Mode d'emploi | EBP Compta v14 Manuel utilisateur

EBP Compta
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en
mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
EBP Compta
3
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
4
EBP Compta
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
EBP Compta
5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
6

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.

Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
EBP Compta
Table des matières
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION
11
1. AVANT DE COMMENCER
11
1.1. Accès au service technique ................................................................ 11
1.2. Configuration requise ......................................................................... 12
1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
13
2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13
2.2. Installation réseau ............................................................................... 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
18
4.1. Version d’évaluation............................................................................ 18
4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19
4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19
4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21
5.3. Etape 3 : Adresse................................................................................. 21
5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22
5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23
5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24
PRISE EN MAIN
25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
25
1.1. Les coordonnées de mon dossier...................................................... 25
1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29
1.4. Je paramètre mon plan comptable..................................................... 30
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
37
2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37
2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37
2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43
2.4. La saisie standard ............................................................................... 45
EBP Compta
7
TABLE DES MATIERES
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
50
3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50
3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50
3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52
4. JE POINTE MA BANQUE
53
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53
5. LA DECLARATION DE TVA
55
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55
5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55
5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
58
6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?............................................... 58
6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
60
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?......................... 61
7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63
8. LA CLOTURE MENSUELLE
64
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
65
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65
9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
69
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69
10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69
LES FONCTIONS AVANCEES
71
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
71
1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71
1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71
1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71
1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72
1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72
8
EBP Compta
Table des matières
1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72
1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72
2. MENU QUOTIDIEN
73
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73
2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73
2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73
2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73
3. MENU IMPRESSIONS
74
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74
3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74
4. MENU CLOTURE
75
4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75
4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75
4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75
5. MENU OUTILS
76
5.1. Maintenance ......................................................................................... 76
5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76
5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76
5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77
INDEX
EBP Compta
79
9
Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)

Exposez votre problème par e-mail.
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
8h00 à 19h00
Le vendredi
8h00 à 18h00

* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
EBP Compta
11
INSTALLATION
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :




Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;
(1)
(2)
Windows XP , Vista ou 7 (32 bit et 64 bit) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
12
EBP Compta
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3.
Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure
d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement
personnalisée.
EBP Compta
modifier
ces
répertoires,
choisissez
l’installation
13
INSTALLATION
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
14
EBP Compta
Comment installer mon logiciel ?
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur
l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données  X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
EBP Compta
15
INSTALLATION
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
16
EBP Compta
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :

Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône

Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0.
;
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :

D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;

D’activer le logiciel.
EBP Compta
17
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :




Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le
site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportezvous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation
que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce
dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez
sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant
précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en
guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez
créé votre dossier.
18
EBP Compta
Comment activer mon logiciel ?
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :

Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).

Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.

Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
EBP Compta
19
INSTALLATION
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez
achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
20

Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.

Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
EBP Compta
Comment créer mon dossier ?
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône
.
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
EBP Compta
21
INSTALLATION
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône
pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel
l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement
bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous
réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En
effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera
alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape
n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne
« Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque,
la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque
(512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :

22
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque
règlement. Exemple :
EBP Compta
Comment créer mon dossier ?
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.

La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale
chaque mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la
suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je
paramètre mon plan comptable page 30).
EBP Compta
23
INSTALLATION
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menu
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
24
Barre d’outils
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
EBP Compta
25
PRISE EN MAIN
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable,
afin de les retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers

26
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
1.2.2. Onglet Saisie

Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
er
Saisie AN sur le 1 mois de l’exercice.

Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si
l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée,
la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera
par échéancier.

Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.

Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.

Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La
case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO,
permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit
la saisie.

Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous
préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
EBP Compta
27
PRISE EN MAIN
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit
d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z
de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable.
Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre
expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation

Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment
choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées
par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera
modifiable directement dans l’option de consultation.

Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage
entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou
fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire
celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le
lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une
facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne
pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart
maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement
un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la
création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en
fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :
28

En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie
globale chaque mois, pointez par Journaux.

En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à
chaque règlement, pointez par Compte.
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
1.3. Je paramètre la TVA
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA,
accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le
bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous
utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les
modes de TVA les plus fréquemment utilisés :

« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la
facture.

« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie
du règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un
compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
EBP Compta
29
PRISE EN MAIN
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le
détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges,
les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être
enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature
économique.
Exemples

Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit
toutes ses factures et tous ses règlements.

Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un
compte bancaire.

Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de
taxes etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du
menu Données, ou par l’icône
.
Vous obtenez la fenêtre suivante :
30
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine »
du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle
catégorie appartient le compte :
Catégorie (onglets)
Capitaux
Immobilisations
Stocks
Fournisseurs
Clients
Autres Tiers
Finances
Achats
Ventes
Clôture
Racine (début du numéro)
1
2
3
40
41
42 à 49
5
6
7
8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour
réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la
racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être
obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :

Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse.
Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel.
Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.
EBP Compta
31
PRISE EN MAIN

Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique
(lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les
petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les
trois types de lettrage sont autorisés.

Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit,
afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la
saisie des factures sur ce compte.

Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer
les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces
informations n’apparaîtront nulle part par la suite.

Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement
de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de
graphe, et de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle.
Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des
écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes
inexistants au fur et à mesure.
32
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA.
Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton
Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez
l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le
libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes.
Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro
de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton
Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type
d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits).
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par
type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le
compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur
Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE).
EBP Compta
33
PRISE EN MAIN
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les
opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier,
ou double-cliquez dessus :
34
EBP Compta
Comment initialiser mon dossier ?
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si
besoin modifier le libellé.

Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par
un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il
peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de
fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque
écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une
numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une
numérotation par mois).

Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans
les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27).

Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes
comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de
gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons
créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et
services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ
Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une
autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie
standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] +
[T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de
ventes de la même façon.
EBP Compta
35
PRISE EN MAIN
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un
nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du
journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin
de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le
libellé de la banque :

Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des
pièces.

Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le
compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet
de programmer une contrepartie automatique :

Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :



Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque
mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture
de contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide
en ligne par la touche F1.
36
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En
effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux.
Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP
Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :

La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans
notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.

La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des
règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous
guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3
page 43.

La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances
comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle
écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version
PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les
tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en
banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des
ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente,
règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans
l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier +
Propriétés + Préférences).
EBP Compta
37
PRISE EN MAIN
2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option
Mes Achats du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le
détail d’une facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le
bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture
devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation 
ou
Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera
plus rapide.

Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez
saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA
pourra être calculée.

Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.

Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.

Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture
en cliquant sur la flèche
. Vous pouvez également taper la première
lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la
touche  .
38

Le champ Description correspond à la description de la facture. Par
défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous
pouvez bien sûr saisir une autre information.

Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la
facture.

En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche
dans le tableau de ventilation des montants de la facture : <Inser> pour
ajouter une ventilation.

Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne
s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier
numérique.
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?

Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le
type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il
est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une
fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en
appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.

Saisissez toutes les ventilations nécessaires.

Une
fois
toutes
les
ventilations
saisies,
cliquez
sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par
l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir un avoir ?
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs.
Comment saisir un escompte et une remise ?
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient
« Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais,
remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
EBP Compta
39
PRISE EN MAIN
Comment corriger une facture ?
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit
ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la
facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications
saisies, cliquez sur Enregistrer la facture.
2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes
Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous
permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel
chaque ligne correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle
fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies
se font dans cet assistant.
Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de
règlement.
Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux
de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une
nature de vente grâce au bouton
. Déplacez-vous d’une colonne à l’autre
grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations
de votre ticket Z :
40
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de
règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque
seront reportées dans les saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la
caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne
devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie.
2.2.3. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre
Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie.
Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.

Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ
est grisé pour la caisse).

Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou
frais :



Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été
préalablement saisie.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à
un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas
été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement,
de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
EBP Compta
41
PRISE EN MAIN
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.



Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le
tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour
ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les
différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ
Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le
tableau est précédée de la lettre B.
Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de
banque, par un simple clic de la souris :
42
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
2.3. La saisie guidée
2.3.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux
avantages à la saisie guidée :





Sélection automatique du journal
Proposition des numéros de comptes
Positionnement automatique au débit ou au crédit
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles
qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette
option.
2.3.2. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur
dans la mauvaise colonne.
2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ?
Accédez à la saisie guidée :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Saisie guidée
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de
l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides
essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous
permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie
et de vos opérations diverses.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats,
cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou
double-cliquez dessus pour accéder à la saisie.
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les
écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
EBP Compta
43
PRISE EN MAIN
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le
logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.




Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous
indique ce que vous devez faire :
Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur
l’icône
pour accéder au plan comptable ; Si le compte du
fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton
Nouveau .

Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et
le HT se calculent automatiquement.

Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous
confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent
automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre
type d’opération.
2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le
logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle
vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce,
compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus
d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la
création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot
clé Guides d’écritures.
44
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
2.4. La saisie standard
2.4.1. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne
colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne
vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir).
2.4.2. Comment saisir une facture de vente ?
Accédez à la saisie standard :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Saisie Standard
Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.

Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône
Tabulation ou Entrée.
. Appuyez sur

Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.

Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche 
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.

Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.

Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.

Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône
,
ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose
automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans
la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.
EBP Compta
45
PRISE EN MAIN
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un
compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4.
Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le
logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le
nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le
connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan
comptable, il vous proposera alors de le créer.

Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la
date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.

La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.

Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez
le TTC de la facture.

Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez
le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le
plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez
créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ?
page 34) .

Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne
Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.
Attention
Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte
correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50,
débits, encaissements.

46
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis
appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est
automatiquement calculé.
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
Remarque
Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde,
vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de
les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont
peut-être différentes.
Points à retenir :



Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez vos écritures :

 ou F4 ouvre le plan comptable

F12 solde l’écriture
2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ?
Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de
journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.

Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement
a été encaissé.

Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.

Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .

Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.

Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro
de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.

Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.

Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le
montant du paiement.

Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous
gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre
la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre
automatiquement.
EBP Compta
47
PRISE EN MAIN

Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ;
Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.

Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et
sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la
colonne Règl. Euros.

Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.

Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?

L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;

Les écritures seront automatiquement lettrées ;

De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.

Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement :
sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.

Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de
banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal
de banque ? page 36).
Points à retenir :




48
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez la ligne du paiement ;
Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.
EBP Compta
Comment saisir mes écritures ?
2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures

Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre
clavier.

Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.

Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques

Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la
souris).

Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.

En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous
permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois
confondus.
EBP Compta
49
PRISE EN MAIN
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
3.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et
ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un
compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque
par exemple.
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des
banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre
expert-comptable).
3.3. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la
facture d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à la consultation :

Par la barre d’outils :


Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu :
Quotidien + Consultation – Lettrage
Et procédez comme suit :

Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou
cherchez-le dans le plan comptable par l’icône
, ou par 411 ou
411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la
période de consultation).

50
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en
surbrillance.
EBP Compta
Je consulte et je lettre un compte

Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?

Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de
lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de
règlement, car elles sont considérées comme payées.

En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case
Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le
compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.

Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .

Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer,
et confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage
Automatique :

La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre
client.

Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le
même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas
le cas, pointez Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau
lettrés.
EBP Compta
51
PRISE EN MAIN
Remarques

Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à
cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par
exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.

Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez
la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement,
« 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la
profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.

Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport
avant de lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en
ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique.
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?
3.5.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon
client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement.
3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie
des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés.
Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du
règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le
paiement de mon client ? page 47).
52
EBP Compta
Je pointe ma banque
4. JE POINTE MA BANQUE
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez
choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou
le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal).
Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la
partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22.
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos
règlements et vous munir de votre relevé bancaire.
Remarque
Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies
non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque).
Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur
dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.

Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).

Choisissez la banque concernée dans le champ Compte
(rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).

Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.

Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
EBP Compta
53
PRISE EN MAIN

Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.

Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement
bancaire est faux ») .

S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône

.
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques

Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.

Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
54

Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été
saisis : saisissez-les et pointez-les.

Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.

Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le
relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.

Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
EBP Compta
La déclaration de TVA
5. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de
paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si
besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20.
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été
abordé :

Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le
NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).

Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données +
Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de
TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez
l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.

Lors de la saisie, utilisez les comptes
factures (France, UE, encaissements, débits…).

En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors
de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47).
correspondant
aux
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures,
depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient
validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de
TVA provisoire
5.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué
dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le
menu Quotidien + Déclaration de TVA.

Cliquer sur le bouton Nouveau.
EBP Compta
55
PRISE EN MAIN

Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.

Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.

Indiquez le mois ou le trimestre voulu.

Indiquez le mode de paiement.

Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel.

Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.

Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé
CA3.
5.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au
régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
56

Cliquer sur le bouton Nouveau.

Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.

Indiquez la date limite de dépôt.

Indiquez le mode de paiement.

Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.
EBP Compta
La déclaration de TVA

Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.

Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
EBP Compta
57
PRISE EN MAIN
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
6.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre
journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône
.




Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne
les écritures classées compte par compte.
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône

Choisissez le type de grand-livre souhaité :









.
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le
détail des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.
58
EBP Compta
Les impressions courantes
6.3. Comment imprimer ma balance ?
La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit,
le solde débiteur et le solde créditeur.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de
contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit
du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des
crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône

Choisissez le type de balance souhaité :









.
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur
deux lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
EBP Compta
59
PRISE EN MAIN
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non
réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50)
n’apparaissent donc pas dans les différents états.
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.

Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.

Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les
différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Balance âgée.
60
EBP Compta
Je réalise le suivi de mes tiers
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.

Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les prévisions seront calculées par rapport à cette date.

Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates
d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Prévisions de règlements.
EBP Compta
61
PRISE EN MAIN
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?
7.3.1. L’échéancier prévisionnel
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par
ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu
Impressions.

Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.


Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .

Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Echéancier prévisionnel.
7.3.2. L’échéancier détaillé
Attention
Cette option n’est disponible qu’en version PRO.
Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque
échéance, le nombre de jours de retard.
62

Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.

La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.

Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le
nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.

Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.

Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une
sortie papier.
EBP Compta
Je réalise le suivi de mes tiers
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou
cliquez sur l’icône
.

Renseignez la date de référence avec la date du jour.

Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de
dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance,
c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et
la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?

Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de
relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.

Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi,
le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :
EBP Compta
63
PRISE EN MAIN
8. LA CLOTURE MENSUELLE
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures.
Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
64
EBP Compta
Les opérations de fin d’exercice
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page
55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état
préparatoire au bilan et au compte de résultat.
9.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier
mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
9.1.2. Le bilan et le compte de résultat
Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime,
sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé
Paramétrage du bilan.
9.2. Je clôture mon exercice
9.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :

Solder les comptes de classes 6 et 7 ;

Calculer le résultat de l’exercice ;

Générer les écritures de reports à nouveaux.
EBP Compta
65
PRISE EN MAIN
9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque,
clients, fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69).
9.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
66

Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.

Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par
l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.

Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture).

La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
EBP Compta
Les opérations de fin d’exercice
Etape 2 : Nouvel exercice

Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.

Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options

Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée,
afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements
avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites
aucun lettrage, décochez cette option.

Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée.
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.

Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.

Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture

Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive

Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.

Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
EBP Compta
67
PRISE EN MAIN
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.

Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.

Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.

Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez
sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont
changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
68
EBP Compta
Comment sauvegarder mon dossier ?
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
10.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :

Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.

Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
EBP Compta
69
Traitements particuliers
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en
ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche
F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et
tapez le mot clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie
guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données
(aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles
réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à
des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le
paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot
clé Création d’un guide d’abonnement).
1.3. La gestion des modes de règlement
Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients
encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version
PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de
règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement
utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version
PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC,
générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot
7clé Mode de règlement).
EBP Compta
71
LES FONCTIONS AVANCEES
1.4. La gestion analytique
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à
des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion
détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre
société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique).
1.5. La gestion budgétaire
La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non
conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets).
1.6. Les chéquiers (version PRO)
La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers,
d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro
permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en
ligne mot clé Chéquier).
1.7. La gestion des devises (version PRO)
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises).
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit
seul)
Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de
consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie
(linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures
de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les
éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations).
72
EBP Compta
Menu Quotidien
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)
Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un
journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de
prélèvements, puis de déposer les règlements en banque.
Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux
fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin
une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité
de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO)
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque
communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé
Rapprochement automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir
les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et
exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche
d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être
confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation).
2.5. Les prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des
entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).
EBP Compta
73
LES FONCTIONS AVANCEES
3. MENU IMPRESSIONS
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)
Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze
mois.
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)
Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne
mot clé Statistiques et ratios de gestion).
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO)
Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et
résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute)
3.4. Les listes diverses
Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.
74
EBP Compta
Menu Clôture
4. MENU CLOTURE
4.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre
exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
4.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir
des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à
partir du menu Clôtures.
4.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en
ligne, mot clé A nouveaux provisoires).
EBP Compta
75
LES FONCTIONS AVANCEES
5. MENU OUTILS
5.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du
fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation
par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le
contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la
suppression d’écritures …
Pour plus
Maintenance.
d’informations,
consultez
l’aide
en
ligne,
mot
clé
5.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à
l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez
sur la touche F1.

Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection
d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à
un autre.

Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.

Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre
d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO).
5.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable,
et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot
clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec
les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX
Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité,
Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS
Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.
76
EBP Compta
Menu Outils
5.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides
d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils +
Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces
options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
EBP Compta
77
INDEX
INDEX
A
Abonnements ...................................................................................................... 71
Achats ........................................................................................................... 38, 43
Activation ............................................................................................................. 19
Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31
Aide à la révision ............................................................................................... 76
Aide en ligne.................................................................................................... 5, 26
Analytique............................................................................................................ 72
Annexe 3310 A .................................................................................................... 55
Avoir .................................................................................................................... 39
B
Balance ............................................................................................................... 59
Balance âgée ...................................................................................................... 60
Bilan .................................................................................................................... 65
Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42
Budget ................................................................................................................. 72
C
CA12 ................................................................................................................... 56
CA3 ..................................................................................................................... 55
Chéquiers ............................................................................................................ 72
Client ................................................................................................................... 31
Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66
Clôture mensuelle ............................................................................................... 64
Communication entreprise-expert ....................................................................... 76
Compte .......................................................................................................... 30, 50
Compte de résultat .............................................................................................. 65
Comptes associés ............................................................................................... 32
Configuration requise .......................................................................................... 12
Consulter un compte ........................................................................................... 50
Contact .................................................................................................... 22, 25, 32
Contrepartie automatique .................................................................................... 36
Corriger une facture............................................................................................. 40
Crédit ............................................................................................................. 43, 45
EBP Compta
79
INDEX
D
Dates d’exercice ............................................................................................ 22, 28
Débit .............................................................................................................. 43, 45
Décaissements .................................................................................................... 73
Déclaration CA12................................................................................................. 56
Déclaration CA3................................................................................................... 55
Déclaration de TVA .............................................................................................. 55
Dépense .............................................................................................................. 41
Devises ................................................................................................................ 72
E
Ecart de rapprochement ...................................................................................... 54
Echéance ............................................................................................................. 44
Echéancier ............................................................................................... 27, 47, 52
Echéancier détaillé .............................................................................................. 62
Echéancier prévisionnel ....................................................................................... 62
Ecritures de simulation .................................................................................. 66, 73
E-mail .................................................................................................................. 11
Encaissements .................................................................................................... 73
Equilibrage virtuel des journaux ........................................................................... 27
Escompte ............................................................................................................. 39
Evaluation ............................................................................................................ 18
Exportations ......................................................................................................... 77
F
Facture............................................................................................... 38, 39, 43, 45
G
Grand-livre ........................................................................................................... 58
Guide d’abonnement ........................................................................................... 71
Guides d’écritures ................................................................................................ 71
H
Horaires ............................................................................................................... 11
I
Identification................................................................................................... 21, 25
Immobilisations .................................................................................................... 72
Importations ......................................................................................................... 77
Installation monoposte ......................................................................................... 13
Installation réseau................................................................................................ 15
80
EBP Compta
INDEX
J
Journal........................................................................................................... 34, 58
Journal centralisateur .......................................................................................... 65
Journal d’achats .................................................................................................. 34
Journal de banque ............................................................................................... 36
Journal général .................................................................................................... 65
L
Lancement........................................................................................................... 17
LCR ..................................................................................................................... 73
Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67
Lettrage approché ............................................................................................... 28
Lettrage automatique........................................................................................... 51
Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52
Lettres chèques ................................................................................................... 73
Lettres de relance ................................................................................................ 63
Libellé de l’écriture............................................................................................... 35
Libellés des écritures ..................................................................................... 27, 46
Libellés types ....................................................................................................... 46
Lisezmoi ................................................................................................................ 5
M
Marge brute ......................................................................................................... 74
Mode de saisie .................................................................................................... 37
Modes de règlement ............................................................................................ 71
Monoposte........................................................................................................... 13
Mot de passe ....................................................................................................... 25
MSA..................................................................................................................... 21
N
NAF ............................................................................................................... 21, 25
Natures d’achat ................................................................................................... 39
Nouveau dossier ................................................................................................. 21
Numéro de TVA ............................................................................................. 21, 25
Numérotation des pièces ..................................................................................... 35
P
Plan comptable .................................................................................. 23, 30, 45, 76
Pointer les règlements ......................................................................................... 42
Préférences ......................................................................................................... 26
Prélèvements ...................................................................................................... 73
Prévisions de règlements .................................................................................... 61
Prévisions de trésorerie ....................................................................................... 73
Protocoles validés ............................................................................................... 14
EBP Compta
81
INDEX
R
Raccourcis comptes ............................................................................................ 35
RAN provisoires ................................................................................................... 75
Rapprochement bancaire................................................................... 22, 28, 53, 67
Rapprochement bancaire automatique ................................................................ 73
Recette ................................................................................................................ 42
Recherche d’écritures .......................................................................................... 73
Règlement ..................................................................................................... 41, 47
Réimputation........................................................................................................ 76
Remise................................................................................................................. 39
Remise en banque............................................................................................... 41
Report à nouveau ................................................................................................ 66
Reports à nouveaux ....................................................................................... 65, 67
Réseau ................................................................................................................ 15
Réseaux validés .................................................................................................. 14
Résultat d’exploitation .......................................................................................... 74
Résultat net comptable ........................................................................................ 74
Retards de paiements .......................................................................................... 60
Révision comptable ............................................................................................. 76
S
Saisie guidée ........................................................................................... 37, 43, 71
Saisie non comptable .................................................................................... 28, 37
Saisie standard .............................................................................................. 37, 45
Sauvegarde ......................................................................................................... 69
Service technique ................................................................................................ 11
Solde ............................................................................................................. 46, 53
Soldes N-1 ........................................................................................................... 75
Statistiques .......................................................................................................... 74
Suivi de balance mensuel .................................................................................... 74
T
Tableaux de gestion ............................................................................................ 74
Taux ..................................................................................................................... 33
Taux de TVA ........................................................................................................ 29
Traite ................................................................................................................... 73
Trésor public ........................................................................................................ 26
Trésorerie ............................................................................................................ 41
TVA ...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56
V
Vente ............................................................................................................. 39, 45
Ventes comptoir ................................................................................................... 40
Virements............................................................................................................. 73
82
EBP Compta
INDEX
Z
Z de caisse .......................................................................................................... 40
EBP Compta
83
NOTES