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Guide d’exploitation de l’application

CallPilot Manager

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N o de publication P0919445 03

Guide d’exploitation de l’application

CallPilot Manager

© Nortel Networks 2002

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Table des matières

Chapitre 1

Présentation de l'application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Fonctions de l’application CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Sélection de service (SS) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

Réception de télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Options CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Messagerie réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Call Center . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Messagerie unifiée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Messagerie de bureau électronique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Touches du poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Guides parlés du système CallPilot Mini . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Interruption d'un guide parlé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Utilisation du clavier téléphonique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Conventions et symboles utilisés dans le présent guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Comment obtenir de l'aide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

Chapitre 2

Utilisation de l’application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Exigences de l'application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Configuration du système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Matériel nécessaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Exigences en matière de navigateur Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

Lancement de l'application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Interface de l'application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Temporisation du système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Remise à la valeur implicite du mot de passe du coordinateur de système . . . . . 18

Chapitre 3

Boîtes vocales CallPilot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Installation des boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Boîte vocale du coordinateur de système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Boîte réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Boîtes vocales de titulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Boîtes vocales temporaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

Table des matières

Utilisation d'une boîte vocale temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23

Utilisation d'une boîte vocale temporaire pour l'inscription par téléphone . . . 23

Boîtes vocales information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Classe de service de boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26

Valeurs implicites de la classe de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Propriétés de la boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Répertoire d'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Avis de message en attente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Type d'accès au réseau public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Entrée automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Postes secondaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Ligne de messagerie exprès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Filtrage d'appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

Restriction de l'accès au réseau public . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Initialisation d'une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

Vérification de l'interface de boîte vocale utilisée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

Chapitre 4

Utilisation des boîtes vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Ajout d'une boîte vocale de titulaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Ajout d'une boîte vocale temporaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

Ajout d'une boîte vocale information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

Ajout de plusieurs boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Mots de passe des boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Verrouillage sur mot de passe incorrect . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Expiration du mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Modification des paramètres d'une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

Modification d'une classe de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

Suppression d'une boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

Listes de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Numéros de listes de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

Ajout d'une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

Modification d'une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Chapitre 5

Enregistrement des messages guides et des annonces . . . . . . . . . . . . . . 47

Enregistrement des messages guides et des annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

Importation de messages guides, d'annonces ou de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

Exportation de messages guides, d'annonces ou de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

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Table des matières 5

Chapitre 6

Configuration de la Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53

Tables d'annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

Tables d'annonces utilisées en conjonction avec la langue seconde . . . . . . . 54

Annonces d'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

Enregistrement d'une annonce d'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Configuration d'une table d'annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56

Attribution des annonces aux tables d'annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Réglage des heures d'ouverture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57

Attribution d'un poste de réception à la table d'annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Choix de langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Attribution d'une touche de répétition du menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

Menu Automated Attendant (Réception automatique) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Enregistrement d'un menu personnalisé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

Configuration de la prise d'appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

Propriétés de l'état de la Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

Accès à la composition multifréquence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

Table d'acheminement IDR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Définition d'une table d'acheminement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

Modification des numéros de téléphone dans la table d'acheminement IDR . . . . . . . 67

Chapitre 7

Sélection de service. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Sélection de service . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

Planification d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

À propos de la structure d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Noeud local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

Message d'information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Menu secondaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

Noeud de boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Noeud de transfert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Destination . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Chemins d'accès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

Exemple d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74

Chapitre 8

Utilisation des arbres SS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Création d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Création d'un noeud local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Création d'un noeud de menu local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

Création d'un noeud d'information local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

Table des matières

Création d'un noeud de transfert local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

Pour créer un noeud local de boîte vocale, effectuez les étapes suivantes : . . . . 78

Copie d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

Ajout de noeuds au noeud local . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

Ajout d'un noeud de menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Ajout d'un noeud d'information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

Ajout d'un noeud de boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

Ajout d'un noeud de transfert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

À propos du transfert d'un appel à un numéro extérieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

Attribution d'un arbre SS à une table d'annonces . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Transformation d'un arbre SS en un point d'enchaînement dans une table d'acheminement IDR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Vérification d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

Désactivation d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

Modification d'un noeud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Suppression d'un noeud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86

Suppression d'un arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

Chapitre 9

Relevés de l'application CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Relevés de l'application CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Production des relevés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Types de relevés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Relevé des inscriptions au répertoire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

Relevé des données de boîte vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Relevé d'utilisation de toutes les boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Relevé du journal des événements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

Relevé d'utilisation de l'arbre SS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93

Relevé de l'utilisation des accès et du traitement d'appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

Relevé des transmissions de télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Relevé de configuration du système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96

Relevé du temps de stockage des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97

Remise à zéro des statistiques relatives aux boîtes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

Chapitre 10

Propriétés du système CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

Configuration des propriétés du système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

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Table des matières 7

Chapitre 11

Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Fonctionnement de la table de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Traduction des numéros de téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

Exemples de tables de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

Accès au réseau . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Propriétés de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Configuration des propriétés de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Création d'une table de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

Vérification des entrées dans la table de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . 107

Modification d'une table de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Suppression d'une entrée de la table de traduction de composition . . . . . . . . . . . . . 108

Listes de restrictions et d'autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Règles de restrictions et d'autorisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

Réinitialisation d'une liste de restrictions et d'autorisations . . . . . . . . . . . . . 111

Chapitre 12

Configuration de l’application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Activation des codes d'autorisation logiciel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

Affichage des propriétés de commutateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

Création de mots de passe d'accès . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

Configuration des paramètres réseaux de l'application CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . 116

Chapitre 13

Opérations de l'application CallPilot Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Sauvegarde et restauration des données CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Réinitialisation de l'application CallPilot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

Modification des paramètres réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Réglage de l'état de la Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . 119

Modification de l'état des lignes de réponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

Modification du poste de réception implicite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Remise à la valeur implicite du mot de passe de la réception . . . . . . . . . . . . . . 121

Modification des paramètres de l'application CallPilot Manager

à partir d'un poste distant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122

Modification des paramètres de la réception à partir d'un poste . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Configuration de l'état de la réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

Modification du mot de passe de la réception . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Modification du poste de réception implicite . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

Paramètre de l'état de l'entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

Table des matières

Modification des annonces ou de l'état de l'entreprise à partir d'un poste distant . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Configuration de la prise d'appel système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

Chapitre 14

Messages à diffusion générale et messages d'information. . . . . . . . . . . 129

Messages à diffusion générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Messages de boîte vocale information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Enregistrement d'un message de boîte vocale information . . . . . . . . . . . . . . . . 132

Chapitre 15

Dépannage relatif à l'application CallPilot. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135

Chapitre 16

Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot . . . . . . . . . 141

Service de réponse différée de la Réception automatique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Lignes avec sonnerie et touche réponse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141

Touche de ligne avec sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142

Utilisation de la fonction Renvoi automatique tous appels (RTA) . . . . . . . . . . . . . . . 142

Pour utiliser la fonction Renvoi automatique tous appels — CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

Configuration de l'application CallPilot pour différentes entreprises . . . . . . . . . . . . . 143

L'application CallPilot pour une petite entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143

L'application CallPilot pour une moyenne entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145

Compatibilité des fonctions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

Annexe

Valeurs implicites de la configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

Glossaire. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

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Chapitre 1

Présentation de l'application CallPilot Manager

Application CallPilot Manager

L'application CallPilot Manager est une application Web servant à configurer et à gérer l'application CallPilot. L'application CallPilot est un outil de communications d'affaires souple qui sert à :

• répondre aux appels d'arrivée;

• offrir aux demandeurs diverses options permettant d'acheminer leurs appels ou permettant d'accéder à l'information;

• offrir des fonctions de Messagerie vocale, de Réception automatique et de traitement d'appels.

Le présent guide assiste le coordinateur de système tout au long de la configuration et de l'exploitation de l'application CallPilot à partir d'un système Business Communications

Manager 2.5, d'un système CallPilot Mini ou d'un système CallPilot 150. L'application CallPilot peut être utilisée avec votre système Business Communications Manager, avec le système

Meridian ou avec le système téléphonique Norstar.

Ce guide explique également l'enregistrement des messages à diffusion générale et des messages d'information.

Fonctions de l’application CallPilot

L'application CallPilot comprend les fonctions suivantes :

Messagerie vocale

Les messages sont enregistrés et stockés dans des boîtes vocales où les titulaires peuvent les récupérer facilement. Les postes d'affaires de votre système peuvent disposer d'une boîte vocale qui diffuse une annonce personnalisée aux demandeurs. Les messages peuvent donc être distribués rapidement aux divers services et groupes de travail.

Réception automatique

Service de réponse de l'application CallPilot qui répond rapidement aux appels d'affaires,

24 heures par jour, avec une annonce d'entreprise, fait entendre une liste d'options au demandeur et achemine les appels en fonction des options que sélectionne le demandeur.

Sélection de service (SS)

La Sélection de service (SS) complète le menu Réception automatique grâce aux menus personnalisés et aux messages d'information. La Sélection de service vous permet de préciser les options offertes dans le menu et d'enregistrer les guides parlés qui aident aux demandeurs à acheminer leurs appels.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

10 Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot Manager

Réception de télécopies

La Réception de télécopies permet aux demandeurs d'envoyer des télécopies au numéro de téléphone principal. Cette fonction est disponible même si votre système n'est pas doté de l'option

Télécopie. Grâce à cette fonction, une transmission de télécopie est acheminée à un poste précis au moyen de la Réception automatique ou la Sélection de service. Le poste correspond habituellement à un télécopieur qui est relié au moyen d'un adaptateur de terminal analogique

(ATA) ou d'un module de postes analogiques (MPA).

Options CallPilot

L'application CallPilot vous offre des options pour améliorer le système de communication de votre entreprise. Pour activer une option de l'application CallPilot, vous avez besoin d'un code d'autorisation logiciel. Pour vous procurer un code d'autorisation logiciel ou pour en faire l'essai, communiquez avec votre fournisseur.

Les options de l'application CallPilot sont les suivantes :

Messagerie réseau

La fonction Messagerie réseau relie l'application CallPilot à d'autres systèmes de messagerie vocale et permet aux utilisateurs situés à des emplacements différents d'échanger des messages entre eux. L'application CallPilot accepte les fonctions Messagerie numérique et Réseau AMIS

(intercommunication de système de messagerie).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur le réseau, reportez-vous à la publication intitulée

Guide d'exploitation de la Messagerie réseau de l'application CallPilot.

Call Center

L'application Call Center est une application qui assure le traitement des appels d'arrivée le plus efficacement et le plus économiquement possible. Cette application répond aux appels d'arrivée et les achemine aux préposés ayant les compétences appropriées pour répondre aux besoins du demandeur. Les appels peuvent être acheminés en fonction du point d'origine de l'appel, de sa destination ou selon les données entrées par le demandeur. Des niveaux de priorité élevée ou faible peuvent être attribués aux demandeurs. Les demandeurs peuvent être acheminés vers différents groupes de préposés ou vers des préposés ayant divers niveaux de compétences. Ils peuvent

également déposer un message et écouter des annonces ou des messages informatifs ou être transférés à l'extérieur du système.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'application Call Center, reportez-vous au Guide

d’exploitation de l’application Call Center de Nortel Networks.

Si vous utilisez le système CallPilot 150, vous pouvez configurer l'application CallPilot ou Call

Center en tant qu'application principale de votre système.

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Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot Manager 11

Télécopie

L'option Télécopie de l'application CallPilot améliore le système de communication de votre entreprise en offrant les fonctions de réception et de transmission de télécopie. Grâce à cette option, les demandeurs peuvent transmettre ou récupérer des messages de télécopies tout aussi facilement que des messages vocaux. L'option Télécopie inclut les fonctions de télécopie, de transmission de télécopies et de télécopies en attente. La fonction Réception de télécopies est disponible même si votre système n'est pas doté de l'option Télécopie.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'option Télécopie, reportez-vous à la publication intitulée Guide d'exploitation de l'option Télécopie de l'application CallPilot.

L'option Télécopie n'est pas offerte par le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Messagerie unifiée

L'option Messagerie unifiée permet aux titulaires d'utiliser leur application de courrier

électronique pour accéder aux messages vocaux, aux messages textuels et aux messages de télécopies à partir de leur ordinateur. L'option Messagerie unifiée peut être utilisée avec plusieurs applications de courrier électronique courantes. Cette option est disponible pour le système

Business Communications Manager 2.5.

Messagerie de bureau électronique

L'option Messagerie de bureau électronique permet aux utilisateurs d'accéder à leur boîte vocale

CallPilot à partir de leur ordinateur personnel. Les titulaires de boîte vocale peuvent effectuer la gestion de tous leurs messages vocaux à partir d'une seule interface graphique. L'option

Messagerie de bureau électronique CallPilot est offerte par les systèmes CallPilot 150 et CallPilot

Mini.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

12 Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot Manager

Touches du poste

Le tableau suivant illustre les touches d’un poste d’affaires Nortel Networks. Utilisez les touches qui correspondent au type de poste que vous utilisez.

Nom de la touche

Feature (fonction)

Handsfree (mains libres)

Hold (garde)

Volume Control

(réglage du volume)

Release (libération)

T7100, T7208, T7316

Touche située dans le coin inférieur droit

³ú

M7100, M7208, M7310,

M7324

M7100N, M7208N,

M7310N, M7324N

¨ ¨ ¨

Vous pouvez entrer

², Ä ou Ä suivi du code pour utiliser une fonction. Par exemple, appuyez sur

²á¡Ú pour accéder à votre boîte vocale.

Le fonctionnement du poste T7100 est différent de celui des autres postes du système parce qu'il n'est pas doté de touches de ligne. Dans le cas de certains postes, il peut être nécessaire de sélectionner une ligne avant de répondre, tandis qu'avec le poste T7100, il suffit de décrocher le combiné. Pour reprendre un appel mis en garde, il suffit d'appuyer sur

ú au lieu de sélectionner une ligne.

Dans le cas d'un poste T7100, vous pouvez prendre un deuxième appel en appuyant sur la touche

ú. L'appel en cours est mis en garde pendant que vous êtes en communication avec le nouveau demandeur. Vous ne pouvez pas répondre à plus de deux appels à la fois.

Guides parlés du système CallPilot Mini

Si vous utilisez le système CallPilot Mini, vous n'utilisez que les guides parlés et non les touches de fonction. Vous pouvez choisir l'une des options annoncées par les guides parlés de l'application

CallPilot à l'aide des touches du clavier de votre poste.

Les guides parlés indiquent sur quelle touche du clavier appuyer pour utiliser les options de l'application CallPilot. Le guide parlé est diffusé immédiatement. Si vous ne choisissez pas d'option au bout de dix secondes, le guide parlé énumère les options de nouveau. Si vous ne sélectionnez pas d'option après un autre délai de dix secondes, l'application CallPilot met fin à la session.

Interruption d'un guide parlé

Vous n'avez pas besoin d'attendre la fin d'un guide parlé pour sélectionner une option. Vous pouvez interrompre le guide parlé et effectuer la sélection immédiatement. Vous pouvez interrompre les guides parlés en appuyant sur une touche du clavier.

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Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot Manager 13

Utilisation du clavier téléphonique

Les touches du clavier téléphonique permettent d'entrer des chiffres et des lettres. Chaque touche représente un chiffre et des lettres de l'alphabet. Si vous utilisez les fonctions CallPilot pour la première fois, familiarisez-vous avec le fonctionnement du poste. Reportez-vous à la fiche d'utilisation de votre téléphone.

Chiffres et lettres duclavier

1 ’ -

G H I 4 g h i

P Q R S 7 p q r s

Sortir

A B C 2 a b c

Þ J K L 5 j k l

T U V 8 t u v

Q Z Zéro q z

D E F 3 d e f

M N O 6 m n o

W X Y Z 9 w x y z

Valider la lettre affichée et,

(virgule)

Conventions et symboles utilisés dans le présent guide

Les conventions et symboles suivants représentent l'afficheur et le clavier des postes d'affaires.

Convention Exemple

Le mot apparaît dans une police de caractère spéciale (figure sur la première ligne de l'afficheur)

MP:

COUTE

Mot souligné en lettres majuscules

(figure sur la deuxième ligne d'un afficheur d'un poste avec afficheur deux lignes)

Touches du clavier téléphonique

Utilisation

Messages guides de ligne de commande sur les postes avec afficheur.

Option affichée. S'applique aux postes avec afficheur deux lignes

Appuyez sur la touche située directement sous l'option présentée à l'afficheur pour continuer.

Touches du clavier téléphonique sur lesquelles il faut appuyer pour sélectionner une option.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

14 Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot Manager

Comment obtenir de l’aide

États-Unis et Canada

Distributeurs autorisés — Soutien technique de l'ITAS

N

de téléphone :

1 800 4NORTEL (1 800 466-7835)

Si vous avez déjà un NIP, vous pouvez entrer le code d'acheminement express (CAE) 196#.

Si vous n'avez pas encore de NIP, ou pour soumettre des questions d'ordre général et pour obtenir de l'aide, vous pouvez entrer le CAE 338#.

Site Web :

http://www.nortelnetworks.com/itas/

Courriel :

[email protected]

Soutien avant la vente (CSAN)

N

de téléphone :

1 800 4NORTEL (1 800 466-7835)

Utilisez le code d’acheminement express (CAE) 1063#

Europe, Moyen-Orient, Afrique

Service de soutien technique — CTAS

N

de téléphone :

00800 800 89009 ou 33 4 9296 1341

Télécopieur :

33 49296 1598

Courriel :

[email protected]

Caraïbes et Amérique latine

Service de soutien technique — CTAS

N

de téléphone :

1 954 858-7777

Courriel :

[email protected]

Asie-Pacifique

Service de soutien technique — CTAS

N

de téléphone :

+61 388664627

Télécopieur :

+61 388664644

Courriel :

[email protected]

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Chapitre 2

Utilisation de l’application CallPilot Manager

Exigences de l’application CallPilot Manager

L'application CallPilot Manager fonctionne sur un système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, ou sur le système Business Communications Manager 2.5. Vous pouvez accéder à l'application CallPilot

Manager à l'aide d'un navigateur Web à partir d'un ordinateur de votre réseau.

Configuration du système

Avant d'utiliser l'application CallPilot Manager, votre système Business Communications

Manager 2.5 ou CallPilot 150 doit être configuré et l'application CallPilot doit être activée.

Matériel nécessaire

L'ordinateur exploitant l'application CallPilot Manager doit être doté des éléments suivants :

• un poste de travail Windows ou Windows NT doté d'une UCT P133 ou une version ultérieure

(ou compatible);

• une mémoire RAM de 64 Mo, 10 Mo d'espace disque libre;

• un écran à résolution minimale de 1 024 sur 768 pixels.

Exigences en matière de navigateur Web

Pour utiliser l'application CallPilot Manager, vous avez besoin des éléments suivants :

• la machine virtuelle Java 5.0 (version 5.0.0.3188 ou ultérieure);

• le navigateur Web Netscape Communicator (version 4.5 ou ultérieure, sauf version 6.0) ou

Internet Explorer de Microsoft (version 4.0 ou ultérieure, sauf version 6.0).

Si vous utilisez Netscape Communicator, réglez les paramètres suivants :

• Enable Java: on (activer Java : sélectionné);

• Cached document comparison: every time (comparaison avec les documents en mémoire cache : chaque fois).

Si vous utilisez Internet Explorer de Microsoft, réglez les paramètres suivants :

• Check for newer versions: Every visit to the page (Vérifier s'il existe une version plus récente :

à chaque visite de la page);

• Java JIT compiler enabled: on (compilateur Java JIT activé : sélectionné).

Pour obtenir de plus amples renseignements sur ces réglages, reportez-vous à l'aide en ligne de votre navigateur Web.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

16 Chapitre 2 Utilisation de l’application CallPilot Manager

Si les réglages de l'application CallPilot présentés dans ce guide n'apparaissent pas tous dans votre navigateur :

• actualisez le navigateur en cliquant sur la touche Actualiser ou Recharger;

• effectuez la mise à niveau de votre navigateur.

Nota : Il est recommandé d'utiliser Internet Explorer pour consulter l'aide de l'application

CallPilot Manager. Le format de page peut présenter des incohérences si un autre navigateur est utilisé.

Lancement de l’application CallPilot Manager

Lancement à partir du système Business Communications

Manager 2.5

Pointez votre navigateur Web à http://<adresse IP>:6800/CallPilotManager, où <adresse IP> correspond à l'adresse IP du système Business Communications Manager 2.5.

La page Administration Login (ouverture de session de la gestion) s'affiche.

Dans la zone Password (mot de passe), tapez votre mot de passe.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Le menu principal CallPilot Manager s'affiche.

Lancement à partir des systèmes CallPilot 150 et CallPilot Mini

Pointez votre navigateur Web à http://<adresse IP>/CallPilotManager, où <adresse IP> correspond à l'adresse IP du système CallPilot 150.

L'écran Administration Login (ouverture de session de la gestion) s'affiche.

Dans la zone Password (mot de passe), entrez votre mot de passe.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Le menu principal CallPilot Manager s'affiche.

Nota : Si vous souhaitez modifier le mot de passe, effectuez les étapes suivantes :

• cochez la case Prompt for New Password (message guide du nouveau mot de passe);

• cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 2 Utilisation de l’application CallPilot Manager 17

Interface de l’application CallPilot Manager

Retour à la page principale

Sortie de l'application

CallPilot Manager

Ouverture de l'aide en ligne

Déploiement des options et affichage des liens connexes une fois sélectionnés

Cliquez sur un lien pour afficher la page connexe dans le cadre droit.

Temporisation du système

Si aucune opération n'est exécutée, la session CallPilot Manager prend fin après 10 minutes. Il s'agit d'une mesure de sécurité permettant d'éviter les accès non autorisés au système.

Si votre session prend fin, la page d'ouverture de session s'affiche et un message indiquant que la session a pris fin apparaît. Vous devez effectuer une ouverture de session afin de poursuivre la programmation de l'application CallPilot.

Si une temporisation du système se produit lorsque vous utilisez une page, les réglages que vous n'avez pas entrés dans le système en appuyant sur le bouton Submit (soumettre) ne sont pas entrés.

Vous devez effectuer une ouverture de session CallPilot Manager et recommencer.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

18 Chapitre 2 Utilisation de l’application CallPilot Manager

Remise à la valeur implicite du mot de passe du coordinateur de système

Si vous oubliez le mot de passe de l'administrateur de système, vous devez rétablir le mot de passe

à partir d'un poste d'affaires de Nortel Networks. Le mot de passe est remis à 0000, le mot de passe implicite. Vous devez ensuite accéder à l'application CallPilot Manager en utilisant le mot de passe implicite 0000 et en créant un nouveau mot de passe.

Nota : Si vous remettez à la valeur implicite le mot de passe du coordinateur de système, accédez à l'application CallPilot Manager et créez immédiatement un nouveau mot de passe pour empêcher l'accès non autorisé au système.

Si le mot de passe implicite est utilisé, il se peut que des personnes non autorisées accèdent à l'application CallPilot Manager ou à l'application Call Center. Pour un niveau de sécurité supplémentaire, modifiez régulièrement le mot de passe du coordinateur.

Pour remettre le mot de passe du coordinateur de système à la valeur implicite dans les systèmes Business Communications

Manager et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Poste <xxxx>

Appuyez sur

á¡Þ.

Le numéro d'appel (NA) de la Messagerie vocale apparaît à l'écran.

MP:

REPR OK

MP:

REPR OK

Appuyez sur

á.

Changer MP?

OUI NON

Sortie systme

Entrez Resetsmpswd (remise du mot de passe à la valeur implicite) ou

àÜàÜ¡àßààáÜ et appuyez sur

OK ou sur £.

Appuyez sur

OUI.

Suivez les directives dans la section intitulée «Lancement de l'application CallPilot Manager» à la page 16

pour accéder à l'application CallPilot Manager.

Utilisez le mot de passe implicite 0000 pour ouvrir une session.

Créez un nouveau mot de passe pour coordinateur de système.

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Chapitre 2 Utilisation de l’application CallPilot Manager 19

Pour remettre le mot de passe du coordinateur de système à la valeur implicite dans le système CallPilot Mini, effectuez les

étapes suivantes :

Composez le numéro d'accès de la messagerie CallPilot, entrez le numéro de la boîte réception et appuyez sur

£.

Entrez le mot de passe de la boîte réception, puis appuyez sur

£.

Appuyez sur

¡â¡.

Entrez Resetsmpswd (remise à la valeur implicite du mot de passe) ou

àÜàÜ¡àßààáÜet appuyez sur £.

Appuyez sur

£ de nouveau pour accepter le mot de passe et remettre le mot de passe du coordinateur de système à la valeur implicite.

Suivez les directives dans la section intitulée «Lancement de l'application CallPilot Manager»

à la page 16

pour accéder à l'application CallPilot Manager.

Utilisez le mot de passe implicite 0000 pour ouvrir une session. Créez un nouveau mot de passe pour coordinateur de système.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

20 Chapitre 2 Utilisation de l’application CallPilot Manager

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Chapitre 3

Boîtes vocales CallPilot

Installation des boîtes vocales

Vous devez installer les boîtes vocales en activant un code d'autorisation logiciel. Ce code détermine le nombre de boîtes vocales que vous pouvez ajouter à l'application CallPilot. Le système CallPilot 150 peut prendre en charge 200 boîtes vocales de titulaire au maximum. Le système Business Communications Manager 2.5 peut prendre en charge 1 000 boîtes vocales de titulaire au maximum. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes d'autorisation

logiciel, reportez-vous à la section intitulée «Activation des codes d'autorisation logiciel» à la page 113 .

Boîte vocale du coordinateur de système

La boîte vocale du coordinateur de système :

• est réservée au coordinateur de système;

• est créée automatiquement lors de la première initialisation du système;

• est le point de départ des messages à diffusion générale à destination de toutes les boîtes vocales de titulaire.

Seul le coordinateur de système peut accéder à la boîte vocale du coordinateur de système.

N'oubliez pas de vérifier les messages qui y sont envoyés.

Avertissement : Modifiez fréquemment le mot de passe du coordinateur de système pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.

Numéro de boîte vocale et mot de passe implicites du coordinateur de système

Si le nombre de chiffres du numéro de boîte vocale est…

la valeur implicite du numéro de boîte vocale du coordinateur de système est… et la valeur implicite du mot de passe de boîte vocale du coordinateur de système est…

102

1002

10002

100002

1000002

0000

donc le numéro de boîte vocale et le mot de passe est…

120000

1020000

10020000

100020000

1000020000

10000020000

La valeur implicite de la classe de service de la boîte vocale du coordinateur de système est 7. La classe de service peut être modifiée en tout temps. Pour obtenir de plus amples renseignements sur

la modification de la classe de service, reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

22 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Boîte réception

La boîte réception dessert toute l'entreprise. Elle est créée automatiquement lors de la première initialisation du système. La boîte réception conserve les messages des demandeurs qui n'ont pas pu obtenir la réception ou qui ont utilisé un poste à cadran.

Généralement, le standardiste ou le réceptionniste désigné peut vérifier les messages déposés dans la boîte réception.

Avertissement : Modifiez fréquemment le mot de passe de la boîte réception pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.

Numéro et mot de passe implicites de la boîte réception

Si le nombre de chiffres du numéro de boîte vocale est…

le numéro implicite de la boîte réception est…

100

1000

10000

100000

1000000

et le mot de passe implicite de la boîte réception est…

0000

donc le numéro de boîte vocale et le mot de passe est…

100000

1000000

10000000

100000000

1000000000

10000000000

La valeur implicite de la classe de service de la boîte réception est 1. La classe de service peut être modifiée en tout temps. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de la

classe de service, reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

La boîte réception peut recevoir des messages avant d'être initialisée. Toutefois, vous ne pouvez récupérer ces messages tant que la boîte réception n'est pas initialisée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'initialisation des boîtes vocales, reportez-vous à la section intitulée

«Initialisation d'une boîte vocale» à la page 32

Boîtes vocales de titulaire

Vous devez créer une boîte vocale de titulaire pour chaque membre de votre entreprise devant recevoir des messages.

Le titulaire doit initialiser sa boîte vocale avant de pouvoir recevoir des messages vocaux. Tant qu'une boîte vocale n'est pas initialisée, elle ne peut pas recevoir de messages vocaux, et tous les appels qui y sont acheminés sont déposés dans la boîte réception. Les titulaires doivent modifier leur mot de passe de boîte vocale dès qu'ils initialisent cette dernière.

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 23

Boîtes vocales temporaires

Une boîte vocale temporaire est une boîte vocale de titulaire qui n'est pas dotée d'un poste principal. Les boîtes vocales temporaires sont attribuées aux utilisateurs qui n'ont pas de poste et qui ont besoin d'une boîte vocale. Le titulaire doit initialiser sa boîte vocale temporaire avant de pouvoir recevoir des messages vocaux.

Lorsque vous créez des boîtes vocales temporaires, vous devez leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale. Le chiffre initial des numéros de boîtes vocales temporaires doit être différent de celui des numéros de boîtes vocales de titulaire. Par exemple, si les numéros des boîtes vocales de titulaire commencent par le chiffre deux, toutes les boîtes vocales temporaires peuvent commencer par le chiffre quatre.

Utilisation d'une boîte vocale temporaire

Vous pouvez attribuer ces boîtes aux employés temporaires qui ont besoin des services de l'application CallPilot ou aux clients qui doivent avoir accès à la messagerie intrasystème et à la

Sélection de service, ainsi qu'aux clients désirant passer des commandes par téléphone.

Vous pouvez utiliser les boîtes vocales temporaires pour effectuer les tâches suivantes :

• passer des commandes personnalisées d'articles par catalogue;

• présenter des cours ou des colloques en offrant aux demandeurs la possibilité de s'inscrire par téléphone;

• offrir un accès régulier aux clients aux services de l'application CallPilot.

Utilisation d'une boîte vocale temporaire pour l'inscription par téléphone

L'exemple suivant indique la programmation d'une boîte vocale temporaire pour qu'elle diffuse des annonces ou prenne des commandes. Si vous fournissez des services qui permettent à un client d'accéder à une boîte vocale, indiquez le numéro de boîte vocale dans l'annonce. Ainsi, le demandeur pourra transférer directement son appel à cette boîte vocale.

Pour utiliser une boîte vocale temporaire aux fins d'inscription par téléphone, vous devez d'abord choisir le numéro de la boîte vocale. Assurez-vous que le numéro de boîte vocale temporaire est unique et n'est pas déjà attribué à un autre poste. Enregistrez ensuite l'annonce.

Exemple :

«Ce mois-ci nous avons le plaisir de vous proposer les cours suivants : Les premiers pas de jazz,

Jazz intermédiaire, Entrez dans la danse et Ballet pour débutants. Si l'un de ces cours vous intéresse, veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone après la tonalité. L'un de nos professeurs prendra contact avec vous pour vous donner de plus amples renseignements.»

Vous pouvez également ajouter la date et l'heure auxquelles les cours sont offerts. Cet exemple peut également servir pour les boîtes vocales temporaires servant aux clients pour passer des commandes.

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24 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Après avoir enregistré l'annonce, enregistrez une annonce d'entreprise qui informe les demandeurs de l'existence de cette boîte vocale. Exemple :

«Bonjour. Vous êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio de danse, faites le

Ýß. Pour vous inscrire à la session d'automne, faites le Û¡. Pour parler à

notre réceptionniste, faites le

â.»

Nota : Dans cet exemple, le numéro 46 est un numéro de poste en utilisation alors que le numéro 28 correspond à une boîte vocale temporaire.

Les chiffres initiaux des numéros de boîtes temporaires et des NA doivent être différents. Si vous devez utiliser le même chiffre initial, assurez-vous que les numéros des boîtes vocales temporaires sont des numéros de poste «hors limite». Pour vérifier si le numéro est hors limite, essayez de le composer à partir d'un autre poste. Si le numéro est hors limite, l'afficheur indique

Invalid number

(numéro invalide). Si le numéro n'est pas hors limite, le message

Not in service

(hors service) est affiché.

Vous devez attribuer une classe de service à la boîte vocale temporaire. Lorsque vous attribuez une classe de service à une boîte vocale temporaire servant à passer des commandes, sélectionnez une classe qui permet la durée maximale d'enregistrement d'annonces et de messages. Reportez-vous à

la section intitulée «Classe de service de boîte vocale» à la page 26

Boîtes vocales information

Les boîtes vocales information diffusent des messages d'information aux demandeurs qui y accèdent. Elle doit être initialisée avant de pouvoir diffuser un message d'information. Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Ces boîtes vocales ne sont pas attribuées à un poste en service.

Les boîtes vocales information sont mises à jour par le coordinateur de système ou le titulaire de boîte vocale.

Vous pouvez utiliser les boîtes vocales information pour effectuer les tâches suivantes :

• annoncer des soldes;

• fournir une liste de produits;

• annoncer des événements spéciaux.

Les boîtes vocales information créées sont attribuées à un titulaire ou à un service. Le service crée le mot de passe et conserve l'annonce. L'utilisateur associé à la boîte vocale ou vous-même pouvez enregistrer les annonces.

Pour renseigner les demandeurs sur les boîtes vocales information de votre entreprise :

• Diffusez le numéro principal de la Réception automatique et enregistrez une annonce d'entreprise présentant les services de la boîte vocale information.

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 25

• Publiez une liste des numéros de boîtes vocales information de votre entreprise dans des brochures et les annuaires téléphoniques.

• Indiquez les numéros des boîtes vocales information dans l'annonce de l'entreprise si votre entreprise n'en possède que quelques-unes (trois ou quatre). Si vous en avez davantage, utilisez la Sélection de service (SS).

• Désignez la réception comme point de transfert pour toutes les demandes visant les boîtes vocales information. Enregistrez des directives indiquant aux demandeurs d'appuyer sur le zéro pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entreprise. Par exemple, «Bonjour. Vous

êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio, faites le

Ýß. Pour écouter l'une de nos annonces spéciales, faites le â afin d'obtenir la réception.»

Lorsqu'un demandeur appuie sur zéro, le réceptionniste fournit une liste des boîtes vocales information et transfère le demandeur à la boîte appropriée.

Un appel est libéré après la diffusion de l'annonce de la boîte vocale d'information sauf si :

• la Réception automatique achemine l'appel, qui est libéré ou qui est réacheminé à la Réception automatique selon le paramètre Return to RA (retour à la Réception automatique) de la table d'annonces;

• la boîte vocale d'information est le noeud de boîte vocale d'un arbre de Sélection de service, l'appel se libère, est réacheminé au menu principal ou précédent selon le paramètre Next

Action (intervention suivante) du noeud de boîte vocale.

La durée maximale de l'annonce dépend de la classe de service. Les valeurs implicites de la classe de service 7 et 8 permettent d'enregistrer des annonces d'une durée maximale de 10 minutes.

Si l'application CallPilot est configurée pour le fonctionnement bilingue, la boîte vocale information diffuse les annonces dans les langues principale et secondaire. Les directives des guides parlés bilingues déterminent la langue dans laquelle sera diffusée l'annonce. Les demandeurs appuient sur le bouton du clavier qui correspond avec le pays dans lequel ils vivent afin de passer à une autre annonce.

Lors de la diffusion de l'annonce de la boîte vocale information, les demandeurs peuvent utiliser les commandes d'écoute, notamment pause, arrêter, avancer et reculer. Les demandeurs extérieurs appuient sur le bouton du clavier qui correspond avec le pays dans lequel ils vivent afin d'acheminer leur appel au poste de réception implicite.

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26 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Classe de service de boîte vocale

La classe de service (CDS) permet de réduire les étapes de programmation nécessaires à l'ajout d'une boîte vocale. Au lieu d'entrer les valeurs de plusieurs fonctions, vous pouvez choisir la classe de service appropriée à la boîte vocale. Lors de l'ajout de la boîte vocale, vous sélectionnez la classe de service, puis le système utilise les valeurs qui y sont associées.

Une série de valeurs présélectionnées sont programmées pour chaque classe de service, présentée

à la page 27

. Vous pouvez modifier ces valeurs selon les besoins de votre entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification des valeurs, reportez-vous à la section intitulée

«Modification d'une classe de service» à la page 42

Paramètres des classes de service

Langue des guides parlés

Capacité d'enregistrement des messages

Durée de message

Durée de conservation des messages

Deux langues sont offertes avec l'application CallPilot. Si vous sélectionnez le fonctionnement bilingue, les classes de service 1, 3, 5, 7, 9, 11, 13 et 15 utilisent la langue principale et les classes de service 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14 et 16 utilisent la langue seconde.

La durée totale d'enregistrement des messages pour une boîte vocale. La durée maximale est de 180 minutes. La fonction de boîte vocale insaturable permet à un demandeur de laisser un message dans une boîte saturée. Le message est conservé, mais ne peut être accédé tant qu'un message sauvegardé n'est pas supprimé.

La durée maximale d'un message d'arrivée. La durée d'un message est de

1 à 60 minutes pour le système Business Communications Manager et de

1 à 30 minutes pour l'application CallPilot 150.

Le nombre de jours pendant lesquels un message est conservé dans une boîte vocale. La durée de conservation de message varie entre 1 et 365 jours ou zéro, une période indéterminée.

Durée d'une annonce La durée maximale d'une annonce enregistrée dans la boîte vocale. La durée d'une annonce est de 1 à 30 minutes.

Avis de réception de message hors système

Réachemine les messages à un autre poste, téléphone ou récepteur de recherche de personnes. Les restrictions d'appel associées aux lignes d'accès au réseau public s'appliquent également à l'avis de réception de message hors système.

Intervalle entre les tentatives

Détermine, dans le cas de l'avis de réception de message hors système, le délai qui s'écoule entre les tentatives visant à aviser le destinataire d'un nouveau message ou d'un message urgent. Ce délai varie entre 1 et 120 minutes.

Nombre de tentatives Détermine, dans le cas de l'avis de réception de message hors système, le nombre de tentatives effectuées par le système pour aviser le destinataire d'un nouveau message ou d'un message urgent. Le nombre de tentatives varie entre 1 et 20.

Transfert extérieur

Permet le transfert de l'appel d'un demandeur qui obtient une boîte vocale à un numéro extérieur ou à un poste Norstar.

Nombre de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects

Le nombre maximal de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects avant que la boîte vocale ne soit verrouillée. Ce nombre peut varier entre 4 et 20.

Expiration du mot de passe

Durée maximale pendant laquelle le mot de passe de la boîte vocale est valide.

Cette durée peut varier entre 1 et 365 jours ou zéro (toujours valide).

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 27

Transmission réseau

Si la fonction Messagerie réseau est installée, les demandeurs peuvent transmettre des messages à des boîtes vocales distinctes se trouvant à divers emplacements d'un réseau de communication.

Poste de réception spécifique

Permet aux titulaires de boîte vocale de configurer un poste de réception spécifique personnalisé. Autrement, les demandeurs sont réacheminés au poste de réception spécifique indiqué dans la table d'annonces.

Enregistrement de communication

Interface utilisateur

Permet aux titulaires de boîte vocale d'utiliser la fonction Enregistrement de communication. Cette fonction (

²á¡á

) permet d'enregistrer les données de l'appel en cours. Le message enregistré est déposé dans la boîte vocale du titulaire. Cette fonction n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

Interface utilisateur utilisée par la boîte vocale. Il existe deux types d'interfaces utilisateur de boîte vocale : Messagerie vocale Norstar (MVN) et CallPilot (CP). Ce paramètre n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

Valeurs implicites de la classe de service

Ce tableau comprend les valeurs implicites de la classe de service des systèmes Business

Communications Manager, CallPilot Mini et CallPilot 150. Les systèmes CallPilot Mini comprennent également la liste de restrictions et d'autorisations correspondant à chaque classe de service. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les restrictions et les autorisations,

reportez-vous à la section intitulée «Listes de restrictions et d'autorisations» à la page 109

Nota : Le paramètre Enable Networking (activer la transmission réseau) est offert si l'option Message Networking (Messagerie réseau) est installée.

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28 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Propriétés de la boîte vocale

Vous pouvez modifier les propriétés suivantes (elles ne sont pas comprises dans la classe de service de la boîte vocale) :

•

Répertoire d'entreprise

•

Avis de message en attente

•

Type d'accès au réseau public

•

Postes secondaires

•

Ligne de messagerie exprès

•

Filtrage d'appels

Les propriétés attribuées à la boîte vocale ne sont pas comprises dans les classes de service. Si vous ajoutez une boîte vocale, vous pouvez modifier ces options sans avoir à modifier la classe de service.

Répertoire d'entreprise

Le répertoire d'entreprise est une liste vocale intrasystème qui comprend les noms de titulaires de boîtes vocales initialisées qui font partie du répertoire. Il comprend également les noms d'autres boîtes vocales pour lesquelles vous enregistrez un nom, tel que des boîtes vocales information.

Lors de l'ajout d'une boîte vocale, vous déterminez si la boîte vocale fait partie du répertoire d'entreprise. Même si la boîte vocale ne fait pas partie du répertoire, le titulaire doit enregistrer son nom lors de l'initialisation de la boîte vocale. Si le titulaire de la boîte vocale n'enregistre pas son nom dans le répertoire d'entreprise, vous pouvez enregistrer un nom pour lui en suivant la

procédure «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Avis de message en attente

L'avis de message en attente fournit aux titulaires de boîte vocale une indication visuelle sur l'afficheur de leur poste qu'ils reçoivent de nouveaux messages.

La valeur implicite pour l'avis de message en attente est Yes (oui). Cette fonction affiche le message

Message for you

(message en attente) sur le poste avec afficheur d'un titulaire lorsque ce dernier a reçu un message.

Lorsque vous créez des boîtes vocales temporaires, réglez la fonction Avis de message en attente à

No (non). Ces boîtes vocales ne sont pas associées à un poste.

Type d'accès au réseau public

Si vous utilisez le système CallPilot 150 ou Business Communications Manager 2.5, vous pouvez attribuer un type d'accès au réseau à la boîte vocale. L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini. La voie d'accès au réseau public permet de sélectionner la ligne ou le groupe de lignes qu'utilise le système lorsqu'un titulaire désire répondre à un message laissé par un demandeur extérieur ou lorsqu'il utilise les fonctions Avis de réception de messages hors système et Transfert extérieur.

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 29

Aucune valeur implicite n'est attribuée au type d'accès au réseau public. Les valeurs possibles sont

None (aucune), Line (ligne), Pool (groupe) et Route (voie). Tant qu'une ligne ou un groupe de lignes n'est pas attribué à sa boîte vocale comme type d'accès au réseau public, le titulaire peut utiliser les fonctions suivantes :

• la fonction Rappel à partir d'un poste intrasystème seulement;

• la fonction Avis de réception de message hors système en composant des numéros intrasystèmes seulement;

• la fonction Transfert extérieur en composant un numéro intrasystème seulement.

Lorsque vous attribuez un type d'accès au réseau public, la composition se fait par le poste associé au système, et non par le poste avec afficheur.

Il est possible d'appliquer des restrictions d'appel aux postes à afficheur et aux postes reliés au système.

Si vous réglez le type d'accès au réseau public à une autre valeur que None (aucune), des appels interurbains non autorisés peuvent être établis. Vous pouvez empêcher cette pratique en établissant des restrictions d'accès au réseau public.

Entrée automatique

L'entrée automatique est une option qui facilite l'ouverture de session. L'entrée automatique permet aux titulaires d'ouvrir une session sans entrer leur numéro et leur mot de passe de boîte vocale. Les titulaires ayant accès à l'option Entrée automatique peuvent composer le numéro d'accès de la messagerie CallPilot et accéder immédiatement à leur boîte vocale. Ils n'ont pas à entrer leur numéro de boîte vocale.

L'option Entrée automatique est offerte pour le système CallPilot Mini uniquement.

Postes secondaires

Vous pouvez attribuer au maximum deux postes secondaires par boîte vocale de titulaire. Si le demandeur compose le numéro d'un poste principal, auquel des postes secondaires ont été attribués, seul le poste principal sonnera.

Nota : Cette règle n'est pas respectée si une touche de réponse NA est attribuée aux postes secondaires. Les touches de réponse NA sont attribuées aux postes lors de la programmation du système. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous

à la documentation sur le système.

Seuls les postes qui ne sont pas attribués à une boîte vocale peuvent servir de postes secondaires.

Aucun poste secondaire implicite n'est programmé aux boîtes vocales de titulaire.

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30 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Les postes secondaires reçoivent les mêmes données d'avis de message en attente et d'affichage des données d'appels que le poste principal. Les titulaires de boîte vocale utilisent la fonction

Accès à la boîte vocale (

²á¡Ú) à partir d'un poste secondaire et ont accès aux messages à partir du poste principal.

La fonction Interruption (

²á¡à) peut être utilisée à partir du poste secondaire tout comme du poste principal.

Ligne de messagerie exprès

Lorsque vous créez une boîte vocale de titulaire, vous pouvez y attribuer une ligne de messagerie express. Au lieu d'attribuer un numéro de poste au titulaire de boîte vocale, attribuez-y une ligne de messagerie exprès. Si une ligne de messagerie exprès y est attribuée, les télécopies et les communications directes sont déposées dans la boîte vocale de titulaire sans faire sonner le poste.

Assurez-vous que le titulaire vérifie fréquemment les messages de sa boîte vocale, car il n'a pas accès à la fonction Avis de message en attente.

Si l'option Télécopie des titulaires est activée, le numéro de la ligne de messagerie exprès peut

également servir de numéro de télécopieur. Ce numéro peut figurer sur la carte d'affaires de l'utilisateur.

Le numéro de la ligne utilisée pour la messagerie exprès doit se trouver entre 1 et 500. Fournissez au titulaire le numéro de téléphone à sept chiffres qui correspond à la ligne qui sert de ligne de messagerie exprès. Par exemple, si la ligne 20 est utilisée comme ligne de messagerie exprès et que le numéro de téléphone correspondant est le 555-2424, fournissez ce numéro au titulaire.

Lorsqu'une ligne est attribuée à une boîte vocale, cette ligne ne peut pas être attribuée à une autre fonction tant qu'elle est utilisée pour la boîte vocale.

Le poste principal de la ligne de messagerie exprès doit utiliser le NA de messagerie vocale. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système. Aucune valeur implicite n'est attribuée à la messagerie exprès. Pour recevoir des télécopies sur la ligne de messagerie exprès, les titulaires doivent activer la fonction Télécopie.

La messagerie exprès n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

Filtrage d’appels

La fonction Filtrage d'appels permet aux titulaires de boîtes vocales de savoir qui appelle avant de répondre. Cette fonction est utile si les données d'appel ne sont pas disponibles. Le système enregistre le nom du demandeur, établit la communication avec le poste du titulaire, annonce le nom du demandeur, puis propose différentes options telles que la prise de l'appel ou le dépôt d'un message par le demandeur.

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 31

La fonction Filtrage d'appels s'applique aux numéros extérieurs composés par les demandeurs qui utilisent les options de transmission aux postes telles que la Réception automatique et la Sélection de service (SS). Par contre, cette fonction ne reconnaît pas les appels intrasystèmes ou les appels extérieurs acheminés au titulaire au moyen d'un noeud de transfert SS ou d'une ligne spécialisée. Si l'appel provient d'une ligne pour laquelle le titulaire de boîte vocale a enregistré une annonce personnalisée, la fonction Filtrage d'appels est contournée et l'appel est immédiatement transféré.

Lorsque la fonction Filtrage d'appels est activée, l'application CallPilot achemine quand même des appels au poste du titulaire de boîte vocale sur lequel le renvoi automatique est activé.

La valeur implicite de la fonction Filtrage d'appels est No (non), ce qui signifie que les titulaires de boîtes vocales ne peuvent pas savoir qui appelle avant de répondre à moins d'avoir la fonction

IDR.

La fonction de filtrage d'appels n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

Restriction de l'accès au réseau public

Il est possible d’appliquer des restrictions d’appel aux postes d’affaires Nortel Networks et aux postes reliés au système CallPilot 150 ou au système Business Communications Manager 2.5.

L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

Pour restreindre l'accès au réseau public

Effectuez l'une des étapes suivantes :

• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel aux numéros de poste reliés à l'application CallPilot. Vous limitez ainsi tous les appels sur les voies d'accès au réseau public, y compris le transfert extérieur, le transfert extérieur à partir d'un arbre SS et l'avis de réception de message hors système. L'accès au réseau public est effectué par le poste relié à l'application CallPilot. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.

• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel au poste de l'utilisateur.

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.

• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel aux lignes servant à l'accès au réseau public. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.

• Dans l'application CallPilot Manager, réglez le type d'accès au réseau public de la boîte vocale de titulaire à None (aucune).

Cela empêche les appels d'accès au réseau public à partir de la boîte vocale. Pour obtenir de

plus amples renseignements, reportez-vous aux sections intitulées «Type d'accès au réseau public» à la page 28

et «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

32 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Initialisation d'une boîte vocale

L'initialisation permet à votre boîte vocale de recevoir des messages. Elle ne peut pas recevoir ou enregistrer des messages tant qu'elle n'a pas été initialisée.

L'initialisation d'une boîte vocale comprend les étapes suivantes :

• choix d'un mot de passe qui comporte de quatre à huit chiffres et qui ne commence pas par zéro;

• modification du mot de passe implicite de l'application CallPilot au nouveau mot de passe;

• enregistrement du nom du titulaire de la boîte vocale dans le répertoire d'entreprise.

Exécutez la procédure qui correspond au type d'interface téléphonique que vous utilisez.

Pour initialiser une boîte vocale — Business Communications

Manager 2.5 et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

á¡Ú.

Changer MP

MP:

REPR OK

Recom:

REPR OK

Enreg nom :

REPR OK

Valider nom?

REPR COUTE OK

Pour y accéder, suivez les guides parlés.

Entrez le mot de passe implicite

ââââ.

Ce message est affiché brièvement pour indiquer que vous devez modifier votre mot de passe.

Entrez un nouveau mot de passe qui comporte quatre à huit chiffres et qui ne commence pas par zéro.

Appuyez sur

OK ou sur £.

Entrez le nouveau mot de passe une deuxième fois, puis appuyez sur

OK ou sur £.

Après la tonalité, enregistrez votre nom dans le répertoire d'entreprise.

Il est utile d'enregistrer le numéro de la boîte vocale dans l'annonce. Par exemple : «Marie Picard, boîte vocale 5813».

Appuyez sur

OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.

Appuyez sur

OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur

COUTE ou sur Ú pour écouter l'enregistrement ou appuyez sur

REPR ou sur Û pour enregistrer votre nom de nouveau.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

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Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot 33

Pour initialiser une boîte vocale — CallPilot Mini, effectuez les

étapes suivantes :

Composez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot, puis entrez le numéro de la boîte vocale et appuyez sur

£.

Entrez le mot de passe implicite, puis appuyez sur

£. Le mot de passe implicite est

ââââ.

Entrez un nouveau mot de passe qui comporte quatre à huit chiffres et qui ne commence pas par zéro, puis appuyez sur

£.

Entrez le nouveau mot de passe une deuxième fois, puis appuyez sur

£.

Après la tonalité, enregistrez votre nom dans le répertoire d'entreprise.

Il est utile d'enregistrer le numéro de la boîte vocale dans l'annonce. Par exemple : «Marie

Picard, boîte vocale 5813».

Appuyez sur

£ pour mettre fin à l'enregistrement.

Appuyez sur

£ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur

Ú pour écouter l'enregistrement ou appuyez sur

Û pour enregistrer votre nom de nouveau.

Raccrochez pour mettre fin à la session.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

34 Chapitre 3 Boîtes vocales CallPilot

Vérification de l'interface de boîte vocale utilisée

L’application CallPilot prend en charge deux interfaces : Messagerie vocale Norstar et CallPilot.

Vous devez déterminer quelle interface vous attribuerez aux boîtes vocales.

Suivez les directives suivantes pour vérifier quelle interface de boîte vocale est utilisée, puis suivez les directives qui s'appliquent à l'interface que vous utilisez. Certaines directives s'appliquent aux deux interfaces.

Si vous utilisez le système CallPilot Mini, vous utilisez les guides parlés de l'interface CallPilot au lieu d'une interface téléphonique. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les guides parlés du système CallPilot Mini, reportez-vous à la section intitulée

«Guides parlés du système CallPilot

Mini» à la page 12

Pour déterminer quelle interface de boîte vocale vous utilisez, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

á¡Ú.

Pour accéder à votre boîte vocale, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.

Vérifiez l'affichage pour déterminer quelle interface vous utilisez :

0 nouv 0 cons

COUTE ENR ADMIN

Il s'agit de l'interface Messagerie vocale Norstar.

Auc message

COMP BTE SORT

Il s'agit de l'interface CallPilot.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

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Chapitre 4

Utilisation des boîtes vocales

Ajout d'une boîte vocale de titulaire

Si vous voulez créer plusieurs boîtes vocales de titulaires, reportez-vous à la section intitulée

«Ajout de plusieurs boîtes vocales» à la page 38

pour obtenir de plus amples renseignements.

Pour ajouter une boîte vocale de titulaire, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales).

La page Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales) s'affiche.

Dans la zone Mailbox (boîte vocale), entrez le numéro de la boîte vocale.

Dans la zone Mailbox Type (type de boîte vocale), sélectionnez Subscriber (titulaire).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page Subscriber Mailbox (boîte vocale de titulaire) s'affiche.

Dans la zone Extension (poste), entrez le numéro de poste.

Dans les zones Last Name (nom de famille) et First Name (prénom), entrez le nom et le prénom du titulaire de la boîte vocale.

À partir de la zone Class Of Service (classe de service), sélectionnez une classe de service.

Désélectionnez la case Display in Directory (afficher dans le répertoire) si vous ne voulez pas que le nom du titulaire de la boîte vocale soit diffusé dans le répertoire d'entreprise.

10 Désélectionnez la case Enable Message Waiting (activer le message en attente) si vous ne voulez pas que l'indicateur de message en attente soit affiché au poste du titulaire de la boîte vocale.

11 Dans la zone Outdial Type (type de réseau public) : sélectionnez Line (ligne) et entrez la ligne de départ précise attribuée à l'accès au réseau public; ou sélectionnez Pool (groupe), puis entrez le numéro du groupe de lignes attribué à l'accès au réseau public; ou sélectionnez Route (voie) pour attribuer un code d'acheminement à l'accès au réseau public; ou cliquez sur None (aucun) si vous ne voulez pas attribuer de voie d'accès au réseau public.

L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

12 Si vous utilisez le système CallPilot Mini, sélectionnez la case Enable Auto-Login (activer l'entrée automatique) si vous voulez attribuer l'entrée automatique au titulaire.

13 Dans la zone Alternate Extension 1 (poste secondaire 1), entrez le numéro de poste secondaire.

Laissez cette zone vide si vous n'avez pas besoin de poste secondaire.

14 Dans la zone Alternate Extension 2 (poste secondaire 2), entrez le deuxième numéro de poste secondaire.

Laissez cette zone vide si vous n'avez pas besoin d'un deuxième poste secondaire.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

36 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

15 Cochez la case EnableCall Screening (activer le filtrage d’appels) pour attribuer un transfert avec filtrage au titulaire d'une boîte vocale, ou désélectionnez la case Call Screening (filtrage d'appels) pour attribuer des transferts sans annonce au titulaire de la boîte vocale.

La fonction de filtrage d'appels n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

16 Si vous voulez attribuer une ligne de messagerie exprès à la boîte vocale, entrez le numéro de la ligne dans la zone Express Messaging Line (ligne de messagerie exprès).

La messagerie exprès n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

17 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Ajout d'une boîte vocale temporaire

Lorsque vous ajoutez des boîtes vocales temporaires, veillez à leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale.

Pour ajouter une boîte vocale temporaire, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales).

L'écran Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales) s'affiche.

Dans la zone Mailbox (boîte vocale), entrez le numéro de la boîte vocale.

Dans la zone Mailbox Type (type de boîte vocale), sélectionnez Subscriber (titulaire).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page Subscriber Mailbox (boîte vocale de titulaire) s'affiche.

Laissez la zone Extension (poste) vide.

Dans la zone Last Name (nom de famille), entrez le nom de famille du titulaire de la boîte vocale.

Le nom de famille peut comprendre 15 caractères au maximum.

Dans la zone First Name (prénom), entrez le prénom du titulaire de la boîte vocale.

Le prénom peut comprendre 15 caractères au maximum.

À partir de la zone Class Of Service (classe de service), sélectionnez une classe de service.

10 Sélectionnez la case Display in Directory (afficher dans le répertoire) si vous voulez que le nom du titulaire de la boîte vocale soit diffusé dans le répertoire d'entreprise.

11 Ne cochez pas la case Enable Message Waiting (activer le message en attente).

12 Sélectionnez une méthode d'accès au réseau public à partir de la zone Outdial Type (type d'accès au réseau public).

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée «Type d'accès au réseau public» à la page 28

L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 37

13 Si vous utilisez le système CallPilot Mini, sélectionnez la case Enable Auto-Login (activer l'entrée automatique) si vous voulez attribuer l'entrée automatique à la boîte vocale temporaire.

14 Laissez la zone Alternate Ext 1 (poste secondaire 1) vide.

15 Laissez la zone Alternate Ext 2 (poste secondaire 2) vide.

16 Assurez-vous que la case Enable Call Screening (activer le filtrage d'appels) n'est pas cochée.

Des transferts sans annonce doivent être attribués aux boîtes vocales temporaires. La fonction de filtrage d'appels n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

17 Si vous voulez attribuer une ligne de messagerie exprès à la boîte vocale temporaire, entrez le numéro de la ligne dans la zone Express Messaging Line (ligne de messagerie exprès). La messagerie exprès n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

18 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Ajout d'une boîte vocale information

Lorsque vous ajoutez des boîtes vocales information, veillez à leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale.

Pour ajouter une boîte vocale information, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales).

La page Add Mailbox (ajouter des boîtes vocales) s'affiche.

Dans la zone Mailbox (boîte vocale), entrez le numéro de la boîte vocale.

Dans la zone Mailbox Type (type de boîte vocale), sélectionnez Information.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

L'écran Information mailbox (boîte vocale information) s'affiche.

Dans les zones Last Name (nom de famille) et First Name (prénom), entrez le nom du titulaire de la boîte vocale. Le nom de famille et le prénom combinés peuvent compter

15 caractères au maximum.

À partir de la zone Class Of Service (classe de service), sélectionnez une classe de service.

Attribuez la classe de service qui propose la durée de message la plus longue. Dans le cas, par exemple, d'une durée d'enregistrement moyenne, vous devez attribuer la classe de service 7 ou 8. Ces classes de service offrent une durée d'enregistrement de dix minutes.

Cochez la case Display in Directory (afficher dans le répertoire) si vous voulez que le nom du titulaire de la boîte vocale soit diffusé dans le répertoire d'entreprise.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

38 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

Ajout de plusieurs boîtes vocales

Vous pouvez gagner du temps en créant plusieurs boîtes vocales lors de la première installation de l'application CallPilot ou lorsque vous devez ajouter un grand nombre de boîtes vocales à votre système. L'ajout de plusieurs boîtes vocales permet la création de boîtes vocales de titulaire pour la série de postes que vous précisez. Vous devez utiliser des postes qui ne sont pas déjà attribués à des boîtes vocales.

Pour tirer le meilleur parti de l'ajout de plusieurs boîtes vocales, identifiez les utilisateurs qui ont besoin d'une boîte vocale de titulaire non standard, puis créez ces boîtes vocales individuellement.

Utilisez la fonction Add Many Mailboxes (ajouter plusieurs boîtes vocales) pour ajouter les autres boîtes vocales.

Les boîtes vocales créées à l'aide de la fonction Add Many Mailboxes (ajouter plusieurs boîtes vocales) comportent les caractéristiques suivantes :

• Le numéro de boîte vocale correspond au numéro du poste.

• Les boîtes vocales contiennent les mêmes réglages pour les champs Class of Service (classe de service), Call Screening (filtrage d'appels), Message Waiting (message en attente), Outdialing

(accès au réseau public) and Display in Directory (afficher dans le répertoire).

• Le nom du titulaire correspond à celui programmé pour le poste attribué à votre système.

Si le nom de poste n'a pas été programmé, le numéro de la boîte vocale est utilisé comme nom.

• Les boîtes vocales ne sont pas initialisées lors de leur création, mais les titulaires peuvent les initialiser individuellement dès qu'elles leur sont attribuées.

Il est impossible de créer une boîte vocale si :

• une boîte vocale portant le même numéro existe déjà;

• le numéro de poste est déjà utilisé par une autre boîte vocale;

• le poste est considéré comme un accès téléphonique CallPilot.

Pour ajouter plusieurs boîtes vocales, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Add Many Mailboxes (ajouter plusieurs boîtes vocales).

L'écran Add Many Mailboxes (ajouter plusieurs boîtes vocales) s'affiche.

Dans la zone From Extension (à partir du poste), entrez le numéro de poste à partir duquel vous voulez débuter la création des boîtes vocales.

Dans la zone To Extension (au poste), entrez le numéro de poste auquel vous voulez terminer la création des boîtes vocales.

À partir de la zone Class Of Service (classe de service), sélectionnez une classe de service.

Sélectionnez la case Display in Directory (afficher dans le répertoire) si vous voulez que le nom du titulaire de la boîte vocale soit diffusé dans le répertoire d'entreprise.

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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 39

Cochez la case Enable Message Waiting (activer le message en attente) si vous voulez que l'indicateur de message en attente soit affiché au poste du titulaire de la boîte vocale.

À partir de la zone Outdial Type (type d'accès au réseau public), cliquez sur Line (ligne), puis entrez le numéro de la ligne précise attribuée à l'accès au réseau public; ou cliquez sur Pool (groupe) puis entrez le numéro du groupe de lignes attribué à l'accès au réseau public; ou cliquez sur Route (voie) pour attribuer un code d'acheminement à l'accès au réseau public; ou cliquez sur None (aucun) si vous ne voulez pas attribuer de voie d'accès au réseau public.

L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

Cochez la case Enable Call Screening (activer le filtrage d'appels) pour attribuer un transfert avec filtrage au titulaire d'une boîte vocale, ou désélectionnez la case Call Screening (filtrage d'appels) pour attribuer des transferts sans annonce au titulaire de la boîte vocale.

La fonction de filtrage d'appels n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

10 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

40 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

Mots de passe des boîtes vocales

Toute boîte vocale est protégée par un mot de passe programmé par le titulaire. Si vous ajoutez une boîte vocale à l'application CallPilot Manager, le mot de passe est réglé à 0000. Il s'agit du mot de passe implicite.

Pour utiliser une boîte vocale, le titulaire doit changer le mot de passe implicite. Le nouveau mot de passe doit comporter de quatre à huit chiffres et ne peut commencer par un zéro.

Si un titulaire de boîte vocale oublie son mot de passe, il est possible de remettre le mot de passe à sa valeur implicite, soit 0000. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la

section intitulée «Pour remettre le mot de passe d'une boîte vocale à la valeur implicite, effectuez les étapes suivantes :» à la page 41

Nota : Modifiez fréquemment le mot de passe du coordinateur de système pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.

Verrouillage sur mot de passe incorrect

La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal de tentatives d'entrée de mot de passe incorrectes. L'application CallPilot enregistre le nombre de tentatives depuis le dernier accès autorisé. Si le nombre maximal de tentatives est dépassé, la boîte vocale du titulaire est

«verrouillée». L'utilisateur ne peut plus accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'a pas

été remis à sa valeur implicite. Reportez-vous à la section intitulée «Pour remettre le mot de passe d'une boîte vocale à la valeur implicite, effectuez les étapes suivantes :» à la page 41

Expiration du mot de passe

La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal de jours pendant lesquels le mot de passe est valide. Si le nombre maximal de jours est écoulé, le mot de passe de la boîte vocale cesse d'être valide. Le titulaire peut accéder à la boîte vocale, mais ne peut accéder à ses messages ni effectuer d'autres fonctions tant que le mot de passe n'a pas été modifié. À moins que le poste soit doté d'un afficheur deux lignes, l'annonce vocale suivante est diffusée au moment d'accéder à la boîte vocale si le mot de passe est expiré :

«Votre mot de passe n'est plus valide. Vous devez modifier votre mot de passe.

Entrez votre nouveau mot de passe, puis appuyez sur

£.»

Lorsque le nouveau mot de passe est entré, la boîte vocale revient au fonctionnement normal.

Nota : Dans la classe de service, réglez le paramètre d'expiration du mot de passe à une valeur peu élevée de sorte que les titulaires de boîte vocale changent leur mot de passe fréquemment. Si la valeur du paramètre est élevée ou indéfinie, les risques d'une utilisation non autorisée du système CallPilot ou Business Communications

Manager 2.5 sont plus grands.

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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 41

Modification des paramètres d'une boîte vocale

Après avoir ajouté une boîte vocale, vous pouvez effectuer les étapes suivantes :

• changer le mot de passe d'une boîte vocale,

• modifier les propriétés de la boîte vocale,

• modifier une classe de service.

Pour remettre le mot de passe d'une boîte vocale à la valeur implicite, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Admin (administration de boîtes vocales).

La page Mailbox List (liste des boîtes vocales) s'affiche.

Cliquez sur le lien Reset Password (remettre le mot de passe à la valeur implicite) pour modifier le mot de passe d'une boîte vocale.

Un message vous demandant de confirmer votre demande de modification du mot de passe s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

Nota : Ne remettez le mot de passe à la valeur implicite que si le titulaire l'oublie ou si la boîte vocale est verrouillée. Le mot de passe de la boîte vocale est remis à sa valeur implicite de 0000. Il est impossible d'accéder à une boîte vocale tant que le mot de passe implicite n'a pas été modifié. Une fois le mot de passe remis à la valeur implicite, vous devez aviser le titulaire de modifier le mot de passe implicite dès que possible. Lorsque la boîte vocale possède le mot de passe implicite, la boîte vocale est vulnérable aux accès non autorisés.

Pour modifier les propriétés d'une boîte vocale, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Admin (administration de boîtes vocales).

La page Mailbox List (liste des boîtes vocales) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) de la boîte vocale que vous voulez modifier.

La page de la boîte vocale sélectionnée s'affiche.

Apportez les modifications voulues aux propriétés.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les propriétés des boîtes vocales,

reportez-vous à la section intitulée «Propriétés de la boîte vocale» à la page 28

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

42 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

Modification d’une classe de service

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les paramètres de la classe de service,

reportez-vous à la section intitulée «Classe de service de boîte vocale» à la page 26

Pour modifier une classe de service, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Class of Service (classe de service).

La page Class of Service (classe de service) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une classe de service.

La page Class of Service (classe de service) de la classe de service sélectionnée s'affiche.

Si vous désirez modifier le nom, entrez le nouveau nom dans la zone Name (nom).

Si vous voulez modifier la capacité maximale d'enregistrement des messages, entrez une valeur de 1 à 180 minutes dans la zone Max Mailbox Msg Time (capacité maximale d'enregistrement des messages).

Si vous voulez modifier la durée maximale du message, entrez une valeur de 1 à 60 minutes dans la zone Max Message Length (durée maximale d'un message) dans le cas du système

Business Communications Manager, ou une valeur de 1 à 30 minutes dans le cas du système

CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Si vous voulez modifier la durée de conservation de message, entrez une valeur de 1 à

365 jours dans la zone Message Retention Period (durée de conservation d'un message), ou entrez 0 si vous ne voulez pas que les messages soient éliminés.

Si vous voulez modifier la durée maximale de l'annonce, entrez une valeur de 1 à 30 minutes dans la zone Max Greeting Length (durée maximale de l'annonce).

Si vous voulez modifier le paramètre pour l'avis de réception de message hors système, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Enable Off-premise Msg Notification

(activer l'avis de réception de message hors système).

10 Si vous voulez modifier l'intervalle entre les essais de remise de message, entrez une valeur de

1 à 120 minutes dans la zone Retry Intervals (intervalle entre les essais).

11 Si vous voulez modifier le nombre maximal d'essais de remise de message, entrez une valeur de 1 à 20 dans la zone Max Number of Attempts (nombre maximal de tentatives).

12 Si vous voulez modifier le paramètre du transfert extérieur, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Enable Outbound Transfer (activer le transfert extérieur).

13 Si vous voulez modifier le nombre maximal d'entrées de mots de passe incorrects, entrez une valeur de 1 à 20 dans la zone Max Number of Attempts (nombre maximal de tentatives).

14 Si vous voulez modifier le paramètre d'expiration du mot de passe, entrez une valeur de 1 à

365 jours dans la zone Password Expiry (expiration du mot de passe), ou entrez 0 si vous voulez que le mot de passe soit toujours valide.

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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 43

15 Si vous voulez modifier un paramètre réseau, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher

Enable Networking (activer le réseau). Cette case ne s'affiche que si l'option Message

Networking (Messagerie réseau) est installée.

16 Si vous voulez modifier un paramètre du poste de réception personnalisé, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Enable Personal Attendant (activer le poste de réception personnalisé).

17 Si vous voulez modifier un paramètre de l'enregistrement de communication, sélectionnez ou désélectionnez la case à cocher Enable Record Call (activer l'enregistrement de communication). Cette fonction n'est pas offerte pour le système CallPilot Mini.

18 Si vous voulez modifier la langue des messages guides, sélectionnez une langue à partir de la zone Prompt Language (langue des messages guides).

19 Si vous voulez modifier l'interface utilisateur sur un système téléphonique Norstar, sélectionnez une interface utilisateur à partir de la zone User Interface (interface utilisateur).

20 Si vous utilisez le système CallPilot Mini et que vous voulez modifier la liste de restrictions et d'autorisations attribuée à la classe de service, sélectionnez un nouveau chiffre à partir de la zone Restriction Permission List (liste de restrictions et d'autorisations).

21 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Suppression d'une boîte vocale

Avant de supprimer une boîte vocale, assurez-vous que le titulaire a écouté tous ses messages.

Lorsqu'une boîte est supprimée, tous les messages conservés dans cette boîte sont supprimés, et la boîte est automatiquement effacée du répertoire d'entreprise et des listes de diffusion.

Si vous supprimez une boîte vocale associée à un arbre SS, vous devez d'abord la retirer de l'arbre

SS. Si vous oubliez de le faire, le message

Mbox in CCR

(boîte vocale utilisée dans un arbre SS) apparaît à l'afficheur.

Il est impossible de supprimer une boîte vocale lorsqu'elle :

• est utilisée;

• est ciblée dans une table IDR ou un arbre SS;

• est utilisée comme boîte vocale de niveau de compétences;

• est utilisée en tant que boîte vocale du coordinateur de système ou boîte réception.

Pour supprimer une boîte vocale, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

La page Mailbox List (liste des boîtes vocales) s'affiche.

Sélectionnez la boîte vocale que vous désirez supprimer et cliquez sur le lien Delete

(supprimer).

Un message vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

44 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

Listes de diffusion

Les listes de diffusion vous permettent de gagner du temps lors de l'envoi de messages à des destinataires multiples. Vous pouvez créer 99 listes de diffusion au maximum. Chaque liste peut contenir 300 boîtes vocales. Avant d'ajouter des listes de diffusion, préparez la liste de membres.

Cette liste doit contenir :

• le nom de la liste de diffusion — 16 caractères au maximum;

• les numéros de boîtes vocales à ajouter à la liste.

Une fois la liste de diffusion établie, vous pouvez modifier les boîtes vocales qui se trouvent dans la liste, enregistrer un nouveau nom, afficher la liste de diffusion ou la supprimer.

Numéros de listes de diffusion

Au cours de l'installation du système, un numéro entre 0 et 9 (valeur implicite 9) est attribué comme chiffre initial des listes de diffusion. Ainsi, les numéros implicites des listes de diffusion vont de 901 à 999. Si le chiffre initial est 5, les numéros iront donc de 501 à 599. Les numéros de listes de diffusion comprennent trois chiffres.

Le chiffre initial de liste de diffusion peut être modifié au besoin. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification du chiffre initial de la liste de diffusion, reportez-vous à la

section intitulée «Configuration des propriétés du système» à la page 99

Lorsque vous envoyez un message à l'aide de la liste de diffusion, le numéro de la liste remplace celui de la boîte vocale. Le tableau ci-dessous illustre deux exemples de listes de diffusion.

Voici un exemple d'une liste de diffusion.

Numéro de la liste de diffusion

901

Nom

Ventes

902 Expédition

N o de boîte vocale

224

223

233

227

221

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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 45

Ajout d’une liste de diffusion

Pour être incluse dans une liste de diffusion, une boîte vocale doit avoir été initialisée. Pour obtenir des renseignements sur l'initialisation d'une boîte vocale, reportez-vous à la section intitulée

«Initialisation d'une boîte vocale» à la page 32

Pour ajouter une liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Group Lists (listes de diffusion).

La page Group Lists (listes de diffusion) s'affiche.

Si l'option Télécopie est installée, sélectionnez l'option Fax (télécopie) ou Voice (voix) comme le type de liste de diffusion que vous ajoutez. L'option Télécopie n'est pas offerte par le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

La page Group List Properties (propriétés des listes de diffusion) s'affiche.

Cliquez sur le bouton Voice (voix) et suivez la méthode décrite à la section intitulée

«Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47

pour enregistrer un nom de liste de diffusion parlé à l'aide de votre ordinateur ou

suivez la méthode décrite dans la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner un nom de liste de diffusion préenregistré.

Entrez le nom de la nouvelle liste de diffusion dans la zone Display Name (afficher le nom).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page Group Lists (listes de diffusion) qui contient la nouvelle liste de diffusion ajoutée s'affiche.

Cliquez sur le lien Members (membres).

La page Members List (liste des membres) s'affiche.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

La page Add Members (ajouter des membres) s'affiche.

10 Sélectionnez les boîtes vocales que vous désirez ajouter à la liste de diffusion.

11 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page Members List (liste des membres) qui indique les boîtes vocales sélectionnées s'affiche.

12 Cliquez sur le bouton Close (fermer).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

46 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales

Modification d’une liste de diffusion

Le nom et les membres d'une liste de diffusion peuvent être modifiés en tout temps. Par contre, vous ne pouvez pas modifier le numéro d'une liste de diffusion. Pour le modifier, vous devez supprimer la liste et en créer une nouvelle. Pour obtenir de plus amples renseignements,

reportez-vous à la section intitulée «Ajout d'une liste de diffusion» à la page 45

Pour modifier une liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Group Lists (listes de diffusion).

La page Group Lists (listes de diffusion) s'affiche.

Si vous souhaitez modifier la liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :

• Cliquez sur le lien Change (modifier).

•

Effectuez les étapes décrites à la section intitulée «Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47

Si vous souhaitez modifier l'affichage du nom de la liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :

• Cliquez sur le lien Change (modifier).

• Entrez le nom de la nouvelle liste de diffusion dans la zone Display Name (afficher le nom).

Si vous souhaitez modifier les membres de la liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :

• Cliquez sur le lien Members (membres).

• Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

• Sélectionnez les membres que vous voulez ajouter.

• Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

• Cliquez sur le bouton Close (fermer).

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Chapitre 5

Enregistrement des messages guides et des annonces

L'application CallPilot Manager vous permet d'effectuer les tâches suivantes :

• enregistrer et écouter des messages guides et des annonces à partir d'un combiné;

• exporter des messages guides et des annonces (système Business Communications

Manager 2.5 uniquement);

• utiliser des fichiers informatiques comme messages guides ou annonces (système Business

Communications Manager 2.5 uniquement).

L'application CallPilot Manager vous permet d'enregistrer et d'importer les éléments suivants :

• Messages guides et annonces de la Réception automatique.

Reportez-vous aux sections intitulées «Enregistrement d'une annonce d'entreprise» à la page 56

«Enregistrement d'un menu personnalisé» à la page 60

• Noms de liste de groupes.

Reportez-vous à la section intitulée «Ajout d'une liste de diffusion» à la page 45

• Messages guides et annonces de sélection de service (SS).

Reportez-vous à la section intitulée

«Création d'un noeud local» à la page 75 ,

«Ajout de noeuds au noeud local» à la page 79 et

«Ajout d'une boîte vocale information» à la page 37

• Si vous utilisez les options CallPilot telles que Messagerie réseau ou Call Center, vous pouvez enregistrer les noms de site réseau et les annonces de l'application Call Center. Reportez-vous au Guide d'exploitation de la Messagerie réseau de l'application CallPilot et au Guide

d'exploitation de l'application Call Center pour obtenir de plus amples renseignements.

Suivez les directives qui s'appliquent au système que vous utilisez.

Pour enregistrer une annonce, un message ou un nom —

Business Communications Manager et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Pour obtenir de meilleurs résultats, utilisez un téléphone qui est relié au même commutateur que votre système de messagerie vocale. Évitez d'utiliser les portatifs.

Cliquez sur le lien Voice (voix).

La page permettant d'enregistrer les annonces et les messages guides s'affiche.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

48 Chapitre 5 Enregistrement des messages guides et des annonces

Dans la zone Connect to (connecter), entrez le numéro du poste ou le numéro de téléphone dont vous vous servez pour enregistrer l'annonce ou le message guide.

Dans le cas d'un numéro interne, vous n'avez qu'à entrer le numéro du poste. Dans le cas de tout autre numéro, entrez la séquence de chiffres qui permet de composer le numéro de téléphone à partir du système de messagerie vocale. Par exemple, vous aurez peut-être à composer le 9, l'indicatif régional, puis le numéro de téléphone.

Cliquez sur le bouton Record (enregistrer).

Le poste sonne.

Décrochez le combiné. N'utilisez pas le mode Mains libres. Après la tonalité, enregistrez votre annonce ou message guide.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Stop (fin).

Pour enregistrer une annonce, un message guide ou un nom —

CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur le bouton Voice (voix).

La page à partir de laquelle vous pouvez enregistrer des annonces et des messages guides s'affiche.

Si vous n'avez pas précisé de numéro de téléphone au préalable, ou si vous voulez modifier le numéro de téléphone à partir duquel vous effectuez l'enregistrement, cliquez sur le bouton

Change (modifier) et dans la zone Connect to (connecter), entrez le nom du poste ou le

numéro de téléphone que vous utilisez pour enregistrer l'annonce, le nom ou le message guide.

Dans le cas d'un numéro interne, vous n'avez qu'à entrer le numéro du poste. Dans le cas de tout autre numéro, entrez la séquence numérique qui permet de composer le numéro de téléphone à partir du système de messagerie vocale. Par exemple, vous aurez peut-être à composer le 9, l'indicatif régional, puis le numéro de téléphone.

Cliquez sur le bouton OK.

Cliquez sur le bouton Dial (composer). Le poste sonne.

Décrochez le combiné. N'utilisez pas le mode Mains libres. Cliquez sur le bouton Record

(enregistrer). Après la tonalité, enregistrez l'annonce, le nom ou le message guide.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Stop (fin).

Pour écouter l'enregistrement, cliquez sur le bouton Play (écouter) ou pour sauvegarder l'enregistrement, cliquez sur le bouton Save (sauvegarder). Votre enregistrement ne sera pas sauvegardé si vous raccrochez avant de cliquer sur le bouton Save

(enregistrer).

Cliquez sur le bouton Close (fermer) et raccrochez.

La prochaine fois que vous écoutez ou que vous enregistrez une annonce ou un message guide, le numéro de téléphone composé apparaît dans la zone Connect to (connecter). Il n'est pas nécessaire de raccrocher chaque fois. Même si vous fermez la fenêtre, la communication demeure active pendant plusieurs minutes. Vous pouvez passer à une autre annonce ou à un autre message guide sans avoir décrocher. Après quelques minutes d'inactivité ou si vous sortez de l'application CallPilot Manager, la connexion est coupée.

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Chapitre 5 Enregistrement des messages guides et des annonces 49

Pour écouter le guide parlé, cliquez sur le bouton Play (écouter) ou pour sauvegarder l'enregistrement, cliquez sur le bouton Save (sauvegarder).

L'enregistrement remplace le message guide ou l'annonce initiale.

10 Cliquez sur le bouton Close (fermer) et raccrochez le combiné.

Vous pouvez libérer la ligne en cliquant sur le bouton Hang Up (raccrocher) ou en raccrochant. La prochaine fois que vous utiliserez les fonctions Écouter ou Enregistrer, le numéro de téléphone composé apparaît dans la zone Connect to (connecter). Il n'est pas nécessaire de raccrocher chaque fois. Même si vous fermez la fenêtre, la communication demeure active pendant plusieurs minutes.

Vous pouvez passer à une autre annonce ou à un autre message guide sans avoir à décrocher.

Après quelques minutes d'inactivité ou si vous sortez de l'application CallPilot Manager, la connexion est coupée.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

50 Chapitre 5 Enregistrement des messages guides et des annonces

Importation de messages guides, d’annonces ou de noms

Si vous utilisez le système Business Communications Manager 2.5, vous pouvez importer un message guide ou une annonce préenregistrée. Vous ne pouvez pas importer une annonce ou un message guide préenregistré lorsque vous utilisez le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Pour importer une annonce, un message guide ou un nom préenregistré, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur le lien Voice (voix).

Si vous connaissez l’emplacement de l’annonce ou du message guide, dans la zone Import

(importation), entrez l’emplacement du fichier et cliquez sur le bouton Send (envoi) ou si vous ne connaissez pas l’emplacement de l’annonce ou du message guide, sous l’option

Import (importer), cliquez sur le bouton Browse (parcourir) et exécutez les étapes 3 à 6.

La boîte de dialogue Open (ouvrir) s'affiche.

Dans la zone Look in (rechercher dans), sélectionnez l'emplacement du fichier.

Dans la zone File name (nom de fichier), entrez le nom du fichier.

Dans la zone Files of type (type de fichiers), sélectionnez le type de fichier.

Cliquez sur le bouton Open (ouvrir).

Cliquez sur le bouton Send (envoyer).

Pour écouter l'annonce ou le message guide, entrez le numéro du poste ou le numéro de téléphone dans la zone Connect to (connecter), puis cliquez sur le bouton Play (écouter).

Le poste sonne.

Répondez pour écouter l'annonce ou le message guide.

10 Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Save (sauvegarder) pour sauvegarder l'annonce ou le message guide.

L'annonce ou le message guide que vous sauvegardez remplace le message guide ou l'annonce initiale.

11 Cliquez sur le bouton Close (fermer) et raccrochez le combiné.

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Chapitre 5 Enregistrement des messages guides et des annonces 51

Exportation de messages guides, d’annonces ou de noms

Si vous utilisez le système Business Communications Manager 2.5, vous pouvez exporter une annonce ou un message guide préenregistré à un fichier électronique en format natif ou en format

WAV. Vous ne pouvez pas exporter une annonce ou un message guide préenregistré lorsque vous utilisez le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Exportez l'annonce ou le message guide en format natif si vous voulez réimporter le fichier plus tard. Vous pouvez réimporter le fichier à votre système ou à un autre système de messagerie vocale. Exportez le fichier en format natif si vous voulez utiliser les mêmes annonces d'entreprise ou les messages guides de réception automatique aux autres emplacements de l'entreprise. Si vous gardez le fichier dans son format natif, vous vous évitez d'avoir à le convertir dans un autre format, ce qui peut diminuer la qualité du son.

Exportez l'annonce ou le message guide en format WAV si vous voulez modifier le fichier son sur votre ordinateur.

Pour exporter une annonce, un message guide ou un nom préenregistré, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur le lien Voice (voix).

À l'option Export (exporter), cliquez sur le lien Native Encoding (codage natif) ou sur WAV

Encoding (codage WAV).

La boîte de dialogue File Download (téléchargement de fichier) s'affiche.

Cliquez sur Save this file to disk (enregistrer ce fichier sur le disque), puis cliquez sur le bouton OK.

La boîte de dialogue Save As (enregistrer sous) s'affiche.

À partir de la zone Save in (enregistrer dans), repérez l'emplacement où vous voulez sauvegarder le fichier, puis cliquez sur le bouton Save (enregistrer).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

52 Chapitre 5 Enregistrement des messages guides et des annonces

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Chapitre 6

Configuration de la Réception automatique

Réception automatique

La Réception automatique répond aux appels acheminés aux lignes d'arrivée de votre entreprise en diffusant une annonce préenregistrée, choisie dans la table d'annonces, selon l'heure de la journée.

Vous pouvez enregistrer diverses annonces et les attribuer à la table d'annonces. Vous pouvez

également préciser quelle annonce sera diffusée sur les différentes lignes. Vous pouvez, par exemple, programmer le système pour que le demandeur entende une annonce lorsqu'il compose le numéro du service des ventes, et une autre annonce lorsqu'il appelle le service à la clientèle. Les paramètres de table d'annonces contrôlent la Réception automatique. Les paramètres de table d'annonces comprennent les messages guides personnalisés et déterminent si les demandeurs extérieurs peuvent écouter le menu Auto Attendant (Réception automatique) ou Custom Call

Routing (Sélection de service).

Une fois que l'annonce a été diffusée, le menu Automated Attendant (Réception automatique) propose une série d'options que le demandeur peut sélectionner à l'aide du clavier de son téléphone. Si vous voulez proposer un plus grand nombre d'options et de services, vous pouvez programmer le système de façon à ce que le menu Custom Call Routing (CCR) (Sélection de service (SS)) soit diffusé à la place du menu Automated Attendant (Réception automatique). Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création d'un menu SS, reportez-vous à la section

intitulée «Planification d'un arbre SS» à la page 71

Aperçu de la prise d'appel — Réception automatique

Appel d'arrivée

Prise d’appel par le réceptionniste

Prise d’appel par la

Réception automatique

Diffusion de l'annonce d'entreprise

Diffusion des options de menu local

Custom Call Routing

(Sélection de service)

Diffusion des options de menu

Automated Attendant

(Réception automatique)

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

54 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Tables d’annonces

Les tables d'annonces contiennent les messages que la Réception automatique diffuse aux demandeurs. L'application CallPilot comprend quatre tables d'annonces.

Vous pouvez stocker un total de 40 annonces d'entreprise en mémoire, mais seulement quatre peuvent être attribuées simultanément à une table d'annonces. Vous pouvez attribuer les quatre mêmes annonces à plusieurs tables ou leur en attribuer de différentes.

Le tableau suivant constitue un exemple d'attribution d'annonces.

Type d’annonce

Matinée

Après-midi

Soirée

Heures de fermeture

Matinée

Après-midi

Soirée

Heures de fermeture

Table 1

Annonce 1

Annonce 2

Annonce 3

Annonce 4

Annonce 17

Annonce 18

Annonce 19

Annonce 20

Table 2

Annonce 5

Annonce 6

Annonce 7

Annonce 8

Annonce 21

Annonce 22

Annonce 23

Annonce 24

Table 3

Annonce 9

Annonce 10

Annonce 11

Annonce 12

Annonce 25

Annonce 26

Annonce 27

Annonce 28

Table 4

Annonce 13

Annonce 14

Annonce 15

Annonce 16

Annonce 29

Annonce 30

Annonce 31

Annonce 32

Il est recommandé d'utiliser les annonces 1 à 16 pour les jours ouvrables et les annonces 17 à 40 pour les occasions spéciales.

Chaque table d'annonces est divisée en quatre sections, selon l'heure de la journée.

Le tableau suivant indique les différentes heures de la journée.

Type d’annonce Heure d’activation (valeur implicite)

Matinée

Après-midi

12 h minuit

12 h midi

Soirée 18 h

Heures de fermeture 18 h

Si vous utilisez les heures implicites, l'annonce de soirée n'est pas diffusée.

L'annonce des heures de fermeture peut être activée et désactivée au moyen de la programmation du paramètre d'état de l'entreprise. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'état de l'entreprise, reportez-vous à la section intitulée

«Paramètre de l'état de l'entreprise» à la page 125 .

Tables d'annonces utilisées en conjonction avec la langue seconde

Lorsque vous utilisez les langues principale et secondaire, il est recommandé d'attribuer une des tables d'annonce à la langue seconde. Si votre entreprise utilise deux lignes d'arrivée, par exemple, et que vous voulez qu'une ligne diffuse uniquement des annonces en langue seconde, vous devez attribuer cette ligne à la table qui contient les annonces enregistrées en langue seconde. Vous pouvez donc enregistrer les annonces 5, 6, 7 et 8 en langue seconde et les attribuer à la table d'annonces 2, ligne 2.

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 55

Annonces d’entreprise

Avant d'enregistrer vos annonces d'entreprise, vous devez déterminer quel type d'annonce sera diffusé sur les différentes lignes téléphoniques d'arrivée et établir ce que vous allez dire dans ces annonces. Les quatre annonces doivent correspondre aux heures de matinée, d'après-midi, de soirée et de fermeture. Vous pouvez préparer quatre annonces ou utiliser la même annonce pour chaque période du jour. Au fur et à mesure que vous enregistrez les annonces, numérotez-les de

1 à 4.

Voici des exemples d'annonces pour chaque période du jour :

Annonce de matinée : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»

Annonce d'après-midi : «Bon après-midi. Vous avez joint la librairie Bouquin.»

Annonce de soirée : «Bonsoir. Vous avez joint la librairie Bouquin.»

Annonce de fermeture : «Vous avez joint la librairie Bouquin. Nos heures d'ouverture sont du

lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Veuillez patienter et laisser un message. Merci.»

Les annonces 1 à 4 sont implicitement attribuées à toutes les tables d'annonces. Ainsi, l'annonce numéro 1 est diffusée en tant qu'annonce de matinée pour les tables 1, 2, 3 et 4.

Si vous n'utilisez qu'une table d'annonces, les annonces numérotées de 1 à 4 que vous avez enregistrées sont diffusées automatiquement. Vous n'avez pas à attribuer les annonces 1 à 4 à la table, mais vous devez définir le choix de langue.

Si vous utilisez une langue principale et une langue seconde, vous devez enregistrer les directives de l'option

á dans la langue seconde. Si, par exemple, vous utilisez le français comme langue principale et l'anglais comme langue seconde, votre annonce principale sera en français, mais les directives de l'option

á seront en anglais. Exemple :

«Bonjour. Vous êtes en communication avec la librairie Bouquin. Pour utiliser notre service de messagerie vocale en anglais, faites le

á.»

Comme le menu implicite Automated Attendant (Réception automatique) ne comprend pas l'option de langue seconde, vous devez préciser dans votre annonce que le demandeur doit appuyer sur le

á pour utiliser cette langue.

Les annonces d'entreprise peuvent durer jusqu'à 10 minutes. Si vous voulez modifier la durée de l'annonce, vous devez changer la classe de service attribuée à la boîte vocale du coordinateur de système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de ce paramètre,

reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Une fois que vous avez établi ce que vous voulez dire dans votre annonce, exercez-vous à l'enregistrement. N'oubliez pas de parler clairement et lentement, à un débit facile à comprendre.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

56 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Enregistrement d’une annonce d’entreprise

Pour enregistrer une annonce d'entreprise, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (réception automatique).

Cliquez sur le lien Company Greetings (annonces d'entreprise).

L'écran Company Greetings (annonces d'entreprise) s'affiche.

Cliquez sur le lien Voice (voix) pour enregistrer une annonce et suivez la méthode décrite dans la section intitulée

«Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47 pour enregistrer une annonce à l'aide de votre ordinateur

suivez la méthode décrite dans la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner une annonce préenregistrée.

Configuration d’une table d’annonces

Pour définir une table d'annonces, effectuez les étapes suivantes :

• attribuez une annonce à une table d'annonces;

• attribuez un arbre SS à une table d'annonces;

• programmez les heures d'ouverture;

• définissez un choix de langue;

• désignez un poste de réception par table d'annonces;

• programmez une touche qui permet aux demandeurs de répéter le menu actuel;

• enregistrez un menu Custom (accueil personnalisé), si vous voulez remplacer le menu implicite Auto Attendant (Réception automatique).

Nota : L'arbre SS doit être créé avant d'être attribué. Pour obtenir de plus amples

renseignements, reportez-vous à la section intitulée «Planification d'un arbre SS» à la page 71

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 57

Attribution des annonces aux tables d’annonces

À chaque table d'annonces, vous pouvez attribuer les annonces à diffuser et les arbres SS auxquels les appels sont acheminés en fonction de l'heure du jour. Vous n'avez pas à attribuer un arbre SS à une table d'annonces, mais si vous voulez attribuer un arbre SS à une table d'annonces, vous devez le créer en premier.

Si aucun arbre SS n'est attribué à une table d'annonces, le demandeur entend l'annonce attribuée suivie du menu d'accueil Automated Attendant (Réception automatique). Lorsqu'une annonce ou un arbre SS est attribué à une table d'annonces, le demandeur entend l'annonce attribuée puis l'appel est acheminé à un arbre SS.

Pour attribuer des annonces à une table d'annonces, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une table d'annonces.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

À partir des zones Morning (matinée), Afternoon (après-midi), Evening (soirée) et

Non-business (heures de fermeture), sélectionnez les numéros d'annonces que vous voulez

utiliser.

Dans la zone CCR Tree (arbre SS), sélectionnez l'arbre SS par lequel vous voulez que les appels soient acheminés à chaque période de la journée. Si vous ne voulez pas que les appels soient acheminés à un arbre SS, sélectionnez None (aucun) dans la zone.

Réglage des heures d'ouverture

Le paramètre des heures d'ouverture permet de déterminer à quelle heure sera diffusée une annonce. Chaque table d'annonces divise les heures d'affaires en quatre catégories pour chaque jour de la semaine : la matinée, l'après-midi, la soirée et les heures de fermeture.

Pour régler les heures d'ouverture, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une table d'annonces.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

Pour configurer un jour de la semaine, sélectionnez l'heure de début dans les zones Morning

(matinée), Afternoon (après-midi), Evening (soirée) et Non-business (heures de fermeture).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

58 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Pour les jours où votre entreprise est fermée, réglez l'heure d'activation à 00 h 00 (minuit). Ainsi, l'annonce des heures de fermeture est diffusée pendant toute la journée. L'annonce des heures de fermeture peut être activée et désactivée au moyen de la programmation du paramètre d'état de l'entreprise. Lorsque l'état de l'entreprise est désactivé, l'annonce des heures de fermeture continue

à être diffusée tant que la fonction n'est pas activée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la configuration de l'option Business Open (état de l'entreprise), reportez-vous à la section

intitulée «Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise)» à la page 119

Attribution d'un poste de réception à la table d'annonces

Le poste de réception par table d'annonces a priorité sur le réceptionniste désigné. Si le poste de réception ne répond pas, l'appel du demandeur est transféré au poste de la réception. Si vous ne précisez pas un poste de la réception, l'appel est transféré à la boîte réception.

Pour attribuer un poste de réception à une table d'annonces, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner la table d'annonces à laquelle vous voulez attribuer un poste de réception.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

Dans la zone Attendant Extension (Réception automatique), entrez le numéro du poste de réception.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 59

Choix de langue

Une fois que vous avez attribué des annonces à la table d'annonces, choisissez la langue. Le choix de langue peut être modifié en tout temps. Chaque table d'annonces peut se voir attribuer un choix de langue différent. Cela permet de déterminer quelle langue utilisera la Réception automatique lors de la prise d'un appel d'arrivée. Si l'option Bilingual (bilingue) de l'application CallPilot est réglée à No (non), aucun choix de langue n'est nécessaire.

Pour faire le choix de langue, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une table d'annonces.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

À partir de la zone Language Preference (choix de langue), sélectionnez Primary

(principale) pour choisir la langue principale ou Alternate (secondaire) pour la langue seconde.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Attribution d'une touche de répétition du menu

Sélectionnez un chiffre qui permet aux demandeurs de répéter le menu d'accueil actuel. La touche de répétition du menu a priorité sur tous les éléments de menu SS qui sont déjà configurés et s'applique à tous les arbres SS dans la table d'annonces. Si vous sélectionnez 0 comme la touche de répétition du menu, les demandeurs ne pourront pas retourner au poste de réception au moyen de la touche de répétition du menu.

Pour attribuer une touche de répétition du menu, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une table d'annonces.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

À partir de la liste Menu Repeat Key (touche de répétition du menu), sélectionnez un chiffre qui permettra aux demandeurs de répéter le menu d'accueil actuel.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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60 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Menu Automated Attendant (Réception automatique)

Lorsqu'un titulaire de boîte vocale accède à la Réception automatique, le menu est diffusé après l'annonce d'entreprise.

Le menu implicite Automated Attendant (Réception automatique) est le suivant : «À l'aide du

clavier téléphonique, composez le numéro du poste que vous voulez obtenir. Pour utiliser le répertoire appuyez sur

£. Pour laisser un message, appuyez sur ¥. Pour obtenir la réception,

appuyez sur

â.»

Enregistrement d'un menu personnalisé

Si le paramètre du menu Automated Attendant (Réception automatique) est réglé à No (non), vous devez enregistrer un menu personnalisé pour remplacer le menu préenregistré. Vous pouvez enregistrer un message guide à partir de votre ordinateur ou de votre téléphone, ou encore sélectionner un message guide préenregistré.

Le menu personnalisé vous permet d'ajouter une série d'options, telles que le choix de langue, l'accès au répertoire d'entreprise ou la mise en communication avec un standardiste. Chaque table d'annonces contient deux menus personnalisés, l'un avec le menu dans la langue principale, et l'autre avec le menu dans la langue seconde.

Nota : Il est recommandé d'enregistrer les messages guides qui durent au moins huit secondes.

Pour enregistrer un menu personnalisé, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une table d'annonces.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

Sous l'option Custom Automated Attendant Menu Prompts (menus personnalisés de la

Réception automatique), cochez la case Enable (activer).

Pour enregistrer le message guide principal et le message guide secondaire, cliquez sur le

bouton Voice (voix) et effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47 pour enregistrer une annonce

suivez la méthode décrite dans la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner une annonce préenregistrée.

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 61

Configuration de la prise d’appel

Le système peut répondre aux appels d'arrivée sur toutes les lignes, ou seulement sur certaines lignes. Avant que le système puisse prendre en charge une ligne d'arrivée, vous devez attribuer la ligne à la messagerie, puis régler le paramètre Answer (réponse) à Yes (oui). Chaque ligne que vous configurez est prise en charge par la table d'annonces 1, à moins que vous ne l'indiquiez autrement.

Vous pouvez programmer le système pour qu'il réponde à un appel d'arrivée après un nombre déterminé de coups de sonnerie. Le nombre de coups de sonnerie varie entre 0 (zéro) et 12. Si vous réglez le nombre de coups de sonnerie à zéro, le système prend l'appel immédiatement.

Si les lignes sont munies de la fonction Calling Line Identification (CLID) (identification de la ligne du demandeur), vous devez régler le nombre de coups de sonnerie à au moins deux. En effet, l'IDR n'apparaît que peu de temps avant le deuxième coup de sonnerie. Si vous réglez le nombre de coups de sonnerie à 0 ou 1, vous empêchez les données du demandeur d'être relayées. Sans l'IDR, les annonces personnalisées, la table d'acheminement IDR et autres fonctions liées à la fonction

Identification du demandeur ne fonctionnent pas. Pour obtenir de plus amples renseignements sur

la prise d'appel système, reportez-vous à la section intitulée «Modification de l'état des lignes de réponse» à la page 120

Nota : Si vous utilisez l'application CallPilot Manager, vous ne pouvez pas effectuer l'administration de la ligne à partir de l'application CallPilot Manager. Reportez-vous à la documentation sur l'administration du système Meridian pour obtenir de plus amples renseignements sur l'administration des lignes.

Pour répondre à une ligne, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Lines Administration (administration des lignes).

La page Lines Administration (administration des lignes) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une ligne.

La page Line Properties (propriétés de ligne) s'affiche.

Dans la zone Answer Mode (mode de réponse), sélectionnez Auto Attendant (Réception automatique).

Dans la zone Table/Queue Number (numéro de table/de file d'attente), entrez le numéro de la table d'annonces à attribuer à la ligne sélectionnée.

Dans la zone Number of Rings (nombre de coups de sonnerie), entrez le nombre de coups de sonnerie avant la prise d'appel par l'application CallPilot.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

62 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Pour répondre à plusieurs lignes, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Change Many Lines (modifier plusieurs lignes).

La page Change Many Lines (modifier plusieurs lignes) s'affiche.

Dans les zones From (en provenance de) et To (à destination de), entrez la série de lignes auxquelles vous voulez répondre.

Dans la zone Answer Mode (mode de réponse), sélectionnez Auto Attendant (Réception automatique), Call Center (centre d'appels) ou None (aucun).

Dans la zone Table/Queue Number (numéro de table/de file d'attente), entrez le numéro de la table d'annonces à attribuer aux lignes.

Dans la zone Number of Rings (nombre de coups de sonnerie), entrez le nombre de coups de sonnerie avant la prise d'appel par le système.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 63

Propriétés de l'état de la Réception automatique

Les propriétés de la Réception automatique contrôlent les propriétés de la Réception automatique du système.

Pour régler les propriétés de la Réception automatique, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien General Properties (propriétés générales).

La page Auto-Attendant Properties (propriétés de la Réception automatique) s'affiche.

Réglez les propriétés qui s'appliquent aux tables d'annonces :

Retour à la Réception automatique

Accès à la composition multifréquence

Détermine ce qui se produit après qu'un demandeur a entendu le message d'une boîte vocale information ou a laissé un message.

Si vous cochez la case Return to AA (retour à la RA), le demandeur retourne au message de la Réception automatique et peut faire une autre sélection. Si vous ne sélectionnez pas la case Return to AA

(retour à la AA), le demandeur coupe la communication après avoir terminé l'opération.

Détermine si l'Accès à la composition multifréquence et si l'annonce

Standard ou Custom (personnalisée) est utilisée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'accès à la composition multifréquence, reportez-vous à la section intitulée

«Accès à la composition multifréquence» à la page 64 .

None (aucun) : Désactive l'accès à la composition multifréquence et envoi les demandeurs des annonces d'entreprise à la Réception automatique ou à l'arbre SS réglé dans la table d'annonces.

Standard : Après avoir entendu l'annonce d'entreprise, les demandeurs doivent appuyer sur une touche désignée si la fonction de composition est activée. La table d'annonces transfère les demandeurs à la Réception automatique ou à l'arbre de Sélection de service. S'ils ne répondent pas, les demandeurs passent au poste de réception implicite. S'il n'y a aucun poste de réception implicite, les demandeurs passent à la boîte réception. Si cette dernière ne prend pas l'appel, la communication est libérée.

Greeting 1 — 40 (annonce 1 à 40) : Utilise une annonce personnalisée au lieu d'une annonce standard. Sélectionnez une annonce d'entreprise non utilisée dans une table d'annonces. Nous vous suggérons l'annonce 40 comme annonce implicite.

Réglez la fonction Touchtone Gate (accès à la composition multifréquence) à None (aucun) si la plupart des demandeurs ont la fonction de composition.

N'utilisez les annonces Standard ou Custom (personnalisée) que dans les régions où la plupart des demandeurs n'ont pas la fonction de composition.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

64 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Accès à la composition multifréquence

L'accès à la composition multifréquence permet d'acheminer les appels entrants plus rapidement.

Lorsque l'accès à la composition multifréquence est activé, vous pouvez choisir de diffuser le guide parlé standard ou vous pouvez enregistrer votre propre message. Si vous choisissez le message guide standard, le message suivant est diffusé après l'annonce de votre entreprise :

«Si vous appelez d'un poste téléphonique à fréquences vocales, faites le

Ú maintenant. Si vous

utilisez la signalisation par impulsions cadran ou si vous appelez d'un poste à cadran, veuillez patienter et votre appel sera transféré.»

Nota : Si vous voulez utiliser un message guide personnalisé, vous devez l'enregistrer avant que l'option Accès à la composition multifréquence ne soit activée. Il est recommandé d'utiliser l'annonce 40 comme message guide personnalisé de l'accès à la composition multifréquence. Une fois l'option Accès à la composition multifréquence activée, l'annonce 40 devient le message guide personnalisé implicite. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'enregistrement des annonces, reportez-vous à la

section intitulée «Enregistrement d'une annonce d'entreprise» à la page 56

Une fois la tonalité du 1 reçue, le système achemine l'appel au moyen de la Réception automatique ou de l'arbre SS. Si le système ne reçoit aucune tonalité, l'appel est transféré au standardiste ou au poste de réception désigné par la table d'annonces. Si le standardiste n'est pas disponible, l'appel est acheminé à la boîte réception. Si cette dernière ne prend pas l'appel, la communication est libérée.

Le guide parlé de l'accès à la composition multifréquence n'est pas diffusé aux demandeurs internes ou aux demandeurs utilisant les fonctions 981 ou 986.

Si vous désactivez l'accès à la composition multifréquence, vous devez enregistrer une autre annonce d'entreprise pour y ajouter le message suivant : «Si vous appelez d'un poste téléphonique

à fréquences vocales, veuillez composer le numéro de poste ou faites le

£ pour accéder au

répertoire de l'entreprise. Sinon, veuillez patienter. Votre appel sera transféré à la réception.»

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 65

Table d’acheminement IDR

Vous pouvez configurer une table d'acheminement IDR pour gérer l'acheminement des appels en fonction de l'identification du demandeur. La table d'acheminement IDR achemine les numéros de téléphones d'arrivée reconnus aux destinations voulues. Vous pouvez configurer la table d'acheminement IDR afin qu'elle achemine les appels de demandeurs fréquents à une boîte vocale, une table d'annonces, un arbre SS ou un poste précis. Afin de pouvoir utiliser une table IDR, vos lignes d'arrivée doivent être munies du service d'identification du demandeur.

Si l'IDR d'un appel entrant correspond à une entrée de la table d'acheminement IDR, l'appel est acheminé en fonction de la table d'acheminement IDR plutôt que la table d'annonces. Après avoir

été acheminé, l'appel est libéré ou est réacheminé selon le paramètre Return to Auto-Attendant

(retour à la Réception automatique). Pour obtenir de plus amples renseignements sur le paramètre

Return to Auto-Attendant (retour à la Réception automatique), reportez-vous à la section

«Propriétés de l'état de la Réception automatique» à la page 63

Vous pouvez enregistrer vos entrées de la table d'acheminement IDR dans la section de la table d'acheminement IDR du Cahier de programmation de l’application CallPilot.

Les numéros de téléphone de la table d'acheminement IDR sont présentées en ordre numérique, du plus long numéro au plus court. Exemple :

Numéro de destination

Entrée de la table

313

416598

416

5198853895

519

Exemple d'appel entrant

Le numéro entrant 3148888 ne correspond pas à une destination.

Le numéro entrant 4165981111 correspond à la destination 2.

Le numéro entrant 4169998888 correspond à la destination 3.

Le numéro entrant 5198853895 correspond à la destination 4.

Le numéro entrant 5198853896 correspond à la destination 5.

Pour que la table d'acheminement IDR fonctionne, l'entreprise doit :

• s'abonner aux services IDR de la compagnie de téléphone locale;

• obtenir le matériel nécessaire (par exemple, une cartouche de lignes pour affichage des données d'appels).

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66 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

Définition d'une table d'acheminement

La définition d'une table d'acheminement comprend :

• l'entrée d'un numéro de téléphone;

• l'attribution d'une destination telle qu'une table d'annonces, une boîte vocale, un poste, un arbre SS ou un noeud.

Nota : Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'attribution d'une destination

d'un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée «Transformation d'un arbre SS en un point d'enchaînement dans une table d'acheminement IDR» à la page 84

Pour ajouter un numéro de téléphone à la table d'acheminement

IDR, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien CLID Routing Table (table d'acheminement IDR).

La page CLID Routing Table (table d'acheminement IDR) s'affiche.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

La page CLID Setup (configuration de l'acheminement IDR) s'ouvre.

Dans la zone Calling Line ID (identification du demandeur), entrez le numéro de téléphone que vous désirez ajouter.

Sous l'option Transfer To (transfert à), déterminez de quelle façon vous voulez transférer le numéro de téléphone. Pour transférer les appels à partir de ce numéro à :

• une table d'annonces, sélectionnez l'option Greeting Table (table d'annonces) et sélectionnez un numéro de table d'annonces;

• un poste, sélectionnez l'option Extension (poste) et entrez le numéro de poste de destination;

• une boîte vocale, sélectionnez l'option Mailbox (boîte vocale) et entrez le numéro de boîte vocale de destination;

• un arbre SS, sélectionnez l'option CCR Tree (arbre SS) et choisissez le numéro de l'arbre SS. Vous pouvez laisser le chemin d'accès vide pour transférer le demandeur au noeud local de l'arbre. Pour transférer le demandeur à un noeud particulier de l'arbre, dans la zone Path (chemin), entrez la séquence de chiffres que composent le demandeur pour passer du menu local au noeud cible.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique 67

Modification des numéros de téléphone dans la table d'acheminement IDR

Pour modifier un numéro de téléphone dans la table d'acheminement IDR, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien CLID Routing Table (table d'acheminement IDR).

La page CLID Routing Table (table d'acheminement IDR) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une entrée.

La page CLID Setup (configuration de l'IDR) apparaît avec le numéro de téléphone dans la zone d'identification du demandeur.

Modifiez l'entrée en modifiant le numéro de téléphone dans la zone Calling Line ID

(identification du demandeur) ou en modifiant les options de transfert du numéro.

Pour modifier l'option de transfert du numéro de téléphone, sous l'option Transfer To

(transfert à), sélectionnez la façon dont vous voulez transférer le numéro de téléphone. Pour transférer les appels à partir de ce numéro à :

• une table d'annonces, sélectionnez l'option Greeting Table (table d'annonces) et sélectionnez un numéro de table d'annonces;

• un poste, sélectionnez l'option Extension (poste) et entrez le numéro de poste de destination;

• une boîte vocale, sélectionnez l'option Mailbox (boîte vocale) et entrez le numéro de boîte vocale de destination;

• un arbre SS, sélectionnez l'option CCR Tree (arbre SS), puis sélectionnez le numéro de l'arbre SS et, dans la zone Path (chemin), entrez le chemin que le demandeur doit suivre.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Pour supprimer un numéro de téléphone à partir de la table d'acheminement IDR, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien CLID Routing Table (table d'acheminement IDR).

La page CLID Routing Table (table d'acheminement IDR) s'affiche.

Sélectionnez l'entrée que vous désirez supprimer et cliquez sur le lien Delete (supprimer).

Un message vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

68 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique

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Chapitre 7

Sélection de service

La sélection de service (SS) remplace les menus Automated Attendant (Réception automatique) par un arbre SS offrant aux demandeurs des choix supplémentaires. Lorsqu'un arbre SS est activé, les demandeurs entendent le guide du noeud local SS immédiatement après l'annonce de l'entreprise.

Les arbres SS comprennent des chemins d'accès parmi lesquels les demandeurs naviguent à l'aide d'un clavier de poste. La sélection d'une option à partir des messages guides permet aux demandeurs :

• d'entendre un message d'information;

• de déposer un message dans une boîte vocale;

• d'accéder à un numéro de poste intérieur ou extérieur;

• d'accéder à un menu secondaire.

Aperçu de la sélection de service

Appel d'arrivée

Prise d’appel par le réceptionniste

Prise d’appel par la

Réception automatique

Diffusion de l'annonce d'entreprise

Diffusion des options du noeud local

Custom Call Routing

(Sélection de service)

Diffusion des options du menu

Automated Attendant

(Réception automatique)

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

70 Chapitre 7 Sélection de service

Lorsque vous créez un arbre SS, commencez par la création des options présentées dans le noeud local. Vous pouvez programmer huit options au maximum dans le noeud local. Vous enregistrez un guide parlé qui informe les demandeurs des options offertes au menu du noeud local. Il est possible de créer huit arbres SS au maximum. Après la création d'un arbre SS, vous devez l'attribuer à une table d'annonces.

La table d'annonces précise l'arbre SS qui est diffusé aux demandeurs. Après avoir écouté l'annonce de l'entreprise et l'accès à la composition multifréquence facultatif, les demandeurs entendent les options du noeud local de l'arbre SS plutôt que celles du menu Automated Attendant

(Réception automatique).

Le noeud local d'un arbre SS est :

• un menu muni d'options qui permettent d'accéder à d'autres menus, à des annonces, à des boîtes vocales ou à des transferts;

• un noeud d'information qui diffuse une annonce;

• un noeud de transfert qui permet de transférer les appels à un poste ou à un numéro extérieur;

• un noeud de boîte vocale qui transmet les appels à une boîte vocale.

Les demandeurs peuvent parcourir l'arbre SS à l'aide du clavier téléphonique pour répondre aux messages guides.

Pendant qu'ils écoutent les options d'un menu, les demandeurs peuvent effectuer les étapes suivantes :

• sélectionner une option de menu en appuyant sur un seul chiffre;

• accéder à un poste en composant le numéro du poste;

• accéder à une boîte vocale en appuyant sur * et en composant le numéro de la boîte vocale;

• consulter le répertoire d'entreprise en appuyant sur #;

• transférer l'appel au téléphoniste;

• modifier la langue sélectionnée.

Exemple d’un noeud local

Annonce d’entreprise

Ici Bureau Idéal. Nous sommes ouverts de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi.

Noeud local

Pour passer une commande, faites le

Ú.

Pour faire ajouter votre nom à notre liste de distribution, faites le

Û.

Pour obtenir le Service des ventes, faites le

Ü.

Pour parler à un représentant du Service de soutien, faites le

Ý.

Pour parler au réceptionniste, faites le

â.

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L'appel est acheminé à la destination choisie par le demandeur.

Chapitre 7 Sélection de service 71

Planification d’un arbre SS

Pour planifier un arbre SS, effectuez les étapes suivantes :

Déterminez les postes et les services fréquemment demandés.

Déterminez les biens et les services que vous souhaitez promouvoir dans les boîtes vocales information.

Créez des boîtes vocales pour accepter les messages des demandeurs.

Déterminez le type de noeud local que vous devez créer.

Identifiez les points d'enchaînement.

Enregistrez les guides et les messages. Implicitement, le demandeur peut faire soit le

á pour entendre les messages dans la langue seconde, soit le

â pour joindre le standardiste. Ces options ne sont pas comprises que si vous les enregistrez dans le menu du noeud local.

À propos de la structure d'un arbre SS

Noeud local

Après l'annonce d'entreprise, le demandeur entend le message du noeud principal pour l'arbre SS.

Un noeud local peut offrir huit options au maximum. Les demandeurs peuvent sélectionner des options telles que :

• écouter un message d'information dans la langue principale ou seconde;

• déposer un message;

• transférer à un numéro de poste intérieur ou extérieur;

• choisir un élément d'un menu.

Implicitement, le 0 permet d'obtenir la réception et le 9, d'entendre le menu dans la langue seconde.

Le noeud local se trouve au niveau 0. En passant d'un menu secondaire à l'autre, le demandeur parcourt les différents niveaux de l'arbre SS. Il est possible de créer 11 niveaux au maximum

(de 0 à 10).

Pour obtenir un exemple des chemins d'accès dans un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée

«Exemple d'un arbre SS» à la page 74

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

72 Chapitre 7 Sélection de service

Message d’information

Un message d'information est un message enregistré qui renseigne les demandeurs sur les produits ou services de votre entreprise. Vous pouvez aviser les demandeurs des soldes, des promotions, des activités spéciales de l'entreprise, des heures d'ouverture, des prix et même des calendriers d'expédition. Exemple :

Nous sommes heureux d'annoncer l'arrivée d'une nouvelle gamme de télécopieurs Idéal. Ces appareils sont d'utilisation facile et vous offrent une reproduction de haute qualité à un prix abordable.

Vous devez créer des boîtes vocales information avant d'ajouter un message d'information à un arbre SS.

Le noeud local peut correspondre à un message d'information

Vous pouvez programmer le noeud local pour la diffusion d’un message d’information. Exemple :

Venez célébrer avec nous! C'est bientôt le moment de notre pique-nique annuel, une occasion de faire plus ample connaissance avec nos clients. Le pique-nique aura lieu le premier dimanche d'août, de 13 h à 17 h, au Parc Vert. À bientôt.

Lorsque le noeud local constitue un message d'information, l'appel est abandonné après la diffusion du message. Il n'existe aucun point d'enchaînement supplémentaire. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les points d'enchaînement, reportez-vous à la section intitulée

«Destination» à la page 73

L'utilisation d'une langue seconde pour le guide parlé du noeud local

Si vous enregistrez le message guide du noeud local dans la langue seconde, vous devez faire connaître cette option au demandeur dans le message du noeud local. Dans le guide parlé du noeud local dans la langue principale, aviser les demandeurs d'appuyer sur

á pour écouter le message dans la langue seconde. Exemple :

Pour écouter ce message en (langue seconde), faites le

Pour passer une commande, faites le

Ú. Pour faire ajouter votre nom à notre liste de distribution, faites le Û. Pour obtenir le

Service des ventes, faites le

Ü. Pour parler au réceptionniste, faites le â.

Menu secondaire

Un menu secondaire est présenté aux demandeurs après le menu principal. Il peut mener à d'autres menus secondaires.

Un menu secondaire est un guide parlé qui offre aux demandeurs une autre liste d'options. Par exemple, à partir du noeud local, le demandeur fait le

Ü pour obtenir le Service des ventes et pour entendre les options du menu secondaire :

Pour passer une commande, faites le

Ú. Pour faire ajouter votre nom à notre liste de

distribution, faites le

Û. Pour parler à un représentant du Service à la clientèle, faites le Ü.

Pour parler au réceptionniste, faites le

â.

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Chapitre 7 Sélection de service 73

Noeud de boîte vocale

Il est possible de créer des noeuds de boîte vocale afin d'offrir une boîte vocale aux demandeurs où il peut y laisser un message.

Exemple :

Vous avez joint le Service des commandes de Bureau Idéal. Après la tonalité, veuillez laisser votre nom, votre adresse et votre numéro de téléphone, ainsi que le nom et le numéro du produit que vous désirez commander. Merci.

Noeud de transfert

Un noeud de transfert permet de transférer les demandeurs à un numéro de poste intérieur ou extérieur.

Destination

La destination achemine les appels des demandeurs après que ces derniers aient écouté un message d'information ou laissé un message dans une boîte vocale. Chaque message d'information et noeud de boîte vocale doit avoir une destination :

• Previous (précédent) : retourne le demandeur au menu précédent

• Home (local) : retourne le demandeur au noeud local

• Disconnect (libération) : met fin à l'appel

Vous pouvez attribuer les destinations uniquement aux messages d'information et aux noeuds de boîte vocale. Pour obtenir un exemple d'utilisation des destinations dans un arbre SS,

reportez-vous à la section intitulée «Exemple d'un arbre SS» à la page 74

Chemins d'accès

Un chemin d'accès peut comprendre une série de menus, de messages d'information et d'options de boîtes vocales ou de transfert. Les demandeurs doivent entrer ce code de chemin d'accès pour passer l'appel au niveau suivant de l'arbre SS. Pour un exemple d'acheminement des appels dans

un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée «Exemple d'un arbre SS» à la page 74

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

74 Chapitre 7 Sélection de service

Exemple d’un arbre SS

Noeud local

Pour passer une commande, faites le

Ú.

distribution, faites le

Pour obtenir le Service des ventes, faites le

Ü.

Pour obtenir le Service à la clientèle, faites le

Ý.

Pour parler au réceptionniste, faites le

â.

Menu secondaire

Pour passer une le

Pour parler avec un représentant du Service des commandes, faites le

Û.

Boîte vocale Menu secondaire

Transfert

Pour ajouter votre nom à notre liste de distribution, veuillez indiquer votre nom et votre adresse après la

tonalité.

Destination : PRÉC

Pour passer une commande, faites le

Ú.

Pour obtenir le directeur commercial, faites le

Û.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre concours, faites

Ü.

Transfert de l’appel au Service à la clientèle.

Ú Û

Message d’information

Transfert

Nos promotions de la semaine…

Transfert de l'appel à un représentant du

Service des commandes.

Destination :

PRÉC

Boîte vocale

Transfert

Veuillez nous laisser les renseignements nécessaires et l'un de nos représentants communiquera avec vous.

Transfert de l’appel au directeur commercial.

Destination : LIB

Message d’information

Bureau Idéal lance un concours…

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Chapitre 8

Utilisation des arbres SS

Création d'un arbre SS

Vous pouvez enregistrer la programmation de l’arbre SS dans la section Arbre SS du Cahier de

programmation de l’application CallPilot.

Pour créer un arbre SS, effectuez les étapes suivantes :

Créez un noeud local. Le noeud local peut être sous forme de noeud de menu, de noeud d'information, de noeud de transfert ou de noeud de boîte vocale, dans les situations suivantes :

• Créez un noeud local afin d'offrir aux demandeurs une liste d'options.

• Créez un noeud d'information pour diffuser un message aux demandeurs, puis couper la communication.

• Créez un noeud de transfert pour transférer l'appel des demandeurs à un poste ou à un numéro extérieur.

• Créez un noeud de boîte vocale attribué à une boîte vocale de titulaire, pour permettre aux demandeurs de déposer un message.

Vous pouvez également gagner du temps lors de la programmation en suivant le modèle d'un arbre SS existant lorsque vous en créez un nouveau, puis en modifiant les noeuds. Pour obtenir

de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée «Copie d'un arbre SS» à la page 78

Attribuez un arbre SS à une table d'annonces.

Vous pouvez attribuer un arbre SS pour chaque moment de la journée.

Vérifiez l'arbre SS.

Création d'un noeud local

Débutez la création d'un arbre SS en créant un noeud local.

Création d'un noeud de menu local

Créez un noeud de menu local afin d'offrir aux demandeurs une liste d'options. Vous devez créer un noeud de menu local si vous voulez attribuer plus d'un noeud à un arbre SS.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

76 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Pour créer un noeud de menu local, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Create (créer) pour créer l'arbre SS sélectionné.

La page New CCR Tree (créer un arbre SS) s'affiche.

À partir de l'option Create Options (créer des options), sélectionnez l'option Home Menu

Node (noeud de menu local).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) affiche le nouvel arbre SS.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner l'arbre SS.

La page CCR Menu Node Properties (propriétés du noeud de menu d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Caption (légende), entrez le nom d'une légende, comme List of options (liste d'options), si le noeud local correspond à un menu.

Pour enregistrer le message guide principal et le message guide secondaire du noeud local, ou pour sélectionner des messages guides préenregistrés, cliquez sur le bouton Voice (voix) et

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47 pour enregistrer un message guide

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner un message guide préenregistré.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Création d'un noeud d'information local

Créez un noeud d'information local pour diffuser un message aux demandeurs, puis couper la communication.

Pour créer un noeud d'information local, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Create (créer) pour créer l'arbre SS sélectionné.

La page New CCR Tree (créer un arbre SS) s'affiche.

À partir de l'option Create Options (créer des options), sélectionnez l'option Home

Information Node (noeud d'information local).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) affiche le nouvel arbre SS.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner l'arbre SS.

La page CCR Info Node Properties (propriétés du noeud d'information d'un arbre SS) s'affiche.

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 77

Dans la zone Caption (légende), entrez un nom pour le noeud d'information, comme Sales

(ventes).

Pour enregistrer les messages principaux et secondaires du noeud d'information, ou pour sélectionner des messages préenregistrés, cliquez sur le bouton Voice (voix) et

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47 pour enregistrer un message

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner un message préenregistré.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Création d'un noeud de transfert local

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Create (créer) pour créer l'arbre SS sélectionné.

La page New CCR Tree (créer un arbre SS) s'affiche.

À partir de l'option Create Options (créer des options), sélectionnez l'option Home Transfer

Node (noeud de transfert local).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) affiche le nouvel arbre SS.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner l'arbre SS.

La page CCR Transfer Node Properties (propriétés du noeud de transfert d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Caption (légende), entrez un nom pour le noeud de transfert, comme Sales

(ventes).

Sélectionnez une méthode d'accès au réseau public à partir de la zone Outdial Method

(méthode d'accès au réseau public). La méthode d'accès au réseau public est la ressource de téléphonie utilisée pour transférer un appel. L'accès au réseau public n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

• Sélectionnez Line (ligne) afin d'utiliser une ligne extérieure pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur, puis entrez le numéro de la ligne que vous voulez utiliser.

• Sélectionnez Pool (groupe) afin d'utiliser un groupe de lignes pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur, puis entrez le numéro du groupe de lignes que vous voulez utiliser.

• Sélectionnez Route (voie) afin d'utiliser un code d'acheminement pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur.

• Sélectionnez Intercom (intercommunication) pour transférer un appel à un poste.

Dans la zone Phone Number (numéro de téléphone), entrez le numéro du poste intérieur ou extérieur.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

78 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Pour créer un noeud local de boîte vocale, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Create (créer) pour créer l'arbre SS sélectionné.

La page New CCR Tree (créer un arbre SS) s'affiche.

À partir de l'option Create Options (créer des options), sélectionnez l'option Home Mailbox

Node (noeud local de boîte vocale).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) affiche le nouvel arbre SS. La boîte vocale implicite d'un noeud local de boîte vocale est la boîte réception.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner l'arbre SS.

La page CCR Mailbox Node Properties (propriétés du noeud de boîte vocale d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Mailbox Number (numéro de boîte vocale), entrez le numéro de la boîte vocale

à laquelle vous voulez acheminer l'appel du demandeur.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Copie d’un arbre SS

Si vous voulez créer un arbre SS semblable à un arbre existant, il est possible de copier un arbre

SS. Vous gagnez ainsi du temps en programmation, puisqu'une fois que l'arbre SS est copié, vous pouvez modifier les noeuds nécessaires.

Pour créer une copie d'un arbre SS, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Create (créer) pour créer l'arbre SS sélectionné.

La page New CCR Tree (créer un arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur l'option Copy of tree (copie de l'arbre).

Dans la zone Copy of tree (copie de l'arbre), entrez le nombre d'arbres SS que vous souhaitez copier.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) afin de modifier des propriétés pour chaque noeud.

Après avoir apporté les changements nécessaires à l'arbre SS, cliquez sur le bouton Close

(fermer).

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 79

Ajout de noeuds au noeud local

Si vous créez un arbre SS à l'aide d'un noeud de menu local ne pouvant pas contenir toutes les options, vous pouvez créer des menus de noeud secondaire. Pour créer des menus de noeud secondaire, ajoutez un noeud de menu au noeud de menu local.

Après avoir défini le nombre d'options offertes dans le menu, vous devez déterminer la destination de chacune des options.

Après avoir attribué un noeud secondaire de menu, vous devez attribuer un autre ensemble d'options au prochain niveau de l'arbre. Chaque menu peut comporter les options suivantes :

• un autre menu,

• une boîte vocale information,

• un noeud de transfert,

• un noeud de boîte vocale.

Vous pouvez attribuer huit options au maximum à chaque menu.

Un noeud secondaire de menu permet au demandeur d'accéder à une autre liste d'options au moyen d'un code à un chiffre. Par exemple, si votre menu de noeud local est le suivant :

Pour passer une commande, faites le

Ú. Pour faire ajouter votre nom à notre liste de

distribution, faites le

Û. Pour obtenir le Service des ventes, faites le Ü. Pour parler au préposé

à la réception, faites le

â.

Les demandeurs peuvent faire le

Ú, après quoi d'autres options lui sont offertes, telles que :

Pour connaître nos promotions de la semaine, faites le

Ú. Pour parler à un représentant du

Service des commandes, faites le

Û.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

80 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Ajout d’un noeud de menu

Créez un noeud de menu pour organiser les choix offerts aux demandeurs ou si le menu contient plusieurs choix.

Pour ajouter un noeud de menu, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un noeud de menu.

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Menu.

Le nouveau noeud de menu s'affiche à la page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS).

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour le noeud de menu.

La page CCR Menu Node Properties (propriétés du noeud de menu d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Caption (légende), entrez une légende pour le noeud.

Pour enregistrer le message guide principal et le message guide secondaire, cliquez sur le

bouton Voice (voix) et effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Enregistrement des messages guides et des annonces» à la page 47

pour enregistrer un message guide à partir de votre ordinateur ou

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner un message guide préenregistré.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Ajout d’un noeud d’information

Un noeud d'information est une boîte vocale information que vous ajoutez à un arbre SS.

Les boîtes vocales information permettent d'aviser le demandeur des promotions, des activités spéciales de l'entreprise, des heures d'ouverture ou des prix.

Pour ajouter un noeud d'information, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un noeud d'information.

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Information.

Le nouveau noeud d'information s'affiche à la page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS).

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 81

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour le noeud d’information.

La page CCR Information Node Properties (propriétés du noeud d'information d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Caption (légende), entrez une légende pour décrire l'information, comme Store

Location and Hours (emplacement et heures d'ouverture).

Dans la zone Destination, sélectionnez une destination. La destination est l'emplacement sur l'arbre SS auquel les demandeurs sont acheminés après la diffusion du message d'information :

•

Previous (précédent) : retourne le demandeur au noeud du menu précédent

•

Home (local) : retourne l'appel au message guide du noeud local

•

Disconnect (libération) : met fin à l'appel

Pour enregistrer le message guide principal et le message guide secondaire, cliquez sur le

bouton Voice (voix) et effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour enregistrer un message guide à partir de votre ordinateur ou

effectuez les étapes énumérées à la section intitulée «Importation de messages guides, d'annonces ou de noms» à la page 50

pour sélectionner un message guide préenregistré. Ces messages guides sont les messages d'information écoutés par le demandeur lorsqu'il est acheminé à ce noeud.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Ajout d'un noeud de boîte vocale

L'ajout d'un noeud de boîte vocale fournit au demandeur une boîte vocale dans laquelle il peut déposer un message ou écouter un message d'information, selon le type de boîte vocale.

Une boîte vocale ne peut pas recevoir de messages tant qu'elle n'est pas initialisée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'initialisation des boîtes vocales, reportez-vous à la section

intitulée «Initialisation d'une boîte vocale» à la page 32

Pour ajouter un noeud de boîte vocale, effectuez les étapes suivantes :

Utilisez un noeud de boîte vocale pour transférer les appels à une boîte vocale de titulaire, à une boîte vocale information ou à une boîte vocale transmission de télécopies.

Cliquez sur l'option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un noeud de boîte vocale.

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

82 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Cliquez sur le lien Mailbox (boîte vocale).

Le nouveau noeud de boîte vocale s'affiche à la page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS).

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour le noeud de boîte vocale.

La page CCR Mailbox Node (noeud de boîte vocale d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Mailbox Number (numéro de boîte vocale), entrez le numéro de la boîte vocale

(titulaire, information ou transmission de télécopies) à laquelle vous voulez acheminer l'appel du demandeur. Vous devez créer une boîte vocale avant de pouvoir l'attribuer à un noeud de boîte vocale.

Dans la zone Destination, sélectionnez une destination. La destination est l'emplacement sur l'arbre SS auquel les demandeurs sont acheminés après avoir déposé un message.

•

Previous (précédent) : retourne le demandeur au menu précédent;

•

Home (local) : retourne l'appel au message guide du noeud local;

•

Disconnect (libération) : met fin à l'appel.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Ajout d’un noeud de transfert

Un noeud de transfert permet d'acheminer l'appel à un numéro intérieur ou extérieur.

Pour ajouter un noeud de transfert, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un noeud de transfert.

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Transfer (transfert).

Le nouveau noeud de transfert s'affiche à la page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS).

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour le noeud de transfert.

La page CCR Transfer Node (noeud de transfert d'un arbre SS) s'affiche.

Dans la zone Caption (légende), entrez l'endroit où vous voulez transférer l'appel, par exemple Support Hotline (ligne directe du service d'assistance téléphonique).

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 83

Sélectionnez une méthode d'accès au réseau public à partir de la zone Outdial Method

• Sélectionnez Line (ligne) afin d'utiliser une ligne extérieure pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur, puis entrez le numéro de la ligne que vous voulez utiliser.

• Sélectionnez Pool (groupe) afin d'utiliser un groupe de lignes pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur, puis entrez le code d'accès au groupe de lignes que vous voulez utiliser.

• Sélectionnez Route (voie) afin d'utiliser un code d'acheminement pour transférer l'appel à un numéro de téléphone extérieur.

• Sélectionnez Intercom (intercommunication) pour transférer un appel à un poste.

Dans la zone Phone Number (numéro de téléphone), entrez le numéro du poste intérieur ou extérieur.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

À propos du transfert d'un appel à un numéro extérieur

Lorsque l'application CallPilot transfère un appel à l'aide du transfert extérieur SS, deux lignes sont utilisées. Une ligne d'arrivée sert à connecter le demandeur à l'arbre SS et une ligne de départ sert à transférer le demandeur au numéro de téléphone extérieur. Les deux lignes sont utilisées pendant que le demandeur est relié au numéro de téléphone extérieur. Pour optimiser l'utilisation des lignes extérieures, la ligne d'arrivée peut servir à effectuer le transfert extérieur. Ce type de transfert se nomme transfert sur liaison.

Les lignes téléphoniques n'acceptent pas tous les transferts sur liaison. Avant de programmer le transfert sur liaison de l'application CallPilot, communiquez avec votre fournisseur de services afin de déterminer si vos lignes téléphoniques prennent en charge le transfert sur liaison.

Pour effectuer un transfert sur liaison à l'aide du transfert extérieur SS, appuyez sur

£ avant de composer le numéro de téléphone. Par exemple, le numéro de téléphone suivant :

£ÞÞÞÚÛÜÝ

ÞÞÞÚÛÜÝ correspond au numéro de téléphone composé.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la prévention des appels non autorisés,

reportez-vous à la section intitulée «Type d'accès au réseau public» à la page 28

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

84 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Attribution d'un arbre SS à une table d'annonces

Pour que les appels d'arrivée puissent être acheminés à un arbre SS, vous devez attribuer des lignes

à la tables d'annonces.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'attribution de lignes à la table d'annonces,

reportez-vous à la section intitulée «Configuration de la prise d'appel» à la page 61

Pour attribuer un arbre SS à une table d'annonces, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (Réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

La page Greeting Tables (tables d'annonces) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner la table d'annonces à laquelle vous voulez attribuer l'arbre SS.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

À partir de chaque zone CCR Tree (arbre SS), sélectionnez l'arbre SS par lequel vous voulez acheminer les appels pour chaque période de la journée. Si vous ne voulez pas que les appels soient acheminés à un arbre SS, sélectionnez None (aucun) dans la zone.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Transformation d'un arbre SS en un point d'enchaînement dans une table d'acheminement IDR

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la table d'acheminement IDR, reportez-vous à la

section intitulée «Table d'acheminement IDR» à la page 65

Pour attribuer un numéro de téléphone à un point d'enchaînement de l'arbre SS dans la table

d'acheminement IDR, reportez-vous à la section intitulée «Définition d'une table d'acheminement»

à la page 66

Vérification d'un arbre SS

Après avoir créé et attribué un arbre SS à une table d'annonces, vous devez vérifier l'arbre SS. Pour vérifier l'arbre, composez le numéro d'entreprise et vérifiez chaque noeud.

Vérifiez si :

• le noeud local permet d'acheminer l'appel à la destination voulue;

• chaque option de transfert achemine l'appel à la destination voulue;

• les messages guides fournissent les bons renseignements;

• les messages sont polis et faciles à comprendre.

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 85

Désactivation d'un arbre SS

Avant d'apporter toute modification à un arbre SS, vous devez vous assurer que le service n'est pas perturbé par la suppression de renvois à l'arbre SS des tables d'annonces et de la table d'acheminement IDR.

Pour supprimer les renvois à un arbre SS d'une table d'annonces, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (réception automatique).

Cliquez sur le lien Greeting Tables (tables d'annonces).

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour sélectionner la table d'annonces qui utilise l'arbre SS que vous voulez désactiver.

La page Greeting Tables Setup (configuration des tables d'annonces) s'affiche.

Pour chaque période de la journée, supprimer l'arbre SS que vous voulez désactiver en sélectionnant un autre numéro d'arbre SS ou l'option None (aucun) à partir de la zone CCR

Tree (arbre SS).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Pour supprimer les renvois à un arbre SS d'une table d'acheminement IDR, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Auto-Attendant (réception automatique).

Cliquez sur le lien CLID Routing Table (table d'acheminement IDR).

La page CLID Routing Table (table d'acheminement IDR) s'affiche.

Cliquez sur le bouton Change (modifier) pour sélectionner la table d'acheminement IDR qui utilise l'arbre SS que vous voulez désactiver.

La page CLID Setup (configuration de l'acheminement IDR) s'ouvre.

Pour supprimer l'arbre SS de la table d'acheminement IDR, effectuez les étapes suivantes :

• sélectionnez un autre arbre SS dans la zone CCR Tree (arbre SS), puis indiquez le chemin d'accès dans la zone Path (chemin) ou

• sélectionnez l'option Greeting Table (table d'annonces), Extension (poste) ou Mailbox

(boîte vocale) à laquelle vous voulez transférer l'appel.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

86 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

Modification d’un noeud

Pour modifier les propriétés d'un noeud, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) de l'arbre SS qui contient le noeud que vous voulez modifier.

La page Node Properties (propriétés du noeud) s'affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) du noeud que vous voulez modifier, puis modifier les propriétés de ce noeud. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les propriétés du noeud, reportez-vous aux sections suivantes :

•

«Ajout d'un noeud d'information» à la page 80

•

«Ajout d'un noeud de boîte vocale» à la page 81

•

«Ajout d'un noeud de menu» à la page 80

•

«Ajout d'un noeud de transfert» à la page 82

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Suppression d’un noeud

Pour supprimer un noeud, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

Cliquez sur le lien Change (modifier) de l'arbre SS qui contient le noeud que vous voulez supprimer.

La page CCR Tree Properties (propriétés de l'arbre SS) s'affiche.

Sélectionnez le noeud que vous voulez supprimer et cliquez sur le lien Delete (supprimer).

Un message vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

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Chapitre 8 Utilisation des arbres SS 87

Suppression d’un arbre SS

Avant de supprimer un arbre SS, assurez-vous qu'il est désactivé. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la désactivation d'un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée

«Désactivation d'un arbre SS» à la page 85

Pour supprimer un arbre SS, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Custom Call Routing (Sélection de service).

La page CCR Tree Administration (administration de l'arbre SS) s'affiche.

Sélectionnez l'arbre SS que vous désirez supprimer et cliquez sur le lien Delete (supprimer).

Un message vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

88 Chapitre 8 Utilisation des arbres SS

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Chapitre 9

Relevés de l'application CallPilot

Le présent chapitre décrit les relevés de l'application CallPilot et indique comment les créer et les imprimer.

Les relevés suivants permettent de voir la programmation CallPilot et de connaître son état ainsi que la durée des messages disponibles.

Production des relevés

Pour produire un relevé, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Report (relevé).

Cliquez sur le lien pour sélectionner le relevé que vous voulez produire.

Le relevé s'affiche dans une nouvelle fenêtre.

Pour imprimer le relevé, cliquez sur le bouton Print (imprimer).

Pour fermer la fenêtre de relevé, cliquez sur le bouton Close (fermer).

Types de relevés

Relevé des inscriptions au répertoire

Ce relevé donne la liste des titulaires de boîte vocale figurant dans le répertoire d'entreprise et inclut les renseignements suivants :

Subscriber (titulaire)

Type

Le nom du titulaire.

MB (numéro de boîte vocale)

Le numéro de la boîte vocale.

Le type de boîte vocale.

Ext (poste)

Le numéro de poste.

Name Recorded

(nom enregistré)

Le nom du titulaire enregistré dans le répertoire d'entreprise.

Greeting Recorded

(annonce enregistrée)

L'annonce enregistrée par le titulaire de la boîte vocale.

Si les champs Name Recorded (nom enregistré) et Greeting Recorded (annonce enregistrée) sont tous deux réglés à N, la boîte vocale n'est pas initialisée.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

90 Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot

Relevé des données de boîte vocale

Ce relevé indique pour chaque boîte vocale :

MB (numéro de boîte vocale)

Type

Le numéro de la boîte vocale.

SUB Abonné.

ADM Coordinateur de système.

GDM Boîte réception.

FOD Transmission de télécopies.

FOV Télécopies en attente.

NET AMIS ou système.

INFO Information.

Directory Name

(inscription au répertoire)

Le nom de la boîte vocale. Un astérisque s'affiche à côté du nom si le nom de la boîte vocale ne se trouve pas dans le répertoire d'entreprise.

Ext (poste)

Le numéro de la boîte vocale.

COS (classe de service)

La classe de service attribuée à la boîte vocale.

Total

Le volume total des messages dans la boîte vocale, sans les annonces enregistrées; indication des messages (Msg) et des minutes (Min).

New (nouv)

La durée totale des nouveaux messages dans la boîte vocale; indication des messages (Msg) et des minutes (Min).

Outdial (accès au réseau public)

Les paramètres d'accès au réseau public. Ce paramètre n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

La boîte vocale peut comprendre un ou plusieurs messages d'information qui contiennent un descripteur alphanumérique et une chaîne descriptive. Un paramètre ou un état de boîte vocale n'est signalé que s'il diffère de la valeur implicite ou de l'état normal, permettant ainsi de réduire le nombre de relevés d'accès de sortie de ligne.

Il peut s'agir des descripteurs suivants :

La boîte vocale n'est pas initialisée.

La boîte vocale est initialisée, mais le nom n'est pas enregistré.

UNINIT (non initialisée)

NONAMEREC (aucun nom enregistré)

NOGREET (aucune annonce)

LOCKED (verrouillé)

NOMWI (message en attente désactivé)

FULL (saturé)

La boîte vocale est initialisée, mais l'annonce principale n'est pas enregistrée.

La boîte vocale est désactivée, car le nombre maximal d'entrées de mots de passe incorrects est atteint.

La boîte vocale est dotée d'un poste principal, mais la fonction Message en attente est désactivée.

La boîte vocale est saturée.

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Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot 91

NOACCEPT (aucun message accepté)

Le titulaire a réglé la boîte vocale de manière à ne pas accepter de messages.

NOADDRESS (aucune adresse)

Aucune adresse n'est précisée.

ALTDN1 (premier poste secondaire)

Le premier poste secondaire est défini.

ALTDN2 (deuxième poste secondaire)

Le deuxième poste secondaire est défini.

EXPRLINE (ligne de messagerie exprès)

Une ligne de messagerie exprès est définie.

ATDT (poste de réception spécifique)

Un poste de réception spécifique est défini.

XFERS Screened

(transferts avec annonce)

Les transferts sont accompagnés d'une annonce.

Les transferts sans annonce sont courants et ne sont pas indiqués.

METHOD, LIMIT (méthode, limite)

La méthode de remise et le nombre maximal de sélections pour une boîte vocale transmission de télécopies.

RETRY, INT (essais, intervalle)

Le nombre d'essais et l'intervalle en minutes pour une boîte vocale transmission de télécopies.

OPNPHONE (avis de réception de message hors système à un téléphone)

Avis de réception de message hors système à un téléphone.

OPNPAGER (avis de réception de message hors système à un récepteur)

Avis de réception de message hors système à un récepteur de recherche de personnes.

OPNEXT (avis de réception de message hors système à un poste)

TRANSF (transfert)

Avis de réception de message hors système à un poste.

OPNSTATUS (état de l'avis de réception de message hors système)

État actuel de l'avis de réception de message hors système, heures d'activation et de désactivation.

Le numéro de téléphone utilisé lorsque le transfert extérieur est réglé à un numéro extérieur.

FAXPRE (télécopieur destinataire présélectionné)

Télécopieur destinataire présélectionné.

SELECT, SIZE (sélection, taille)

AMIS, MBOX (AMIS, boîte vocale)

Pour chaque télécopie dans une boîte vocale transmission de télécopies, affiche l'identification de sélection et la durée en minutes d'un message

équivalent.

Numéro de téléphone d'accès au système et numéro de boîte vocale cible correspondant à une boîte vocale réseau (AMIS).

SITE, MBOX (système, boîte vocale)

L'adresse d'une boîte vocale réseau.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

92 Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot

Relevé d'utilisation de toutes les boîtes vocales

Le relevé d'utilisation des boîtes vocales comprend des renseignements sur l'utilisation de toutes les boîtes vocales de titulaire dans le système pendant une période de sept jours.

Ce relevé est établi à compter du dernier jour complet d'utilisation. Par exemple, si ce jour est le mardi, le relevé commence le mardi et revient sept jours en arrière, y compris le mercredi précédent.

Si vous imprimez ce relevé, assurez-vous qu'il y a assez de papier dans l'imprimante. Étant donné la longueur du relevé, imprimez-le la nuit ou en dehors des périodes de pointe. Pour tirer le meilleur parti de ce relevé, imprimez-le le même jour chaque semaine, et remettez les statistiques à zéro après chaque impression.

Le relevé d'utilisation des boîtes vocales indique :

• le nombre de messages enregistrés, la durée totale et la durée moyenne;

• le nombre de fois que la durée maximale des messages est atteinte;

• le nombre de messages reçus, la durée totale et la durée moyenne;

• le nombre de fois que l'utilisateur accède à la boîte vocale pour ouvrir une session ou répondre aux appels, ainsi que la durée totale de la connexion et la durée moyenne;

• le délai moyen avant la diffusion des nouveaux messages;

• le délai moyen avant la suppression des messages;

• le nombre de fois qu'un échec d'authentification de l'ouverture de session se produit trois fois d'affilée (il peut s'agir d'une tentative d'accès non autorisée à une boîte vocale);

• les moyennes cumulatives pour les renseignements ci-dessus;

• une indication de l'enregistrement des annonces principale et secondaire ainsi que des annonces selon l'IDR.

Après avoir généré ce relevé, vous pouvez remettre les compteurs de statistiques à zéro. Si vous remettez les statistiques à zéro, toutes les boîtes vocales de titulaire seront touchées, pas seulement la boîte vocale sélectionnée.

Relevé du journal des événements

Le relevé du journal des événements indique les événements afin de diagnostiquer les problèmes relatifs au système.

La date, la durée et le message d'erreur sont affichés pour les événements.

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Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot 93

Relevé d'utilisation de l'arbre SS

Ce rapport donne le numéro de l'arbre, les tables d'annonces auxquelles l'arbre SS est attribué, la date de la dernière modification et l'état de l'arbre. Il donne également le chemin, le type, la description, la destination, un total mobile du nombre d'appels acheminés par l'arbre au cours des sept derniers jours et le nombre de fois que chaque chemin a été emprunté. Pour avoir une idée juste de l'utilisation de la Sélection de service, imprimez le relevé le même jour chaque semaine.

Si un arbre SS est modifié (par exemple, s'il est enregistré ou supprimé), les statistiques d'utilisation actuelles sont supprimées.

Générez ce rapport avant de modifier un arbre SS.

Le relevé de l'arbre SS indique les renseignements suivants pour les sept derniers jours :

• le nombre d'appels reçus par l'arbre SS;

• le nombre de fois que chaque noeud a été visité;

• la table d'annonces qui renvoie à l'arbre SS;

• les sept dernières journées pendant lesquelles l'ensemble d'enregistrements est complet

(la journée à laquelle le relevé est généré n'est pas comprise puisque l'ensemble des données n'est pas complet pour cette journée);

• la journée complète la plus récente indiquée dans la colonne gauche;

• les données d'utilisation correspondent à des zéros dans le cas des dates antérieures à la date des derniers changements (les statistiques relatives à la journée des changements ne reflètent que l'utilisation suite à la modification).

Le relevé de l'arbre SS indique les éléments suivants :

Path (chemin d'accès) calls for each day (appels pour chaque jour)

Les sélections faites par un demandeur pour accéder à un noeud. En général, le noeud local est désigné par le chiffre 0, mais les demandeurs n'ont pas besoin d'appuyer sur une touche pour accéder au noeud local.

Le nombre de fois que les demandeurs accèdent au noeud (sans inclure les messages guides répétés) est indiqué sous chacune des dates.

Les appels pour chaque journée indiquent les renseignements suivants :

• chaque appel acheminé à l'arbre;

• les appels acheminés du noeud local aux noeuds secondaires;

• les appels envoyés au noeud à l'aide d'un acheminement selon l'IDR;

• les appels retournent à un noeud de menu après l'exécution de l'opération de menu précédente (enfoncement de la touche

¥ à partir d'un sous-menu ou réglage de l'option Next Action [intervention suivante]).

Total calls (total d’appels)

La différence entre le compte d'un menu et le total des comptes du noeud secondaire correspondant est le nombre de fois que les demandeurs sortent du menu en appuyant sur la touche

ou en raccrochant.

Le total d'appels comprend les appels acheminés du noeud local à une table d'annonces ainsi que les appels acheminés d'un noeud de l'arbre SS à un acheminement selon l'IDR.

En l'absence d'un acheminement selon l'IDR, le compte du noeud local est généralement identique au total d'appels lorsque le noeud local est un noeud d'information.

Le compte peut être plus élevé si le noeud local est un noeud de menu, car le compte des noeuds de menu est compris si le demandeur retourne au menu.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

94 Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot

Relevé de l'utilisation des accès et du traitement d'appels

Ce relevé présenté en deux parties résume les activités d'appels d'arrivée et de départ, ainsi que l'utilisation des accès pendant sept jours consécutifs. Ce relevé vous permet d'identifier le volume et la provenance des appels et de déterminer si des accès système doivent être ajoutés.

Utilisez la partie relevé de l'utilisation des accès pour :

• déterminer le volume et les sources du trafic d'appels;

• déterminer si d'autres accès système sont nécessaires;

• repérer les périodes auxquelles le nombre d'accès est insuffisant;

• afficher un relevé sommaire en deux parties résumant les appels d'arrivée et de départ et l'utilisation des accès pendant une période de sept jours consécutifs.

La partie relevé de l'utilisation des accès :

• indique les sept dernières journées pendant lesquelles l'ensemble d'enregistrements est complet;

• indique les statistiques les plus récentes dans la colonne gauche;

• n'inclut pas la journée actuelle, car l'ensemble d'enregistrement pour cette journée n'est pas complet.

Allocation (attribution)

Port Status

(état des accès)

Period start

(période de début)

Le nombre minimal et maximal d'accès attribués à une boîte vocale.

Un astérisque (*) est affiché à côté du numéro d'accès si l'accès est désactivé pendant la génération du relevé.

Le pourcentage du temps où tous les accès sont occupés est indiqué pour chaque journée de la semaine.

Une valeur autre que zéro est possible, mais une valeur constante supérieure

à 1 ou à 2 % pendant les heures de pointe indique que d'autres accès sont nécessaires.

Un astérisque permet d'indiquer les périodes durant lesquelles au moins un accès est désactivé.

Utilisez la partie traitement d'appels pour afficher les types d'appels qui créent une source de trafic téléphonique pour le serveur de la Messagerie vocale. Prenez note des différences qui se présentent entre les jours de la semaine.

La partie traitement d'appel indique les éléments suivants :

• chaque classe d'appel selon le nombre d'appels, la durée totale et la durée moyenne;

• tous les appels de départ dans une seule catégorie (par exemple, l'appel est compté comme un avis de réception des messages même si le demandeur accède au système);

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Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot 95

• les appels sont acheminés par un transfert extérieur (le temps de raccord dure quelques secondes de plus, étant donné que le transfert sans supervision est inclus dans le temps de raccord de l'appel de départ);

• le filtrage d'appels est effectué, puis la durée de garde de l'appel établi au poste du titulaire fait partie du temps de raccord total pour l'appel de départ;

• tous les jours même si aucune donnée n'est recueillie (ces valeurs constituent des zéros).

Relevé des transmissions de télécopies

Utilisez le relevé des demandes de télécopie pour obtenir les renseignements suivants :

• les demandes de transmission de télécopies,

• la date et l'heure de transmission des télécopies,

• le numéro du document demandé,

• le numéro de remise de télécopie,

• l'identification du demandeur.

Le relevé des demandes de télécopie comprend les éléments suivants :

• Le numéro d'identification du demandeur pour la transmission de la télécopie est tronqué, au besoin, pour respecter la limite du nombre de caractères de la zone.

• Une ligne est attribuée pour chaque demande de document.

• Si plusieurs documents sont demandés pendant un appel, il y aura plusieurs lignes dans le relevé, toutes avec les mêmes numéros de télécopieur destinataire et d'identification du demandeur, ainsi qu'un horodatage semblable. Le triage aux fins de recrutement de clients potentiels est facilité, mais il n'est pas indiqué si un article est commandé individuellement ou comme partie d'un ensemble.

• La colonne Fax Destination (télécopieur destinataire) indique le numéro du télécopieur destinataire dans le cas de la méthode de remise après l'appel ou l'option One Call (un appel) dans le cas de la méthode de remise pendant l'appel.

• Le relevé n'indique que les demandes assurées, en ordre chronologique.

• Le relevé ne comprend pas les demandes utilisant la méthode de remise pendant l'appel si le demandeur raccroche avant le début de la transmission, ou les demandes utilisant la méthode de remise après l'appel si le numéro de remise ne respecte pas les restrictions de composition.

• Le relevé n'indique pas si la télécopie demandée a été livrée.

• Si aucune demande de télécopie n'a été faite dans une journée, aucune entrée n'apparaît.

Quelques caractéristiques des données dans un relevé des demandes de télécopie sont les suivantes :

• elles sont conservées pour les sept dernières journées pendant lesquelles les enregistrements sont complets;

• elles n'incluent pas les données de la journée actuelle, car ces données ne sont pas complètes.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

96 Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot

Relevé de configuration du système

Le relevé de configuration du système indique comment configurer le système.

*Certaines sections ne s'affichent que si l'option correspondante est installée.

System options (options du système)

Permet de décrire les paramètres inclus dans la section intitulée

«Configuration des propriétés du système» à la page 99 , et les propriétés

Auto Attendant (Réception automatique) telles que Return to AA (retour à la

RA) et Touchtone Gate (accès à la composition multifréquence).

Installed voicemail options (options MVN installées)

AA Greetings (annonces de la RA)

Permet d'afficher une liste des fonctions optionnelles activées sur votre système.

Permet d'établir une liste des annonces système; indique si une annonce est enregistrée et présente les tables d'annonces qui contiennent une référence

à cette annonce.

Les annonces qui ne sont pas enregistrées ou utilisées dans une table d'annonces ne sont pas affichées. Le commentaire «TTG» est un message guide utilisé comme message guide personnalisé pour l'annonce de la composition multifréquence.

Greeting table (table d’annonces)

Call Center parameters

(paramètres du centre d'appels)

Permet d'afficher la configuration de chaque table d'annonces.

Permet d'indiquer si l'application Call Center est installée. Les paramètres

Primary Alert (signal primaire), Secondary Alert (signal secondaire), MIS

Address (adresse SIG) et Refresh Channels (voies DAA) s'affichent.

Voice Button properties

(propriétés du bouton d'appel)

Call Center agents

(préposés de centre d'appels)

Permet d'indiquer si l'application Multimedia Call Center est activée, l'adresse du serveur et l'accès du serveur.

Permet d'indiquer si l'application Call Center est installée. Dresse une liste des préposés du centre d'appels, le numéro du préposé, le niveau de priorité et l'état du niveau de compétences.

Call Center skillsets

(niveaux de compétences du centre d'appels)

Permet d'indiquer si l'application Call Center est installée. Indique le numéro du niveau de compétences et l'état de jour et de nuit.

Call Center routing tables

(tables d’acheminement de l’application Call

Center)

Permet d'indiquer si l'application Call Center est installée. Indique le nom du niveau de compétences, le numéro du niveau de compétences, ainsi que la configuration du service de nuit et du service de jour.

Call Center overflow

(débordement de l'application Call Center)

Permet d'indiquer pour chaque niveau de compétences s'il est activé, puis les directives de débordement automatique, le mode de service, les conditions et les mesures qui s'appliquent.

Call Center greetings

(annonces de l’application

Call Center)

Permet d'indiquer si l'application Call Center est installée. Indique l'état et le niveau de compétences pour chaque annonce.

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Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot 97

Call Center Intelligent

CLID/DNIS routing

(acheminement IDR/SINC intelligent de l’application

Call Center)

Permet d'afficher la mesure et la règle IDR/EAN ou SINC pour chaque ligne.

Line answering (prise d’appel)

Permet d'afficher les paramètres de prise d'appels pour chaque ligne dont les appels sont pris par l'application CallPilot ou Call Center. Les lignes pour lesquelles les appels n'obtiennent aucune réponse ne sont pas affichées.

Cette section ne s'affiche pas si votre commutateur n'exige pas d'administration de ligne.

La colonne des niveaux de compétences ne s'affiche que si vous utilisez l'application Call Center. L'option Skillset (niveau de compétences) est vide pour les lignes de la RA, puis les champs Rings (sonneries) et Tables sont vides pour les lignes de l'application Call Center.

*Fax parameters

(paramètres de télécopie)

Le paramètre System Fax DN (NA de télécopieur du système) s'affiche.

D'autres paramètres ne s'affichent que si l'option Télécopie correspondante est installée.

*General networking parameters (paramètres généraux du réseau)

Permet d'indiquer si la fonction Message Networking (Messagerie réseau) est installée. Ce paramètre présente les propriétés générales de transmission réseau.

*AMIS networking parameters (paramètres du réseau AMIS)

Permet d'indiquer si la fonction Message Networking (Messagerie réseau) est installée. Cette zone affiche les paramètres relatifs au réseau AMIS pour le système configuré par les propriétés du réseau.

*Digital networking parameters (paramètres du réseau numérique)

Permet d'indiquer si la fonction Message Networking (Messagerie réseau) est installée. Cette zone affiche les paramètres du réseau numérique pour le système configuré par les propriétés du réseau.

*Site table (table du système)

Permet d'indiquer si la fonction Message Networking (Messagerie réseau) est installée.

Relevé du temps de stockage des messages

Le temps de stockage des messages indique le nombre de minutes d'espace mémoire du serveur de la Messagerie vocale. Si la valeur est trop petite, vous pouvez :

• mettre à niveau la capacité de stockage;

• encourager les titulaires à supprimer les messages inutiles.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

98 Chapitre 9 Relevés de l'application CallPilot

Remise à zéro des statistiques relatives aux boîtes vocales

Vous pouvez effectuer la remise à zéro des statistiques d'une boîte vocale donnée ou pour toutes les boîtes.

Pour remettre à zéro les statistiques de toutes les boîtes vocales, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur le lien Reports (relevés).

Cliquez sur l'option Reset Mailbox Activity (remettre à zéro les statistiques d'utilisation des boîtes vocales).

Un message vous demandant de confirmer la remise à zéro des statistiques s'affiche.

Cliquez sur le bouton Reset (remettre à zéro).

Pour remettre à zéro les statistiques d'une boîte vocale donnée, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Change/Delete Mailbox (modifier/supprimer la boîte vocale).

La page Mailbox List (liste des boîtes vocales) s'affiche.

Sélectionnez la boîte vocale pour laquelle vous désirez remettre les statistiques à zéro et cliquez sur le lien Activity (utilisation).

Les statistiques de la boîte vocale sont remises à zéro.

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Chapitre 10

Propriétés du système CallPilot

Configuration des propriétés du système

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien System Properties (propriétés système).

La page System Properties (propriétés du système) s'affiche. La version de la Messagerie vocale s'affiche.

Dans la zone Max Outcalling Channels (nombre maximal de voies d'accès au réseau public), entrez le nombre maximal de voies permises pour les appels générés par la fonction

Messagerie vocale. N'entrez aucune valeur plus élevée que celle qui correspond à la moitié des voies disponibles. Cette limite fait en sorte que le nombre de voies est suffisant pour accepter des appels d'arrivée provenant des demandeurs extérieurs et des titulaires. Le nombre implicite de voies téléphoniques attribuées à l'accès au réseau public est une (1). Si l'application

Multimedia CallCenter est installée sur votre système, entrez une valeur supérieure à 1 pour le nombre maximal de voies d'accès au réseau public. De plus, pour vous assurer que le nombre de voies d'accès au réseau n'utilise pas tous les accès téléphoniques, entrez un nombre minimal de voies téléphoniques supérieur au nombre de voies d'accès au réseau. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au Guide des opérations de programmation du système

Business Communications Manager 2.5.

La case Enable Voice Mail (activation de la Messagerie vocale) est sélectionnée implicitement. Si vous activez la Messagerie vocale, les demandeurs qui tentent d'appeler un poste occupé ou qui n'obtiennent pas de réponse sont transférés à la boîte vocale du poste.

Si vous désélectionnez la case Enable Voice Mail (activation de la Messagerie vocale) :

• les boîtes vocales n'acceptent pas les messages des demandeurs hors système. Les demandeurs reviennent à la Réception automatique pour y faire une nouvelle sélection;

• la Sélection de service, la fonction 980 et la fonction 986 permettent aux demandeurs de laisser des messages et la fonction 981 leur permet d'en envoyer et d'en recevoir;

• les titulaires peuvent enregistrer des messages sur leur boîte vocale et envoyer des messages à d'autres boîtes vocales de l'application CallPilot.

Sélectionnez la case Enable Group List (activation de la liste de diffusion) afin d'activer les listes de diffusion. Si vous désélectionnez cette case, vous ne pouvez configurer des listes de diffusion. De plus, il n'est pas nécessaire de réserver un chiffre dans votre plan de numérotage de chiffre initial de la liste de diffusion.

Si vous utilisez des listes de diffusion, entrez le chiffre initial de la liste de diffusion dans la zone Group List Leading Digit (chiffre initial de la liste de diffusion). Ce chiffre sert de préfixe pour les listes de diffusion au cours de l'adressage. Vous ne pouvez créer des boîtes vocales en utilisant des numéros commençant par ce chiffre initial. La valeur implicite du chiffre initial de la liste de diffusion est 9. Par exemple, si le chiffre 9 est attribué à la liste de diffusion, les numéros varieront de 901 à 999.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

100 Chapitre 10 Propriétés du système CallPilot

Sélectionnez la case Enable External Initialization (activation de l'initialisation extérieure) afin de permettre aux titulaires d'activer leurs boîtes vocales à partir d'un poste extérieur. La valeur implicite de cette case n'est pas sélectionnée. Si vous n'activez pas l'initialisation extérieure, les titulaires ne peuvent initialiser leurs boîtes vocales à partir d'un poste intérieur.

L'initialisation extérieure non activée prévient tout accès aux boîtes vocales non autorisé.

La case Make Directory Available (accès au répertoire) est sélectionnée implicitement. Si vous désélectionnez cette case, l'option d'accès au répertoire d'entreprise est supprimée de la

Réception automatique.

La case Enable General Delivery Mailbox (activation de la boîte réception) est sélectionnée implicitement. Ce paramètre n'est disponible qu'aux postes Norstar. Si vous désélectionnez cette case, les appels extérieurs ne sont pas acheminés à la boîte réception. Ils reviennent à un guide parlé de messagerie automatique ou d'arbre de Sélection de service.

10 La case Enable Redirect DN (activation du réacheminement du NA) n'est pas sélectionnée implicitement. Si cette case est sélectionnée, l'application CallPilot se sert du numéro composé original lorsqu'elle reçoit un appel réacheminé. Un appel est réacheminé si un poste dont la fonction Renvoi automatique sur occupation est activée ne répond pas à l'appel. L'appel est donc renvoyé au système original pour obtenir une réponse. Ne sélectionnez cette case que sur les conseils du personnel de soutien. Ce paramètre n'est pas offert pour le système CallPilot

Mini.

11 La case Enable Bilingual (activation de l'option bilingue) est sélectionnée implicitement. Si vous ne cochez pas cette case, les guides parlés en langue seconde ne seront pas disponibles.

La désactivation du fonctionnement bilingue a une incidence sur :

• la désignation de la langue pour les annonces de la Réception automatique;

• les sélections du guide parlé pour les demandeurs qui utilisent la Réception automatique;

• les sélections du guide parlé pour les demandeurs qui sont transférés aux annonces de la boîte vocale.

12 Sélectionnez la langue principale dans la zone Primary Language (langue principale). Les guides parlés sont diffusés dans cette langue.

13 Sélectionnez la langue seconde dans la zone Alternate Language (langue seconde). La langue seconde et la langue principale doivent être différentes.

14 Sélectionnez la case Canadian Pronounciation (prononciation canadienne) afin que le guide parlé prononce la lettre «z» comme «zède» au lieu de «zi». La case Canadian Pronounciation

(prononciation canadienne) n'apparaît que si la langue principale ou secondaire est l'anglais nord-américain.

15 Dans la zone Directory Search By (recherche dans le répertoire), sélectionnez first name

(prénom), last name (nom de famille) ou both (les deux). L'option last name (nom de famille) est sélectionnée implicitement.

16 Sélectionnez la case Enable CallPilot User Interface (activation de l'interface utilisateur

CallPilot) afin de permettre aux titulaires de sélectionner la Messagerie vocale Norstar ou l'application CallPilot comme l'interface utilisateur de leur boîte vocale. Ce paramètre n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

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Chapitre 10 Propriétés du système CallPilot 101

17 Dans la zone Name Prefix (préfixe du nom), entrez un préfixe formé d'un ou de deux chiffres qui détermine le style d'adressage de l'application CallPilot. La valeur implicite est 11. Si l'option CallPilot User Interface (interface utilisateur CallPilot) est activée, la valeur doit être précisée et doit être différente du chiffre initial de la liste de diffusion. Cette valeur est sans importance si vous n'activez pas l'option CallPilot User Interface (interface utilisateur

CallPilot).

18 Dans la zone Special Prefix (préfixe spécial), entrez un préfixe formé d'un ou de deux chiffres qui détermine le style d'adressage de l'application CallPilot. La valeur implicite est 19. Si l'option CallPilot User Interface (interface utilisateur CallPilot) est activée, la valeur doit être précisée et doit être différente du chiffre initial de la liste de diffusion. Cette valeur est sans importance si vous n'activez pas l'option CallPilot User Interface (interface utilisateur

CallPilot).

19 Dans la zone Primary UI Style (style d'interface utilisateur primaire), sélectionnez NVM

(Messagerie vocale Norstar) ou CallPilot. Ce paramètre n'est offert qu'aux postes Norstar.

Pour les autres systèmes, l'interface utilisateur implicite est CallPilot.

20 Si vous utilisez le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, sélectionnez votre pays à partir de la liste déroulante Country (pays).

21 Si vous utilisez le système CallPilot Mini, sélectionnez votre type de compression à partir de la liste déroulante. Ce paramètre n'apparaît que si vous utilisez le système CallPilot Mini.

Ne changez ce paramètre que lorsque l'on vous l'avise. Si vous changez votre type de compression, vous devez également changer le réglage des commutateurs. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système Meridian.

L'Europe utilise la loi A, tandis que l'Amérique du Nord et le Japon utilisent la loi M. Des exceptions locales dépendent des exigences du pays dans lequel vous vous trouvez.

22 Si vous utilisez le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, sélectionnez votre fuseau horaire à partir de la liste déroulante Timezone (fuseau horaire).

23 Si vous utilisez le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, sélectionnez la case Daylight

Savings Time (heure avancée) au début de l'heure avancée. À la fin de l'heure avancée,

désélectionnez la case à cocher. Ainsi, les heures des messages de la Messagerie de bureau

électronique sont exactes.

24 Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

102 Chapitre 10 Propriétés du système CallPilot

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Chapitre 11

Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

103

Traduction de composition

La traduction de composition est un processus qui consiste à traduire (en utilisant une table de traduction) le numéro d'un appel d'arrivée sur voie d'accès au réseau public en un numéro que le réseau local peut reconnaître et composer à l'aide de la fonction Réponse.

Pour que la traduction de composition soit possible, vous devez créer une table de traduction de composition qui traduit les chiffres d'un numéro extérieur en numéro que l'application CallPilot peut composer. L'application CallPilot consulte les tables de restrictions et d'horaires avant de composer le numéro.

Les tables de traduction de composition ne sont requises que pour la fonction de réponse.

L'application CallPilot peut fonctionner de façon normale sans ces tables.

Fonctionnement de la table de traduction de composition

Un numéro de téléphone est extrait des données d'appels accompagnant un message avec identification du demandeur (IDR). L'application CallPilot cherche ensuite ce numéro dans la table de traduction de composition. Si le premier ou les premiers chiffres du numéro de téléphone correspondent à une valeur d'entrée dans la table de traduction de composition (le numéro que recherche l'application CallPilot dans la table de traduction de composition), cette valeur d'entrée est alors remplacée par une valeur de sortie. Il en résulte un numéro de téléphone pouvant être composé sur le réseau local. La modification du numéro consiste habituellement à supprimer l'indicatif régional ou à insérer un code d'accès, en fonction des règles de composition du réseau local. Si un numéro local comporte le préfixe interurbain 1, par exemple, ce dernier est supprimé par la table de traduction de composition.

Le processus de traduction de composition est immédiat de sorte que la composition de l'appel ne nécessite pas plus de temps. Certains numéros de téléphone ne doivent pas être modifiés avant d'être composés. L'application CallPilot fonctionne sans table de traduction de composition.

Traduction des numéros de téléphone

La table de traduction de composition doit définir tous les cas possibles où un changement est nécessaire à la composition du numéro sur le réseau local.

La table de traduction de composition modifie les postes du réseau en numéros pouvant être composés sur le réseau local. Le format numéro de poste réseau d'un numéro de téléphone représente le format normal du numéro. Par exemple, le numéro de téléphone 403 555-5050, sous sa forme de numéro de poste réseau, doit être traduit en un numéro qui peut être composé sur le réseau téléphonique local. La table de traduction de composition suit les règles nécessaires à l'établissement de l'appel.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

104 Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

Exemples de tables de traduction de composition

Vous trouverez ci-dessous des exemples de tables de traduction de composition accompagnés d'explications. Chaque entrée de la table de traduction de composition comprend une valeur d'entrée et une valeur de sortie. Les valeurs figurant dans la colonne Entrée représentent les chiffres initiaux des postes du réseau lesquels, s'il y a correspondance, sont remplacés par la valeur correspondante figurant dans la colonne Sortie. Un astérisque (*), placé à la droite d'une valeur, représente tous les chiffres du numéro de téléphone qui restent à composer. L'application CallPilot ajoute automatiquement l'astérisque (*) après chaque valeur d'entrée et de sortie.

Un numéro de téléphone peut correspondre ou non à une valeur d'entrée précise.

Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Toronto

ENTRÉE

011*

416*

905206*

90527* etc.

(135 autres entrées)

905*

SORTIE

011*

Explication

La table ne tente pas de traduire les numéros de téléphone internationaux.

La table supprime l'indicatif régional 416 et compose tous les numéros en tant que numéros à 7 chiffres.

Les numéros de ces circonscriptions peuvent être composés comme numéros locaux à 10 chiffres (aucun frais interurbain) à partir de l'indicatif régional 416.

905206*

90527* etc.

(135 autres entrées)

1905*

Tous les autres numéros 905 qui ne figurent pas dans la colonne Entrée sont des numéros interurbains et doivent être composés comme des numéros interurbains à 11 chiffres.

N'importe quel numéro commençant par des chiffres autres que 011, 416 et

905 sont des appels interurbains et il faut leur ajouter le préfixe 1.

Exemple d'une table de traduction de composition d'un système dont l'indicatif régional est le 206, mais qui est près de la frontière de l'indicatif régional 360

ENTRÉE

011*

20644*

206626* etc.

(40 autres entrées)

206*

360224*

360227*

360472*

360*

SORTIE

011*

44*

626* etc.

(40 autres entrées)

1206*

360224*

360227*

360472*

1360*

Explication

La table ne tente pas de traduire les numéros de téléphone internationaux.

En raison de l'emplacement du système, certains numéros peuvent être composés comme s'il s'agissait de numéros locaux à 7 chiffres.

Tous les autres numéros de l'indicatif 206 sont composés comme numéros interurbains à 11 chiffres.

Ces numéros dont l'indicatif régional est le 360 sont composés en tant que numéros locaux à 10 chiffres...

... mais tous les autres numéros de l'indicatif régional 360 sont composés comme des numéros interurbains à 11 chiffres.

Tous les numéros commençant par des chiffres autres que 011, 206 et 360 sont des appels interurbains et il faut leur ajouter le préfixe 1.

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Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations 105

Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Vancouver.

ENTRÉE SORTIE Explication

La table de traduction de composition est vide. Le réseau local de

Vancouver prend en charge la composition de numéro à dix chiffres facturés comme des appels interurbains.

Dans une situation comme celle de Vancouver, il n'est pas nécessaire de créer une table de traduction de composition.

Accès au réseau

La table de traduction de composition génère un numéro pouvant être composé sur le réseau local.

L'étape finale consiste à ajouter un préfixe afin de pouvoir joindre le réseau local à partir de votre système Business Communications Manager 2.5 ou de votre système Système Norstar. En

Amérique du Nord, il faut habituellement ajouter le préfixe au numéro de téléphone des systèmes gérés par un PBX ou un PABX. Pour les systèmes reliés aux lignes du central téléphonique, il n'est pas nécessaire d'ajouter de préfixe.

Propriétés de traduction de composition

La traduction de composition est commandée par quatre propriétés.

Préfixe interurbain

Lorsque ce préfixe est précisé, il est supprimé des chiffres entrés par le titulaire s'il n'est pas nécessaire pour acheminer l'appel. Cela facilite la création de la table de traduction de composition. En Amérique du Nord, le préfixe interurbain devrait être le 1. La valeur implicite de ce paramètre est none (aucun). Ce paramètre ne doit compter qu'un seul chiffre.

Indicatif régional

Si le numéro de téléphone composé par un demandeur semble ne pas comporter d'indicatif régional, cet indicatif est ajouté au début du numéro. L'indicatif est manquant si le numéro compte moins de 10 chiffres. La valeur implicite de ce paramètre est none (aucun). Ce paramètre accepte six chiffres au maximum. Lorsque ce paramètre est réglé à none (aucun), aucun indicatif régional n'est ajouté au début du numéro de téléphone.

Codes d'accès

En Amérique du Nord, il s'agit habituellement du 9. Ce numéro est ajouté au début de tous les numéros, après la traduction, et permet d'accéder au réseau téléphonique local. Si votre système est directement relié aux lignes du central, réglez le paramètre Access Code (code d'accès) à none

(aucun). La valeur implicite de ce paramètre est none (aucun). Ce paramètre accepte deux chiffres au maximum.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

106 Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

Traduction de réponse

Si ce paramètre est réglé à N (non), le demandeur doit supprimer manuellement les données IDR afin de pouvoir composer le numéro sur le réseau local. Si le paramètre de traduction de réponse est réglé à Y (oui), la fonction de réponse utilise la table de traduction de composition pour composer le numéro. La valeur implicite de ce paramètre est N (non).

Pour faciliter la tâche aux titulaires, réglez le paramètre de traduction de réponse à Y (oui) si une table de traduction de composition est créée. Si aucune table de traduction de composition n'est créée, réglez le paramètre de traduction de la réponse à N (non).

Configuration des propriétés de traduction de composition

Le réglage des propriétés de la table de traduction de composition rend plus facile la création d'une table de traduction de composition. Il n'est pas nécessaire de régler les propriétés de traduction de composition afin d'utiliser l'application CallPilot.

Pour configurer les propriétés de traduction de composition, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Dialing Translation Properties (propriétés de la traduction de composition). La page Dialing Translation Properties (propriétés de traduction de composition) s'affiche.

Dans la zone Long Distance Access Code (préfixe interurbain), entrez le préfixe interurbain.

Dans la zone Area Code (indicatif régional), entrez l'indicatif régional.

Dans la zone Access Code (code d'accès), entrez le code d'accès.

Sélectionnez la case Enable Reply Translation (activation de la traduction de réponse) afin d'activer la fonction de traduction de réponse.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations 107

Création d'une table de traduction de composition

Pour créer une table de traduction de composition, vous devez entrer une valeur d'entrée et une valeur de sortie pour chaque entrée. La valeur d'entrée correspond au numéro faisant l'objet d'une recherche dans la table de traduction de composition. Lorsque l'entrée correspondante est trouvée, la valeur d'entrée est remplacée par la valeur de sortie. Le numéro qui en résulte peut être composé

sur le réseau local. Reportez-vous à la section intitulée «Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Toronto» à la page 104

Pour créer une table de traduction de composition, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Dialing Translation Table (table de traduction de composition).

La page Dialing Translation Table (table de traduction de composition) s’affiche.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

La page Dialing Translation Setup (configuration de traduction de composition) s’affiche.

Dans la zone Input Value (valeur d'entrée), entrez la valeur d'entrée.

Dans la zone Output Value (valeur de sortie), entrez la valeur de sortie.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Vérification des entrées dans la table de traduction de composition

Vous pouvez vérifier les entrées de la table de traduction de composition en tout temps.

Pour vérifier les données de la table de traduction de composition, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Dialing Translation Table (table de traduction de composition).

La page Dialing Translation Table (table de traduction de composition) s’affiche.

Après avoir vérifié les entrées de la table de traduction de composition, cliquez sur le bouton

Main (principal).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

108 Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

Modification d’une table de traduction de composition

Une fois la table de traduction de composition créée, modifiez les valeurs d'entrée et de sortie.

Pour modifier une entrée dans la table de traduction de composition, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Dialing Translation Table (table de traduction de composition).

La page Dialing Translation Table (table de traduction de composition) s’affiche.

Cliquez sur le lien Change (modifier) pour modifier une valeur.

La page Dialing Translation Setup (configuration de traduction de composition) s’affiche.

Dans la zone Output Value (valeur de sortie) ou Input Value (valeur d'entrée), entrez la nouvelle valeur.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Reprenez les étapes pour modifier d'autres entrées dans la table de traduction de composition.

Suppression d'une entrée de la table de traduction de composition

Vous pouvez supprimer en tout temps une entrée dans la table de traduction de composition. Pour

repérer l'entrée à supprimer, reportez-vous à la section intitulée «Vérification des entrées dans la table de traduction de composition» à la page 107

Pour supprimer une entrée dans la table de traduction de composition, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Dialing Translation Table (table de traduction de composition).

La page Dialing Translation Table (table de traduction de composition) s’affiche.

Cliquez sur le lien Delete (supprimer) pour la valeur de traduction de composition à modifier.

Un message vous demandant de confirmer la suppression s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

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Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations 109

Listes de restrictions et d’autorisations

Si vous utilisez un système CallPilot Mini, vous pouvez installer les listes de restrictions et d'autorisations. Les listes de restrictions et d'autorisations servent de contrôles qui déterminent les numéros de téléphone que les titulaires peuvent et ne peuvent pas composer. Une liste de restrictions et d'autorisations est précisée pour chaque classe de service. Vous pouvez déterminer la liste de restrictions et d'autorisations qui sera utilisée pour les utilisateurs non spécifiés.

Lorsqu'un titulaire effectue un appel, le système vérifie le numéro composé à partir de la liste de restrictions et d'autorisations. La liste de restrictions et d'autorisations pour l'utilisateur non spécifié est vérifiée lorsqu'un appel est effectué par un titulaire qui n'est pas déjà identifié. Si le numéro est transmis à la liste de restrictions et d'autorisations, l'application CallPilot effectue l'appel. Si le numéro échoue dans la liste de restrictions et d'autorisations, le titulaire entend un message guide d'erreur.

La liste de restrictions et d'autorisations comprend les éléments suivants :

• une liste de 100 préfixes au maximum faisant l'objet d'une restriction. Un appel échoue s'il correspond à un préfixe de cette liste. Chaque restriction peut être composée de 26 caractères.

• une liste de 100 préfixes possibles au maximum. Un appel est possible s'il correspond à un préfixe de cette liste. Chaque appel possible peut être composé de 26 caractères.

• une indication de la valeur implicite. Permet d'autoriser ou de refuser toute séquence de composition qui ne figure pas sur la liste de restriction ou d'autorisation.

• La colonne Used in COS (utilisé dans la CDS) indique les classes de service qui se rapportent

à liste de restrictions et d'autorisations. L'option «Default» (valeur implicite) est la dernière entrée de la liste de restrictions et d'autorisations que vous choisissez d'utiliser lorsqu'un utilisateur ne peut être identifié.

L'application CallPilot prend en charge 16 listes de restrictions et d'autorisations. Chaque classe de service est attribuée une liste de restrictions et d'autorisations, et chaque utilisateur non spécifié est attribué une liste de restrictions et d'autorisations à la page Switch Properties (propriétés de commutateur). Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'attribution d'une liste de restrictions et d'autorisations aux utilisateurs non spécifiés, reportez-vous à la section intitulée

«Affichage des propriétés de commutateur» à la page 114

Règles de restrictions et d'autorisations

• peut compter entre 1 et 26 caractères;

• ne doit pas reproduire une entrée;

• les restrictions qui chevauchent les entrées sont permises;

• les autorisations qui chevauchent les entrées ne sont pas permises.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

110 Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

Pour ajouter des restrictions ou des autorisations, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations).

La page Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations) s'affiche.

Cliquez sur le lien Restriction (restriction) ou Permission (autorisation) pour la liste de restrictions et d'autorisations à laquelle vous voulez accéder.

À la page Restriction (restriction) ou Permission (autorisation), dans la boîte Add (ajouter), entrez la série de chiffres que vous voulez autoriser.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

Cliquez sur le bouton Close (fermer) pour revenir à la page Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations).

Pour supprimer une restriction ou une autorisation, effectuez les

étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations).

La page Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations) s'affiche.

Cliquez sur le lien Restriction (restriction) ou Permission (autorisation) pour la liste de restrictions et d'autorisations à laquelle vous voulez accéder.

À la page Restriction (restriction) ou Permission (autorisation), cliquez sur le lien Remove

(supprimer) pour la restriction ou l'autorisation que vous voulez supprimer. Pour modifier une entrée, supprimez-la et entrez de nouveau la nouvelle restriction ou autorisation.

Cliquez sur le bouton Close (fermer) pour revenir à la page Restriction/Permission Lists

(listes de restrictions et d'autorisations).

Pour réinitialiser une liste de restrictions et d'autorisations, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Mailbox Administration (administration de boîtes vocales).

Cliquez sur le lien Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations).

La page Restriction/Permission Lists (listes de restrictions et d'autorisations) s'affiche.

Cliquez sur le lien Reset (réinitialiser) pour réinitialiser la liste de restrictions et d'autorisations.

Un message vous demandant de confirmer la réinitialisation s'affiche.

Cliquez sur le bouton OK.

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Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations 111

Réinitialisation d'une liste de restrictions et d'autorisations

Réinitialisation des listes de restrictions et d'autorisations au réglage en usine.

Les réglages en usine pour les listes de restrictions et d'autorisations sont les suivants :

01 ... utilisé dans la CDS 1, 2

02 ... utilisé dans la CDS 3, 4

03 ... utilisé dans la CDS 5, 6

04 ... utilisé dans la CDS 7, 8

05 ... utilisé dans la CDS 9, 10

06 ... utilisé dans la CDS 11, 12

07 ... utilisé dans la CDS 13, 14

08 ... utilisé dans la CDS 15, 16

09 ... non spécifié

10 ... non utilisé

11 ... non utilisé

12 ... non utilisé

13 ... non utilisé

14 ... non utilisé

15 ... non utilisé

16 ... non utilisé

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

112 Chapitre 11 Traduction de composition et listes de restrictions et d’autorisations

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113

Chapitre 12

Configuration de l’application CallPilot Manager

Activation des codes d’autorisation logiciel

L'activation des codes d'autorisation logiciel permet d'augmenter le nombre de boîtes vocales de votre système ou d'améliorer votre système à l'aide des options telles que Messagerie et Télécopie par réseau. Pour vous procurer un code d'autorisation logiciel ou pour en faire l'essai, communiquez avec le préposé du service à la clientèle.

Pour activer un code d'autorisation logiciel pour le système

Business Communications Manager 2.5, effectuez les étapes suivantes :

Pointez votre navigateur Web à l'adresse URL suivante : http://<adresse IP>:6800 où <adresse IP> correspond à l'adresse IP du système Business Communications Manager 2.5.

L'écran Unified Manager (gestionnaire unifié) du système Business Communications

Manager 2.5 s'affiche.

Cliquez sur le bouton Configure (configurer).

L'écran Login (ouverture de session) s'affiche.

Dans la zone User ID (code utilisateur), entrez le code utilisateur du superviseur. La valeur implicite du code utilisateur est supervisor (surveillant).

Dans la zone Password (mot de passe), entrez le mot de passe. Le mot de passe implicite est

visor.

Cliquez sur le bouton Login (ouverture de session).

L'écran Business Communications Manager s'affiche.

Cliquez sur l'icône adjacente à l'option System (système).

Cliquez sur l'option Licensing (licence).

L'écran Licensing Setting (paramètre de licence) s'affiche.

Dans le menu Configuration (configuration), cliquez sur Add a Keycode (ajouter un code d'activation).

L'écran Applied Keycodes (codes d'activation appliqués) s'affiche.

Dans la zone Keycode (code d'activation), entrez le numéro du code d'autorisation logiciel pour l'option à installer.

10 Cliquez sur le bouton Save (enregistrer).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

114 Chapitre 12 Configuration de l’application CallPilot Manager

Pour activer un code d'autorisation logiciel pour les systèmes

CallPilot 150 et CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Installed Options (options installées).

La page Installed Options (options installées) s'affiche.

Dans les zones Keycode (code d'activation), entrez le numéro du code d'autorisation logiciel pour l'option à installer.

Cliquez sur le bouton Add (ajouter).

L'option que vous avez installée apparaît dans la liste Installed Options (options installées).

Affichage des propriétés de commutateur

Pour afficher les propriétés de commutateur, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Switch Properties (propriétés de commutateur).

La page Switch Properties (propriétés de commutateur) s'affiche.

Voici les propriétés de commutateurs :

•

Chiffres par poste : le nombre de chiffres par boîtes vocales et par postes à l'emplacement.

L'application CallPilot exige le même nombre de chiffres. Pour ce qui est des commutateurs

Norstar, le nombre de chiffres par postes est déterminé en fonction du commutateur.

Les boîtes vocales définies par le système, notamment celle du coordinateur de système, sont dotées d'un numéro de boîte vocale qui s'ajuste automatiquement au nouveau nombre de chiffres.

•

NA de la messagerie vocale : le NA du système principal. Pour ce qui est des systèmes

Norstar, cette valeur, qui ne fonctionne que dans le mode affichage, est déterminée par l'application de la Messagerie vocale à l'initialisation. Pour les systèmes autres que les systèmes Norstar, vous pouvez entrer le NA.

Si vous utilisez un système CallPilot Mini, sélectionnez la liste de restrictions et d'autorisations appropriée à partir de la liste RPL for Unspecified User (liste de restrictions et d'autorisations de l'utilisateur non spécifié). Pour obtenir de plus amples renseignements sur

les listes de restrictions et d'autorisations, reportez-vous à la section intitulée «Listes de restrictions et d'autorisations» à la page 109

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Chapitre 12 Configuration de l’application CallPilot Manager 115

Création de mots de passe d'accès

Les mots de passe d'accès contrôlent l'accès aux fonctions de gestion.

Créez un mot de passe de gestion de l'application Call Center si vous voulez que le coordinateur de système de l'application Call Center gère l'application sans avoir besoin de régler d'autres paramètres CallPilot. Le mot de passe de gestion de l'application Call Center doit différer de celui du coordinateur de système ou de celui d'accès par modem.

Pour activer l'accès par modem, créez un mot de passe d'accès par modem. L'accès par modem permet aux distributeurs Nortel Networks et au personnel de soutien de connecter leur système au système CallPilot à l'aide d'un modem et télécharger le journal du système. Seul le système

CallPilot 150 offre cette fonction. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'accès par modem, reportez vous au Manuel d'installation et de maintenance du système CallPilot 150.

Pour configurer les mots de passe d'accès, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur la fonction Access Passwords (mots de passe d'accès).

La page Access Passwords (mots de passe d'accès) s'affiche.

Pour configurer un mot de passe d'accès pour la gestion de l'application Call Center :

• entrez le mot de passe de gestion de l'application Call Center dans la zone Call Center

Administration (gestion de l'application Call Center);

• entrez de nouveau le mot de passe de gestion de l'application Call Center dans la zone

Confirmation (confirmation).

Pour configurer un mot de passe d'accès par modem :

• entrez le mot de passe d'accès par modem dans la zone Modem Access (accès par modem);

• entrez de nouveau le mot de passe d'accès par modem dans la zone Confirmation

(confirmation).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

116 Chapitre 12 Configuration de l’application CallPilot Manager

Configuration des paramètres réseaux de l'application

CallPilot

Vous pouvez entrer les noms et les adresses de l'application CallPilot dans les fenêtres du navigateur et dans l'environnement réseau.

Ne configurez les paramètres réseau de l'application CallPilot à l'aide de l'application CallPilot

Manager que si vous utilisez un système CallPilot 150. Si vous utilisez le système Business

Communications Manager, vous devez configurer les paramètres réseau à l'aide de l'application

Unified Manager (gestionnaire unifié).

Pour régler les propriétés d'adresse et d'identification de l'unité, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Configuration (configuration).

Cliquez sur le lien Unit Address/Identification (adresse et identification de l'unité).

La page Unit Address/Identification (adresse et identification de l'unité) s'affiche.

Dans la zone IP Address (adresse IP), entrez l'adresse IP du serveur CallPilot.

Si vous voulez remettre l'adresse IP à sa valeur implicite définie en usine, cliquez sur le bouton

Reset to Defaults (remise à la valeur implicite).

Dans la zone Subnet Mask (masque de sous-réseau), entrez l'adresse de masque de sous-réseau.

Dans la zone Primary DNS (DNS principal), entrez l'adresse IP du serveur principal du répertoire de votre réseau.

Dans la zone Secondary DNS (DNS secondaire), entrez l'adresse IP du serveur de sauvegarde du répertoire de votre réseau. Le DNS secondaire est facultatif.

Dans la zone Default Gateway (passerelle implicite), entrez l'adresse du serveur de la passerelle de votre réseau. La passerelle implicite est facultative.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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117

Chapitre 13

Opérations de l'application CallPilot Manager

Sauvegarde et restauration des données CallPilot

Vous pouvez sauvegarder des données de l'application CallPilot Manager si vous utilisez un système CallPilot 150 ou CallPilot Mini.

Si vous utilisez un système Business Communications Manager 2.5, vous sauvegardez les données du système en utilisant les fonctions de l'utilitaire Backup, Restore and Upgrade (sauvegarde, restauration et mise à niveau) du gestionnaire Unified Manager.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la sauvegarde et la restauration des données de l'application CallPilot Manager, effectuez les étapes suivantes :

• pour le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, reportez-vous au Guide de maintenance et

d'installation du système CallPilot Mini ou CallPilot 150;

• pour le système Business Communications Manager 2.5, reportez-vous au Guide des

opérations de programmation du système Business Communications Manager 2.5.

Réinitialisation de l'application CallPilot

Vous pouvez remettre les paramètres de l'application CallPilot à la valeur implicite définie en usine.

La remise à la valeur implicite des paramètres CallPilot supprime toutes les boîtes vocales, les messages, le contenu et les données de programmation, sauf les codes d'autorisation logiciel. Les codes d'autorisation logiciel ne sont pas supprimés.

Si vous remettez à la valeur implicite le système CallPilot 150 ou CallPilot Mini, vous pouvez conserver l'adresse IP, le masque sous-réseau et les paramètres DNS du système.

Pour remettre à la valeur implicite l'application CallPilot des systèmes CallPilot 150 et CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Reinstall (réinstaller).

Un message vous demandant d'entrer votre mot de passe du coordinateur de système pour continuer s'affiche.

Entrez votre mot de passe du coordinateur de système dans la boîte, et si vous voulez conserver l'adresse IP, le masque sous-réseau et les paramètres DNS du système, cochez la case.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

118 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre) pour continuer.

Un message s'affiche indiquant que la réinstallation est en cours.

Lorsque la réinstallation est terminée, la page Login (ouverture de session) s'affiche.

Une fois que vous avez ouvert une session, l'assistant Quick Installation apparaît.

Pour remettre à la valeur implicite l'application CallPilot du système Business Communications Manager 2.5, effectuez les

étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

Entrez le mot de passe implicite de la réception, puis appuyez sur

ßàÜàÛ¡ßà (operator) et appuyez sur OK.

R cept ass : N

MOD SUIV

MP :

REPR OK

XXXXXXXX

REPR OK

Remettre 0?

OUI NON

Remise z ro

Appuyez sur

Ú.

Entrez le mot de passe

àÜÝßà¡ÛÞÞ (reinstall).

Appuyez sur

OK.

Appuyez sur

OUI.

La réinstallation est en cours.

Systme prt

Lorsque la réinstallation est terminée, l'affichage indique

Systme prt

La prochaine fois que vous ouvrez une session, l'assistant Quick

Installation apparaît.

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Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 119

Modification des paramètres réception

Réglage de l'état de la Réception automatique

Si le réceptionniste ou le téléphoniste de votre entreprise est en mesure de prendre les appels d'arrivée, l'état de la Réception automatique doit être réglé à Yes (oui). Par contre, lorsque le réceptionniste ou le téléphoniste désigné prend une pause, part déjeuner ou part à la fin de la journée, l'état de la Réception automatique doit être réglé à No (non).

Si l'état de la Réception automatique est réglé à No (non), le système informe le demandeur qui veut joindre le téléphoniste que la réception n'est pas assurée, puis il transfère l'appel au menu et le demandeur peut alors composer un autre numéro ou laisser un message.

Pour régler l'état de la Réception automatique, effectuez les

étapes suivante :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).

La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.

Vérifiez l'option Attendant Available (téléphoniste libre) pour savoir si le téléphoniste est libre.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise)

L'option Business Open (état de l'entreprise) a priorité sur les heures de matinée, d'après-midi et de soirée programmées dans les tables d'annonces.

Si le paramètre Business Open (état de l'entreprise) est réglé à Yes (oui), les annonces sont diffusées selon les heures programmées dans les tables. Ainsi, les annonces de matinée, d'après-midi et de soirée sont diffusées automatiquement en fonction des heures d'activation définies dans les tables d'annonces.

Lorsque le réceptionniste ou le téléphoniste règle le paramètre Business Open (état de l'entreprise)

à No (non) à la fin de la journée ou à la fin de la semaine, l'annonce des heures de fermeture est diffusée jusqu'à ce que le paramètre Business Open (état de l'entreprise) soit réglé à Yes (oui).

Demandez au réceptionniste ou au téléphoniste désigné de cocher la case Business Open (état de l'entreprise) dès que votre entreprise ouvre ses portes. Demandez au réceptionniste ou au téléphoniste désigné de désélectionner la case Business Open (état de l'entreprise) à la fin de la journée.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

120 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

Pour modifier l'option Business Open (état de l'entreprise), effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).

La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.

Cochez la case Business Open (état de l'entreprise) pour activer le paramètre Business Open

(état de l'entreprise).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Modification de l'état des lignes de réponse

L’application CallPilot peut prendre en charge toutes les lignes du central comprises dans la configuration des lignes. Lorsque l'option de prise d'appel est activée, l'application CallPilot prend tous les appels d'arrivée, et diffuse aux demandeurs l'annonce de l'entreprise et le menu de la

Réception automatique (Réception automatique). Vous pouvez décider si l'application CallPilot prend en charge les lignes de l'entreprise ou non. Lorsque la ligne de réponse est désactivée, l'application CallPilot ne répond pas aux appels d'arrivée. En pareil cas, le réceptionniste de l'entreprise doit répondre à tous les appels d'arrivée et les acheminer.

Nota : Ce paramètre n'est pas offert pour le système CallPilot Mini.

Pour modifier l'état Answer Lines (lignes de réponse), effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).

La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.

Cochez la case Answer Lines (prise d'appel système) pour que l'application CallPilot réponde

à vos lignes, sinon le réceptionniste répondra aux appels.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

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Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 121

Modification du poste de réception implicite

Lorsqu'une personne demande de parler au téléphoniste ou au réceptionniste de votre entreprise, l'application CallPilot transfère sa demande au poste de réception. Vous pouvez changer le numéro d'appel du réceptionniste ou du téléphoniste désigné. Si le numéro du poste de réception est modifié, vous devez remplacer le poste de la boîte réception par le nouveau numéro de poste du téléphoniste. Les demandeurs peuvent demander à parler au réceptionniste de l'entreprise ou au téléphoniste désigné lorsque la Réception automatique propose cette option et que l'état de la réception est réglé à Yes (oui). Tout demandeur voulant obtenir la réception est transféré au nouveau numéro de poste. Si le téléphoniste ne répond pas, l'appel est transféré à la boîte réception.

Pour modifier le numéro implicite du poste de la réception, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).

La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.

Dans la zone Attendant (réceptionniste), entrez le numéro du poste de la réception.

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Remise à la valeur implicite du mot de passe de la réception

Vous pouvez remettre le mot de passe de la réception à sa valeur implicite en tout temps.

Le mot de passe implicite de la réception est

ßàÜàÛ¡ßà (operator).

Nota : Si vous utilisez le système CallPilot Mini, vous n'avez pas de mot de passe de la réception. Vous ne devez donc pas modifier le mot de passe de la réception.

Pour remettre à la valeur implicite le mot de passe de la réception

à l'aide de l'application CallPilot Manager, effectuez les étapes suivantes :

Cliquez sur l’option Operations (opérations).

Cliquez sur le lien Operator Settings (paramètres réception).

La page Operator Settings (paramètres réception) s'affiche.

Cochez la case Operator Password (mot de passe de réception).

Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

122 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

Pour remettre à la valeur implicite le mot de passe de la réception

à l'aide d'un poste — système Business Communications

Manager et système CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Þ.

Pste: xxxx

SUIV

MP :

REPR OK

Appuyez sur

à.

Entrez

àÜàÜ¡ßàÜàààáÜ (resetoperpswd) et appuyez sur

OK ou sur £.

Changer MP :

OUI NON

Appuyez sur

OUI ou sur £.

Modification des paramètres de l'application CallPilot Manager à partir d'un poste distant

Vous pouvez accéder à l'application CallPilot Manager pour modifier une annonce ou l'état de l'entreprise à l'aide du clavier d'un poste téléphonique à fréquences vocales extérieur. La téléadministration doit se faire par la boîte vocale du coordinateur de système. Vous devez initialiser la boîte vocale du coordinateur de système avant de commencer la téléadministration.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la téléadministration, reportez-vous à la publication intitulée Guide de référence de l'application CallPilot.

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Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 123

Modification des paramètres de la réception à partir d'un poste

À partir d'un poste, vous pouvez :

• régler l'état de la réception;

• modifier le mot de passe de la réception;

• régler le paramètre d'état de l'entreprise;

• attribuer l'option de prise d'appel système de l'application CallPilot;

• modifier le paramètre d'état de la Réception automatique.

Nota : Si vous utilisez le système CallPilot Mini, modifiez les paramètres d'état de la réception à partir de l'application CallPilot Manager.

Configuration de l'état de la réception

Si le réceptionniste ou le téléphoniste de votre entreprise est en mesure de prendre les appels d'arrivée, l'état de la réception doit être réglé à Yes (oui). Par contre, lorsque le réceptionniste ou le téléphoniste désigné prend une pause, part déjeuner ou part à la fin de la journée, l'état de la réception doit être réglé à No (non).

Si l'état de la réception est réglé à No (non), le système informe le demandeur qui veut joindre le téléphoniste que la réception n'est pas assurée, puis il transfère l'appel à la Réception automatique et le demandeur peut alors composer un autre numéro ou laisser un message.

Pour régler l'état de la réception, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

Entrez le mot de passe implicite de la réception

ßàÜàÛ¡ßà (operator), puis appuyez sur

OK.

Pour modifier le mot de passe implicite, reportez-vous à la section

intitulée «Modification du mot de passe de la réception» à la page 124 .

S lection option

T L MODE

R cept ass : N

MOD SUIV

Appuyez sur

T L .

Appuyez sur

MOD pour sélectionner O ou N.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

124 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

Modification du mot de passe de la réception

Vous pouvez modifier le mot de passe de la réception à tout moment. Le mot de passe doit comprendre entre quatre et huit chiffres, et ne peut pas commencer par un zéro.

Pour modifier le mot de passe de la réception, effectuez les

étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

Entrez le mot de passe de la réception. Appuyez sur

OK.

Le mot de passe implicite de la réception est

ßàÜàÛ¡ßà (operator).

S lection option

T L MODE

R cept ass : N

MOD SUIV

MP :

REPR OK

Appuyez sur

T L .

Appuyez sur

à.

Entrez le nouveau mot de passe de la réception

(entre 4 et 8 chiffres), puis appuyez sur

OK.

R cept ass : N

MOD SUIV

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Modification du poste de réception implicite

Lorsqu'une personne demande de parler au téléphoniste ou au réceptionniste de votre entreprise, l'application CallPilot transfère sa demande au poste de la réception. Vous pouvez changer le numéro d'appel du réceptionniste ou du standardiste désigné. Les demandeurs peuvent demander à parler au réceptionniste de l'entreprise ou au téléphoniste désigné lorsque la Réception automatique propose cette option et que l'état de la réception est réglé à Yes (oui).

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Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 125

Pour modifier le numéro implicite du poste de la réception, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

S lection option

T L MODE

R cept ass : O

MOD SUIV

R c : (aucun)

MOD OK

Poste :

REPR SORT

R c : xxx

MOD SUIV

Entrez le mot de passe de la réception. Appuyez sur

Appuyez sur

T L .

OK.

Appuyez sur

SUIV jusqu'à ce que vous obteniez l'affichage à l'étape 4.

Appuyez sur

MOD.

Entrez le numéro de poste de la réception.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Tout demandeur voulant obtenir la réception est transféré au nouveau numéro de poste. Si le téléphoniste ne répond pas, l'appel est transféré à la boîte réception.

Paramètre de l'état de l'entreprise

Le paramètre de l'état de l'entreprise a priorité sur les heures de matinée, d'après-midi et de soirée programmées dans les tables d'annonces.

Si l'état de l'entreprise est réglé à Yes (oui), les annonces sont diffusées selon les heures programmées dans les tables. Ainsi, les annonces de matinée, d'après-midi et de soirée sont diffusées automatiquement en fonction des heures d'activation définies dans les tables d'annonces.

Lorsque le réceptionniste règle le paramètre de l'entreprise à No (non) à la fin de la journée ou à la fin de la semaine, l'annonce des heures de fermeture est diffusée jusqu'à ce que le réceptionniste règle l'état de l'entreprise à Yes (oui).

Le réceptionniste ou le téléphoniste désigné doit régler l'état de l'entreprise à Yes (oui) dès que votre entreprise ouvre ses portes. À la fin de la journée, l'état de l'entreprise doit être remis à

No (non).

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

126 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

Pour régler le paramètre d'état de l'entreprise, effectuez les

étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

S lection option

T L MODE

R cept ass : O

MOD SUIV

Ouvert :N

MOD SUIV

Entrez le mot de passe de la réception. Appuyez sur

Appuyez sur

T L .

Appuyez sur

SUIV.

Appuyez sur

MOD pour passer de O à N.

OK.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Modification des annonces ou de l'état de l'entreprise à partir d'un poste distant

Vous pouvez modifier une annonce ou l'état de l'entreprise à l'aide du clavier d'un poste téléphonique à fréquences vocales extérieur. La télégestion doit se faire à partir de la boîte vocale du coordinateur de système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la téléadministration, reportez-vous à la publication intitulée Guide de référence de l'application CallPilot.

Configuration de la prise d'appel système

L’application CallPilot peut prendre en charge toutes les lignes du central comprises dans la configuration des lignes. Vous pouvez décider si l'application CallPilot prend en charge les lignes de l'entreprise ou non. Lorsque la prise d'appel système est activée, l'application CallPilot prend tous les appels d'arrivée et diffuse aux demandeurs le menu Company Greeting (annonce de l'entreprise) et Automated Attendant (Réception automatique). Lorsque la ligne de réponse est désactivée, l'application CallPilot ne répond pas aux appels d'arrivée. Le téléphoniste doit répondre aux appels d'arrivée et les acheminer.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la configuration de lignes, reportez-vous à la

section intitulée «Configuration de la prise d'appel» à la page 61

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Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager 127

Pour attribuer les lignes de réponse, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

²á¡Û.

MP :

REPR OK

S lection option

T L MODE

R cept ass : N

MOD SUIV

Ouvert :N

MOD SUIV

Prise app syst? N

MOD SUIV

Entrez le mot de passe de la réception, puis appuyez sur

OK.

Appuyez sur

T L .

Appuyez sur

SUIV.

Appuyez sur

SUIV.

Appuyez sur

MOD.

Si vous réglez l'état à N, l'afficheur indique :

D sactivation en coursÉ

Si vous réglez l'état à O, l'afficheur indique :

Activation en coursÉ

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

128 Chapitre 13 Opérations de l'application CallPilot Manager

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129

Chapitre 14

Messages à diffusion générale et messages d'information

Messages à diffusion générale

Vous pouvez envoyer un message à diffusion générale si vous devez envoyer un message à toutes les boîtes vocales initialisées de votre système téléphonique. Les messages à diffusion générale sont diffusés à toutes les boîtes vocales initialisées à l'aide de l'application CallPilot. Les messages

à diffusion générale peuvent servir à annoncer les réunions, les événements spéciaux de l'entreprise et les rappels. Un message à diffusion générale élimine la répétition du processus d'enregistrement et d'envoi d'un même message.

En tant que coordinateur de système, vous êtes la seule personne autorisée à envoyer des messages

à diffusion générale.

Pour envoyer un message à diffusion générale, vous devez connaître l'adresse de ce message.

• Si vous utilisez l'interface CallPilot ou l'interface CallPilot Mini, l'adresse implicite du message à diffusion générale est

áââ.

• Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, l'adresse implicite du message à diffusion générale est

á.

Nota : Les messages à diffusion générale ne sont pas envoyés aux boîtes vocales spéciales ou aux boîtes réception.

Suivez les étapes relatives à l'interface que vous utilisez.

Pour enregistrer et envoyer un message à diffusion générale —

Messagerie vocale Norstar, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

á¡Ú.

Accs:

SORT REPR OK

0 nouv 0 cons

COUTE ENR ADMIN

Enreg message:

REPR PAUSE OK

Entrez le numéro de la boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système. Appuyez sur

OK ou sur £.

Entrez l'adresse du message à diffusion générale.

L'adresse implicite du message à diffusion générale est

á.

Après la tonalité, enregistrez votre message à diffusion générale.

Appuyez sur

OK pour mettre fin à l'enregistrement.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

130 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information

Valider enreg?

REPR COUTE OK

Pour écouter votre message avant de l'envoyer, appuyez sur

COUTE ou pour valider votre enregistrement, appuyez sur

OK ou pour effacer le message et l'enregistrer de nouveau, appuyez sur

REPR.

Votre message est déposé dans toutes les boîtes vocales initialisées ou appuyez sur

¨ ou sur ¥ pour annuler l'envoi du message à diffusion générale.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Pour enregistrer et envoyer un message à diffusion générale —

CallPilot, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

á¡Ú.

Bte voc:

REPR OK

MP :

REPR OK

Entrez le numéro de boîte vocale du coordinateur de système, puis appuyez sur

OK ou sur £.

Entrez le mot de passe de boîte vocale du coordinateur de système, puis appuyez sur

OK ou sur £.

Un sommaire des paramètres de configuration des boîtes vocales est présenté.

Appuyez sur

COMP ou sur àÞ.

Ë:

NOM SPEC FIN

VIDE

ENR

EnregistrementÉ

R ENR OK

Entrez l'adresse du message à diffusion générale, puis appuyez sur

OK ou sur £.

L'adresse implicite du message à diffusion générale est

áââ.

L'adresse du message à diffusion générale change si vous modifiez le chiffre initial d'une liste de diffusion.

Appuyez sur

ENR ou sur Þ et enregistrez votre message à diffusion générale après la tonalité.

Appuyez sur

OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement ou appuyez sur

R ENR pour effacer le message à diffusion générale et l'enregistrer de nouveau.

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Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information 131

Enreg. arrt

COUTE SUPPR ENV

Appuyez sur

COUTE ou sur Û pour écouter le message ou appuyez sur

ENV ou sur àá pour envoyer le message à diffusion générale ou appuyez sur

SUPPR ou sur àß pour effacer le message à diffusion générale et l'enregistrer de nouveau.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Pour enregistrer et envoyer un message à diffusion générale —

CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :

Composez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot, puis entrez le numéro de la boîte vocale du coordinateur de système et appuyez sur

£.

Entrez le mot de passe de boîte vocale du coordinateur de système et appuyez sur

£.

Appuyez sur

àÞ.

Entrez l'adresse du message à diffusion générale, puis appuyez sur

£. L'adresse implicite du message à diffusion générale est

áââ. L'adresse du message à diffusion générale change si vous modifiez le chiffre initial d'une liste de diffusion.

Appuyez sur

ENR ou sur Þ et enregistrez votre message à diffusion générale après la tonalité.

Appuyez sur

£ pour mettre fin à l'enregistrement.

Appuyez sur

Û pour écouter votre message ou appuyez sur

àá pour envoyer le message à diffusion générale ou appuyez sur

àß pour effacer le message à diffusion générale et l'enregistrer de nouveau.

Raccrochez pour mettre fin à la session.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

132 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information

Messages de boîte vocale information

Votre entreprise ou vos services peuvent utiliser les boîtes vocales information pour diffuser des messages et des annonces aux demandeurs. La personne responsable de la boîte vocale information peut enregistrer et mettre à jour le message de boîte vocale information.

Les messages de boîte vocale information peuvent servir à :

• annoncer des soldes;

• fournir une liste de produits;

• annoncer des événements spéciaux.

Facilitez l'accès aux messages de boîte vocale information des demandeurs en mentionnant la boîte vocale information à la Réception automatique ou en demandant au téléphoniste d'acheminer les requêtes à la boîte vocale information.

Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Après que les demandeurs ont entendu le message de boîte vocale information, la communication est automatiquement rompue.

Enregistrement d'un message de boîte vocale information

Avant d'enregistrer un message de boîte vocale information, vous devez préparer le contenu du message. En préparant le message, assurez-vous d'inclure les heures et les dates importantes.

Par exemple : «Le studio de danse La Farandole a le plaisir de vous inviter à son festival annuel

de danse. Le spectacle commence à 20 heures, le 1 er juillet. Les enfants dansent dans la salle

Opéra. Les danses folkloriques ont lieu dans la salle Russe. Le ballet classique se donne dans la salle des Cygnes. Le ballet jazz se donne dans la salle Montréal. Le studio et les salles se trouvent au 222, rue Entrechat.»

Rédigez le message et exercez-vous à le lire à voix haute. Une fois que vous êtes sûr d'avoir tout inclus, enregistrez le message. Si vous utilisez un système téléphonique muni du choix de langue, vous devez enregistrer le message dans les deux langues.

Un message de boîte vocale information peut être une annonce principale ou secondaire.

Suivez la procédure «Pour enregistrer un message de boîte vocale information — systèmes

Business Communications Manager 2.5 et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :» à la page 133 pour enregistrer un message de boîte vocale information.

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Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information 133

Pour enregistrer un message de boîte vocale information — systèmes Business Communications Manager 2.5 et

CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur

á¡Ú.

Pour accéder à votre boîte vocale information, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.

N'entrez ni le numéro ni le mot de passe de votre boîte vocale.

Entrez plutôt le numéro et le mot de passe de la boîte vocale information.

Si vous utilisez l'interface CallPilot, effectuez les étapes suivantes :

• Appuyez sur

¡Û pour accéder au menu Greetings Options

(options des annonces).

• Passez à l'étape 3.

Options annonce

ENR S LECT RAUT

Annonce:

PRINC SEC PERS

Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, effectuez les

étapes suivantes :

• Appuyez sur

ADMIN ou sur ¡.

• Appuyez sur

ANNONCE ou sur Û.

• Passez à l'étape 3.

Appuyez sur

ENR ou sur Ú.

Enreg?

OUI NON SORT

Appuyez sur

PRINC ou sur Úpour enregistrer un message principal de boîte vocale information ou appuyez sur

SEC ou sur Û pour enregistrer le message secondaire de boîte vocale information.

Appuyez sur

OUI ou sur Ú et enregistrez votre message après la tonalité.

Appuyez sur

OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.

Enreg annonce:

REPR OK

Valider annonce?

REPR COUTE OK

Appuyez sur

OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur

COUTE ou sur Ú pour écouter l'annonce ou appuyez sur

REPR ou sur Û pour enregistrer l'annonce de nouveau.

Pour mettre fin à la session appuyez sur

¨.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

134 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information

Pour enregistrer un message de boîte vocale information —

CallPilot Mini, effectuez les étapes suivantes :

Composez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot, puis entrez le numéro de la boîte vocale information et appuyez sur

£.

Entrez le mot de passe et le numéro de la boîte vocale information, puis appuyez sur

£.

Le coordinateur de système crée le mot de passe lorsqu'il initialise la boîte vocale.

Communiquez avec le coordinateur de système pour obtenir des renseignements sur le mot de passe de la boîte vocale information.

Appuyez sur

Ú.

À la tonalité, enregistrez l'annonce de la boîte vocale information.

Appuyez sur

£ si vous avez terminé.

Appuyez sur

£ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur

Ú pour écouter l'enregistrement ou appuyez sur

Û pour écouter l'annonce.

Appuyez sur

£ pour mettre fin à la session.

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135

Chapitre 15

Dépannage relatif à l'application CallPilot

Le présent chapitre décrit les problèmes qui peuvent se présenter au cours de l'utilisation de l'application CallPilot et offre certaines solutions.

La Réception automatique ne répond pas aux appels

• Vérifiez si les lignes ont été attribuées à la table d'annonces et si le mode réponse de la ligne utilise la Réception automatique. Cela est nécessaire pour que le système CallPilot 150 ou

Business Communications Manager 2.5 assure la réponse aux appels arrivant sur cette ligne.

• Toutes les voies peuvent être occupées. Essayez de rappeler plus tard. Le système répond à votre appel lorsqu'une voie est libre.

• Vérifiez si les annonces 1 à 8 ont été enregistrées. Il s'agit des annonces implicites de la table d'annonces qui doivent être enregistrées pour que la Réception automatique fonctionne.

Reportez-vous à la section intitulée «Configuration d'une table d'annonces» à la page 56

• Si les voies sont fréquemment occupées, cela signifie que le système est saturé. Communiquez avec le centre d'assistance technique ou avec un représentant de ventes.

Les données d'appels ne s'affichent pas

La Réception automatique doit être réglée pour répondre après deux coups de sonnerie ou plus afin de permettre à l'application CallPilot Manager d'enregistrer les données d'un appel entrant. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le réglage du nombre de coups de sonnerie,

reportez-vous à la section intitulée «Configuration de la prise d'appel» à la page 61

La Réception automatique transfère certains appels à la boîte réception

Afin que le système fonctionne, il faut utiliser un poste téléphonique à fréquences vocales et le volume de la voix doit être assez fort. Le système attend que le demandeur parle. Si aucune réponse n'est obtenue, le demandeur est transféré au réceptionniste ou au téléphoniste désigné. Si ces derniers ne sont pas disponibles, le demandeur est automatiquement transféré à la boîte réception. L'appel est également transféré à cette boîte si un poste ne possède pas de boîte vocale.

Pour éviter les erreurs de transfert des appels au sein du système, chaque boîte vocale doit avoir un numéro de poste qui lui est propre. Pour vérifier si c'est le cas, imprimez le Relevé des inscriptions au répertoire.

Les annonces sont diffusées au mauvais moment de la journée

Ce problème peut être causé par l'un des quatre facteurs suivants :

• Le paramètre d'état de l'entreprise n'est pas sélectionné. Cochez la case d'état de l'entreprise.

Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée

«Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise)» à la page 119

• Les numéros d'annonces attribués à la table d'annonces sont erronés.

• Les heures d'ouverture de l'entreprise sont erronées.

• La date et l'heure du système ne peuvent pas être adaptées à votre système téléphonique.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

136 Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot

Les annonces sont diffusées sur la mauvaise ligne

Si l'information est erronée, vous devez réattribuer les lignes à la table d'annonces. Reportez-vous

à la section intitulée «Configuration de la prise d'appel» à la page 61

Le renvoi automatique des appels d'un poste au système est impossible

Si vous renvoyez vos appels au système et que le message

Forward denied

(renvoi impossible) s'affiche, il est possible que le numéro de poste utilisé pour le renvoi automatique soit incorrect.

Utilisez le code de fonction 985 pour afficher le numéro de poste du système et comparez ce numéro au numéro de poste que vous avez utilisé pour effectuer le renvoi d'appels.

La fonction 981 provoque l’affichage du message au poste

Lorsque ce message apparaît à l'afficheur, il est possible qu'aucune boîte vocale n'ait été attribuée au poste utilisé. Le système CallPilot 150 ou Business Communications Manager 2.5 vous demande alors d'entrer un numéro et un mot de passe de boîte vocale.

Le titulaire d'une boîte vocale ne peut pas prendre un appel extérieur ou utiliser la fonction

Avis de réception de message hors système ou la fonction Transfert extérieur

Il faut définir un type d'accès au réseau public pour qu'un titulaire de boîte vocale puisse répondre

à un demandeur hors système au moyen de la fonction Réponse, Avis de réception de message hors système ou Transfert extérieur. Il faut attribuer un type d'accès au réseau public avant qu'un titulaire de boîte vocale puisse répondre à un demandeur hors système.

Aucune valeur implicite n'est attribuée au type d'accès au réseau public. Tant qu'une ligne ou un groupe de lignes n'est pas attribué à sa boîte vocale comme type d'accès au réseau public, un titulaire ne peut utiliser la fonction Réponse qu'à partir d'un poste intrasystème, et les fonctions

Avis de réception de message hors système ou Transfert extérieur qu'en composant des numéros intrasystèmes.

Le numéro de poste et les numéros de boîte vocale ne comptent pas le même nombre de chiffres

Afin que l'application CallPilot Manager fonctionne correctement, le numéro de la boîte vocale doit compter le même nombre de chiffres que le numéro de poste du système. Lorsque vous modifiez le nombre de chiffres du numéro de poste du système, vous devez réinitialiser et reprogrammer l'application CallPilot.

Vous ne pouvez pas accéder à une ligne ou à un groupe de lignes

Assurez-vous que le système prend en charge la fonction que vous tentez d'utiliser. Si votre appel n'est pas acheminé lorsque vous essayez de répondre à un message d'identification du demandeur ou de joindre un numéro lié à un avis de réception de message hors système, assurez-vous que la fonction d'accès au réseau public est attribuée, offerte et bien configurée. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.

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Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot 137

Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées

Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées lorsque la fonction Renvoi automatique sur occupation ou Renvoi automatique tous appels est activée pour le numéro de poste de l'application

CallPilot. Si vous utilisez des lignes analogiques et que le poste est doté des fonctions Renvoi automatique sur occupation et Renvoi automatique tous appels, la diffusion des annonces personnalisées dépend des données d'appels du demandeur reçues avant le deuxième coup de sonnerie. Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées si la Réception automatique est réglée pour répondre après 0 ou 1 coup de sonnerie. L'annonce principale ou secondaire de la boîte vocale personnelle est diffusée. Réglez le nombre de coups de sonnerie à 2 ou plus.

Les boîtes vocales refusent les messages

Une boîte vocale n'accepte pas de message dans les cas suivants :

• Elle n'a pas été initialisée.

• Le système CallPilot ne peut plus stocker de messages.

Les messages sont retirés d'une boîte vocale

Si des messages sont effacés, vérifiez la période de conservation de message dans la classe de service de boîte vocale. Pour vérifier la classe de service, reportez-vous à la section intitulée

«Modification d'une classe de service» à la page 42

Un titulaire de boîte vocale a oublié son mot de passe

Il est impossible de récupérer un mot de passe qui a été oublié. Le mot de passe associé à la boîte vocale doit être remis à la valeur implicite 0000. Lorsque le mot de passe implicite a été réattribué

à une boîte vocale, le titulaire de cette boîte doit le modifier pour pouvoir utiliser la boîte. Pour

modifier un mot de passe, reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Un titulaire de boîte vocale ne peut pas accéder à sa boîte vocale

La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal d'entrées de mots de passe incorrectes. Le système CallPilot enregistre le nombre de tentatives à partir du dernier accès autorisé. Lorsque ce nombre est dépassé, la boîte vocale du titulaire est «verrouillée» et le titulaire entend le message suivant : «Cette boîte vocale a été verrouillée afin de prévenir tout accès non

autorisé. Communiquez avec le coordinateur de système pour obtenir de l'aide.» Le titulaire ne peut accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'est pas remis à sa valeur implicite. Pour

modifier un mot de passe, reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Une boîte vocale n'est pas dans le répertoire d'entreprise

Assurez-vous que la boîte vocale est initialisée. Si elle n'est pas initialisée, elle ne figure pas dans le répertoire d'entreprise. Vérifiez si la propriété du répertoire d'entreprise est réglée à Yes (oui)

pour cette boîte vocale. Reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 41

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

138 Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot

Les appels ne sont pas acheminés à la bonne boîte vocale

Assurez-vous que le numéro de poste approprié est attribué à la boîte vocale.

Une boîte vocale ne peut pas être ajoutée à l'application CallPilot Manager

Assurez-vous que cette boîte vocale n'est pas déjà enregistrée. Les numéros de boîte vocale doivent leur être propres. Assurez-vous que le nombre de boîtes vocales dans votre système n'a pas

été dépassé. Si vous n'avez pas dépassé le nombre de boîtes vocales installées sur votre système, vous pouvez vous procurer un code d'autorisation logiciel pour ajouter d'autres boîtes vocales. Les systèmes CallPilot 150 et CallPilot Mini peuvent prendre en charge 200 boîtes vocales de titulaire au maximum. Le système Business Communications Manager 2.5 peut prendre en charge

998 boîtes vocales de titulaire au maximum.

Les messages déposés dans une boîte vocale sont incomplets ou le message «Message delivered (message remis)» est diffusé pendant l'enregistrement d'un message ou la session de l'application CallPilot prend fin subitement

Lorsque l'une de ces situations se produit, il peut s'agir d'un problème de coupure. Une coupure se produit lorsque l'application CallPilot interprète certaines inflexions vocales comme des tonalités multifréquences (MF). Des tonalités MF sont produites lorsque vous appuyez sur les touches d'un poste à composition multifréquence. Lorsque vous appuyez sur une touche du clavier, le système

CallPilot reçoit une tonalité MF et effectue l'opération correspondante. Après avoir entré le mot de passe de votre boîte vocale, par exemple, l'utilisateur peut appuyer sur la touche

£. La tonalité

MF envoyée au système CallPilot indique que l'entrée du mot de passe est terminée.

Certaines inflexions vocales ressemblent aux tonalités MF. Cela peut entraîner un mauvais fonctionnement de l'application CallPilot. Si, par exemple, durant l'enregistrement d'un message, les énoncés de l'utilisateur ressemblent à la tonalité MF émise par la touche

£, la session d'enregistrement prend fin. Pour corriger le problème de coupure, il faut modifier certains paramètres de votre application CallPilot. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec le centre d'assistance technique.

Vous ne pouvez pas créer de liste de diffusion

Vous ne pouvez créer qu'au maximum 99 listes de diffusion. La fonction Liste de diffusion de l'application CallPilot doit avoir été activée durant l'installation. Sinon, vous ne pouvez pas créer de listes de diffusion.

L'application CallPilot n'accepte pas le code de chemin d'accès à l'arbre SS

Si vous entrez un chiffre erroné durant l'attribution du code de chemin d'accès, un message d'erreur s'affiche. Cela peut être attribuable à l'une des trois causes suivantes :

• vous avez entré un code de chemin erroné. Seuls les chiffres de un (1) à huit (8) peuvent figurer dans les codes de chemin. N'utilisez pas zéro (0) ou neuf (9);

• vous avez atteint le nombre maximal de chemins;

• vous avez essayé d'accéder à un niveau de l'arbre dont le niveau précédent ne contient pas de point de sélection. Vous devez ajouter un point de sélection au premier niveau afin de permettre aux demandeurs d'accéder au deuxième niveau.

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Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot 139

La suppression d’un arbre SS est impossible

Il est impossible de supprimer un arbre en cours d'utilisation. Il faut d'abord le désactiver.

Nota : Pour obtenir de plus amples renseignements sur la suppression d'un arbre,

reportez-vous à la section intitulée «Suppression d'un arbre SS» à la page 87

Les boîtes de dépôt de message d'un arbre SS sont saturées

La fonction Boîte vocale insaturable permet à un demandeur de laisser un message dans la boîte même lorsque celle-ci est «saturée». Le message est conservé, mais il est impossible d'y accéder tant que le titulaire de la boîte vocale n'a pas supprimé certains messages de sa boîte vocale.

S'il est nécessaire d'augmenter la capacité d'enregistrement des messages, vous pouvez modifier la classe de service de la boîte vocale. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à

la section intitulée «Modification d'une classe de service» à la page 42

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

140 Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot

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Chapitre 16

Conseils relatifs à la configuration de l'application

CallPilot

141

Le présent chapitre décrit les améliorations pouvant être apportées à la configuration de l'application CallPilot afin d'en améliorer l'efficacité.

Service de réponse différée de la Réception automatique

La Réception automatique peut répondre à tous les appels acheminés sur des lignes réseau particulières, après un nombre donné de coups de sonnerie. Le système CallPilot répond aux appels d'arrivée si l'installateur programme le système CallPilot comme poste principal d'une ou de plusieurs lignes réseau. La fonction Renvoi au poste principal transfère les appels n'ayant obtenu aucune réponse à la Réception automatique après le nombre désigné de coups de sonnerie.

Nota : La fonction RPP ne s'applique qu'aux appels d'arrivée acheminés sur la ligne désignée. Elle ne s'applique pas aux appels d'intercommunication effectués entre les postes.

Lignes avec sonnerie et touche réponse

Si une ligne d'arrivée est une ligne à représentation avec sonnerie sur au moins deux postes et que l'un de ces postes est programmé de la fonction Renvoi automatique tous appels ou de la fonction

Renvoi automatique sur non-réponse, alors tous les appels d'arrivée sur cette ligne sont acheminés

à la boîte vocale du poste qui a été programmé.

Si, par exemple, le poste du directeur des relations publiques est un poste à représentation avec sonnerie sur le poste du réceptionniste, et que le réceptionniste renvoie ses appels au système

CallPilot, tous les appels d'arrivée sont transférés à la boîte vocale du réceptionniste. Cela s'applique également lorsque les appels n'ayant obtenu aucune réponse au poste du réceptionniste sont renvoyés à l'application CallPilot et lorsque le nombre de coups de sonnerie attribué au poste du réceptionniste est inférieur à celui du poste du directeur des relations publiques.

Nota : Les fonctions Renvoi automatique tous appels et Renvoi automatique sur non-réponse n'ont aucune incidence sur les appels acheminés aux lignes d'un poste sans sonnerie. Si, par exemple, la ligne réseau d'un autre poste est une ligne à représentation sans sonnerie sur le poste du réceptionniste et que la fonction Renvoi automatique tous appels ou Renvoi automatique sur non-réponse est activée au poste du réceptionniste à l'application CallPilot, tous les appels d'arrivée sur cette ligne ne seront pas touchés.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

142 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

Touche de ligne avec sonnerie

Lorsqu’un ou plusieurs postes sont munis d’une touche de ligne avec sonnerie pour un autre poste et que tous les appels ou seulement les appels laissés sans réponse à l'un de ces postes sont renvoyés au système CallPilot, tous les appels d'arrivée sont acheminés à la boîte vocale du poste dont la fonction Renvoi automatique est activée.

Si tous les appels d'au moins deux de ces postes sont renvoyés au système CallPilot, ces appels sont acheminés à la boîte vocale du poste relié à l'accès du système le plus bas.

Utilisation de la fonction Renvoi automatique tous appels

(RTA)

Lorsqu'un titulaire de boîte vocale ne veut pas répondre à ses appels pendant une certaine période, il peut transférer ses appels à sa boîte vocale à l'aide de la fonction Renvoi automatique tous appels. La fonction Renvoi automatique tous appels achemine directement tous les appels à la boîte vocale du titulaire sans qu'ils sonnent à leur poste.

Pour utiliser la fonction Renvoi automatique tous appels —

Business Communications Manager et CallPilot 150, effectuez les étapes suivantes :

Pour utiliser la fonction Renvoi automatique tous appels, appuyez sur

²á¡Ý.

Pour annuler la fonction Renvoi automatique tous appels, effectuez l'étape suivante :

Appuyez sur

²£Ý ou appuyez sur

ANNULER.

ou appuyez sur

°.

Nota : Si vous utilisez la fonction Renvoi automatique tous appels, aucune ligne ou réponse NA ne peut être programmée pour sonner à votre poste, parce que les appels seront acheminés à votre boîte vocale.

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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 143

Pour utiliser la fonction Renvoi automatique tous appels — CallPilot

Mini, effectuez les étapes suivantes :

Appuyez sur le bouton

°.

Entrez le numéro d’accès de la messagerie CallPilot.

Pour annuler la fonction Renvoi automatique tous appels, effectuez l'étape suivante :

Appuyez sur le bouton

°.

Configuration de l'application CallPilot pour différentes entreprises

Il y a plusieurs façons de configurer l'application CallPilot pour une entreprise. La configuration de l'application CallPilot dépend si vous utilisez le système Business Communications Manager ou le système téléphonique Norstar et du nombre de lignes réseau utilisées.

Voici des exemples et des conseils pratiques quant à la configuration de l'application CallPilot pour des petites et moyennes entreprises.

L’application CallPilot pour une petite entreprise

École de danse Entrechat

L'application CallPilot représente la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes au sein de l'entreprise, c'est-à-dire que les appels n'ayant pas obtenu de réponse de la part des titulaires de boîte vocale sont acheminés à la boîte vocale.

Chaque titulaire de boîte vocale a une touche programmée sur leur poste afficheur pour les fonctions Leave Message (dépôt de message) (

²á¡â) et Open Mailbox (accès à une boîte vocale du système) (

²á¡Ú) du système CallPilot. Cela facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.

Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Chaque titulaire de boîte vocale a initialisé sa boîte vocale et enregistré une annonce de la boîte vocale personnelle.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

144 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

Réception principale

Le réceptionniste de l'école de danse Entrechat reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne répond pas aux appels après quatre coups de sonnerie, c'est la

Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné de la Messagerie vocale Norstar. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur

â pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.

Voici comment le système de communications téléphoniques de l'école de danse Entrechat fonctionne.

Le numéro de l'école de danse Entrechat est le 555-2468. L'entreprise est abonnée aux services de gestion des appels offerts par la compagnie de téléphone. Tous les appels destinés au numéro indiqué sont réacheminés à n'importe quelle ligne libre d'un groupe de six lignes. Ces six lignes sont toutes représentées sur le poste du réceptionniste.

L'application CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise.

La fonction Renvoi au poste principal transfère à la Réception automatique tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse provenant de ces lignes. Le Renvoi au poste principal est réglé à Yes (oui) et le nombre de coups de sonnerie pour le délai de réponse est réglé à quatre.

Nota : La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d’appel s'appliquant à tout le système. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.

Table d'annonces 1 pour l'école de danse Entrechat

Annonce 1

«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»

Les guides parlés de l'application CallPilot sont ensuite diffusés. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.

Annonce 2

Annonce 3

Annonce 4

«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat.»

«Bonsoir. Ici l'école de danse Entrechat.»

«Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»

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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 145

Le système CallPilot utilise la table d'annonces 1 pour répondre à tous les appels après quatre coups de sonnerie. Selon l'heure, le système diffuse l'une des annonces enregistrées pour la matinée, l'après-midi et la soirée. Lorsque l'état de l'entreprise est réglé à No (non), c'est l'annonce pour les heures de fermeture qui est diffusée.

Nota : Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.

Boutique Salle de costumes

La Boutique Salle de costumes compte un poste téléphonique relié à une boîte vocale CallPilot.

Les appels sont acheminés au préposé de la boutique par le réceptionniste ou la Réception automatique. Lorsque le préposé de la boutique est occupé, l'appel est transféré à la boîte vocale de la boutique. L'annonce suivante est diffusée :

«Vous avez obtenu la Boutique Salle de costumes. Nous ne pouvons répondre à votre appel en ce

moment. Veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone ainsi qu'un bref message après la

tonalité, et nous vous rappellerons dès que possible.»

L’application CallPilot pour une moyenne entreprise

Paquette et associés

L'application CallPilot représente la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes au sein de l'entreprise, c'est-à-dire que les appels n'ayant pas obtenu aucune réponse de la part des titulaires de boîte vocale sont acheminés à la boîte vocale.

Chaque titulaire de boîte vocale a une touche programmée sur leur poste afficheur pour les fonctions Leave Message (dépôt de message) (

²á¡â) et Open Mailbox (accès à une boîte vocale du système) (

²á¡Ú) du système CallPilot. Cela facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.

Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Les titulaires de boîte vocale ont initialisé leur boîte vocale et enregistré une annonce de la boîte vocale personnelle.

Lorsque le réceptionniste n'est pas libre, la Sélection de service permet à un demandeur d'acheminer lui-même son appel.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

146 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

Réception principale

Le réceptionniste de Paquette et associés reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne peut répondre à un appel après quatre coups de sonnerie, c'est la Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur

â pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.

Voici comment le système de communication téléphonique de Paquette et associés fonctionne.

Le numéro de Paquette et associés est le 123-1234. Toutes les lignes sont représentées sur le poste du réceptionniste. L'application CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise. La fonction Renvoi au poste principal transfère à la Réception automatique tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse provenant de ces lignes.

Nota : La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d'appel s'appliquant à tout le système. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.

Table d'annonces 1 pour l'entreprise Paquette et associés

Annonce 1

«Bonjour. Ici Paquette et associés.»

Le menu principal SS sera diffusé après l'annonce. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.

Annonce 2

Annonce 3

Annonce 4

«Bonjour. Ici Paquette et associés.»

«Bonsoir. Ici Paquette et associés.»

«Ici Paquette et associés. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»

La table d'annonces 1 assure la réponse automatique aux appels à l'aide des annonces 1, 2, 3 et 4.

Les annonces allant de 1 à 4 sont diffusées tant que vous ne modifiez pas l'attribution des annonces. La langue principale programmée au moment de la configuration de la table d'annonces

était le français.

Nota : Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.

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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 147

Après l'annonce d'entreprise, le menu principal de la Sélection de service est diffusé. Ce menu offre aux demandeurs des options monotouches. Une fois qu'ils ont écouté le menu principal, les demandeurs choisissent une option en appuyant sur une touche du clavier numérique de tout poste téléphonique à fréquences vocales. Exemple :

«Pour parler à un représentant du Service à la clientèle, faites le

. Pour obtenir le Service des ventes, faites le

. Pour obtenir le service d'expédition et de réception, faites le

. Pour parler au réceptionniste, faites le

â.»

Service à la clientèle et service des ventes

Le personnel de ces deux services est formé de deux réceptionnistes, deux préposés au service à la clientèle, deux représentants et un chef du service à la clientèle. Le système CallPilot est configuré de façon à répondre à tous les appels. Les demandeurs peuvent choisir entre le service à la clientèle ou le service des ventes à partir du menu principal de la Sélection de service.

Les demandeurs choisissent alors le service des ventes ou le service à la clientèle à partir du menu principal de la Sélection de service. Les appels destinés au service à la clientèle ou aux ventes sont acheminés directement au secrétariat du service demandé.

Gestionnaires

Les postes des gestionnaires de Paquette et associés sont dotés d'une ligne réseau personnelle, représentée sur leur poste et sur celui de leur secrétaire. Les réceptionnistes répondent aux appels et les transfèrent ensuite au poste du gestionnaire.

Lorsqu'un gestionnaire n'est pas disponible, l'appel est réacheminé au poste du réceptionniste. Ce dernier demande alors au demandeur de déposer un message dans la boîte vocale personnelle du gestionnaire. Si le demandeur désire laisser un message, le réceptionniste transfère le demandeur au moyen de la fonction de transfert de l'application CallPilot

²á¡ß.

Lorsque l'application CallPilot est configurée de cette façon, la fonction Renvoi automatique sur non-réponse n'est pas programmée sur le poste du gestionnaire. Les réceptionnistes répondent aux appels destinés aux gestionnaires et utilisent la fonction Transfert de l'application CallPilot pour transférer le demandeur au poste des gestionnaires. La fonction Rappel sur transfert de l'application CallPilot renvoie l'appel au poste du réceptionniste lorsque le gestionnaire ne peut pas prendre l'appel.

Nota : Les postes de réception sont des lignes à représentation avec sonnerie. Les appels acheminés vers ces postes ne peuvent être transférés à un autre poste.

Expédition et réception

Les employés du service partagent le même poste. Ce service est doté d'une ligne téléphonique qui est attribuée au quai de chargement. Cette ligne est attribuée au chemin d'accès 3 du menu principal de la Sélection de service.

L'annonce de la boîte vocale du service indique aux demandeurs qu'ils peuvent laisser un message ou appuyer sur

pour obtenir le réceptionniste.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

148 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

Compatibilité des fonctions

La présente section décrit l'interaction entre les fonctions de l'application CallPilot.

ATA 2 et MPA

Un ou plusieurs postes monolignes analogiques peuvent être reliés à un système téléphonique à l'aide d'un adaptateur de terminal analogique ou d'un module de postes analogiques. Ce type de poste, qui émet des tonalités MF, permet l'accès à toutes les options de l'application CallPilot uniquement au moyen du clavier téléphonique. Le poste à cadran ne peut être utilisé au sein d'une entreprise exploitant le système CallPilot.

Touche réponse

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les touches réponse, reportez-vous à la section

intitulée «Touche de ligne avec sonnerie» à la page 142

Composition automatique des numéros intérieurs

Pour déterminer le numéro du poste CallPilot, appuyez sur

²á¡Þ.

Vous pouvez utiliser la composition automatique pour programmer toutes les voies téléphoniques au tableau de voyants d'occupation (TVO). Cela permet la surveillance des voies de l'application

CallPilot pendant les périodes de fort trafic.

Déplacement automatique de postes

Cette fonction doit être réglée à No (non) pendant la modification du poste de l'application

CallPilot ainsi que des connexions entre le système téléphonique Norstar.

Renvoi automatique tous appels (RTA)

Les appels acheminés vers toute ligne à représentation avec sonnerie ou touche réponse d'un poste sont renvoyés au poste programmé par le poste à l'origine du renvoi. Lorsque la fonction Renvoi automatique tous appels est activée, le demandeur est immédiatement transféré à la boîte vocale du poste.

Renvoi automatique sur non-réponse (RNR)

Tout appel acheminé vers une ligne représentée avec sonnerie à un poste et n'ayant obtenu aucune réponse est renvoyé au poste précisé après un nombre programmé de coups de sonnerie.

Le renvoi automatique sur non-réponse ne peut être utilisé avec l'application Réception automatique. Si la fonction Renvoi au poste principal (RPP) est utilisée pour la réponse par l'application CallPilot, il faut s'assurer que le nombre de coups de sonnerie programmé pour le renvoi automatique sur non-réponse est égal ou supérieur à celui programmé pour la fonction

Renvoi au poste principal.

La fonction Renvoi automatique sur non-réponse (RNR) a priorité sur la fonction Renvoi au poste principal et Rappel sur transfert si le nombre de coups de sonnerie programmé pour la fonction

Renvoi automatique sur non-réponse est le moins élevé.

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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 149

Mise en attente

La fonction Mise en attente ne peut être utilisée pour accéder à l'application CallPilot. Lorsqu'un demandeur compose le numéro du poste et qu'il n'y a pas de réponse, il ne peut utiliser la fonction

Mise en attente. Prière de demander au demandeur d'attendre quelques instants et de recomposer le numéro de poste CallPilot.

Renvoi au poste principal (RPP)

Il est possible de configurer l'application CallPilot comme position de réponse secondaire. Pour y parvenir, effectuez les étapes suivantes :

Attribuez le poste CallPilot comme poste principal pour les lignes précisées qui feront l'objet d'un renvoi au poste principal à l'application CallPilot.

Réglez le paramètre renvoi au poste principal à Yes (oui).

Réglez le nombre de coups de sonnerie renvoi au poste principal entre 1 et 6.

Attribuez une table d'annonces à chaque ligne faisant l'objet d'un renvoi au poste principal à l'application CallPilot.

Programmez l'option Réponse de l'application CallPilot à No (non) pour les lignes faisant l'objet d'un renvoi au poste principal à l'application CallPilot.

Nota : Lorsque le renvoi au poste principal est utilisé pour répondre aux appels acheminés au système CallPilot, et que les postes sont des lignes à représentation avec sonnerie qui font l'objet d'un renvoi au système CallPilot, le demandeur est immédiatement transféré à la boîte vocale du poste à l'origine du renvoi automatique tous appels.

Supervision de raccrochage

Grâce à la fonction Supervision de raccrochage, lorsqu'un demandeur raccroche après avoir obtenu la Réception automatique, l'application CallPilot coupe immédiatement la communication. Ainsi, il y a moins de messages fantômes dans la boîte réception et les accès du système CallPilot sont moins occupés.

Ne pas déranger (NPD)

Cette fonction supprime toutes les tonalités et les sonneries à un poste. Lorsque le système transfère un appel à un poste dont la fonction Ne pas déranger est activée, l'appel est signalé par un indicateur clignotant à une ligne libre. La Réception automatique transfère le demandeur à la boîte vocale associée au poste téléphonique.

Garde

Un titulaire de boîte vocale ne peut utiliser la fonction Garde pendant une session. Sinon, la session de programmation du système CallPilot prend fin, sauf lorsque la garde automatique est utilisée pour renvoyer un demandeur à une boîte vocale ou à un poste. L'application CallPilot ne tient pas compte des tonalités de rappel de garde.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

150 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

Numéros d'intercommunication

Les utilisateurs internes peuvent accéder à l'application CallPilot en utilisant une touche intercommunication et en appuyant sur le numéro de poste voulu. Pour accéder aux codes de fonction et à l'indication «Message for you» (message en attente) de l'application CallPilot, il faut que le poste dispose d'une touche intercommunication.

Une touche intercommunication est nécessaire pour signaler l'arrivée d'un transfert à un poste.

Choix de la langue

La fonction Choix de langue de l'application CallPilot est indépendante de celle du système pour un poste. Le choix de langue de l'application CallPilot est déterminé par la classe de service attribuée à une boîte vocale.

Nota : La fonction Choix de langue de l'application CallPilot est activée aussitôt qu'un titulaire de boîte vocale ouvre une session.

Lignes

Si une ligne programmée pour la Réception automatique est représentée à un poste, celle-ci sonnera au moment du transfert d'appel par l'application CallPilot. Lorsqu'une ligne qui est programmée pour être interceptée par la Réception automatique n'est pas représentée à un poste, l'appel est transféré à une ligne d'intercommunication qui est représentée sur une touche intercommunication du poste.

Envoi de message, réponse à un message et message en attente

Vous pouvez utiliser les options de réponse de l'application CallPilot pour répondre à tout message déposé dans une boîte vocale par un demandeur intrasystème. Après avoir écouté un message, un titulaire de boîte vocale peut le retransmettre à une autre boîte vocale ou appeler l'envoyeur.

Nota : Si un titulaire de boîte vocale répond à un message à partir d'un poste afficheur une ligne (M7100, T7100, M7208 ou T7208), il doit appuyer sur

á après l'avoir écouté.

Service de nuit

Lorsque la fonction Service de nuit est activée et que le poste principal de l'application CallPilot est désigné comme poste de nuit d'une ligne d'arrivée, le demandeur obtient immédiatement l'annonce de la Réception automatique de l'application CallPilot.

Poste principal (multiple)

Lorsque vous configurez les lignes, vous pouvez désigner l'application CallPilot comme poste principal. L'application CallPilot assure alors la Réception automatique.

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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 151

Ligne individuelle

Lorsque des lignes individuelles sont attribuées à un poste programmé pour sonner, l'appel faisant l'objet d'un renvoi automatique sur non-réponse à l'application CallPilot est acheminé à la boîte vocale du titulaire du poste. Si une ligne individuelle est la seule ligne représentée sur ce poste, l'application CallPilot renvoie l'appel au moyen de la touche intercommunication.

Nota : Si la ligne individuelle n'est pas programmée pour sonner, la fonction Renvoi automatique sur non-réponse n'est pas activée.

Attribution de sonnerie

Les lignes avec sonnerie programmées aux postes sont reconnues par l'application CallPilot. Les fonctions telles que Renvoi automatique sur non-réponse et Renvoi automatique tous appels de l'application CallPilot ne sont pas reconnues par les lignes sans sonnerie programmées au poste.

Reportez-vous aux sections intitulées «Renvoi automatique sur non-réponse (RNR)» à la page 148 , «Renvoi automatique tous appels (RTA)» à la page 148 et «Touche réponse» à la page 148 .

Renvoi automatique sélectif

Reportez-vous à la section intitulée «Ne pas déranger (NPD)» à la page 149

Types de service

La fonction Types de service permet de configurer le système téléphonique pour qu'il renvoie tous les appels d'arrivée à l'application CallPilot au cours de périodes précises comme l'heure du midi ou les heures de fermeture. Le système CallPilot assure alors la Réception automatique des appels.

Rappel sur transfert

Les appels reçus pour la Réception automatique qui sont renvoyés à un poste ne faisant pas l'objet d'un Renvoi automatique sur non-réponse sont acheminés à l'application CallPilot après le nombre de coups de sonnerie précisé. Lorsque les fonctions Renvoi automatique sur non-réponse ou

Rappel sur transfert sont utilisées, c'est la fonction qui a été programmée avec le nombre de coups de sonnerie le plus bas qui a priorité.

Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager

152 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot

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153

Annexe

Valeurs implicites de la configuration

La présente annexe résume les valeurs que vous pouvez entrer pour les différents messages guides présentés dans ce guide. Les tableaux donnent les valeurs ou la plage de valeurs qui peuvent être entrées et, le cas échéant, le paramètre implicite.

Mot de passe du coordinateur de système

Valeurs

de quatre à huit chiffres

Types de boîtes vocales spéciales :

Boîte réception

Boîte vocale du coordinateur de système de deux à sept chiffres

10 1000000

12 1000002 n'importe quel poste CallPilot valide

1 - 500

Poste Réception automatique

Attribution d'annonce à une ligne réseau :

Numéro de ligne

Table d'annonces :

Nombre de sonneries

Annonce utilisée :

Matinée

Après-midi

Soirée

Heures de fermeture

Langue

1 - 4

0 - 12

1 - 40

Valeur implicite

0000 (quatre zéros) deux chiffres *

12 aucune aucune

Principale

*Si le chiffre initial des listes de diffusion est 1, les numéros implicites des boîtes vocales vont de

20 à 22. Le nombre de chiffres du numéro de poste passe implicitement au nombre de chiffres (1) du numéro du système téléphonique Norstar. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au Guide d’installation de votre système.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

154 Annexe Valeurs implicites de la configuration

Valeurs

Poste ou boîte vocale :

Premier chiffre du numéro de poste

Chiffres d'un poste

Premier chiffre du numéro de la boîte vocale

0 - 9 de deux à sept chiffres

0 - 9

Nombre de chiffres du numéro de la boîte vocale de deux à sept chiffres

Valeur implicite

Nombre de boîtes vocales de titulaire :

CallPilot 150 et CallPilot Mini

Business Communications Manager 2.5

Classe de service

Valeurs

200

998

1-16

Listes de diffusion :

Numéro de liste de diffusion**

Nombre de membres

001 - 099 - 901-999

1-125

**Les numéros des listes de diffusion comprennent toujours trois chiffres.

Valeur implicite

20 en fonction du progiciel

Reportez-vous à la section intitulée

«Valeurs implicites de la classe de service» à la page 27

901 - 999

Temps de réponse du menu principal

Nombre d'arbres

Nombre de niveaux

Nombre de chemins par niveau

Valeurs

2,5 secondes

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Annexe Valeurs implicites de la configuration 155

Chiffre initial de la liste de diffusion

Plage de numéros

001 - 099

101 - 199

201 - 299

301 - 399

401 - 499

501 - 599

601 - 699

701 - 799

801 - 899

901 - 999

Nom du code de fonction

Leave Message (dépôt de message)

Open Mailbox (accès à une boîte vocale)

Call Forward (renvoi automatique)

CallPilot extension

(poste CallPilot)

Transfer (transfert)

Touches du clavier téléphonique Description

²á¡â

²á¡Ú

²á¡Ý

²á¡Þ

²á¡ß

Permet de déposer un message dans une boîte vocale.

Aucun mot de passe n'est requis.

Permet d'accéder à votre boîte vocale. Vous pouvez ainsi

écouter vos messages et accéder aux options de boîte vocale.

Renvoi automatique des appels d'arrivée à votre boîte vocale.

Affiche le numéro de poste de la Messagerie vocale.

Interrupt (interruption)

Name Dialing

(composition par nom)

Call Record

(enregistrement de communication)

²á¡à

²á¡¡

²á¡á

Permet de transférer les appels à une boîte vocale du système CallPilot.

Permet d'intercepter l'appel d'un demandeur qui est en train d'écouter votre annonce personnalisée ou de déposer un message.

Permet de composer un numéro en parcourant le répertoire d'entreprise.

Permet d'enregistrer un appel à partir de votre boîte vocale.

Le message est déposé dans votre boîte vocale.

Guide d’exploitation de l’application CallPilot Manager

156 Annexe Valeurs implicites de la configuration

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157

Glossaire

Activation ou désactivation de la Réception automatique

Tâche du réceptionniste de l'entreprise ou du téléphoniste désigné qui consiste à déterminer quand l'application CallPilot doit assurer la permanence téléphonique.

Affichage

Afficheur de une ou de deux lignes des postes téléphoniques d'affaires, où s'affichent les commandes et les options de l'application CallPilot.

Annonce principale

Annonce principale diffusée aux demandeurs.

Annonces

Il existe trois types d'annonces pour l'application CallPilot : les annonces d'entreprise, les annonces personnelles et les annonces d'information. Les annonces d'entreprise sont diffusées aux appels d'arrivée par la Réception automatique. Les annonces personnelles sont diffusées aux demandeurs qui souhaitent laisser un message dans une boîte vocale donnée. Les annonces d'information servent à décrire les biens et services offerts aux demandeurs.

Annonce secondaire

Annonce secondaire enregistrée par un titulaire et diffusée dans des circonstances exceptionnelles, comme une absence.

Appel sans annonce

Appel d'arrivée acheminé directement au poste du demandé.

ATA 2

Produit Nortel Networks qui permet de connecter un dispositif analogique, comme un poste monoligne ou un télécopieur, à votre système.

Avis de message en attente

Option qui signale aux titulaires l'arrivée d'un message en indiquant Message for you

(message en attente) à l'afficheur du poste. Cette fonction est une propriété de boîte vocale qui n'est pas contrôlée par les classes de service.

Avis de réception de message hors système

Fonction qui permet aux demandeurs d'acheminer leurs messages à n'importe quel numéro de téléphone, poste ou récepteur de recherche de personnes. Cette option fait partie de la classe de service.

Boîte réception

Une des deux boîtes vocales spéciales qui conservent les messages des personnes qui n'ont pas de boîte vocale de titulaire. L'autre boîte vocale spéciale est la boîte vocale du coordinateur de système.

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158 Glossaire

Boîte vocale

Endroit dans le système CallPilot où sont stockés les messages destinés à un utilisateur.

Boîte vocale du coordinateur de système

Une des deux boîtes vocales spéciales. Il s'agit de la boîte vocale personnelle du coordinateur de système qui l'utilise pour envoyer des messages à diffusion générale.

Boîte vocale information

Boîte vocale qui diffuse un message d'information aux demandeurs. Ce message renseigne les demandeurs sur les produits ou services de votre entreprise. Ces boîtes ne stockent aucun message, et aucun poste n'y est associé.

Boîtes vocales de titulaire

Les boîtes vocales de titulaire :

• sont attribuées aux titulaires par le coordinateur de système;

• incluent les boîtes vocales temporaires;

• sont mises à jour par le titulaire;

• peuvent figurer au répertoire d'entreprise sous le nom du titulaire;

• sont protégées par un mot de passe qui peut être modifié par le titulaire ou remis à

0000 par le coordinateur de système en cas d'oubli.

Boîtes vocales insaturables

Fonction permettant à un demandeur de déposer un message dans une boîte vocale même si celle-ci est théoriquement «saturée». Le message est enregistré, mais ne peut pas être récupéré tant que le titulaire de boîte vocale ne supprime pas au moins un message conservé.

Boîtes vocales spéciales

Il existe deux boîtes vocales spéciales, utilisées par le coordinateur de système et le téléphoniste désigné. Les boîtes vocales spéciales sont la boîte vocale du coordinateur de système et la boîte réception.

Boîte vocale temporaire

Type de boîte vocale de titulaire attribuée aux personnes qui n'ont pas de poste téléphonique permanent, mais qui ont besoin d'une boîte vocale. Ces boîtes vocales reçoivent et enregistrent les messages de la même manière que les boîtes vocales de titulaire.

CDS

Voir Classe de service.

Chemin d'accès

Parcours d'un appel d'arrivée dans l'arbre SS pour atteindre une destination en passant par divers menus.

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Glossaire 159

Classe de service

Option qui définit les valeurs des fonctions spéciales d'une boîte vocale. Lors de l'ajout d'une boîte vocale, vous sélectionnez une classe de service qui fournit le niveau de service le plus adapté aux besoins de l'utilisateur. Vous ne pouvez pas créer de boîte vocale sans lui attribuer une classe de service.

Code de chemin d'accès

Numéro d'identification attribué à un chemin dans chaque arbre SS. Ce numéro représente la séquence de chiffres entrés par les demandeurs pour parcourir le chemin.

Code de fonction

Code unique de trois chiffres servant à accéder aux fonctions et aux options CallPilot.

Configuration

Tâches consistant à configurer l'application CallPilot. Par exemple, la configuration des lignes réseau auxquelles l'application CallPilot doit répondre.

Configuration de voies

Nombre de voies du module de l'application CallPilot réservées à l'accès au réseau public.

Configuration des lignes de l’application CallPilot

Tâches servant à préciser les lignes extérieures auxquelles répond l'application CallPilot et la table d'annonces qui leur est attribuée.

Coordinateur de système

Personne responsable de la configuration, de la mise à jour et de la gestion du système

CallPilot.

Dépôt de message

Code de fonction 980 de l'application CallPilot utilisé pour déposer des messages dans les boîtes vocales.

Destination

Point d'un arbre SS qui définit le traitement d'un appel après l'écoute d'un message d'information ou le dépôt d'un message dans une boîte vocale. Voici les points d'enchaînement possibles :

• Previous (précédent) : retourne le demandeur au menu précédent

• Home (local) : retourne le demandeur au menu principal

• Disconnect (libération) : met fin à l'appel

Enveloppe

Horodatage qui accompagne tous les messages déposés dans une boîte vocale. Lorsqu'un message est déposé par un titulaire de boîte vocale, l'information constituant l'enveloppe comprend également le nom de l'expéditeur.

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160 Glossaire

État de la réception

Paramètre qui indique au système si le réceptionniste ou le téléphoniste désigné est libre.

État de l'entreprise

Option qui a priorité sur la programmation de la table d'annonces et qui diffuse l'annonce des heures de fermeture jusqu'à ce que l'option soit désactivée.

Filtrage d’appels

Si vous attribuez à la fonction de transfert d'une boîte vocale l'option Filtrage d'appels, les titulaires peuvent écouter l'enregistrement du nom du demandeur avant de prendre l'appel.

Gestion

Tâches relatives à la gestion des boîtes vocales de l'application CallPilot, des annonces et des paramètres de configuration. Elle comprend également la configuration et la mise à jour des arbres SS.

Guide parlé principal

Guide parlé qui présente une liste d'options numérotées. Ces options permettent au demandeur d'avoir accès à un menu secondaire, à un message d'information, à un point de dépôt de messages ou à un poste.

Guides parlés

Message vocal préenregistré qui est diffusé aux demandeurs au cours de l'utilisation des fonctions et des options du système CallPilot. Ces guides parlés aide au demandeur à se repérer pendant l'acheminement de son appel sur les chemins d'accès d'un arbre SS.

Initialisation de l’application CallPilot

Identification des paramètres de l'application CallPilot utilisés dans le nombre de chiffres de numéro de boîte vocale et le choix de langue.

Initialisation d'une boîte vocale

Préparation d'une boîte vocale en vue de recevoir des messages. L'initialisation d'une boîte vocale comprend la modification du mot de passe implicite de la boîte vocale, l'enregistrement d'un nom dans le répertoire d'entreprise et l'enregistrement d'annonces de boîte vocale personnelle.

Langue seconde

Deuxième langue utilisée pour la diffusion des annonces et des messages guides. Pour utiliser une langue seconde, l'option Bilingue doit être activée. La langue seconde et la langue principale doivent être différentes.

Listes de diffusion

Ensemble de boîtes vocales auquel l'application CallPilot attribue un numéro spécial.

Lorsqu'un message est envoyé à une liste de diffusion, toutes les boîtes vocales figurant dans la liste reçoivent le même message.

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Glossaire 161

Menu

Guide parlé qui propose au demandeur une liste de huit options au maximum. Le système est doté d'un menu implicite préenregistré, le menu d'accueil de la Réception automatique

(Réception automatique), diffusé après l'annonce d'entreprise. Vous pouvez remplacer ce menu implicite par un menu personnalisé ou programmer la diffusion du menu principal

SS au lieu du menu de la Réception automatique (Réception automatique).

Menu principal

Premier menu SS diffusé aux demandeurs après l'annonce d'entreprise. Le menu principal fournit une liste d'options, chacune identifiée par un chiffre. Une fois qu'ils ont écouté le menu principal, les demandeurs choisissent une option en appuyant sur une touche du clavier numérique de tout poste téléphonique à fréquences vocales.

Vous pouvez programmer huit options au maximum dans le menu principal.

Implicitement, le

á permet d'obtenir la réception et le â, d'entendre le menu dans la langue seconde. Le menu principal peut également être un message enregistré fournissant des renseignements aux demandeurs. Une fois le message diffusé, l'appel est libéré.

Menu secondaire

Un menu secondaire est présenté au demandeur après le menu principal. Il peut mener à d'autres menus secondaires. Un arbre SS peut comporter neuf menus secondaires au maximum.

Message à diffusion générale

Message qui peut être envoyé par le coordinateur de système. Les messages à diffusion générale sont diffusés à toutes les boîtes vocales initialisées à l'aide de l'application

CallPilot. Les messages à diffusion générale ne sont pas envoyés aux boîtes vocales spéciales ou aux boîtes réception.

Message d’information

Dans un arbre SS, le message d'information a pour but de renseigner le demandeur sur les produits ou services de votre entreprise. Vous devez créer des boîtes vocales information avant d'ajouter l'option Message d'information à un arbre SS.

Modalités de remise

Options d'envoi attribuées à un message. L'utilisateur peut attribuer la modalité de remise après avoir enregistré le message.

Les modalités de remise de l'interface Messagerie vocale Norstar sont : Ordinaire, Accusé de réception, Urgent, Confidentiel et Différé. Les modalités de remise de l'interface

CallPilot sont : Ordinaire, Urgent, Confidentiel, Accusé de réception et Différé.

Mot de passe

Numéro composé de quatre à huit chiffres entré au moyen du clavier. Un mot de passe permet d'accéder aux boîtes vocales ou d'exécuter des tâches de configuration.

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162 Glossaire

Niveau

Le menu principal constitue le niveau 0. Lorsque vous ajoutez des menus secondaires, les niveaux de l'arbre SS sont successivement présentés au demandeur. Il est possible de créer

10 niveaux au maximum (niveaux de 0 à 9).

Nombre de chiffres du numéro de boîte vocale

Nombre de chiffres permis pour le numéro d'une boîte vocale. Le numéro de boîte vocale peut compter de deux à sept chiffres.

Option

Choix qu'offre l'application CallPilot au demandeur, au moyen de guides parlés ou de guides afficheur.

Option de dépôt de message

Option d'un arbre SS permettant aux demandeurs d'accéder à une boîte vocale pour y laisser un message. Le demandeur qui sélectionne cette option est automatiquement transféré à une boîte vocale où il peut laisser un message.

Options d’affichage

Choix de touches qui apparaissent à l'afficheur d'un poste avec afficheur deux lignes.

L'utilisateur sélectionne les options indiquées sur la deuxième ligne de l'afficheur en utilisant les touches afficheur ou les touches du clavier.

Poste de réception cible

Poste qui reçoit l'appel du demandeur qui accède à une boîte vocale pour laisser un message et appuie sur

â pour joindre la réception.

Poste de réception implicite

Poste implicite du réceptionniste ou du téléphoniste désigné de l'application CallPilot. Le numéro du poste est implicitement réglé à none (aucun), et doit être remplacé par un numéro de poste valide du système.

Poste téléphonique à fréquences vocales

Poste téléphonique à clavier qui émet des tonalités multifréquences (MF).

Postes

Numéro de deux à sept chiffres utilisé pour entrer en communication avec un poste précis.

Le numéro de poste peut compter de deux à sept chiffres.

Postes secondaires

Si le demandeur compose le numéro de poste associé à un ou plusieurs postes secondaires, l'application CallPilot fait sonner tous les postes simultanément. Le premier poste à répondre accepte l'appel, ce qui empêche les autres postes d'accéder à la ligne ou d'utiliser la fonction Interruption (

²á¡à) pour y accéder.

Il n'est possible d'attribuer des postes secondaires qu'aux boîtes vocales de titulaire.

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Glossaire 163

Propriétés de la boîte vocale

Paramètres optionnels qui s'ajoutent aux valeurs des classes de service. Les propriétés attribuées à la boîte vocale sont les suivantes : ajout au répertoire d'entreprise, postes secondaires, ligne de messagerie exprès, filtrage d'appels, avis de message en attente et type d'accès au réseau public.

Voir Réception automatique.

Réception automatique

Service de réponse de l'application CallPilot qui répond aux appels d'arrivée avec une annonce d'entreprise, fait entendre une liste d'options au demandeur et achemine les appels en fonction des options que sélectionne le demandeur.

Réceptionniste

Le demandeur joint le poste de réception lorsque la Réception automatique l'invite à «faire le

â pour obtenir la réception». Lorsque le réceptionniste n'est pas libre, les appels sont transférés à la boîte réception.

Dans une classe de service, la réception est également appelée poste de réception spécifique.

Réinitialisation de l'application CallPilot

Remise à la valeur implicite de la CallPilot.

Remise à la valeur implicite des mots de passe

Tâche attribuée au coordinateur de système consistant à changer le mot de passe d'une boîte vocale pour le ramener au mot de passe implicite de l'application CallPilot, soit

0000.

Répertoire d'entreprise

Liste des noms des titulaires de boîtes vocales initialisées, que l'on a décidé d'inscrire dans ce répertoire.

Sélection de service

Chemins d'accès qui permettent aux demandeurs de sélectionner des options pour acheminer leurs appels.

Voir Sélection de service.

Statistiques

Relevés qui présentent la programmation effectuée dans l'application CallPilot, le temps de stockage de messages disponible ainsi que la programmation et l'administration de la

Sélection de service.

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164 Glossaire

Tables d’annonces

Table où sont stockées les annonces d'entreprise enregistrées, l'heure d'activation des annonces et les lignes auxquelles répond l'application CallPilot. Il existe quatre tables d'annonces.

Titulaire

Titulaire de boîte vocale. Boîtes vocales de titulaire qui comprennent les boîtes vocales temporaires.

Touche mémoire programmable

Touches des postes servant à programmer des numéros et des codes de fonction.

Touches afficheur

Trois touches situées sous l'afficheur d'un poste téléphonique avec afficheur deux lignes.

La sélection des options de l'application CallPilot s'effectue au moyen de ces touches.

Transfert

Dans un arbre SS, un message de transfert permet au demandeur d'accéder à un poste ou à un numéro extérieur. Il est identifié dans le menu par un numéro à un chiffre. Lorsqu'un demandeur appuie sur ce chiffre, son appel est automatiquement transféré à un poste ou à un numéro extérieur.

Type d'accès au réseau public

Option qui permet de sélectionner la ligne ou le groupe de lignes qu'utilise le système lorsqu'un titulaire désire répondre à un message laissé par un demandeur extérieur ou lorsqu'il utilise l'avis de réception de message hors système ou le transfert extérieur.

Valeur implicite

Les paramètres préréglés de l'application CallPilot.

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