Nortel Networks CallPilot 2.5 Mode d'emploi

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Version 2.5
Guide de l'utilisateur de la Messagerie
de bureau CallPilot
pour Microsoft Outlook
Business Communications Manager & CallPilot 100/150
Mises à jour des
guides de l'utilisateur de Desktop Messaging
Clients Internet
Page 7 Appel de l'expéditeur d'un message
L'appel de l'expéditeur d'un message n'est pas pris en charge.
Page 7 Accès à My CallPilot basé sur le Web afin d'afficher les informations utilisateur
et de modifier les paramètres des fonctions
My CallPilot n'est pas pris en charge.
Page 8 A propos de ce guide
Les clients Internet pris en charge sont les suivants :
• Microsoft Outlook 2000, 2002 (XP) et 2003
• Lotus Notes 4.6x, 5.x et 6.x (y compris 6.5)
• GroupWise 6.x (y compris 6.5)
• Microsoft Outlook Express - 5.x et 6.x
• Netscape Messenger (Netscape Communicator) 6.2x et 7.0x
• Qualcomm Eudora Pro 6.0.1
Page 11 Lecteur CallPilot
Le bouton d'appel de l'expéditeur n'est pas disponible.
Transfert des messages Desktop Messaging
N'utilisez pas le menu contextuel (clic droit) pour transmettre un message Desktop
Messaging. Pour effectuer cette opération :
•
ouvrez le message et transmettez-le depuis la fenêtre CallPilot,
ou
•
dans Outlook, sélectionnez le message dans la boîte de réception et transmettez-le à partir
de la barre d'outils Outlook.
A propos des télécopies
Pour CallPilot 100/150, la fonctionnalité de télécopie n'est pas disponible dans Desktop Messaging.
Visualisation des télécopies
Imaging pour Windows, que vous pouvez utiliser pour visualiser des télécopies, est installé par
défaut sur Windows 95B, Windows 98, Windows NT et Windows 2000. Mais si vous exécutez
Windows XP, Imaging pour Windows n'est pas inclus, sauf si vous l'avez installé. Vérifiez
auprès de votre administrateur système si Imaging pour Windows est installé sur votre système.
Si vous utilisez un système Windows XP et que Imaging pour Windows n'est pas installé sur
votre système, vous pouvez visualiser les télécopies dans le programme de visualisation par
défaut de Windows XP en cliquant deux fois sur la télécopie. Vous pouvez créer une image de
télécopie à la fois en utilisant le pilote de la télécopie.
Outlook, Lotus Notes, Groupwise
Page 7 Appel de l'expéditeur d'un message
L'appel de l'expéditeur d'un message n'est pas pris en charge.
Page 7 Accès à My CallPilot basé sur le Web afin d'afficher les informations utilisateur et de modifier
les paramètres des fonctions
My CallPilot n'est pas pris en charge.
Page 11 Lecteur CallPilot
Le bouton d'appel de l'expéditeur n'est pas disponible.
Page 14 Composition de télécopies et de messages textuels
Dans la boîte de dialogue Composition d'une télécopie, vous pouvez utiliser le champ d'objet pour ajouter des
informations à la page de garde de la télécopie (le nom du destinataire, par exemple) lorsque vous envoyez une
télécopie directement à un télécopieur. Vous pouvez entrer jusqu'à 80 caractères dans le champ d'objet.
Page 27 Appel de l'expéditeur d'un message
L'appel de l'expéditeur d'un message n'est pas pris en charge.
Page 28 Définition des options du message
La fonction d'envoi confirmé n'est pas prise en charge.
Page 34 Listes de distribution personnelles
Les listes de groupe correspondent aux listes de distribution personnelles. Seul l'administrateur système peut
créer des listes de groupes. Les listes de groupes apparaissent dans le carnet d'adresses du serveur avec les lettres
« GL » après le nom de la liste du groupe et ne peuvent pas être créées à partir du téléphone.
Page 39 Liaison vers My CallPilot
La liaison vers My CallPilot n'est pas prise en charge.
dmadd002
1-800-4 NORTEL
www.nortelnetworks.com
28 novembre 2004
Guide de l'utilisateur de la Messagerie de
bureau CallPilot pour Microsoft Outlook
Versions du produit :
Version de la documentation :
Date :
2.5
Standard 1.0
Octobre 2003
Copyright © 2003, Nortel Networks. Tous droits réservés.
Informations sujettes à modification sans préavis. Nortel Networks se réserve le droit
d'apporter des modifications à la conception ou aux composants pouvant être requis par
l'ingénierie ou la fabrication.
Le processus de transmission de données et de messagerie entre CallPilot et ses serveurs,
commutateurs ou système est propre à Nortel Networks. Toute autre utilisation des
données et du processus de transmission constitue une violation de la licence d'utilisateur,
à moins qu'une autorisation écrite provenant de Nortel Networks ne l'autorise. Les
violations de la licence entraînées par l'utilisation non autorisée de toute portion de ce
processus ou du matériel associé se solderont par une annulation immédiate de la licence
et Nortel Networks se réserve le droit de demander compensation pour une telle rupture de
contrat.
Nortel Networks et d'autres sociétés sont mentionnées ci-après :
ii
Nortel Networks, le logo Nortel Networks, Globemark, Unified Networks, BNR, CallPilot,
DMS, DMS-100, DMS-250, DMS-MTX, DMS-SCP, DPN, Dualmode, Helmsman, IVR, MAP,
Meridian, Meridian 1, Meridian Link, Meridian Mail, Norstar, SL-1, SL-100, Succession,
Supernode, Symposium, Telesis et Unity sont des marques commerciales de Nortel
Networks.
3COM est une marque commerciale de 3Com Corporation.
ACCENT est une marque commerciale d'Accent Software International Ltd.
ADOBE est une marque commerciale d'Adobe Systems Incorporated.
AMDEK est une marque commerciale d'Amdek Corporation.
AT&T est une marque commerciale de American Telephone and Telegraph Corporation.
ATLAS est une marque commerciale de Quantum Corporation.
ATRIA est une marque commerciale de Pure Atria Corporation.
BLACKBERRY est une marque commerciale de Research in Motion Limited.
CASEWARE est une marque commerciale de Caseware International, Inc.
CONTINUUS est une marque commerciale de Continuus Software Corporation.
CRYSTAL REPORTS est une marque commerciale de Seagate Software Inc.
DEFINITY est une marque commerciale d'Avaya Inc.
DIALOGIC, INTEL et VOICEBRIDGE sont des marques commerciales d'Intel Corporation.
DIVX est une marque commerciale de DivXNetworks, Inc.
EUDORA et QUALCOMM sont des marques commerciales de Qualcomm, Inc.
eTrust et InoculateIT sont des marques commerciales de Computer Associates Think Inc.
DIRECTX, EXCHANGE.NET, FRONTPAGE, INTERNET EXPLORER, LINKEXCHANGE,
MICROSOFT, MICROSOFT EXCHANGE SERVER, MS-DOS, NETMEETING, OUTLOOK,
POWERPOINT, VISUAL STUDIO, WINDOWS, WINDOWS MEDIA et WINDOWS NT sont
des marques commerciales de Microsoft Corporation.
GROUPWISE et NOVELL sont des marques commerciales de Novell Inc.
HITACHI est une marque commerciale de Hitachi Limited.
LOGITECH est une marque commerciale de Logitech, Inc.
LUCENT est une marque commerciale de Lucent Technologies, Inc.
MATRA est une marque commerciale de Matra Hachette.
MCAFFEE et NETSHIELD sont des marques commerciales de McAfee Associates, Inc.
MYLEX est une marque commerciale de Mylex Corporation.
NET2PHONE est une marque commerciale de Net2Phone, Inc.
NETOPIA est une marque commerciale de Netopia, Inc.
NETSCAPE COMMUNICATOR est une marque commerciale de Netscape
Communications Corporation.
NOTES est une marque commerciale de Lotus Development Corporation.
NORTON ANTIVIRUS et PCANYWHERE sont des marques commerciales de Symantec
Corporation.
iii
POWERQUEST est une marque commerciale de PowerQuest Corporation.
PROMARK et RHOBOT sont des marques commerciales de DMI Promark, Inc.
QUICKTIME est une marque commerciale d'Apple Computer, In.
RADISYS est une marque commerciale de Radisys Corporation.
ROLM est une marque commerciale de Siemens ROLM Communications Inc.
SLR4, SLR5 et TANDBERG sont des marques commerciales de Tandberg Data ASA.
SONY est une marque commerciale de Sony Corporation.
SYBASE est une marque commerciale de Sybase, Inc.
TEAC est une marque commerciale de TEAC Corporation.
UNIX est une marque commerciale d'X/Open Company Limited.
US ROBOTICS, le logo US ROBOTICS et SPORTSTER sont des marques commerciales
de US Robotics.
WINAMP est une marque commerciale de Nullsoft, Inc.
WINRUNNER est une marque commerciale de Mercury Interactive Corporation.
WINZIP est une marque commerciale de Nico Mark Computing, Inc.
iv
Sommaire
Bienvenue dans CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
Mise en route . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Utilisation des messages CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Lecture des messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Affichage de télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Création de messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Création de télécopies et de messages texte . . . . . . . . . . . . . . .15
Création et envoi groupé de télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Utilisation des pages de garde de télécopie personnalisées . . . .25
Communication avec l'expéditeur d'un message . . . . . . . . . . . . .30
Transfert des messages et réponse à ceux-ci . . . . . . . . . . . . . . .30
Ajout des pièces jointes aux messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Définition des options de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31
Adressage de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32
Listes de distribution personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37
Modification des paramètres de la boîte aux lettres . . . . . . . . . .38
Modification des paramètres de livraison du courrier . . . . . . . . .39
Modification des paramètres du carnet d'adresses . . . . . . . . . . .41
Modification des paramètres audio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42
Liaison avec My CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .43
Travail hors connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44
Informations sur le document . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45
v
vi
Bienvenue dans
CallPilot
CallPilot de Nortel Networks est un système de communication avancé qui
offre une souplesse exceptionnelle en matière de gestion des messages.
Vous pouvez l'utiliser depuis votre téléphone ou votre ordinateur. La
Messagerie de bureau vous donne accès à la messagerie CallPilot par
l'intermédiaire de la messagerie Microsoft Outlook. Voici, parmi d'autres,
certaines des nombreuses utilisations de CallPilot avec votre messagerie
électronique :
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
Ecoute des messages vocaux
Affichage et impression de télécopies
Enregistrement et envoi de messages vocaux
Création et envoi de télécopies, y compris des envois groupés de télécopies
Transfert de messages vocaux et de télécopies et réponse à ceux-ci
Communication avec l'expéditeur d'un message
Ajout d'options de message, telles que « urgent » ou « privé »
Ajout de pièces jointes comportant un message vocal, une télécopie ou
du texte
Création des listes de distribution personnelles
Modification du mot de passe CallPilot
Accès à My CallPilot sur le Web pour l'affichage d'informations sur les
utilisateurs et modification des paramètres de fonctions
Certaines fonctions mentionnées dans ce guide peuvent ne pas s'appliquer
à la version de CallPilot que vous utilisez. Pour obtenir davantage
d'informations, reportez-vous à la rubrique Disponibilité des fonctions dans
l'aide en ligne de la Messagerie de bureau ou contactez votre
administrateur.
7
Mise en route
A propos de ce guide
Ce guide de l'utilisateur explique comment utiliser CallPilot avec votre messagerie
Microsoft Outlook.
Les instructions et captures d'écran présentées dans ce guide ont pour objectif de vous
aider à utiliser CallPilot avec votre messagerie. Certaines informations spécifiques
peuvent varier en fonction de votre système d'exploitation, de la version d'Outlook dont
vous disposez et des fonctions disponibles dans votre boîte aux lettres CallPilot.
Pour obtenir davantage d'informations sur l'utilisation de CallPilot, reportez-vous à l'aide
en ligne de la Messagerie de bureau.
Préliminaires
Avant d'utiliser CallPilot, votre administrateur doit s'assurer que votre compte de
courrier électronique est correctement configuré pour CallPilot. Votre ordinateur doit
présenter la configuration suivante :
„
„
„
„
„
„
„
„
„
„
un lecteur CallPilot qui permet de lire et d'enregistrer des messages vocaux,
un pilote de télécopieur Nortel pour créer des télécopies,
les clients de messagerie groupware Microsoft Outlook 98 ou 2000 (SR-2) en
mode entreprise ou Microsoft Outlook 2002 (SR-2),
Windows 98 SE, Windows 2000 Professionnel ou Windows XP,
un moniteur 256 couleurs, 800 x 600,
15 Mo d'espace disque libre pour installer le logiciel,
une carte son et des haut-parleurs pour l'écoute des messages sur l'ordinateur,
un microphone connecté à votre ordinateur ou un téléphone à proximité de
l'ordinateur pour l'enregistrement des messages vocaux,
une connexion LAN (Ethernet), RNIS, ADSL ou par modem numéroteur pour
accéder aux messages CallPilot,
Internet Explorer 5.x et 6.x ou Netscape 6.2x et les versions ultérieures pour
accéder à My CallPilot.
8
Connexion
Vous pouvez vous connecter simultanément à votre programme de courrier
électronique et à CallPilot.
Pour vous connecter à Microsoft Outlook
1
Ouvrez votre messagerie
Microsoft Outlook. La boîte de
dialogue Connexion à CallPilot
apparaît.
2 Dans la zone Boîte vocale,
saisissez le numéro de votre
boîte aux lettres ou
sélectionnez-le.
3 Dans la zone Mot de passe,
saisissez votre mot de passe
CallPilot.
4 Cochez la case Mémoriser mot
de passe pour que CallPilot se
connecte automatiquement.
5 Cliquez sur OK.
Remarque : Ne laissez pas cette case cochée sur un ordinateur partagé.
Pour vous déconnecter
Lorsque vous quittez Microsoft Outlook, vous vous déconnectez automatiquement de
CallPilot.
Connexion à distance
Vous pouvez vous connecter à votre boîte aux lettres à partir de n'importe quel
ordinateur, pourvu qu'il soit configuré de la même manière que le vôtre et que CallPilot
y soit installé. Ainsi, vous pouvez utiliser un ordinateur configuré pour l'accès invité ou
votre ordinateur personnel à l'aide d'une connexion d'accès à distance vers le serveur.
9
Utilisation des messages CallPilot
Lorsque vous ouvrez votre messagerie électronique et que CallPilot est installé, les
messages CallPilot apparaissent dans le dossier Mémoire de messages CallPilot.
Celui-ci contient des sous-dossiers accueillant la boîte de réception CallPilot, la boîte
d'envoi, les éléments envoyés et les éléments supprimés.
Boîte de réception CallPilot
Appeler
l'expéditeur
Nouveau
message
Créer un
message
Message urgent
Message
ouvert par le
destinataire
Fichiers joints
(message vocal,
télécopie, texte)
Message reçu
Mémoire de
messages
CallPilot
Pour vérifier l'arrivée de nouveaux messages
L'indicateur de message en attente de l'écran CallPilot devient rouge pour
signaler la réception d'un nouveau message. Pour activer ou désactiver
l'indicateur, reportez-vous à la section Modification des paramètres de livraison
du courrier, à la page 39. Les nouveaux messages apparaissent en gras.
Pour ouvrir un message
Double-cliquez sur la ligne du message. Reportez-vous aux sections Lecture des
messages vocaux, à la page 11, et Affichage de télécopies, à la page 12, pour plus
d'informations.
Pour supprimer un message
Cliquez sur le message pour le sélectionner dans la boîte de réception, puis
cliquez sur l'icône de suppression dans la barre d'outils. Vous pouvez également
cliquer sur cette icône dans un message CallPilot ouvert. Le message supprimé
est transféré vers le dossier Eléments supprimés. Lorsque vous vous déconnectez ou
cliquez sur Quitter dans Outlook, les messages CallPilot du dossier des éléments
supprimés sont immédiatement supprimés sans confirmation de votre part.
Pour organiser vos messages
Vous pouvez créer des dossiers CallPilot dans le dossier Mémoire de messages CallPilot
vers lesquels vous pouvez déplacer les messages ou les copier. Vous pouvez accéder à
ces messages lorsque vous vous connectez par téléphone ou via My CallPilot.
10
Lecture des messages vocaux
Lorsque vous ouvrez un message vocal, le lecteur CallPilot apparaît. Dans le
cas de messages comportant des éléments vocaux, une télécopie ou du texte,
vous devez cliquer sur l'icône de message vocal pour ouvrir le lecteur CallPilot.
Pour sélectionner le téléphone ou l'ordinateur pour écouter les messages vocaux
Vous pouvez choisir d'écouter les messages depuis votre téléphone ou votre
ordinateur. Pour passer d'un mode d'écoute à l'autre ou pour changer le numéro de
téléphone que CallPilot compose, reportez-vous à la section Modification des
paramètres audio, à la page 42. Vous pouvez également changer le mode d'écoute en
cliquant sur l'icône de téléphone ou d'ordinateur à partir du lecteur CallPilot.
Pour écouter un message depuis un téléphone
1
2
3
Si le téléphone est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans
la boîte de réception CallPilot et répondez au téléphone lorsqu'il sonne.
Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer ou bien
encore appeler l'expéditeur, utilisez les boutons correspondants du lecteur
CallPilot.
Lorsque vous avez terminé, raccrochez et fermez le message.
Pour écouter un message depuis un ordinateur
1
2
3
Si l'ordinateur est sélectionné pour l'écoute, double-cliquez sur le message dans
la boîte de réception CallPilot. Vous pouvez entendre le message par
l'intermédiaire des haut-parleurs de l'ordinateur ou d'un casque.
Pour écouter le message ou l'interrompre, revenir en arrière ou avancer, régler le
volume et la vitesse, ou bien appeler l'expéditeur, utilisez les boutons
correspondants du lecteur CallPilot.
Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
Supprimer le
message
Fermer le message
Ouvrir le message
suivant ou
précédent
Transférer
Répondre à tous
Répondre
Position dans le
message
Etat
Ecouter/
Réécouter
Déconnexion
Arrêter
Appeler
l'expéditeur
Ecouter les messages
depuis le téléphone
Ecouter des
messages depuis
l'ordinateur
Régler
le volume
Début/
Reculer
Fin/
Avancer
11
Régler
la vitesse
Affichage de télécopies
Remarque : Afin de recevoir des télécopies, il faut que l'administrateur
système CallPilot ait activé la fonction de télécopie de votre boîte aux lettres.
Pour afficher une télécopie
1
2
3
Dans la boîte de réception CallPilot, double-cliquez sur une télécopie. Si vous
ouvrez un message ne comportant qu'une télécopie, il s'affiche tout de suite. Si
le message comporte des éléments vocaux, une télécopie ou du texte, cliquez
sur l'icône de télécopie pour afficher la télécopie.
Vous pouvez agrandir ou réduire une télécopie, la faire pivoter, la déplacer,
l'imprimer, la supprimer, l'enregistrer, ajouter une annotation vocale au fichier
enregistré, la transférer et y répondre.
Lorsque vous avez terminé, fermez le message.
Fermer le
message
Ouvrir le
message
suivant ou
précédent
Imprimer
Supprimer le
message
Répondre
Transférer
Répondre à tous
Sélectionner
une partie de
l'image
Modifier
l'affichage des
pages
Déplacer/
Faire défiler
l'image
Page suivante
ou précédente
Zoom avant
Zoom arrière
Rotation à
gauche
Rotation à droite
12
Création de messages vocaux
Vous pouvez enregistrer un message vocal à partir de l'ordinateur ou du téléphone, puis
l'adresser et l'envoyer comme vous procéderiez s'il s'agissait d'un message électronique.
Pour enregistrer un message vocal et l'envoyer
1
2
3
4
5
6
Dans la boîte de réception CallPilot, cliquez sur l'icône Nouveau message
.
CallPilot
Dans le formulaire Nouveau message, ouvrez le lecteur CallPilot en cliquant sur
l'icône de téléphone de la barre d'outils du lecteur CallPilot, s'il n'est pas déjà
ouvert.
Dans le lecteur CallPilot, cliquez sur le bouton rouge Enregistrer, puis
commencez l'enregistrement.
Si vous enregistrez le message depuis l'ordinateur, parlez dans le microphone.
Cliquez sur Arrêter pour mettre fin à l'enregistrement. Cliquez sur Ecouter pour
l'écouter. Pour ajouter du texte à l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer, dictez
votre texte et cliquez sur Arrêter.
Si vous enregistrez le message depuis le téléphone, décrochez le combiné à la
sonnerie. Après le bip, enregistrez le message. Cliquez sur Arrêter pour mettre fin
à l'enregistrement. Cliquez sur Ecouter pour l'écouter.
Pour ajouter du texte à l'enregistrement ou pour le réenregistrer, placez la glissière
de lecture à l'endroit de votre choix dans l'enregistrement, cliquez sur Enregistrer,
dictez votre texte et cliquez sur Arrêter. Raccrochez le téléphone.
Cliquez sur A… pour saisir une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot,
de votre messagerie ou de tout autre carnet d'adresses. Reportez-vous à la
section Adressage de messages, à la page 32, pour plus d'informations. Vous
pouvez également saisir une adresse formatée dans le champ A....
Ajoutez les pièces jointes et les options, le cas échéant. Reportez-vous aux
sections Ajout des pièces jointes aux messages, à la page 31, et Définition des
options de messages, à la page 31, pour plus d'informations.
Dans la barre d'outils, cliquez sur l'icône d'envoi de message.
13
Envoyer le message
Enregistrer le
message
Joindre un
fichier
Saisir l'adresse du
message
Ouvrir le
lecteur
CallPilot à
partir de
l'icône de
téléphone
Définir des options
Glissière de lecture
Ecouter
Arrêter
Régler la vitesse
Enregistrer depuis
le téléphone
Enregistrer depuis
l'ordinateur
Enregistrer
Régler le
volume
Début/
Reculer
Fin/
Avancer
Pour enregistrer un message tout juste créé sous forme de fichier
1
2
Dans un formulaire Nouveau message, enregistrez le message, puis dans le
menu Fichier , cliquez sur Enregistrer sous....
Dans la zone Nom de fichier, saisissez un nom, puis sélectionnez le dossier dans
lequel enregistrer le fichier et cliquez sur Enregistrer. Enregistrez les fichiers
vocaux au format .vbk. Remarque : CallPilot convertit automatiquement les
fichiers .vbk au format .wav lorsqu'il les transmet vers des systèmes sur lesquels
CallPilot n'est pas installé. Reportez-vous à la section Modification des
paramètres de livraison du courrier, à la page 39, pour plus d'informations.
14
Création de télécopies et de messages texte
Pour créer une télécopie et l'envoyer
Pour pouvoir créer une télécopie, vous devez activer la fonction de télécopie de la boîte
aux lettres CallPilot. En outre, les ordinateurs des destinataires CallPilot de vos
télécopies doivent également être pourvus de cette fonction. Si les destinataires
accèdent à leurs messages depuis leur téléphone, ils ne peuvent lire les télécopies
qu'en les imprimant. Vous pouvez également envoyer une télécopie vers un télécopieur.
1
Ouvrez le document à télécopier. Sa largeur doit être inférieure ou égale à
21,5 cm.
2 Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer.
3 Dans la liste des imprimantes, sélectionnez Télécopie Nortel, puis cliquez sur
Imprimer ou sur OK.
4 La boîte de dialogue Nouvelle télécopie apparaît. Avant d'envoyer une télécopie,
vous pouvez ajouter des documents en répétant les étapes 1 à 3. Vous pouvez
également inclure une page de garde, afficher la télécopie et l'enregistrer sous
forme de fichier pour la transmettre ultérieurement.
5 Sélectionnez l'option appropriée Envoyer en utilisant....
Pour envoyer une télécopie, saisissez le numéro du télécopieur ou celui de la
boîte aux lettres CallPilot (« m » plus un chiffre, comme m7366) dans le champ
Télécopieur(s), indiquez l'objet dans le champ Objet, puis cliquez sur Envoyer.
Pour envoyer votre télécopie sous forme de pièce jointe à un nouveau message
CallPilot, sélectionnez Messagerie de bureau CallPilot pour Microsoft
Outlook sous Envoyer en utilisant, puis cliquez sur Envoyer.
Afficher avant
envoi
Nom du fichier
Supprimer
avant envoi
Options d'envoi
de télécopies
Modifier l'ordre
d'envoi des
télécopies
Sélection d'une
option de page
de garde
Enregistrer pour
envoi ultérieur
15
6
7
Un formulaire Nouveau message auquel est joint le fichier de télécopie s'ouvre.
Indiquez une adresse provenant du carnet d'adresses CallPilot, de celui de votre
programme de courrier électronique ou de votre carnet d'adresses. Reportezvous à la section Adressage de messages, à la page 32, pour plus d'informations.
Vous pouvez également saisir l'adresse formatée dans le champ A....
Ajoutez les pièces jointes et les options, le cas échéant. Reportez-vous aux
sections Ajout des pièces jointes aux messages, à la page 31, et Définition des
options de messages, à la page 31, pour plus d'informations.
Cliquez sur Envoyer le message.
Pour créer une télécopie et l'envoyer
Pour créer un message texte, ouvrez un formulaire Nouveau message CallPilot, puis
saisissez ou collez votre texte. Cliquez ensuite sur l'icône d'envoi de message.
16
Création et envoi groupé de télécopies
Pour envoyer des télécopies CallPilot personnalisées à plusieurs destinataires, vous
pouvez utiliser la fonction de publipostage de Microsoft Word et envoyer votre tâche
d'impression à l'imprimante d'envoi groupé de télécopies Nortel. Il est préférable d'être
déjà familier avec la fonction de publipostage de Word pour utiliser la fonction d'envoi
groupé de télécopies. Consultez la documentation MS Word. Notez que la fonction
d'envoi groupé de télécopies CallPilot est disponible uniquement pour les utilisateurs de
bureau CallPilot et Web ayant installé le pilote d'imprimante d'envoi groupé de
télécopies Nortel.
Pour utiliser la fonction de publipostage avec CallPilot, vous avez besoin de votre
document principal (le fichier que vous souhaitez envoyer à vos destinataires) et d'un
document de source de données qui contient des informations sur les destinataires,
telles que leur nom et leur numéro de télécopie.
L'installation de la messagerie de bureau Callpilot comprend un exemple de source de
données Microsoft Word appelé Data.doc et un exemple de document principal
Microsoft Word appelé Sample.doc. Ils sont détaillés ci-dessous pour expliquer le
processus d'envoi groupé de télécopies.
Accès et modification du document de source de données d'exemple
Le fichier Data.doc est constitué d'un tableau Microsoft Word. Il est organisé en
colonnes avec une ligne pour chaque destinataire. Dans l'exemple apparaissent les
titres de colonnes suivants : A-Fax, A-Nom, AccuséRéc, TypeTrans, A-Société et A-Tél.
Ces titres de colonnes peuvent être modifiés et supprimés. En outre, des colonnes
peuvent être ajoutées. Les titres de colonnes servent de libellés qui peuvent être
insérés dans le document principal pour personnaliser la télécopie en fonction de
chaque destinataire ou pour indiquer à CallPilot comment gérer la télécopie.
1 Sélectionnez le répertoire \Program Files\Nortel Networks\CallPilot\nda et
ouvrez le fichier Data.doc.
17
2
3
Vous pouvez ajouter des colonnes ou en supprimer, comme vous le souhaitez. Si
vous ajoutez des colonnes, choisissez un nom de titre de colonne significatif.
Ajoutez les données requises sous chaque titre de colonne. Vous pouvez créer la
source de données de quelque manière que ce soit pour remplir un tableau
Microsoft Word, y compris en important des informations de fichiers existants.
Si vous modifiez la liste des destinataires à l'aide de la fonction de publipostage (en
cliquant sur Modifier dans la section Source de données de la boîte de dialogue
Aide au publipostage), la fenêtre de formulaire de données s'ouvre et affiche toutes
les entrées du tableau de source de données. Vous pouvez ajouter, supprimer,
modifier et rechercher des enregistrements dans cette fenêtre. Les titres de
colonnes que vous avez ajoutés ou modifiés dans le fichier de source de données
apparaissent automatiquement dans cette fenêtre. Notez que le champ A-Fax est le
seul champ obligatoire pour CallPilot.
Les paramètres et les caractères suivants sont pris en charge dans le champ A-Fax :
„
„
„
„
„
„
„
La longueur maximale du numéro de télécopie est de 120 caractères.
Les numéros de 0 à 9 sont pris en charge.
Les lettres « P » majuscule et minuscule et la virgule sont utilisées pour
effectuer une pause.
Le signe dièse (#) est utilisé par certains serveurs de télécopies et est pris
en charge.
Les symboles de numéros de téléphone communs tels que les parenthèses
gauche et droite et le tiret sont pris en charge.
Les espaces sont pris en charge.
Les lettres « M » majuscule et minuscule situées en face d'un numéro de
boîte aux lettres CallPilot et utilisées pour désigner l'adresse de boîte aux
lettres CallPilot sont prises en charge.
Les autres champs sont facultatifs et sont utilisés pour personnaliser la télécopie ou
pour indiquer à CallPilot comment la gérer. Les trois champs CallPilot spécifiques et
leurs caractéristiques sont les suivants :
„
„
„
A-Nom : il s'agit du nom du destinataire de la télécopie. Ce nom ne peut
pas comporter plus de 256 caractères.
AccuséRéc : vous pouvez utiliser ce libellé pour recevoir un accusé de
réception sous la forme d'un message CallPilot dans votre boîte aux lettres
une fois la télécopie transmise. Si le champ AccuséRéc est défini à « 1 »,
un accusé de réception sera envoyé. Si le champ AccuséRéc est défini à
« 0 », aucun accusé de réception ne sera envoyé. Si le champ AccuséRéc
est vide ou qu'il n'apparaît pas dans le fichier Data.doc, aucun accusé de
réception ne sera envoyé.
TypeTrans : ce champ peut être utilisé pour définir une priorité de
transmission pour chaque destinataire. Si le champ TypeTrans est défini à
« 0 » ou laissé vide (ou s'il n'apparaît pas dans votre formulaire Data.doc),
le message sera libellé comme étant une transmission en mode Normal. Si
le champ TypeTrans est défini à « 1 », le message sera libellé comme étant
18
4
5
une transmission en mode Economie. Si le champ TypeTrans est défini à
« 2 », le message sera libellé comme étant une transmission en mode
Urgent. Les messages envoyés à des destinataires non CallPilot dont le
type de transmission est défini à Economie seront transmis selon un
planning défini par le serveur CallPilot pour une transmission en mode
Economie. Notez que les messages envoyés aux boîtes aux lettres CallPilot
ne seront pas affectés par la désignation Economie. Ils seront transmis
comme étant des messages en mode Normal. La transmission de
messages libellés en mode Normal ou Urgent commence immédiatement.
Les messages en mode Urgent affichent l'icône Urgent lorsqu'ils sont
affichés à partir de My CallPilot ou d'un client de la Messagerie de bureau et
un message vocal identifie le message comme étant Urgent depuis
l'interface téléphonique CallPilot. Les messages envoyés en mode Urgent
sont traités en mode Normal lorsqu'ils sont envoyés à des adresses
non CallPilot.
Une fois le tableau mis à jour, enregistrez toutes les modifications. A ce stade,
vous devriez normalement donner un nom unique à votre fichier de données
mais nous garderons ici le nom Data.doc pour terminer cette procédure.
Fermez le document. Le fichier Data.doc peut désormais être utilisé comme
source de données par la fonction de publipostage de Microsoft.
Accès et modification du document principal d'exemple
Le fichier Sample.doc est un exemple de document principal Microsoft Word.
1
A partir du répertoire \Program Files\Nortel Networks\CallPilot\nda, ouvrez le
fichier Sample.doc dans MS Word.
Ce document contient des champs libellés correspondant à ceux du fichier d'exemple
Data.doc. Vous pouvez l'utiliser pour vous familiariser avec cette fonction ou comme
modèle pour vos propres télécopies. Si vous avez modifié les noms de titres de
colonnes dans le fichier Data.doc, vous devez également les modifier dans votre
document principal.
19
Première page
La première page du document principal est une page spéciale et ne fait pas partie de
la télécopie finale. Elle est cependant configurée correctement.
Cette page fournit un emplacement pour faire correspondre les informations dans la
source de données pour chaque document de télécopie personnalisé. Pour signaler à
CallPilot qu'il s'agit d'un fichier d'envoi groupé de télécopies et pour empêcher que cette
page fasse partie de la télécopie, deux codes de contrôle spéciaux doivent apparaître
sur la première page :
$SOJ$
Début de l'opération. Cette commande signale au pilote de télécopie le
démarrage du processus. Elle peut être placée n'importe où sur la
première page.
/zz
Ignorer cette page. Cette commande peut être placée n'importe où sur la
première page. Elle empêche la première page de faire partie du
message de télécopie.
Le logiciel de bureau CallPilot récupère le numéro de télécopie depuis la première page
du document. En outre, le logiciel de bureau CallPilot récupère le nom du destinataire,
l'accusé de réception et le type de transmission, s'ils existent sur la première page.
/tp
Numéro de télécopie. Utilisé pour envoyer la télécopie. Ce champ est
obligatoire.
/dr
Accusé de réception. Un accusé de réception peut être activé ou
désactivé pour chaque destinataire. Ce champ est facultatif.
20
/tn
Nom du destinataire. Ce nom est utilisé pour identifier l'enregistrement
dans la boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoi groupé si le
numéro de télécopie manque ou est incorrect. Ce champ est facultatif.
/dt
Type de transmission. Ce champ est utilisé pour ajouter aux messages
une priorité de transmission (Normal, Economie ou Urgent). Ce champ
est facultatif.
Pour compléter cette page, le titre de colonne Numéro de télécopie (c'est-à-dire <<AFax>>) doit être inséré après la commande /tp à l'aide de la fonction d'insertion de
l'utilitaire de publipostage. En outre, le titre de colonne Accusé de réception (c'est-à-dire
<<AccuséRéc>>) peut être inséré après la commande /dr, le champ Nom du
destinataire (c'est-à-dire <<A-Nom>>) peut être inséré après la commande /tn et le
champ Type de transmission (c'est-à-dire <<TypeTrans>>) peut être inséré après la
commande /dt.
Remarque : Toutes les commandes d'envoi groupé de télécopies sont sensibles
à la casse.
A l'aide de cette fonction d'adressage de télécopies avancée, les utilisateurs peuvent
également modifier toutes les données dans une seule colonne sans modifier le fichier
de source de données. Par exemple, si un tableau de source de données contient des
numéros de télécopie pour un grand nombre de destinataires mais que le numéro
d'accès externe « 9 » manque, ce numéro peut être ajouté à tous les numéros de
télécopie en modifiant la commande sur la première page du document comme suit :
/tp9<<A-Fax>>
Dans cet exemple, un « 9 » est ajouté au début de chaque numéro de téléphone au
cours du processus d'envoi groupé de télécopies. La source de données reste
inchangée et peut être utilisée à partir d'un autre emplacement qui ne nécessite pas le
chiffre « 9 » pour un accès externe.
Deuxième page
Lorsque vous avez créé le document de source de données et la première page du
document principal, vous pouvez commencer à personnaliser votre télécopie. Notez
que la largeur de votre document doit être égale ou inférieure à 21,5 cm.
Vous pouvez utiliser tous les libellés de titres de colonnes de source de données pour
personnaliser le document. Un exemple d'utilisation du fichier Sample.doc est indiqué
ci-après :
21
Dans cet exemple, le document est personnalisé pour chaque destinataire. Les titres de
colonnes de source de données sont insérés dans le document à l'aide de la fonction
d'insertion de l'utilitaire de publipostage de MS Word. Après personnalisation du
document principal, celui-ci est prêt à être fusionné avec les informations du fichier
Data.doc. Consultez l'aide de la fonction de publipostage de MS Word pour plus de
détails sur l'insertion des champs de source de données dans le document.
Fusion des données à partir de la source de données dans le document principal
Lorsque vous êtes prêt à fusionner les données à partir du fichier de source de
données dans votre document principal :
1 Sélectionnez Publipostage dans le menu Outils de MS Word. Selon la version
de MS Word que vous utilisez, l'option Publipostage peut se trouver sous un titre
de menu différent.
a. Dans la version Office XP, sélectionnez Outils>Lettres et
publipostage>Assistant Fusion et publipostage.
b. Dans Office 2000, sélectionnez Outils / Publipostage.
2 Vérifiez que le fichier Sample.doc est sélectionné comme document principal et
que le fichier Data.doc est sélectionné comme source de données.
3 Sélectionnez Fusionner vers l'imprimante, puis sélectionnez le pilote d'envoi
groupé des télécopies Nortel dans la boîte de dialogue d'impression qui
apparaît.
Remarque : Assurez-vous que MS Word n'est pas configuré pour imprimer des
pages en commençant par la dernière.
4 Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue d'impression pour commencer l'envoi
groupé de télécopies.
22
Lorsque le document est fusionné, les valeurs de données du fichier de source de
données sont fusionnées dans le document principal dans les colonnes appropriées et
un fichier TIF de télécopie propre à chaque destinataire est créé. Le logiciel de bureau
CallPilot adresse et transfert les fichiers de télécopie au serveur. Le serveur CallPilot
est chargé de l'envoi de la télécopie aux destinataires.
Lorsque le processus démarre, la boîte de dialogue d'état d'impression apparaît. Le
numéro de la page augmente avec la conversion de chaque page au format TIF.
Puisque la première page est ignorée, elle n'est pas incluse dans le compte. Par
exemple, si une télécopie de trois pages est envoyée à 10 destinataires, la boîte de
dialogue affiche « Impression de la page 1 », « Impression de la page 2 » et ainsi de
suite jusqu'à « Impression de la page 20. » Uniquement 20 pages sont imprimées
puisque la première page de chaque document est ignorée.
Les problèmes qui se produisent lors de la création des images ou d'adresses de
télécopies s'affichent dans une boîte de dialogue Télécopie Nortel - Etat de l'envoi
groupé distincte :
Les problèmes tels qu'une adresse de télécopie manquante ou non prise en charge
sont vérifiés. Cependant, les problèmes tels qu'un mauvais numéro de télécopie ne
sont pas identifiés, pourvu que le numéro soit saisi dans un format valide. Un mauvais
numéro de télécopie provoque l'envoi d'un accusé de non-transmission dans la boîte
aux lettres CallPilot de l'utilisateur par le serveur CallPilot.
Lorsque vous cliquez sur le bouton OK, le processus d'envoi groupé de télécopies
s'arrête et aucune télécopie n'est envoyée. Vous devez ensuite corriger les adresses de
télécopie et lancer à nouveau l'envoi des télécopies.
Si toutes les télécopies et les adresses sont créées correctement, une boîte de
dialogue apparaît lors de l'adressage et du transfert des télécopies vers le serveur
CallPilot, indiquant l'état de l'envoi groupé de télécopies. Si vous cliquez sur Annuler
dans cette boîte de dialogue avant la fin de l'opération, une autre boîte de dialogue
apparaît et vous demande de confirmer l'annulation. Si vous sélectionnez Oui, tous les
fichiers temporaires sont supprimés et le processus s'arrête. Cependant, toutes les
télécopies qui ont déjà été transférées vers le serveur CallPilot sont envoyées.
23
Si un problème se produit lors du transfert de la télécopie, une boîte de dialogue
semblable à celle ci-dessous apparaît :
Si vous sélectionnez Oui, une tentative de renvoi de la télécopie au serveur est activée.
Si vous sélectionnez Non, la télécopie en cours est ignorée et le processus commence
sur la télécopie suivante dans la liste. La télécopie qui a été ignorée ne sera pas
envoyée. Si vous sélectionnez Annuler, une autre boîte de dialogue apparaît et vous
invite à confirmer l'annulation. Si vous sélectionnez Oui, tous les fichiers temporaires
sont supprimés et le processus s'arrête. Toutes les télécopies qui ont déjà été
transférées vers le serveur CallPilot sont envoyées. Si vous sélectionnez Non, la boîte
de dialogue d'échec ci-dessus s'affiche à nouveau, ce qui vous permet d'effectuer un
choix différent.
Une fois toutes les télécopies transférées au serveur, une boîte de dialogue de
confirmation apparaît.
24
Utilisation des pages de garde de télécopie
personnalisées
Les utilisateurs de Callpilot peuvent choisir de joindre une page de garde à leurs
télécopies. Celles-ci sont en général conçues et gérées par l'administrateur serveur.
L'utilisateur sélectionne simplement son style de page de garde (si plusieurs styles sont
disponibles).
Les pages de garde comportent généralement les informations suivantes :
Informations en provenance : Titre
Informations à destination :
Nom
Département
Société
Numéro de téléphone
Numéro de télécopie
Titre
Département
Nom
Numéro de téléphone
Société
Numéro de télécopie
Nombres de pages
Date et heure de l'envoi
Section Mémo de la page de garde
Configuration de CallPilot
La page Configuration de la messagerie de bureau CallPilot comprend l'option Ajouter
une page de garde aux transferts de télécopie. Cette option est désactivée par défaut,
ce qui signifie qu'une page de garde n'est pas ajoutée au message.
Si vous sélectionnez cette option, vous pouvez ensuite choisir une page de garde par
défaut dans la liste des pages de gardes disponibles. Cliquez sur le bouton Parcourir…
pour sélectionner l'emplacement où se trouvent les pages de garde. L'emplacement par
défaut est : \\Program Files\Nortel Networks\ CallPilot\cvrpages.
25
Formulaire de personnalisation de la Messagerie de bureau CallPilot
Le formulaire de personnalisation de la Messagerie de bureau CallPilot contient un
menu Page de garde qui contient les sous-menus suivants : Ajouter et Modifier.
Le menu Ajouter affiche une liste des pages de garde disponibles. Sélectionnez une
de ces pages et cliquez sur OK.
Le menu Modifier affiche la page de garde en cours, que vous pouvez alors
modifier. Dans la fenêtre Modifier, vous pouvez également prévisualiser la page de
garde en cours.
Si vous avez activé l'option Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie,
la Messagerie de bureau CallPilot ajoute la page de garde sélectionnée au formulaire
de personnalisation. La page de garde apparaît comme la première pièce jointe sur la
liste des pièces jointes (fenêtre de gauche). L'affichage de la pièce jointe (fenêtre de
droite) ne contient que la section Mémo de la page de garde. Vous pouvez inclure des
informations supplémentaires dans cette fenêtre.
26
Formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel
Vous pouvez utiliser le formulaire du pilote d'imprimante-télécopieur Nortel pour
envoyer une télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot (tel que MS
Outlook) ou de la fonction QuickFax. La fonction QuickFax vous permet d'envoyer une
télécopie directement à partir de la boîte de dialogue d'impression. Si vous choisissez
d'envoyer votre télécopie à l'aide d'un client de Messagerie de bureau CallPilot, la page
de garde est disponible à partir du formulaire CallPilot personnalisé.
27
Si vous choisissez
d'envoyer votre télécopie
vers une destination
spécifique (un télécopieur,
par exemple), le champ
Page de garde devient
actif et vous permet de
rechercher une page de
garde et/ou d'en
sélectionner une dans la
liste déroulante. Vous
pouvez ensuite modifier
son contenu. Cette
fonctionnalité est similaire à
celle du formulaire
personnalisé. Reportezvous à la section suivante pour plus d'informations. Vous pouvez également choisir de
ne pas insérer de page de garde en sélectionnant l'option Pas de page de garde dans
la liste déroulante Utiliser la page de garde de télécopie.
Notez que vous pouvez également inclure une ligne Objet. Les informations du champ
Objet apparaissent uniquement dans la partie courrier électronique de la télécopie.
Elles n'apparaissent pas sur la copie papier de la télécopie.
Modification et prévisualisation de la page de garde
Vous pouvez prévisualiser la page de garde en cours et modifier son contenu à partir
du formulaire CallPilot personnalisé et du pilote d'imprimante de télécopie Nortel.
28
Cliquez sur Aperçu pour afficher l'état en cours de la page de garde.
La première fois que vous accédez à cette page, la section De est remplie
automatiquement à partir des informations du registre. La Messagerie de bureau
remplit les données entrées dans cette section et remplit automatiquement ces champs
lors de connexions ultérieures à cette page. Bien que les informations de la section De
soient automatiquement insérées à partir du registre, vous pouvez toujours les modifier.
Le champ Télécopie dans la section A est toujours en lecture seule. CallPilot remplit le
champ à l'aide de l'adresse mentionnée dans les formulaires personnalisés ou de pilote
de télécopie. Le champ Nom est en lecture seule si la page de garde est utilisée à partir
du formulaire personnalisé. Dans ce cas, CallPilot remplit automatiquement ce champ
avec le nom du destinataire. Si vous utilisez le pilote d'imprimante de télécopie à la
place, ce champ reste vide et vous pouvez le compléter.
Si vous utilisez une page de garde à partir du pilote d'imprimante de télécopie, la
Messagerie de bureau CallPilot compte le nombre de pages et saisit les informations
dans le champ Pages. Lorsque vous utilisez le formulaire personnalisé, le champ
Pages reste vide. Vous pouvez modifier ce champ dans les cas suivants :
Le champ Envoyées utilise l'heure et la date en cours par défaut. Vous pouvez
également modifier ce champ.
La section Mémo est synchronisée avec la section Mémo du formulaire personnalisé.
La section Mémo est synchronisée avec la section Mémo du formulaire personnalisé.
La longueur maximale du champ Mémo est de 2 500 caractères.
29
Communication avec l'expéditeur d'un message
Vous pouvez répondre à un message CallPilot ou MS Outlook par un appel
téléphonique plutôt que par un message enregistré.
Remarque : Lorsque vous répondez au message dans MS Outlook, ce programme
doit pouvoir trouver l'expéditeur du message électronique dans le carnet d'adresses
existant. Cette opération s'exécute correctement à chaque fois qu'un message
provient de MS Exchange Server. Cependant, il se peut que MS Outlook ne puisse
pas déterminer l'expéditeur lorsqu'un message Outlook provient d'un serveur
externe SMTP.
1 Sélectionnez un message dans votre boîte de réception CallPilot ou
Microsoft Outlook.
Cliquez sur l'icône de barre d'outils Appeler l'expéditeur
.
Puisque le carnet d'adresses de l'expéditeur du courrier électronique peut contenir
plusieurs numéros, tous les numéros de téléphone trouvés pour l'expéditeur
apparaissent dans la boîte de dialogue Appeler l'expéditeur. Sélectionnez le
numéro approprié et cliquez sur le bouton Appeler l'expéditeur. Le client du
bureau CallPilot essaiera de se rappeler les modifications que vous effectuez.
2 Répondez au téléphone lorsqu'il sonne. CallPilot appelle immédiatement
l'expéditeur du message.
3 Lorsque vous avez terminé, raccrochez le téléphone ou cliquez sur
Déconnecter
.
Transfert des messages et réponse à ceux-ci
Vous pouvez transférer un message et l'accompagner d'une introduction. Vous pouvez
répondre à l'expéditeur du message ou à l'expéditeur et à tous les destinataires.
Pour transférer un message ou y répondre
1
Dans un message ouvert, cliquez sur
Transférer, Répondre ou Répondre
à tous.
2
Enregistrer le message vocal
Rédiger le message texte
Joindre un fichier
Dans le formulaire Nouveau
message, créez votre message vocal
ou texte, ou votre télécopie.
3 Saisissez l'adresse des messages
transférés en procédant comme pour
un nouveau message. Les adresses
des messages de réponse sont
saisies automatiquement.
4 Ajoutez des pièces jointes, définissez les options et modifiez la ligne Objet, si
cela est nécessaire.
5 Cliquez sur l'icône d'envoi de message.
Remarque : L'administrateur système peut bloquer le transfert de messages vers des
adresses e-mail externes.
30
Ajout des pièces jointes aux messages
Avant d'envoyer un message, vous pouvez y joindre un fichier texte ou vocal ou une
télécopie. Les fichiers vocaux peuvent être transmis au format .vbk ou .wav. ; CallPilot
peut convertir automatiquement ces fichiers au format .wav lorsqu'il les transmet
vers des systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé. Reportez-vous à la
section Modification des paramètres de livraison du courrier, à la page 39. Les
fichiers de télécopie doivent être au format .tif et les fichiers texte au format .txt.
Pour joindre un fichier à un message
1
2
3
Dans un formulaire Nouveau
message, cliquez sur l'icône de
pièce jointe.
Dans la boîte de dialogue Ouvrir,
saisissez ou sélectionnez le nom
du fichier à joindre.
Cliquez sur Ouvrir pour joindre le
fichier et revenir au nouveau
message CallPilot.
Définition des options de messages
Avant d'envoyer un message, vous pouvez définir les options de gestion et de transmission.
Pour définir les options de message
1
Dans un formulaire Nouveau message, sélectionnez les options de
transmission, de critère de diffusion et de réception.
Dans le champ Transmission, sélectionnez Urgent ou conservez le paramètre par
défaut Normal.
Dans le champ Critère de diffusion, sélectionnez Privé ou conservez le
paramètre par défaut Public.
Notez que lorsque vous envoyez un message marqué comme Privé, votre
destinataire peut toujours l'envoyer à un tiers s'il ne s'agit pas d'un utilisateur
CallPilot. En outre, les destinataires qui n'utilisent pas CallPilot risquent de ne pas
être informés du caractère privé du message. Ainsi, il convient de le mentionner
dans le corps même du message.
Pour obtenir un accusé de réception indiquant que le destinataire a ouvert le
message, cochez la case Confirmation de lecture. Cochez la case Accusé de
réception pour obtenir une confirmation de réception du message.
2 Poursuivez la rédaction du message, saisissez l'adresse et envoyez le message
comme d'habitude.
31
Adressage de messages
Les entrées dans la liste des contacts de Microsoft Outlook contiennent les informations
suivantes : adresses de messagerie, numéros de télécopie et de téléphone. CallPilot
vous permet d'utiliser les champs de numéros de téléphone et de télécopie dans la liste
des Contacts Outlook lorsque l'adresse de messagerie n'est pas une adresse Microsoft
Exchange Server ou CallPilot Server.
Pour obtenir une adresse du carnet d'adresses
Vous pouvez obtenir l'adresse d'un message CallPilot à partir du carnet d'adresses
CallPilot situé sur le serveur ou à partir de tout autre carnet d'adresses disponible.
„
Le carnet d'adresses de CallPilot est géré au sein de l'entreprise. Il contient les
adresses des utilisateurs CallPilot et les listes de distribution que vous êtes
autorisé à utiliser. Ce carnet d'adresses n'est pas modifiable. Vous pouvez le
télécharger sur votre ordinateur afin de pouvoir travailler en mode hors connexion.
Reportez-vous à la section Modification des paramètres du carnet d'adresses, à
la page 41, pour plus d'informations.
„
Votre carnet d'adresses personnel est une liste d'adresses e-mail, résidant sur
votre ordinateur et dont vous assurez la gestion. Vous pouvez y ajouter des
adresses CallPilot.
Dans un nouveau message CallPilot, cliquez sur A… .
Dans la liste Afficher les noms de, sélectionnez Carnet d'adresses CallPilot,
Carnet d'adresses personnel ou Carnet d'adresses Outlook - Contacts.
Sélectionnez le nom du destinataire ou la liste de distribution.
Cliquez sur A ->. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs adresses. Il vous
suffit de cliquer sur A -> après chacune d'elles.
Cliquez sur OK pour revenir au message CallPilot lorsque vous avez choisi les
destinataires.
1
2
3
4
5
32
Adresses de messagerie et numéros de téléphone/télécopie
Le client du bureau CallPilot essaie toujours de rechercher une adresse CallPilot ou MS
Exchange Server lors de l'envoi d'un message à un destinataire. L'utilisation d'une
adresse CallPilot ou MS Exchange Server est la méthode la plus sûre de transmission
des messages puisqu'elle garantit l'envoi de l'intégralité du message sans intervention
de l'utilisateur. Cependant, si une adresse CallPilot ou MS Exchange Server est
introuvable, le client du bureau détermine le type de données (vocales, TIF et/ou texte)
et effectue l'une des opérations suivantes :
Messages à supports mixtes
Si le support mixte est détecté (vocal/TIF ou vocal/texte ; notez que TIF/texte n'est pas
considéré comme un support mixte), le message sera envoyé à l'adresse de
messagerie du destinataire. Si une adresse de messagerie est introuvable, une
notification de non-transmission est générée pour ce destinataire. Le client du bureau
ne peut pas envoyer de messages à supports mixtes vers un numéro de téléphone ou
de télécopie.
Messages à support unique
Si des données vocales uniquement ou de type tif/texte uniquement sont détectées, le
client du bureau recherche l'adresse de messagerie et les numéros de téléphone ou de
télécopie du destinataire. Le client du bureau recherche les numéros de téléphone si
les données sont vocales uniquement ou les numéros de télécopie si les données sont
de type tif/texte uniquement.
S'il trouve une adresse de messagerie sans numéros de téléphone ou de télécopie, le
message sera envoyé sans aucune intervention de l'utilisateur. S'il ne trouve ni adresse
de messagerie ni numéro de téléphone/télécopie, une notification de non-transmission
est générée.
S'il trouve un numéro de téléphone ou de télécopie, la boîte de dialogue Destinataire
CallPilot s'affiche et vous êtes invité à sélectionner la destination finale. Modifiez le
numéro sélectionné dans le champ Vérifier le numéro pour vous assurer que la
transmission s'effectue correctement. Vous pouvez également choisir une adresse de
messagerie (si disponible), mais vous ne pouvez pas la modifier.
Validation des numéros de téléphone et de télécopie
Le numéro de téléphone ou de télécopie peut contenir des caractères
alphanumériques. Ces caractères incluent les préfixes de numérotation spéciaux tels
que + pour les numéros internationaux ou les abréviations telles que ESN pour indiquer
les appels internes. Cependant, vous devez modifier le numéro sélectionné dans le
champ Vérifier le numéro dans la boîte de dialogue Destinataire CallPilot pour vous
assurer que la transmission s'effectue correctement. Le numéro modifié ne peut
contenir que les caractères alphanumériques suivants :
Caractères numériques 0123456789
Délimiteurs numériques ( ) Caractères de pause Pp,
Signe dièse #
Espace
Le client du bureau CallPilot tentera de se remémorer les modifications que vous
effectuez. Cette opération vous évite d'effectuer les mêmes modifications à chaque fois
que vous composez le même numéro de téléphone ou de télécopie.
33
Notez que le serveur CallPilot peut limiter la fonction de composition d'un numéro de
téléphone ou de télécopie.
Notez également que la fonction de recherche de numéros de téléphone ou de
télécopie est disponible uniquement dans le formulaire personnalisé CallPilot. Le
formulaire de messagerie standard ne recherche pas ces numéros. Si une adresse de
messagerie ou CallPilot manque pour un destinataire dans le formulaire de messagerie
standard, une notification de non-transmission est générée pour ce destinataire.
Pour saisir manuellement l'adresse d'un message
Vous pouvez saisir directement une adresse dans le champ A du nouveau message.
Insérez l'adresse entre crochets []. Reportez-vous à la section section « Format requis
pour une adresse de courrier électronique CallPilot » à la page 35, pour plus
d'informations sur les formats d'adresses corrects.
Pour ajouter des adresses CallPilot à votre carnet d'adresses personnel ou aux
contacts Outlook
Vous pouvez ajouter des adresses CallPilot et des listes de distribution à votre carnet
d'adresses personnel. Vous pouvez distinguer les adresses CallPilot des adresses
e-mail en ajoutant la mention CallPilot après le nom du destinataire.
1 Ouvrez le carnet d'adresses dans Microsoft Outlook et cliquez sur l'icône de la
barre d'outils Nouvelle entrée.
2 Vous êtes invité à sélectionner le type d'entrée. Cliquez sur l'icône Nouveau
contact pour créer une nouvelle entrée dans les contacts Microsoft Outlook.
La boîte de dialogue Sans titre - Contact apparaît. Les deux zones utilisées par
CallPilot sont les champs d'informations de contact et d'adresse de messagerie.
3
Vous pouvez décider de choisir une adresse CallPilot dans le champ Adresse de
messagerie ou des numéros de téléphone ou de télécopie dans les champs de
contact. Vous pouvez compléter tous les champs. Cependant, le client du bureau
ignore tous les numéros de téléphone et de télécopie si le champ Adresse de
messagerie contient une adresse Microsoft Exchange Server ou CallPilot Server.
34
Format requis pour une adresse de courrier électronique CallPilot
Si vous décidez de saisir une adresse CallPilot dans le champ Adresse de messagerie,
elle doit être saisie au format suivant :
[CALLPILOT:XXXXYYYY@ZZZZ]
Où :
XXXX = préfixe SMTP/VPIM
YYYY = numéro de la boîte aux lettres CallPilot
ZZZZ = nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine)
Par exemple, supposons que le serveur CallPilot « na42349 » dans le domaine
« us.nortel.com » avec le préfixe VPIM/SMTP « 1952897 » contienne le numéro de
boîte aux lettres « 7404 ». L'adresse CallPilot pour cette boîte aux lettres sera :
[CALLPILOT:[email protected]]
Format requis pour les numéros de télécopie et de téléphone
Si vous choisissez de saisir un numéro de télécopie ou de téléphone dans le(s)
champ(s) de contact, ce numéro doit se composer d'une chaîne alphanumérique. Les
caractères Pause (P p ,) et dièse (#) sont pris en charge.
Le format requis est :
[CALLPILOT:XXXX@ZZZZ]
Où :
XXXX = numéro de téléphone ou de télécopie
ZZZZ = nom de domaine complet CallPilot (serveur et domaine)
Exemples de numéros de téléphone et de télécopie :
[CALLPILOT:[email protected]]
[CALLPILOT:(416) [email protected]]
[CALLPILOT:(416) 697-7321,[email protected]]
[CALLPILOT:(416) [email protected]]
[CALLPILOT:(800) 921-1342#[email protected]]
Microsoft Outlook prend en charge les numéros de téléphone et de télécopie pour le
bureau, la maison, la voiture, etc. Certains numéros de contacts ne sont pas pris en
charge. Notez que les numéros de contacts constituent une fonction de Microsoft
Outlook ; la Messagerie de bureau CallPilot ne peut pas masquer ou altérer des
éléments pris en charge. Voici comment distinguer les numéros pris en charge des
numéros non pris en charge :
35
36
Listes de distribution personnelles
Vous pouvez utiliser deux types de listes de distribution personnelles :
„ La liste de distribution personnelle CallPilot qui peut être créée à l'aide du logiciel
My CallPilot ou du téléphone.
„ La liste de distribution locale qui peut être créée à partir de MS Outlook dans des
carnets d'adresses personnels. Notez que cette liste n'est pas accessible à partir
d'une interface de téléphone.
Pour utiliser des listes de distribution personnelles CallPilot
Vous pouvez adresser des messages à partir des listes de distribution personnelles
CallPilot que vous avez créées dans My CallPilot ou à partir de votre téléphone. Dans
Outlook, sélectionnez les listes dans le carnet d'adresses CallPilot ou ajoutez-les à
votre carnet d'adresses personnel.
Pour créer une liste de distribution personnelle dans Outlook
Vous créez une liste de distribution personnelle CallPilot dans Outlook en procédant
comme pour une liste de distribution personnelle de courrier électronique. Une fois la
liste créée, elle apparaît dans votre carnet d'adresses personnel. Vous ne pouvez pas
accéder à une liste créée dans Outlook à partir de votre téléphone ou de My CallPilot.
1 Dans votre boîte de réception, dans le menu Outils, cliquez sur Carnet
d'adresses.
2 Sélectionnez Carnet d'adresses personnel, puis dans le menu Fichier, cliquez
sur Nouvelle entrée.
3 Sélectionnez LD personnelle, puis cliquez sur OK.
4 Dans la zone des propriétés LD personnelle, entrez un nom de liste dans la
zone Nom.
5 Cliquez sur les boutons pour ajouter ou supprimer des membres pour afficher la
boîte de dialogue de modification de la liste de distribution des nouveaux membres.
6 Accédez au carnet d'adresses CallPilot et sélectionnez-le. Sélectionnez les noms à
ajouter à la liste de distribution en cliquant sur Membres -> après chaque nom.
7 Cliquez sur OK lorsque vous avez entré tous les noms.
8 Cliquez sur OK après avoir vérifié la liste.
Vous pouvez ajouter à tout moment des noms à la liste et en supprimer.
37
Modification des paramètres de la boîte aux lettres
Pour afficher les paramètres d'accès à CallPilot ou les modifier
L'administrateur système saisit à votre place les paramètres par défaut d'accès à
CallPilot. Si cela est nécessaire, vous pouvez les modifier. Pour plus d'informations,
reportez-vous à l'aide en ligne.
1
2
3
Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Services (ou
Comptes de messagerie si vous utilisez XP) et ouvrez la boîte de dialogue
Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot.
Ou dans le lecteur CallPilot, sélectionnez Affichage > Options.
Cliquez sur l'onglet Général pour afficher vos paramètres d'accès en cours.
Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
Pour modifier votre mot de passe CallPilot
Il s'agit du mot de passe que vous utilisez à partir de votre téléphone.
1
2
3
4
5
6
Recommencez les étapes 1 et 2
ci-dessus, puis cliquez sur
Modifier le mot de passe.
Dans le champ Ancien mot de
passe, entrez votre mot de passe
actuel.
Dans le champ Nouveau mot de
passe, tapez votre nouveau mot
de passe.
Dans le champ Retaper nouveau mdp, entrez une nouvelle fois votre nouveau
mot de passe.
Cliquez sur OK pour enregistrer votre modification.
Cliquez sur OK pour quitter l'onglet Général.
38
Modification des paramètres de livraison du
courrier
Pour afficher les paramètres de la messagerie ou les modifier
L'administrateur saisit à votre place les paramètres de messagerie par défaut. Si cela
est nécessaire, vous pouvez les modifier. Pour plus d'informations, reportez-vous à
l'aide en ligne.
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Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Services (ou
Comptes de messagerie si vous utilisez XP) et ouvrez la boîte de dialogue
Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot.
Cliquez sur l'onglet Courrier pour afficher vos paramètres d'accès en cours.
Les paramètres par défaut affichés sont recommandés pour la majorité des
utilisateurs.
Chemin : il s'agit de l'emplacement du fichier de base de données utilisé pour
stocker les messages CallPilot sur votre ordinateur.
Notification : vous pouvez configurer CallPilot pour que la liste de messages soit
mise à jour automatiquement, manuellement ou à des intervalles de 5 minutes,
par exemple. (Choisissez l'option Manuellement pour réaliser des économies sur
les appels longue distance ou les connexions ISDN.)
Utiliser le formulaire CallPilot : les messages CallPilot apparaissent dans la
fenêtre CallPilot au lieu d'une fenêtre de message.
Inclure un en-tête de message pour transférer/répondre : les informations
figurant dans l'en-tête du message d'origine apparaissent dans la réponse à un
message ou dans le message transféré.
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Ajouter une page de garde aux transferts de télécopie : reportez-vous à la
section « Configuration de CallPilot » à la page 25 pour obtenir des informations
sur l'ajout et/ou la modification des pages de garde.
Convertir les messages vocaux en fichiers WAV pour les destinataires non
CallPilot : les messages que vous enregistrez au format .vbk sont
automatiquement convertis au format .wav lorsqu'ils sont transmis vers des
systèmes sur lesquels CallPilot n'est pas installé.
Afficher l'indicateur de message en attente sur la barre des tâches : l'icône de
téléphone CallPilot de la barre des tâches Windows devient rouge lorsque vous
recevez un message.
Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
40
Modification des paramètres du carnet d'adresses
Pour afficher les paramètres du carnet d'adresses ou les modifier
L'administrateur système saisit à votre place les paramètres par défaut du carnet
d'adresses. Si cela est nécessaire, vous pouvez les modifier. Pour plus d'informations,
reportez-vous à l'aide en ligne.
1 Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Services (ou
Comptes de messagerie si vous utilisez XP) et ouvrez la boîte de dialogue
Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot.
2 Cliquez sur l'onglet Carnet d'adresses pour afficher les paramètres du carnet
d'adresses en cours.
3 Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
Pour télécharger un carnet d'adresses vers votre ordinateur
Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses CallPilot sur votre ordinateur à partir du
serveur. Ainsi, vous pouvez travailler hors connexion.
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Sélectionnez l'onglet Carnet d'adresses comme cela est décrit ci-dessus.
Cliquez sur Télécharger maintenant. Le carnet d'adresses stocké sur le serveur
est téléchargé sur votre ordinateur.
3 Sélectionnez l'option Utiliser une copie locale du carnet d'adresses du
serveur. Désormais, la zone A… est disponible dans un message CallPilot, que
vous soyez connecté ou non. Le carnet d'adresses utilisé est celui que vous avez
téléchargé sur votre ordinateur.
4 Cochez la case Me rappeler de télécharger le carnet d'adresses tous les…
pour vous rappeler de télécharger le carnet d'adresses régulièrement. Définissez
le nombre de jours entre chaque rappel.
5 Cliquez sur OK.
Vous pouvez à tout moment saisir une adresse à partir du serveur. Pour cela, il vous
suffit de sélectionner de nouveau l'option Utiliser le carnet d'adresses du serveur.
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Modification des paramètres audio
Pour changer de périphérique audio ou modifier les paramètres du volume
Vous pouvez écouter les messages depuis votre téléphone ou votre ordinateur.
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Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Services (ou
Comptes de messagerie si vous utilisez XP) et ouvrez la boîte de dialogue
Configuration de la Messagerie de bureau CallPilot.
Ou dans le lecteur CallPilot, sélectionnez Affichage > Options.
Cliquez sur l'onglet Audio pour afficher vos paramètres audio en cours.
Dans la zone Périphérique, cliquez sur Téléphone pour écouter les messages
vocaux ou les enregistrer depuis votre téléphone. Vérifiez que le numéro correct
est affiché.
Vous pouvez également sélectionner Ordinateur pour écouter les messages
vocaux et les enregistrer avec les haut-parleurs et le microphone.
Remarque : Vous pouvez également modifier le périphérique audio du lecteur
CallPilot.
Cochez les deux cases de la zone Volume pour coordonner les paramètres de
volume de CallPilot avec ceux des haut-parleurs et du microphone de
l'ordinateur.
Si vous souhaitez confirmer les paramètres avant d'écouter des messages
vocaux ou d'en enregistrer, cochez la case Confirmer les paramètres avant de
lire ou d'enregistrer.
Si vous voulez télécharger les messages vocaux vers votre ordinateur avant de
les écouter, cochez la case Télécharger le fichier avant de l'écouter. Cette
option peut être utile lors de la récupération de messages avec un modem.
42
Liaison avec My CallPilot
La Messagerie de bureau comprend des liens vers les ressources Web de My CallPilot.
Pour afficher l'URL de My CallPilot ou la modifier, reportez-vous à la section
Modification des paramètres de la boîte aux lettres, à la page 38. Pour plus
d'informations sur My CallPilot, reportez-vous au Guide de l'utilisateur de My CallPilot.
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Dans le menu Outils de votre boîte de réception, cliquez sur Outils de la
Messagerie de bureau CallPilot > My CallPilot.
Sélectionnez l'un des onglets.
Pour afficher les paramètres des fonctions de CallPilot ou les modifier
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Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Fonctions CallPilot.
Sélectionnez une fonction et modifiez-en la configuration comme vous le voulez.
Toute modification apportée à une fonction prend effet immédiatement, que vous
utilisiez CallPilot depuis votre ordinateur ou votre téléphone.
Pour afficher des informations sur les utilisateurs
Dans My CallPilot, cliquez sur l'onglet Informations utiles pour afficher en ligne des
informations utilisateur relatives à votre boîte aux lettres.
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Travail hors connexion
Pour travailler hors connexion, CallPilot doit être installé et configuré sur l'ordinateur que
vous utilisez de la même façon que sur votre ordinateur du bureau. Avant de travailler
hors connexion, vous pouvez télécharger les messages et les adresses vers cet
ordinateur.
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(Facultatif) Vous pouvez télécharger les messages CallPilot vers l'ordinateur dont
vous vous servirez pour travailler hors connexion. Connectez-vous à votre
messagerie et à CallPilot. Dans le menu Outils, cliquez sur Messagerie de
bureau CallPilot, puis cliquez sur Télécharger tous les messages CallPilot.
Une fois le transfert terminé, déconnectez-vous.
2 (Facultatif) Vous pouvez télécharger le carnet d'adresses du serveur vers votre
ordinateur. Reportez-vous à la section Modification des paramètres du carnet
d'adresses, à la page 41 pour plus d'informations.
3 Ouvrez votre messagerie sans être connecté au réseau. Attendez que la fenêtre
Connexion à CallPilot apparaisse. Il est inutile de saisir votre mot de passe.
4 Cliquez sur Annuler.
A présent, vous pouvez travailler hors connexion, consulter des messages, en créer et
saisir des adresses. Vous devez utiliser les haut-parleurs et le microphone pour écouter
et enregistrer les messages. En effet, vous ne pouvez pas vous servir du téléphone
dans ce mode.
CallPilot conserve les messages enregistrés dans la Boîte d'envoi jusqu'à ce que vous
vous connectiez au serveur CallPilot, puis les envoie.
Sécurité des messages en mode hors connexion
Si vous partagez un ordinateur avec d'autres personnes, veillez à protéger vos
messages par un mot de passe dans Outlook. Comme Outlook envoie
automatiquement les messages stockés dans la boîte d'envoi lorsque vous vous
reconnectez au réseau, un autre utilisateur ayant accès à votre profil Outlook peut
envoyer des messages en mode hors connexion qui seront transmis sans que vous le
sachiez. Pour protéger votre boîte aux lettres, attribuez un mot de passe à votre fichier
.cst Outlook. Pour plus d'informations, reportez-vous à l'aide en ligne de la Messagerie
de bureau.
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Informations sur le document
Guide de l'utilisateur de la Messagerie de bureau CallPilot
pour Microsoft Outlook
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réserve le droit d'apporter des modifications à la conception ou aux
composants pouvant être requis par l'ingénierie ou la fabrication.
Ce guide de l'utilisateur n'est distribué que sous forme logicielle.
Version du produit :
Version du document :
Date :
2.5
Standard 1.0
Octobre 2003
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