe)
L'option Approuver/Rejeter permet deux possibilités à l'utilisateur. Il peut approuver ou rejeter le document en cliquant sur le bouton Approuver ou Rejeter affiché dans la fenêtre d'image. Selon le choix, le document sera envoyé à, une étape choisie lors de la création du chemin.
Cette option est identique l’action Visualiser, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.
Cette option est identique l’action Commentaire, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe ScanFile pour signifier que l’étape est achevée.
Cette option est identique l’action Approuver/Rejeter, mais forcera l'utilisateur d'entrer son mot de passe
ScanFile pour signifier que l’étape est achevée..
Si vous choisissez l'option Approuver/Rejeter ou Approuver/Rejeter ( Mot
de passe)
, trois actions qui se déclencheront lorsque l’utilisateur aura fait l’action sur le document peuvent être configurées. Vous pouvez appliquer l'action dans la fenêtre Action
, qui s’ouvre directement après avoir choisi
Approuver/Rejeter.
Les options suivantes sont sélectionnables pour définir l'action quand l'utilisateur approuve ou rejette un document:
Gestion des tâches
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Manuel de l’utilisateur
Configuration des Chemins
Option
Continue
Description
Signifie que le document continuera à la prochaine
étape du chemin défini.
Aller à Le document passera à l'étape indiquée, sautant des
étapes s'il y a lieu. L'étape que vous souhaitez faire sauter au document devra être sélectionné ici.
Continuer avec Le document, continuera sur un chemin différent. Ce nouveau chemin doit également être sélectionné ici.
Confirmez votre action choisie en cliquant sur OK et ScanFile retourne à la fenêtre Envoyé à utilisateur. Répétez-le pour chaque utilisateur dans une
étape, dont l'action est différente de Visualiser. Retournez à la fenêtre Crée
un chemin en cliquant sur OK.
Avant qu’un document puisse passer à la prochaine étape, l'utilisateur ou les utilisateurs doivent effectuer l'action qui leur a été assignée. Si vous avez affecté plus d’un utilisateur à une étape, vous pouvez demander que le document puisse passer à l’étape suivante si l’un des utilisateurs a accompli l'action assignée. Ceci ne peut être fait que si l’option L’action doit être
exécutée par tous les utilisateurs n'est pas sélectionnée. Si cette option est sélectionnée, tous les utilisateurs doivent accomplir leur action avant que le document puisse progresser.
Envoyer vers Répertoire
Si vous voulez choisir des Répertoires ScanFile comme cibles de l’étape, cliquez sur
"…” dans la section Répertoires du cadre Cible. Une fenêtre des
Répertoires Disponibles s
'ouvre. A l’intérieur s’affichent les dossiers qui ont
été créés sur le système. Choisissez le dossier ou les dossiers cibles pour l’étape actuelle. Une fois que vous avez choisi un ou plusieurs dossiers dans la liste cliquez sur OK et ils seront entrés comme la partie d'une étape sur le chemin dans la fenêtre Crée un chemin.
Délai d’exécution
Cette option détermine la durée durant laquelle un document sera retenu au sein d’une étape de cheminement. Ce n’est cependant, que si cette étape particulière du Cheminement inclut un utilisateur. Ceci peut être extrêmement utile, par exemple:
Un Cheminement a été installé avec un utilisateur en étape « 1 » et un autre utilisateur en étape « 2 ». Un document est envoyé à cet itinéraire par un
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Gestion des tâches
Manuel de l’utilisateur
Configuration des Chemins utilisateur tiers, cependant, l'utilisateur « 1 » n'est pas disponible pour traiter ce document. Cela pourrait signifier que l'utilisateur « 2 » ne pourra accéder au document avant que le premier ne l’ait vu.
Pour éviter que ceci ne se produise il faut définir un délai pour qu’un document ne puisse rester bloqué dans un Cheminement. En sélectionnant
ajouter un délai d’exécution, il est possible de définir une Durée de
validité, ceci peut être fait en unités de temps (Jours, Heures) dans les boîtes de dialogue sur la fenêtre Créer un Chemin.
Il y a 3 possibilités de redirection possibles :
Option Description
Itinéraire Vers
Prochaine Etape
Itinéraire Vers
Etape Précédente
Itinéraire Vers
Expéditeur
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document se déplacera vers la prochaine étape de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune autre étape de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visionné.
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document retournera vers l’étape précédente de l'Itinéraire. S’il n’y a aucune étape précédente de définie alors le document restera à cette étape jusqu'à ce qu'il soit visualisé.
Une fois que la durée de validité s'est écoulée le
Document sera déplacé dans la Liste de Sélections
Personnel de l'utilisateur qui à l
’origine a envoyé ce document vers le Cheminement.
Le
Délai d’exécution est valide uniquement si l’étape particulière incluse un utilisateur. Le
Délai d’exécution n’a aucun comportement sur les des
Répertoires comme cibles.
Après la création d'une étape, cliquez sur le bouton Sauvegarder
. L’étape apparaîtra comme un nœud dans l’arborescence de la fenêtre Créer un
chemin. Dans cette vue vous pouvez voir toutes les étapes et leurs cibles assignées ainsi sue les actions utilisateurs. Si vous voulez éditer une étape, choisissez le nœud et éditez ses paramètres. Vous pouvez renoncer à vos changements en cliquant sur Annuler. Si vous cliquez sur Sauvegarder, vos changements seront sauvegardés et l’arborescence mise à jour. Si vous voulez supprimer n'importe que lle étape définis, mettez en évidence l’étape concernée et cliquez sur le bouton Effacer.
Gestion des tâches
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Manuel de l’utilisateur
Autre options de Cheminement
Autre options de Cheminement
Sélectionnez Options -> Gestion des tâches ouvre la fenêtre Modifier la
Tâche. Excepté la création des chemins, il y a deux paramètres pour la
Gestion générale des tâches.
Sauvegarder le rapport
Les détails des actions effectuées par la Gestion des tâches peuvent être sauvegardé vers un ficher texte. Ceci enregistrera l’information sur toutes les
étapes pour chaque itinéraire défini.
Vous pouvez indiquer le nom et l'endroit de ce compte rendu dans le champ
Sauvegarder le rapport dans.
Suppression des tâches terminées
Afin de préserver de la place sur les disques de stockage il y a la possibilité en plus de l’option délai d’exécution de demander l’effacement des documents complétés. La base de données, l'image et l'information d'instruction est gardée dans ScanFile quand un document est envoyé vers un itinéraire, même lorsque l'itinéraire a été complété et quand le document a atteint sa destination finale. Supprimer les tâches terminées effacera toutes ces informations dans ScanFile après un délai de temps indiqué dans la boîte principale de la fenêtre Modifier la Tâche. Si cette information n'est pas effacée régulièrement, un espace supplémentaire sur le disque dur peut
être occupé.
En réglant Supprimer les tâches terminées à zéro maintiendra l’information jusqu'à ce qu'une valeur plus élevée soit notée.
Liste des traitements en cours
La liste des traitements en cours est un rapport de toutes les actions de la
Gestion des Tâches qui sont actuellement en cours, vous trouverez l'information utile concernant les étapes courantes d'un document qui a été envoyé à un Itinéraire énuméré ici:
Nom de l’itinéraire, le nom de l'utilisateur qui a envoyé le document, le statut du document, l’utilisateur Actif ou celui qui actuellement à besoin de faire une action sur ce document, le temps écoulé , et le temps restant avant la prochaine étape en dehors du délai.
Pour obtenir davantage de détails sur les actions qui se sont produites dans cet itinéraire et énumérer également tous les commentaires qui ont été faits
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Gestion des tâches
Manuel de l’utilisateur
Envoie de documents à un chemin sur des documents. Placez la ligne en surbrillance et appuyez sur le bouton
Afficher
Envoie de documents à un chemin
L'assignation d'un document à un itinéraire est faite en cliquant avec le bouton droit de la souris juste sur le document vous voulez envoyer dans la
Liste de recherche et en sélectionnant Envoie à l'Itinéraire. Cela affichera une fenêtre inscrivant tous les Itinéraires qui ont précédemment été créés.
Choisissez l'Itinéraire auquel vous voulez faire suivre les documents et confirmer le choix en cliquant sur OK.
Sur cette fenêtre une option Séparer Lot, peut être utilisée si des documents multiples sont envoyés à l'Itinéraire. Si sélectionnée, chaque document sera traité séparément sur l'itinéraire. Toutes les actions utilisateur exigées le long de l'itinéraire seront demandées indépendamment pour chaque document.
Si Séparer Lot n’est pas activé alors les documents multiples qui sont envoyés seront gardés ensemble et traités comme une tâche d'itinéraire.
Toutes les actions d'utilisateur exigées le long de l'itinéraire entreront seulement en vigueur, quand tous les documents auront été traités.
Visualisation des Documents
Tous les documents envoyés à un itinéraire apparaîtront dans la Liste de recherche personnelle des utilisateurs. Ils peuvent être identifiés par le nom de l'expéditeur SFROUTE '.
Copie Locale
Par défaut, une fois que l'action a été exécutée et que le document pro gresse à l’étape suivante du chemin, il sera supprimé de la Liste
Personnelle. Vous pouvez cependant vouloir garder une copie du document en cliquant sur la case à cocher Garder une copie locale avant exécution de l'action. Cette copie ne sera pas mise à jour avec les changements faits au document tandis qu'il chemine le long de l'itinéraire.
Actions
Quand le document est affiché, les icônes d'action correspondant aux actions assignées pour cette étape de l'itinéraire apparaîtront. Les trois actions sont Visualisé, Commentaire et Approuver/Rejeter.
Gestion des tâches
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Manuel de l’utilisateur
Service Gestion des tâches
Pour les actions Commentaire et Approuver/Rejeter
, une fenêtre s’ouvrira pour vous permettre d'ajouter des commentaires concernant le document.
Les commentaires associés à un document peuvent être vue en appuyant l'icône Chemin, qui est affichée dans le coin supérieur droit de la fenêtre d’affichage du document.
Avant que le document ne passe à l’étape suivante de l'itinéraire, l'action assignée à l'utilisateur doit être exécutée. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'action.
Service Gestion des tâches
Le service Gestion des tâches fait partie de ScanFile Remote Services. Sa tâche principale est de contrôler les chemins actuels et faire suivre des documents, selon les paramètres de ces itinéraires.
Le Service de Cheminement de Document dans in ScanFile Remote
Services doit être démarré pour permettre aux Documents de se déplacer le long des étapes du chemin. Cela est décrit dans le chapitre Remote
Services.
Pour plus d'information, veuillez vous référez au chapitre correspondant dans ce guide.
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Gestion des tâches
Manue l de l’utilisateur
Importation
Importation
Importation
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Manuel de l
’utilisateur
Introduction
Introduction
Les documents et l'indexation peuvent être importés ou envoyés vers un répertoire ScanFile de plusieurs façons différentes et dans plusieurs formats différents. N'importe quel format de document peut être conservé dans un répertoire ScanFile et visualisé soit à partir du répertoire ou de la librairie.
Expliqué plus haut dans ce guide dans les options TIFFWriter et Envoyé à…
ScanFile. Ce chapitre décrit les particularités disponibles. Il existe trois possibilités différentes d'importation :
Fichiers seulement
Fichiers et information d'indexation
Indexation et information seulement
Importation de fichiers
Sélectionnez Importer -> Fichiers depuis le menu Fichier
, L’écran d’importation de fichier est alors affiché.
N'importe quel format de fichier peut être choisi pour l'importation.
Sélectionnez le lecteur et le répertoire dans le quel se trouvent les fichiers à importer. Mettez en surbrillance le ou les fichiers à importer puis cliquez sur
OK. Les fichie rs seront alors placés dans l’emplacement de Post-indexation.
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Importation
Manuel de l’utilisateur
Information d’Index
Information d’Index
La fonction Importer index est utilisée pour remplir les enregistrements d'indexation contenus dans divers documents des répertoire existants avec des informations complémentaires. A titre d'exemple, certains documents comportant des codes à barres représentant un Numéro de Projet peuvent avoir été scannés. Il est possible qu'un fichier externe
– MS Access ou de format ASCII
– possède déjà ce numéro, y compris le Nom du Document, le
Numéro du Document, etc. Le Numéro de Projet peut être paramétré pour devenir le champ Connexion et les informations d'indexation supplémentaires sont alors importées vers les enregistrements correspondants.
Pour ouvrir l’importation d’index sélectionnez Importer -> Index depuis le menu Fichier.
Le fichier texte fourni ci-dessus à titre d'exemple comporte 10 enregistrements et les informations d'indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont délimitées par des virgules. Le premier champ est le Numéro de Projet
– c'est-à-dire, le champ de Connexion – qui existe déjà dans le répertoire. La procédure d'Importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux critères de recherche, puis elle remplit les autres champs de répertoire avec les informations complémentaires.
Importation
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Manuel de l
’utilisateur
Information sur les Fichiers & Index
A partir du menu Fichier, sélectionnez l'option "Importer Index" puis sélectionnez le fichier de données qui contient les informations d'index.
L'écran ci-dessus s'affiche alors. Les champs de Répertoire sont affichés sur la gauche et les champs provenant du fichier d'importation peuvent leur être comparés. Il est crucial que le numéro de chaque champ, son paramètre principal, ainsi que tous les séparateurs et délimiteurs de champ possibles, soient paramétrés correctement. Une fois la fonction d'importation installée, la procédure d'importation peut être lancée en pressant le bouton "OK".
Information sur les Fichiers & Index
Les fichiers et leurs informations d'indexation associées peuvent être importés directement dans un répertoire ScanFile. Un fichier ASCII peut contenir les détails d'index pour l'information et tiendra aussi des références quant aux fichiers TIFF appartenant à un document particulier. Cela peut être lu dans ScanFile, les enregistrements d'index créés automatiquement et les images importées et associées avec l’enregistrement d'index correspondant.
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Importation
Manuel de l’utilisateur
Format de Fichier
Cette option est également utilisée pour importer l’information d’index sans fichier image associé. Elle permet de créer des enregistrements de 0 pages dans un répertoire, de façon à lui adjoindre des documents par la suite.
Format de Fichier
Il est très important lors de l’importation d'index d'un fichier texte que les enregistrements d'index soient formatés correctement dans ce fichier.
Premièrement, chaque enregistrement doit commencer sur une nouvelle ligne dans le fichier texte. Cela peut être facilement vérifié en ouvrant le fichier dans un traitement de texte comme le Bloc-notes. En exportant des données d'autres applications, la plupart des applications démarreront automatiquement un nouvel enregistrement sur une nouvelle ligne. Elles le font en ajoutant des caractères ASCII : CR (Retour chariot) et LF (Retour à la ligne) à la fin de chaque enregistrement.
Le format de chaque enregistrement dans le fichier d'importation est aussi très important. En important des champs d'index multiples dans chaque document, ScanFile s'attend à ce que l'information d'index de chaque champ soit séparée par un caractère. Le caractère le plus commun utilisé pour cela est une virgule (,). Voir l'exemple suivant:
12345,Projet XY,Phase X,Client Y
Importation
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Manuel de l
’utilisateur
Format de Fichier
La virgule (,) sépare les 4 champs:
Champ #1: 12345
Champ #2: Projet XY
Champ #3: Phase X
Champ #4: Client Y
Ces quatre champs peuvent être assignés aux champs d'index dans le dossier d'importation. Les options No de champs et Séparateur de champs doit être rempli avec un 4 et une virgule (,) pour que ScanFile soit capable d'importer l'information d'index correctement. Comme Séparateur de
champs chaque caractère qui ne fait pas partie de l'information d'index luimême peut être utilisé. Si le Séparateur de champs existe dans l'information d'index un délimiteur de champs doit être ajouté pour séparer les champs. Le délimiteur de champs doit être le premier et le dernier caractère dans chaque champ. Ainsi tous les caractères entre les caractères de délimiteur de champs, même un caractère qui est utilisé comme le
séparateur de champs, sera utilisé comme l'information d'index.
“12345 “,“Project XY“,“Phase X,Y“,“Client Y “
La virgule (,) sépare les 4 champs:
Champ #1: 12345
Champ #2: Projet XY
Champ #3: Phase X,Y
Champ #4: Client Y
L'exemple utilise un guillemet de citation (“) comme délimiteur de champs.
Sans le délimiteur de champs la virgule (,) dans le champ *3 serait aussi interprétée comme séparateur de champs et le contenu des champs serait divisé dans deux champs différents.
En plus de l'importation d'index ScanFile est aussi capable d'importer l'index des fichiers images qui leur sont liés. Dans ce cas le fichier d'index doit contenir l'information d'index et les noms de fichier du document. Tous les fichiers doivent être placés dans le même chemin que le fichier d'index luimême, ou avoir comme partie du nom de fichier le chemin de l'emplacement du fichier. L'exemple suivant montre une ligne d'un fichier d'importation pour importer l'information d'index et leurs fichiers liés.
“12345 “,“Projet XY“,“Phase X,Y“,“Client Y“,”01.tif”,”02.xls”
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Importation
Manuel de l’utilisateur
Format de Fichier
ScanFile trouverait l'information suivante:
Champ #1: 12345
Champ #2: Projet XY
Champ #3: Phase X,Y
Champ #4: Client Y
Champ #1: 01.tif
Champ #2: 02.xls
L'exemple montre l'information d'index et les fichiers liés. Le fichier nommé
01.tif est un fichier TIFF qui est directement importé au répertoire sélectionné. En important des fichiers TIFF, ceux-ci peuvent être simples ou des fichiers multipages TIFF Groupe 4. Le deuxième fichier nommé est
02.xls un fichier d'Excel qui sera ajouté au document après la dernière page du fichier TIFF.
Importation
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Manuel de l’utilisateur
Impression, Exportation & Email
Impression, Exportation &
Impression, Exportation & Email
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
ScanFile possède un large éventail de fonctions permettant l'impression des documents numérisés, de même que l'exportation des index et des documents pour utilisation en dehors de ScanFile.
Impression
Avec ScanFile, vous pouvez choisir parmi plusieurs options d'impression.
page courante d'un document
Toutes les pages d’un document sélectionné
série de pages appartenant au document sélectionné
pages sélectionnées appartenant au document sélectionné
Documents sélectionnés
Liste de Sélections.
Evènements de vérifications
Après avoir sélectionné l'option Imprimer image à partir du menu Fichier, vous pouvez imprimer le fichier actuellement sélectionné, ou un certain nombre de pages de ce fichier. Cette option vous donne également l'opportunité de sélectionner l'imprimante que vous souhaitez utiliser.
Le bouton Imprimer situé dans la barre d'outils change de fonctionnalité en fonction du type de fenêtre active au moment où il est pressé.
Fenêtre Action
Image l'image affichée
Liste de Sélections
Imagettes enregistrements sélectionnés de la Liste de
Sélections. pages sélectionnées du document en cours.
En sélectionnant Imprimer Liste de Sélections à partir du menu Fichier la
Liste de Sélections est imprimée
Lors de l’impression d’images scannées, de nombreuses options sont disponibles. Elles peuvent être sélectionnées depuis le menu Paramètres généraux. Les options et leurs explications sont données dans le chapitre
Paramètres Généraux.
Impression, Exportation & Email
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Manuel de l’utilisateur
A partir de la Liste de Sélections, faites un clic droit de la souris sur le menu
Envoyer vers, vous pouvez alors sélectionner l'option "Email". Cette option permet d'ouvrir une fenêtre de nouveau message dans le logiciel de courrier
électronique par défaut de votre PC et de joindre le document actuellement sélectionné dans la Fenêtre de Nouveau Message.
Les documents multipages scannés peuvent être convertis en fichiers TIFF multipages ou à page unique, selon l'option sélectionnée dans Paramètres
Généraux depuis le menu Options. Les documents électroniques sont copiés dans leur format initial.
Exportation
Il est possible d'exporter le contenu d'un répertoire pour utilisation avec d'autres systèmes. Dans ce cas, un fichier ASCII est créé avec les informations d'indexation et les références aux fichiers image exportés.
En sélectionnant le Répertoire Exportation à partir du menu Fichier, la boîte de dialogue ci-dessous s'affiche:
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Impression, Exportation & Email
Manuel de l’utilisateur
Exportation
Avant de commencer l'exportation, il faut d'abord sélectionner le répertoire vers lequel les informations vont être exportées. Le nombre d'images TIFF à
écrire dans chaque répertoire peut également être défini à ce niveau, ainsi que le délimiteur de champ pour tous les fichiers de données. Un délimiteur est le caractère qui, dans une ligne d'enregistrement, est utilisé pour séparer les enregistrements d'indexation. Une virgule est généralement utilisée comme délimiteur. Des documents multipages peuvent être exportés soit sous la forme d'un fichier TIFF multipages, ou de fichiers TIFF distincts enregistrés pour chacune des pages d'un document.
Si Exporte les mots-clés est coché, ScanFile exportera les mots-clés comme index de document complémentaire. Si un document n'est pas connecté à un motclé, l'index sera laissé vide (““). Si plus d'un mot-clé est assigné à un document, le document sera alors exporté autant de fois qu'il ya de motsclés d’assigné, chaque fois avec un mot clé différent comme l'index complémentaire.
En pressant le bouton "OK", vous commencez l'Exportation. Les sous répertoires appelés ASCII_xx seront créés en dehors du répertoire d'exportation sélectionné. Ces sous répertoires contiendront toutes les images TIFF. Le nombre d'images TIFF dans chaque répertoire est fonction du paramètre Images par dossiers. Chaque sous répertoire créé comporte
également un fichier INDEX.DAT, qui contient toutes les informations d'indexation relatives aux images.
Un exemple de résultat est affiché ci dessous.
Impression, Exportation & Email
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Manuel de l’utilisateur
COLD
COLD
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Le module COLD(Computer Output to Laser-Disc) de ScanFile vous permet d'importer des données de spool générées par ordinateur vers des répertoires ScanFile. Ces données peuvent être combinées avec des documents numérisés ou d'autres documents importés pour configurer un système de stockage de documents complet et polyvalent.
Le module COLD prend les données de spool, telles que les factures émises par une unité centrale, et crée automatiquement des enregistrements d'indexation au niveau des pages correspondantes.
Ce manuel détaille les procédures d'installation et d'importation requises par le module COLD et présente les différents formats de données de spool importées pris en compte.
Le module COLD est une option ScanFile.
Formats de fichiers pris en charge
Un fichier de spool peut contenir des milliers de pages de données, qui devront être divisées en pages formatées possédant elles-mêmes des données d'indexation associées.
Généralement, les données de spool peuvent être classées dans les formats suivants, bien que d'autres formats soient également utilisés :
fichiers de spool
fichiers COM 1
fichiers COM 2
fichiers Texte
Les fichiers de spool possèdent les caractères "FF" (Hex OC) pour indiquer les fins de page au sein du fichier.
Les fichiers COM 1 utilisent la première colonne du fichier (le premier caractère de chaque ligne) pour spécifier les fins de page et autres marques de formatage.
Les fichiers COM 2 utilisent les 4 premières colonnes pour contrôler les fins de page.
En règle générale, les fichiers texte comportent un nombre de lignes fixe attribué pour chaque page.
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation
Le module COLD ScanFile soutient les formats ci-dessus, bien que des fichiers de format différent puissent être importés en spécifiant d'autres données à l'intérieur du fichier, pour servir de caractères de fin de page.
Gabarit d'importation
Un gabarit d'importation doit être créé pour chacun des formats de données de spool. Ce gabarit précise le type de fichier importé, l'emplacement des informations d'indexation et le formatage de l'affichage, comme par exemple: masque, police et taille de police, espacement de lignes et de caractères.
Une fois créé, le gabarit peut être utilisé pour importer des données de spool depuis n'importe quel fichier ayant le même format que celui à partir duquel il a été créé.
Création d'un gabarit
Pour créer un gabarit d'importation, depuis le menu choisissez l'option COLD
-> Ouvrir/Importation et la fenêtre Ouvrir les fichiers texte s'affichera.
A partir de cet écran, sélectionnez le bouton Nouveau gabarit. Un message vous demande alors de nommer ce gabarit. Le nom choisi doit être associé au format des données importées. Saisissez le nom et pressez le bouton
OK. Puis l'on vous demandera de choisir le fichier de spool à utiliser pour générer le gabarit.
Par défaut, les fichiers ayant pour extensions *.TXT, *.DAT et *.ASC sont listés, si le fichier concerné possède une extension différente, choisissez
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COLD
Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation l'option Tous les Fichiers (*.*) à partir de la liste déroulante dans la fenêtre d’exploration Windows. Sélectionnez le fichier de spool que vous souhaitez utiliser à dans cette liste puis cliquez sur le bouton OK.
Une fois le fichier de spool sélectionné, les données sont affichées dans la fenêtre Définir Gabarit située dans ScanFile. Cette fenêtre se trouve à l'endroit où tous les paramètres associés au gabarit peuvent être configurés.
Si aucun caractère de fin de page n'est intégré dans le fichier de spool (Hex
0c), un message répétant cette affirmation s'affiche. Dans ce cas, le fichier doit contenir un nombre fixe de lignes par page, ou doit comporter un champ de valeur unique autre que Hex 0c susceptible d'être utilisé pour indiquer une fin de page.
De même, les filtres Hex 0C doivent obligatoire être supprimés. Consultez la section "Filtres" pour plus d'informations à ce sujet.
Type de fichier de spool
Pour s'assurer que le module COLD pagine le fichier correctement, sélectionnez l'option Modifier
→ Mise En Page à partir du menu depuis la fenêtre Définir Gabarit. Et l'écran d'installation sera affiché.
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation
A partir de cet écran, vous pouvez essayer de détecter automatiquement le type de fichier en pressant le bouton Détection automatique. Cette option permet de détecter si le fichier est de format COM1 ou COM2 et d'afficher le type de fichier en conséquence. Si le fichier ne fait pas partie de ce type de fichiers, l'option de Détection Automatique essaye de trouver une marque de fin de page de type non-standard à l'intérieur du fichier. Si cela s'avère impossible, les paramètres doivent être réglés manuellement. Dans le champ
Lignes par page, spécifiez le nombre fixe de lignes définies pour chaque page à l'intérieur du fichier transféré en mémoire tampon auxiliaire.
Pour paramétrer les options choisies, que ce soit manuellement ou par l'intermédiaire de la fonction "Détection Automatique", cliquez sur le bouton
Appliquer puis choisissez OK. Vous êtes ensuite ramené à la fenêtre Définir gabarits.
Filtres
Les filtres sont utilisés pour spécifier les actions qui doivent être effectuées lorsqu'un certain caractère, ou une séquence de caractères contenu(e) dans le fichier de spool est rencontré(e). Un filtre de marque de fin de page est créé par défaut pour chaque nouvelle grille de données. Pour tous les fichiers de spool ne comportant pas de caractère de fin de page, ces filtres doivent être désactivés. Pour ce faire, choisissez l'option Configurer le filtre
à partir du menu Modifier.
L'écran Paramètres Filtre s'affiche. Il indique le filtre de marque de fin de page prédéfini.
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COLD
Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation
Le mettre en surbrillance et pressez sur le bouton Effacer pour l’enlever.
Les différentes options pouvant être appliquées à une séquence de caractères sont indiquées ci-dessous et sont accessibles en cliquant dans la colonne CharOption située dans la ligne de la séquence pour laquelle vous souhaitez paramétrer une option. Une liste déroulante apparaît à l'écran et vous permet de sélectionner l'option requise.
Option Description
Découper
Masquer remplacera l'ordre sélectionné avec les espaces
Début de page peut être placée pour identifier la séquence sélectionnée des caractères comme début d'une nouvelle page. C'est utile si le répertoire d'importation n'a aucun caractère de soulignement identifiable de page, et n’a pas un nombre de lignes fixe par page.
0 Line Feed
Une line feed enlèvera la séquence sélectionnée, et déplace n'importe quel texte à la droite de séquence vers la gauche sont normalement employés avec des fichiers du format
COM1 et CO
M2. La séquence sélectionnée n’évoquera pas de retour à la ligne.
La séquence sélectionnée sera remplacée par un retour
à la ligne (line feed)
Deux line feeds La séquence sélectionnée sera remplacée par deux retours à la ligne (line feed)
Trois line feeds La séquence sélectionnée sera remplacée par trois retours à la ligne (line feed)
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation
En plus de CharOption, la liste déroulante Portée valide est utilisée pour identifier dans le fichier importé la zone sur laquelle le filtre devra être appliqué et devra détecter la séquence sélectionnée. Les différentes options disponibles sont indiquées ci-contre et décrites ci-dessous.
Option Description
Cette Position L'option n'effectue l'action demandée que sur la séquence située à l'endroit où le texte a été sélectionné dans le fichier d'importation
Du début à Ici L'option permet d'effectuer l'action demandée dès le début du fichier importé, jusqu'à l'arrivée au niveau des séquences sélectionnées dans le fichier.
D’ici à la fin
L'option permet d'effectuer l'action demandée à partir de l'endroit où se trouve la séquence sélectionnée jusqu'au bout du fichier.
Texte complet L'option permet d'effectuer l'action demandée sur le fichier tout entier.
Une fois les Paramètres de Filtres définis, les données de spool sont ensuite affichées et vous pouvez alors paginer correctement le fichier tout entier.
Certains fichiers de spool peuvent contenir des informations supplémentaires, telles que les codes de contrôle d'impression, qui sont utilisés pour spécifier si le texte doit être écrit en gras ou souligné. Ces codes s'affichent de plusieurs façons différentes dans le fichier de spool mais ne peuvent pas être affichés lorsque le fichier est importé dans ScanFile.
A titre d'exemple, le code "#BLD" apparaît dans le fichier de spool au début et à la fin de chaque segment de texte. Ceci signifie que, lors de l'impression, ce texte sera imprimé en gras. Ce code doit être masqué ou supprimé lors de l'importation du fichier et le filtre peut être utilisé à cet effet.
Pour ce faire, sélectionnez avec la souris le code dans la fenêtre Définir gabarits puis choisissez Nouveau filtre à partir du menu Modifier. A partir de la colonne CharOption située dans la fenêtre Paramètres filtre, vous pouvez choisir l'option Découper.
Répétez ceci pour chaque code de contrôle.
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COLD
Manuel de l’utilisateur
Gabarit d'importation
Champs d’Index
Lorsqu'il importe les données de spool dans un répertoire ScanFile, le module COLD n'importe pas seulement les informations de la page mais crée également les enregistrements d'indexation associés à ces pages. Pour ce faire, la localisation des informations d'indexation sur la page de données de spool doit être spécifiée.
Pour ajouter un champ d'index, mettez en évidence le texte qui doit être utilisé pour indexer dans la fenêtre Définir Gabarits et un menu contextuel sera affiché. Sélectionnez Ajouter Champ pour entrer le nom du champ d'index. Cela doit être répété pour chaque champ d'index que vous voulez créer.
Il est très important de noter que la localisation des données d'indexation
DOIT être cohérente pour chacune des pages du fichier de données de spool, la localisation des données d'index ne peut pas varier de page à page.
Les champs d'index DOIVENT être créés dans le même ordre que les champs dans le répertoire ou les données doivent être importées.
Pour visualiser les champs créés, choisissez l'option Modifier le champ à partir du menu Modifier. A partir de cet écran, vous pouvez voir exactement ce qui a été spécifié pour chacun des champs d'indexation et vous pouvez
éditer ces informations. Par exemple, vous n'avez peut-être pas sélectionné suffisamment de caractères pour composer un champ de nom et ce problème peut être réglé à partir de cette fenêtre.
Certains fichiers de données de spool peuvent contenir des enregistrements multipages, comme par exemple, une facture comportant plusieurs feuillets.
Ces pages peuvent être regroupés en un seul enregistrement d'indexation à l'intérieur du répertoire ScanFile en paramétrant simplement l'option
Groupement des pages si. Cette option s'affiche si les données concernant le regroupement des pages sont sélectionnées dans la fenêtre Configuration du gabarit et si l'option Lier les Pages est sélectionnée à partir du menu déroulant.
Toutes les données significatives, quelles qu'elles soient, peuvent être utilisées au regroupement des pages
– par exemple, un accroissement du nombre de pages, ou la répétition de données identiques sur toutes les pages suivant la première page. L'option appropriée peut être sélectionnée en effectuant un choix à partir de la liste déroulante. Les différentes options disponibles sont les suivantes:
Aucun groupe
Nombre croissant
Vide pour la page suivante
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Importations de données de spool
Position disponible dans la page suivante
Identique à la page suivante.
Une fois que ces options ont été paramétrées, les données brutes sont prêtes à être importées dans ScanFile.
Importations de données de spool
Avant de pouvoir importer des données de fichier de spool dans ScanFile, il faut d'abord ouvrir le répertoire dans lequel ces données doivent être importées. Il est également important que les champs spécifiés dans la grille de données d'importation soient identiques à ceux du répertoire, et placés dans le même ordre. Si tel est le cas, choisissez l'option Ouvrir/Importation
à partir du menu COLD. La boîte de dialogue Ouvrir les fichiers texte s'affiche. Choisissez le calibre à être utilisé pour l'importation, en s’assurant que ce soit le calibre correspondant au répertoire ouvert et appuyer ensuite
sur le bouton Importer. On vous demandera alors de choisir le fichier de données de spool à importer dans le dossier.
Choisissez le fichier de spool correct pour le gabarit et l'écran d'importation apparaîtra.
Pendant l'importation l'écran montre tous les champs d'index définis pour le gabarit actuel et leur contenu tra ité, la quantité d’enregistrements importés et le total des pages importées. En appuyant sur le bouton Importer l'importation démarrera.
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COLD
Manuel de l’utilisateur
Visualisation de données COLD
Visualisation de données COLD
La recherche et la visualisation de données COLD sont réalisées exactement de la même façon que pour n'importe quel autre document enregistré dans un répertoire ScanFile. N'importe quel répertoire peut être ouvert, un critère de recherche saisi et l’appuie sur le bouton Rechercher. Une Liste de
Sélections est ensuite affichée et le premier document apparaît dans la fenêtre d'image.
Toutes les commandes standard de rotation d'images et de zoom fonctionnent avec les données COLD.
Paramètres de la page
Il se peut que certains paramètres par défaut, tels que : taille de papier, police et taille de police, espacement de ligne et de caractères, ne soient pas adaptés aux données de spool en cours d'importation. Ces paramètres ne peuvent être modifiés que de deux façons.
Une fois l'importation des données de spool terminée, choisissez l'option
Menu de configuration à partir du menu COLD. La boîte de dialogue
Paramètres s'affiche.
Lorsque vous créez ou modifiez un gabarit, en choisissant l'option
Graphique à partir du menu Afficher, les données de spool s'affichent en format graphique. Ceci vous permet ensuite d'éditer les paramètres de page affectés aux données de spool.
Dans la fenêtre Définir gabarits, choisissez Mise en page du menu
Modifier
, et l’écran Installation s’affichera.
Si l'option "Graphique" n'est pas sélectionnée, toutes les options (à l'exception des options de sélection de type de fichier) sont grisées. Tant que l'option "Graphique" est sélectionnée, il est possible de paramétrer la bonne taille de papier, la bonne police ou la bonne taille de police de caractères à utiliser à l'affichage des données.
Veuillez noter que, bien que n'importe quelle police puisse être sélectionnée, même les polices "TrueType", la plupart des données de spool sont imprimées dans une police à caractères de largeur fixe.
Egalement dans le dialogue de mise de pages vous trouverez une option de boîte de contrôle OEM Caractères, ceci, une fois vérifié, ignore les caractères généralement étrangers de la grille de données de COLD, Ex.
ã,é,ì,ö,û. Si vous désirez que ces caractères soient reconnus alors désélectionnez cette option.
COLD
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Manuel de l’utilisateur
Masque
Masque
Lorsque des données de spool (telles que des factures, par exemple) sont imprimées, elles sont d'ordinaire imprimées sur des formulaires pré préparés comportant des intitulés de colonnes et des identifiant de données. Sans ces formulaires, il serait très difficile de lire ces données et facile de s'égarer dans leur analyse.
Pour ce type de données de spool, le module COLD de ScanFile permet de
"modeler" une image scannée pour lui donner l'allure du formulaire spécifié pour une grille de données. De cette façon, lorsque les données importées s'affichent, elles sont affichées en surimpression sur l'image de ce formulaire.
Deux masques distincts peuvent être spécifiés, l'un pour la première page d'un enregistrement et l'autre pour n'importe quelle page suivante appartenant à l'enregistrement. Si le même formulaire est utilisé pour toutes les pages de l'enregistrement, le champ Pages suivantes peut être laissé vierge.
Lorsque vous utilisez des masques, il est absolument indispensable que le texte soit aligné dans la bonne position par rapport au formulaire de recouvrement. C'est pourquoi il est important qu'un formulaire original soit numérisé pour être ensuite utilisé à la réalisation de masque et que l'échelle de ce formulaire ne soit en aucun cas modifiée. Le formulaire peut être numérisé avec ScanFile à l'intérieur d'un répertoire, puis sélectionné à partir de ce répertoire.
Les autres options qui peuvent affecter l'alignement du texte se trouvent dans Positionner formulaire. Tout d'abord, réglez le paramètre Ajust. Saut
de ligne. Normalement, si les polices et tailles de polices sélectionnées choisies sont correctes, l'alignement des données avec le formulaire masque est garanti. Si tout autre réglage doit être effectué, les options Ajustement
horizontal et Ajustement vertical peuvent être utilisés pour effectuer des modifications instantanées au niveau du positionnement des caractères.
L'option Ajust. Saut de ligne permet de paramétrer le nombre de pixels entre chaque ligne de texte
Les options Ajustement Horizontal et Ajustement Vertical permettent de déplacer la page de texte de "x" pixels vers la gauche, la droite, le haut ou le bas.
Après avoir modifié l'une de ces options de réglage, en pressant sur le bouton Appliquer, vous devriez immédiatement juger de l'effet de vos nouveaux paramètres.
Un exemple d'information COLD masqué avec une image scannée est affichée ci-dessous.
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COLD
Manuel de l’utilisateur
Fichiers importés
Fichiers importés
Pour chacun des répertoires, il est possible d'afficher une liste des fichiers importés par répertoire, ainsi que le nom de la grille de données utilisée lors de l'importation des données, en choisissant l'option Liste des fichiers
importés à partir du menu COLD si le fichier est ouvert.
COLD
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Manuel de l’utilisateur
LuraDocument®
LuraDocument®
LuraDocument®
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
LuraDocument
®
, option intégrée à ScanFile, est une procédure de compression de documents qui préserve la lisibilité des textes, ainsi que de très bons niveaux de qualité visuelle et de couleurs. Le fondement de la procédure LuraDocument consiste à analyser et à segmenter les documents.
Des documents mixtes sont segmentés de façon à générer les trois types d'images suivantes:
une image binaire contenant du texte
une image de premier plan préservant la couleur du texte et
une image d'arrière-plan, sans texte.
Ces trois images sont ensuite compressées individuellement en utilisant les techniques dédiées les plus efficaces.
L'utilisation de LuraDocument convient tout particulièrement au traitement de documents scannés à une définition de 300 dpi ou supérieure, contenant de grandes plages d'images, ainsi que du texte.
L'étape de séparation est basée sur un procédé de segmentation qui permet de séparer le document en trois images de définitions différentes :
Le texte est enlevé du document d'origine de façon à pouvoir générer une image en couleurs ou en échelle de gris contenant les plages d'images et l'arrière-plan texte. Cette image est alors compressée en utilisant une version spécialement adaptée du codeur d'image "LuraWave", dont le fonctionnement est basé sur le traitement des petites ondes. L'élimination des plages de texte
– qui s'avèrent des structures extrêmement difficiles à compresser pour des codeurs d'images
– permet d'atteindre des performances de compression sensiblement supérieures.
L'élimination des plages de texte de l'image texte en Doubles teintes favorise de meilleurs taux de compression. L'image texte en doubles teintes est compressée à l'aide d'un codeur de base contextuelle spécialement mis au point par LuraTech; générant des volumes de données compressées de 10 à
40% inférieurs à ceux obtenus par CCITT Fax Group 4.
Une troisième image, qui contient la couleur des plages de texte, est générée et compressée en utilisant le codeur "LuraWave" à petites ondes. L'image texte en doubles teintes est compressée avec la même définition que le document d'origine tandis que les images d'arrière-plan et de couleurs de texte sont codées à une définition inférieure à celle du document d'origine.
LuraDocument®
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Manuel de l’utilisateur
Selection de LuraDocument
Selection de LuraDocument
LuraDocument® peut être sélectionné comme format de compression d'image par défaut d'un répertoire pour toutes les fois où il faut créer ou
éditer un répertoire.
A partir du menu Fichier-> Configurer les répertoires, dans le
Paramétrage étendu, dans le champ
Format de compression de l’import
vous pouvez sélectionner le format de compression d'image souhaité par défaut : LuraDocument ou TIFF G4/JTIF. Cette option peut être modifiée à tout moment.
De plus, vous pouvez utiliser la compression LuraDocument également avec la configuration des Scanners pour les modèles DR-5020/5080c., DR2080c,
DR-3060/3080c, DR-5060F et le MS-800.
Paramètres LuraDocument®
Les paramètres de réglage peuvent être visualisés et modifiés à partir de deux commandes différentes de ScanFile. Dans l'option Configuration du
Numériseur pour les modèles Canon DR-5020/5080c, DR-3060/3080c, DR-
5060F et le MS-800, lorsque vous sélectionnez LuraDocument comme format de compression, un icône de barre d'outils s'affiche. En cliquant sur cet icône, l'écran des paramètres de réglage s’ouvre. Vous pouvez
également sélectionner ce format de compression à partir du menu
Options-> Compression. Que vous utilisiez l'une ou l'autre option, l'écran ci-dessous qui s'affiche:
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LuraDocument®
Manuel de l’utilisateur
Paramètres LuraDocument®
Paramètres prédéfinis
Trois types différents de paramètres de réglage prédéfinis peuvent être utilisés au traitement des divers documents à scanner.
Paramètre Description
La compression est paramétrée pour offrir des réglages optimums lors du traitement d'images ne comportant que des illustrations.
La compression est optimisée pour toutes les images comportant à la fois du texte et des illustrations.
La compression est paramétrée pour des images ne comportant que du texte.
Il existe également 5 niveaux de qualité différents correspondant aux niveaux de compression des images de premier plan et d'arrière-plan, mais n'affecteront pas la compression du texte.
L'option Optimiser pour Internet modifie le mode de stockage pour passer au mode incorporé. L'image peut alors être affichée progressivement. La qualité s'améliore de façon continue au fur et à mesure du chargement via les lignes téléphoniques. S'il se produit une interruption de la transmission, l'image est par conséquent atténuée mais garde sa taille réelle.
Mode Expert
Le Mode Expert vous permet de modifier les niveaux de compression et de qualité des segments de l'image. Ces différents niveaux se décomposent comme suit:
Bi-tonal
Premier plan
Fond
Imagettes
Divers
LuraDocument®
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Manuel de l’utilisateur
Paramètres LuraDocument®
Bi-tonal
Les paramètres Bi-tonal (double teinte) s'appliquent à la partie texte de l'image et servent à déterminer de quelle façon le texte va être segmenté et stocké, ainsi que le niveau de compression. Les options suivantes sont disponibles :
Paramètres
Mode
Description
Cette option permet de paramétrer le format de compression dans lequel le texte doit être sauvegardé.
Le format choisi peut être : (LuraDocument) LDF, TIFF
G4 ou pas de compression.
Segmentation Cette option permet de définir si une image ne contient que du texte, si elle est un mélange de texte et d'illustrations, ou si elle ne contient que des illustrations. Un mode Auto est également disponible.
Masque Le masque permet de définir de quelle façon le format
LuraDocument va traiter le texte de l'image. Le masque peut adapter la façon dont il traite les images en fonction des segments spécifiques de l'image, ou alors il traite l'image tout entière en utilisant le paramètre
Constant.
Qualité La qualité peut être paramétrée entre 1 et 100.
Premier plan
L'image de premier plan sauvegarde les informations couleurs du texte et peut être paramétrée en fonction de niveaux de compression et de seuils de qualité différents.
Paramètre Description
Mode
Exemple
Cette option permet de paramétrer l'image de premier plan en réglage Baseline ou Incorporé.
Cette option correspond à un taux d'échantillonnage préliminaire. Plus sa valeur est haute, plus le taux de compression est élevé et plus la qualité de l'image est faible.
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LuraDocument®
Manuel de l’utilisateur
Paramètres LuraDocument®
Min. qualité Cette option permet de paramétrer le seuil minimum de qualité de l'image qui, s'il n'est pas atteint, peut remplacer le niveau de compression.
Baseline
Ce mode de compression ne consomme pas autant de mémoire temporaire que le mode incorporé. Ce mode est le seul mode que vous puissiez utiliser lorsque vous compressez de très grandes images. L'image qui en résulte est partiellement incorporée. La compression est légèrement plus rapide que dans le mode incorporé. Si vous affichez une image compressée baseline dans votre page d'accueil et que la capacité de transmission se révèle très mauvaise, l'image va être affichée en mode de haut en bas.
Incorporé
Ce mode permet un affichage progressif de l'image, il est optimisé pour réception via Internet. La qualité s'améliore de façon continue au fur et à mesure du chargement via les lignes téléphoniques. S'il se produit une interruption de transmission, l'image est par conséquent atténuée mais garde sa taille réelle.
Imagettes
Ce type de paramètres affecte la façon dont les imagettes sont générées et enregistrées.
Paramètre Description
Mode
Min. Qualité
Cette option permet de paramétrer l'image instantanée en mode Baseline ou en mode incorporé.
Cette option permet de paramétrer le seuil minimum de qualité de l'image qui, s'il n'est pas atteint, va affecter la création des images instantanées.
Divers
Vous pouvez paramétrer un facteur de compression que LuraDocument devra s'efforcer d'atteindre. Ce facteur peut varier de 1 à 100.
Le facteur de compression qui peut être atteint en utilisant LuraDocument dépend de nombreux autres paramètres. En général, les documents à haute définition (nombre de dpi élevé) sont plus faciles à compresser. La complexité du document a une influence majeure. Si la quantité de texte est très importante, la compression va être très difficile (la plage de texte étant
LuraDocument®
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Manuel de l’utilisateur
Paramètres LuraDocument® toujours compressée en évitant les pertes). Il est possible d'opter pour le ratio de qualité ou le ratio de compression lorsqu'il s'agit d'une image d'arrière-plan ou d'une image texte couleur.
Par conséquent, le ratio global de compression peut être contrôlé par l'intermédiaire de la taille de la plage de texte (dépendant elle-même des paramètres de quantification et de segmentation) et de la qualité des images de premier plan et d'arrière-plan.
Si un facteur de compression est paramétré en cours de compression, le système va essayer d'atteindre exactement ce critère de compression.
Toutefois, il est possible que la plage de texte soit trop grande ou que, pour garantir la qualité minimum demandée pour l'image, le taux réel de compression soit plus élevé.
Pour atteindre des niveaux de compression maximums, deux critères doivent
être respectées:
La plage de texte étant compressée pour éviter les pertes, il faut garder la plage de texte la plus petite possible.
La détection automatique de texte aura toujours pour conséquence l'obtention de segments de texte de taille plus petite que ceux définis selon le paramètre "texte uniquement". Cependant, si le niveau de sensibilité du texte est trop faible, certaines lettres ne pourront pas être détectées.
De hauts ratios de compression peuvent également être obtenus en diminuant les niveaux de qualité minimums de l'image. Une autre façon d'améliorer la compression est de diminuer les valeurs de définition relatives aux images de couleur de texte et aux images d'arrière-plan. Ceci n'est possible que si la structure du document est simple.
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LuraDocument®
Manuel de l’utilisateur
Rapport d’activité
Rapport d’activité
Rapport d’activité
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
L’option Rapport d’Activité dans ScanFile trace et enregistre tout événement exécuté dans l'application. Ceci est utilisé principalement par l’Administrateur et peut être adapté aux besoins du client pour dépister un certain nombre d’événements différents.
L’option Rapport d’Activité, affichera l'information d'événement enregistrée dans un format de visualisation d’évènements, mais pourra également être imprimé.
Configuration du rapport d’Activité
Pou r créer un Rapport d’Activité, les options doivent être sélectionnées pour déterminer les événements à enregistrer. Cliquez sur le bouton Rapport
d’activité depuis le menu Options et la fenêtre suivante s’affichera :
Cliquez sur le bouton Configuration de la traçabilité
Rapport d’activité, ce qui affichera la fenêtre suivante :
dans le fenêtre
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Rapport d’activité
Manuel de l’utilisateur
Affichage des événements
L'option Activer la traçabilité permet d'activer ou de désactiver l’enregistrement des évènements. Si l'option est validée en cochant la case, les événements sélectionnés sont enregistrés.
Dans la fenêtre de configuration il y a un certain nombre d’onglets, correspondants aux divers secteurs de ScanFile pour lesquels les
événements peuvent être enregistrés. Par exemple l'onglet Répertoire, dans lequel il est possible de choisir un certain nombre d'événements qui peuvent être enregistrés lors du travail avec les répertoires. Si vous voulez enregistrer l'événement lorsqu’un répertoire est ouvert, fermé, modifié ou supprimé et cetera… alors ces options doivent être validées suivant les cases à cocher correspondantes.
Une fois les modifications effectuées cliquer sur OK pour sauvegarder la nouvelle configuration et retourner à la fenêtre principale de configuration du
Rapport d’Activité.
Affichage des événements
Une fois que des événements ont été créés ou modifiés dans ScanFile une liste de 100 événements maximum peut alors être affichée, cliquez sur le bouton Filtrer la Liste. Si la liste d'événement affichée ne convient pas, il y a trois manières de restreindr e ou d’étendre la liste d’affichage.
La première, vous pouvez sélectionner les répertoires et les librairies pour lesquels vous souhaitez afficher le rapport d’activité, en cochant la case appropriée devant leur nom dans la fenêtre principale du Rapport d
’activité.
Cliquez encore sur Filtrer la Liste. La nouvelle liste contient les évènements
Rapport d’activité
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Manuel de l’utilisateur
Impression des listes d’événement enregistrés pour tous les utilisateurs pour les répertoires et librairies sélectionnés.
La deuxième, vous pouvez sélectionner les utilisateurs pour lesquels vous sou haitez afficher le rapport d’activité, en cochant la case appropriée devant leur nom dans la fenêtre Rapport d'activité principale
La troisième, vous pouvez sélectionner les événements qui ont eu lieu à une date précise, ou sur une période de temps déterminée. Cette période est définie en choisissant Personnalisé dans la liste Durée et en modifiant les dates affichées dans les champs : de et : à
, à l’aide des calendriers dans la fenêtre
Rapport d’activité principale. Une autre option vous donne la possi bilité d’afficher des périodes prédéterminée en semaines et mois. Après la sélection, cliquez sur le bouton Filtrer la liste. La nouvelle liste contiendra les évènements vous avez la possibilité d’afficher les derniers
événements enregistrées dans la période donnée.
Pour visionner les détails d’un événement double cliquez sur celui-ci et la fenêtre Traçabilité, détail s’affichera.
Impression des listes d’événement
Une fois qu'une liste d'événement satisfaisante a été affichée il est possible de l’imprimer en cliquant sur la touche Imprimer. Une boite de dialogue vous demandera si vous voulez imprimer le journal répondre Oui, le rapport s’imprimera directement sur l'imprimante par défaut de votre système.
Recherche dans la base de données archivée de la traçabilité
Un clic sur Crée un pool de Recherche et la fenêtre ci-dessous s'ouvrira. Elle affiche toutes les bases de données précédemment exportées dans ScanFile Path\Saveaudit. Choisissez les données de la Traçabilité exigées exportées pour votre recherche et cliquez sur Crée un pool de
Recherche. Le programme fusionnera toutes les bases de données choisies dans une base de données provisoire. Retournez à la fenêtre de la
Traçabilité en cliquant sur Fin. Toutes les fonctions de la Traçabilité travailleront maintenant sur la base de données provisoire. Vous pouvez faire des recherches comme d'habitude.
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Rapport d’activité
Manuel de l’utilisateur
Recherche dans la base de données archivée de la traçabilité
Si vous voulez terminer votre recherche, clic sur le bouton . La base de données temporaire créée sera supprimée. Les données sur lesquelles vous travaillez sont alors la base de données de Traçabilité actuelle.
Si vous fermez la fenêtre de traçabilité, la base de données temporaire de
Traçabilité est aussi supprimée. Si vous rouvrez à nouveau la fenêtre de
Traçabilité, les données actuelles de la traçabilité sont affichées.
Rapport d’activité
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Manuel de l’utilisateur
Préparation de CD
Préparation de CD
Préparation de CD
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Dès qu'un répertoire est terminé, et qu’il n'est plus nécessaire de le mettre à jour, il peut être archivé vers d'autres médias, comme par exemple un CD. Il existe également une autre option qui consiste à placer sur un CD, avec le ou les répertoires, une version uniquement extractible de ScanFile de façon que les informations puissent être consultées sur n'importe quel PC fonctionnant sous MS Windows, même si ScanFile n'a pas été installé sur ce
PC. Un Ticker CD est exigé pour préparer le CD avec le logiciel de consultation. Le ticker sera décrit plus tard dans ce chapitre.
ScanFile ne comporte pas de logiciel de gravure de CD intégré et c'est la raison pour laquelle une application tierce doit être utilisée. En règle générale, cette application est fournie avec le graveur de CD. La méthode normale de gravure de CD consiste à spécifier à l'intérieur de l'application de gravure du CD l'ensemble des informations qui doivent être gravées sur le
CD puis à sélectionner l'option Ecrire sur le CD située à l'intérieur de cette application.
Depuis Windows XP il est possible de graver des données sur un CD sans logiciel tiers. Pour plus d'information se référer à votre Aide Windows.
Préparation de CD
Pour choisir la Préparation de CD, choisissez cette option depuis le menu
Fichier, ou le cliquez sur le bouton de barre d'outils et l'écran Préparation de
CD s’affichera.
Préparation de CD
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Manuel de l’utilisateur
Préparation de CD
Il existe deux manières de préparer les répertoires ScanFile pour l’archivage : Choisissez entre la Préparation Standard ou Préparation
Rapide.
Préparation Standard
En déroulant la liste de l'option Fichier CD temporaire, vous pouvez sélectionner le lecteur vers lequel vous souhaitez copier les répertoires.
Ensuite, sélectionnez le ou les lecteurs contenant les répertoires à copier et ajouter les répertoires au Ficher de groupement pour le CD: soit un par un, en sélectionnant avec la souris le nom de chaque répertoire puis en cliquant sur Ajouter ; ou alors en cliquant sur ajouter Tout, option qui permet d'ajouter l'ensemble des répertoires en les copiant depuis ce lecteur vers le
Ficher de groupement pour le CD.
Assurez que la capacité maximale du répertoire de groupement pour le CD n'excède pas la capacité de vos médias de stockage. En écrivant sur le CD, il est recommandé de réserver 5 % de l'espace disque pour la création et la clôture de la session d'écriture. Pour un CD de 650MB, nous vous recommandons de limiter la taille du répertoire temporaire à 600MB.
A ce niveau, la seule autre option à sélectionner est l'option Grouper les
fichiers TIFF. Si cette option est sélectionnée, tous les fichiers TIFF indépendants contenus dans le répertoire sont combinés en un seul grand fichier "Conteneur", qui est plus avantageux si l'on prévoit de placer ce CD dans un juke-box. Si cette option n'est pas sélectionnée, les fichiers TIFF sont copiés individuellement.
Une fois que les répertoires et les options ont été sélectionnés, cliquez sur le bouton "OK" pour lancer la procédure.
Un message d'invite apparaît demandant si une copie du logiciel de consultation doit être effectuée. Si Oui est sélectionné, l'application est copiée vers le répertoire CD_TRANS.CD. Un tel CD peut être utilisé dans n'importe quel PC pour la consultation. Le nombre de Tickers CD stockés dans le dongle matériel sera réduit d'une unité. Choisissez Non pour créer un CD sans programme de consultation. Dans ce cas, le nombre de Ticker
CD n'est pas réduit
Si c'est le Oui qui a été sélectionné, l'accès aux répertoires peut être sécurisé à l'aide d'un mot de passe de façon à éviter tout accès non autorisé.
Un message d'invite s'affiche demandant si un mot de passe doit être utilisé.
Pour éviter toute erreur de frappe le mot de passe doit être saisi 2 fois.
Lorsque l'option "OK" est sélectionnée, le répertoire "CD_TRANS.CD" est créé sur le lecteur de groupement, et si l’option a été sélectionnée, la version du logiciel de consultation ScanFile est également copiée.
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Préparation de CD
Manuel de l’utilisateur
Tickers CD
Le contenu du répertoire "CD_TRANS.CD" peut maintenant être copié vers le CD.
Préparation rapide
Avec Préparation rapide
, le répertoire n’est pas copié dans un répertoire
"CD_TRANS.CD" mais laissés dans son emplacement d'origine. Un fichier d'archive spécial est ajouté aux répertoires différents pour permettre l’utilisation avec le logiciel de la version de ScanFile. Le logiciel d'extraction est également copié vers le répertoire "CD TRANS.CD" du lecteur répertoire.
La procédure utilisée à la sélection des répertoires est la même que celle décrite précédemment, à la différence que pour lancer la "Préparation rapide", il faut cliquer sur le bouton Préparation rapide situé dans la boîte de dialogue "Préparation de CD". Le répertoire sera vérifié, le lecteur d'archives sera ajouté, et le logiciel de récupération sera copié vers le répe rtoire du lecteur temporaire CD_TRANS.CD. Une fenêtre s’affiche vous donnant l'emplacement des dossiers choisis et du logiciel de consultation.
Tickers CD
Si vous souhaitez créer un CD Exécutable ScanFile avec une version uniquement extractible de ScanFile, vous devez d'abord vous procurer un
"ticker" de CD. Ces "Tickers" peuvent s'acheter par lots chez votre revendeur. Chaque préparation d'un CD exécutable implique l'utilisation d'un
"ticker" de CD. Ces "Tickers" sont en fait des licences qui vous permettent d'installer une version uniquement extractible de ScanFile sur un CD. Vous pouvez créer autant de copies de ce CD que vous le souhaitez.
Chaque fois que vous achetez un ensemble de Tickers, vous devez donner votre numéro de série de dongle à votre fournisseur, qui vous enverra alors
Préparation de CD
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Manuel de l’utilisateur
Ecriture du CD un Code Pick-up. Ce code Pick-up doit être saisi dans le gestionnaire de licence en cliquant sur le bouton Licence Internet ou être chargé via le transfert de fichier comme décrit dans le chapitre Licence. Le nombre de
Tickers peut être affiché en cliquant sur Options ->
Afficher l’état des
pointeurs.
Ecriture du CD
La façon de réaliser la gravure et les équipements nécessaires seront dépendant du logiciel utilisé pour écrire les données sur un CD enregistrable.
Si vous avez choisi la Préparation standard, le logiciel de consultation et tous les dossiers choisis ont été copiés dans le répertoire CD_TRANS.CD.
Le contenu du répertoire CD_TRANS.CD peut être écrit sur le CD.
Avec la Préparation Rapide, les dossiers sont laissés à leur emplacement original et le logiciel sera copié dans le répertoire CD_TRANS.CD. Ils peuvent donc être choisis et copiés directement.
Veuillez vous référez au manuel de l’application fournie avec votre graveur de CD pour des instructions exactes sur l’utilisation de l’application.
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Préparation de CD
Manuel de l’utilisateur
Paramétrage Scanner
Paramétrage Scanner
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
ScanFile possède les pilotes de scanner intégrés pour les différents modèles de scanners Canon suivants :
DR-2010C, DR-2510C, DR-3010C
DR-2050C, DR-2080C
DR-2580C
DR-3020
DR-3060, DR-3080C, DR-3080C II
DR-4010C, DR-5010C, DR-6010C
DR-5020, DR-5080C
DR-5060F
DR-6050C, DR-7550C, DR-9050C
DR-6080, DR-7580, DR-9080C
DR-7080C
DR-X10C
MS-300, MS-350, MS-400, MS-500, MS-800
CR-180
CF510, CF510S
ScanFile supporte également le Panasonic KV-S2026C directement et supporte les pilotes TWAIN et les scanners de chèques suivants :
TellerScan TS200
TellerScan TS300/350
TellerScan TS400ES
BUIC 1500
Scanners SCSI Connectés
Avec les pilotes intégrés, si le scanner utilise une connexion SCSI, le type d’adaptateur SCSI sur lequel le scanner est connecté doit être précisé. Pour cela, sélectionnez le type d'adaptateur dans la liste déroulante située en partie haute de : Adresse et adaptateur du Numériseur. Si votre PC n'est doté que d'une seule carte d'adaptateur SCSI, c'est cet adaptateur qui est sélectionné par défaut.
Sélectionnez maintenant le scanner. Un seul adaptateur SCSI peut être raccordé à 7 dispositifs SCSI différents au maximum. Chacun de ces dispositifs est donc identifié par une adresse SCSI situé entre 0 et 7. En règle générale, l'adaptateur SCSI lui-même porte l'identifiant SCSI n°7, ceci signifie que les identifiants de 0 à 6 sont prévus pour attribution à d'autres matériels.
Page 230
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Résolution de Scan
L'identifiant SCSI correspondant au scanner peut être sélectionné à partir de la seconde liste déroulante située dans l'option " Adresse et adaptateur du
Numériseur. Quel que soit le dispositif SCSI raccordé à la carte d'adaptateur sélectionnée, une description des caractéristiques du dispositif s'affiche près de l'ID SCSI.
Plusieurs adaptateurs SCSI peuvent être installés sur un même PC.
Résolution de Scan
N'importe quel Scanner a la capacité de parcourir des documents à différentes résolutions. Celles-ci sont mesurées en Points par Pouce (Dpi).
Pour la majorité des scanners, les résolutions verticales et horizontales seront les mêmes, bien que les certains scanners Canon DR puisse scannés a des résolutions différentes.
La définition à laquelle un document est scanné peut affecter les fichiers de deux façons. Plus la définition de numérisation est élevée, meilleure est la qualité de l'image produite. Plus la définition de l'image scannée est élevée, plus la taille du fichier créé est importante.
La définition choisie pour la numérisation de documents spécifiques dépend beaucoup du type et de la qualité du document à scanner (du fait que le document doive être classé "en direct" ou "en archive") et des préférences de l'utilisateur.
Tester Numériseur
La fonction test de Numérisation est disponible par l'intermédiaire de chaque pilote de scanner Canon intégré. Elle est utilisée pour numériser un document en fonction des paramètres que vous avez sélectionné, pour voir si ces paramètres sont corrects.
Placez un document sur le plateau d'alimentation du scanner puis pressez le bouton Tester Numériseur. Le document s'affiche ensuite dans la Fenêtre d'affichage de numérisation d’essai.
La bonne qualité de l'image peut être vérifiée à partir de cette fenêtre. Les signes Plus (+) et Moins (-) situés respectivement dans les coins inférieurs g auche et droit de la fenêtre de numérisation d’essai vous permettent d'augmenter ou de réduire la taille de l'image. En pressant sur le bouton "O", vous pouvez effectuer un zoom cadré
– vous dessinez un cadre autour de la zone que vous souhaitez agrandir. Le bouton "#" permet d'afficher l'image tout entière dans la fenêtre de numérisation d’essai. L'image peut être
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Feuilles de contrôle du scanner déplacée n'importe où à l'intérieur de la fenêtre d'affichage en cliquant sur le bouton droit de la souris lorsque le curseur se trouve sur la fenêtre de numérisation d’essai et en maintenant le bouton droit enfoncé tout en traînant et positionnant la souris dans la fenêtre de numérisation.
Feuilles de contrôle du scanner
Les modèles de scanners Canon DR-3020, DR5020 et DR05080c sont fournis avec deux types de feuilles de contrôle. Le premier type de feuilles de contrôle peut servir à modifier les paramètres du scanner tandis que le deuxième sert à modifier la façon dont les documents sont enregistrés. Ces
Feuilles de contrôle peuvent être insérées entre deux pages/fichiers et, au cours de la numérisation, servent à influer soit sur la façon dont les documents sont scannés, soit sur la façon dont ils sont archivés.
Quatre options sont disponibles pour chaque type de feuille de contrôle:
Détecter & Scanner, Continuer numérisation
Détecter & Ignorer, Continuer numérisation
Détecter & Scanner, Arrêter numérisation
Détecter & Ignorer, Arrêter numérisation.
Si c'est l'option "Détecter & Scanner" qui est choisie, la feuille de contrôle est enregistrée dans le répertoire ScanFile. Si c'est l'option "Détecter &
Ignorer" qui est sélectionnée, la feuille de contrôle n'est pas enregistrée dans le répertoire ScanFile.
Les feuilles de contrôle de Séparation de tâches sont utilisées au cours de la numérisation pour scinder en fichiers distincts les documents placés sur le plateau d'alimentation du scanner. Placez une feuille de Séparation de tâches entre chaque fichier, sélectionnez le mode Détection de lot approprié puis scannez les documents.
Lorsqu'une feuille de contrôle a été détectée, la numérisation est soit poursuivie, soit arrêtée. Vous pouvez décider d'arrêter la numérisation de façon à saisir des informations d'indexation supplémentaires. Où alors, vous pouvez décider de tout scanner et ensuite, de tout indexer. Dans ce cas, sélectionnez l'option " Continuer numérisation ".
Les feuilles de contrôle de Fonction affectent le fonctionnement du scanner.
Grâce à ces feuilles, au cours de la numérisation, le mode de numérisation peut être modifié depuis un mode Texte vers un mode Photo, ou vice-versa, en utilisant la feuille de contrôle appropriée. Grâce aux feuilles de contrôle
Simplex et Duplex, vous pouvez modifier le mode de numérisation pour passer d'une numérisation simple face (recto) à une numérisation doubleface (recto verso).
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Configuration du Scanner
Configuration du Scanner
Il y a beaucoup d'options qui peuvent être sélectionnées pour les scanners et celles-ci sont séparées en plusieurs écrans qui sont choisis depuis
Configuration du numériseur. Les options les plus utilisées sont rassemblées dans la première fenêtre affichée quand Configurer le
numériseur est choisie. Les options des scanners différents sont détaillées ci-dessous.
Canon DR-2010C, DR-2510C, DR-
3010C, DR-6050C, DR-7550C,
DR-9050C & DR-X10C
Généralement toutes les options affichées ici dépendent de la source sélectionnée et de la connexion utilisée. Ces paramètres peuvent être différents suivant les scanners et ceci en fonction des possibilités des scanners et des pilotes.
Réglages
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2010C, DR-2510C, DR-3010C, DR-6050C, DR-7550C,
DR-9050C & DR-X10C
Dans l'onglet Réglages, les paramètres de configuration sont spécifiés pour l'image scannée. Suivant le scanner utilisé les réglages suivants peuvent
être configurés :
Mode Couleur
Noir et Blanc, Échelle de Gris, Couleur
Mode Graphique
Si noir et blanc est sélectionné, le mode graphique peut être choisi entre le mode texte ou le mode photo.
Résolution
La résolution standard de nombreux scanner peut être différente. Plus la résolution est élevée, meilleur est la qualité, mais également plus le fichier résultant est gros. Note : Lors de l'utilisation de la reconnaissance OCR, la résolution 300 x 300 dpi est recommandée. Des résolutions plus faibles détérioreront le taux de reconnaissance, des résolutions plus élevées ne sont pas utiles pour améliorer la reconnaissance.
Rotation
Une rotation de la page scannée est possible automatiquement après la numérisation dans les directions 0°, 90°, 180°, 270°.
Côté
Certains scanners offrent la possibilité de scanner les pages recto et verso. Il doit être précisé si uniquement la page recto, uniquement la page verso ou bien les deux pages doivent être scannées.
Compression
Lors d'une numérisation en mode noir et blanc, les pages résultantes sont stockées dans le format TIFF G4. Si vous utilisez l'échelle de gris ou couleur pour scanner, les fichiers JPEG sont créés et le taux de compression peut
être précisé. Plus le taux de compression est faible, meilleur sera la qualité image et plus grand sera la taille du fichier.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2010C, DR-2510C, DR-3010C, DR-6050C, DR-7550C,
DR-9050C & DR-X10C
Page
Taille de la Page
Suivant le scanner, la taille de la page peut être prédéfinie.
Suppression Automatique de page
En utilisant la suppression automatique de page, le pourcentage de pixels noirs sur une page est calculé. Si la valeur réelle est en dessous du seuil de noirceur spécifié, la page est classée comme vide et donc non stockée. Avec cette option variable il devrait être également possible de laisser de coté les pages qui contiennent uniquement un logo (lettre vierge). La valeur réelle est affichée dans le mode Test numériseur.
Correction de travers
Cette fonction peut être sélectionnée en cliquant une case à cocher dans la fenêtre principale du module de numérisation. Si des pages sont numérisés avec un décalage angulaire par le module de numérisation, sans que cela soit évident à la visualisation, cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions telles que l’OCR.
Paramétrage Scanner
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DR-2580C
Configuration scanner
Manuel de l’utilisateur
DR-2580C
Les options suivantes peuvent être configurées:
La taille de page :
Letter - 8.5 x 11 Inch
Legal - 8.5 x 14 Inch
A3 - 297 x 420 mm
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm
B5 - 176 x 250 mm
B6 - 125 x 176 mm
Window
Si vous sélectionnez l'option Windows pour taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez Window comme taille de page, puis effectuer une
Numérisation d'essai sur un document échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
DR-2580C du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Ajuster
L’option Ajuster l’image en largeur règle le scanner pour que la taille de chaque page scannée soit détectée automatiquement et ajustera la taille de la page à la taille réelle du document. Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Format de page est désactivée.
Correction de travers
Cette fonction peut être sélectionnée en cliquant une case à cocher dans la fenêtre principale du module de numérisation. Si des pages sont numérisés avec un décalage angulaire par le module de numérisation, sans que cela soit évident à la visualisation, cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions telles que l’OCR.
Résolution
Les résolutions suivantes peuvent être sélectionnées: 100, 150, 200, 240,
300, 400 & 600dpi
Compression
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé :
Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 :
Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression
"sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF):
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
DR-2580C
Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode JPEG est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images JPEG. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document:
Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options
étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Mode
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs à scanner. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rotation
Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé. Les angles de rotation disponibles sont: 0°, 90°, 180° ou 270°.
Pages
Le scanner est capable de numériser des documents simple page ou
recto/verso.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
DR-2580C
Paramétrages Etendus
Détection Double Alimentation
Le scanner peut être étalonné pour la longueur du papier. Pour activer le système de détection double alimentation cochez la case Longueur. La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents, la première page entraînée au travers du scanner sera automatiquement mesurée en épaisseur et/ou longueur et ces mesures seront enregistrées. Les mesures des documents suivants seront ensuite comparées systématiquement à la valeur enregistrée et si le document scanné est plus épais ou plus long que la valeur enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
Suppression de couleur
Cette fonction permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Rouge: Supprime les parties rouges d’un document
Vert : Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parties bleues d’un document
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C
Configuration scanner
Les options suivantes peuvent être configurées:
La taille de page
Letter - 8.5 x 11 Inch
Legal - 8.5 x 14 Inch
A3 - 297 x 420 mm
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm
B5 - 176 x 250 mm
B6 - 125 x 176 mm
Window
Si vous sélectionnez l'option Windows pour taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez Window comme taille de page, puis effectuer une
Numérisation d'essai sur un document échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Résolution
Les résolutions suivantes peuvent être sélectionnées: 100, 150, 200, 240,
300, 400 & 600dpi
Mode
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs à scanner. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Mode de diffusion
Utilisez ce réglage lorsque vous numérisez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'erreurs pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre d’Intensité (ou luminosité) peut être réglé.
Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Compression
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé :
Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 :
Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression
"sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF):
Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être
"éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document:
Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
DR-4010C, DR-5010C & DR-6010C
étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Rotation
Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé. Les angles de rotation disponibles sont: 0°, 90°, 180° ou 270°.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Ajuster image en largeur
L’option Ajuster l’image en largeur règle le scanner pour que la taille de chaque page scannée soit détectée automatiquement et ajustera la taille de la page à la taille réelle du document. Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Format de page est désactivée.
Pages
Le scanner est capable de numériser des documents simple page ou recto/verso.
Même paramétrage pour le verso
Les trois scanners peuvent numériser des documents simple face ou double face, Et les différents paramètres peuvent être appliqués pour chaque face d’un document double face. La première option à définir est la sélection de numérisation simple face ou double face. Cela se fait en sélectionnant numérisation en Recto, Verso, ou Recto/Verso dans l’écran ci dessus
Lors de numérisation de documents double face, des réglages différents peuvent être appliqué pour chaque face du document. Pour utiliser le même réglage pour les deux faces du document, cliquez sur l’option Même
paramétrage pour le verso. Pour utiliser des réglages différents pour chaque face, décochez l’option Même paramétrage pour le verso, puis choisissez dans la liste déroulante la face que vous souhaitez sélectionnée pour régler les préférences de numérisation.
Paramétrages Etendus
Détection Double Alimentation
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Directory Scanner
Le scanner peut être étalonné pour la longueur du papier. Pour activer le système de détection double alimentation cochez la case Longueur. La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents, la première page entraînée au travers du scanner sera automatiquement mesurée en épaisseur et/ou longueur et ces mesures seront enregistrées. Les mesures des documents suivants seront ensuite comparées systématiquement à la valeur enregistrée et si le document scanné est plus épais ou plus long que la valeur enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
Réglage du filtre
Les paramètres de réglage du Filtre peuvent être utilisés pour améliorer la qualité de l'image scannée et pour définir des zones de gommage de couleurs aux endroits où le document ne sera pas scanné.
Suppression de couleur
Cette fonction permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Rouge: Supprime les parties rouges d’un document
Vert : Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parties bleues d’un document
Exposition Automatique
Cette fonction permet de définir le niveau d'Exposition Automatique et affecte les paramètres de réglage de luminosité et de contraste de l'image. Pour être valables, les valeurs d'exposition doivent varier entre 1 et 13 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Epaississement des contours
Cette fonction peut être utilisée pour accentuer le style des contours, de même que pour adoucir certaines images scannées (les photos, par exemple). Pour
être valables, les valeurs d'épaississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Directory Scanner
Avec le directory scan les pages déjà scannées ou d'autres formats peuvent
être importés.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Directory Scanner
Configuration
Paramètres répertoire
Dans Répertoire le chemin des fichiers à importés est spécifié. Les chemins peuvent soit être spécifié en utilisant des lettres de lecteurs ou des chemins
UNC. En cliquant sur le bouton une fenêtre de sélection s'ouvre. Après avoir sélectionné le chemin correspondant, les fichiers contenus dans ce répertoire sont affichés dans la partie Fichiers. Lorsque vous double cliquez sur un fichier de cette liste, il est affiché dans la partie gauche de la fenêtre. En cliquant Test numériseur l'image du premier fichier est affiché.
Page
Les fichiers sont importés dans l'ordre alphabétique. Dans l'onglet Page il peut
être configuré si uniquement les pages recto, uniquement les pages verso, ou les deux doivent être créées durant l'import. Dans le dernier cas, deux pages qui se suivent sont regroupées dans un seul document.
Compression
Si des fichiers couleurs sont scannés, ils sont sauvegardés en fichiers JPEG.
Plus le taux de compression est faible, plus la qualité de l'image sera meilleure, mais plus le fichier sera gros.
Paramétrage Scanner
Page 245
Manuel de l’utilisateur
Directory Scanner
Efface après numérisation
Si l'option „Efface après numérisation“ est activée, le répertoire sera vidé après la numérisation.
Inclus sous- répertoire
Avec cette option validée, toutes les données sont scannées depuis le sousrépertoire.
Page
Dans l'onglet Page plusieurs réglages additionnels peuvent être réalisés. La taille de la page ne peut être spécifiée, car les fichiers existent déjà.
L'option modification de l’inclinaison, la suppression automatique de page, la séparation de document et la Sauvegarde comme PDF/A travaillent comme décrit avec les scanners.
Modification de l’inclinaison fonctionne comme sur les autres scanners.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Le DR-6080, DR-7580 et le DR-9080c sont des scanners A3 haute performance avec un débit jusqu’à 180 images par minutes. Ce sont des scanners double face avec détection de la taille et de l’épaisseur du papier.
De plus, le redressement du document est automatiquement corrigé pendant l’alimentation.
Le DR-6080 et le Dr-7580 supporte la numérisation en noir et blanc et en
échelle de gris alors que le DR-
9080c supporte plusieurs modes jusqu’au mode maximum de 24 bit couleur. La résolution maximum de numérisation pour ces scanners est de 600 dpi.
Configuration Scanner
L’écran suivant affiche la première fenêtre lorsque vous sélectionnez
Configurer le Numériseur pour les Canon DR-6080, DR-7580 or 9080c.
Paramètres de Page
Ces scanners peuvent numériser des documents simple face ou double face,
Et les différen ts paramètres peuvent être appliqués pour chaque face d’un document double face. La première option à définir est la sélection de numérisation simple face ou double face. Cela se fait en sélectionnant numérisation en Recto, Verso, ou Recto/Verso dans l’écran ci dessus.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
L’option Ajuster l’image en largeur règle le scanner pour que la taille de chaque page scannée soit détectée automatiquement et ajustera la taille de la page à la taille réelle du document. Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Format de page est désactivée.
Lors de numérisation de documents double face, des réglages différents peuvent être appliqué pour chaque face du document. Pour utiliser le même réglage pour les deux faces du document, cliquez sur l’option Même
paramétrage pour le verso. Pour utiliser des réglages différents pour chaque face, décochez l’option Même paramétrage pour le verso, puis choisissez dans la liste déroulante la face que vous souhaitez sélectionnée pour régler les préférences de numérisation.
Pour chaque fa ce, ou pour les deux faces d’un document, les options suivantes peuvent être appliquées.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Paramètre Description
Taille de Page Sélectionnez- une taille de document parmi les suivantes:
Letter - 8.5 x 11 Inch
Legal - 8.5 x 14 Inch
A3 - 297 x 420 mm
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm
B5 - 176 x 250 mm
B6 - 125 x 176 mm
Si l'option Ajuster image est activée, ce réglage est désactivée.
Adapter la taille de la page à celle de la fenêtre
Si vous sélectionnez l'option Windows pour taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez Window comme taille de page, puis effectuer une Numérisation d'essai sur un document
échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Résolution
Mode de
Diffusion
Les résolutions suivantes peuvent être sélectionnées:
100, 150, 200, 240, 300, 400 & 600dpi
Utilisez ce réglage lorsque vous numérisez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'erreurs pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Paramétrage Scanner
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Mode
Rotation
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs
à scanner. Veuillez noter que le DR-6080 et le DR-7580 supportent les modes de numérisation en Noir& Blanc et en niveau de gris. Tous les autres réglages sont applicables au DR-9080c. Le DR-9080c supporte la numérisation 24 bit couleur. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou en couleurs (plus particulièrement à de hauts niveaux de définition) peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé.
Les angles de rotation disponibles sont:
0°
90°
180°
270°
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre d’Intensité ( ou luminosité ) peut être réglé. Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c
Paramétrages Etendus
L'option Paramètres étendus vous permet d'accéder aux fonctions avancées des scanners. Un grand nombre de paramètres sont accessibles par l'intermédiaire de cette option. Ces paramètres sont décrits en pages suivantes.
Plusieurs de ces paramètres peuvent affecter la qualité de l'image numérisée, c'est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec précaution.
Détection Double Alimentation
Il existe deux méthodes distinctes permettant de paramétrer le scanner pour qu'il détecte s'il y a entraînement simultané de deux ou plusieurs feuilles de papier au moment de l'alimentation. Un test ultrason peut être réalisé par le scanner pour déterminer l’épaisseur du papier ou il peut mesurer la longueur.
Pour activer le système de détection d'alimentation multiple, cochez l'une ou l'autre des cases Epaisseur ou Longueur, ou les deux à la fois. La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents, la première page entraînée au travers du scanner sera automatiquement mesurée en
épaisseur et/ou longueur et ces mesures seront enregistrées. Les mesures des documents suivants seront ensuite comparées systématiquement à la valeur enregistrée et si le document scanné est plus épais ou plus long que la valeur enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
Réglage du filtre
Les paramètres de réglage du Filtre peuvent être utilisés pour améliorer la qualité de l'image scannée et pour définir des zones de gommage de couleurs aux endroits où le document ne sera pas scanné.
Description Option
Suppression de couleur
Exposition
Automatique
Cette fonction n'est disponible que sur le modèle DR-
9080c et permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Roug e: Supprime les parties rouges d’un document
Vert : Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parties bleues d’un document
Cette fonction permet de définir le niveau d'Exposition
Automatique et affecte les paramètres de réglage de luminosité et de contraste de l'image. Pour être valables, les valeurs d'exposition doivent varier entre 1
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c et 13 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Epaississement des contours
Cette fonction peut être utilisée pour accentuer le style des contours, de même que pour adoucir certaines images scannées (les photos, par exemple). Pour être valables, les valeurs d'épaississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Autres Options
Plusieurs autres options de paramètres sont disponibles et sont détaillés cidessous :
Option Description
Vérification par comptage
Cette fonction peut être utilisée pour s'assurer qu'un nombre prédéfini de pages est entraîné correctement au travers du scanner. Avant d'effectuer la numérisation, le nombre des pages à scanner doit être paramétré et si le nombre de pages défini n'est pas passé au travers du scanner, un message d'erreur s'affiche
Détection d’Agrafe Les scanners peuvent détecter les agrafes restantes sur les documents ce qui peut endommager le scanner ou être la cause de bourrages.
Redressement par rouleau
Il s’agit d’un redressement matériel du document qui assure que les documents sont alimentés dans le scanner correctement.
Option Imprinter
Si l'option d'Intégration de l'imprinter a été installée sur les scanners, cette fonction peut être configurée en sélectionnant l'option Imprimante interne à partir de l'écran Paramètres étendus.
L'option d’impression interne vous permet d'imprimer des caractères alphanumériques et des symboles prédéfinis à n'importe quel endroit sur une
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-6080, 7580 & 9080c page au moment même de son numérisation. Vous pouvez également imbriquer les caractères à imprimer dans l'image scannée.
Pour paramétrer l'Imprimante interne de façon à ce qu'elle imprime du texte sur une page au moment de la numérisation de cette dernière, cochez la case à cocher Imprimer. Pour imbriquer le texte dans l'image scannée comme s'il en faisait partie à l'origine, cochez la case à cocher Imbriquer
dans image.
Le texte qui doit être imprimé peut être prédéfini dans le champ Texte. Si l'un ou l'autre des compteurs doit être utilisé, ce dernier doit être spécifié entre crochets. Si les deux compteurs doivent être utilisés simultanément, les valeurs doivent être séparées par un point décimal (pas une virgule).
L'option Décalage horizontal ne s'applique que si le texte doit être imbriqué dans l'image scannée. Vous pouvez spécifier ce décalage en millimètres à partir du bord gauche de la page. Lorsque vous imprimez du texte, le décalage horizontal est appliqué manuellement. Veuillez vous reporter au manuel d'utilisation du scanner pour plus d'informations sur la façon d'effectuer cette opération.
L'option Décalage vertical spécifie la distance en millimètres qui sépare le bord supérieur de la feuille de papier du point de départ d'impression du texte sur la page.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C
Vous pouvez décider d'imprimer ce même texte sur chaque page, sur la première page d'un nouveau fichier comme indiqué par la touche Nouveau
fichier, en paramétrant la liste déroulante "Pages" avec Toutes les pages ou Page suivante.
Vous pouvez sélectionner la direction dans laquelle vous souhaitez que le texte s'imprime à partir de la liste déroulante "Orientation". Les valeurs disponibles dans cette liste sont : Aucune, 90, 180 et 270 degrés.
L'option De droite à gauche paramètre l'Imprimante interne de façon à ce qu'elle ajoute des caractères par impression de la droite vers la gauche.
La taille de la police de caractères par défaut utilisée par l'Imprimante interne est de 12x12 points. Vous pouvez décider d'utiliser une taille de police de caractères plus petite (exemple : 8x7) en cochant la case à cocher Utiliser
des petites tailles de polices de caractères.
Le
Style d’imbrication dans l'image peut être paramétré avec l’une des trois options suivantes:
Noir sur Blanc imprime du texte en caractère noir sur un fond blanc.
Blanc sur Noir imprime du texte en caractère blanc sur un fond noir.
Noir sur Image imprime du texte en caractères noir sur l'image. La fonction d'Intégration à l'impression comporte deux compteurs configurables et les options décrites ci-dessous s'appliquent aux deux. La valeur Début du compteur peut être définie, de même que la valeur d'incrémentation pour chaque page.
Les valeurs ci-dessous peuvent être attribuées aux options Réinitialiser si et
Incrémenter si. L'option "Réinitialiser si" sert à ramener le compteur à sa valeur de début. L'option "Incrémenter si" sert à ajouter une certaine valeur d'incrémentation spécifiée au compteur.
Jamais
Séparateur
Nouveau fichier ou séparateur
Nouveau fichier
Chaque document
Canon DR-7080C
Le Canon DR-7080C peut être utilisé avec un chargeur de document et un plateau pour des documents jusqu’_à l’A3. Il est donc approprié pour scanner automatiquement des pages depuis le chargeur de document et scanner des pages simples de livres par exemple. Dans le mode
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C alimentation le scanner peut scanner en noir et blanc, échelle de gris et la couleur vraie jusqu'à la taille A3. La résolution maximale est 600 dpi.
Configuration scanner
Beaucoup d'options peuvent être sélectionnées pour les scanners et celles-ci sont réparties sur plusieurs écrans qui sont choisis depuis Configurer le
numériseur.
L'écran suivant est affiché en choisissant Configurer le numériseur pour le
Canon DR-7080C.
Paramètres Pages
Le scanner est capable de numériser des documents simple page ou recto verso et des réglages différents peuvent être attribués pour chaque face d'un document double page. Sélectionnez d’abord s'il faut scanner simple ou doubler face ou a partir de la vitre d’exposition. Pour cela, sélectionnez
Recto,
Vitre d’exposition ou Recto/Verso de l'option Pages sur l'écran cidessus.
L’option Ajuster l’image en largeur règle le scanner pour que la taille de chaque page scannée soit détectée automatiquement et ajustera la taille de la page à la taille réelle du document. Lorsque cette option est sélectionnée, l’option Format de page est désactivée.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C
Lors de numérisation de documents double face, des réglages différents peuvent être appliqué pour chaque face du document. Pour utiliser le même réglage pour les deux faces du document, cliquez sur l’option Même
paramétrage pour le verso. Pour utiliser des réglages différents pour chaque face, décochez l’option Même paramétrage pour le verso, puis choisissez dans la liste déroulante la face que vous souhaitez sélectionnée pour régler les préférences de numérisation.
Pour chaque face, ou pour les deux faces d’un document, les options suivantes peuvent être appliquées :
Paramètre Description
Taille de Page Sélectionnez- une taille de document parmi les suivantes:
Letter - 8.5 x 11 In
Ledger-R - 17 x 11 In
Letter-R - 11 x 8,5 In
Legal-R
– 14 x 8.5 In
A3-R - 420 x 297 mm
A4 - 210 x 297 mm
A4-R - 297 x 210 mm
A5 - 148 x 210 mm
A5-R - 210 x 148 mm
B4-R
– 353 x 250 mm
B5 - 176 x 250 mm
B5-R - 250 x 176 mm
Si l'option Ajuster image est activée, ce réglage est désactivé.
Adapter la taille de la page à celle de la fenêtre
Si vous sélectionnez l'option Windows pour taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez Window comme taille de page, puis effectuer une Numérisation d'essai sur un document
échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C
Résolution
Mode de
Diffusion scanné sont éliminées.
Les résolutions suivantes peuvent être sélectionnées: 100,
150, 200, 240, 300, 400 & 600dpi
Utilisez ce réglage lorsque vous numérisez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'erreurs pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Mode
Rotation
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs
à scanner.
Noir & Blanc: Scanne uniquement en Noir et blanc.
Echelle de Gris: Crée des images avec 256 niveaux de gris.
Couleur: Le DR-7080C supporte la numérisation Couleur
24 bits. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou en couleurs, plus particulièrement à de hautes définitions peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé. Les angles de rotation disponibles sont:
0°, 90°, 180°, 270°
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée.
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre
d’Intensité ( ou luminosité ) peut être réglé. Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-7080C
Le réglag e d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto. Pour définir manuellemen t une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Paramétrages Etendus
L'option Paramètres étendus vous permet d'accéder aux fonctions avancées des scanners. Un grand nombre de paramètres sont accessibles par l'intermédiaire de cette option. Ces paramètres sont décrits en pages suivantes.
Plusieurs de ces paramètres peuvent affecter la qualité de l'image numérisée, c'est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec précaution.
Réglage du filtre
Les paramètres de réglage du Filtre peuvent être utilisés pour améliorer la qualité de l'image scannée et pour définir des zones de gommage de couleurs aux endroits où le document ne sera pas scanné.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Option
Suppression de couleur
Exposition
Automatique
Epaississement des contours
Description
Cette fonction n'est disponible que sur le modèle DR-
9080c et permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Rouge: Supprime les parties rouges d
’un document
Vert : Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parties bleues d’un document
Cette fonction permet de définir le niveau d'Exposition
Automatique et affecte les paramètres de réglage de luminosité et de contraste de l'image. Pour être valables, les valeurs d'exposition doivent varier entre 1 et 13 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Cette fonction peut être utilisée pour accentuer le style des contours, de même que pour adoucir certaines images scannées (les photos, par exemple). Pour être valables, les valeurs d'épaississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Les modèles DR-5020, DR-5080 et le DR-5060F sont des scanners A3 haute performance avec une capacité de numérisation maximum de 80 pages A4 par minute. Ces modèles sont tous des scanners double-face, pourvus d'un système de détection automatique de la taille et de l'épaisseur du papier. En outre, l'obliquité du document est automatiquement corrigée au cours du processus d'alimentation du document à partir du bac d'alimentation papier
500 feuilles. Le Dr-5060F incorpore une caméra de microfilm.
Le modèle DR-5020 convient plus particulièrement à la numérisation noir & blanc tandis que le modèle DR-5080c convient à un plus grand nombre de modes allant jusqu'à un mode couleur maximum de 24 bits. La définition de numérisation maximum pour ces modèles de scanners est de 400dpi. Le Dr-
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
5060F supporte la numérisation noir et blanc seulement avec un maximum la définition de numérisation de 300dpi (ppp).
Des systèmes d'endossement pré et post-numérisation du document peuvent être ajoutés aux scanners à titre d'options. Un décodeur de codes à barres peut également être inclus en tant qu'option.
Les documents doivent avoir les spécifications suivantes:
Largeur de 55mm à 297mm
Longueur de 70mm à 432mm
Epaisseur de 0,06mm à 0,15mm (de 0,05 à 0,2mm en mode d'alimentation manuel)
Configuration du scanner
Un très grand nombre d'options peuvent être sélectionnées en ce qui concerne l'utilisation des scanners et toutes ces options sont réparties sur plusieurs écrans sélectionnés à partir du menu Configurer Numériseur. Les options les plus utilisées sont regroupées sur le premier écran qui s'affiche lorsque Configurer Numériseur est sélectionnée.
La boîte de dialogue ci-dessous représente cet écran lorsque l'on sélectionne Configurer Numériseur pour le modèle Canon DR-5060F. Il possède une option additionnelle par rapport à l’écran pour le DR5020/80c, celleci permet la sauvegarde de la position du film dans le champ d’un répertoire, sans cela l'écran a les mêmes options.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Paramètres de page
Les trois modèles de scanners cités sont capables de numériser des documents simple face et double-face .Des paramètres de numérisation différents peuvent être appliqués à chacune des faces d'un document double-face. Le premier paramètre à sélectionner consiste à choisir si l'on va effectuer des numérisations simple face ou double-face. Pour ce faire, il suffit de sélectionner les choix : Recto, Verso ou Recto/Verso à partir de l'écran représenté ci-dessus.
L'option Adapter image règle le scanner de façon à ce qu'il détecte automatiquement la taille de chacune des pages numérisées. De cette façon, il peut ajuster la taille de la page à la taille réelle du document. Lorsque cette opération d'ajustage est terminée, l'option Taille de page est désactivée.
Si vous numérisez des documents double-face, des paramètres différents peuvent être appliqués à chacune des faces des documents. Pour utiliser les mêmes paramètres sur les deux faces des documents, cliquez sur l'option
Même réglage pour verso. Pour utiliser des paramètres distincts sur chaque page, désactiver la case à cocher de l'option Même réglage pour
verso puis sélectionnez dans la liste déroulante à partir de quelle face du document vous souhaitez fixer les paramètres de préférence de numérisation.
Les options ci-dessous peuvent être définies pour chacune des faces, ou pour les deux faces, d'un document:
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Le tableau figurant en pages suivantes présente les différents réglages disponibles:
Paramètres Description
Taille de Page Sélectionnez- une taille de document parmi les suivantes:
Letter - 8.5 x 11 pouce
Legal - 8.5 x 14 pouce
A3 - 297 x 420 mm
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm (ISO)
B4 - 257 x 364 mm (JIS)
B5 - 176 x 250 mm (ISO)
B5 - 182 x 257 mm (JIS)
Si l'option Ajuster image est activée, la fonction Taille de page est désactivée.
Adapter la taille de la page à celle de la fenêtre :
Si vous sélectionnez l'option Windows comme taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone qui devra être sauvegardée. Pour cela, sélectionnez
Window comme taille de page, effectuer une
Numérisation d'essai sur un document test. Un cadre redimensionnable s'affiche sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Résolution
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Vous pouvez choisir parmi l'une des définitions suivantes :
200, 210, 220, 230, 240, 250, 260, 270, 280, 290, 300 et
400 dpi (Points par Pouce).
Avec les réglages ci-dessus, la définition de numérisation horizontale est identique à la définition verticale.
Il existe aussi 2 modes de réglage pour numérisation à vitesse rapide (qui sont à définition partagée). Le premier chiffre est le réglage de définition horizontale, le second celui de la définition verticale. Ces réglages de définition
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Mode de diffusion
Mode partagée sont identifiés dans la liste de définitions par des astérisques (*) :200 x100, 300x150
Utilisez ce réglage lorsque vous numérisez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'erreurs pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs
à scanner.
Veuillez noter que les modèles DR-5020 et DR-5060F conviennent à la numérisation en mode Noir & Blanc. Tous les autres réglages sont applicables au modèle DR-5080c.
Noir & Blanc : ne permet de scanner qu'en noir & blanc.
Echelle des gris : Le modèle DR-5080c supporte 4, 16 &
256 niveaux de gris dans l'échelle des gris.
Couleurs : Le modèle DR-5080c supporte la numérisation couleurs en 3, 6, 12 et 24 bits. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou en couleurs (plus particulièrement à de hauts niveaux de définition) peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Rotation Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé. Les angles de rotation disponibles sont:
0°, 90°, 180° 270°
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse
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Canon DR-5020, 5080C & 5060F pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre
d’Intensité (ou luminosité ) peut être réglé.
Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Paramétrage Scanner
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Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Paramétrages Etendus
L'option Paramètres étendus vous permet d'accéder aux fonctions avancées des scanners. Un grand nombre de paramètres sont accessibles par l'intermédiaire de cette option. Ces paramètres sont décrits en pages suivantes.
Plusieurs de ces paramètres peuvent affecter la qualité de l'image numérisée, c'est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec précaution.
Détection Double alimentation
Il existe deux méthodes distinctes permettant de paramétrer le scanner pour qu'il détecte s'il y a entraînement simultané de deux ou plusieurs feuilles de
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Paramétrage Scanner
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Canon DR-5020, 5080C & 5060F papier au moment de l'alimentation. Le scanner peut être étalonné pour fonctionner avec un papier d'épaisseur et/ou longueur spécifique(s).
Pour activer le système de détection d'entraînement multiple, cochez l'une des cases Epaisseur ou Longueur, ou les deux à la fois. La prochaine fois que vous scannerez une liasse de documents, la première page entraînée au travers du scanner sera automatiquement mesurée en épaisseur et/ou longueur et ces mesures seront enregistrées. Les mesures des documents suivants seront ensuite comparées systématiquement à la valeur enregistrée et si le document scanné est plus épais ou plus long que la valeur enregistrée, un message d'erreur s'affiche.
Réglage manuel d'épaisseur
Le paramètre Epaisseur peut être réglé manuellement lorsque le système de détection automatique est désactivé ou lors de fréquents bourrages pour entraînement de papier multiple. Le paramètre de réglage d'épaisseur varie de 1 à 13, la valeur 1 correspondant à l'épaisseur la plus fine et la valeur 13
à l'épaisseur la plus forte. Pour régler ce paramètre, cochez la case Activer puis utilisez les touches "flèche gauche" ou "flèche droite" situées aux deux extrémités de la barre à curseur pour augmenter ou réduire la valeur.
Rognage de la bordure
Vous pouvez définir une marge autour de la zone de numérisation. Le paramètre de réglage de la marge varie de -10mm à +10mm.
Pour pouvoir utiliser cette fonction, cochez la case à cocher Activer. Pour régler les valeurs, utilisez les flèches gauche et droite ou le curseur de la barre pour augmenter ou réduire la valeur. Pour agrandir la zone de numérisation, pour être sûr que les bords du document ne soient pas coupés, définissez une valeur positive. Pour réduire la taille de la zone de numérisation, de façon que l'image ne soit pas encadrée par un liseré noir, définissez une valeur négative.
Paramètres de réglage du filtre
Les paramètres de réglage du Filtre peuvent être utilisés pour améliorer la qualité de l'image scannée et pour définir des zones de gommage de couleurs aux endroits où le document ne sera pas scanné.
Option
Gommage des points Noirs
Description
Cette fonction permet d'effacer automatiquement les points noirs isolés visibles sur l'arrière-plan blanc de l'image scannée.
Paramétrage Scanner
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Gommage des points Blancs
Gommage des trous de perforation
Cette fonction permet d'éliminer automatiquement les zones liées à la définition des contours.
Remplissage de lignes fines
Cette fonction permet de saturer automatiquement les lignes interrompues ou trop fines et peu marquées.
Filtre Couleur
Cette fonction permet d'effacer automatiquement les points blancs isolés visibles sur l'arrière-plan noir de l'image scannée.
Exposition
Automatique
Cette fonction n'est disponible que sur le modèle DR-
5080c et permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Rouge: Supprime les parties rouges d’un document
Vert : Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parties bleues d’un document
La fonction de suppression de couleur peut être désactivée dans une portion seulement du document en définissant certains paramètres au niveau de l'option Désactiver suppression de couleur. La suppression de couleur se mesure en millimètres et s'applique x mm à partir du bord supérieur de l'image scannée, jusqu'à x mm à partir du bord supérieur de l'image (x étant la valeur requise).
Cette fonction permet de définir le niveau d'Exposition
Automatique et affecte les paramètres de réglage de luminosité et de contraste de l'image. Pour être valables, les valeurs d'exposition doivent varier entre
1 et 13 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
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Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Epaississement des contours
Cette fonction peut être utilisée pour accentuer le style des contours, de même que pour adoucir certaines images scannées (les photos, par exemple). Pour être valables, les valeurs d'épaississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Autres options
Plusieurs autres options de paramètres sont disponibles et sont détaillés cidessous.
Option
Vérification par comptage
Création automatique
Description
Cette fonction peut être utilisée pour s'assurer qu'un nombre prédéfini de pages est entraîné correctement au travers du scanner. Avant d'effectuer la numérisation, le nombre des pages à scanner doit
être paramétré et si le nombre de pages défini n'est pas passé au travers du scanner, un message d'erreur s'affiche
Cette fonction peut être utilisée lors des numérisations groupées pour créer automatiquement un nouveau fichier lorsque le plateau d'alimentation s'est vidé. Un message d'option s'affiche pour vous inviter à poursuivre la numérisation. Si cette option est validée, un nouveau fichier est créé.
Utilisation panneau avant du scanner
Lorsque cette fonction est activée, le panneau avant du scanner peut être utilisé pour neutraliser certains des réglages définis dans le pilote du scanner. Dans le cas du Dr-5060F le panneau avant permet à l'utilisateur de contrôler également les fonctions de numérisation du microfilm.
Additionnel DR-5060F
Un dispositif additionnel de Canon Dr-
5060F est l’option Sauvegarde la
position du film vers dans le pilote de l’écran. Ceci calcule la position du
‘blips’ enregistré sur le microfilm dans l'unité de caméra sur le module de balayage. Quand la position du film a été calculée elle peut remplir un champ d'indexation dans les répertoires qui ont cette option validée.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Touches de fonction
L'écran peut être utilisé pour paramétrer les fonctions mises à votre disposition au niveau des quatre touches situées sur le panneau avant des modèles DR-5020, DR-5060F, DR-5080c et le DR-5060F.
Les différentes fonctions disponibles sont les suivantes:
Réglage manuel de l'épaisseur
Etalonnage du scanner
Détection automatique de l'épaisseur
Détection automatique d'entraînement multiple de papier
Imprimante interne
Sauvegarder réglages
Gamma
Cette option est utilisée pour télécharger vers le scanner des paramètres de données Gamma utilisées pour exprimer les couleurs et les tonalités. Ces paramètres peuvent être définis pour chacune des couleurs affichées à l'écran ci-contre.
Pour choisir un fichier, sélectionnez la couleur correspondante dans la liste déroulante puis pressez sur le bouton Ouvrir fichier. Cette opération vous permet de sélectionner le fichier contenant les paramètres de réglage
Gamma à associer à cette couleur.
Décodeur de code à barres
Si l'option Décodeur de codes à barres a été installée sur le modèle DR-
5020, DR-5080c ou DR-5060F, l'option Création du code à barres est accessible à partir de l'écran Paramètres étendus.
A partir de cet écran, vous pouvez définir quels sont les types de codes à barres à rechercher. Vous pouvez également spécifier une zone particulière du document dans laquelle il faut rechercher des codes à barres, qui peuvent se trouver aussi bien sur le recto que sur le verso d'un page scannée.
Les différents types de codes à barres pouvant être reconnus par nos scanners sont:
EAN
Code 39
Codabar
Code 25
UPC
UPC-A
UPC-E
Code 128
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Il est possible de rechercher et lire jusqu'à quatre types de codes à barres différents en même temps dans un document. Le numéro qui doit être lu peut
être défini dans l'option Codes à barres par page.
Pour définir sur quelle face de la page rechercher les codes à barres, sélectionnez l'option appropriée à partir de la liste déroulante Côté.
Pour activer le système de reconnaissance de code à barres, cochez la case
à cocher Utiliser système de reconnaissance de code à barres. Si vous souhaitez que le scanner émette une sonnerie d'avertissement à chaque fois qu'un code à barres est détecté et lu, paramétrez l'option Activer signal
sonore.
Additionnelle ment, une zone peut être définie sur une page pour la recherche de codes à barres. Pour sélectionner cette option, cochez la case
Activer située sous le bouton Zone de recherche.
La zone à lire doit être spécifiée en millimètres et le coin supérieur gauche de la zone de recherche est défini en saisissant les valeurs appropriées dans les champs d'adresse correspondante "Horizontal" et "Vertical". Vous pouvez ensuite spécifier la largeur et la hauteur de la zone de recherche dans les champs de valeur Largeur et Hauteur.
Pour régler le scanner de façon à ce qu'il lise un ou plusieurs formats de codes à barres différents, cochez la case à cocher Activer pour chacun des formats de codes à barres suivants.
Code à Barres
EAN
Option
Pour que le scanner lise le format EAN Etendu, cochez la case à cocher "Etendue".
Code 39 Si le code à barres comporte un total de vérification, ce total de vérification peut être reconnu en cochant la case à cocher Reconnaître total de vérification. Si cette option est sélectionnée, la valeur du total de vérification peut être restituée en sélectionnant l'option Restituer le total de
vérification. Vous pouvez aussi choisir d'inclure les caractères de début et d'arrêt dans le code à barres à lire en cochant la case à cocher Restituer début/arrêt.
Paramétrage Scanner
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Codabar
Code 25
UPC-A
UPC-E
Code 128
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Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Si le code à barres comporte un total de vérification, ce total de vérification peut être reconnu en cochant la case à cocher Reconnaître total de vérification. Si cette option est sélectionnée, la valeur du total de vérification peut être restituée en sélectionnant l'option Restituer le total de
vérification. Pour Codabar, il existe deux options distinctes de total de vérification appelées Mod 16 et DR7, qui peuvent être sélectionnées à partir de la liste déroulante.
Vous pouvez aussi choisir d'inclure les caractères de début et d'arrêt dans le code à barres à lire en cochant la case à cocher Restituer début/arrêt.
Si le code à barres comporte un total de vérification, ce total de vérification peut être reconnu en cochant la case à cocher Reconnaître total de vérification. Si cette option est sélectionnée, la valeur du total de vérification peut être restituée en sélectionnant l'option Restituer le total de vérification.
En sélectionnant UPC, vous avez également la possibilité de sélectionner UPC-A et/ou UPC-E.
L'option UPC-A Etendue peut être lue en activant la case à cocher Etendue.
Si le code à barres comporte un total de vérification, ce total de vérification peut être reconnu en cochant la case à cocher Reconnaître total de vérification. Le bloc d'identification peut également être restitué en sélectionnant la case à cocher
Restituer bloc
d'identification.
Si le code à barres comporte un total de vérification, ce total de vérification peut être reconnu en cochant la case à cocher Reconnaître total de vérification. Le bloc d'identification peut également être restitué en sélectionnant la case à cocher
Restituer bloc
d'identification.
Code 128 ne comporte aucune option.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-5020, 5080C & 5060F
Option Imprinter
Si l'option Imprinter a été installée sur le modèle DR-5020 ,DR-5080 ou le modèle DR-5060F, cette fonction peut être configurée en sélectionnant l'option Imprimante interne à partir de l'écran Paramètres étendus.
L'option Imprinter vous permet d'imprimer des caractères alphanumériques et des symboles prédéfinis à n'importe quel endroit sur une page au moment même de son numérisation. Vous pouvez également imbriquer les caractères à imprimer dans l'image scannée.
Pour paramétrer l'Imprimante interne de façon à ce qu'elle imprime du texte sur une page au moment de la numérisation de cette dernière, cochez la case Imprimer. Pour imbriquer le texte dans l'image scannée comme s'il en faisait partie à l'origine, cochez la case Imbriquer dans image.
Le texte qui doit être imprimé peut être prédéfini dans le champ Texte. Si l'un ou l'autre des compteurs doit être utilisé, ce dernier doit être spécifié entre crochets. Si les deux compteurs doivent être utilisés simultanément, les valeurs doivent être séparées par un point décimal (pas une virgule).
Paramétrage Scanner
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Canon DR-5020, 5080C & 5060F
L'option Décalage horizontal ne s'applique que si le texte doit être imbriqué dans l'image scannée. Vous pouvez spécifier ce décalage en millimètres à partir du bord gauche de la page. Lorsque vous imprimez du texte, le décalage horizontal est appliqué manuellement. Veuillez vous reporter au manuel d'utilisation du scanner pour plus d'informations sur la façon d'effectuer cette opération.
L'option Décalage vertical spécifie la distance en millimètres qui sépare le bord supérieur de la feuille de papier du point de départ d'impression du texte sur la page.
Vous pouvez décider d'imprimer ce même texte sur chaque page, sur la première page d'un nouveau fichier comme indiqué par la touche Nouveau
fichier, en paramétrant la liste déroulante "Pages" avec Toutes les pages ou Page suivante.
Vous pouvez sélectionner la direction dans laquelle vous souhaitez que le texte s'imprime à partir de la liste déroulante "Orientation". Les valeurs disponibles dans cette liste sont : Aucune, 90, 180 et 270 degrés.
L'option De droite à gauche paramètre l'Imprimante interne de façon à ce qu'elle ajoute des caractères par impression de la droite vers la gauche.
La taille de la police de caractères par défaut utilisée par l'Imprimante interne est de 12x12 points. Vous pouvez décider d'utiliser une taille de police de caractères plus petite (exemple : 8x7) en cochant la case à cocher Utiliser
des petites tailles de polices de caractères.
Le Style d'imbrication peut être paramétré avec les trois options :
Noir sur Blanc imprime du texte en caractère noir sur un fond blanc.
Blanc sur Noir imprime du texte en caractère blanc sur un fond noir.
Noir sur Image imprime du texte en caractère noirs sur l'image.
La fonction Imprinter comporte deux compteurs configurables et les options décrites ci-dessous s'appliquent aux deux.
La valeur Début du compteur peut être définie pour chaque page, de même que la valeur d'"incrémentation" de cette valeur.
Les valeurs ci-dessous peuvent être attribuées aux options Réinitialiser si et
Incrémenter si. L'option "Réinitialiser si" sert à ramener le compteur à sa valeur de début. L'option "Incrémenter si" sert à ajouter une certaine valeur d'incrémentation spécifiée au compteur.
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Canon DR-3060, 3080C & 3080CII
Jamais
Séparateur
Nouveau fichier ou séparateur
Nouveau fichier
Chaque document
Ecran des options
L'écran des Options est fourni à titre d'informations et affiche les options installées ou disponibles concernant le scanner raccordé.
Les cases Code à barres, Imprinter et Endosseur sont cochées si ces options sont installées.
Option Description
CC
YG-LED
CC est une option de filtre spéciale cocher si le scanner raccordé est de modèle DR-
5020, DR-5060F.
LED rouge/verte/bleue cocher si le modèle raccordé est le modèle DR-
5080c
Les options Visualiser son des valeurs restituées par le scanner. Le modèle
DR-5080c coche automatiquement les trois possibilités de cases à cocher.
Les modèles DR-5020et DR-5060F ne peuvent restituer que des visualisations en Noir & Blanc et en Doubles teintes.
Canon DR-3060, 3080C & 3080CII
Les modèles DR-3060 et 3080c sont des scanners A4 à haute performance avec une capacité de numérisation maximum de 40 pages par minute. Ces modèles sont tous des scanners double-face, pourvus d'un système de détection automatique de la taille et de l'épaisseur du papier. En outre, l'obliquité du document est automatiquement corrigée au cours du processus d'alimentation du document à partir du bac d'alimentation papier 100 feuilles.
Le Dr-3060 supporte le noir & blanc et la numérisation en 256 niveaux de gris tandis que le DR-3080c supporte plusieurs modes jusqu'à un maximum de couleurs de 24bits. La définition de numérisation maximum pour ces deux modèles de scanners est de 300dpi (ppp).
Paramétrage Scanner
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Canon DR-3060, 3080C & 3080CII
Post-numérisation du document peuvent être ajoutés aux scanners
Les documents doivent avoir les spécifications suivantes:
largeur
longueur
épaisseur
55mm to 257mm
70mm to 364mm
0.06mm to 0.15mm 0.05 to 0.2mm en mode d'alimentation manuel
Configuration Scanner
Un très grand nombre d'options peuvent être sélectionnées en ce qui concerne l'utilisation des scanners. Toutes ces options sont réparties sur plusieurs écrans sélectionnés à partir du menu Configuration du
numériseur. Les options les plus utilisées sont regroupées sur le premier
écran qui s'affiche lorsque l'option Configuration du numériseur est sélectionnée.
La boîte ci-dessous représente cet écran lorsque l'on sélectionne Configurer
le numériseur pour les modèles Canon DR-3060, DR-3080C ou DR-3080
CII.
Paramètres de page
Les trois modèles de scanners cités sont capables de numériser des documents simple et double-face et des paramètres de numérisation
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Paramétrage Scanner
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Canon DR-3060, 3080C & 3080CII différents peuvent être appliqués à chacune des faces d'un document doubleface. Sélectionner d’abord l’option de numérisation simple ou double face. Pour ce faire, il suffit de sélectionner : Recto, Verso ou Recto/Verso à partir de l'option de l'écran représenté ci-dessus.
Note : Les options «échelle de gris» et «numérisation en couleur » ne sont utilisables qu’en recto sur DR-3060 et DR-3080C.
L'option Ajuster règle le scanner de façon à ce qu'il détecte automatiquement la taille de chacune des pages scannées. De cette façon, il peut ajuster la taille de la page à la taille réelle du document.
Les options ci-dessous peuvent être définies pour chacune des faces, ou pour les deux faces, d'un document Le tableau suivant présente les différents réglages disponibles:
Option Description
Format page Sélectionner une des tailles de document suivante:
Letter - 8.5 x 11 Inch
Legal - 8.5 x 14 Inch
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm (ISO)
B5 - 176 x 250 mm (ISO)
Si l'option Ajuster image est activée, ce réglage est désactivé.
Adapter la taille de la page à celle de la fenêtre
Si vous sélectionnez l'option Windows pour taille de page, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez Window comme taille de page, puis effectuer une Numérisation d'essai sur un document
échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est
Paramétrage Scanner
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Canon DR-3060, 3080C & 3080CII
Résolution
Mode de
Diffusion
Mode sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Les résolutions suivantes peuvent être sélectionnées :
200 dpi,
240 dpi
300 dpi (Dots per Inch)
Avec les réglages ci-dessus la résolution de scan horizontale est la même que la résolution verticale.
Une vitesse de numérisation rapide avec une résolution diminuée existe également. Le premier chiffre indique la résolution horizontale, le deuxième la verticale : 300x150
Utilisez ce réglage lorsque vous numérisez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'erreurs pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs
à scanner.
Noir & Blanc : ne permet de scanner qu'en noir & blanc.
Echelle des gris : Les modèles DR-3060 et DR-3080c supportent 256 niveaux de gris.
Couleurs : Seul le DR-3080c supporte la numérisation couleurs en 3, 6, 12 et 24 bits. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou en couleurs, plus particulièrement à hautes définition peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Rotation Un document peut être scanné puis tourné par rotation et sauvegardé. Les angles de rotation disponibles sont: 0°,
90°, 180° or 270°.
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
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Paramétrage Scanner
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Canon DR-3060, 3080C & 3080CII
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée.
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Correction de travers
Cette fonction peut être sélectionnée en cliquant une case à cocher dans la fenêtre principale du module de numérisation. Si des pages sont numérisés avec un décalage angulaire par le module de numérisation, sans que cela
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-3060, 3080C & 3080CII soit évident à la visualisation, cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions telles que l’OCR.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre
d’Intensité (ou luminosité ) peut être réglé.
Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-3060, 3080C & 3080CII case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Paramétrages Etendus
L'option Paramètres étendus vous permet d'accéder aux fonctions avancées des scanners. Un grand nombre de paramètres sont accessibles par l'intermédiaire de cette option. Ces paramètres sont décrits en pages suivantes.
Plusieurs de ces paramètres peuvent affecter la qualité de l'image numérisée, c'est pourquoi nous vous recommandons de les utiliser avec précaution.
Option
Suppression automatique des
Pages Blanches
Description
Cette fonction permet aux deux scanners d’ignorer la numérisation des pages blanches non désirées. Ceci peut être réglé pour les pages recto et les pages verso. Pour activer cette option, cliquez sur la case à cocher correspondante. Le niveau à partir duquel une page sera identifiée comme blanche, peut être réglé
à l’aide de la barre horizontale taux de
noircissement, Cec i déterminera l’identification des pages ayant une petite surface couverte suivant les niveaux réglés pour ignorer ces pages.
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2050C & DR-2080C
Suppression de couleur
Cette fonction n'est disponible que sur le modèle DR-
3080c et permet de désactiver la numérisation de toutes les zones du document comportant une couleur spécifique. Les différents paramètres sont:
Aucun: Désactive la suppression de couleur
Rouge:
Supprime les parties rouges d’un document
Vert:
Supprime les parties vertes d’un document
Bleu: Supprime les parti es bleues d’un document
La fonction de filtre couleur peut être désactivée dans une portion seulement du document en définissant certains paramètres au niveau de l'option Désactiver
filtre couleur. Le filtre couleur se mesure en millimètres et s'applique x mm à partir du bord supérieur de l'image scannée, jusqu'à x mm à partir du bord supérieur de l'image (x étant la valeur requise)
Epaississement des contours
Cette fonction peut être utilisée pour accentuer le style des contours, de même que pour adoucir certaines images scannées (les photos, par exemple). Pour être valables, les valeurs d'épaississement des contours doivent varier entre 1 et 5 et peuvent être réglées en déplaçant le curseur sur la barre, ou en utilisant les flèches gauche et droite pour augmenter ou réduire la valeur.
Canon DR-2050C & DR-2080C
Les DR-2050C et DR-2080C sont des scanners compacts A4 avec un débit maximum de numérisation de 20 pages par minute, ou de 39 images par minute lors d’une numérisation de documents recto verso. Ils supportent la numérisation noir et Blanc, 256 niveaux de gris et couleur 24 bits. La résolution maximum de numérisation est de 600 dpi.
L’image suivante montre l’écran de configuration du Scanner DR-2050C/DR-
2080C.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2050C & DR-2080C
Paramètre
Format de
Page
Description
Le pilote ScanFile détectera automatiquement le format de la page numérisée si l’option Ajuster est sélectionnée. Si non, la taille maximum de numérisation sera utilisée et l’image pourra comporter des bordures noires.
Résolution Le DR2050C/DR-2080C supporte des résolutions de 100 dpi
à 600 dpi. Les résolutions disponibles dépendront du mode de numérisation sélectionné.
Noir et Blanc/Niveaux de Gris 200-600dpi
Couleur 24bits 100-400dpi Simple / Double face
600dpi Simple face
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2050C & DR-2080C
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents :
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Rotation Un document peut être numérisé puis tourné et sauvegardé.
Les options de rotation disponibles sont : 0°, 90°, 180° or
270°.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-2050C & DR-2080C
Mode
Pages
Cette option est utilisée pour définir le nombre de couleurs à scanner.
Noir & Blanc : ne permet de scanner qu'en noir & blanc.
Echelle des gris :
Les modèles supportent 256 niveaux de gris.
Couleurs :
Les deux modèles supportent la numérisation couleurs en 24 bits. Plus la valeur en bits sélectionnée est élevée, plus le nombre de teintes différentes scannées est important.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou en couleurs, plus particulièrement à hautes définition peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Vous pouvez sélectionner si vous scannez des documents simple page ou double face
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre
d’Intensité ( ou luminosité ) peut être réglé. Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par
Paramétrage Scanner
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Manuel de l’utilisateur
Canon DR-3020 mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Canon DR-3020
Le Canon DR-3020 est un scanner noir & blanc de capacité 40 pages à la minute, à système de détection automatique de la taille et de l'épaisseur du papier, capable de gérer une taille de papier maximum de format B4. Son plateau d'entraînement automatique des documents peut contenir jusqu'à
100 feuilles en même temps, qu'il s'agisse de documents simple face ou double-face. Ce scanner dispose d'une interface standard de type industriel
SCSI-2. Le modèle DR-3020 a une définition maximum de 300dpi.
Pour configurer les options de numérisation du DR-3020, assurez-vous que le DR-3020 est sélectionné comme scanner par défaut .Sélectionnez l'option
"
Sélectionner numériseur…Canon DR-3020" à partir du menu Fichier puis cliquez sur le bouton Configurer le numériseur. La fenêtre ci-dessous s'affiche.
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon DR-3020
Résolution de numérisation
Le modèle Canon DR-3020 possède trois niveaux de définition de numérisation:
200x200dpi
300x300dpi
300x150dpi
La définition de numérisation sélectionnée affecte la qualité de l'image, ainsi que la vitesse de numérisation. Avec une définition de 300 x 150 dpi, lors de la numérisation de documents simple face, le DR-3020 va scanner 40 pages
à la minute. Avec une définition de 300 x 300 dpi, lors de la numérisation de documents double-face, le DR-3020 est ralenti et ne peut plus scanner que
11 feuilles à la minute.
Taille de Page
Le DR-3020 peut scanner tous les types de pages allant jusqu'au format B4.
La taille du papier utilisé peut être sélectionnée à partir de la liste déroulante.
Paramétrage Scanner
Page 289
Manuel de l’utilisateur
Scanner de Chèque
En sélectionnant l'option "Maximum" et en cliquant sur l'option Ajuster, le modèle DR-3020 détecte automatiquement la taille du papier.
Options de visualisation
Ces options affectent la façon dont les images sont enregistrées et affichées.
Les documents standards sont habituellement numérisés en utilisant le
Mode Texte. La numérisation en mode Photo améliore la qualité du document en cours de numérisation et permet des numérisations d'images de meilleure qualité. Veuillez noter que l'option "Mode Photo" crée des fichiers scannés plus volumineux.
Par défaut, les documents sont affichés en caractères texte noirs sur fond blanc. L'option Inverser vous permet d'inverser ces paramètres, de façon que les caractères texte du document s'affichent en blanc sur fond noir.
Le modèle DR-3020 scanne les documents en format "portrait". Pour tous les documents en format "paysage", sélectionnez l'option Rotation 90° de façon
à ce qu'ils s'affichent en orientation correcte.
Lorsqu'elle est sélectionnée, l'option Numérisation Recto/Verso permet de scanner et d'enregistrer les deux faces d'un document scanné. Lorsque cette option n'est pas sélectionnée, seule la face recto du document est scannée.
Contrôle de luminosité
Le modèle Canon DR-3020 est pourvu d'une fonction de réglage automatique de la luminosité, qui fonctionne en principe avec la plupart des documents. Il est possible de neutraliser cette fonction en désactivant l'option
"AUTO" puis en sélectionnant la valeur de réglage de luminosité appropriée
(soit en utilisant la barre à curseur ou en saisissant une valeur de luminosité située entre 1 et 255).
Scanner de Chèque
ScanFile supporte plusieurs scanners de chèque, qui peuvent lire des chèques Codés MICR. Les scanners de chèque suivants sont supportés:
Canon CR-180
TellerScan TS200
TellerScan TS300/350
TellerScan TS400ES
BUIC 1500
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Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Scanner de Chèque
Certains réglages décrits peuvent seulement s'appliquer à certains modèles de scanner.
Résolution
La résolution peut être 200x100 dpi ou 200x200 dpi. L'utilisation 200x100 dpi permet une vitesse de scan plus importante, mais la qualité est moins bonne.
L'image de qualité secondaire est interpolée en image 200x200 dpi.
Choisissez la résolution qui sert votre application au mieux.
MICR
Le code de MICR peut être lu et stocké dans les champs d'index des répertoires ScanFile. Choisissez le type de MICR approprié entre CMC7 et
E13B.
Pour stocker l'information MICR dans les champs d'index ScanFile vous devez d'abord exécuter un scan test. Ensuite le chèque sera affiché dans la fenêtre d'exposition de la numérisation test et l'information MICR correspondante sera affichée en dessous dans le champ texte. Pour chacune des parties MICR différentes de l'information, vous pouvez choisir un champ d'index ScanFile depuis une liste déroulante. En scannant les
Paramétrage Scanner
Page 291
Manuel de l’utilisateur
Axis 7000 chèques, l'information appropriée sera alors stockée automatiquement dans ces champs.
Axis 7000
L’Axis7000 est un boîtier de connexion permettant de numériser sur des scanners à travers le réseau (si les scanners sont reconnus par lui)
Configuration Numériseur
Il y a plusieurs options qui peuvent être choisis pour les scanners associés à l’Axis7000, celles ci sont définies dans Configuration du numériseur. Les plus utilisées sont rassemblées dans l’écran qui s’ouvre en appelant
Configuration du numériseur.
Veuillez noter que les réglages définis pour l'Axis 7000 dépendent du numériseur qui lui est rattaché. Il n’est pas possible de définir quel scanner est connecter aussi faut il faire les réglages correspondant au scanner connecté. Par exemple pour un DR5020, il n’est pas possible de numériser en couleur le DR5020 étant un numériseur noir et blanc seulement.
Page 292
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Axis 7000
Scanner SCSI ID
Pour pouvoir reconnaître l’Axis7000 vous devez entrer son adresse IP, le nom utilisateur et le mot de passe définis dans l’Axis7000. La configuration correcte peut être vérifiée en utilisant Internet Exploreur, se référer au manuel pour de plus amples détails.
Format de Page
Il est possible de régler la numérisation différemment pour le recto et le verso d’un document.
L'option Ajuster règle le numériseur pour détecter automatiquement la taille de chaque page balayée, et ajustera la taille des pages à l'échelle du document.
Pour chaque face du document les options suivantes sont possibles.
Paramètres
Taille de la page
Description
Vous pouvez choisir n’importe quelle taille de page supportée par le scanner utilisé.
Définition
Vous pouvez choisir n’importe quelle résolution supportée par le scanner utilisé.
Mode de
Diffusion
Mode
Utilisez ce réglage lorsque vous scannez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'anomalie pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
L'option inversé vous permet de transformer un texte noir sur fond blanc en texte blanc sur fond noir.
Cette option est utilisée pour régler le nombre de couleur utilisé en numérisation.
Vous pouvez choisir n’importe le nombre de couleur supportée par le scanner utilisé.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris ou couleur (plus particulièrement à de hauts niveaux de définition) peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Paramétrage Scanner
Page 293
Manuel de l’utilisateur
Axis 7000
Rotation Un document peut être scanné puis transformé par rotation et sauvegardé. Les différentes options de rotation disponibles sont Portrait et Paysage
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document
: Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Page 294
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Correction de travers
Cette fonction peut être sélectionnée en cliquant une case à cocher dans la fenêtre principale du module de numérisation. Si des pages sont numérisés avec un décalage angulaire par le module de numérisation, sans que cela soit évident à la visualisation, cette option redresse la page et la justifie ce qui aide si on effectue des actions tel les que l’OCR.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste de chaque face du document à numériser. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode
Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Canon MS-300, 350 & 800
Les scanners de microfilm Canon MS300 350 & 800 permettent des numérisations à vitesse rapide, à haute définition et pour applications de haut rendement. Ces modèles facilitent également la conversion et l'intégration en environnement digital existant. Les fonctions de numérisation / de recherche et de récupération automatiques sont accessibles par l'intermédiaire du
Contrôleur FS III fourni en option.
Configuration du numériseur
La boîte de dialogue ci-dessous correspond à l'écran principal des réglages qui s'affiche lorsque vous choisissez l'option configuration du numériseur pour le modèle Canon MS-300, MS-350 or MS-800.
Paramétrage Scanner
Page 295
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Paramètres de la page
Il est possible de paramétrer un certain nombre d'options qui affectent la taille, la qualité et l'orientation des documents en cours de numérisation. Ces différentes options se trouvent dans la partie Visualiser de l'écran Configurer le Numériseur.
Les tableaux ci-dessous et en pages suivantes présentent les différents réglages possibles.
Page 296
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Paramètres
Taille de la
Page
Description
Sélectionnez une taille de document parmi les suivantes:
Letter - 8.5 x 11 Inch
Legal - 8.5 x 14 Inch
A3 - 297 x 420 mm
A4 - 210 x 297 mm
A5 - 148 x 210 mm
A6 - 105 x 148 mm
B4 - 250 x 353 mm (ISO)
B4 - 257 x 364 mm (JIS)
B5 - 176 x 250 mm (ISO)
B5 - 182 x 257 mm (JIS)
Adapter la taille de la page à celle de la fenêtre
Si vous sélectionnez l'option Windows, vous pouvez spécifier dans le document une zone particulière qui devra
être sauvegardée.
Pour ce faire, sélectionnez "Window" (Fenêtre) comme taille de page, puis effectuer une Numérisation d'essai sur un document échantillon. Un cadre redimensionnable s'affiche en superposition sur l'image dans la fenêtre de numérisation d’essai. Dimensionnez le cadre pour qu'il coïncide avec la zone du document échantillon voulue. La taille et l'emplacement du cadre sont ensuite sauvegardés.
Veuillez noter que lorsque cette option est utilisée, seule la zone du document située à l'intérieur du cadre est sauvegardée. Toutes les autres parties du document scanné sont éliminées.
Résolution Vous pouvez choisir parmi les définitions suivantes: 200,
300,400 et 600 dpi (Points par Pouce).
Avec les réglages ci-dessus, la définition de numérisation horizontale est identique à la définition verticale.
Paramétrage Scanner
Page 297
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Mode Les scanners conviennent particulièrement à la numérisation en noir & blanc et en échelles de gris.
Noir & Blanc : ne permet de scanner qu'en noir & blanc.
Echelle des gris : Les scanners supportent 4, 16 & 256 niveaux de gris dans l'échelle des gris.
Rappelez-vous toujours que la numérisation en échelle de gris (plus particulièrement à de hauts niveaux de définition) peut avoir pour conséquence la création de fichiers extrêmement volumineux.
Mode de diffusion
Rotation
Utilisez ce réglage lorsque vous scannez en mode noir & blanc. Ce mode applique le principe de la diffusion d'anomalie pour simuler des gris et des demi-tons sur le document scanné. Cette fonction est utile lorsque vous scannez des photos.
Un document peut être scanné puis transformé par rotation et sauvegardé. Les différentes options de rotation disponibles sont 0°, 90°, 180° or 270°.
Compression ScanFile peut enregistrer les images suivant quatre formats différents:
TIFF non compressé
TIFF compressé de Groupe 4
Jpeg
Lura Document
Le type de compression et le type de format de fichier que vous sélectionnez dépendent de plusieurs facteurs, y compris du type de document à numériser et du type de sortie requise pour ce document une fois enregistré.
Format TIFF non compressé : Ce format ne compresse pas les données de l'image produites à partir du document numérisé et engendre des fichiers volumineux.
Page 298
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Format TIFF compressé de Groupe 4 : Ce format compresse les données de l'image numérisée, en fonction normalement d'un facteur de 10 à 15. Ce format n'est utilisé que pour les images numérisées en noir & blanc. Il s'agit d'un format de compression "sans pertes", ce qui signifie qu'aucune des informations numérisées du document original n'est éliminée.
JPEG (JTIFF): Le mode JPEG est une compression d'image standardisé, conçu pour compresser des images en échelles de gris ou en couleurs issues de décors naturels et réels. Le mode Jpeg est un format de compression "avec pertes", ce qui signifie que des données issues du document numérisé original sont
éliminées pour atteindre des niveaux de compression acceptables. Il est possible d'influer sur la quantité de données à éliminer et, donc, sur la qualité de l'image résultante. ScanFile dispose de plusieurs niveaux de qualité pour les images Jpeg. Qui déterminent la quantité de données devant être "éliminée" de l'image scannée en affectant de façon radicale la taille du fichier produit.
Lura Document:
Il s’agit d’un format de compression utilisé essentiellement pour compresser efficacement des images en couleur ou niveau de gris. Lura document est un format de compression avec pertes, Toutefois, ScanFile inclut des options étendues pour déterminer les niveaux de qualité pour les images scannées sous Lura Document.
Sensibilité
Ces paramètres vous permettent de régler les paramètres de luminosité et de contraste pour chacune des faces du document à scanner. Il faudra appliquer des paramètres différents selon que le document doit être scanné en Mode Texte ou en Mode Photo. Le Mode Photo applique la méthode de la diffusion d'anomalie pour simuler la remise à l'échelle.
Mode texte
Dans ce mode, seul le paramètre
d’Intensité ( ou luminosité ) peut être réglé. Les trois modèles sont tous dotés d'une fonction automatique intégrée de réglage de la luminosité mais cette fonction peut être neutralisée et réglée manuellement, si nécessaire.
Paramétrage Scanner
Page 299
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Le réglage d’intensité peut prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage par mode Auto.
Pour définir manuellement une valeur d’intensité, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Mode Photo
Dans ce mode, les paramètres de Contraste et de Brillance peuvent être réglés. Les scanners sont dotés de fonctions automatiques intégrées de réglage du contraste et de la luminosité mais ces fonctions peuvent être ignorées et réglées manuellement, si nécessaire.
Lorsque la case Auto est cochée, le scanner détecte automatiquement le réglage de luminosité et le contraste le plus approprié à chaque page au moment de sa numérisation.
Les réglages de Brillance et de Contraste peuvent prendre n'importe quelle valeur entre 1 et 255, les valeurs 1 correspondant au réglage le plus sombre et la valeur 255 à la valeur la plus claire. Une valeur de 0 équivaut à sélectionner un réglage de brillance ou de contraste par mode Auto. Pour définir manuellement une valeur de brillance et de contraste, désactiver la case Auto. Ensuite, vous pouvez saisir une valeur entre 1 et 255 ou faire glisser le curseur de barre jusqu'à la valeur requise.
Sélection du mode d'alimentation
Les MS350 & 800 peut utiliser le Contrôleur FS III Canon pour déclencher l'avancement automatique du film au cours de la numérisation. De plus, dans certains pays, le scanner est fourni avec un chariot à microfiche automatique.
Paramétrage de la zone de numérisation
Les MS300 et350 ont un écran portrait A4 tandis que le MS800 est doté d'un
écran Paysage de format A3, qui peut être également scindé en deux parties pour figurer deux zones Portrait de format A4 ou une seule zone Portrait centrée de format A4. Ces paramètres affectent la façon dont les documents affichés sont scannés. Il existe quatre options différentes de paramétrage.
Page 300
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Option
Gauche
Centrée
Description
Cette option permet de scanner la zone Portrait de format
A4 située à gauche.
Permet de scanner la zone centrée de format A4.
Séparées Permet de scanner les zones Portrait de format A4 situées
à gauche et à droite et enregistre les deux pages séparément.
Superposées Ce mode peut vous permettre de scanner deux demi-pages
Portrait de format A4 et de les combiner pour reformer une seule page Portrait de format A4. Chaque demi-page
Portrait de format A4 est centrée à l'intérieur des zones
Portrait de format A4 situées à gauche et à droite. La partie scannée située en zone droite sera la partie supérieure de la page et la partie scannée située en zone gauche sera la partie inférieure de la page A4.
Paramètres étendus
Cette option peut être utilisée pour décider si le panneau avant des numériseurs peut être utilisé au contrôle de la numérisation (plutôt que d'utiliser ScanFile pour ce rôle).
Contrôleurs FS III
Cette section décrit l'installation et l'initialisation du modèle MS800 avec un
Chariot FS III. Une description détaillée de l'installation et de l'initialisation figure dans le manuel d'utilisation du Chariot FS III.
Niveau de Blip Description
1
2
3
Page
Fichier
– Page
Lot - Fichier
– Page
Paramétrage Scanner
Page 301
Manuel de l’utilisateur
Canon MS-300, 350 & 800
Paramètres
Shift + F + Store
Password
1 Search Mode
Mode #
Canon Meth
Ser Progr.
Std Blip
Neg. Blip
N/P Key on
Stand Slice
Count Splice
(Set)=#1 DOC
Enable (Auto)
Indexing
Send Address
Input OK
8 X Plus Key
Exit
Mode
Film adjust vertical
Film adjust horizontal
No
Yes
No
---
No
Yes
Yes
No
Yes
Yes
1 Blip
149
5
No
8
Paramètre
SHIFT + or
SHIFT + 4 then Yes or No
No
Yes
No
No
No
Yes
Yes
No
Yes
Yes
2 Blip
149
2
No
13
No
Yes
No
No
No
Yes
Yes
No
Yes
Yes
3 Blip
149
3
No
13
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Page 302
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS400 & 500
FS Controller III
– Scan avec Lot + Fichier
Shift + F + Store
Password
1 Search Mode
2 Machine setup
Trailer stop
Mod F&C nstd
E/M detect
Key buffer
Face U/D set
Face down
Face down
Adrs prt set
Address prt
Japanese MSG
Input OK
7 X Plus Key
Exit
No
No
No
Yes
No
No
Yes
No
No
No
Yes
149
Scan en ordre croissant
Scan en ordre decroissant
Retour
Retour
Touche
Plus
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Canon MS400 & 500
Les lecteurs numérique de microfilms Canon sont fournies avec un kit SCSI optionnel, permettant de les utiliser comme des dispositifs de numérisation pour PC. Leur utilisation convient à deux modes distincts : numérisation en mode manuel ou numérisation avec entraînement automatique. Si le mode utilisé est le mode de numérisation avec entraînement automatique, il est
Paramétrage Scanner
Page 303
Manuel de l’utilisateur
Canon MS400 & 500 indispensable d'utiliser un Chariot FS III, ainsi que des films blippés (c'est-àdire, comportant des marques de codage).
La définition maximum des scanners MS est de 400dpi.
Définitions de numérisation
Les modèles de scanners MS400 & 500 ont trois options de définition de numérisation:
200x200dpi
300x300dpi
400x400dpi
Options de visualisation
Ces options affectent la façon dont les images sont enregistrées et affichées.
Les documents standards sont habituellement scannés en utilisant le Mode
Texte. La numérisation en Mode Photo améliore la qualité du document en cours de numérisation et permet des numérisations d'images de meilleure qualité. Veuillez noter que l'option "Mode Photo" crée des fichiers scannés plus volumineux.
Page 304
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon MS400 & 500
Par défaut, les documents sont affichés en caractères texte noirs sur fond blanc. L'option Inverser vous permet d'inverser ces paramètres, de façon que les caractères texte du document s'affichent en blanc sur fond noir.
Les documents scannés peuvent subir des rotations de 90° dans le sens des aiguilles d'une montre en sélectionnant l'option "Rotation 90
" de façon à ce que les documents s'affichent en orientation correcte.
Type de film
Utilisez cette option pour paramétrer le type de film à charger dans le scanner à microfilm. L'option "Auto" permet de détecter automatiquement le type de film chargé.
Mode d'alimentation
Cette option vous permet de paramétrer le type de système d'entraînement que vous allez utiliser sur le scanner à microfilm. Le système utilisé peut être soit un Chariot FS III Canon, soit un Chariot automatique à microfiche. Si le système utilisé est le Chariot automatique à microfiche, le port de communication et le débit de transmission utilisés doivent également être paramétrés.
Veuillez noter que ces options d'entraînement ne sont pas forcément disponibles dans tous les pays commercialisant nos produits. Veuillez vérifier auprès de votre revendeur la disponibilité du scanner à microfilm.
Sensibilité
Ces réglages vous permettent d'ajuster la brillance et le contraste pour chaque côté d'un document scanné. Des réglages différents s’appliqueront sur le document suivant qu’il sera scanné en mode Texte ou en mode Photo.
Le mode photo applique la diffusion d'erreur pour simuler la gradation.
FS Controller III
Cette section décrit l'installation et l'initialisation d'un scanner de modèle
MS400/500 avec un Chariot FS III. Une description détaillée de l'installation et de l'initialisation figure dans le manuel d'utilisation du Contrôleur FS III.
Paramétrage Scanner
Page 305
Manuel de l’utilisateur
Canon MS400 & 500
Niveau de Blip
1
2
3
VII
Page
Fichier
– Page
Lot - Fichier
– Page
Fichier
– Page
Description
Shift + F + Store
Password
1 Search Mode
Mode #
Canon Meth
Serge Progr.
Ser. Level
Std Blip
Neg. Blip
N/P Key on
Stand Slice
Count Splice
(Set)=#1 DOC
Enable (Auto)
Indexing
Send Address
Mode I Mode II Mode III Mode VII
149 149 149 149
Yes
Yes
No
Yes
1
Yes
31
1
No
Yes
Yes
---
No
2
No
13
---
Yes
Yes
No
Yes
No
Yes
No
No
No
3
No
13
---
Yes
Yes
No
Yes
No
Yes
No
No
No
No
Yes
No
No
No
Yes
Yes
No
Yes
7
No
10
---
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Retour
Page 306
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Canon Canofile 510/510S
Input OK
8 X Plus Key
Exit
Yes Yes Yes Yes
1 x
2 x
x
3
SW103
– avec un Controller FS III
5 6 7 4
x x
x
x
8 x
On
Off
1
x
2 x
Mode
Film adjust vertical
Film adjust horizontal
SW103
– Sans imprimante FilePrint 300
3 4 5 6 7 8 x
x
x
x
x
x On
Off
Description
SHIFT + or then + or -
SHIFT + 4 then Yes or No puis Retour
Retour
Retour
Canon Canofile 510/510S
Le Canofile 510 est un système d'archivage électronique autonome comportant un scanner double face intégré à capacité de traitement de 50 pages à la minute. Canon a suspendu la fabrication de ce modèle.
Cependant, le CF510 est pourvu d'une connexion SCSI qui lui permet d'être raccordé à un PC et utilisé comme scanner. Seuls certains modèles de
CF510 peuvent être utilisés comme scanners, veillez donc à vérifier auprès de Canon la compatibilité de votre matériel.
La boîte ci-dessous est celle qui est utilisée lors de l'installation du scanner
Canofile CF510 ou CF510S.
Paramétrage Scanner
Page 307
Manuel de l’utilisateur
Canon Canofile 510/510S
Résolution de Scan
Le CF510 possède deux résolutions de numérisation :
200 x 100 dpi
200 x 200 dpi
Options de visualisation
Ces options affectent la façon dont les images sont enregistrées et affichées.
Les documents standards sont habituellement scannés en utilisant le Mode
Standard. La numérisation en Mode Photo améliore la qualité du document en cours de numérisation et permet des numérisations d'images de meilleure qualité. Veuillez noter que l'option "Mode Photo" crée des fichiers scannés plus volumineux.
Tous les documents scannés avec un CF510 sont entourés d'une bordure noire, sauf lorsqu'il s'agit de la taille de papier maximum pouvant être utilisée avec un scanner CF510. En sélectionnant l'option Rogner bordure, il est possible de supprimer cette bordure.
Le CF510 comporte un scanner double-face qui peut être paramétré pour scanner seulement le recto d'un document ou les deux faces d'un document.
Page 308
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
TWAIN
Lorsqu'il s'agit de numérisation double-face, il y a deux options possibles. La numérisation Recto/Verso place chaque face du document dans deux pages séparées. En sélectionnant l'option Page unique recto/verso, les deux faces du document sont enregistrées sous forme d'une image unique.
Contrôle de luminosité
Les réglages de luminosité peuvent être paramétrés manuellement de façon
à correspondre au mieux aux documents en cours de numérisation. Ou alors, il est possible d'utiliser l'option "Auto" qui permet au scanner de détecter par lui-même le réglage optimum.
TWAIN
ScanFile est pourvu d'un système permettant d'apporter un support aux matériels conformes à TWAIN.
TWAIN est un pilote de gestionnaire de périphérique standard accessible à tous, réservé aux scanners. Tout scanner fourni avec un gestionnaire de périphériques TWAIN doit pouvoir fonctionner avec toutes les applications logicielles supportant le standard TWAIN.
Les réglages du scanner pour les périphériques TWAIN sont paramétrés directement à l'intérieur du gestionnaire de périphérique TWAIN. L'interface
TWAIN est affichée lors du démarrage de toute numérisation par l'intermédiaire de ScanFile, sur lequel les réglages du scanner peuvent être appliqués.
Lorsque vous sélectionnez Configuration du numériseur à partir du menu,
Options, l’écran d’initialisation TWAIN sera affiché.
A partir de cet écran, vous pouvez décider si l'interface du gestionnaire de périphérique TWAIN sera affichée et, par conséquent, si vous pouvez apporter des modifications aux réglages actuels. Si vous décidez de ne pas afficher cet écran, le scanner lance immédiatement la numérisation.
Si le scanner utilisé est un modèle de numérisation double face, sélectionnez l'option Utiliser mode duplex pour paramétrer le scanner de façon à ce qu'il fasse des numérisations double face.
Certains scanners TWAIN sont pourvus de moyens de compression d'image intégrés, leur permettant de réduire la quantité d'informations transférées entre le scanner et le PC. Si votre scanner est doté de cette caractéristique, il peut être sélectionné en choisissant l'option Utiliser transmission
compressée.
Paramétrage Scanner
Page 309
Manuel de l’utilisateur
ISIS
ISIS
Les scanners peuvent également être connectés en employant la connectivité ISIS. Le pilote ISIS approprié doit être installé. Dans ce cas le choix du scanner est exécuté dans la fenêtre de sélection du pilote ISIS.
L'utilisation des pilotes ISIS nécessite une licence.
Page 310
Paramétrage Scanner
Manuel de l’utilisateur
Maintenance
Maintenance
Maintenance
Page 311
Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
Le logiciel ScanFile intègre des utilitaires destinés à vous aider en cas de problèmes avec n'importe lequel de vos répertoires ou librairies. Pour cela
ScanFile offres des fonctions de maintenance pour réparer le dossier et des bibliothèques.
Ces fonctions ne remplacent pas des sauvegardes régulières. Vous devriez toujours effectuer des sauvegardes régulières de tous vos répertoires ScanFile et librairies pour éviter la perte de données.
Maintenance de répertoire
Cet utilitaire est accessible à partir du menu Fichier.-> Vérifier répertoire
ScanFile vérifiera dans n'importe quel répertoire s'il existe des anomalies diverses au sein de la base de données et si des fichiers documents sont manquants ou détériorés. Si un enregistrement d'indexation incorrect ou des liaisons d'enregistrements avec des fichiers documents manquants sont détectés, un rapport de détection d'anomalies est transmis vers le fichier
Error.log, créé dans le répertoire TEMP du PC.
Des problèmes tels que ceux décrits ci-dessus peuvent se produire par exemple si le PC a été éteint en cours d'exploration ou de suppression, si le disque dur est arrivé à saturation ou est détérioré, ou si des fichiers document ont été supprimés du répertoire ScanFile sans passer par l'application ScanFile elle-même.
Malheureusement, il n'existe aucun moyen de corriger automatiquement ce genre de problèmes. C'est pourquoi les enregistrements d'indexation altérés doivent être supprimés et les documents correspondants numérisés à nouveau.
L'utilitaire Vérifier répertoire est peut-être un peu long à lancer mais nous
vous recommandons fortement de l'utiliser avant de graver un répertoire sur des dispositifs d'archivage non réinscriptibles.
Reconstruire l’index
En cas de problème lorsque vous essayez d'ouvrir un répertoire, un message d'invite vous demande si vous souhaitez faire intervenir l'utilitaire
Reconstruire l’index. Cette option peut être sélectionnée à partir du menu
Fichier-
> Reconstruire l’index. Cet utilitaire essaie de réparer la base de données du répertoire et de compacter cette base de données de répertoire.
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Maintenance
Manuel de l’utilisateur
Réparer Librairie
Au fil du temps, la base de données peut se fragmenter au fur et à mesure des enregistrements sur le disque dur, ce qui affectera ses performances. Le fait de compacter la base de données du répertoire implique qu'elle soit réécrite dans une zone unique du disque dur et permet du même coup de libérer dans la base de données l'espace qui était jusqu'alors occupé par les enregistrements supprimés. Dans la majorité des cas, le fait de lancer cet utilitaire permet de résoudre les problèmes liés aux répertoires.
Réparer Librairie
Il peut arriver que vous éprouviez un problème quand vous essayez d'ouvrir une librairie. Vous serez incités à lancer l’utilitaire Réparation de Librairie.
Cette option peut être sélectionnée depuis le menu principal Librairies - >
Réparer. Cet utilitaire essayera de réparer et décompacter la Librairie. La base de données sera récrite dans un secteur unique du disque dur et libérera aussi l’espace inutilisé dans la base de données causée par des documents supprimés. Dans la plupart des cas, le lancement de cet utilitaire devrait résoudre les problèmes avec la librairie.
Maintenance
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Manuel de l’utilisateur
Remote Services
Remote Services
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Généralité
Généralité
L’application serveur nommée Remote Services est Inclue dans l’installation de ScanFile. Dans la version 7, cette application était un outil de configuration et un programme d’exécution en même temps. Dans la
Version 8, les Remote Services sont en deux parties: Remote Service et l’outil de configuration Remote Service Configuration Tool, qui est utilisé pour configuré le service. U ne fois Remote services configurés, l’outil de configuration n’a plus besoin d’être lancé pour que Remote Service soit activé.
Les modules disponibles, suivant les options qui ont été acquises sont :
Importation de Documents Électroniques
Importation de Fichiers et Index
Importation d'Index
Mise à jour des Librairies *
Importation de données COLD *
Cheminement de document*
Traçabilité *
TIFF Spooler **
Lecture OCR plein texte *
Lecture de Zone OCR *
Contrôle de Conservation
ScanFile VNP *
* Les caractéristiques marquées avec un astérisque sont des options additionnelles de l’application ScanFile.
** Suivant les tâches que vous souhaitez réalisées, vous pouvez avoir besoin de licence OCR et Reconnaissance de forme.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Remote Services (Service Windows)
Remote Services (Service Windows)
Remote Service effectue les tâches planifiées. Cette application a été spécialement conçue pour fonctionner sur des serveurs Microsoft Windows
2000/2003/2008/2012/2012 R2 ou des postes de travail
2000/XP/Vista/7/8/8.1 qui peuvent agir comme serveur de groupe de travail.
L’application Remote Services sera installée et démarrée automatiquement pendant l’installation de ScanFile.
Lorsque les Remote Services sont installés, le Remote Service sera ajouté à la liste des services serveur. Par défaut, il sera configuré pour utiliser le compte system local pour ses permissions. Le Remote Service requiert un contrôle total au répertoire du programme ScanFile et aux répertoires
ScanFile.
Si le service est arrêté, l'application Remote Services n'exécutera pas sa tâche, car le processus system doit continuer à fonctionner pour la période requise et aux dates prévues. Pour cette raison il est destiné pour être exécuté uniquement sur des serveurs, ou des postes de travail agissant comme un serveur.
En addition aux services mentionnés cidessus, si l’option ScanFile VNP a
été installée, la configuration et le contrôle de l’application peuvent être démarré et arrêté depuis Remote Services Configuration Tool, depuis le menu ScanFile VNP. ScanFile VNP est décrit plus tard dans ce manuel.
Configuration
Remote Service est par défaut installé avec le type de démarrage “Manuel”.
Il est toutefois inactif après l’installation et n’est pas démarré automatiquement après un reboot Si vous désirez utiliser les fonctionnalités de Remote Service, aller sur Démarrer -> Panneau de configuration ->
Outils d’Administration -> Services. Sélectionnez ScanFile Remote
Service. Avec le bouton droit de la souris, select Propriétés pour afficher les propriétés de ScanFile Remote Service
. L’onglet Général contient le type de démarrage. Changer le de ‘manuel’ à ‘automatique’. De cette manière le service sera démarré après un reboot. Fermer la fenêtre propriétés. Avec le bouton droit de la souris cliquez sur Démarrer pour démarrer le service.
Compte Utilisateur
Remote Service utilise le compte system local pour accéder à ses ressources. Les droits d’accès du compte system local sont limités. Vous devez assigner un compte utilisateur qui possède les droits d’accès nécessaires.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Outil Remote Services Configuration
Nous recommandons de créer un nouveau compte utilisateur pour Remote
Service. Si Remote Service doit accéder à des ressources réseau il doit être membre du domaine et avoir un compte sur le domaine.
Dans le cas ou vous travaillez avec le compte ScanFile, veuillez vous assurez que ScanFile et Remote Service travaillent avec le même compte utilisateur.
Permissions
L’utilisateur que vous créé doit avoir des droits de Connexion Locale et avoir les permissions de modifier les données dans les emplacements suivants :
Répertoire du programme ScanFile
Répertoires/ lecteurs des répertoires ScanFile
Répertoires/ lecteurs des librairies ScanFile
Outil Remote Services Configuration
L’outil Remote Services Configuration est utilisé pour configurer et planifier les modules pour démarrer a des horaires et dates configurés suivant leur tâche individuelle. Le programme est exécuter comme une application séparée du corps principal de ScanFile mais requiert toujours les informations des répertoires et librairies créés et maintenus par ScanFile pour pouvoir opérer correctement.
Service Documents Electroniques
Le Planning d’importation de documents électroniques effectue l’enregistrement automatique des documents dans les répertoires spécifiques de ScanFile. N'importe quel document enregistré ou copié dans un répertoire nommé sera archivé dans le répertoire de ScanFile désigné.
Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréq uence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les nouveaux documents seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Service Documents Electroniques
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. min.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les documents depuis un lecteur de recherche, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.
Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Lecteurs de recherche
Les Lecteurs de recherche indiquent sur quel lecteur et sur quel répertoire les documents vont être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de recherche.
Lecteurs de Sauvegarde
Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.
Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Service Documents Electroniques immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de sauvegarde.
Options d’Indexation
Les documents peuvent être importés dans les répertoires de ScanFile de deux façons, et le nom de fichier peut être utilisé pour indexé automatiquement les documents.
1) Post index
Lorsque l’option Post index est sélectionnée tous les documents trouvés pour être archivés seront placés dans le dossier de regroupement de Postindex de ScanFile choisi pour le classement ultérieur.
2) Utiliser le nom de fichier comme index
L’option Index direct combinée avec Utiliser le nom de fichier comme
index sauvegardera les documents directement dans le répertoire, en créant un index pour chaque document enregistré et en plaçant le nom du fichier dans le premier champ du répertoire de ScanFile.
Séparateur
Si vous sélectionnez également un Séparateur, le nom du fichier peut être délimité de manière qu’il puisse être placé dans des champs séparés successifs. Les séparateurs valides sont :
, virgule
- tiret
; point virgule
_ underscore
. point final
‘ quote
Exemple: - utilisant le point virgule comme séparateur
D Smith Ltd;Quotation;01/06/2000.doc
Champ 1 = D Smith Ltd
Champ 2 = Quotation
Champ 3 = 01/06/2003
Indexation sélective & Mots-clés
Lorsqu’Index Direct est sélectionné et que Utiliser le nom de fichier
comme index
n’est pas sélectionné, le nom de fichier du document peut être
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Service Importation COLD utilisé pour remplir des champs d’index sélectifs et assigner des mots clés.
Ceci est réalisé en préfixant les données d’index dans le nom du fichier avec
&I et le numéro de champ du répertoire.
Exemple:
&i1D Smith Ltd&i2Quotation&i401/06/2000.doc
Notez qu’il n’y a pas d’entrée pour le champ 3
Field 1 = D Smith Ltd Field 2 = Quotation Field 4 = 01/06/2003
Les mots-clés peuvent être assignés aux documents avec le préfixe &K pour chaque mot-clé.
Exemple:
&i1D Smith Ltd&i201/06/2003&kQuotation&ksoftware.doc
Champ 1 = D Smith Ltd
Champ 2 = 01/06/2003
Mot-clé = Quotation, Software
Les séparateurs et les Préfixes sont remplacés par un underscore dans le nom de fichier lors de l’importation.
Mise à jour maintenant
Cette fonct ionnalité vous donne l’opportunité d’importer des documents depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Service Importation COLD
C e planning fonctionne uniquement si l’option COLD possède une licence validée. Le Planning d'Importation COLD effectue l'enregistrement automatique des données COLD dans les répertoires spécifiques de
ScanFile en utilisant un gabarit prédéfini. Toutes les données COLD enregistrées ou copiées dans un répertoire nommé seront archivées dans le répertoire désigné de ScanFile. Un nombre illimité de répertoire de ScanFile
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Service Importation COLD peut être spécifié, chaque répertoire pointant sur un emplacement différent en utilisant les gabarits COLD.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. min.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les données COLD, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.
Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.
Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que le gabarit d’importation, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mise en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Lecteurs de recherche
Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des fichiers COLD à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de recherche.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Service Importation Fichiers et Index
Lecteurs de Sauvegarde
Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.
Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de sauvegarde.
Import Template
Vous devez préciser le gabarit d’importation COLD prédéfini pour être utilisé avec le répertoire ScanFile. Ce gabarit aura été créé préalablement dans
ScanFile.
Vous pouvez préciser le gabarit d’import en cliquant sur les trois boutons placés immédiatement après le champ, ce qui affichera une liste des gabarit.
Une fois sélectionné le gabarit, cliquez sur le bouton OK, et le nom du gabarit s’affichera dans le champ.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des fichiers COLD depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Service Importation Fichiers et Index
Le planning d’importation de fichiers et d’index effectue l’enregistrement automatique des fichiers ainsi que des fichiers de données ASCII ou ANSI dans les répertoires spécifiés de ScanFile. Les fichiers et les index sont enregistrés ensembles et copiés dans un répertoire nommé, et seront archivés dans le répertoire désigné de ScanFile, en fournissant l’information dans le format correct. Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Service Importation Fichiers et Index
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. Min.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les fichiers et index depuis un lecteur de recherche, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit
être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Lecteurs de recherche
Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des fichiers à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de recherche.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Service Importation d’ Index
Lecteurs de Sauvegarde
Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.
Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de sauvegarde.
Champs
Saisissez le nombre de champs d’index contenu dans le fichier ainsi que le séparateur de champ et le délimiteur. Puis sélectionnez si l’information d’index est contenue dans le format ASCII ou ANSI.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalit
é vous donne l’opportunité d’importer des fichiers et des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.
En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Service Importation d’ Index
Le planning d’importation d’index effectue l’enregistrement automatique des fichiers de données ASCII ou ANSI dans les répertoires spécifiés de
ScanFile en tant qu’information d’index. Les index sont enregistrés et copiés dans un répertoire nommé, et seront archivés dans le répertoire désigné de
ScanFile, en fournissant l’information dans le format correct Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.
Avec l’importation d’index uniquement, le répertoire de ScanFile qui recevra l’information devra déjà avoir l’information correcte sauvegardée dans l’un de ses champs, afin que l'information dans le fichier de données soit importée dans les champs correspondants. Vous devez sélectionner sous quel format le fichier de données est enregistré soit ASCII ou ANSI, le nombre de champs, le séparateur des champs et le délimiteur d’enregistrement.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Service Importation d’ Index
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. Min.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les informations d’index, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.
Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.
Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Lecteurs de recherche
Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des données d’indexation à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.
Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton
OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ
Lecteur de recherche.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Service Importation d’ Index
Champs
La fonction "Import index" est utilisée pour remplir les enregistrements d'indexation contenus dans les divers documents des répertoire existants avec des informations complémentaires. A titre d'exemple, certains documents comportant des codes à barres représentant un Numéro de
Projet peuvent avoir été scannés. Il est possible qu'un fichier externe
– MS
Access ou de format ASCII
– possède déjà ce numéro, y compris le Nom du
Document, le Numéro du Document, etc. Le Numéro de Projet peut être paramétré pour devenir le champ Connexion et les informations d'indexation supplémentaires sont alors importées vers les enregistrements correspondants.
À titre d'exemple, le fichier texte fourni ci-dessus comporte 10 enregistrements et les informations d'indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont délimitées par des virgules. Le premier champ est le Numéro de Projet
– c'est-à-dire, le champ de Connexion – qui existe déjà dans le répertoire. La procédure d'Importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux critères de recherche, puis elle remplit les autres champs de répertoire avec les informations complémentaires.
Le champ répertoire sera affiché sur la gauche, et les champs du fichier d’importation doivent être mis en correspondance avec ceux-ci. Il est très important que le numéro de chaque champ, son paramètre principal, ainsi que tous les séparateurs et délimiteurs de champ possibles, soient paramétrés correctement.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise
à jour.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Service Mise à jour des Librairies
Service Mise à jour des Librairies
Ce planning fonctionne uniquement si l’option Librairies possède une licence validée. Contrairement à la version 7, un nombre illimité d’emplacement peut
être sélectionné pour contrôler les Librairies à mettre à jour.
Configurer Librairies
Le Planificateur mettra à jour uniquement les librairies qui ont été configurées pour la mise à jour automatique. Pour cela, dans ScanFile depuis le menu principal ouvrir Configurez Librairies choisissez la librairie depuis la liste à gauche de l'écran et assurez-vous que la boîte à cocher Planning est cochée. Puis, appuyez sur le bouton Appliquer.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les ... Min.
Répertoire des Librairies
Pour sélectionner un répertoire ou un chemin ou des Librairies peuvent être trouvées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.
Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des Librairies.
Le planificateur mettra à jour les Librairies suivant le Planning établi dans les lecteurs/chemins sélectionnés. Le système contrôlera si chacun des répertoires importés a été modifié depuis qu’il a été importé dans la Librairie.
Dans ce cas, les données de la librairie seront mises à jour en fonction des données du répertoire.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Cheminement de Document
Répétez cette étape pour chaque répertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre à jour des librairies.
Pour retirer une Librairie de la liste, mettez-a en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ou un chemin ou des répertoires qui sont ajoutés à des Librairies peuvent être trouvées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.
Répétez cette étape pour chaque répertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre à jour des librairies.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité de mettre à jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.
En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Cheminement de Document
Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est validée . Le Service de
Routage des documents achemine par étapes les documents sur un chemin spécifique. Toutes les 5 minutes le service vérifiera tous les documents mis dans le chemin d’accès et si toutes les actions dans une étape ont été effectuées pour un document particulier, le document sera acheminé à l’étape suivante suivant le chemin d’accès. Les réglages des horaires du planning sont donc désactivés.
Documents en cours d’acheminement
Les documents qui sont actuellement
en cours d’acheminement sur un itinéraire seront listés dans le fenêtre de service et en double cliquant sur l’un d’entre eux, des informations supplémentaires sur le document seront affichées, tels que les informations d’index et l’historique du cheminement.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Traçabilité
Cela inclura la date et le temps d'une action de cheminement, le type d'action et le nom de l'utilisateur.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnal ité vous donne l’opportunité de mettre à jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.
En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Traçabilité
Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est validée. Le service
Traçabilité permet aux utilisateurs autorisés de maintenir la Base de données d’audit. Dépendant des éléments que vous avez décidés d’auditer et le niveau d’activité dans ScanFile, la base de données d'audit peut devenir extrêmement grande et vous pouvez donc décider que certains événements puissent être supprimés après une période de temps défini.
si vous ne voulez pas supprimer des événements d'audit, ne lancez pas le
Service de Traçabilité.
Effacement auto non permis
Vous pouvez sélectionner les types d’événement qui ne seront pas supprimés automatiquement quand le service fonctionne. Les types d'événement cochés ne seront pas effacés.
Effacement périodique
Les événements peuvent être effacés après un nombre de jour qui va de 1à
999.
Exporte les données de la Traçabilité
Chemin d’exportation de la traçabilité
Le
Chemin d’exportation de la traçabilité doit pointer vers un emplacement ou la base de données d’exportation doit être sauvegardée. Ce peut être un emplacement sur un lecteur ou un chemin UNC. Vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points placés immédiatement après le champ, ce qui affichera un écran d’exploration de répertoire. Une
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
TIFF Spooler Service fois sélectionné l’emplacement, cliquez sur le bouton OK, et le nom de l’emplacement sera affiché dans le champ.
Exporte les données de la traçabilité
Si vous désirez exporter les données, cliquez sur Exporte les données de
la traçabilité
. Une fenêtre s’affichera pour saisir une description de votre exportation. Le programme exportera alors automatiquement tout les enregistrements vers une nouvelle base de données créée dans le chemin précisé dans le champ
Chemin d’exportation de la traçabilité nommé avec la date et l’heure en cours.
Dans la fenêtre du Rapport de Traçabilité ScanFile, vous pouvez alors choisir des bases de données exportées et créer une base de données de
Protocole d'audit provisoire pour rechercher à l’intérieur.
Compacte la base de données
Il faut exécuter périodiquement le compactage de la base de données, cela vérifiera la base de données pour toutes erreurs et la compactera
également, en supprimant les enregistrements effacés
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effacer les évènements de
SFAudit.mdb rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton
Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
TIFF Spooler Service
Ce service permet l’importation automatique et la reconnaissance de forme, il travaille en conjonction avec la bibliothèque de formes crée et configurée dans ScanFile. Les formes a importées doivent être au format TIFF compressé Group 4 ou JPEG.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
TIFF Spooler Service
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. Min. Les valeurs valides vont de 1 à 9999 minutes.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile dans lequel les formes seront importées et indexées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Répertoire des images
Sélectionnez l’emplacement à partir duquel le service importera des documents. Le service recherchera uniquement cet emplacement pour importer les formes. Les documents à importés et indexés automatiquement doivent être placés dans ce répertoire.
Lecteurs de Sauvegarde
Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.
Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier.
Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier. Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ Lecteur de sauvegarde.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Planning OCR Plein texte
Bibliothèque de formes
Sélectionnez le fichier qui contient la bibliothèque de formes. Le fichier
default.sff qui se trouve dans le répertoire programme de ScanFile est utilisé par défaut. Toutefois, il peut être changé.
Création de base de données
Ce paramètre concerne les documents crées par l’imprimante ScanFile
VNP. Dans ce cas les documents avec plus d’une page sont stockés comme un document.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des formes depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Planning OCR Plein texte
Généralités
Ce Planning fonctionnera uniquement si l’option OCR est installée et la licence validée. Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance
OCR Plein texte sur les répertoires sélectionnés. Les pages qui n’ont pas subies la lecture OCR dans les répertoires seront lues suivant les jours et les horaires indiqués.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile sur lequel vous voulez effectuer une lecture OCR plein texte, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.
Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Planning OCR Zone
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. Min.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer une lecture OCR
Plein texte rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton
Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Planning OCR Zone
Généralités
Ce Planning fonctionnera uniquement si l’option OCR est installée et la licence validée. Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance de Zone OCR sur les ré pertoires sélectionnés. Les documents qui n’ont pas subies la lecture OCR Zone dans les répertoires seront lus suivant les jours et les horaires indiqués.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile dans lequel vous voulez effectuer une lecture OCR Zone, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
Contrôle de Conservation
Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. Min.
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer une lecture OCR
Zone rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre
à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.
Contrôle de Conservation
Généralités
Une période de conservation peut être ajustée pour chaque document. Elle est précisée en mois et s’appliquera soit depuis la création de l’original ou depuis la date de la dernière mise à jour. A l’expiration de la période prévue, chaque document peut être sélectivement déplacé, exporté “offline” ou détruit.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
Contrôle de Conservation
Ajouter un répertoire au Contrôle de conservation
Le contrôle de conservation surveillera uniquement les répertoires qui sont sélectionnés pour ce but. Pour ajouter un répertoire au contrôle de conservation, dans ScanFile, sélectionnez Fichier
– Configuration des
répertoires. Sélectionnez le répertoire dans la liste et ouvrez l’onglet
Paramétrages étendus. Cochez la case Planificateur de contrôle de
conservation
– Ajoute répertoire.
Répertoire
Pour sélectionner un répertoire ScanFile à surveiller pour un contrôle de validité, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.
Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.
Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.
Planning de Mise à jour
Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.
Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.
Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants
de… à…
Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour
tous les …. min
Mise à jour maintenant
Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer les actions définies du contrôle de validité rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise
à jour.
Remote Services
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Manuel de l’utilisateur
ScanFile VNP Service
ScanFile VNP Service
Généralités
ScanFile VNP, une option de ScanFile, vous permet de créer imprimantes réseaux virtuelles qui peuvent être utilisées pour imprimer des documents à des endroits spécifiques soit en local ou sur des media de stockage réseau.
Ces documents, qui seront convertis en format TIFF Group 4 pourront alors
être automatiquement importés dans des répertoires spécifiques de ScanFile en utilisant le planning d’importation de documents électronique, ou si les documents imprimés sont des formes standard, en utilisant le service TIFF
Spooler qui peut reconnaître les formes et effectuer de l’OCR sur zone afin d’indexer automatiquement le document.
Activation et Désactivation
Si ScanFile VNP a été installé, la configuration et l’application de contrôle peut être démarrée et arrêtée depuis Remote Services Configuration Tool.
Les réglages de ScanFile VNP sont décrits plus tard dans le chapitre
ScanFile VNP.
Sélectionnez le bouton ScanFile VNP dans la barre d’icone. Pour activer
ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Lancer. Pour désactiver
ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Stop.
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Remote Services
Manuel de l’utilisateur
ScanFile VNP
ScanFile VNP
ScanFile VNP
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Manuel de l’utilisateur
Introduction
Introduction
ScanFile VNP est une imprimante réseau virtuelle servant à imprimer des documents dans un Emplacement spécifique. Les documents sont stockés comme des fichiers TIFF et peuvent être importés dans n'importe quel répertoire ScanFile. Cela peut même être fait automatiquement en utilisant le
Planificateur ScanFile.
Avec VNP un document peut être archivé depuis n'importe quel programme juste en l'imprimant via VNP.
Dans la plupart des cas VNP est utilisé pour archiver des correspondances externes. Des formulaires comme des factures ou des bulletins de livraison avec une structure identique peuvent être imprimés via VNP et indexés automatiquement avec le Planning Zone OCR. Ainsi l'indexation est très sûre parce que les documents sont établis électroniquement sans perte de qualité par un scan manuel.
Installation
Pour installer ScanFile VNP quelques préparatifs nécessaires doivent être réalisés préalablement. VNP peut être installé uniquement en conjonction avec ScanFile. L'Installation de VNP sera annulée si le programme d'installation n'est pas capable de localiser une version ScanFile autorisée sur le système local. Pour installer VNP vous devez installer ScanFile et donner une licence à ScanFile aussi bien que pour VNP.
ScanFile VNP exige aussi Microsoft .Net Framework 2. Il peut être téléchargé gratuitement depuis le site Web de Microsoft. Un guide d'installation est aussi disponible sur le site Web de Microsoft.
Installation
ScanFile VNP n’est plus installé pendant l’installation de ScanFile. VNP doit
être installé avec son propre programme. Pour installer ScanFile VNP ouvrir le fichier VNPSetup.msi dans le répertoire Software\VNP du CD ScanFile.
Emplacement
Vous devez choisir d’abord le lecteur et le répertoire dans lesquelles
ScanFile VNP sera installé. Par défaut le chemin C:\Program Files\VNP est sélectionné, il peut être changé par l'emplacement serveur ou vous voulez installer ScanFile VNP. Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, cliquez sur le bouton Next.
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ScanFile VNP
Manuel de l’utilisateur
Configuration
Le répertoire qui est utilisé par ScanFile VNP pour archiver ses fichiers doit
être partagé pour fournir aux Plannings ScanFile a possibilité d’accéder aux des fichiers archivés VNP.
En cas d'une installation réseau, veuillez vous assurer que le dossier
bin\temp dans le chemin d'installation VNP est partagé pour tous les
Utilisateurs afin que VNP soit accessible pour chaque client ScanFile.
Service VNP
Après la fin de l'installation un nouveau service nommé VNP Manager apparaît dans les Services Windows. Ce service est démarré automatiquement et gère le processus VNPMan.exe. Pour utiliser VNP ce service doit être démarré.
Configuration
Imprimantes Virtuelles
Les imprimantes virtuelles utilisent des Ports ou VNP Forwarder. Ces ports peuvent être installés avec l'Outil de Configuration.
Chaque
Port représente un chemin d’archivage de ScanFile VNP. Le nombre de Ports est illimité. Après l’installation de ScanFile VNP un Port nommé
VNP_001 est disponible. Il se réfère au répertoire Archive dans le chemin d’installation de ScanFile VNP.
<Chemin d’Installation>\Archive
Le chemin d’un port peut être modifié dans l’outil de Configuration. La
Configuration des Ports est décrite plus loin dans ce chapitre.
Pour installer une nouvelle imprimante virtuelle, ouvrez l’Assistant Ajout d’imprimante. Choisissez Démarrer -> Imprimante et télécopieurs ->
Ajouter une imprimante.
Cliquez sur le bouton Suivant et choisissez Imprimante locale connectée à
cet ordinateur dans la boite de dialogue suivante. Faites attention que l’option Détection et installation automatique de l’imprimante Plug-ad-
Play ne soit pas sélectionnée.
ScanFile VNP
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Manuel de l’utilisateur
Configuration
Puis cliquez sur le bouton Suivant.
A l’étape suivante le port imprimante doit être choisi. À ce niveau, vous pouvez décider d’utiliser un port existant ou d’en créer un nouveau. Utiliser un port existant en choisissent l'option Utilise le port suivant et choisissez le port.
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ScanFile VNP
Manuel de l’utilisateur
Configuration
Si vous souhaitez créer un nouveau port, sélectionnez Créer un nouveau
port et sélectionnez VNP comme Type de port.
Comme chaque Port représente un chemin d'archive il est recommandé que l'imprimante virtuelle utilise toujours son propre port. Les chemins d'archives peuvent être configurés dans l'Outil de Configuration.
ScanFile VNP
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Manuel de l’utilisateur
Configuration
Cliquez sur Suivant pour procéder à l’installation.
La fenêtre suivante permet de sélectionner le pilote d’imprimante. Il y a deux options.
Si vous désirez garder vos documents comme fichiers TIFF sélectionnez la
HP LaserJet 5 dans la liste des imprimantes disponibles, et cliquez sur
Suivant. Si une imprimante HP LaserJet 5 est déjà configurée, choisissez de garder le pilote existant.
La deuxième option utilise le pilote d’imprimante VNP fourni avec VNP, et qui convertira la sortie d’impression en fichiers TIFF et créera en simultanément un fichier de données qui contiendra le texte de l’impression qui pourra alors
être importé pour permettre la recherche plein texte sur les documents.
Au lieu d’utiliser la HP LaserJet 5 cliquez sur le bouton Disque fourni… puis ouvrez le dossier VNP qui se trouve dans le répertoire Software\VNP sur le
CD ScanFile. Sélectionnez le fichier vnpmpxdll.inf et lorsque la liste des imprimantes est affichée sélectionnez Virtual Network Printer ou Virtual
Color Network Printer, puis cliquez sur Suivant.
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ScanFile VNP
Manuel de l’utilisateur
Configuration
Vous pouvez alors donner à l'imprimante un nom significatif qui l'identifiera comme une imprimante virtuelle utilisée par ScanFile pour importer des documents. Vous pouvez aussi choisir si l'imprimante sera l'imprimante par défaut. Une fois que vous avez fait ceci, cliquez sur Suivant.
Si l'imprimante virtuelle est créée sur un serveur, vous pouvez partager l'imprimante pour les utilisateurs du réseau. Faites votre choix et cliquez sur
Suivant.
Comme vous installez une imprimante virtuelle, choisissez de ne pas imprimer une page test, sélectionnez Non et cliquez sur Suivant.
Le dernier dialogue affiche un résumé des réglages imprimante choisis.
Appuyez sur Terminer si les paramètres sont corrects. La nouvelle imprimante virtuelle est alors créée par le système.
Configuration des Ports VNP
Pour configurer un port VNP existant, utiliser VNP Configuration Tool.
Ouvrez Démarrer\Program Files\ScanFile\VNP et sélectionnez l’onglet
Interface.
ScanFile VNP
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Manuel de l’utilisateur
Configuration
Réglage du chemin d’Archivage
Lors de l'installation du VNP, les ports d'impression ont étés créés qui doivent maintenant être paramétrés. En sta ndard l’impression est réalisée sur VNP_001. Ce port renvoie à la liste d'archivage \vnp\archive. Si des ports supplémentaires sont créés pour d'autres imprimantes, ceux-ci peuvent
être choisis dans la liste et être configuré sur des chemins différents.
Impression et archivage simultané
Pour imprimer simultanément pendant l'archivage, cochez la case Print et choisissez l'imprimante sur laquelle les données doivent être imprimées simultanément.
Résultat VNP - Archivage
Pour clarifier le résultat de l’archivage VNP, un exemple est montré ici au moyen d'un fichier Word:
Le fichier est imprimé sur l'imprimante Réseau Virtuelle (VNP01). Celle-ci est attachée au port VNP_001. Pour VNP_001, le chemin d'archives est configurée comme vnp \ archives \ tiff1, dans lequel le fichier imprimé est déposé dans un sous répertoire .tif. De plus, le fichier *.vtx qui comprend le texte est créé.
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ScanFile VNP
Manuel de l’utilisateur
Configuration
Le deuxième port VNP_002 est configuré de telle sorte qu'en même temps que l'archivage est réalisé, on imprime sur une imprimante physique.
Configuration LDP
Avec l’option LPD, VNP devient accessible à des postes de travail qui n'utilisent pas Microsoft Windows comme système d'exploitation. S'il y a uniquement des postes de travail Windows sur un réseau il n'est pas nécessaire de se servir de l'option LPD.
La fonction LPD peut être configurée et activée avec l'Outil de Configuration.
Pour lancer l'outil cliquez sur Démarrer - Program Files -> ScanFile ->VNP et sélectionnez l’onglet Common. Par défaut l’option LPD est activée et travaille sur le Port 515. C'est le port par défaut pour des imprimantes sous linux ou un système basé Unix.
ScanFile VNP
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Manuel de l’utilisateur
Configuration
Veuillez vous assurer que le port utilisé est ouvert. Il est peut-être nécessaire de rouvrir le port après l'installation d'un Service Pack (par exemple Windows XP Service Pack 2) parce que le port est bloqué par les coupe-feu intégré Windows.
Pour configurer le dossier pour LPD Sélectionnez l’onglet Interface et choisissez LPD dans la liste. Les réglages LPD peuvent alors être changés.
La configuration est identique à l'installation des Ports VNP qui sont utilisés par les imprimantes virtuelles. Lisez Configuration des Ports VNP pour information.
Une fois configuré, vous pouvez évaluer si tous les paramètres sont corrects.
Cela peut se faire en ligne de commande avec un fichier de spool ou d’impression (*.spl ou *.prn).
Ouvrez Démarrer -> Tous les programmes -> Accessoires -> Invite de
Commande et portez vous dans le dossier ou le fichier de spool est sauvegardé. La commande suivante envoie un travail d'impression via LPD à
VNP:
lpr S [IP address of the server]
–P [queue name] –J [job name]
[filename]
Exemple: lpr
–S 127.0.0.1 –P VNP_001 –J „Job001“ testspool.prn
Configuration Portprinting
Le Portprinting rend VNP accessible aux systèmes qui ne supporte ni le partage d'imprimante de Windows, ni LPD. Dans ce cas les fichiers peuvent
être envoyés via TCP/IP en protocole Raw.
Le Portprinting peut être fondé et activé avec l'Outil de Configuration. Lancer l'outil Démarrer\Program Files\ScanFile\VNP et choisissez l'onglet
Commun. Par défaut le Portprinting est activé et travaille sur les Ports 9100
à 9103.
Veuillez vous assurer que les ports utilisés sont ouverts. Il est nécessaire d’ouvrir les ports après l'installation d'un Service Pack (par exemple le
Service pack 2 pour XP) car les ports sont bloqués par le coupe-feu
(firewall) Windows intégré.
Pour configurer le dossier Portprinting choisissez l’onglet Interface et sélectionnez le Port utilisé dans la liste. Les réglages peuvent alors être modifiés. La configuration est identique à l'installation des Ports VNP utilisés par les imprimantes virtuelles. Reportez vous à Configuration des Ports
VNP pour plus d’information.
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ScanFile VNP
Manuel de l’utilisateur
Configuration
Portprinting envoie un flot de données logique à VNP. Il n'est donc pas possible de régler le commencement ou la fin d'un fichier. Cela pourrait entrainer des difficultés si une connexion échoue. Dans ce cas il serait utile d’insérer un saut de page manuel. Cela peut être fait dans l'Outil de
Configuration sous l’onglet WebPanel. Utilisez la clef suivante pour insérer un saut de page manuel:
Online [Menu Niveau 1] -> Enter (Bouton) -> Next -> Next -> Next [Normal-
Print/FF] -> Enter (Bouton)
Le Portprinting ne devrait être utilisé qu'exceptionnellement, car aucun contrôle n'est ici possible pour connaitre si une tâche a été traité correctement. Si aucun pilote Windows ne peut être utilisé, le réglage sur
LPR est toujours à préférer!
RIP
L'option RIP définit la mémoire ou les imprimantes virtuelles. VNP utilise une assignation de mémoire dynamiqu e. Avec l’impression de grands fichiers ou de page à haute résolution, la mémoire devrait être au moins 128 MO.
Une mémoire trop petite pourrait aboutir à une qualité moindre ou même à des documents incomplets.
La taille mémoire peut être paramétrée dans l'Outil de Configuration sous l’onglet Commun.
ScanFile VNP
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WebPanel
Manuel de l’utilisateur
Planning d’import
Le WebPanel peut être utilisé exceptionnellement pour créer des émulations d'imprimante. Si vous utilisez une imprimante qui n'a aucun pilote d’imprimante GUI, le WebPanel vous permet de modifier les paramètres de l’imprimante. Le WebPanel n'est pas exigé avec l’utilisation des pilotes d’imprimantes Windows.
Le WebPanel est conçu pour vous permettre de modifier des paramètres comme la résolution, la largeur de page etc… qui ne peuvent pas être configurés car le pilote d'imprimante n'a aucun GUI pour utiliser de telles réglages. Comme par exemple une imprimante AS400.
Ces fonctions ne sont pas décrites dans ce manuel. Veuillez demander à notre équipe support pour plus d‘information.
Planning d’import
Le TIFF Spooler ou autre planning d'importation peuvent être utilisés pour importer automatiquement des fichiers imprimés sur VNP dans ScanFile.
Veuillez vous référer au chapitre Remote Services pour plus d'information.
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ScanFile VNP
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