132 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information
Messages de boîte vocale information
Votre entreprise ou vos services peuvent utiliser les boîtes vocales information pour diffuser des messages et des annonces aux demandeurs. La personne responsable de la boîte vocale information peut enregistrer et mettre à jour le message de boîte vocale information.
Les messages de boîte vocale information peuvent servir à :
• annoncer des soldes;
• fournir une liste de produits;
• annoncer des événements spéciaux.
Facilitez l'accès aux messages de boîte vocale information des demandeurs en mentionnant la boîte vocale information à la Réception automatique ou en demandant au téléphoniste d'acheminer les requêtes à la boîte vocale information.
Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Après que les demandeurs ont entendu le message de boîte vocale information, la communication est automatiquement rompue.
Enregistrement d'un message de boîte vocale information
Avant d'enregistrer un message de boîte vocale information, vous devez préparer le contenu du message. En préparant le message, assurez-vous d'inclure les heures et les dates importantes.
Par exemple : «Le studio de danse La Farandole a le plaisir de vous inviter à son festival annuel
de danse. Le spectacle commence à 20 heures, le 1 er juillet. Les enfants dansent dans la salle
Opéra. Les danses folkloriques ont lieu dans la salle Russe. Le ballet classique se donne dans la salle des Cygnes. Le ballet jazz se donne dans la salle Montréal. Le studio et les salles se trouvent au 222, rue Entrechat.»
Rédigez le message et exercez-vous à le lire à voix haute. Une fois que vous êtes sûr d'avoir tout inclus, enregistrez le message. Si vous utilisez un système téléphonique muni du choix de langue, vous devez enregistrer le message dans les deux langues.
Un message de boîte vocale information peut être une annonce principale ou secondaire.
Suivez la procédure «Pour enregistrer un message de boîte vocale information — systèmes
Business Communications Manager 2.5 et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :» à la page 133 pour enregistrer un message de boîte vocale information.
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Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information 133
Pour enregistrer un message de boîte vocale information — systèmes Business Communications Manager 2.5 et
CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :
1
Appuyez sur
²
á¡Ú.
Pour accéder à votre boîte vocale information, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.
N'entrez ni le numéro ni le mot de passe de votre boîte vocale.
Entrez plutôt le numéro et le mot de passe de la boîte vocale information.
2
Si vous utilisez l'interface CallPilot, effectuez les étapes suivantes :
• Appuyez sur
¡Û pour accéder au menu Greetings Options
(options des annonces).
• Passez à l'étape 3.
Options annonce
ENR S LECT RAUT
Annonce:
PRINC SEC PERS
Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, effectuez les
étapes suivantes :
• Appuyez sur
ADMIN ou sur ¡.
• Appuyez sur
ANNONCE ou sur Û.
• Passez à l'étape 3.
3
Appuyez sur
ENR ou sur Ú.
Enreg?
OUI NON SORT
4
Appuyez sur
PRINC ou sur Úpour enregistrer un message principal de boîte vocale information ou appuyez sur
SEC ou sur Û pour enregistrer le message secondaire de boîte vocale information.
5
Appuyez sur
OUI ou sur Ú et enregistrez votre message après la tonalité.
6
Appuyez sur
OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.
Enreg annonce:
REPR OK
Valider annonce?
REPR COUTE OK
7
Appuyez sur
OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur
COUTE ou sur Ú pour écouter l'annonce ou appuyez sur
REPR ou sur Û pour enregistrer l'annonce de nouveau.
8
Pour mettre fin à la session appuyez sur
¨.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
134 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information
Pour enregistrer un message de boîte vocale information —
CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :
1
Composez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot, puis entrez le numéro de la boîte vocale information et appuyez sur
£.
2
Entrez le mot de passe et le numéro de la boîte vocale information, puis appuyez sur
£.
Le coordinateur de système crée le mot de passe lorsqu'il initialise la boîte vocale.
Communiquez avec le coordinateur de système pour obtenir des renseignements sur le mot de passe de la boîte vocale information.
3
Appuyez sur
Ú.
4
À la tonalité, enregistrez l'annonce de la boîte vocale information.
Appuyez sur
£ si vous avez terminé.
5
Appuyez sur
£ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur
Ú pour écouter l'enregistrement ou appuyez sur
Û pour écouter l'annonce.
6
Appuyez sur
£ pour mettre fin à la session.
P0919445 03
