Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 143
Pour utiliser la fonction Renvoi automatique tous appels — CallPilot
Mini, effectuez les étapes suivantes :
1
Appuyez sur le bouton
°.
2
Entrez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot.
Pour annuler la fonction Renvoi automatique tous appels, effectuez l'étape suivante :
1
Appuyez sur le bouton
°.
Configuration de l'application CallPilot pour différentes entreprises
Il y a plusieurs façons de configurer l'application CallPilot pour une entreprise. La configuration de l'application CallPilot dépend si vous utilisez le système Business Communications Manager ou le système téléphonique Norstar et du nombre de lignes réseau utilisées.
Voici des exemples et des conseils pratiques quant à la configuration de l'application CallPilot pour des petites et moyennes entreprises.
L’application CallPilot pour une petite entreprise
École de danse Entrechat
L'application CallPilot représente la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes au sein de l'entreprise, c'est-à-dire que les appels n'ayant pas obtenu de réponse de la part des titulaires de boîte vocale sont acheminés à la boîte vocale.
Chaque titulaire de boîte vocale a une touche programmée sur leur poste afficheur pour les fonctions Leave Message (dépôt de message) (
²á¡â) et Open Mailbox (accès à une boîte vocale du système) (
²á¡Ú) du système CallPilot. Cela facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.
Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Chaque titulaire de boîte vocale a initialisé sa boîte vocale et enregistré une annonce de la boîte vocale personnelle.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
144 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot
Réception principale
Le réceptionniste de l'école de danse Entrechat reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne répond pas aux appels après quatre coups de sonnerie, c'est la
Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné de la Messagerie vocale Norstar. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur
â pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.
Voici comment le système de communications téléphoniques de l'école de danse Entrechat fonctionne.
Le numéro de l'école de danse Entrechat est le 555-2468. L'entreprise est abonnée aux services de gestion des appels offerts par la compagnie de téléphone. Tous les appels destinés au numéro indiqué sont réacheminés à n'importe quelle ligne libre d'un groupe de six lignes. Ces six lignes sont toutes représentées sur le poste du réceptionniste.
L'application CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise.
La fonction Renvoi au poste principal transfère à la Réception automatique tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse provenant de ces lignes. Le Renvoi au poste principal est réglé à Yes (oui) et le nombre de coups de sonnerie pour le délai de réponse est réglé à quatre.
Nota : La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d’appel s'appliquant à tout le système. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.
Table d'annonces 1 pour l'école de danse Entrechat
Annonce 1
«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
Les guides parlés de l'application CallPilot sont ensuite diffusés. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.
Annonce 2
Annonce 3
Annonce 4
«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat.»
«Bonsoir. Ici l'école de danse Entrechat.»
«Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
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