EBP Coiffure 2011 & Esthetique Manuel utilisateur

EBP Coiffure &
Esthétique
Pour Windows® XP, Vista et Seven
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web
http://www.ebp.com
© Copyright 2008 EBP Informatique, édition octobre 2011
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne
donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel.
Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.
L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication
illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou
pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage,
sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce
délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les
progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client
peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe
et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans
les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel,
mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services
3
de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions
sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le
Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect
des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il
est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une
fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et
fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter
d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît
qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou
perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les
risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par
l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à
l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de
toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y
compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un
besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de
support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut
garantir une telle disponibilité.
Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou
autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de
services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres
abonnements auprès de tiers.
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
4
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner
subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée
contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder,
au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou
un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du
Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email,
formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur
EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le
formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client
ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les
tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou
d’appel en garantie.
Version 2.2 : Janvier 2011
5
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Coiffure & Esthétique et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités
dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions
que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
ƒ
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
ƒ
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale
composée d’un sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que
cette documentation a été imprimée y seront consignées.
7
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 11
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11
1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11
1.2. Présentation ................................................................................................... 12
1.3. Configuration requise ..................................................................................... 12
1.4. Place disque nécessaire ................................................................................ 12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ........................................................ 13
2.1. Installation du logiciel Coiffure & Esthétique .................................................. 13
2.2. Installation réseau .......................................................................................... 14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL COIFFURE & ESTHETIQUE ? ........... 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 18
4.1. Comment activer le logiciel ? ......................................................................... 18
4.2. Activation manuelle du logiciel ....................................................................... 19
4.3. Evaluez une version après activation............................................................. 19
5. COMMENT CREER MON DOSSIER COIFFURE & ESTHETIQUE ? .............. 21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...................................................................... 21
5.2. Etape 2 : Identification.................................................................................... 21
5.3. Etape 3 : Adresse ........................................................................................... 21
5.4. Etape 4 : Contact ........................................................................................... 22
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................................... 22
5.6. Ecran de travail .............................................................................................. 23
PRISE EN MAIN ................................................................................................... 25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER COIFFURE & ESTETHIQUE ?...... 25
1.1. Les coordonnées de mon dossier .................................................................. 25
1.2. Les préférences de mon dossier .................................................................... 26
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ? ..................................................... 29
1.4. Les collaborateurs .......................................................................................... 30
1.5. Les modes de règlements .............................................................................. 32
1.6. Les familles clients ......................................................................................... 33
1.7. Les clients ...................................................................................................... 34
1.8. Les rayons ...................................................................................................... 36
1.9. Les familles d’articles ..................................................................................... 37
9
1.10. Les articles ................................................................................................... 39
1.11. Les banques ................................................................................................. 42
1.12. Les fidélités clients ....................................................................................... 43
2. LA GESTION DES VENTES ............................................................................. 44
2.1. Paramétrage de l’écran de ventes ................................................................. 44
2.2. Les périphériques ........................................................................................... 47
2.3. Préférences de fonctionnement du front office .............................................. 48
2.4. Création d’un ticket ........................................................................................ 50
2.5. Comment imprimer mon journal des tickets ................................................... 53
2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin .................................................... 53
2.7. La clôture de caisse ....................................................................................... 54
2.8. La remise en banque ..................................................................................... 55
3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ....................................................... 56
3.1. Liste des tickets de caisse ............................................................................. 56
3.2. Historique clients ............................................................................................ 56
3.3. Transfert en comptabilité ................................................................................ 58
4. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ................................................ 60
4.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ..................................................................... 60
4.2. Comment sauvegarder ? ................................................................................ 60
LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 62
1. BACK OFFICE .................................................................................................. 62
1.1. Menu Données ............................................................................................... 62
1.2. Menu Achats .................................................................................................. 62
1.3. Menu Stock .................................................................................................... 62
1.4. Menu Opérations ............................................................................................ 63
1.5. Menu Impressions .......................................................................................... 63
1.6. Menu Outils .................................................................................................... 63
2. FRONT OFFICE ................................................................................................ 64
2.1. Menu Ventes .................................................................................................. 64
2.2. Menu Opérations ............................................................................................ 64
2.3. Menu Caisse .................................................................................................. 64
2.4. Menu Outils .................................................................................................... 65
INDEX ................................................................................................................... 66
10
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
ƒ
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible,
veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
ƒ
Exposez votre problème par e-mail.
[email protected]
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
i
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de
la version achetée et du contrat souscrit.
11
INSTALLATION
1.2. Présentation
EBP Coiffure & Esthétique est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un
front office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui
est gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert
comptable des données.
Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de
caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de
caisse, et remise en banque.
1.3. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel
est la suivante :
ƒ
Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour
Windows Vista) ;
ƒ
Windows® XP(1), Vista(2 ) ou Seven(3 ) ;
ƒ
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique
doivent supporter cette résolution ;
ƒ
Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2.
(2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits)
(3) Service Pack Windows Seven (version 32 et 64 Bits)
1.4. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible.
Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf
le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et
cochez uniquement les composants désirés.
12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation du logiciel Coiffure & Esthétique
Remarque
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran
d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le
menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande :
X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis en
fonction de la version que vous possédez, sur EBP Coiffure & Esthétique
pour accéder à la présentation et à l’installation du produit.
3.
Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Coiffure &
Esthétique, la procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît.
Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour
commencer.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de
son acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation
de ce produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
5.
Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer
(Back office + Front office, back office seul ou front office seul).
6.
Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
7.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS
SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
13
AND
INSTALLATION
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement
personnalisée.
modifier
ces
répertoires,
choisissez
l’installation
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2. Installation réseau
8.
Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® Seven
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
9.
Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
10.
Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
11.
Installation et configuration en réseau poste à poste
14
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui
tiendra le rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation
réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez
choisir un autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP Æ C:\PROGRAM FILES\EBP
Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur
réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur
le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la
souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez
Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage".
(vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône
Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous
les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que
X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire de données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire commun Æ X:\PARTAGE
12.
Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode
poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples
informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD
d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
13.
Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
15
INSTALLATION
14.
Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des
problèmes.
16
3. COMMENT LANCER
ESTHETIQUE ?
MON
LOGICIEL
COIFFURE
&
Lancez le produit :
ƒ
A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône
ƒ
Démarrer + Programmes + EBP + EBP Coiffure & Esthétique
(Back office) 15.1.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de :
ƒ
Essayer le logiciel en version d’évaluation,
ƒ
Activer le logiciel.
17
,
INSTALLATION
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Coiffure & Esthétique
reste en version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant
une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous
n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions du logiciel EBP Coiffure & Esthétique de l’écran de bienvenue. Ce
lien vous renverra sur le site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Coiffure &
Esthétique, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation. Il
est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le
logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour
cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou
créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Coiffure & Esthétique REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après
activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de
Démonstration en guise de dossier REEL.
4.1. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à
utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre
site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
18
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.2. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue
et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones
suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué
en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
•
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence
d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.
•
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.3. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de
revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version
d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Coiffure & Esthétique que celle
que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
19
INSTALLATION
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
•
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien
Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans
suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
•
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée.
Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER COIFFURE &
ESTHETIQUE ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou
l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents
imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le
disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la
société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur
.
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII.
Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
21
INSTALLATION
5.4. Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre
société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées
de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente
de la devise du dossier.
22
5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barres d’outils
Barre de menus
Tableau de bord : il donne les priorités du jour
(commandes à traiter et rendez-vous), les
meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour,
des 12 derniers mois, les articles les plus
vendus, les paiements en retard et ceux à
venir.
23
Volet de navigation : il se décline en
différents thèmes. La majorité de ces
thèmes se composent toujours des
mêmes fonctionnalités. Quant aux
autres, ils s'adaptent au traitement en
cours. Il peut être désactivé par le
menu Affichage.
Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER COIFFURE &
ESTETHIQUE ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
15.
Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
16.
Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas
!!
25
PRISE EN MAIN
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées,
placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
17.
Le bouton Articles
ƒ
Par défaut les 3 premiers tarifs sont déjà intitulés HOMMES, FEMMES
et ENFANTS. Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un
coefficient et une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix
de vente HT ou TTC par défaut, par excès ou au plus juste.
Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les
articles.
ƒ
Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement
générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre
de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue
alors sur la désignation de l’article.
18.
Le bouton Pièces
ƒ
Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs
en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de
vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en
négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte
de vente.
ƒ
Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits
ou TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert
comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes
taux de TVA page 29).
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
26
19.
Le bouton Tiers
vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas
ƒ
Le bouton
déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent
dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer
ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les
par l’icône
icônes
et
.
ƒ
Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés,
cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de
caractères sur lequel le code doit être calculé.
ƒ
Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous
puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la
fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le
compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la
famille de clients ou fournisseurs.
20.
Le bouton Comptabilité
ƒ
Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la
possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse,
paiements caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable.
Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le
dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.
ƒ
Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte),
vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les
écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier
comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône
accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.
21.
, vous
Le bouton Racines de comptes comptables
ƒ
Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes
comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines
seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si
vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui
seront repris lors du transfert comptable.
ƒ
Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui
sera repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case
Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas
27
PRISE EN MAIN
contraire, le montant sur le compte de ventes correspondra au montant des
ventes HT remisé.
ƒ
Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de
compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou
la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les
familles clients.
22.
Le bouton Caisse
ƒ
Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité,
cochez l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de
validité de vos cartes. Cette date permettra de calculer une date
d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est
périmée.
ƒ
Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez
choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur
le compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le
compte de caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes
comptoir sur le compte de caisse.
ƒ
Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des
mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse.
28
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ?
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et
de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux
de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles
d’articles et dans les fiches articles.
ƒ
Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour
chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats
sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si
vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant
sur l’icône
, vous accédez au plan comptable de votre dossier.
ƒ
Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et
renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en
comptabilité.
ƒ
Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si
c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes
comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
29
PRISE EN MAIN
1.4. Les collaborateurs
Pour accéder à la liste des collaborateurs, sélectionnez la commande
Collaborateurs du menu Données.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des
collaborateurs. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs
puisque la fiche collaborateur proposée dans le front office est un condensé des
informations du back office.
23.
Je crée une fiche Collaborateur
Vous souhaitez créer le collaborateur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette
opération, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
ƒ
Renseignez le code, le nom et le prénom du collaborateur, les autres
zones étant facultatives.
ƒ
Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du collaborateur
dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse
électronique pour le contacter par e-mail.
30
24.
Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche Collaborateur est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :
ƒ
Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
ƒ
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
ƒ
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères
précis.
. Vous pouvez alors
ƒ
Mettre en forme la liste à partir de l’icône
supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur
le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes
selon la liste des données dans laquelle vous êtes.
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
31
PRISE EN MAIN
1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande
Modes de règlement du menu Données.
Remarque
Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous
n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à
créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône
sur la touche Inser.
ƒ
ou appuyez
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.
ƒ
Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du
type du règlement découle des traitements bien spécifiques,
Exemple
Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité
d’imprimer le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui
permet d’imprimer les chèques.
ƒ
Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y
associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans
les ventes comptoirs.
ƒ
Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en
fonction de leur type dans des comptes comptables distincts,
renseignez alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité
vous permettra alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le
montant global perçu.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
32
1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers +
Familles de clients. Par défaut, 3 familles sont déjà créées : Famille HOMMES,
Famille FEMMES et Famille ENFANTS. Chacune des familles contient le tarif lui
correspondant déjà associé.
La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par
famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez
effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille.
Remarque
Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône
sur la touche Inser.
ƒ
ou appuyez
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.
ƒ
Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de
clients.
ƒ
La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte
sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé
dans les Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier.
ƒ
Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une
remise supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille,
renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la
remise doit s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la
touche F1.
33
PRISE EN MAIN
1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu
Données + Tiers.
Remarque
Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients.
Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche
client proposée dans le front office est un condensé des informations du back
office.
Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur
l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 27), renseignez
la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous
devez également saisir son code.
34
25.
Onglet Contact
Cet onglet permet de renseigner l’adresse de votre client ainsi que toutes ses
coordonnées.
26.
Onglet Compte
ƒ
Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des
paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous
avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 27), vous pouvez alors
modifier le compte comptable proposé.
ƒ
L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client.
Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain
montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la
facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours
maximum.
ƒ
Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir
de nouveaux tickets au nom de ce client.
27.
Onglet Vente
Les zones Remise, Remise supplémentaire, les Remises sur les types
d’articles et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des
indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les
modifier.
28.
Onglet Fidélité
ƒ
Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez
l’option Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que
si vous avez correctement paramétré les préférences de votre dossier
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 22 Le bouton Caisse page
28).
ƒ
Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce
code barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous
permettra d’identifier votre client lors de son passage en caisse.
ƒ
La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de
la carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 22 Le bouton
Caisse page 28).
ƒ
Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont
cumulés les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de
passages en fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré.
35
PRISE EN MAIN
ƒ
29.
Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client.
Cette information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos
clients en proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur
anniversaire.
Onglet Abonnements
Cet onglet permet de visualiser d’un coup d’œil les abonnements achetés par le
client ainsi que le nombre de passages restant à utiliser.
Procédez de la même manière pour créer tous vos clients.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à
la touche F1.
1.8. Les rayons
Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations /
Rayons du menu Données + Stock.
Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles
par rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon.
Remarque
Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office.
Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône
appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé.
Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.
36
ou
1.9. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille
d’articles du menu Données + Stock. Par défaut 3 familles sont proposés :
Produits, Services et Forfaits. Pour chacune, le type d’article est déjà
sélectionné en fonction de l’intitulé de la famille.
Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer
des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications
effectuées dans les fiches familles d’articles sur les articles appartenant à ces
familles.
Remarque
Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez
pas les modifier.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Shampoings ». Pour cela, cliquez sur
l’icône
30.
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
Onglet Généralités
ƒ
Sélectionnez le type article concerné par la famille.
ƒ
Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée.
ƒ
Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez
l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme
en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas
être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option
Non Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office.
ƒ
Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur
stock, cochez la case Hors Stock.
ƒ
Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les
valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP)
ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la
marge.
ƒ
Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors,
paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de
cette famille.
37
PRISE EN MAIN
31.
Onglet TVA / TPF
Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des
articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont
été créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
32.
Onglet Coefficients / Arrondis
ƒ
Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet,
ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 26). Cependant, vous pouvez
les personnaliser pour chaque famille d’articles.
ƒ
Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui
peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC
pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de
cet article est arrondi sur le TTC.
ƒ
Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.1 Le bouton Articles page 26), vous avez sélectionné une méthode
d’arrondi pour chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode
d’arrondi. Vous pouvez, cependant, la modifier.
ƒ
Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de
vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
33.
Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes
à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées
correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 21 Le bouton Racines de comptes
comptables page 27).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à
la touche F1.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.
38
1.10. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles.
Remarque
Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les
modifier.
Vous souhaitez créer l’article « Brosse ronde ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
ƒ
Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification
automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre
article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la
famille pour appliquer les paramètres définis à l’article.
ƒ
Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre
article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers
de base, d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer
par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de
gestion de stock.
ƒ
La qualification de l’article (Produit, Service, Composé/Forfait et
Technique) vous permet de faire des statistiques ou d’attribuer des remises
à vos clients. La qualification Composé/Forfait vous permet d’accéder à
l’onglet Composants.
39
PRISE EN MAIN
34.
Onglet Tarifs
ƒ
Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC
sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez,
cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.
ƒ
La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspond
à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs
dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes
si besoin est.
35.
Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité
ƒ
La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été
renseignée dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce
nombre.
ƒ
Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les
boutons articles dans l’écran de ventes.
40
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à
la touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.
41
PRISE EN MAIN
1.11. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du
menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les
remises en banque.
Remarque
Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc
pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques
dans le back office.
ou appuyez sur la
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône
touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de
la banque pour un maximum de clarté et le libellé.
ƒ
Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre
banque.
ƒ
Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez
récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.
Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à
la touche F1.
42
1.12. Les fidélités clients
Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités
client du menu Données.
Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches
de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de
passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain.
Remarque
Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne
pourrez pas les modifier.
Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône
touche Inser et indiquez un libellé.
ou appuyez sur la
ƒ
L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en
compte lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les
paramètres de la fiche de fidélité seront appliqués.
ƒ
Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de
chaque ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de
cumuler des points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et
d’un nombre de points attribués à chaque article et le type de carte Par
nombre de passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse
par ticket créé.
ƒ
Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un
article offert, un bon d’achat ou une remise sur le CA cumulé).
Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches
que vous avez de seuils.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.
43
PRISE EN MAIN
2. LA GESTION DES VENTES
Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs
types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les
préférences de fonctionnement de votre front office.
2.1. Paramétrage de l’écran de ventes
36.
Application d’un thème
L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par
le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des
vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse,
Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un
des thèmes proposés par défaut.
Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de
l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les
vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages.
Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème.
Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix.
44
37.
Paramétrage classique et paramétrage avancé
Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos
attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons
différentes :
ƒ
Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les
boutons dans une même vue auront tous la même apparence. Les
rayons, les familles d’articles et les articles sont alors affichés par
ordre alphabétique et organisés en fonction des informations
indiquées dans les fiches. On parle alors de paramétrage classique.
ƒ
Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de
façon plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour
chaque bouton de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article
à lui affecter (Option Personnaliser l’affichage des rayons, des
familles et des articles dans les préférences). On parlera alors de
paramétrage avancé.
Exemple
45
PRISE EN MAIN
Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille
A et cette famille est rattachée à l’article A.
Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A
dans l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez
sur le bouton de la famille A.
En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors
choisir le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc
absolument pas obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique.
Vous pouvez aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à
la famille ou même à aucun rayon et à aucune famille.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
46
2.2. Les périphériques
Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet
de déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement.
Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous
souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone
Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur
port COM ou Périphérique OPOS.
Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver,
choisissez le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante.
Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers
OPOS que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez
utiliser.
Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la
même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la
classe Afficheur.
Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
47
PRISE EN MAIN
2.3. Préférences de fonctionnement du front office
Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés +
Préférences.
38.
Onglet Numérotation des pièces / Fidélité
ƒ
Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée.
Exemple
Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001.
ƒ
Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire
sur deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket.
48
Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du
ticket soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du
numéro du jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro
correspondra à la date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02
Janvier 07, le premier ticket sera alors numéroté 701020001.
De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les
jours puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la
deuxième partie du numéro recommence à 0001.
39.
Onglet Caisse
ƒ
Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier
tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel
dès que vous cliquerez dans une zone de saisie.
ƒ
Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui
sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas
de client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un
client.
40.
Onglet Règlements
ƒ
Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de
règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par
exemple, si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le
tiroir caisse, il n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre
systématiquement lors du règlement.
ƒ
L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la
clôture d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de
règlement Espèces, Chèques et Cartes bancaires. Si une différence
est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel) et le
montant saisi, un écart de clôture est alors généré.
49
PRISE EN MAIN
41.
Onglet Impressions
ƒ
Dans le sous-onglet Ticket, vous devez indiquer sur quelle imprimante
le ticket et la facturette doivent être imprimés et à partir de quel
modèle.
ƒ
De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer
les chèques, paramétrez le sous-onglet Chèques afin que vous
puissiez les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket.
42.
Onglet Périphériques
Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de
Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur quel
périphérique ils sont connectés.
2.4. Création d’un ticket
Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Nouveau ticket de
caisse.
43.
Saisie des articles
Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Lire le code-barre de l’article,
Saisir le code article au clavier,
Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article,
Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles,
Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles.
Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans
le ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le
bouton Qté ou P.U. de ce même pavé.
Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué
dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 38 Onglet Ventes
page 48). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en
cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse.
44.
Règlement du ticket
50
Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités :
ƒ
ƒ
Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou
Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans
la vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation
de cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket.
Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché
l’option Impression des chèques dans les préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 41 Onglet Impressions page 50), à la
validation de la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le
chèque,
Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de
règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez
sur le bouton Règlements dans cette même vue.
51
PRISE EN MAIN
Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton
Valider pour l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et
Réglés de la liste des tickets qui est accessible par le menu Ventes
+ Liste des tickets.
Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
52
2.5. Comment imprimer mon journal des tickets
Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du
menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets
sur une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif
par taux de TVA.
ƒ
Indiquez la période d’impression à prendre en compte.
ƒ
Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total
selon différentes périodicités.
ƒ
Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par
le bouton Paramétrer.
ƒ
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui
vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le
bouton Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier.
2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin
Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Activité du magasin par tranche horaire,
Activité du magasin par vendeur,
Statistiques de ventes par tarif,
Résultat des ventes.
Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu
Impressions + Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle
vous souhaitez imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu.
Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont
indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles
retournés, le nombre d’articles offerts…
Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez
l’aide en ligne grâce à la touche F1.
53
PRISE EN MAIN
2.7. La clôture de caisse
La clôture de caisse a pour conséquences :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront
plus être supprimés,
La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des
règlements en espèces,
La clôture des mouvements de caisse,
La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des
cartes bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans
le solde antérieur.
Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu
Caisse.
ƒ
Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates
auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements.
ƒ
Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez
l’impression : Imprimante ou Imprimante ticket.
ƒ
Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture.
ƒ
Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des
montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 39
Onglet Caisse page 49), une fenêtre est alors affichée afin de saisir
les montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes
bancaires, Chèques et Tickets restaurant.
ƒ
Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture.
Cliquez sur Oui.
54
effectuer
2.8. La remise en banque
La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à
l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque,
vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse +
Mouvements de caisse.
Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements
de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire.
En effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque
automatiquement.
45.
Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant
Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket
restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations.
46.
ƒ
Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés.
ƒ
Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous
souhaitez remettre qu’un type de règlement.
ƒ
Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la
remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne
pourrez pas valider la remise en banque.
ƒ
Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le
bouton OK.
ƒ
Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise
en banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un
message demande de confirmer la remise en banque. Confirmez.
Des règlements de type Carte bancaire
Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise
en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner
dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la
remise en banque.
Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont
été clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque
de ces règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée
pour éditer le bordereau de remise en banque.
55
PRISE EN MAIN
3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE
3.1. Liste des tickets de caisse
Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et
cette liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic
sur l’onglet Tickets de caisse.
Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont
enregistrées dans le front office.
En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous
pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps,
apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le
règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte.
3.2. Historique clients
Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers +
Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet
Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés
au client.
56
Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce
dans le volet de navigation.
Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été
ajouté.
57
PRISE EN MAIN
3.3. Transfert en comptabilité
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les
tickets de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse.
47.
Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :
ƒ
Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP
Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte
contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de
Comptabilité.
ƒ
Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les
utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors
envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à
l’ouverture du dossier comptable.
48.
Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer
différents éléments :
ƒ
Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques,
ƒ
Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier +
Propriétés + Préférences,
ƒ
Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton
Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP
Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité.
ƒ
Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable.
Tous les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans
cet intervalle seront transférés.
ƒ
Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité
(Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse).
ƒ
Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 27 pour
paramétrer cette option).
ƒ
Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option
Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients
58
seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En
revanche, vous perdez tout le détail de ces comptes.
ƒ
Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour
obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs
imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande
EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour
effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du
traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
59
PRISE EN MAIN
4. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
4.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire
de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de
préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des
lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
4.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
ƒ
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs
choix simultanés possibles) .
ƒ
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de
notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de
stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé
en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos
dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
60
61
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Coiffure & Estétique. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans
l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué
ci-dessous pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez
sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. BACK OFFICE
1.1. Menu Données
49.
Les Types d’abonnements
Cette option permet de gérer les abonnements qui seront vendus puis utilisés
dans le Front Office par les clients.
1.2. Menu Achats
50.
La recherche des articles par référence fournisseur
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est
un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même
titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de
retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce.
51.
Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec
les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé
Réapprovisionnement).
1.3. Menu Stock
52.
La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :
ƒ
Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
62
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
1.4. Menu Opérations
53.
Les relances
La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en
retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
1.5. Menu Impressions
54.
L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client
ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des
ventes par client).
55.
Les statistiques
Dans le logiciel EBP Coiffure & Esthétique, vous pouvez éditer différents états
concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles,
clients et fournisseurs.
1.6. Menu Outils
56.
Les champs personnalisés
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez
renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en
ligne, mot clé Champs personnalisés).
57.
Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs).
Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la
fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
LES FONCTIONS AVANCEES
2. FRONT OFFICE
2.1. Menu Ventes
58.
Génération d’une facture
Vous avez des clients en compte dans le back office (à
factures régulièrement) qui passent occasionnellement à
l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la
de la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit
une facture sera alors générée dans le back office.
qui vous générez des
la caisse. En cochant
fiche de ce client, lors
généré pour ce client,
2.2. Menu Opérations
59.
Génération de bons d’achat ou chèques cadeau
Comme l’indique son nom, cette option permet de générer des bons d’achat ou
chèques cadeau selon plusieurs critères. Vous pouvez en générer soit dans le
cadre de la fidélité client soit dans le cadre de la vente de chèque cadeau (aide en
ligne, mot clé Chèque cadeau ou Bons d’achat).
60.
Saisie des règlements
Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de
saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit
(aide en ligne, mot clé Règlements).
61.
Regroupement de tickets
Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer
les clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le
regroupement de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour
l’ensemble des ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé
Regroupement).
2.3. Menu Caisse
62.
Fond de caisse
Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant
les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en
ligne, mot clé Fond de caisse).
63.
Mouvements de caisse
Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de
caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements).
64
2.4. Menu Outils
64.
L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendezvous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également
afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi
dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda).
65.
Raccourcis clavier
Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran
de ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous
pouvez également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot
clé Raccourcis clavier).
66.
Paramétrage des modèles de ticket
Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez
paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide
en ligne, mot clé Editeur).
INDEX
Index
A
Activer................................................................................................ 18
Activité ............................................................................................... 55
Adresse de la société ................................................................... 21, 25
Aide en ligne (utilisation) ..................................................................... 7
Article ................................................................................................ 40
Assistance technique ......................................................................... 11
B
Banque ............................................................................................... 43
C
Champ personnalisé .......................................................................... 65
Chiffre d’affaires ................................................................................ 55
Civilités............................................................................................... 27
Client.................................................................................................. 34
Client bloqué...................................................................................... 35
Clôture de caisse ................................................................................ 56
Codification automatique .................................................................. 26
Commercial ........................................................................................ 30
Comptabilisation des avoirs ............................................................... 26
Configuration requise ........................................................................ 12
Contact de la société ................................................................... 22, 25
Coordonnées ..................................................................................... 25
Création de dossier ............................................................................ 21
66
D
Déclaration ........................................................................................ 52
Devise du dossier ............................................................................... 22
E
E‐mail EBP .......................................................................................... 11
Encours maximum ............................................................................. 35
Exportation ........................................................................................ 65
F
Famille articles ................................................................................... 38
Familles clients .................................................................................. 33
Fichier texte ....................................................................................... 60
Fidélité ............................................................................................... 28
Fidélités clients .................................................................................. 44
H
Historique des clients ........................................................................ 59
Historique des ventes ........................................................................ 65
I
Identification de la société................................................................. 25
Importation........................................................................................ 65
Installation monoposte ...................................................................... 13
J
Journal des tickets ............................................................................. 55
L
Lancement du logiciel ........................................................................ 17
INDEX
Lettre de relance................................................................................ 65
Lisezmoi.txt .......................................................................................... 7
Liste des tickets de caisse .................................................................. 58
M
Magasin ............................................................................................. 55
Mise à jour des tarifs ......................................................................... 64
Mode de règlement ........................................................................... 32
Montants en caisse ............................................................................ 52
Mot de passe ..................................................................................... 25
N
NAF .............................................................................................. 21, 25
NII ................................................................................................ 21, 25
Nouveau dossier ................................................................................ 21
Numérotation des pièces................................................................... 49
P
Paramétrage avancé .......................................................................... 46
Paramétrage classique ....................................................................... 46
Paramétrage des taux de TVA ........................................................... 29
Périphérique ...................................................................................... 48
Préférences du dossier ...................................................................... 26
Promotion .......................................................................................... 64
Protocoles validés .............................................................................. 14
R
Racines de comptes ........................................................................... 27
Rayon ................................................................................................. 36
Réapprovisionnement ....................................................................... 64
Regroupement ................................................................................... 66
Relance .............................................................................................. 65
Remise en banque ............................................................................. 57
68
Réseaux validés.................................................................................. 14
S
Sauvegarde ........................................................................................ 62
Service technique (e‐mail) ................................................................. 11
Service technique (téléphone) ........................................................... 11
Statistiques ........................................................................................ 65
T
Téléphone EBP ................................................................................... 11
Thème ................................................................................................ 45
Ticket ................................................................................................. 52
Transfert comptable .......................................................................... 60
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