Mode d'emploi | EBP Point de Vente 2016 Manuel utilisateur

EBP Point de vente
Pour Windows® XP, Vista, Seven, 8 et 10
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition Janvier 2016
Conditions Générales de Vente des produits
et services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un
partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres
ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon
la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via
Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à
acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de
travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite
est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont
incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une
licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé »
ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun
titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation
EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels
au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution
de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut
pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel
dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de
licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont
l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon
concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet
est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font
l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent
pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une
difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord
ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette
convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services
de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou
perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à
une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont
assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de
conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de
« cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre
garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable.
En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de
fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services
correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de
tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement
mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non
substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne
seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action
en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP
ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les
sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou
bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients
d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès
et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel »
uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en
cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947,
d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités
par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le
client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions
tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour
une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture
de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières
sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à
l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services
d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de
son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La
résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins
1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut
pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le
présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de
l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou
son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier
recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation
importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de,
procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de
l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent
article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne
soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un
mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un
mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne
doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des
tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :


L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies
constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du
logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement
sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP
informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour.
Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser
une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions
technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :



le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en
monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées
( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils
bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple
migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par
contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au
droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles



d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat
est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de
service approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques
comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne
peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de «
blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation
opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet
du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul
juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du
service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité
des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de
réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa
possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou
détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du
Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser
le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un
Expert-Comptable.
Elles
sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger
ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des
« virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette
contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement
et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les
postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel
que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans
le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste,
même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une
convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via
les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations
fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la
réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre
matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial...
que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive
d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une
insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé
de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts
et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes
versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du
service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation
par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le
formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6
janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au
Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même
pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A

la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances
dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au
delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne
pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions
seront dégradées.
D.
Retard de paiement
En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce,
une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
v3.6 septembre 2015
E.
Contrat sur les logiciels en ligne (Solutions SaaS) EBP
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société, EBP INFORMATIQUE SA, capital 1 million d’€ dont le siége social est situé Rue
de Cutesson – ZA du Bel Air – 78513 RAMBOUILLET, immatriculée au Registre du commerce
et des sociétés de Versailles N° B 330 838 947, représentée par Monsieur René SENTIS,
Président- Directeur Général, son représentant légal
Ci-après désignée "l’Editeur-prestataire" ou bien « EBP »,
D’UNE PART,
ET:
La société CLIENTE
Ci-après désignée "le Client",
D’AUTRE PART,
et ensemble dénommées « Parties »,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT:
Le Client souhaite recourir au SaaS auprès d’un Editeur et Prestataire de services spécialisé
pour l'exploitation de solutions de gestion (comptable, commerciale et/ou financière). L’éditeur
EBP est fournisseur de « Software as a Service », c’est-à-dire d’applications d’entreprise
louées en ligne (dit fournisseur SaaS). A ce titre, il est le fournisseur des Services applicatifs
désignés ci-après au contrat.
Le Client reconnaît avoir reçu d’EBP - l’Editeur-Prestataire- ou de son revendeur agréé toutes
les informations nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Services applicatifs à
ses besoins et de prendre toutes les précautions utiles pour son utilisation. Toutefois, en tant
que professionnel de l’informatique et dans le cadre de son obligation de conseil, EBP ou son
Revendeur Agréé apportera au Client toute préconisation nécessaire à l’optimisation de ses
choix et à la couverture la plus appropriée de ses besoins.
CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT:
ARTICLE 1. Défintions

Solutions désigne les fonctions opérationnelles des produits EBP proposées en
mode hébergé et adaptées spécifiquement à ce mode de fonctionnement.

Données désignent les informations, publications et, de manière générale, les
données de la base de données Client dont l'utilisation est l'objet du présent
contrat, pouvant être consultées uniquement par les Utilisateurs ;

Identifiants désignent tant l'identifiant propre de l’utilisateur ("login") que le mot de
passe de connexion ("password"), communiqués après inscription au service ;

Intranet désigne le réseau informatique propre à une entreprise ou une
organisation, utilisant les protocoles TCP/IP et, plus généralement, les technologies
de l’Internet et pouvant être relié au réseau Internet ;

Logiciel désigne tout logiciel fourni par l’Editeur-Prestataire au Client et en
particulier les Solutions associées.

Service applicatif désigne le service proposé en mode SaaS par l’EditeurPrestataire, permettant l’utilisation des Solutions par le Client ;

Utilisateur désigne la personne placée sous la responsabilité du Client (préposé,
salarié, représentant, etc.) et bénéficiant d’un accès aux Services applicatifs sur
son ordinateur en vertu de la licence d’utilisation contractée par le Client.
ARTICLE 2. Objet
Le contrat a pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services
commandés par le Client. L’Editeur-Prestataire consent au Client, qui accepte :
- un droit d'accès aux serveurs de l’Editeur-Prestataire dans les conditions définies ci-après ;
- un droit d'utilisation finale des Solutions ;
- un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement des données, de
maintenance des Services applicatifs, d’assistance technique.
ARTICLE 3. Documents contractuels
Le contrat ainsi que les documents « Annexes » (disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html) constituent l’intégralité des
engagements existants entre les Parties. Il remplace et annule tout engagement oral ou écrit
antérieur relatif à l'objet du Contrat. Le Contrat est formé des documents contractuels suivants
présentés par ordre hiérarchique de valeur juridique décroissante :
- le présent document ;
-les annexes financières (ou tarifaires) au présent document (disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html).
- les éventuelles annexes techniques et fonctionnelles
Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d'une des
Parties, dans l'application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que
puissent en être la fréquence et la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être
susceptible de créer un droit quelconque.
ARTICLE 4. Effet, durée et reconduction
Le Contrat prendra effet à compter de la date de souscription. Deux formules sont proposées :
4.1 « Sans engagement »
La durée du contrat « Sans engagement » est fixée à 1 mois renouvelable par tacite
reconduction de mois en mois payable par Carte Bancaire ou prélèvement automatique. Le
non–paiement du service à l’échéance mensuelle entraine la suspension immédiate des
Services. L’absence de régularisation spontanée dans les 30 jours entraine la résiliation du
présent contrat sans formalité et la fermeture du compte.
4.2 L’engagement 1 an
La durée du contrat « 1 an » est fixée à 12 mois renouvelable par tacite reconduction.
L’Editeur-Prestataire notifiera par tout moyen écrit 2 mois au moins avant son terme,
l’échéance du Contrat et les modalités du renouvellement proposées au Client.
A défaut de résiliation du Client par lettre recommandée dans un préavis de 1 mois avant
l’échéance, le Contrat se renouvellera dans des conditions identiques, sauf si les parties
conviennent d’un nouveau périmètre fonctionnel pour les Services applicatifs afin de couvrir les
besoins du Client. Le non–paiement du service à l’échéance entraine la suspension
immédiate de tous les Services jusqu’à la régularisation du compte.
ARTICLE 5. Description des services applicatifs
5.1. Solutions applicatives
L’Editeur-Prestataire met à disposition du Client les Solutions accessibles sur son serveur par
le biais du réseau Internet et consent au Client le droit d'utiliser de façon non exclusive, les
Solutions désignées en annexe.
L’Editeur-Prestataire assure l’hébergement des Données, la maintenance et la sécurité des
Solutions. Les prestations sont assurées dans les « règles de l’art » et conformément à la
« Charte Qualité Hébergement EBP » disponible sur simple demande.
5.2. Réseau
L’Editeur-Prestataire ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions de ligne du
réseau, il attire particulièrement l’attention du Client sur l’importance du choix des produits de
l’opérateur et notamment de l’option de secours qu’il peut offrir par la mise en place d’une ligne
parallèle en cas d’interruption du réseau.
5.3. Accès aux solutions
Le Client dispose d’un droit d'accès pour le nombre d’utilisateurs prévus. Il pourra se connecter
à tout moment – à l’exception des périodes de maintenance –, à savoir :
- 24 heures sur 24,
- 7 jours sur 7,
- y compris les dimanche et jours fériés,
L'accès s'effectue à partir des ordinateurs fixes ou nomades des Clients et au moyen des
Identifiants –utilisateur et mots de passe –modifiables- fournis au Client.
Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès des Solutions objets du Contrat aux
Utilisateurs du Client, à protéger l'intégrité et la disponibilité des Solutions, ainsi que l'intégrité,
la disponibilité et la confidentialité des Données du Client telles que transmises par les
Utilisateurs.
Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande
du Client. Le Client s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le
concernant et à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit. Le Client est entièrement
responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès
qui lui sont remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne non autorisée par l’EditeurPrestataire n’a accès aux Services applicatifs et aux Solutions. De manière générale, le Client
assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Solutions. Dans
l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en
informera l’Editeur-Prestataire sans délai et le confirmera par courrier recommandé. En cas de
perte d'un des identifiants, le Client utilisera la procédure mise en place par l’EditeurPrestataire lui permettant de récupérer ses identifiants.
ARTICLE 6. Qualité des applicatifs
Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui
peuvent en résulter. En conséquence, l’Editeur-Prestataire ne sera pas tenu responsable des
éventuelles indisponibilités ou ralentissements des Services applicatifs. En outre, il appartient
au Client de respecter les seuils de volumétrie préconisés par EBP et d’avertir EBP en cas
d’augmentation de ses besoins en terme de capacité de traitement.
Les Services applicatifs peuvent être occasionnellement suspendus en raison d'interventions
de maintenance nécessaires au bon fonctionnement des serveurs de l’Editeur-Prestataire. En
cas d’interruption des Services applicatifs pour maintenance, l’Editeur-Prestataire s’engage à
informer le Client afin qu’il puisse prendre ses dispositions suffisamment à l’avance pour éviter
toute perturbation de son activité. EBP ne pourra être tenu responsable de l’impact éventuel de
cette indisponibilité sur les activités du Client.
ARTICLE 7. Licence
EBP concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable
d’utilisation des Solutions, pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier.
Le Client ne peut utiliser les Services applicatifs et les Solutions que conformément à ses
besoins et à leur documentation. En particulier, la licence relative aux Solutions n’est concédée
que dans le seul et unique but de permettre au Client l’utilisation des Services, à l’exclusion de
toute autre finalité.
Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Services
applicatifs conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion à un réseau de
communications électroniques. Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions à
disposition d’un tiers, et s’interdit strictement toute autre utilisation, en particulier toute
adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste
soit limitative.
ARTICLE 8. Maintenance
EBP (ou son distributeur agréé dans cadre d’un contrat Silver) prend en charge l’assistance et
la maintenance des Solutions.
Une prestation de support par téléphone permettant de traiter les anomalies est disponible du
lundi au jeudi de 9h à 18h30 et jusqu’à 18h le vendredi (horaires modulables selon l’activité).
Les signalements d’anomalie sérieuse doivent être confirmés par email sans délai directement
à EBP. EBP procède au diagnostic de l’anomalie et met ensuite en œuvre sa correction dans
les meilleurs délais.
EBP ne garantit pas la correction d’anomalie dans les cas suivants :
- refus du Client de collaborer avec EBP dans la résolution des anomalies et notamment de
répondre aux questions et demandes de renseignement ;
- utilisation des Services applicatifs de manière non conforme à leur destination ou à leur
documentation ;
- modification non autorisée des Solutions par le Client ou par un tiers ;
- manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat ;
- implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec les
Services applicatifs
- défaillance des réseaux de communication électronique ;
- acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
- détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services
applicatifs.
Le Client bénéficie des mises à jour et évolutions fonctionnelles des Services applicatifs. EBP
s’engage à transmettre les documentations mises à jour des nouvelles versions des Solutions.
Les corrections et évolutions des Services applicatifs sont expressément incluses au Contrat.
ARTICLE 9. Formation
Sur demande du Client, EBP ou son distributeur agrée peut fournir à des conditions à définir
des prestations de formation. EBP ou son distributeur agréé soumettra une proposition de
prestation de formation si ses relevés d’intervention dans le cadre de l’assistance technique et
de la maintenance corrective des Services applicatifs font apparaître des problèmes récurrents
d’utilisation par le Client distincts d’anomalies.
ARTICLE 10. Traitement des données
10.1. Données personnelles
Si les Données transmises aux fins d’utilisation des Services applicatifs comportent des
données à caractère personnel, le Client garantit à l’Editeur-Prestataire qu’il a procédé à
l’ensemble des obligations qui lui incombent au terme de la loi du 6 janvier 1978 dite «
Informatique & Libertés », et qu’il a informé les personnes physiques concernées de l’usage
qui est fait desdites données personnelles. A ce titre, le Client garantit l’Editeur-Prestataire
contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les
données personnelles seraient reproduites et hébergées via le Service applicatif.
10.2. Exploitation des données
Le Client assure la responsabilité éditoriale éventuelle de l’utilisation des Services applicatifs.
Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et
contenus qu’il transmet aux fins d’utilisation des Services applicatifs. Il garantit en outre être
titulaire des droits de propriété intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus.
En conséquence l’Editeur-Prestataire dégage toute responsabilité en cas de non-conformité
des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins
du Client.
Le Client garantit l’Editeur-Prestataire à première demande contre tout préjudice qui résulterait
de sa mise en cause par un tiers pour une violation de cette garantie.
Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus et messages diffusés et/ou
téléchargés via les Services applicatifs. Le Client demeure le seul propriétaire des Données
constituant le contenu des Solutions.
10.3. Sécurité des données
Chacune des Parties s’engagent à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour
assurer la sécurité des Données.
Sous réserve de l’Article « Responsabilité », l’Editeur-Prestataire s’engage à préserver
l’intégrité et la confidentialité des Données contenues dans les Solutions. L’Editeur-Prestataire
mettra en place les mesures techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès
ou utilisations fraudeuses des Données et à prévenir toutes pertes, altérations et destructions
des Données.
ARTICLE 11. Conditions financières
11.1. Redevances
Les conditions financières (tarifs) sont exposées en Annexe (disponible sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html).
Les redevances des Services sont indiquées en euros et s’entendent hors taxe et hors frais.
L’adresse de facturation est l’adresse du siège social du Client.
Il est expressément convenu que le montant des sommes facturées par l’Editeur-Prestataire
ou son distributeur agrée sera révisé chaque année en fonction de l’indice du Coût Horaire du
travail tous salariés des entreprises de la Fédération Syntec.
11.2. Modalités de paiement
Nonobstant la durée d’engagement, les Services sont facturés par EBP ou son distributeur
agréé.
Dans le cadre d’un abonnement mensuel sans engagement, les Services sont payables terme
à échoir, par prélèvement ou par carte bancaire.
Dans le cadre d’un abonnement annuel de 12 mois, les Services sont payables terme à échoir
par chèque, par prélèvement ou par virement.
11.3. Défaut de paiement
Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une
facture d’EBP ou de son distributeur agréé d’un contrat d’une durée supérieure ou égale à un
an à son échéance entraîne de plein droit :
- l’application d’un intérêt de retard égal à trois fois le taux d’intérêt légal, sans mise en
demeure préalable et à compter du dixième jour de retard ;
- les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais
téléphoniques de relance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;
- la suspension immédiate des Services ;
- la résiliation de plein droit du Contrat sous 15 jours après l’envoi par EBP ou son revendeur
d’une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée
infructueuse.
ARTICLE 12. Révision du Prix des redevances.
Les prix indiqués en annexe financières (sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditionsgenerales-de-vente.html) sont des tarifs fixés au 1 er janvier de chaque année pour une mise en
application tout au long de l’année civile sans augmentation intercalaire.
Ces tarifs seront révisables annuellement au 1 er janvier de l’année n+1 par rapport à l’année
en cours (n) avec une variation maximum calculée selon une formule qui prend en compte
l'indice SYNTEC et qui s'établit ainsi : P1=P0x(S1/S0)x 1,01
P1
:
prix
maximum
de
révision
tarifaire
pour
l’année
n+1
P0
:
prix
contractuel
de
l’année
n
S0 : indice SYNTEC de référence retenu à la date du 1 er janvier de l’année en cours (n)
S1 : dernier indice publié à la date de révision au 1er janvier de l’année n+1
En cas d’absence de variation constatée entre des prix de l’année n et n+1, EBP se réserve la
possibilité de faire varier les prix au cours de l’année n+2 avec un rattrapage au moyen d’une
comparaison des indices Syntec entre l’année n et l’année n+2
(Cet indice mensuel Syntec est reconnu par le Ministère de l'Économie et des Finances depuis
le 11 mars 1974. A titre d’exemple, sa variation a été de 1 % en 2009 ; 1.3 en 2010, 2.2% en
2011, et 2 % en 2012)
ARTICLE 13. Propriété
Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via les Services
applicatifs dans le cadre du Contrat.
L’Editeur-Prestataire est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément des
Services applicatifs et des Solutions mis à disposition du Client, ainsi plus généralement que
de l’infrastructure informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée dans le
cadre du Contrat.
Le Client s’interdit de reproduire tout élément des Logiciels, ou toute documentation les
concernant, par quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque
support que ce soit.
Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant du Contrat, que ce
soit dans le cadre d'une cession temporaire, d'une sous-licence et de tout autre contrat
prévoyant le transfert desdits droits et obligations.
ARTICLE14. Sauvegarde et stockage des données
14.1 Stockage illimité des données par EBP
L’Editeur-Prestataire garantit la disponibilité du service et des données du Client. Les données
du Client sont stockées sur des serveurs administrés par l’Editeur-Prestataire en France.
Dans le cas où le Client n’a pas fait de Sauvegarde (voir l’article 14.2) et souhaite restaurer les
données de son logiciel. L’Editeur-Prestataire peut proposer une intervention technique de
récupération et restauration des données. La récupération des données par un technicien est
réalisable uniquement dans ces conditions :
Récupération de la sauvegarde du jour choisi par le Client :

tous les jours pendant les 30 (trente) jours précédents la demande.

au-delà, récupération de la sauvegarde du dernier jour du mois choisi par le Client
(pendant 13 (treize) mois maximum).
La récupération et restauration des données du client par l’Editeur-Prestataire sera facturée
selon les tarifs en vigueur des logiciels en ligne (disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html).
14.2 Sauvegarde personnelle par le client
Le Client peut effectuer, à son initiative, des sauvegardes personnelles de données
(sauvegarde en ligne sur les serveurs d’EBP). Cette sauvegarde peut-être restaurée
gratuitement sur simple demande.

Le Client peut gérer et supprimer ses sauvegardes depuis le Portail de gestion des
sauvegardes disponible à partir de l’Espace Client du site web ebp.com.
Il est à la charge du Client d’administrer son espace de stockage de façon à
toujours disposer d’un espace suffisant pour effectuer des sauvegardes.

Un espace maximal de 5 Go inclus dans l’offre de base est alloué pour les
sauvegardes personnelles. Le Client peut accéder à un espace de sauvegarde plus
important sur demande. Cette extension fera l’objet d’une tarification sur devis.
ARTICLE 15. Garantie d’éviction
L’Editeur-Prestataire déclare et garantit :
- que les Solutions qu’il a développées sont originales au sens du Code français de la propriété
intellectuelle,
- qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le
Contrat.
L’Editeur-Prestataire déclare et garantit que les Solutions ne sont pas susceptibles de porter
atteinte aux droits des tiers.
ARTICLE 16. Responsabilité – force majeure
Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes,
erreurs ou omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants
éventuels et causant un dommage direct à l'autre Partie.
En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, l’Editeur-Prestataire ne sera tenu que de la
réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de
l'exécution des Services. En conséquence, l’Editeur-Prestataire ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte,
inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffre
d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un
produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de
l’inexécution ou de l’exécution fautive des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité de l’Editeur-Prestataire est strictement limité
au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité, par poste utilisateur, par jour d’interruption sur
la moyenne de consommation des 6 derniers mois.
L’Editeur-Prestataire ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle
des Données par le Client ou un tiers ayant accédé aux Services applicatifs au moyen des
Identifiants remis au Client.
L’Editeur-Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en
cas de préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de
télécommunications, du fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure.
La Partie constatant l’évènement devra sans délai informer l’autre partie de son impossibilité à
exécuter sa prestation. La suspension des obligations ou le retard ne pourra en aucun cas être
une cause de responsabilité pour non exécution de l’obligation en cause, ni induire le
versement de dommages et intérêts ou pénalités de retard.
ARTICLE 17. Assurances
L’Editeur-Prestataire a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à
l’exercice de son activité. Il s’engage à donner tout justificatif au Client, si celui-ci lui en fait la
demande expresse.
ARTICLE 18. Résiliation
En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat
pourra être résilié de plein droit par l’autre Partie 15 jours après l’envoi d’une lettre de mise en
demeure adressée en recommandé avec avis de réception restée sans effet. La mise en
demeure indiquera la ou les défaillances constatées.
Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser tous codes d’accès aux Solutions
et aux Services applicatifs. Les prestations de réversibilité seront mises en œuvre
conformément à l’article 19.
En cas de résiliation, l’Editeur-Prestataire ne rembourse aucun paiement perçu au titre du
contrat.
ARTICLE 19. Réversibilité
En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, l’Editeur-Prestataire
s’engage à restituer ou détruire, au choix du client, gratuitement à la première demande de
celui-ci formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 15
jours à la date de réception de cette demande, les données (descriptif de la base SQL
disponible sur demande auprès du support ou sur ebp.com) lui appartenant sous un format
texte (lisible sans difficulté par un éditeur de texte). Cette demande de restitution doit être faite
dans les 90 jours maximum qui suivent la fin du contrat.
Le Client collaborera activement avec l’Editeur-Prestataire afin de faciliter la récupération des
Données. A la demande du Client, l’Editeur-Prestataire pourra effectuer des prestations
d’assistance technique complémentaires au Client et/ou au tiers désigné par lui, dans le cadre
de la réversibilité. Ces prestations d'assistance seront facturées au tarif de l’Editeur-Prestataire
en vigueur au moment de la notification de la réversibilité ou celui de son distributeur agréé.
ARTICLE 20. Non-sollicitation de personnel
Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne
interposée, tout salarié de l'autre partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière.
Cette renonciation est valable pendant toute la durée du Contrat et pendant les 12 mois qui
suivront sa cessation. Dans le cas où l'une des Parties ne respecterait pas cette obligation, elle
s'engage à dédommager l'autre Partie en lui versant immédiatement et sur simple demande,
une somme forfaitaire égale à 6 fois la rémunération brute mensuelle du salarié au moment de
son départ.
ARTICLE 21. Confidentialité
Chacune des Parties s’oblige à (1) tenir confidentielles toutes les informations qu’elle recevra
de l’autre Partie, et notamment à (2) ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre
Partie à un tiers quelconque, autre que des employés ou agents ayant besoin de les connaître
; et (3) n’utiliser les informations confidentielles de l’autre Partie qu’à l’effet d’exercer ses droits
et de remplir ses obligations aux termes du Contrat.
Les Parties s’engagent par ailleurs à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par
tout préposé ou tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre du Contrat.
ARTICLE 22. Divers
La nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité de l'une ou quelconque
des stipulations du Contrat n'emporte pas nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou
l’inopposabilité des autres stipulations, qui conserveront tous leurs effets. Cependant, les
Parties pourront, d'un commun accord, convenir de remplacer la ou les stipulations invalidées.
Le Contrat est soumis au droit français, à l'exclusion de toute autre législation.
Pour l'exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement
élection de domicile en leurs sièges sociaux indiqués en tête des présentes. Toute modification
du siège social ou de l'adresse de l'une des Parties ne sera opposable à l'autre Partie que huit
jours calendaires après lui avoir été dûment notifiée.
En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution du
Contrat, les Parties conviennent de se réunir dans les 15 jours à compter de la réception d'une
lettre recommandée avec demande d'avis de réception notifiée par l'une des deux Parties. SI
AU TERME D'UN NOUVEAU DELAI DE QUINZE JOURS, LES PARTIES N'ARRIVAIENT PAS
A SE METTRE D'ACCORD SUR UN COMPROMIS OU UNE SOLUTION, LE LITIGE SERAIT
ALORS SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE VERSAILLES
Version 3-6 : juin 2015
F.
Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite
d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois
intervenir
au
contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des
données
«
publiées
»
par
le
client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la
connexion
au
service
et
a
de
son
utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :

un compte

une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :

avec une limite à 2 pages par document

avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :


en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
G.
Conditions particulières de l'option « Facture sur Internet »
Article 1. Objet
Le présent document a pour objet de définir les conditions particulières de la délivrance des
factures au moyen de l'option « Facture sur Internet ». Celles-ci complètent les Conditions
Générales de Vente des produits et services EBP.
Article 2. Description de l'option "Facture sur Internet"
L'option « Facture sur Internet » permet aux clients d’EBP de consulter leurs factures sur le
site Internet d’EBP. Il ne reçoit pas de factures « papier » par voie postale mais les reçoit par
email (à l'adresse de son choix). Le client accède aussi sur Internet via le « portail de service »
au contenu de sa facture après s'être authentifié grâce à son login / mot de passe
soit en cliquant sur le lien inséré dans l'email de notification, le renvoyant vers la rubrique
«mon compte, mes Factures» de son espace client
soit en se connectant sur le site Internet d’EBP rubrique «mon compte, mes Factures» de
l'espace client.
Les factures des deux dernières années sont consultables sur le site Internet d’EBP dans la
rubrique «Mon compte, mes Factures» de l'espace client. Si le client souhaite conserver plus
longtemps le fichier relatif à ses factures, il lui appartient de procéder lui-même à son
archivage sur le support de son choix.
Article 3. Souscription de l'option et accès aux données.
Le client ayant ouvert un compte (au moyen d’un login et d’un mot de passe) ou ayant
enregistré au moins une licence d’un logiciel EBP est présumé avoir souscrit par défaut à
l'option « Facture sur Internet ». Le client recevra les emails sur l'adresse email du contact
principal. Le client s'engage à informer EBP de tout changement d'adresse email par courrier
ou par simple appel au service client d’EBP. Le client pourra résilier l’option à tout moment
conformément aux conditions de l’article 6 ci-dessous.
La « Facture sur Internet » peut être consultée, imprimée, téléchargée et enregistrée à
condition que le client dispose :
d'un ordinateur (PC ou Mac)
d'un navigateur Internet et d'une configuration adaptée à son navigateur
d’un logiciel permettant la lecture des fichiers PDF (Acrobat Reader , STDU Viewer, ...)
Article 4. Garanties d’EBP
EBP garantit la conformité des factures électroniques émises au regard des règles juridiques
et fiscales françaises en vigueur et en particulier aux articles 289-V et 289 bis du Code
Général des Impôts. EBP conserve la copie des factures émises pendant 10 ans et peut
délivrer sur demande à l’Administration Fiscale des duplicata papier des factures émises et si
besoin authentifiées par une signature de la Direction d’EBP.
Article 5. Conditions financières
L'option Facture sur Internet est gratuite (hors coût de connexion à Internet).
Article 6. Résiliation
Le client peut résilier à tout moment l'option « Facture sur Internet » en envoyant une demande
par courrier postal à EBP-Informatique SA, ADV, BP 95 - 78513 Rambouillet. A compter de la
résiliation de l'option Facture sur Internet, le client recevra ces factures en format papier par
courrier postal. Un email de confirmation sera envoyé par EBP lorsque la demande de
résiliation aura été prise en compte.
H.
Conditions particulières des solutions e-commerce :
Le nom de domaine est inclus par défaut dans l’offre globale e-commerce d’EBP. Le client
peut néanmoins choisir d’utiliser un nom de domaine qu’il possède déjà. Dans le cas inverse,
EBP se charge d’acquérir le nom de domaine, et le client peut s’il le souhaite le racheter à EBP
pour un tarif de 100€. Dans ce cas, l’administration du dit domaine sera intégralement à la
charge du client.
I.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation,
art.
L
121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la
fin du délai de sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
J.
Conditions de vente aux revendeurs
Pour connaître les conditions de vente réservées aux revendeurs, contactez le service
revendeurs.
Par
téléphone:
01
34
94
80
35
Par e-mail: [email protected]
K.
Conditions particulières pour les règlements par prélèvements
Les clients qui optent pour un règlement par prélèvement bancaire seront informés par EBP,
préalablement à chaque émission du prélèvement à la norme SEPA, du montant du
prélèvement, de sa date, de l’ICS d’EBP et de la référence unique de mandat (RUM). Cette
pré-notification sera faite par email ou courrier dans un délai contractuel - et accepté par le
client au titre des présentes CGV - de minimum 8 jours calendaires avant la date du
prélèvement.
L.
Conditions particulières d’usage du service EBP Dématérialisation
Les conditions particulières d’usage du service « Dématérialisation » viennent compléter les
conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite
d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois
intervenir
au
contrat.
Définition du service :
EBP Dématérialisation est un service qui permet de dématérialiser et d’automatiser le
traitement des factures fournisseurs dans le logiciel de gestion EBP, sous un format en rapport
avec la nature et l’utilité du document. Le service permet également un stockage limité dans le
temps ou limité en espace, ainsi qu’une consultation de ces documents. EBP s’engage à
mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le bon déroulement de ces
opérations.
Les documents dématérialisés stockés par EBP sont restituables au client de façon
permanente sous forme d’archives téléchargeables sur une période glissante de 10 ans au
maximum. Le client doit assurer lui-même l’archivage périodique des dits documents sur son
système informatique en particulier pour la production de ces documents dans le cadre d’un
contrôle légal ou fiscal de sa comptabilité.
A partir de ces dispositions, EBP se réserve le droit de supprimer des serveurs de stockage les
documents dématérialisés depuis plus de 10 ans.
L’utilisation du service est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel Open Line™ du
client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et
du présent service associé « Dématérialisation ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur
les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Dématérialisation » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la
connexion
au
service
et
de
son
utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, l’Editeur-Prestataire
s’engage à restituer ou détruire, au choix du client, gratuitement à la première demande de
celui-ci formulée par lettre recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 15
jours à la date de réception de cette demande, les données lui appartenant.
En cas de non-réception par EBP d’une demande client dans les conditions expliquées cidessus, la limite de rétention d’un document est fixée à 3 mois après la fin de l’engagement au
service de dématérialisation. Au-delà de ce délai, EBP pourra supprimer définitivement les
documents
Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous).
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP peut faire fonctionner la solution sans
pour autant avoir souscrit au service. L’évaluation peut se faire dans les conditions suivantes :
- Durée : 30 jours
- Nombre de documents scannés : 20 documents
En cas d’évaluation, EBP limite à une session active par compte utilisateur. Un message
l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant EBP
ou son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le
scan, le transfert et le stockage des documents. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des
prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP
ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise
exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du scanner utilisé, du réseau
Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des documents traités via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation du service par les différents utilisateurs. Il
s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’ait accès à ses données via le service
Dématérialisation.
Le client est tenu de vérifier que chaque document scanné et enregistré dans le logiciel, le soit
sous le bon format et avec les bonnes informations comptables (pour les documents
comptables). EBP ne peut en aucun cas être tenu comme responsable d’un document qui
serait « mal enregistré » ou non conforme aux lois , aux règlements ou encore aux besoins du
client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant contre tout
préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour une
violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des documents
scannés, enregistrés et stockés dans les logiciels EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service Dématérialisation dans les formes et
délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service Dématérialisation.
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après un non-paiement ou
un rejet de paiement des factures de redevances mensuelles ou annuelles d’utilisation ou
après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel)
et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles
notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions
générales ou de cas de violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article
L
121-20
du
Code
de
la
Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations
recueillies
par
lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
V1 – septembre 2015
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Point de vente et donne toutes les informations nécessaires
à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.

Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été
imprimée y seront consignées.
Table des matières
INSTALLATION ................................................................................................. 31
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 31
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 31
1.2. Présentation ................................................................................................ 32
1.3. Configuration requise .................................................................................. 32
1.4. Place disque nécessaire .............................................................................. 32
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ...................................................... 33
2.1. Installation du logiciel Point de vente ........................................................... 33
2.2. Installation réseau ....................................................................................... 34
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ? .......................... 37
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 38
4.1. Comment activer le logiciel ? ....................................................................... 39
4.2. Activation manuelle du logiciel ..................................................................... 39
4.3. Evaluez une version après activation........................................................... 40
5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? ............................ 41
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 41
5.2. Etape 2 : Identification ................................................................................. 41
5.3. Etape 3 : Adresse ........................................................................................ 41
5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 42
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ....................................................... 42
5.6. Ecran de travail ........................................................................................... 43
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 45
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? .................... 45
1.1. Les coordonnées de mon dossier ................................................................ 45
1.2. Les préférences de mon dossier .................................................................. 46
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ?.................................................... 48
1.4. Les commerciaux / vendeurs ....................................................................... 50
1.5. Les modes de règlements ........................................................................... 52
1.6. Les familles clients ...................................................................................... 53
1.7. Les clients ................................................................................................... 54
1.8. Les rayons................................................................................................... 56
1.9. Les familles d’articles .................................................................................. 57
1.10. Les articles ................................................................................................ 59
28
INSTALLATION
1.11. Les banques .............................................................................................. 61
1.12. Les fidélités clients .................................................................................... 62
2. LA GESTION DES VENTES .......................................................................... 63
2.1. Paramétrage de l’écran de ventes ............................................................... 63
2.2. Les périphériques ........................................................................................ 66
2.3. Préférences de fonctionnement du front office ............................................. 67
2.4. Création d’un ticket ...................................................................................... 69
2.5. Comment imprimer mon journal des tickets ................................................. 71
2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin .................................................. 71
2.7. La clôture de caisse..................................................................................... 72
2.8. La remise en banque ................................................................................... 73
3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE...................................................... 74
3.1. Liste des tickets de caisse ........................................................................... 74
3.2. Historique clients ......................................................................................... 74
3.3. Transfert en comptabilité ............................................................................. 76
4. LA GESTION DES GAMMES ......................................................................... 78
4.1. Création des données de base .................................................................... 78
4.2. La saisie des pièces .................................................................................... 83
4.3. Les impressions .......................................................................................... 89
5. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ................................................................... 90
5.1. Création des données de base .................................................................... 90
5.2. Les pièces de stock ..................................................................................... 91
5.3. Les pièces de ventes et d’achats ................................................................. 93
5.4. Création d’une pièce de vente ..................................................................... 94
5.5. Les statistiques............................................................................................ 94
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................... 95
6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ................................................................... 95
6.2. Comment sauvegarder ? ............................................................................. 95
29
LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 96
1. BACK OFFICE ............................................................................................... 96
1.1. Menu Dossier .............................................................................................. 96
1.2. Menu Données ............................................................................................ 96
1.3. Menu Ventes ............................................................................................... 98
1.4. Menu Achats ............................................................................................... 98
1.5. Menu Stock ................................................................................................. 99
1.6. Menu Opérations ......................................................................................... 99
1.7. Menu Impressions ..................................................................................... 100
1.8. Menu Outils ............................................................................................... 101
1.9. Menu Internet ............................................................................................ 101
2. Front office ................................................................................................... 102
2.1. Menu Ventes ............................................................................................. 102
2.2. Menu Opérations ....................................................................................... 102
2.3. Menu Caisse ............................................................................................. 103
2.4. Menu Outils ............................................................................................... 103
INDEX .............................................................................................................. 105
30
INSTALLATION
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *.
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 2000 (Coût d’un appel local)

Exposez votre problème par e-mail.
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
9h00 à 18h30
Le vendredi
9h00 à 18h00

* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
31
INSTALLATION
1.2. Présentation
EBP Point de vente est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front office (= points
d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est gestion des données, gestion
des achats, gestion des stocks et transfert comptable des données.
Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de caisse, gestion
des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse, et remise en banque.
1.3. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la
suivante :





OS : Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 32 bits &
64 bits, Windows 8 32 bits & 64 bits.
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 3 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
1.4. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 3 GO d’espace disque disponible.
32
INSTALLATION
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation du logiciel Point de vente
Remarque
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis en fonction de la
version que vous possédez, sur EBP Point de vente version Commerce de détail,
EBP Point de vente version Mode ou EBP Point de vente version PRO pour accéder
à la présentation et à l’installation du produit.
3.
Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Point de vente, la procédure
d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez
sur le bouton Suivant pour commencer.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui si
vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non,
l’installation s’arrêtera.
5.
Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer (Back office +
Front office, back office seul ou front office seul).
6.
Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une
première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est
ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation Personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 34).
7.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
33
AND
SETTINGS\ALL
INSTALLATION
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® 7
Windows® 8
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
34
INSTALLATION
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP  C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au
lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun  X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
35
INSTALLATION
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
36
INSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ?
Lancez le produit :

A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône

Démarrer + Programmes + EBP + EBP Point de vente (Back office) 18.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :

Essayer le logiciel en version d’évaluation,

Activer le logiciel.
37
,
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Point de vente reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :



Version Commerce de détail,
Version Mode,
Version PRO.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
du logiciel EBP Point de vente de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site
Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Point de vente, reportez-vous
aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Commerce de détail, Mode, PRO). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de
vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre
dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou
créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Point de
vente REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous
ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Point de vente REEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée
(Commerce de détail, Mode, PRO) est la même que la version avec laquelle vous avez
créé votre dossier.
38
INSTALLATION
4.1. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.2. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).

Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.

Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
39
INSTALLATION
4.3. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Point de vente que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :

Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.

Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
40
INSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour
cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous
pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le sélectionner dans une liste
en cliquant sur
.
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est
nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).
Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
41
INSTALLATION
5.4. Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre
dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise
du dossier.
42
INSTALLATION
5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barres d’outils
Barre de menus
Volet de navigation : il se décline en
différents thèmes. La majorité de ces
thèmes se composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant aux
autres, ils s'adaptent au traitement en
cours. Il peut être désactivé par le
menu Affichage.
Tableau de bord : il donne les priorités du jour
(commandes à traiter et rendez-vous), les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour,
des 12 derniers mois, les articles les plus
vendus, les paiements en retard et ceux à
venir.
43
PRISE EN MAIN
Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans
ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux
cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
45
PRISE EN MAIN
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de
votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées.
Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet
concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.2.1. Le bouton Articles

Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et une
méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou TTC par
défaut, par excès ou au plus juste.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.

Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez
la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article.
1.2.2. Le bouton Pièces

Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif
c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif,
cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir
est comptabilisé au débit du compte de vente.

Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur
encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte
comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3
Comment paramétrer mes taux de TVA page 48).
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.2.3. Le bouton Tiers

Le bouton
vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes
dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et
46
PRISE EN MAIN
fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
position dans la liste en cliquant sur les icônes
et
ou changer leur
.

Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez
l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être calculé.

Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les
comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la
zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera indiqué en fonction du choix
que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs.
1.2.4. Le bouton Comptabilité

Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer
un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements caisse et mouvements
de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier
Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.

Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez
paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être
récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en
cliquant sur l’icône
, vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.
1.2.5. Le bouton Racines de comptes comptables

Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour
les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création
des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches,
ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.

Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera repris
lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation permet de générer
une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes
correspondra au montant des ventes HT remisé.

Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être
généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison
sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients.
1.2.6. Le bouton Caisse

Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez l’option
Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de vos cartes. Cette
date permettra de calculer une date d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la
vente si la carte est périmée.
47
PRISE EN MAIN

Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez choisir
d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le compte client. Si
vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de caisse, cochez l’option
Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse.

Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des
mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ?
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du
menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite,
ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.

Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces
taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant,
vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable
48
PRISE EN MAIN
dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
votre dossier.
, vous accédez au plan comptable de

Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez
le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.

Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une
TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en
conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
49
PRISE EN MAIN
1.4. Les commerciaux / vendeurs
Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu
Données.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des commerciaux /
vendeurs. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche
commercial / vendeur proposée dans le front office est un condensé des informations du back
office.
1.4.1. Je crée une fiche Commercial
Vous souhaitez créer le commercial / vendeur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette
opération, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.

Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial / vendeur, les autres
zones étant facultatives.

Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet
Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter
par e-mail.
50
PRISE EN MAIN
1.4.2. Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche Commercial / Vendeur est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :



Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.

Mettre en forme la liste à partir de l’icône
. Vous pouvez alors supprimer ou
ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton
droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données
dans laquelle vous êtes.
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
51
PRISE EN MAIN
1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de
règlement du menu Données.
Remarque
Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous n’aurez pas la
possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à créer tous les modes de
règlements dont vous avez besoin.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône
Inser.

ou appuyez sur la touche
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.

Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du
règlement découle des traitements bien spécifiques,
Exemple
Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer le chèque
à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet d’imprimer les chèques.

Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y associer un
commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les ventes comptoirs.

Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en fonction de
leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez alors le champ
Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra alors d’obtenir pour chaque
type de règlement, le montant global perçu.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
52
PRISE EN MAIN
1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de
clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de
clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les
clients rattachés à cette famille.
Remarque
Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône
Inser.
ou appuyez sur la touche

Renseignez le code et le libellé de la famille clients.

Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.

La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les
Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier.

Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez les zones
Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit s’appliquer sur le
montant brut TTC ou le montant brut HT.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
53
PRISE EN MAIN
1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données +
Tiers.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients. Cependant,
vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client proposée dans le front
office est un condensé des informations du back office.
Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône
appuyez sur la touche Inser.
ou
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 46), renseignez la raison sociale, la
civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son
code.
54
PRISE EN MAIN
1.7.1. Onglet Adresse
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si
l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le
logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez
Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option
Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
1.7.2. Onglet Compte

Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres
indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option
Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le
bouton Tiers page 46), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.

L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous
souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant, indiquez alors
l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que
le client a dépassé son encours maximum.

Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de
nouveaux tickets au nom de ce client.
1.7.3. Onglet Vente
Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement
renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant,
vous pouvez les modifier.
1.7.4. Onglet Fidélité

Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option Gestion
d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous avez correctement
paramétré les préférences de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 47).

Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code barre
dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra d’identifier votre
client lors de son passage en caisse.

La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la carte et la
durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences (voir partie PRISE
EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 47).
55
PRISE EN MAIN

Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés les
points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en fonction des fiches
de fidélité que vous avez paramétré.

Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette information
vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en proposant des conditions
commerciales à l’occasion de leur anniversaire.
Procédez de la même manière pour créer tous vos clients.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
1.8. Les rayons
Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations / Rayons du
menu Données + Stock.
Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par rayon. De
plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon.
Remarque
Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office.
Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône
touche Inser et indiquez le code et le libellé.
Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.
56
ou appuyez sur la
PRISE EN MAIN
1.9. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du
menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par
catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les
modifications effectuées dans les fiches familles d’articles sur les articles appartenant à ces
familles.
Remarque
Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Meubles ». Pour cela, cliquez sur l’icône
appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
ou
1.9.1. Onglet Généralités

Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée.

Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif,
vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en négatif. Si vous
sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être
retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article n’apparaîtra pas
dans le front office.

Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez
la case Hors Stock.

Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de
revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.

Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors, paramétrer
un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de cette famille.
1.9.2. Onglet TVA / TPF
Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des articles de
cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par Dossier +
Propriétés + Taux de TVA et TPF.
1.9.3. Onglet Coefficients / Arrondis
57
PRISE EN MAIN

Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont été
paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le
bouton Articles page 46). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque
famille d’articles.

Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être
modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier
ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.

Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton
Articles page 46), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour chaque tarif, elle
est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous pouvez, cependant, la
modifier.

Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors
de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.9.4. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à utiliser pour
le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que
vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le
bouton Racines de comptes comptables page 47).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.
58
PRISE EN MAIN
1.10. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles.
Remarque
Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier.
Vous souhaitez créer l’article « Armoire ». Pour cela, cliquez sur l’icône
la touche Inser.
ou appuyez sur

Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos
articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse,
saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis
à l’article.

Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie
de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, d’enregistrer vos
ventes comptoir dans le front office sans passer par la création de pièces de stock ou
d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.
59
PRISE EN MAIN
1.10.1. Onglet Tarifs

Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le
prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.

La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspond à la TVA et
à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles.
Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si besoin est.
1.10.2. Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité

La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée dans la
famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre.

Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les boutons
articles dans l’écran de ventes.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.
60
PRISE EN MAIN
1.11. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données.
La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque.
Remarque
Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc pas la
possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques dans le back office.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un
maximum de clarté et le libellé.

Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.

Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer
les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
61
PRISE EN MAIN
1.12. Les fidélités clients
Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités client du
menu Données.
Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches de fidélité
qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de passages) et les seuils à
atteindre pour l’obtention d’un gain.
Remarque
Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône
et indiquez un libellé.
ou appuyez sur la touche Inser

L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte lors d’un
passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la fiche de fidélité
seront appliqués.

Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque ticket
pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des points en
fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre de points attribués à
chaque article et le type de carte Par nombre de passages en caisse permet de
cumuler un passage en caisse par ticket créé.

Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un article offert,
un bon d’achat ou une remise sur le CA cumulé).
Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches que vous
avez de seuils.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
62
PRISE EN MAIN
2. LA GESTION DES VENTES
Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs types de
paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les préférences de
fonctionnement de votre front office.
2.1. Paramétrage de l’écran de ventes
2.1.1. Application d’un thème
L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le menu
Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des vues Bandeau,
Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse, Rayons, Familles d’articles et
Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un des thèmes proposés par défaut.
Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de l’écran de
ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les vues Fonctions de
caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages. Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et
dans la liste déroulante, choisir un thème. Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider
votre choix.
63
PRISE EN MAIN
2.1.2. Paramétrage classique et paramétrage avancé
Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos attentes. Vous
pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons différentes :

Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons dans
une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les familles d’articles
et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique et organisés en fonction
des informations indiquées dans les fiches. On parle alors de paramétrage
classique.

Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon plus
approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton de chaque
vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter (Option Personnaliser
l’affichage des rayons, des familles et des articles dans les préférences). On
parlera alors de paramétrage avancé.
Exemple
64
PRISE EN MAIN
Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille A et cette
famille est rattachée à l’article A.
Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans l’écran de
ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le bouton de la famille A.
En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir le bouton
sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas obligés de suivre la
même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez aussi bien ne rattacher votre article
qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou même à aucun rayon et à aucune famille.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
65
PRISE EN MAIN
2.2. Les périphériques
Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de déclarer les
périphériques utilisés sur votre point d’encaissement.
Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous souhaitez créer et
cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone Quel type de périphérique
voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur port COM ou Périphérique OPOS.
Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez le driver
que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante.
Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS que vous
avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la même
procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la classe Afficheur.
Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en ligne
grâce à la touche F1.
66
PRISE EN MAIN
2.3. Préférences de fonctionnement du front office
Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés + Préférences.
2.3.1. Onglet Numérotation des pièces / Fidélité

Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée.
Exemple
Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001.
67
PRISE EN MAIN

Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur deux
données : le numéro du jour et le numéro de ticket.
Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket soit
automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du jour et du
numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la date du jour + 0001.
Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier ticket sera alors numéroté
701020001.
De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours puisque le
début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième partie du numéro
recommence à 0001.
2.3.2. Onglet Caisse

Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier tactile
permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès que vous
cliquerez dans une zone de saisie.

Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui sera par
défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de client, à chaque
nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client.
2.3.3. Onglet Règlements

Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de règlement,
si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple, si vous ne rangez
pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il n’est alors pas nécessaire
que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du règlement.

L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture
d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement Espèces,
Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une différence est
constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel) et le montant saisi, un
écart de clôture est alors généré.
2.3.4. Onglet Impressions

Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la facturette
doivent être imprimés et à partir de quel modèle.

De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les chèques,
cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez les imprimer lors
d’un règlement par chèque d’un ticket.
68
PRISE EN MAIN
2.3.5. Onglet Périphériques
Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de Paiement
Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur quel périphérique ils sont
connectés.
2.4. Création d’un ticket
Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Nouveau ticket de caisse.
2.4.1. Saisie des articles
Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités :





Lire le code-barre de l’article,
Saisir le code article au clavier,
Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article,
Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles,
Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles.
Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le ticket,
saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton Qté ou P.U. de ce
même pavé.
Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué dans les
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet Ventes page 67).
Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en cliquant sur le bouton Client
dans la vue Fonctions de caisse.
2.4.2. Règlement du ticket
Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités :

Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou Espèces, vous
pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la vue Fonctions de
caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de cette fenêtre entraîne
l’enregistrement et l’impression du ticket.
Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option
Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 68), à la validation de la vente, une
fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque,
69
PRISE EN MAIN

Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de règlement non
représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le bouton Règlements
dans cette même vue.
Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour
l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des
tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets.
Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez l’aide en
ligne grâce à la touche F1.
70
PRISE EN MAIN
2.5. Comment imprimer mon journal des tickets
Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du menu
Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur une période
donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par taux de TVA.

Indiquez la période d’impression à prendre en compte.

Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon
différentes périodicités.

Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le bouton
Paramétrer.

Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous
permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour
éditer le journal des ventes sur papier.
2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin
Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées :




Activité du magasin par tranche horaire,
Activité du magasin par vendeur,
Statistiques de ventes par tarif,
Résultat des ventes.
Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions +
Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez imprimer cet
état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu.
Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont indiqués le
chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles retournés, le nombre
d’articles offerts…
Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide en ligne
grâce à la touche F1.
71
PRISE EN MAIN
2.7. La clôture de caisse
La clôture de caisse a pour conséquences :




La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront plus être
supprimés,
La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des règlements en
espèces,
La clôture des mouvements de caisse,
La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes
bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde antérieur.
Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse.

Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates auxquelles vous
avez enregistré vos ventes et vos règlements.

Choisissez sur quelle imprimante
Imprimante ou Imprimante ticket.

Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture.

Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des montants en
caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 Onglet Caisse page 68),
une fenêtre est alors affichée afin de saisir les montants réels en caisse pour les
types Espèces, Cartes bancaires, Chèques et Tickets restaurant.

Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez sur Oui.
vous souhaitez effectuer
l’impression :
Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez à
consulter l’aide en ligne par la touche F1.
72
PRISE EN MAIN
2.8. La remise en banque
La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à l’exception
des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque, vous devez auparavant
créer un retrait de caisse par le menu Caisse + Mouvements de caisse.
Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements de type
Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En effet, les
règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque automatiquement.
2.8.1. Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant
Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket restaurant,
lancez la commande Remise en banque du menu Opérations.

Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés.

Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous souhaitez
remettre qu’un type de règlement.

Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la remise en
banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez pas valider la
remise en banque.

Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton OK.

Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en banque.
Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message demande de
confirmer la remise en banque. Confirmez.
2.8.2. Des règlements de type Carte bancaire
Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise en banque
automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner dans la fiche du mode de
règlement la banque à prendre en compte pour la remise en banque.
Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été clôturés, un
message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces règlements. En
répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour éditer le bordereau de remise
en banque.
73
PRISE EN MAIN
3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE
3.1. Liste des tickets de caisse
Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette liste de
tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur l’onglet Tickets de
caisse.
Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées dans le
front office.
En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous pouvez
visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps, apparaissent tous les articles
composant le ticket et dans l’onglet Pied, le règlement saisi dans le ticket apparaît dans la
zone Acompte.
3.2. Historique clients
Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers + Clients, option
Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet Tickets de caisse a été ajouté
dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au client.
74
PRISE EN MAIN
Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce dans le volet
de navigation.
Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté.
75
PRISE EN MAIN
3.3. Transfert en comptabilité
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets de caisse,
les règlements en caisse et les mouvements de caisse.
3.3.1. Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :

Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité,
cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures
comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.

Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui
possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de
Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable.
3.3.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents
éléments :

Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques,

Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier + Propriétés +
Préférences,

Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité
du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP Comptabilité du menu
Opérations + Transfert en comptabilité.

Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous les
tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet intervalle seront
transférés.

Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Tickets de
caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse).

Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 47 pour paramétrer cette option).

Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option
Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients seront
centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche, vous perdez tout
le détail de ces comptes.
76
PRISE EN MAIN

Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre,
vous devrez de nouveau sélectionner la commande EBP Comptabilité du menu
Opérations + Transfert en comptabilité. Pour effectuer le transfert définitivement,
cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre
d’écritures générées.
77
PRISE EN MAIN
4. LA GESTION DES GAMMES
Point de vente permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut être
adaptée à différents types de commerce : les vêtements (taille, couleur), la lingerie (taille,
couleur, bonnet), les chaussures (pointure, couleur)… Cette option n’est accessible que pour
la version Mode de Point de vente.
4.1. Création des données de base
4.1.1. Définition des gammes
Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 0 Comment créer
mon dossier Point de vente page 38), vous devez définir vos gammes par le menu Dossier
+ Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des gammes.
Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2.
Cependant, le logiciel permet de gérer jusqu’à 3 gammes. Les gammes définies par défaut
78
PRISE EN MAIN
sont nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à
votre convenance.
Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la
longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des
gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque
gamme dans le logiciel.
Par exemple, vous tenez un magasin de sport dans lequel vous vendez des vêtements, des
chaussures et de la lingerie. Vous avez donc besoin de définir 3 gammes : une pour les tailles,
une pour les couleurs et une pour les bonnets (pour les articles de lingerie). Les deux
premières étant par défaut définies, vous devez donc en créer une 3ème.
Pour gérer une 3ème gamme correspondant au bonnet pour la lingerie, vous devez indiquer
dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel crée alors une 3ème gamme qui est
par défaut nommée Bonnets.
Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Taille à 5, celle de la gamme Couleur et
Bonnet à 2.
Remarque
La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette
somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les
préférences.
Attention
Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors
plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
79
PRISE EN MAIN
4.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes
Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant
par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque
élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une
image.
Dans notre exemple de magasin de sport, vous allez avoir une entrée Tailles, une entrée
Couleurs et une entrée Bonnets dans le menu Données + Stock.
Pour créer une taille, allez dans le menu Données + Stock + Tailles, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN
MAIN, paragraphe 4.1.1 Définition des gammes page 78), le code Taille doit être
obligatoirement sur 5 caractères.
Procédez de la même manière pour les couleurs et les bonnets, tout en sachant que le code
Couleur et le code Bonnet doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé dans les
préférences.
4.1.3. Les collections
La collection permet de gérer la saisonnalité de vos articles. Ainsi, vous pourrez éditer des
statistiques par collection et également mettre en sommeil les articles d’une collection c’est-àdire ne plus les destiner à la vente.
Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Dans notre
exemple de magasin de sport, vous souhaitez créer la collection Automne – Hiver 2006-2007.
Cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Indiquez le code et le libellé. Lorsque vous aurez enregistré des pièces de ventes d’achats et
de stock, vous pourrez visualiser les statistiques se rapportant à la collection dans l’onglet
Statistiques.
80
PRISE EN MAIN
4.1.4. Les articles collectifs
Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors
créer vos articles collectifs.
L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer.
Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur
l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Dans notre exemple de magasin de sport, vous vendez une paire de chaussures pour bébé.
Nous allons donc créer l’article collectif Chaussures bébé. Indiquez le code CHENFA1 (le
code est obligatoirement sur 7 caractères), une désignation, une famille d’articles et une
collection.
Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison
correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles
facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer.
Pour notre article collectif Chaussures bébé, seules les gammes Tailles et Couleurs sont
concernées, les bonnets étant réservées à la lingerie. Pour créer la combinaison
correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Tailles Couleurs Bonnets par le menu
contextuel.
1.
Dans la fenêtre affichée, sélectionnez les gammes Tailles et Couleurs et cliquez
sur le bouton Suivant.
2.
Si toutes les tailles sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, toutes les tailles ne le sont pas puisqu’il y a des tailles de
vêtements, de lingerie et de chaussures. Donc, cochez seulement les pointures
bébé puis cliquez sur le bouton Suivant.
3.
Si toutes les couleurs sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, les chaussures ne sont disponibles que dans certaines couleurs.
Donc, cochez seulement les couleurs adéquates.
4.
Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons
qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer.
La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les couleurs sont regroupées
par pointure.
Remarque
Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes tailles et les mêmes
couleurs, vous pouvez également créer vos combinaisons par le menu Données + Stock +
Combinaisons. Elles serviront alors de modèles.
81
PRISE EN MAIN
Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les
fiches des articles facturables.
Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter
l’aide en ligne par la touche F1.
4.1.5. Génération des articles facturables
Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre
saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont
créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les
tailles, les couleurs et les bonnets sélectionnés dans la combinaison ont des articles
correspondants.
Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un
article facturable est la concaténation des codes suivants :




Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,
Les 5 suivants au code Taille,
Les 2 suivants au code Couleur,
Les 2 derniers au code Bonnet.
Dans notre exemple, pour l’article collectif Chaussures bébé, le code de chaque article
facturable commencera par CHENFA1 (code de l’article collectif) et finira par 00 puisque la
combinaison indiquée dans l’article collectif ne tient pas compte des bonnets.
82
PRISE EN MAIN
4.2. La saisie des pièces
Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est
spécifique.
4.2.1. Les pièces de stock
Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Entrée de stock.
Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif CHENFA1. La fenêtre
suivante apparaît :
Sont alors affichées toutes les tailles et les couleurs rattachées à cet article collectif. Par
défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, Tous est sélectionné. Le tableau de saisie
est alors collectif c’est-à-dire toutes les tailles-couleurs sont affichées et la saisie concerne la
même information. Par défaut, il s’agit de la quantité. Vous pouvez modifier cette information
en la sélectionnant dans le champ Sélection.
Vous pouvez également saisir les valeurs individuellement c’est-à-dire taille-couleur par taillecouleur. Sélectionnez, dans l’arbre, une pointure. Le tableau de saisie est alors adapté et
83
PRISE EN MAIN
affiche les couleurs de la pointure sélectionnée en ligne et les informations modifiables en
colonnes.
Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux
tailles-couleurs saisies apparaissent dans le corps de la pièce.
La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle
dans les entrées de stock.
4.2.2. Les pièces d’achats
Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Commande fournisseur.
Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez
le code de l’article collectif CHENFA1. La fenêtre suivante apparaît :
Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et
cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux tailles-couleurs saisies apparaissent
dans le corps de la pièce.
84
PRISE EN MAIN
La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est
identique à celle dans les commandes fournisseurs.
4.2.3. Les pièces de vente
Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et doublecliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code
article, saisissez le code article collectif CHENFA1. La liste des tailles disponibles pour cet
article collectif apparaissent :
Sélectionnez une taille et validez par le bouton OK. La liste des couleurs disponibles dans
cette taille apparaît :
85
PRISE EN MAIN
Sélectionnez une couleur et validez par le bouton OK. L’article correspondant à la taille et la
couleur sélectionnée apparaît.
La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures
clients est identique à celle dans les devis.
4.2.4. Les tickets de caisse
Allez dans le menu Opérations + Front office + Lancer le front office pour accéder au front
office. Ensuite, sélectionnez l’option Nouveau ticket de caisse du menu Ventes.
Cliquez sur un rayon, puis une famille d’articles. Dans la vue Articles, apparaissent les articles
collectifs. Cliquez sur le bouton de l’article collectif Chaussures bébé. La fenêtre suivante
apparaît :
86
PRISE EN MAIN
Cliquez alors sur une taille. La liste des couleurs est alors affichée.
87
PRISE EN MAIN
Cliquez sur une couleur. L’article correspondant à la taille et à la couleur sélectionnées est
alors inséré dans le ticket. Dans les colonnes Tailles et Couleurs, sont indiqués le code de la
taille et le code de la couleur de l’article.
88
PRISE EN MAIN
4.3. Les impressions
4.3.1. Statistiques mensuelles par collection
Ces statistiques permettent d’obtenir par collection et sur la période demandée la quantité
vendue, le chiffre d’affaires et la marge.
4.3.2. Synthèse des achats / ventes par collection
Cette impression permet de connaître pour chaque collection et par fournisseur les quantités
achetées, les quantités vendues, le montant des achats et le montant des ventes ainsi que la
différence entre les deux.
89
PRISE EN MAIN
5. LA GESTION DU MULTI-DEPOT
Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Point de vente répond à ce besoin et vous
permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette
fonctionnalité n’est accessible que pour la version PRO de Point de vente.
5.1. Création des données de base
5.1.1. Les dépôts
Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer
vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt
est déjà créé et est défini comme dépôt principal.
Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation
ou cliquez sur l’icône
.
Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du
dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre
saisie.
5.1.2. Les articles
Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire
est disponible : Quantité initiale.
90
PRISE EN MAIN
Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la
validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé.
5.2. Les pièces de stock
5.2.1. Un dépôt
Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le
dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si
vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
91
PRISE EN MAIN
Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le
modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option
Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher.
A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé.
5.2.2. Tous les dépôts
Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette
opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les
dépôts.
Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît :
92
PRISE EN MAIN
Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette
fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été
saisie.
La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de
stock.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock,
pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
5.3. Les pièces de ventes et d’achats
5.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers
Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un
client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il
est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client.
Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut.
Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour
ce client. Ce champ est, par défaut, vide.
Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet
Achat.
93
PRISE EN MAIN
5.4. Création d’une pièce de vente
En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous
choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt
présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du
dépôt principal.
Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps.
Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source.
Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et
affichez la colonne.
Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous
les types de pièces d’achats.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et
d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
5.5. Les statistiques
L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous
dépôts confondus ou par dépôt.
94
PRISE EN MAIN
6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de
sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences,
conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents
(en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
6.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue
Sauvegarde de données :

Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés
possibles) .

Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier
sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert
comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
95
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Point de vente. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à
la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. BACK OFFICE
1.1. Menu Dossier
1.1.1. La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé
Recopie).
1.1.2. Les utilisateurs
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des
options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
1.2. Menu Données
1.2.1. Grilles de tarifs
Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client
(aide en ligne, mot clé Grille de tarifs).
1.2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise
Cette fonctionnalité permet de définir des conditions de remise pour un client et un article
donné.
96
LES FONCTIONS AVANCEES
1.2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer
Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les
dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du
coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume.
Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de
pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée.
1.2.4. Les promotions ou Soldes
Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des
périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes).
97
LES FONCTIONS AVANCEES
1.3. Menu Ventes
1.3.1. L’état des devis
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité.
Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez
également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la
date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis.
1.3.2. La recherche sur un N° de série
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut
recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des
recherches.
1.3.3. Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et
dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients).
1.3.4. Les factures d’acompte
Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la réalisation de la
prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un règlement dans une commande,
vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non générer une facture d’acompte (aide en ligne,
mot clé Facture d acompte).
1.4. Menu Achats
1.4.1. La recherche des articles par référence fournisseur
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de
recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code
article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la
pièce.
1.4.2. Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui
doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement).
98
LES FONCTIONS AVANCEES
1.5. Menu Stock
1.5.1. La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :





Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
1.6. Menu Opérations
1.6.1. Les écarts de règlement
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des
soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé
Ecart de règlements).
1.6.2. Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans
leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
1.6.3. La DEB
La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des
Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne.
Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES. Cependant, vous avez la
possibilité de générer un fichier Intracom (aide en ligne, mot clé DEB et Intracom).
99
LES FONCTIONS AVANCEES
1.7. Menu Impressions
1.7.1. Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et /
ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
1.7.2. L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article
en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client).
1.7.3. Les statistiques
Dans le logiciel EBP Point de vente, vous pouvez éditer différents états concernant les
statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs.
1.7.4. Les relevés de factures
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de
page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction
du modèle choisi).
100
LES FONCTIONS AVANCEES
1.8. Menu Outils
1.8.1. Les champs personnalisés
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les
fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs
personnalisés).
1.8.2. L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous
pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher l’agenda
d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide en ligne,
mot clé Agenda).
1.8.3. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces
fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables.
Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur
la touche F1.
1.9. Menu Internet
1.9.1. La solution OXATIS
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration,
consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis).
101
LES FONCTIONS AVANCEES
2. FRONT OFFICE
2.1. Menu Ventes
2.1.1. Génération d’une facture
Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des factures
régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant l’option Générer une
facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de la mise en compte d’un ticket, au
lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une facture sera alors générée dans le back office.
2.2. Menu Opérations
2.2.1. Génération de bons d’achat ou chèques cadeau
Comme l’indique son nom, cette option permet de générer des bons d’achat ou chèques
cadeau selon plusieurs critères. Vous pouvez en générer soit dans le cadre de la fidélité client
soit dans le cadre de la vente de chèque cadeau (aide en ligne, mot clé Chèque cadeau ou
Bons d’achat).
2.2.2. Saisie des règlements
Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de saisie des
règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit (aide en ligne, mot clé
Règlements).
2.2.3. Regroupement de tickets
Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les clients de
ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement de tickets va vous
permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des ventes en compte de ce client
(aide en ligne, mot clé Regroupement).
102
LES FONCTIONS AVANCEES
2.3. Menu Caisse
2.3.1. Fond de caisse
Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant les espèces,
cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en ligne, mot clé Fond de
caisse).
2.3.2. Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de caisse (aide
en ligne, mot clé Mouvements).
2.4. Menu Outils
2.4.1. Raccourcis clavier
Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de ventes un
raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez également affecter un
raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé Raccourcis clavier).
2.4.2. Paramétrage des modèles de ticket
Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez paramétrer vos
modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en ligne, mot clé Editeur).
103
LES FONCTIONS AVANCEES
104
INDEX
Index
A
Activer .................................................................................................................21
Activité ................................................................................................................53
Adresse de la société ..................................................................................... 23, 27
Aide en ligne (utilisation) .......................................................................................7
Article ..................................................................................................................41
Articles collectifs..................................................................................................63
Assistance technique ...........................................................................................13
B
Banque ................................................................................................................43
C
Champ personnalisé ............................................................................................83
Chiffre d’affaires ..................................................................................................53
Civilités ................................................................................................................28
Client ...................................................................................................................36
Client bloqué .......................................................................................................37
Clôture de caisse .................................................................................................54
Codification automatique ....................................................................................28
Collectifs ..............................................................................................................63
Collection.............................................................................................................62
Combinaison ........................................................................................................63
Commercial .........................................................................................................32
Comptabilisation des avoirs ................................................................................28
Configuration requise ..........................................................................................14
Contact de la société ..................................................................................... 24, 27
Coordonnées .......................................................................................................27
105
INDEX
Courriers ..............................................................................................................82
Création de dossier..............................................................................................23
D
DEB ......................................................................................................................81
Déclaration ..........................................................................................................50
Dépôt ...................................................................................................................72
Devise du dossier.................................................................................................24
E
Ecart de règlement ..............................................................................................81
E-mail EBP............................................................................................................13
Encours maximum ...............................................................................................37
Evaluation ............................................................................................................20
Exportation ..........................................................................................................83
F
Famille articles.....................................................................................................39
Familles clients ....................................................................................................35
Fichier texte .........................................................................................................58
Fidélité .................................................................................................................29
Fidélités clients ....................................................................................................44
G
Gammes ..............................................................................................................60
H
Historique des clients ..........................................................................................56
Historique des ventes ..........................................................................................82
106
INDEX
I
Identification de la société ..................................................................................27
Importation .........................................................................................................83
Installation monoposte .......................................................................................15
J
Journal des tickets ...............................................................................................53
L
Lancement du logiciel ..........................................................................................19
Lettre de relance .................................................................................................81
Lettres types ........................................................................................................82
Lisezmoi.txt ...........................................................................................................7
Liste des tickets de caisse ....................................................................................56
M
Magasin ...............................................................................................................53
Mise à jour des tarifs ...........................................................................................81
Mode de règlement .............................................................................................34
Montants en caisse..............................................................................................50
Mot de passe .......................................................................................................27
Multi-dépôt .........................................................................................................72
N
NAF ................................................................................................................ 23, 27
NII .................................................................................................................. 23, 27
Nouveau dossier ..................................................................................................23
Numérotation des pièces ....................................................................................49
O
Oxatis...................................................................................................................83
107
INDEX
P
Paramétrage avancé ............................................................................................46
Paramétrage classique ........................................................................................46
Paramétrage des taux de TVA .............................................................................30
Périphérique ........................................................................................................48
Préférences du dossier ........................................................................................28
Promotion ...........................................................................................................79
Protocoles validés................................................................................................16
R
Racines de comptes .............................................................................................29
Rayon...................................................................................................................38
Réapprovisionnement ................................................................................... 79, 80
Recopie ................................................................................................................78
Regroupement.....................................................................................................84
Relance ................................................................................................................81
Relances commandes clients ...............................................................................80
Relevés de factures .............................................................................................82
Remise en banque ...............................................................................................55
Réseaux validés ...................................................................................................16
S
Sauvegarde ..........................................................................................................77
Service technique (e-mail) ...................................................................................13
Service technique (téléphone) ............................................................................13
Statistiques ..........................................................................................................82
Synthèse ..............................................................................................................71
T
Téléphone EBP.....................................................................................................13
Thème .................................................................................................................45
Ticket ...................................................................................................................51
Transfert comptable ............................................................................................58
108
INDEX
U
Utilisateurs ..........................................................................................................78
109
Notes
110