Leçons tirées d’expériences de terrain
5.2.
Etapes de réalisation d’un contrat communautaire pour travaux
(expérience d’Hanna Nassif – Tanzanie)
Étape Résultats/effets Activités Conditions Responsable/ appui
Phase d’organisation, de préparation et d’identification
1
1a
1b
Comité représentatif légalement reconnu et ayant ouvert un compte en banque
La communauté détermine ses priorités pour améliorer son cadre de vie
Accord global d’assistance signé, et
études nécessaires
S’il n’y a aucune organisation préalable, la communauté doit s’organiser et :
%
élire ses représentants au sein d’un comité
% préparer des statuts
% faire reconnaître le comité légalement
% ouvrir un compte en banque
% avoir une adresse postale
Discussions autour des problèmes identifiés par les différents groupes et accord sur les priorités au sein de la communauté.
Examen des modalités d’assistance pour la réalisation des infrastructures identifiées
Signature de l’accord de coopération global, pour la préparation, l’étude des coûts et l’exécution des travaux (à ce stade, les travaux ne doivent pas être spécifiquement désignés)
Existence d’une procédure de légalisation des organisations.
L’assistance technique doit vérifier la représentativité du comité préexistant, y compris au niveau des groupes souvent marginalisés.
Disponibilité des fonds et de l’appui nécessaires à cette phase de préparation
Le Comité, appuyé par l’AT. Celle-ci peut être une ONG, un service municipal, un consultant privé ou une agence de coopération
Le Comité seul ou avec l’appui de l’AT, en relation avec les bailleurs potentiels
Le Comité, bailleur, services de l’Etat,
ONG ou AT représentant le bailleur
87
Approches et pratiques en contrats communautaires
Étape Résultats/effets
2
3
4
Priorités redéfinies ou approuvées.
Plan d’action communautaire établi
Etudes initiales et identification du type d’assistance nécessaire
Avants projets et niveau d’équipement adoptés
Activités
Débat avec tous les membres de la communauté pour confirmer les choix
(peut être fait en plusieurs ateliers de planification). En général les résultats correspondent aux choix initiaux, mais de nouvelles priorités peuvent être proposées
26
.
Discussion sur les solutions et sur les objectifs à long terme, afin que les solutions immédiates n’entravent pas un développement futur.
Analyse du site pour vérifier l’importance des problèmes et identifier les solutions techniques.
Détermination de l’assistance nécessaire pour les études et les projets d’infrastructure
Comité et AT assurent les rencontres avec les responsables de l’Etat ou des communes pour faire approuver :
% le niveau des
équipements
% les autorisations de bâtir
% les connexions avec les réseaux existants
% les arrêtés légalisant les interventions
Conditions Responsable/ appui
Le Comité appuyé par l’AT. Généralement, les ateliers sont conduits par un animateur ou un expert de l’AT
Les problèmes peuvent être réglés au sein de la communauté et ne dépendent pas de blocages en amont
(ex : adduction d’eau)
Le Comité appuyé de l’AT, comme conseil technique
Les autorités sont en mesure d’approuver la réalisation des
équipements prévus
Le Comité appuyé par l’AT, comme conseil technique
26
Une communauté peut identifier la construction d’un centre de santé comme prioritaire, mais après discussions il peut paraître préférable d’améliorer le drainage pour réduire le développement des moustiques dans la zone, comme mesure préventive.
88
Leçons tirées d’expériences de terrain
Étape Résultats/effets
5
5a
5b
6
7
Projets, quantitatif, devis estimatifs et planning établis, y inclus les propositions pour le partage des coûts entre le bailleur et la communauté.
La communauté
élargie informée des projets
Plan d’entretien préparé, discuté et approuvé
Projets assimilés et discutés en détail par la communauté
Financement approuvé et contrat-cadre établi
Besoins en formation
Activités Conditions
Etudier les sites d’implantation, tenant compte du statut des terrains. Vérifier les autres projets pouvant être intégrés dans le programme
27
.
NB : le temps nécessaire doit être alloué pour des études approfondies et une consultation permanente des bénéficiaires, à toutes les étapes. Les projets et leurs coûts doivent
être présentés de façon à être facilement compréhensibles par le Comité, afin qu’il assimile bien les propositions et puisse les présenter à la communauté élargie.
Le plan d’entretien est préparé par le Comité et l’AT, afin d’être discuté et négocié avec le Conseil municipal.
Discussions des propositions en débat public pour obtenir une approbation globale de la communauté
Négociations entre le
Comité, l’AT et le bailleur pour assurer la disponibilité des fonds et ajuster le projet si son coût est trop élevé.
Négociations sur le partage des coûts, et formalisation dans le contrat-cadre
Identification des compétences disponibles et des besoins, par le Comité et la commune.
Partage des coûts d’entretien approuvé
Projets adoptés par le Comité
Accord entre le bailleur et la communauté sur le partage des coûts
Communauté,
Comité et commune sont conscients de leurs capacités et faiblesses
Responsable/ appui
Le Comité appuyé par l’AT fournissant les conseils en planification
Le Comité et l’AT en collaboration avec la municipalité
Le Comité seul ou avec l’AT
Comité et AT, négocient avec le bailleur. Dans ce cas, le contrat-cadre est signé par le Comité et la municipalité
Comité appuyé par l’AT
27
Il est important de tenir compte des impacts, sur une plus grande échelle et à long terme, des infrastructures proposées.
89
Approches et pratiques en contrats communautaires
Étape Résultats/effets
8
9
9a
évalués
Plan de travail établi, et besoins en assistance bien définis
Compréhension des contrats communautaires
Approbation du projet global par les autorités
Activités
Evaluation des capacités, communautaires et municipales, à réaliser les travaux
Détermination du niveau et du type d’assistance nécessaire
Le projet final et son coût sont présentés et adoptés en assemblée communautaire générale. La présentation doit préciser les frais d’exploitation et la répartition des responsabilités pour l’entretien. La méthode de réalisation des travaux dans le contrat communautaire sera aussi expliquée et débattue. Le montant du contrat inclura un petit pourcentage au profit de la communauté.
Le Comité (et l’AT) doivent faire approuver les projets, et si nécessaire les coûts, par les autorités concernées.
L’appui des départements spécifiques doit être assuré (ex :
équipement et personnel d’une clinique ou d’une
école)
Conditions
Communauté,
Comité et commune sont conscients de leurs capacités et faiblesses
Le projet et le mode de réalisation adoptés par toutes les parties du contrat communautaire
La communauté accepte les propositions. Elles doivent être approuvées par les autorités, et un plan de fonctionnement et d’entretien est disponible
Responsable/ appui
Comité et commune appui technique de l’AT
Comité et commune appuyés par l’AT pour les conseils techniques
Comité appuyé par l’AT
90
Leçons tirées d’expériences de terrain
Étape Résultats/effets Activités Conditions Responsable/ appui
Phase d’exécution, identification des exécutants, contrats, formations et suivi
10 Mise en place d’un
Comité de
Construction (CC)
Création d’un Comité de construction d’au moins 4 membres de la communauté. Pour
éviter les conflits d’intérêts, les membres du Comité de quartier faisant partie du CC devront
être remplacés par de nouveaux élus. Les membres du CC doivent être expérimentés en construction. Le
Comité informe les partenaires de leur intention de signer un contrat de travaux communautaires, tel que défini dans l’accord-cadre, et, si demandé, fourni le nom des membres proposés pour le CC.
La composition du
CC acceptable par toutes les parties
Comité avec l’appui de l’AT
Phase d’évaluation, mise en place des procédures de gestion et d’entretien
20
21
Bénéfices utilisés pour des actions communautaires
Les mesures de gestion et d’entretien sont mises en place
Les bénéfices sont normalement versés dans le compte du
Comité pour assurer l’entretien ou d’autres activités pour la communauté. Ils ne peuvent bénéficier aux intérêts personnels des membres du Comité ou du CC
Tenir un atelier sur l’entretien communautaire pour rappeler les clauses contractuelles et revoir les procédures d’entretien, les systèmes de recouvrement et la prise en charge de l’entretien, y inclus une formation, si nécessaire.
Un bénéfice est réalisé et n’est pas utilisé pour modifier ou corriger des travaux mal exécutés
Les prévisions initiales sont toujours valables
Comité
Comité, CC, AT et les autorités locales (si elles doivent assurer une part des frais d’entretien)
91
Approches et pratiques en contrats communautaires
Étape Résultats/effets
22
22a
Activités
La communauté est bien informée sur l’amélioration des infrastructures
Suivi et évaluation des procédures et des résultats réalisés
Tout au long de la mise en œuvre, l’organisation communautaire et le
CC doivent assurer une large information sur l’avancement des travaux et les fonds engagés, ainsi que l’accès public de leur bureau. Ils doivent aussi organiser des réunions publiques pour assurer l’information de l’ensemble de la communauté.
Des évaluations sur les procédures, les contraintes et les résultats atteints doivent être réalisées aux étapes importantes du projet et à son achèvement
Conditions
Identification d’un point de rencontre ou l’information est disponible
Responsable/ appui
Comité et CC, appuyés par l’AT
Système d’évaluation / suivi mis en place
Suivi : le Comité, la commune, avec l’AT et autres partenaires.
Autoévaluation :
Comité et AT
Evaluation externe :
évaluateur indépendant consultant tous les acteurs concernés et les membres de la communauté non impliqués.
Les procédures décrites ci-dessus présentent un cas où la communauté agit comme entrepreneur, par le biais d’un Comité de Construction, fournissant la main-d’œuvre, les matériaux, les équipements, et s’organise pour son assistance technique. Les responsabilités peuvent varier et être moins complexes comme dans le cas, par exemple, où la communauté ne fournit que la main-d’œuvre.
En cas de blocage du processus par un des partenaires, certaines étapes devront se répéter jusqu’à obtention d’un accord ou d’une solution permettant de poursuivre la procédure.
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