Mode d'emploi | EBP Gestion Commerciale v16 Manuel utilisateur

EBP Gestion Commerciale
v16
Pour Windows® XP, Vista et Seven
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition juin 2011
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel
« monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail
habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.
L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont
incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les
modifications qu'il estime opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en
vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
3
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que
des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie
est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue
des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une
application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.
4
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses
fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et
d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En
toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou
le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose
d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait
attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.2 : Juin 2010
5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
ƒ
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
ƒ
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT accessible depuis le menu ? + Lisezmoi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été
imprimée y seront consignées.
6
Table des matières
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11
1.1. Accès au service technique ................................................................................... 11
1.2. Configuration requise ............................................................................................. 12
1.3. Place disque nécessaire ........................................................................................ 12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ........................................................ 13
2.1. Installation monoposte ........................................................................................... 13
2.2. Installation réseau .................................................................................................. 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ............................................................. 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 18
4.1. Version d’évaluation .............................................................................................. 18
4.2. Comment activer le logiciel ? ................................................................................. 19
4.3. Activation manuelle du logiciel ............................................................................... 19
4.4. Evaluez une version après activation ..................................................................... 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ............................................................... 21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement.............................................................................. 21
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................................... 21
5.3. Etape 3 : Adresse .................................................................................................. 22
5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................................... 22
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ................................................................. 22
5.6. Ecran de travail ...................................................................................................... 23
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .................................................... 25
1.1. Les coordonnées de mon dossier .......................................................................... 25
1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA................................................................. 26
1.3. Les préférences de mon dossier ............................................................................ 27
1.4. Les commerciaux ................................................................................................... 31
1.5. Les modes de règlements ...................................................................................... 34
1.6. Les familles clients ................................................................................................. 35
1.7. Les clients .............................................................................................................. 36
1.8. Les familles d’articles ............................................................................................. 39
1.9. Les articles ............................................................................................................ 41
1.10. Les banques ........................................................................................................ 42
2. GESTION DES VENTES .................................................................................. 43
2.1. Comment créer une commande ? .......................................................................... 43
2.2. Comment livrer partiellement une commande ........................................................ 46
2.3. Livraison globale du reliquat .................................................................................. 47
2.4. Regroupement de BL ............................................................................................. 47
2.5. Comment imprimer une facture ? ........................................................................... 48
7
TABLE DES MATIERES
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? .............................................................. 49
2.7. Impression des statistiques commerciaux .............................................................. 50
3. GESTION DES REGLEMENTS ........................................................................ 52
3.1. Comment régler une facture ? ............................................................................... 52
3.2. Règlement d’une facture ........................................................................................ 52
3.3. Remise en banque du règlement ........................................................................... 53
4. LE TRANSFERT COMPTABLE ........................................................................ 55
4.1. Les 2 types de transfert comptable ........................................................................ 55
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité........................................................... 55
5. LA GESTION DE STOCK ................................................................................. 57
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? ....................................................................... 57
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock .......................................................... 57
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage .................................................... 58
5.4. Les impressions de stock ....................................................................................... 60
6. LA GESTION DES GAMMES ........................................................................... 61
6.1. Création des données de base .............................................................................. 61
6.2. La saisie des pièces............................................................................................... 65
7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ..................................................................... 69
7.1. Création des données de base .............................................................................. 69
7.2. Les pièces de stock ............................................................................................... 70
7.3. Les pièces de ventes et d’achats ........................................................................... 71
7.4. Création d’une pièce de vente ............................................................................... 72
7.5. Les statistiques ...................................................................................................... 72
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ................................................ 73
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ............................................................................. 73
8.2. Comment sauvegarder ? ....................................................................................... 73
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 74
1. MENU DOSSIER .............................................................................................. 74
1.1. La recopie .............................................................................................................. 74
1.2. Les utilisateurs ....................................................................................................... 74
2. MENU DONNEES ............................................................................................. 74
2.1. Grilles de tarifs ....................................................................................................... 74
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise ...................................................... 74
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer ...................................................... 75
2.4. Les promotions ou Soldes ..................................................................................... 75
2.5. La gestion des prospects ....................................................................................... 75
2.6. La facturation périodique ....................................................................................... 75
2.7. La gestion des articles liés ..................................................................................... 75
3. MENU VENTES ................................................................................................ 76
3.1. L’état des devis ...................................................................................................... 76
3.2. La recherche sur un N° de série ............................................................................ 76
3.3. Les relances commandes clients ........................................................................... 76
8
Table des matières
4. MENU ACHATS ................................................................................................ 76
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur .............................................. 76
4.2. Le réapprovisionnement automatique .................................................................... 76
5. MENU STOCK .................................................................................................. 77
5.1. La mise à jour des tarifs ......................................................................................... 77
6. MENU OPERATIONS ....................................................................................... 77
6.1. Générer les prélèvements / virements ................................................................... 77
6.2. Les écarts de règlement ........................................................................................ 77
6.3. Les relances .......................................................................................................... 77
6.4. La DEB .................................................................................................................. 78
6.5. La classification client ............................................................................................ 78
6.6. La relation client..................................................................................................... 78
7. MENU IMPRESSIONS ...................................................................................... 78
7.1. Les courriers et lettres types .................................................................................. 78
7.2. L’historique des ventes .......................................................................................... 78
7.3. Les statistiques ...................................................................................................... 78
7.4. Les relevés de factures .......................................................................................... 78
8. MENU OUTILS .................................................................................................. 79
8.1. Les champs personnalisés .................................................................................... 79
8.2. L’agenda ................................................................................................................ 79
8.3. Les importations et exportations de données ......................................................... 79
8.4. Import du catalogue fournisseurs ........................................................................... 79
9. MENU INTERNET ............................................................................................. 80
9.1. La solution OXATIS ............................................................................................... 80
9.2. La saisie déportée ................................................................................................. 80
INDEX ................................................................................................................... 81
NOTES .................................................................................................................. 85
NOTES .................................................................................................................. 86
9
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *.
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :
ƒ
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)
ƒ
Exposez votre problème par e-mail.
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00
i
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
11
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :
•
•
•
•
•
OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64
bit
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
Remarque
Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1.5 GO d’espace disque disponible.
12
Comment installer mon logiciel
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Gestion Commerciale pour accéder aux
différentes versions du produit.
3.
Cliquez sur EBP Gestion Commerciale 2010, EBP Gestion Commerciale PRO v14,
EBP Gestion Commerciale PRO v14 Gammes ou EBP Gestion Commerciale PRO
v14 Multi-dépôts pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des
fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
13
INSTALLATION
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
14
Comment installer mon logiciel
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire des logiciels EBP Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données Æ X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
15
INSTALLATION
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
16
Comment lancer mon logiciel
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL
Lancez le produit :
ƒ
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône
ƒ
Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale 14.0.
Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :
ƒ
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
ƒ
D’activer le logiciel.
17
,
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Gestion Commerciale reste en
version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Ou
•
•
•
•
Version Millésime,
Version PRO,
Version PRO + Gammes,
Version PRO + Multi-dépôts
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.
•
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
de EBP Gestion Commerciale de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web
EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Gestion Commerciale,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, PRO, PRO + Gammes, PRO + Multi-dépôts). Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la
société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Gestion
Commerciale REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé
que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier
REEL.
18
Comment activer mon logiciel ?
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL en version
d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre
dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
•
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.
•
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
19
INSTALLATION
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
•
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.
•
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
20
Comment créer mon dossier
5. COMMENT CREER MON DOSSIER
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour
cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu
Dossier + Nouveau, ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une
liste en cliquant sur
.
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est
nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).
Le NAF signifie Nomenclature d’Activités Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
21
INSTALLATION
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
5.4. Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre
dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une
devise de facturation différente de la devise du dossier.
22
Comment créer mon dossier
5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus
Barres d'outils
Tableau de bord : il donne les
priorités du jour (commandes à
traiter et rendez-vous), les
meilleurs clients, le chiffre
d'affaires du jour, des 12
derniers mois, les articles les
plus vendus, les paiements en
retard et ceux à venir.
Volet de navigation : il se décline en
différents thèmes.
La majorité de ces
thèmes se composent des mêmes
fonctionnalités. Quant aux autres, ils
s'adaptent au traitement en cours. Il peut
être désactivé par le menu Affichage.
23
24
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans
ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux
cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
25
PRISE EN MAIN
1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du
menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite,
ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.
ƒ
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces
taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant,
vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable
dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
votre dossier.
, vous accédez au plan comptable de
ƒ
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez
le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.
ƒ
Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique et
cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans la facture
mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.
ƒ
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour chaque taux
de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et
paramétrer les comptes comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
26
Comment initialiser mon dossier ?
1.3. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de
votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées.
Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet
concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.3.1. Le bouton Articles
ƒ
Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et un taux de
TVA. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.
ƒ
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez
la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article.
1.3.2. Le bouton Comptabilité
ƒ
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer
un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements) vers votre dossier
comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le
dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
ƒ
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez
paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être
récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en
cliquant sur l’icône
, vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.
ƒ
Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible uniquement
en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancier-règlements, accessible depuis
le journal de banque de la Comptabilité, les factures affectées à chaque règlement.
27
PRISE EN MAIN
1.3.3. Le bouton Divers
Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.
ƒ
Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans le corps
de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de pièce et / ou la date.
ƒ
Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le libellé que
vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y inclure le numéro de la
pièce et / ou la raison sociale du tiers.
ƒ
Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans cette
fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale du tiers soit
utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de votre règlement par le
menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs.
1.3.4. Le bouton Numéros de pièces
ƒ
Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type de pièce
(Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro.
Exemple
Vous indiquez le numéro FC 20050000. La prochaine pièce portera alors le numéro FC
20050001.
ƒ
Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et TTC à
utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour la création des
pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page).
Choisissez également les modèles d’impression pour les pièces de stock.
1.3.5. Le bouton Pièces
ƒ
Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation d’articles
dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message d’avertissement sur les
articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute erreur de gestion de stock et de
valorisation de PMP.
ƒ
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif
c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif,
cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir
est comptabilité au débit du compte de vente.
ƒ
L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à partir des
prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la pièce, influe sur les prix
TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les prix de vente HT.
ƒ
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur
encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce choix a une influence
28
Comment initialiser mon dossier ?
pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA
page 26).
ƒ
Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et Bons de
livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes pièces accéder à leurs
numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement indiqué en fonction du dernier
numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le cas contraire, le numéro ne sera pas
accessible lors de la création et sera attribué à la validation de la pièce.
ƒ
Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de la
création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche d’un client
sur sa raison sociale.
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3.6. Le bouton Racines de comptes comptables
ƒ
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour
les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les banques. Ces racines
seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous
n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du
transfert comptable.
ƒ
Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise
supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront repris lors du
transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire, la case
Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le
montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au montant des ventes HT
remisé.
ƒ
Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être
généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison
sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou fournisseurs.
29
PRISE EN MAIN
1.3.7. Le bouton Tiers
vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes
ƒ
Le bouton
dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et
fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
position dans la liste en cliquant sur les icônes
et
ou changer leur
.
ƒ
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez
l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être calculé.
ƒ
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les
comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la
zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera indiqué en fonction du choix que
vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
30
Comment initialiser mon dossier ?
1.4. Les commerciaux
Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu
Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter un commercial à un client mais elle
permet surtout de calculer des commissions pour les commerciaux en fonction des ventes
réalisées.
1.4.1. Je crée une fiche commercial
Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez
sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
ƒ
Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones étant
facultatives.
ƒ
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet
Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter
par e-mail ou lui envoyer des documents.
ƒ
Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère. Ce choix
est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial sera
automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués dans cet
onglet.
31
PRISE EN MAIN
1.4.2. Je crée une formule de commissions
Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule par
l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous lui affecterez.
Positionnez-vous dans l’onglet Formules de commissions et cliquez sur l’option Nouvelle
formule présent dans le volet de navigation.
ƒ
Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles, un article
précis ou une famille d’articles.
ƒ
Choisissez la base de calcul de la commission : Marge, Chiffre d’affaires, Chiffre
d’affaires HT des pièces entièrement réglées ou Chiffre d’affaires encaissé TTC. Si
vous avez choisi d’appliquer une commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas
être la base de calcul de votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires
encaissé, seules les factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de
calcul. Précisez l’intervalle de variation.
ƒ
Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la marge ou un
% du Chiffre d’affaires.
Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission.
Cliquez sur l’icône
pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui vous est
posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la même manière pour
créer vos autres fiches commerciaux.
32
Comment initialiser mon dossier ?
1.4.3. Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
ƒ
ƒ
ƒ
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.
. Vous pouvez alors supprimer ou
ƒ
Mettre en forme la liste à partir de l’icône
ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton
droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données
dans laquelle vous êtes.
33
PRISE EN MAIN
1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de
règlement du menu Données. La création des modes de règlement est indispensable afin
d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône
Inser.
ƒ
ou appuyez sur la touche
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
ƒ
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du
règlement découle des traitements bien spécifiques.
Exemple
Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous avez la
possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre banque.
ƒ
Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce mode de
règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de décade, Fin de
mois ou Fin de mois + Nb jours. Si vous êtes en version PRO, vous pouvez définir
jusqu’à 10 échéances. Ainsi, en facturation, l’échéancier de la pièce est automatiquement
généré en fonction des paramètres du mode de règlement.
Exemple
Nous sommes le 12 Septembre 2008. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera
calculée au 12 Octobre 2008. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance
sera calculée au 1 Novembre 2008.
ƒ
Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert comptable
des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à prendre en compte
pour effectuer cette opération.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1.
34
Comment initialiser mon dossier ?
1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de
clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de
clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les
clients rattachés à cette famille.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône
Inser.
ƒ
ou appuyez sur la touche
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
ƒ
Précisez le type du client : National, U.E, International ou Exonération de taxe.
Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une TVA de
type Exo dans les différentes pièces de ventes.
ƒ
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines de comptes
comptables page 29). Cependant, vous pouvez le modifier.
ƒ
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.
ƒ
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille, renseignez
les zones Remise et Remise supplémentaire.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients.
35
PRISE EN MAIN
1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données +
Tiers. Vous souhaitez créer votre client « ECCA ». Pour cela, cliquez sur l’icône
appuyez sur la touche Inser.
ou
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 30), renseignez la raison sociale, la
civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son
code.
1.7.1. Onglet Adresses
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si
l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le
logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez
Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option
Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
Les adresses illimitées ne sont pas disponibles en version millésimée.
36
Comment initialiser mon dossier ?
1.7.2. Onglet Contacts
Cet onglet n’est pas disponible en version millésimée.
Saisissez les différents renseignements concernant les contacts qui représentent la société.
Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez puisque le nombre de contacts
n’est pas limité. Les options Principal Facturation et Principal Livraison permettent de
définir le contact de facturation et le contact de livraison avec lesquels vous serez les plus
souvent en relation.
En création de pièces de ventes, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris dans les
champs Contact de facturation et Contact de livraison.
1.7.3. Onglet Vente
ƒ
Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients. Vous
pouvez, cependant, le modifier.
Rappel
Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une TVA de
type Exo sur toutes les pièces de ventes.
ƒ
Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette
information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).
ƒ
Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans laquelle vous
souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être différente de la devise du
dossier.
ƒ
Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du client. En
effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.1 Je crée
une fiche commercial page 31), vous avez renseigné les départements que le
commercial a en charge donc le logiciel compare le code postal du client avec les
départements de la fiche commercial. Cependant, vous pouvez le modifier.
ƒ
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles
de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
37
PRISE EN MAIN
1.7.4. Onglet Banque / Mode de règlement
Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez saisir le RIB ou l’IBAN.
En fonction de l’information que vous saisissez (RIB ou IBAN), le logiciel reconstitue l’autre
donnée. Vous pouvez indiquer jusqu’à 4 banques différentes pour le même client. Ces
informations sont nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement
en version PRO).
Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB n’est pas
correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef R.I.B. inexacte Voulezvous la vérifier ?
Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous permet
également de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création de vos
factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne vous empêchera
pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est.
1.7.5. Onglet Compte
ƒ
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres
indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option
Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le
bouton Tiers page 30), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.
ƒ
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous
souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant, indiquez alors
l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que
le client a dépassé son encours maximum.
ƒ
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de pièces
de ventes au nom de ce client.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres clients.
38
Comment initialiser mon dossier ?
1.8. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du
menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par
catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les
modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les articles appartenant à ces
familles.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.8.1. Onglet Généralités
ƒ
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif,
vous pourrez insérer l’article dans toutes les pièces de ventes en positif comme en
négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais
pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article ne
pourra pas être inséré dans une pièce de ventes.
ƒ
Cochez l’option Facturable (Achats) afin que vous puissiez ajouter les articles de
cette famille dans les pièces d’achats. Cette option pourra être modifiée ponctuellement
dans les fiches articles.
ƒ
Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que les
articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de ventes et
d’achats.
ƒ
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez
la case Hors Stock.
ƒ
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de
revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et les achats
à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux
racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.6 Le bouton Racines de comptes comptables page 29).
39
PRISE EN MAIN
1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis
ƒ
Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 27). Cependant,
vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles.
ƒ
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être
modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier
ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.
ƒ
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors
de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.8.4. Onglet TVA / TPF
Le taux de TVA indiqué pour chaque tarif a été paramétré dans les préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3.1 Le bouton Articles page 27). Cependant, vous pouvez les
personnaliser pour chaque famille d’articles.
Choisissez également le taux de TVA à appliquer sur les pièces d’achats pour les articles de
cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par le menu
Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles.
40
Comment initialiser mon dossier ?
1.9. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Vous
souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône
touche Inser.
ou appuyez sur la
ƒ
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos
articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse,
saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis
à l’article.
ƒ
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie
de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, de créer une
facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite
tout problème de gestion de stock.
ƒ
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le
prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
ƒ
La TVA appliquée sur chaque tarif correspond à la TVA sélectionnée sur chacun de
ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si
besoin est.
41
PRISE EN MAIN
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles.
1.10. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données.
La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque.
ou appuyez sur la touche Inser.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône
Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un
maximum de clarté et le libellé.
ƒ
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.
ƒ
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer
les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
ƒ
Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires à cette
banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au format ETEBAC
(disponible uniquement en version PRO).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres banques.
42
Gestion des ventes
2. GESTION DES VENTES
La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et les
factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de cette fenêtre,
vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons donnent accès à toutes les
fonctions de gestion des pièces.
Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
2.1. Comment créer une commande ?
Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez sur le
bouton Nouvelle.
2.1.1. Onglet Entête
Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :
ƒ
Saisir le code du client si vous le connaissez,
ƒ
Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône
dans la zone Code,
ƒ
Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option Recherche
des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 28), en cliquant sur l’icône
Raison Sociale.
dans la zone
Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont
automatiquement renseignées.
Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client, vous pouvez choisir les contacts
de facturation et de livraison à affecter à cette pièce en cliquant sur l’icône
.
En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5
Le bouton Pièces page 28), la pièce est établie sur les prix de vente TTC (base de calcul TTC
cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez ponctuellement changer ce paramètre lors de la
création d’une pièce.
43
PRISE EN MAIN
2.1.2. Onglet Corps
Pour insérer un article, vous pouvez :
ƒ
Saisir le code de l’article si vous le connaissez,
ƒ
Rechercher un article en cliquant sur l’icône
.
Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à appliquer
sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être modifiées en vous
positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ensuite,
saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin d’effectuer une livraison partielle par la suite)
et indiquez une remise si vous souhaitez en appliquer une.
Vous pouvez également effectuer différentes opérations :
ƒ
Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône
ƒ
Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône
ƒ
Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône
ƒ
Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes
,
,
,
et
.
2.1.3. Onglet Pied
Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande, sont
automatiquement calculés ou repris.
44
Gestion des ventes
ƒ
Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé en
fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas modifiable dans le
pied de la pièce.
ƒ
Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la fiche du
client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais elles restent
modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade.
Exemple
Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €.
100 – 10 % = 90 €
90 – 10 % = 81 €
Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).
ƒ
Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais d’emballage, par
exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le montant.
ƒ
Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits
différents :
-
Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant ne
sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré comme
étant enregistré en comptabilité,
-
Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit transféré en
comptabilité.
Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône
de votre clavier pour fermer la commande.
et appuyez sur la touche Echap
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque type de
pièce.
45
PRISE EN MAIN
2.2. Comment livrer partiellement une commande
Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération, cliquez sur
la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients du menu Ventes.
ƒ
La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît pas,
indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande. Sélectionnez votre
commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.
ƒ
Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la quantité que
vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.
ƒ
Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison. Indiquez la
date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez l’opération puis répondez
OUI afin de visualiser le BL généré.
ƒ
Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet
Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle et suivent les
articles qui ont été livrés.
La livraison partielle peut également s’effectuer depuis la liste des commandes en
sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison partielle dans le volet de
navigation.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
46
Gestion des ventes
2.3. Livraison globale du reliquat
Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour livrer tout le
reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des commandes clients … du
menu Ventes.
Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le bouton
Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par le bouton OK et
confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez OUI.
La livraison globale peut également s’effectuer depuis la liste des pièces en sélectionnant la
commande et en cliquant sur l’option Livraison globale dans le volet de navigation.
2.4. Regroupement de BL
Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés par la
livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la commande BL
du menu Ventes.
Remarque
Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement + Bons de
livraison.
ƒ
Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL, appuyez sur
la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez alors sur le bouton
Regrouper.
ƒ
Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes articles en
commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture, cochez l’option Regrouper
les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le détail de chaque BL, cochez l’option
Générer un sous-total par Bon de livraison.
ƒ
Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin de
visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton Modifier.
Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les informations affichées.
Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
47
PRISE EN MAIN
2.5. Comment imprimer une facture ?
Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre facture à
imprimer et cliquez sur le bouton OK.
En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles HT ou TTC.
Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous avez choisi dans les
Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le bouton Numéros de pièces
page 28). Cependant, vous pouvez en choisir un autre.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un
premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer la facture sur papier.
Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions + Pièces.
48
Gestion des ventes
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?
Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu Impressions +
Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif
par taux de TVA et un récapitulatif des règlements saisis dans les factures.
ƒ
Choisissez la période d’impression à prendre en compte.
ƒ
Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et les
ruptures ( exemple : Imprimer un sous-total par jour).
ƒ
Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs paramétrables par
le bouton Paramétrer.
ƒ
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous
permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le journal
des ventes sur papier.
1ère page
2ème page
La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en ligne grâce
à la touche F1 pour obtenir des informations.
49
PRISE EN MAIN
2.7. Impression des statistiques commerciaux
Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux page 31,
vous pouvez éditer des statistiques commerciaux.
Rappel
Pour avoir cette possibilité, vous devez :
ƒ
Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux.
ƒ
Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Tiers + Clients.
ƒ
Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes.
La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la suivante :
Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à 1000000,00 et la
commission est 5,00 % du chiffre d’affaires.
Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions +
Statistiques.
ƒ
Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des commissions.
ƒ
ƒ
Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires
encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en compte.
ƒ
ƒ
Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées puis d’
éditer les statistiques commissions commerciaux sur papier.
50
Gestion des ventes
Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée par le
regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de 12,24 € pour une
quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 €
Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise supplémentaire de
5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X 0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui
correspond à la base de calcul pour la commission.
Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X 5,00 % = 5,52
€.
51
PRISE EN MAIN
3. GESTION DES REGLEMENTS
3.1. Comment régler une facture ?
Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :
ƒ
Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de saisir vos
règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures par un même
règlement.
ƒ
Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors automatiquement lié
à la pièce.
ƒ
Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la plus
simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son intégralité.
3.2. Règlement d’une facture
Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la commande
Facture du menu Ventes.
ƒ
Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton Modifier.
Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture.
52
Gestion des règlements
ƒ
Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les modifications
en cliquant sur l’icône
.
Le règlement apparaît alors dans la remise en banque.
3.3. Remise en banque du règlement
La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que vous avez
déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité.
Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la commande
Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton Général et précisez une
banque dans la zone Banque. Cette information est nécessaire pour la remise en banque.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pourrez lors de chaque remise en banque,
précisez une banque.
ƒ
Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du menu
Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si votre règlement
n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone Période.
ƒ
53
PRISE EN MAIN
ƒ
Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de paramétrer
dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le libellé qui sera repris
sur le bordereau.
ƒ
Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en banque par
l’icône
ou en sélectionnant la commande Valider du menu contextuel (clic droit).
ƒ
Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque. Choisissez
le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran
ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’
éditer le bordereau sur papier.
Remarque
L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque.
Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions + Bordereaux
de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en banque, vous pouvez la
débloquer par le menu Opérations + Règlements clients à l’aide d’un mot de passe que vous
obtiendrez par notre service technique.
La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements clients
mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations supplémentaires.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
54
Le transfert comptable
4. LE TRANSFERT COMPTABLE
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes, les achats
et les règlements.
4.1. Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
ƒ
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité,
cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures
comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.
ƒ
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui
possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de
Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable.
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents
éléments :
ƒ
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et banques,
ƒ
Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes comptables du
menu Dossier + Propriétés + Préférences,
ƒ
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité
du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
ƒ
Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en ligne).
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité
du menu Opérations.
ƒ
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Toutes les
pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris dans cet intervalle seront
transférés.
ƒ
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Ventes,
Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).
ƒ
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 27 pour paramétrer cette option).
55
PRISE EN MAIN
ƒ
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre,
vous devrez de nouveau sélectionner la commande Transfert en comptabilité du menu
Opérations. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin
du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide en ligne
grâce à la touche F1.
56
La gestion de stock
5. LA GESTION DE STOCK
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ?
La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un article. Pour
suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à votre disposition :
Impression de l’état de stock,
Impression des mouvements de stock,
Impression du palmarès de rotation,
Impression de la disponibilité.
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le stock doit
obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes. Donc, si vous êtes en
rupture de stock, vous devez impérativement créer des pièces d’achats ou de stock avant de
facturer vos clients.
Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le stock
virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article (différence entre les
entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un stock prévisionnel qui tient compte
des commandes clients et fournisseurs (Stock actuel + Commandes fournisseurs –
Commandes clients).
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock
Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :
ƒ
Les pièces d’achats :
-
ƒ
Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en
facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé
puisqu’il l’a été par le BR,
La facture.
Les pièces de stock :
-
Les bons d’entrées,
Les bons de sorties,
L’inventaire,
Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant).
57
PRISE EN MAIN
ƒ
Les pièces de ventes :
-
Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en
facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le BL,
La facture.
Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les commandes
fournisseurs.
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage
L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles composés.
L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de l’article
composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté.
Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va être
« annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des articles
composants incrémenté.
5.3.1. Je crée un article composé
Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.9 Les articles page 41, vous avez créé l’article « Agrafeuse », vous devez donc
créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous référant à la partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 41.
Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur l’icône
dans la liste articles.
ƒ
Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de l’article sinon
indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle vous souhaitez
rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône
ƒ
.
Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article.
Remarque
Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la différence
entre un article composé et un article au forfait.
58
La gestion de stock
ƒ
Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes. vous
avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir des articles
qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et choisissez la donnée à
calculer. Vous pouvez également saisir ces informations dans l’onglet Tarifs.
et quittez la fiche.
Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône
Attention
La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles composants. Il
faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des assemblages et
désassemblages.
5.3.2. L’assemblage
L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour effectuer cette
opération, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel
de la liste articles.
Remarque
Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage / Désassemblage ….
ƒ
Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à
fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.
ƒ
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin de vous
assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir
un stock négatif après l’opération.
ƒ
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le
stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles composants
décrémenté.
59
PRISE EN MAIN
5.3.3. Le désassemblage
Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au
désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu
contextuel de la liste articles.
ƒ
Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à
« annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.
ƒ
Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de vous
assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un
stock négatif après l’opération.
ƒ
Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le
stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles composants
incrémenté.
5.4. Les impressions de stock
Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir du menu
Impressions + Stock :
ƒ
Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des
mouvements d’un article.
ƒ
Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de chaque
article.
ƒ
Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le nombre de
jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.
ƒ
Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le nombre
d’articles commandés par référence.
ƒ
Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous devez
commander pour honorer vos commandes clients.
ƒ
Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article
par article en fonction des commandes clients et fournisseurs.
60
La gestion des gammes
6. LA GESTION DES GAMMES
Gestion commerciale permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut
être adaptée à différents types de commerce : les caves (appellation, domaine, millésime)…
Cette option n’est accessible que pour la version Pro Plus de Gestion commerciale.
6.1. Création des données de base
6.1.1. Définition des gammes
Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du
renvoi introuvable. Comment créer mon dossier page 21), vous devez définir vos gammes
par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des
gammes.
Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2.
Cependant, le logiciel permet de gérer de 1 à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont
nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre
convenance.
Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la
longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des
gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque
gamme dans le logiciel.
Par exemple, vous tenez une cave à vins et vendez des vins de différentes régions. Vous
pouvez donc définir 3 gammes : une pour l’appellation (Pomerol, Cabernet d’Anjou), une pour
les domaines (Pétrus, Château Margaux) et une pour les millésimes. Par défaut, les deux
premières existent cependant, vous devez les renommer en Appellation et en Domaine.
Ensuite, vous devez créer la 3ème gamme.
Pour la créer, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel
crée alors une 3ème gamme qui est par défaut nommée Gamme 3. Renommez-la en
Millésimes.
Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Appellation à 5 et celle des gammes
Domaine et Millésime à 2.
Remarque
La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette
somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les
préférences.
61
PRISE EN MAIN
Attention
Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors
plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
6.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes
Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant
par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque
élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une
image.
Dans notre exemple de cave à vins, vous allez avoir une entrée Appellations, une entrée
Domaines et une entrée Millésimes dans le menu Données + Stock.
Pour créer une appellation, allez dans le menu Données + Stock + Appellations, cliquez sur
l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN
MAIN, paragraphe 6.1.1 Définition des gammes page 61), le code Appellation doit être
obligatoirement sur 5 caractères.
Procédez de la même manière pour les domaines et les millésimes, tout en sachant que le
code Domaine et le code Millésime doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé
dans les préférences.
6.1.3. Les articles collectifs
Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors
créer vos articles collectifs.
L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer.
Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur
l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Dans notre exemple de cave à vins, vous vendez un bordeaux rouge. Nous allons donc créer
l’article collectif Bordeaux rouge. Indiquez le code BOR0001 (le code est obligatoirement sur
7 caractères), une désignation et une famille d’articles.
Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison
correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles
facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer.
Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Appellations
Domaines Millésimes par le menu contextuel.
62
La gestion des gammes
1.
Si toutes les appellations sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher.
Dans notre exemple, toutes les appellations ne le sont pas puisqu’une appellation
est propre à une région. Donc, cochez seulement les appellations de Bordeaux
puis cliquez sur le bouton Suivant.
2.
Si tous les domaines sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, un domaine ne produit pas toutes les appellations. Donc, cochez
seulement les domaines adéquates puis cliquez sur le bouton Suivant.
3.
Si tous les millésimes sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, une bouteille n’est pas forcément disponible dans tous les
millésimes. Donc, cochez seulement les millésimes disponibles.
4.
Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons
qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer.
La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les appellations sont
regroupées par domaine puis par millésime.
Remarque
Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes appellations, les
mêmes domaines et les mêmes millésimes, vous pouvez également créer vos combinaisons
par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles.
Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les
fiches des articles facturables.
Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter
l’aide en ligne par la touche F1.
63
PRISE EN MAIN
6.1.4. Génération des articles facturables
Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre
saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont
créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les
appellations, les domaines et les millésimes sélectionnés dans la combinaison ont des articles
correspondants.
Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un
article facturable est la concaténation des codes suivants :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,
Les 5 suivants au code Appellation,
Les 2 suivants au code Domaine,
Les 2 derniers au code Millésime.
Dans notre exemple, pour l’article collectif Bordeaux rouge, le code de chaque article
facturable commencera par BOR0001 (code de l’article collectif).
64
La gestion des gammes
6.2. La saisie des pièces
Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est
spécifique.
6.2.1. Les pièces de stock
Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Entrée de stock.
Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre
suivante apparaît :
Sont alors affichées toutes les appellations, les domaines et les millésimes rattachés à cet
article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, la première appellation
est sélectionnée. La saisie est alors individuelle c’est-à-dire que la valeur est saisie pour
chaque domaine et chaque millésime. La saisie concerne la même information et il s’agit de la
quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection.
Si vous sélectionnez, dans l’arbre, un domaine, le tableau de saisie est alors adapté et affiche
les millésimes disponibles pour le domaine sélectionné en ligne et les informations modifiables
en colonnes.
Si vous sélectionnez Tous dans l’arbre, la saisie est alors collective c’est-à-dire que la valeur
est commune à tous les millésimes pour un même domaine.
65
PRISE EN MAIN
Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux
appellations-domaines-millésimes saisis apparaissent dans le corps de la pièce.
La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle
dans les entrées de stock.
6.2.2. Les pièces d’achats
Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Commande fournisseur.
Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez
le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît :
Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et
cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes
saisies apparaissent dans le corps de la pièce.
La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est
identique à celle dans les commandes fournisseurs.
6.2.3. Les pièces de vente
Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et doublecliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code
article, saisissez le code article collectif BOR0001. La liste des appellations disponibles pour
cet article collectif apparaissent :
66
La gestion des gammes
Sélectionnez une appellation et validez par le bouton OK. La liste des domaines pour cette
appellation apparaît :
67
PRISE EN MAIN
Sélectionnez un domaine et validez par le bouton OK. La liste des millésimes pour ce domaine
apparaît :
La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures
clients est identique à celle dans les devis.
68
La gestion du multi-dépôt
7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT
Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Gestion Commerciale répond à ce besoin
et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette
fonctionnalité n’est accessible que pour la version Pro Multi-dépôts de Gestion Commerciale.
7.1. Création des données de base
7.1.1. Les dépôts
Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer
vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt
est déjà créé et est défini comme dépôt principal.
Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation
ou cliquez sur l’icône
.
Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du
dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre
saisie.
7.1.2. Les articles
Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire
est disponible : Quantité initiale.
69
PRISE EN MAIN
Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la
validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé.
7.2. Les pièces de stock
7.2.1. Un dépôt
Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le
dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si
vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le
modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option
Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher.
A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé.
7.2.2. Tous les dépôts
Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette
opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les
dépôts.
Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît :
70
La gestion du multi-dépôt
Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette
fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été
saisie.
La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de
stock.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock,
pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.3. Les pièces de ventes et d’achats
7.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers
Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un
client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il
est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client.
Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut.
Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour
ce client. Ce champ est, par défaut, vide.
Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet
Achat.
71
PRISE EN MAIN
7.4. Création d’une pièce de vente
En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous
choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt
présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du
dépôt principal.
Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps.
Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source.
Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et
affichez la colonne.
Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous
les types de pièces d’achats.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et
d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.5. Les statistiques
L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous
dépôts confondus ou par dépôt.
72
Comment sauvegarder mon dossier
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de
sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences,
conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents
(en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
8.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue
Sauvegarde de données :
ƒ
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés
possibles) .
ƒ
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier
sur Internet.
•
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert
comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
73
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en
accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque
fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. MENU DOSSIER
1.1. La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé
Recopie).
1.2. Les utilisateurs
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des
options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
2. MENU DONNEES
2.1. Grilles de tarifs
Non disponible en version millésimée
Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client
(aide en ligne, mot clé Grille de tarifs).
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise
Non disponible en version millésimée
74
menu données
Une fonctionnalité qui permet de définir des conditions de remise pour un client et un article
donné.
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer
Non disponible en version millésimée
Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les
dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du
coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume.
Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de
pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée.
2.4. Les promotions ou Soldes
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des
périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes).
2.5. La gestion des prospects
Gestion commerciale propose 3 statuts (client, Prospect, Inactif) que vous pouvez affecter à
chacun de vos clients par une opération de mise à jour.
2.6. La facturation périodique
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de générer automatiquement une ou plusieurs factures à intervalle régulier
pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique).
Depuis la facturation périodique, vous pouvez également paramétrer une alerte sur cette
facturation afin d’éditer une liste des clients ou un courrier à éditer (aide en ligne, mot clé
Alerte).
2.7. La gestion des articles liés
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de lier un article à un autre. Ainsi, lors de la facturation, lorsque vous
insérez un article lié à un autre, ce dernier est automatiquement inséré dans le corps de la
pièce. Vous pouvez ainsi gérer, par exemple, les contrats de garantie.
75
LES FONCTIONS AVANCEES
3. MENU VENTES
3.1. L’état des devis
Non disponible en version millésimée
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité.
Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez
également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la
date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis.
3.2. La recherche sur un N° de série
Non disponible en version millésimée
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut
recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des
recherches.
3.3. Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et
dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients).
4. MENU ACHATS
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur
Non disponible en version millésimée
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de
recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code
article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la
pièce.
4.2. Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui
doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement).
76
Menu Stock
5. MENU STOCK
5.1. La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
6. MENU OPERATIONS
6.1. Générer les prélèvements / virements
A partir d’échéances non réglées, le logiciel va générer des règlements correspondants à ces
échéances. Toutes les échéances sont traitées quelque soit leur mode de règlement (aide en
ligne, mot clé Générer).
6.2. Les écarts de règlement
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des
soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé
Ecart de règlements).
6.3. Les relances
L’impression des lettres de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont
en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
Les relances avancées (Non disponible en version millésimée) permettent d’envoyer des
relances par email.
77
LES FONCTIONS AVANCEES
6.4. La DEB
Non disponible en version millésimée
La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des
Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne.
Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB).
6.5. La classification client
Non disponible en version millésimée
Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2 critères qui
sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé Classification).
6.6. La relation client
Non disponible en version millésimée
La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client : envoi d'un email, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client).
7. MENU IMPRESSIONS
7.1. Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et /
ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
7.2. L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article
en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client).
7.3. Les statistiques
Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états concernant
les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs.
7.4. Les relevés de factures
78
Menu Outils
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de
page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction
du modèle choisi).
8. MENU OUTILS
8.1. Les champs personnalisés
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les
fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs
personnalisés).
8.2. L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous
pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. En version PRO, vous pourrez également afficher
l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide
en ligne, mot clé Agenda).
8.3. Les importations et exportations de données
Non disponible en version millésimée
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, familles d’articles, clients et
fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité
souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
8.4. Import du catalogue fournisseurs
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de mettre à jour les prix d’achats de chaque fournisseur indiqué dans
l’onglet Fournisseurs de la fiche article (aide en ligne, mot clé catalogue).
79
LES FONCTIONS AVANCEES
9. MENU INTERNET
9.1. La solution OXATIS
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration,
consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis).
9.2. La saisie déportée
Non disponible en version millésimée
La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des pièces de ventes créées dans EBP
Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale
(aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux entrées Envoi de
pièces de ventes EBP Gestion Commerciale et Réception de pièces de ventes EBP
Gestion Commerciale.
80
Index
Index
A
Acompte ................................................................................................................. 45
Adresse de la société ....................................................................................... 22, 25
Aide en ligne (utilisation) .......................................................................................... 6
Article ..................................................................................................................... 41
article composé ...................................................................................................... 58
Articles collectifs ..................................................................................................... 62
Assemblage ........................................................................................................... 59
Assistance technique ............................................................................................. 11
B
Banque ................................................................................................................... 42
Bon de livraison ...................................................................................................... 46
Bordereau de remise en banque ............................................................................ 54
C
Champ personnalisé .............................................................................................. 79
Civilités ................................................................................................................... 30
Client ...................................................................................................................... 36
Collectifs ................................................................................................................. 62
Combinaison .......................................................................................................... 62
Commande client ................................................................................................... 43
Commercial ............................................................................................................ 31
Composant ............................................................................................................. 58
Composé ................................................................................................................ 58
Comptabilisation des avoirs ................................................................................... 28
Configuration requise ............................................................................................. 12
Contact de la société ........................................................................................ 22, 25
Coordonnées .......................................................................................................... 25
Corps ...................................................................................................................... 44
Courriers ................................................................................................................ 78
81
INDEX
D
DEB ........................................................................................................................ 78
Dépôt ...................................................................................................................... 69
Désassemblage ..................................................................................................... 60
Devise du dossier ................................................................................................... 22
Disponibilité ............................................................................................................ 60
Dom-Tom ............................................................................................................... 26
E
Ecart de règlement ................................................................................................. 77
E-mail EBP ............................................................................................................. 11
Entête ..................................................................................................................... 43
Etat de stock .......................................................................................................... 60
Exportation ............................................................................................................. 79
F
Facturation périodique ........................................................................................... 75
Facture ................................................................................................................... 47
Famille articles ....................................................................................................... 39
Familles clients ....................................................................................................... 35
Fichier texte ............................................................................................................ 55
Formule de commissions ....................................................................................... 32
G
Gammes ................................................................................................................. 61
Gestion de stock .................................................................................................... 57
Gestion des règlements ......................................................................................... 52
Gestion des ventes ................................................................................................ 43
H
Historique des ventes ............................................................................................. 78
I
Identification de la société ...................................................................................... 25
Importation ............................................................................................................. 79
Imprimer une facture .............................................................................................. 48
Installation monoposte ........................................................................................... 13
82
Index
J
Journal de ventes ................................................................................................... 49
L
Lancement du logiciel ............................................................................................ 17
Lettre de relance .................................................................................................... 77
Lettres types ........................................................................................................... 78
Lisezmoi.txt .............................................................................................................. 6
Livraison globale .................................................................................................... 47
Livraison partielle ................................................................................................... 46
M
Mise à jour des tarifs .............................................................................................. 77
Mode de calcul TTC ............................................................................................... 28
Mode de règlement ................................................................................................ 34
Modèles d’impression ............................................................................................ 28
Modification du n° compte ...................................................................................... 30
Mot de passe .......................................................................................................... 25
Mouvement ............................................................................................................ 60
Multi-dépôt ............................................................................................................. 69
N
NAF .................................................................................................................. 21, 25
NII ..................................................................................................................... 21, 25
Numérotation des pièces ....................................................................................... 28
O
Oxatis ..................................................................................................................... 80
P
Palmarès de rotation .............................................................................................. 60
Palmarès des commandes ..................................................................................... 60
Paramétrage des taux de TVA ............................................................................... 26
Pied ........................................................................................................................ 44
Préférences du dossier .......................................................................................... 27
Protocoles validés .................................................................................................. 14
R
Racines de comptes ............................................................................................... 29
83
INDEX
Réapprovisionnement ................................................................................ 60, 75, 76
Recopie .................................................................................................................. 74
Règlement .............................................................................................................. 52
Régler ..................................................................................................................... 52
Regroupement ....................................................................................................... 47
Relance .................................................................................................................. 77
Relevés de factures ............................................................................................... 78
Reliquat .................................................................................................................. 47
Remise en banque ................................................................................................. 53
Réseaux validés ..................................................................................................... 14
Rotation .................................................................................................................. 60
S
Sauvegarde ............................................................................................................ 73
Service technique (e-mail) ..................................................................................... 11
Service technique (téléphone) ............................................................................... 11
Statistiques ............................................................................................................. 78
Statistiques commerciaux ...................................................................................... 50
Stock actuel ............................................................................................................ 57
Stock virtuel ............................................................................................................ 57
T
Téléphone EBP ...................................................................................................... 11
U
Utilisateurs ............................................................................................................. 74
84
Notes
Notes
Notes
Notes