Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 145
Le système CallPilot utilise la table d'annonces 1 pour répondre à tous les appels après quatre coups de sonnerie. Selon l'heure, le système diffuse l'une des annonces enregistrées pour la matinée, l'après-midi et la soirée. Lorsque l'état de l'entreprise est réglé à No (non), c'est l'annonce pour les heures de fermeture qui est diffusée.
Nota : Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.
Boutique Salle de costumes
La Boutique Salle de costumes compte un poste téléphonique relié à une boîte vocale CallPilot.
Les appels sont acheminés au préposé de la boutique par le réceptionniste ou la Réception automatique. Lorsque le préposé de la boutique est occupé, l'appel est transféré à la boîte vocale de la boutique. L'annonce suivante est diffusée :
«Vous avez obtenu la Boutique Salle de costumes. Nous ne pouvons répondre à votre appel en ce
moment. Veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone ainsi qu'un bref message après la
tonalité, et nous vous rappellerons dès que possible.»
L’application CallPilot pour une moyenne entreprise
Paquette et associés
L'application CallPilot représente la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes au sein de l'entreprise, c'est-à-dire que les appels n'ayant pas obtenu aucune réponse de la part des titulaires de boîte vocale sont acheminés à la boîte vocale.
Chaque titulaire de boîte vocale a une touche programmée sur leur poste afficheur pour les fonctions Leave Message (dépôt de message) (
²á¡â) et Open Mailbox (accès à une boîte vocale du système) (
²á¡Ú) du système CallPilot. Cela facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.
Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Les titulaires de boîte vocale ont initialisé leur boîte vocale et enregistré une annonce de la boîte vocale personnelle.
Lorsque le réceptionniste n'est pas libre, la Sélection de service permet à un demandeur d'acheminer lui-même son appel.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
146 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot
Réception principale
Le réceptionniste de Paquette et associés reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne peut répondre à un appel après quatre coups de sonnerie, c'est la Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur
â pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.
Voici comment le système de communication téléphonique de Paquette et associés fonctionne.
Le numéro de Paquette et associés est le 123-1234. Toutes les lignes sont représentées sur le poste du réceptionniste. L'application CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise. La fonction Renvoi au poste principal transfère à la Réception automatique tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse provenant de ces lignes.
Nota : La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d'appel s'appliquant à tout le système. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.
Table d'annonces 1 pour l'entreprise Paquette et associés
Annonce 1
«Bonjour. Ici Paquette et associés.»
Le menu principal SS sera diffusé après l'annonce. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.
Annonce 2
Annonce 3
Annonce 4
«Bonjour. Ici Paquette et associés.»
«Bonsoir. Ici Paquette et associés.»
«Ici Paquette et associés. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
Le système CallPilot utilise la table d'annonces 1 pour répondre à tous les appels après quatre coups de sonnerie. Selon l'heure, le système diffuse l'une des annonces enregistrées pour la matinée, l'après-midi et la soirée. Lorsque l'état de l'entreprise est réglé à No (non), c'est l'annonce pour les heures de fermeture qui est diffusée.
La table d'annonces 1 assure la réponse automatique aux appels à l'aide des annonces 1, 2, 3 et 4.
Les annonces allant de 1 à 4 sont diffusées tant que vous ne modifiez pas l'attribution des annonces. La langue principale programmée au moment de la configuration de la table d'annonces
était le français.
Nota : Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.
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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 147
Après l'annonce d'entreprise, le menu principal de la Sélection de service est diffusé. Ce menu offre aux demandeurs des options monotouches. Une fois qu'ils ont écouté le menu principal, les demandeurs choisissent une option en appuyant sur une touche du clavier numérique de tout poste téléphonique à fréquences vocales. Exemple :
«Pour parler à un représentant du Service à la clientèle, faites le
Ú
. Pour obtenir le Service des ventes, faites le
Û
. Pour obtenir le service d'expédition et de réception, faites le
Ü
. Pour parler au réceptionniste, faites le
â.»
Service à la clientèle et service des ventes
Le personnel de ces deux services est formé de deux réceptionnistes, deux préposés au service à la clientèle, deux représentants et un chef du service à la clientèle. Le système CallPilot est configuré de façon à répondre à tous les appels. Les demandeurs peuvent choisir entre le service à la clientèle ou le service des ventes à partir du menu principal de la Sélection de service.
Les demandeurs choisissent alors le service des ventes ou le service à la clientèle à partir du menu principal de la Sélection de service. Les appels destinés au service à la clientèle ou aux ventes sont acheminés directement au secrétariat du service demandé.
Gestionnaires
Les postes des gestionnaires de Paquette et associés sont dotés d'une ligne réseau personnelle, représentée sur leur poste et sur celui de leur secrétaire. Les réceptionnistes répondent aux appels et les transfèrent ensuite au poste du gestionnaire.
Lorsqu'un gestionnaire n'est pas disponible, l'appel est réacheminé au poste du réceptionniste. Ce dernier demande alors au demandeur de déposer un message dans la boîte vocale personnelle du gestionnaire. Si le demandeur désire laisser un message, le réceptionniste transfère le demandeur au moyen de la fonction de transfert de l'application CallPilot
²á¡ß.
Lorsque l'application CallPilot est configurée de cette façon, la fonction Renvoi automatique sur non-réponse n'est pas programmée sur le poste du gestionnaire. Les réceptionnistes répondent aux appels destinés aux gestionnaires et utilisent la fonction Transfert de l'application CallPilot pour transférer le demandeur au poste des gestionnaires. La fonction Rappel sur transfert de l'application CallPilot renvoie l'appel au poste du réceptionniste lorsque le gestionnaire ne peut pas prendre l'appel.
Nota : Les postes de réception sont des lignes à représentation avec sonnerie. Les appels acheminés vers ces postes ne peuvent être transférés à un autre poste.
Expédition et réception
Les employés du service partagent le même poste. Ce service est doté d'une ligne téléphonique qui est attribuée au quai de chargement. Cette ligne est attribuée au chemin d'accès 3 du menu principal de la Sélection de service.
L'annonce de la boîte vocale du service indique aux demandeurs qu'ils peuvent laisser un message ou appuyer sur
â
pour obtenir le réceptionniste.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
