Messages
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Le système de messagerie vous permet d'envoyer, de recevoir, de transférer et de sauvegarder différents types de messages.
Vous avez également accès à un grand nombre de fonctions utiles, comme l'enregistrement d'une conversation en cours, la prise d'appels externes via le réseau de la société et bien d'autres ...
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Protection par mot de passe
Lors de la première utilisation du système de messagerie (possible uniquement à partir de votre propre extension), vous pourrez être invité à modifier votre mot de passe si vous utilisez le mot de passe par défaut (0000).
Remarque : Certains systèmes sont programmés pour
autoriser le mot de passe par défaut.
Suivez les instructions vocales.
Vous êtes invité à entrer un nouveau mot de passe, à le confirmer puis à le sauvegarder. Si vous utilisez le mot de passe par défaut, vous êtes invité à réessayer.
Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.
ou
Poursuivez avec l'une des fonctions de message.
Pour modifier de nouveau votre mot de passe, voir section
" Modifier le mot de passe " à la page 71.
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Système de boîte vocale individuelle
Les appelants peuvent laisser des messages dans votre boîte vocale individuelle. Le système de boîte vocale fait partie du système de messagerie.
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*21*
å
#
Activer
Déviez votre extension vers le système de boîte vocale.
Appuyez sur cette touche.
Composez ce code.
Composez le numéro du système de boîte vocale.
Demandez-le à votre administrateur système.
Appuyez sur cette touche.
Vous entendez alors une tonalité spéciale.
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#21#
Désactiver
Appuyez sur cette touche.
Composez ce code.
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*59#
æ
å
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Message d'accueil personnel
Selon le type de déviation que vous souhaitez activer, vous pouvez laisser trois messages d'accueil personnels différents à l'appelant.
Vous pouvez activer une déviation lorsqu'un appelant reçoit une tonalité occupé, lorsqu'il n'y a pas de réponse ou vous pouvez activer la déviation individuelle pour tous vos appels.
Composez ce code.
Appuyez sur cette touche.
Pendant cette procédure, vous serez invité à entrer le numéro de votre extension. Selon la configuration du système, vous pourrez
également être invité à entrer un mot de passe.
Appuyez sur cette touche pour configurer votre message d'accueil personnel.
æ
#
Entrez le code de déviation.
Sélectionnez l'une des options ci-dessous, puis suivez les instructions vocales.
Type de déviation
Message d'accueil de déviation sur occupation
Message d'accueil de déviation sur non-réponse
Message d'accueil de déviation individuelle
Code
1
2
3
Appuyez sur cette touche pour sauvegarder le message d'accueil enregistré.
Lorsque vous activez la déviation, le message d'accueil enregistré est lu à l'appelant suivant.
Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.
Remarque : Si vous avez activé une déviation avec un
message d'accueil personnel, c'est ce message que les appelants entendent et non pas le message d'absence
activé (voir section " Message d'absence " à la page 55).
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*59#
Écouter des messages - en interne
Lorsque vous avez reçu un message :
Appuyez sur cette touche.
Composez ce code.
Voir section " Vérifier et sauvegarder les messages reçus " à la page 64.
å
å
Écouter des messages - en externe
Pour écouter vos messages en dehors du bureau :
Composez le numéro de téléphone de votre société.
Composez le numéro du système de boîte vocale.
Pendant la procédure, vous serez invité à entrer le numéro de votre extension ainsi que votre mot de passe.
Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser le mot de passe
par défaut 0000 pour vérifier les messages en dehors du bureau, vous devez d'abord modifier votre mot de passe
(voir section " Modifier le mot de passe " à la page 71).
Les fonctions de boîte vocale suivantes peuvent également être utilisées en dehors du bureau :
• Modification du mot de passe
• Vérification et sauvegarde des messages reçus
• Envoi d'un message vocal
• Envoi d'un message
• Notification externe de message
• Message d'accueil personnel
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Notification externe de message
Cette fonction permet au système de vous informer de l'arrivée de nouveaux messages vocaux. Vous pouvez indiquer un numéro externe où vous serez appelé à une heure préprogrammée ou dès l'arrivée d'un nouveau message.
Remarque : Cette fonction peut être restreinte ou non
disponible. Pour savoir si elle est disponible et obtenir des informations complémentaires, adressez-vous à votre administrateur système.
Vous pouvez être informé de deux manières différentes (selon la programmation du système) :
Notification avec accès à la boîte vocale :
Vous accusez réception de la notification à l'aide de votre mot de passe (qui doit être différent du mot de passe par défaut 0000). Voir
section " Modifier le mot de passe " à la page 71 pour la sélection
d'un nouveau mot de passe. Vous disposez d'un accès complet au système de boîte vocale.
Notification sans accès à la boîte vocale :
Vous recevez un message vocal bref vous informant qu'une personne vous a laissé un message. Accusez réception de la notification en appuyant sur une touche. Vous devez alors rappeler le système de boîte vocale pour écouter le message.
Remarque : Si vous n'accusez pas réception de la
notification dans le temps préprogrammé, la connexion est annulée et rétablie ultérieurement (demandez à votre administrateur système le nombre programmé de tentatives de notification).
*59#
Pour programmer une notification externe de message :
Composez ce code.
Remarque : Selon la configuration du système, vous
pouvez être invité à entrer votre mot de passe.
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Suivez les instructions vocales.
Vous pouvez programmer le numéro de notification externe, l'heure de notification et activer/désactiver la fonction. Le numéro externe
(y compris le préfixe pour les appels externes) peut comprendre jusqu'à 24 chiffres. L'heure doit être entrée au format 24 h (2030 pour 8 h 30). Les valeurs sont automatiquement ajustées au quart d'heure (par exemple 2013 devient 2015).
Remarque : Le numéro de notification et l'heure doivent
être programmés avant l'activation de la fonction.
Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.
Vérifier et sauvegarder les messages reçus
Lorsque vous recevez un nouveau message, le clignotement de la
DEL accompagné d'une tonalité de message et/ou de la vibration du téléphone vous informe de son arrivée (une tonalité spéciale peut également être utilisée pour indiquer un message en attente, si programmée).
Le pictogramme "Nouveau message" est aussi utilisé pour signaler un nouveau message. De plus, vous pouvez voir sur l'écran le nombre de messages dans la liste d'attente.
Vous pouvez désactiver la tonalité de message en appuyant sur la touche Secret.
Remarque : La tonalité de message outrepasse le mode
silencieux si le message est urgent.
Les messages reçus sont répartis dans les trois catégories suivantes :
• Nouveaux messages (non écoutés)
• Messages écoutés
• Messages sauvegardés
Les messages vocaux peuvent également être envoyés vers d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune)
(voir section " Envoyer un message vocal " à la page 65).
Remarque : Les messages sont supprimés du système
après un certain temps. Ce temps varie en fonction de la catégorie du message. Veuillez consulter votre administrateur système à ce sujet.
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*59#
Messages vocaux et de rappel :
Appuyez sur cette touche.
Composez ce code.
Vous pouvez vérifier et sauvegarder les messages que vous avez reçus. Vous pouvez sauvegarder jusqu'à 20 messages. Les messages vocaux sont écoutés via le haut-parleur. Les messages de rappel rappellent automatiquement l'expéditeur (ces messages ne peuvent pas être sauvegardés).
Remarque : Selon la configuration du système, vous
pouvez être invité à entrer votre mot de passe pour accéder
à vos messages. Voir section " Sécurité " à la page 71.
*59#
æ
Envoyer un message vocal
Vous pouvez envoyer les messages vocaux que vous avez reçus
(dans la boîte vocale individuelle) à d'autres numéros de boîte vocale (individuelle ou commune). Lorsque vous envoyez un message vocal à une boîte vocale individuelle, le numéro de celle-ci est le même que le numéro de l'extension.
Composez ce code.
Remarque : Selon la configuration du système, vous
pouvez être invité à entrer votre mot de passe pour accéder
à vos messages. Voir section " Sécurité " à la page 71.
Suivez les instructions vocales.
Vous pouvez envoyer de nouveaux messages vocaux ou des messages vocaux écoutés ou sauvegardés.
Remarque : Le message envoyé est une copie, cela
signifie qu'il peut être supprimé sans supprimer le message d'origine.
Recommencez la procédure pour envoyer le message à une autre boîte vocale.
Appuyez sur cette touche pour terminer la procédure.
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Envoyer un message
Vous appelez une extension occupée ou vous n'obtenez pas de réponse.
Il existe deux possibilités :
1 Message de rappel automatique (message de rappel)
2 Message vocal
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Rappel automatique (message de rappel)
Appuyez sur ces touches pour envoyer un message de rappel.
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*
9
#
Message vocal
Si vous le souhaitez, vous pouvez envoyer un message vocal à la place :
Composez ce numéro, puis parlez.
Appuyez sur cette touche pour écouter le message.
Appuyez sur cette touche, puis parlez pour réenregistrer le message.
Appuyez sur cette touche pour envoyer le message.
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Messages
Fonction d'enregistrement
Si vous souhaitez enregistrer et écouter des messages vocaux personnalisés, utilisez la fonction d'enregistrement. Le message créé avec cette fonction est traité comme un message normal.
Pour écouter des messages créés avec la fonction
d'enregistrement, voir section " Vérifier et sauvegarder les messages reçus " à la page 64.
æ
*58#
Enregistrer un message
Pour commencer l'enregistrement :
Appuyez sur cette touche.
æ
9
*
Composez ce code et enregistrez votre message.
Le temps d'enregistrement maximal est de quatre minutes et
15 secondes.
Sélectionnez les options ci-dessous :
Appuyez sur cette touche pour écouter le message.
Appuyez sur cette touche, puis parlez pour réenregistrer le message.
Appuyez sur cette touche pour arrêter l'enregistrement et sauvegarder le message.
Messages texte
Les vingt derniers messages texte reçus sont enregistrés dans la liste des messages. Pour envoyer des messages texte, voir section
" SMS (Short Message Service) " à la page 69.
Remarques : S'il n'y a pas suffisamment de mémoire libre
pour enregistrer un message entrant, le message le plus ancien sera supprimé. Ceci signifie qu'il n'est pas toujours possible d'enregistrer vingt messages, le nombre de messages pouvant être enregistrés dépend de leur taille.
En appuyant sur une touche quelconque (sauf les touches
Alarm, Mute, et Volume), l'état "lu" est attribué au message reçu.
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Messages
â
ou
á
Appuyez sur cette touche pour ouvrir la liste des messages.
Feuilletez ver le haut ou vers le bas jusqu'à ce que vous trouviez le message.
Le message sélectionné est mis en évidence par affichage inverse.
Appuyez sur cette touche pour lire le message.
13:05
Lunch today?
From: Phil Collins
11:00 15/12
Delete Exit
Si la fonction de date et d'heure est activée, vous pouvez, le jour où il a été reçu, visualiser l'heure de la réception. L'indication de l'heure est remplacée par l'indication de la date le jour suivant. Voir
section " Paramètres de l'horloge " à la page 105.
Le texte peut être modifié ou affiché tête-bêche, voir section
" Paramètres (Settings) " à la page 99.
Pour supprimer un message :
Delete
Appuyez sur cette touche (voir écran).
Delete message? est affiché sur l'écran.
Yes
Appuyer sur cette touche pour supprimer le message (voir
écran).
Si vous recevez un message texte avec demande de réponse, le texte Acknowledge est ajouté au message. Utilisez les touches de fonction pour effectuer un acquittement positif ou négatif.
Remarque : l'option Delete n'est pas disponible pour un
message avec demande de réponse. Un message non acquitté ne peut être supprimé que de la liste des messages.
Pour répondre à un message texte entrant :
å
Reply
Appuyez sur cette touche (voir écran).
Send
Saisissez le message texte et appuyez sur cette touche (voir
écran).
Sending est affiché pour confirmer le transfert.
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Messages
SMS (Short Message Service)
L'envoi de messages SMS d'un téléphone à l'autre est possible en programmant une touche rapide / de fonction pour les SMS, voir
section " Touches rapides et touches de fonction " à la page 100. Si
vous programmez la touche rapide / de fonction sans adresse de destinataire, il vous sera possible d'envoyer un SMS à n'importe quel téléphone a l'intérieur du système, mais vous pouvez aussi choisir de prédéfinir une adresse de destinataire pour l'envoi de
SMS.
Un SMS entrant est affiché immédiatement et le numéro du téléphone expéditeur est affiché sur une ligne séparée. L'heure et la date de la réception du SMS et le numéro du téléphone expéditeur et affiché lorsque vous lisez le message. Pour visualiser
et répondre à des messages SMS entrant, voir section " Messages texte " à la page 67. Tous les messages SMS sont enregistrés avec
les autres messages dans la liste des messages.
Remarques : Cette fonction est éventuellement limitée ou
indisponible. Adressez-vous à l'administrateur du système pour la mise à disposition de cette fonction et pour de plus amples informations.
Si vous programmez une touche rapide, vous devez appuyer sur la touche et la maintenir enfoncée lorsque vous activez / désactivez cette fonction.
Envoyer un SMS
SMS
Appuyez sur la touche rapide / de fonction préprogrammée
(voir écran).
å
Entrez le numéro du destinataire,
Si vous envoyez un SMS à un numéro de destinataire prédéfini, sautez cette étape.
ou appuyez sur cette touche pour le chercher dans le répertoire
SIM (voir écran).
Si vous envoyez un SMS à un numéro de destinataire prédéfini, sautez cette étape.
BusinessPhone – Téléphone sans fil DT412/DT422/DT432
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Messages
Ok
Appuyez sur cette touche (voir écran).
Si vous envoyez un SMS à un numéro de destinataire prédéfini, sautez cette étape.
å
Send
Saisissez le message texte et appuyez sur cette touche (voir
écran).
Sending est affiché pour confirmer le transfert.
70
BusinessPhone – Téléphone sans fil DT412/DT422/DT432
