Compta 2016 | Mode d'emploi | EBP Compta 2017 Manuel utilisateur

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93 Des pages
Compta 2016 | Mode d'emploi | EBP Compta 2017 Manuel utilisateur | Fixfr
EBP Compta
Guide d’installation et d’initiation
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« Windows® XP »
« Windows® Vista »
« Windows® 7 »
« Windows® 8 »
« Windows® 10 »
www.ebp.com
© Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016
.
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Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par
l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer
ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement
interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une
licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet
en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation
EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de
téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
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logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
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d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
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pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
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Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :

L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine

la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :

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



le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
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nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
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responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
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
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D. Retard de paiement
En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du
Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de
recouvrement de 40 euros.
v3.6 septembre 2015
E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite
d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
9
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :

un compte

une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :

avec une limite à 2 pages par document

avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gêne possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologide
10
substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans
tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du
montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait
générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :

en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs

PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme
prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre
en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48
heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat
par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant
les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service
«Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP.
Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports
On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
11
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant à la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
F.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):

fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs

fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
12
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son
installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.

Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
13
INSTALLATION
Table des matières
FELICITATIONS ! ..................................................................................................................... 13
TABLE DES MATIERES .......................................................................................................... 14
INSTALLATION ........................................................................................................................ 17
1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................................... 17
1.1. Accès au service technique ............................................................................................... 17
1.2. Configuration requise ......................................................................................................... 18
1.3. Place disque nécessaire .................................................................................................... 18
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ......................................................................... 19
2.1. Installation monoposte ....................................................................................................... 19
2.2. Installation réseau .............................................................................................................. 20
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .............................................................................. 23
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ............................................................................. 24
4.1. Version d’évaluation ........................................................................................................... 24
4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................................................. 25
4.3. Activation manuelle du logiciel ........................................................................................... 25
4.4. Evaluez une version après activation ................................................................................ 26
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ................................................................................ 27
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ......................................................................................... 27
5.2. Etape 2 : Identification........................................................................................................ 27
5.3. Etape 3 : Adresse ............................................................................................................... 27
5.4. Etape 4 : Contact ............................................................................................................... 28
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ................................................................................................. 28
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................................................... 28
5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................................................. 29
5.8. Ecran de travail .................................................................................................................. 30
PRISE EN MAIN ....................................................................................................................... 31
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ........................................................................ 31
1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................................................... 31
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................................................ 32
1.3. Je paramètre la TVA .......................................................................................................... 34
1.4. Je paramètre mon plan comptable .................................................................................... 35
1.5. Je paramètre mes journaux ............................................................................................... 40
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? ............................................................................. 44
2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................................................ 44
2.2. La saisie non comptable .................................................................................................... 44
2.3. La saisie guidée ................................................................................................................. 50
2.4. La saisie standard .............................................................................................................. 52
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE ..................................................................... 58
3.1. Pourquoi consulter un compte ? ........................................................................................ 58
14
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? ................................................................................................. 58
3.3. Comment lettrer mon compte client ? ................................................................................ 58
3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................................................... 59
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................................................ 61
4. JE POINTE MA BANQUE ..................................................................................................... 62
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................................................... 62
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................................................... 62
5. LA DECLARATION DE TVA ................................................................................................. 64
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?...................................................................................... 64
5.2. La déclaration CA3 ............................................................................................................. 64
5.3. La déclaration CA12 ........................................................................................................... 65
6. LES IMPRESSIONS COURANTES...................................................................................... 67
6.1. Comment imprimer un journal ?......................................................................................... 67
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................................................... 67
6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................................................... 68
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS ............................................................................... 69
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................................................. 69
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? .......................................................... 70
7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................................................... 71
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ....................................................................... 72
8. LA CLOTURE MENSUELLE ................................................................................................. 74
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................................................ 74
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................................................... 74
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE ........................................................................... 75
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................................................. 75
9.2. Je clôture mon exercice ..................................................................................................... 75
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................................... 79
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ....................................................................................... 79
10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................................................. 79
LES FONCTIONS AVANCEES ................................................................................................ 81
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS ......................................................................................... 81
1.1. La création des guides d’écritures ..................................................................................... 81
1.2. La gestion des abonnements ............................................................................................. 81
1.3. La gestion des modes de règlement .................................................................................. 81
1.4. La gestion analytique ......................................................................................................... 82
1.5. La gestion budgétaire......................................................................................................... 82
1.6. Les chéquiers (version PRO) ............................................................................................. 82
1.7. La gestion des devises (version PRO) .............................................................................. 82
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ......................................... 82
2. MENU QUOTIDIEN ............................................................................................................... 83
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................................................. 83
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) .................................................. 83
2.3. La recherche d’écritures..................................................................................................... 83
15
INSTALLATION
2.4. Les écritures de simulation ................................................................................................ 83
2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................................................... 83
3. MENU IMPRESSIONS .......................................................................................................... 84
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)...................................................................... 84
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ........................................................... 84
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................................................. 84
3.4. Les listes diverses .............................................................................................................. 84
4. MENU CLOTURE ................................................................................................................. 85
4.1. Validation des écritures ...................................................................................................... 85
4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................................................ 85
4.3. La génération des RAN provisoires ................................................................................... 85
5. MENU OUTILS ...................................................................................................................... 86
5.1. Maintenance ....................................................................................................................... 86
5.2. Assistance comptable ........................................................................................................ 86
5.3. Communication entreprise-expert ...................................................................................... 86
5.4. Les importations et exportations de données .................................................................... 87
INDEX........................................................................................................................................ 89
16
Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *.
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0.09 €/min)

Exposez votre problème par e-mail
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
17
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits
• Windows® 10 32 bits et 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur
P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM). Contactez notre réseau de revendeurs.
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains
composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration),
sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
18
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes
versions du produit.
3.
Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se
lance et l’assistant apparaît.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des
fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 20).
6.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA20.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA20.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
19
INSTALLATION
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® 7
Windows® 8
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
20
Comment installer mon logiciel ?
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA20.0
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA20.0
Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA20.0
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA20.0
Répertoire des données  X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
21
INSTALLATION
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
22
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :

Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône;

Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 20.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :

D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;

D’activer le logiciel.
23
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :




Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux
paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec
le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans
l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta
REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne
devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous
activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro)
est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
24
Comment activer mon logiciel ?
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :

Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).

Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.

Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser
votre logiciel.
25
INSTALLATION
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :

Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.

Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
26
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le
menu Dossier + Nouveau ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel
vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement
de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une
liste en cliquant sur l’icône
.
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les
entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle
apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte
de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
27
INSTALLATION
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer
sur l’icône
pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture
annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin
d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de
clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de
pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de
rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous
décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de
paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est
toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui
permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :

La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement.
Exemple :
28
Comment créer mon dossier ?
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.

La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque
mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par
Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite
entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon
plan comptable page 35).
29
INSTALLATION
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menu
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Barre d’outils
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
30
Comment initialiser mon dossier ?
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de
la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier.
Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les
deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!!
31
PRISE EN MAIN
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les
retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de
TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos
déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général
de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers

Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
32
Comment initialiser mon dossier ?
1.2.2. Onglet Saisie

Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en
saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur
er
le 1 mois de l’exercice.

Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des
options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de
lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.

Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un
compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré,
laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne
pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une
solution plus sûre, décochez cette case.

Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela
signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui
peut vous éviter une erreur de saisie.

Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance.
Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier
détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs
dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.

Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie
standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir
l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous
souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui
correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté.
33
PRISE EN MAIN
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options
permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes
comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les
journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation

Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans
l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut
conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable
directement dans l’option de consultation.

Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les
factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de
connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été
pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir
un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par
exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence,
afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal
autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du
dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de
contrepartie de vos journaux de banque :

En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale
chaque mois, pointez par Journaux.

En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque
règlement, pointez par Compte.
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3. Je paramètre la TVA
34
Comment initialiser mon dossier ?
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à
l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA
vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de
TVA les plus fréquemment utilisés :

« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.

« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du
règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte
de TVA ? page 39), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
35
PRISE EN MAIN
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les
variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les
profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin
qu’elles soient classées selon leur nature économique.
Exemples

Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses
factures et tous ses règlements.

Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte
bancaire.

Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes
etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu
Données, ou par l’icône
.
Vous obtenez la fenêtre suivante :
36
Comment initialiser mon dossier ?
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte,
c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le
compte :
Catégorie (onglets)
Capitaux
Immobilisations
Stocks
Fournisseurs
Clients
Autres Tiers
Finances
Achats
Ventes
Clôture
Racine (début du numéro)
1
2
3
40
41
42 à 49
5
6
7
8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser
cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411.
Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi.
Les autres champs sont facultatifs :

Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez
l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra
ensuite sur les lettres de relance.
37
PRISE EN MAIN

Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage
réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de
règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont
autorisés.

Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de
gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des
factures sur ce compte.

Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les
coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations
n’apparaîtront nulle part par la suite.

Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de
consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et
de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide
en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce
travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la
saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure.
38
Comment initialiser mon dossier ?
1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet
Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez
également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut
être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est
grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous
devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un
autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération
(France), le taux (19,60), le type (Débits) et le type d’achat.
39
PRISE EN MAIN
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par
taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour
la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la
TVA intracommunautaire (UE).
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part
dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est
spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les
ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux
affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou doublecliquez dessus :
40
Comment initialiser mon dossier ?
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin
modifier le libellé.

Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un
numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir
d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous
souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation
Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou
Périodique (une numérotation par mois).

Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page
33).
41
PRISE EN MAIN

Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes
comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps
lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le
compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans
l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le
bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre
ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous
pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la
même façon.
42
Comment initialiser mon dossier ?
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau
journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque,
en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les
banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :

Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.

Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de
banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une
contrepartie automatique :

Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :



Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de
contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
43
PRISE EN MAIN
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les
écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous
n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents
niveaux de saisie :

La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion
comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.

La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des
opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche
de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 50.

La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables,
et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable :
reportez-vous à la partie 2.4 page 52. En version PRO, vous pouvez également
utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de
caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option
de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les
autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement
d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet
Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences).
44
Comment saisir mes écritures ?
2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats
du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une
facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton
Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se
nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation 
ou Entrée. Ainsi
vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.

Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être
calculée.

Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.

Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.

Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en
cliquant sur la flèche
. Vous pouvez également taper la première lettre du
nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .

Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le
nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr
saisir une autre information.

Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.

En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le
tableau de ventilation des montants de la facture : <Inser> pour ajouter une
ventilation.

Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche.
Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique.

Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de
TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire
45
PRISE EN MAIN
de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne
Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la
touche Tabulation ou Entrée.

Saisissez toutes les ventilations nécessaires.

Une
fois
toutes
les
ventilations
saisies,
cliquez
sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option
Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir un avoir ?
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs.
Comment saisir un escompte et une remise ?
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais,
remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et
ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
46
Comment saisir mes écritures ?
Comment corriger une facture ?
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de
cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la
facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la
facture.
2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes
Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la
vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne
correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre
s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet
assistant.
Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement.
Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA.
Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce
au bouton
. Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation
ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z :

47
PRISE EN MAIN
Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et
cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les
saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à
l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas
ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie.
2.2.3. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque)
par le menu Quotidien + Ma Trésorerie.
Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.

Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé
pour la caisse).

Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :



Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur.
La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement
saisie.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un
fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été
préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de
restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre
charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
48
Comment saisir mes écritures ?
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau,
précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.



Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre
recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau,
précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette,
saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des
chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur
chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la
remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée
de la lettre B.
Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque,
par un simple clic de la souris :
49
PRISE EN MAIN
2.3. La saisie guidée
2.3.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages
à la saisie guidée :





Sélection automatique du journal
Proposition des numéros de comptes
Positionnement automatique au débit ou au crédit
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles
apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option.
2.3.2. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une
colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la
partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la
mauvaise colonne.
2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ?
Accédez à la saisie guidée :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Saisie guidée
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous
pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste
développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie
de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez
sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez
dessus pour accéder à la saisie.
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures
enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous
propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.
50
Comment saisir mes écritures ?




Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce
que vous devez faire :
Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône
pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé
préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .

Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se
calculent automatiquement.

Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme
l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la
liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type
d’opération.
2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la
ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule
instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque
élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier
permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la
partie suivante.
51
PRISE EN MAIN
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou
l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides
d’écritures.
2.4. La saisie standard
2.4.1. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une
colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la
partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne
selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de
saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir).
2.4.2. Comment saisir une facture de vente ?
Accédez à la saisie standard :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Saisie Standard
Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.

Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône
Tabulation ou Entrée.
. Appuyez sur

Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la
facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.

Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du
clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de
la première ligne.

Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.

Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.

Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône
, ou par
la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la
52
Comment saisir mes écritures ?
liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le
bouton Nouveau.
53
PRISE EN MAIN
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en
tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4.
Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira
le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre
P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par
cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors
de le créer.

Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 33), saisissez la date d’échéance
de la facture dans la colonne Echéance.

La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures
du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou
taper simplement les premières lettres.

Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC
de la facture.

Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le
compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan
comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du
paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment
paramétrer mon journal d’achats ? page 40).

Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en
fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.
Attention
Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant
au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.

Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez
sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé.
Remarque
Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez
toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin.
En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes.
54
Comment saisir mes écritures ?
Points à retenir :



Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez vos écritures :

 ou F4 ouvre le plan comptable

F12 solde l’écriture
2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ?
Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en
effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.

Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été
encaissé.

Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.

Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .

Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.

Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la
remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.

Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.

Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du
paiement.

Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 33), ou si vous gérez la TVA
sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 34),
l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.

Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la
retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.

Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le
règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl.
Euros.

Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
55
PRISE EN MAIN

Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?

L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;

Les écritures seront automatiquement lettrées ;

De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.

Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 33), une fenêtre
de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et
cliquez sur Lettrer.

Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque,
comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 43).
Points à retenir :




Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez la ligne du paiement ;
Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.
56
Comment saisir mes écritures ?
2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des
écritures
Ajouter des écritures

Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans
l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.

Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez
sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.

Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne,
cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne
sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne
jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques

Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).

Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en
ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.

En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de
saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus.
57
PRISE EN MAIN
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
3.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de
visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur,
de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple.
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de
connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les
factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option
de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent
également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable).
3.3. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture
d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à la consultation :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Consultation – Lettrage
Et procédez comme suit :

Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le
dans le plan comptable par l’icône
, ou par 411 ou 411 F4 : les écritures
du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).

Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.
58
Je consulte et je lettre un compte

Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez
par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?

Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres
de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement,
car elles sont considérées comme payées.

En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non
lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre
client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.

Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures).

Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et
confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :

La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.
59
PRISE EN MAIN

Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même
numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez
Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés.
60
Je consulte et je lettre un compte
Remarques

Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur
plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de
l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.

Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la
Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par
exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera
élevée, plus l’opération sera longue.

Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de
lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la
touche F1, mot clé Lettrage automatique.
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?
3.5.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 55), le
lettrage s’effectue automatiquement.
3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des
préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre
de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 55).
61
PRISE EN MAIN
4. JE POINTE MA BANQUE
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos
relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au
minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont
en conformité avec les relevés bancaires […] ».
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le
rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement
bancaire par journal (en contrepartie pied de journal).
Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie
INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 28.
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et
vous munir de votre relevé bancaire.
Remarque
Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non
comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque).
Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur
volet de navigation ou par le menu Quotidien.
dans le

Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le
numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).

Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par
compte) ou Journal (rapprochement par journal).

Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du
relevé.

Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final
du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.

Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du
clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.
62
Je pointe ma banque

Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de
l’écran, ne doit pas contenir de montant. Dans le cas contraire, une erreur s’est
produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux »).

S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur
l’icône

.
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller.
Remarques

Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ
Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de
l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes
les écritures, soit les écritures Rapprochées.

Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu
contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de
modifier par erreur une écriture pointée.
De plus, il permet d’archiver tous vos
rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en
sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé.
Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?

Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis :
saisissez-les et pointez-les.

Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.

Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé :
dépointez-les en redouble-cliquant dessus.

Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
63
PRISE EN MAIN
5. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par
virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service
commercial au 01.34.94.80.20.
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :

Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées
du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de
mon dossier page 31).

Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan
Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la
saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé
Acquisitions intracommunautaire.

Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE,
encaissements, débits…).

En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la
saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment
saisir le paiement de mon client ? page 55).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le
début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir
paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA
provisoire
5.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les
coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.

Cliquer sur le bouton Nouveau.
64
La déclaration de TVA

Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.

Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer
votre déclaration de TVA en mode provisoire.

Indiquez le mois ou le trimestre voulu.

Indiquez le mode de paiement.

Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous
affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés
afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.

Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la
déclaration s’affiche alors dans l’historique.

Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer,
ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3.
5.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de
TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.

Cliquer sur le bouton Nouveau.

Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer
votre déclaration de TVA en mode provisoire.

Indiquez la date limite de dépôt.

Indiquez le mode de paiement.

Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous
affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés
afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines
cases doivent être cochées si besoin.

Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la
déclaration s’affiche alors dans l’historique.
65
PRISE EN MAIN

Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer,
ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
66
Les impressions courantes
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
6.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal
d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône




.
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les
écritures classées compte par compte.
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône

Choisissez le type de grand-livre souhaité :









.
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail
des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.
67
PRISE EN MAIN
6.3. Comment imprimer ma balance ?
La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde
débiteur et le solde créditeur.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui
permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En
effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes
débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône

Choisissez le type de balance souhaité :









.
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux
lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
68
Je réalise le suivi de mes tiers
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes
les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page
55) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 58) n’apparaissent donc pas dans les différents états.
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.

Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les
retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.

Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes
colonnes, selon le nombre de jours de retard.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Balance âgée.
69
PRISE EN MAIN
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.

Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les
prévisions seront calculées par rapport à cette date.

Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Prévisions de règlements.
70
Je réalise le suivi de mes tiers
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?
7.3.1. L’échéancier prévisionnel
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre
chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.

Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.


Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé
Echéancier prévisionnel.
7.3.2. L’échéancier détaillé
Attention
Cette option n’est disponible qu’en version PRO.
Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance,
le nombre de jours de retard.

Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le
nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.

Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.

Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie
papier.
71
PRISE EN MAIN
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur
l’icône
.

Renseignez la date de référence avec la date du jour.

Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le
texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même
échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?

Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance :
ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.

Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le
logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :
72
Je réalise le suivi de mes tiers
73
PRISE EN MAIN
8. LA CLOTURE MENSUELLE
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures
comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais
elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus
ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures.
Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à
clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez
bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période
clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
74
Les opérations de fin d’exercice
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 64), le logiciel vous
permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au
compte de résultat.
9.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre
exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
9.1.2. Le bilan et le compte de résultat
Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez
Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé
Paramétrage du bilan.
9.2. Je clôture mon exercice
9.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant
toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :

Solder les comptes de classes 6 et 7 ;

Calculer le résultat de l’exercice ;

Générer les écritures de reports à nouveaux.
75
PRISE EN MAIN
9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients,
fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes
des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les
comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou
129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus
de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation
de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon
dossier ? page 79).
9.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de
clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient
validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 85
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :

Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.

Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option
Quotidien + Ecritures de Simulation.

Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore
possibles après clôture).

La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
76
Les opérations de fin d’exercice
Etape 2 : Nouvel exercice

Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est
calculée automatiquement.

Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à
nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des
opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros
des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat.
Etape 3 : Options

Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de
pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures
de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette
option.

Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée,
afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants
de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, décochez cette option.

Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel
saisisse les OD de clôture.

Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si
vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture

Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre
et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour
l’impression du journal, grand livre et balance définitive

Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et
archive un export total de toute la base.

Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où
seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
77
PRISE EN MAIN
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.

Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en
avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures
mensuelles et donc poursuivre la clôture.

Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la
clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.

Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur
Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des
dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates
de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
78
Comment sauvegarder mon dossier ?
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit
fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos
données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de
sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence,
conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques
différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
10.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue
Sauvegarde de données :

Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.

Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre
dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur
un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous
permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre
expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de
passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
79
80
Traitements particuliers
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la
rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1,
cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot
clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du
menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé
Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers
(semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des
produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est
réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement).
1.3. La gestion des modes de règlement
Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de
déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos
règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir
dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous
pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au
format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en
ligne mot 7clé Mode de règlement).
81
LES FONCTIONS AVANCEES
1.4. La gestion analytique
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des
postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos
charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une
période précise (aide en ligne mot clé Analytique).
1.5. La gestion budgétaire
La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux
prévisions (aide en ligne mot clé Budgets).
1.6. Les chéquiers (version PRO)
La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un
numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite,
d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier).
1.7. La gestion des devises (version PRO)
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises).
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)
Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter
vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive,
dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de
référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé
Immobilisations).
82
Menu Quotidien
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)
Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de
valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de
déposer les règlements en banque.
Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de
saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque
ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide
en ligne mot clé Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO)
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à
votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement
automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les
écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette
sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou
supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation).
2.5. Les prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et
des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).
83
LES FONCTIONS AVANCEES
3. MENU IMPRESSIONS
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)
Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois.
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)
Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé
Statistiques et ratios de gestion).
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO)
Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net
comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute)
3.4. Les listes diverses
Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.
84
Menu Clôture
4. MENU CLOTURE
4.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce
qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur
les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière
et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette
opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures.
4.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des
écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu
Clôtures.
4.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot
clé A nouveaux provisoires).
85
LES FONCTIONS AVANCEES
5. MENU OUTILS
5.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement
usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du
service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures
…
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance.
5.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option
concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.

Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un
compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.

Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.

Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations
utiles en fin d’exercice (version PRO).
5.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et
d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé
Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels :
EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert,
CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI,
SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus,
et AZUR Dia Compta.
86
Menu Outils
5.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures,
les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou
Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité
souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
87
INDEX
A
Abonnements ................................................................................................... 81
Achats ........................................................................................................ 45, 50
Adresse ................................................................................................ 27, 31, 37
Aide à la révision ........................................................................................... 86
Aide en ligne ............................................................................................. 13, 32
Analytique ....................................................................................................... 82
Annexe 3310 A................................................................................................ 64
Avoir ............................................................................................................... 46
B
Balance ............................................................................................................ 68
Balance âgée .................................................................................................... 69
Bilan ................................................................................................................ 75
Bordereau de remise en banque ....................................................................... 49
Budget ............................................................................................................. 82
C
CA12 ............................................................................................................... 65
CA3 ................................................................................................................. 64
Chéquiers......................................................................................................... 82
Client ............................................................................................................... 37
Clôture annuelle ........................................................................................ 75, 76
Clôture mensuelle ............................................................................................ 74
Communication entreprise-expert ................................................................... 86
Compte ...................................................................................................... 36, 58
Compte de résultat ........................................................................................... 75
Comptes associés ............................................................................................. 38
Consulter un compte ........................................................................................ 58
Contact ................................................................................................ 28, 31, 38
Contrepartie automatique ................................................................................ 43
Corriger une facture......................................................................................... 47
89
Crédit ......................................................................................................... 50, 52
D
Dates d’exercice ........................................................................................ 28, 34
Débit .......................................................................................................... 50, 52
Décaissements ................................................................................................. 83
Déclaration CA12 ............................................................................................ 65
Déclaration CA3 .............................................................................................. 64
Déclaration de TVA ........................................................................................ 64
Dépense ........................................................................................................... 48
Devises ............................................................................................................ 82
E
Ecart de rapprochement ................................................................................... 63
Echéance ......................................................................................................... 51
Echéancier ........................................................................................... 33, 55, 61
Echéancier détaillé .......................................................................................... 71
Echéancier prévisionnel................................................................................... 71
Ecritures de simulation .............................................................................. 76, 83
Encaissements ................................................................................................. 83
Equilibrage virtuel des journaux...................................................................... 33
Escompte ......................................................................................................... 46
Evaluation ....................................................................................................... 24
Exportations .................................................................................................... 87
F
Facture ........................................................................................... 45, 46, 50, 52
G
Grand-livre ...................................................................................................... 67
Guide d’abonnement ....................................................................................... 81
Guides d’écritures............................................................................................ 81
I
Identification ............................................................................................. 27, 31
Immobilisations ............................................................................................... 82
Importations .................................................................................................... 87
Installation monoposte..................................................................................... 19
Installation réseau ............................................................................................ 21
J
Journal ....................................................................................................... 40, 67
Journal centralisateur ....................................................................................... 75
Journal d’achats ............................................................................................... 40
Journal de banque ............................................................................................ 43
Journal général ................................................................................................ 75
L
Lancement ....................................................................................................... 23
LCR ................................................................................................................. 83
Lettrage ............................................................................................... 38, 58, 77
Lettrage approché ............................................................................................ 34
Lettrage automatique ....................................................................................... 59
Lettrage en cours de saisie ................................................................... 33, 56, 61
Lettres chèques ................................................................................................ 83
Lettres de relance............................................................................................. 72
Libellé de l’écriture ......................................................................................... 41
Libellés des écritures ................................................................................. 33, 54
Libellés types................................................................................................... 54
M
Marge brute ..................................................................................................... 84
Mode de saisie ................................................................................................. 44
Modes de règlement ........................................................................................ 81
Monoposte ....................................................................................................... 19
Mot de passe .................................................................................................... 31
MSA ................................................................................................................ 27
N
NAF ........................................................................................................... 27, 31
Natures d’achat ................................................................................................ 45
Nouveau dossier .............................................................................................. 27
Numéro de TVA ........................................................................................ 27, 31
Numérotation des pièces.................................................................................. 41
P
Plan comptable .............................................................................. 29, 36, 52, 86
Pointer les règlements ..................................................................................... 49
91
Préférences ...................................................................................................... 32
Prélèvements ................................................................................................... 83
Prévisions de règlements ................................................................................. 70
Prévisions de trésorerie.................................................................................... 83
Protocoles validés ............................................................................................ 20
R
Raccourcis comptes ......................................................................................... 42
RAN provisoires .............................................................................................. 85
Rapprochement bancaire ............................................................... 28, 34, 62, 77
Rapprochement bancaire automatique ............................................................. 83
Recette ............................................................................................................. 49
Recherche d’écritures ...................................................................................... 83
Règlement ................................................................................................. 48, 55
Réimputation ................................................................................................... 86
Remise ............................................................................................................. 46
Remise en banque............................................................................................ 48
Report à nouveau ............................................................................................. 76
Reports à nouveaux ................................................................................... 75, 77
Réseau ............................................................................................................. 21
Réseaux validés ............................................................................................... 20
Résultat d’exploitation..................................................................................... 84
Résultat net comptable .................................................................................... 84
Retards de paiements ....................................................................................... 69
Révision comptable ......................................................................................... 86
S
Saisie guidée........................................................................................ 44, 50, 81
Saisie non comptable ................................................................................. 34, 44
Saisie standard ........................................................................................... 44, 52
Sauvegarde ...................................................................................................... 79
Service technique ............................................................................................ 17
Solde.......................................................................................................... 54, 62
Soldes N-1 ....................................................................................................... 85
Statistiques ...................................................................................................... 84
Suivi de balance mensuel ................................................................................ 84
T
Tableaux de gestion ......................................................................................... 84
Taux ................................................................................................................ 39
Taux de TVA ................................................................................................... 35
Traite ............................................................................................................... 83
Trésor public ................................................................................................... 32
Trésorerie ........................................................................................................ 48
TVA ................................................................ 27, 31, 32, 35, 39, 54, 56, 64, 65
V
Vente ......................................................................................................... 46, 52
Ventes comptoir .............................................................................................. 47
Virements ........................................................................................................ 83
Z
Z de caisse ....................................................................................................... 47
93

Manuels associés