Chapitre 12 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 149
Configuration de l'application CallPilot pour différentes entreprises
Il existe plusieurs façons de configurer l'application CallPilot pour une entreprise. La configuration de l'application CallPilot dépend du système téléphonique et du nombre de lignes réseau utilisées.
Voici des exemples et des conseils pratiques quant à la configuration de l'application CallPilot pour des petites et moyennes entreprises.
L'application CallPilot pour une petite entreprise
École de danse Entrechat
L'application CallPilot constitue la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes de l'entreprise. Cela signifie que les appels auxquels les titulaires de boîte vocale n'ont pas répondu sont acheminés à leur boîte vocale.
Chaque titulaire de boîte vocale a une touche programmée sur son poste avec afficheur pour les fonctions Leave Message (dépôt de message) (≤·°‚) et Open Mailbox (accès à une boîte vocale) (≤·°⁄) du système CallPilot. Cela facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.
Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Chaque titulaire de boîte vocale a initialisé sa boîte vocale et enregistré une annonce de la boîte vocale personnelle.
Le réceptionniste
Le réceptionniste de l'école de danse Entrechat reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne répond pas aux appels après quatre coups de sonnerie, c'est la
Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur ‚ pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.
Voici comment le système de communications téléphoniques de l'école de danse Entrechat fonctionne.
Le numéro de l'école de danse Entrechat est le 555-2468. L'entreprise est abonnée aux services de gestion des appels offerts par la compagnie de téléphone. Tous les appels destinés au numéro indiqué sont réacheminés à n'importe quelle ligne libre d'un groupe de six lignes. Ces six lignes sont toutes représentées sur le poste du réceptionniste.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
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L'application CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise.
La fonction Renvoi au poste principal (RPP) est réglée à Oui et le nombre de coups de sonnerie pour le délai de réponse est réglé à quatre. La fonction RPP achemine tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse à la Réception automatique.
Nota :
La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d'appels s'appliquant à tout le système téléphonique. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.
Table d'annonces 1 pour l'école de danse Entrechat
Annonce 1
«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
Les guides parlés de l'application CallPilot sont ensuite diffusés. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.
Annonce 2
«Bonjour. Ici l'école de danse Entrechat.»
Annonce 3
Annonce 4
«Bonsoir. Ici l'école de danse Entrechat.»
«Ici l'école de danse Entrechat. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
L'application CallPilot utilise la table d'annonces 1 pour répondre à tous les appels après quatre coups de sonnerie. Selon l'heure, le système diffuse l'une des annonces enregistrées pour la matinée, l'après-midi et la soirée. Lorsque l'état de l'entreprise est réglé à Non, c'est l'annonce pour les heures de fermeture qui est diffusée.
Nota :
Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.
La Boutique Salle de costumes
La Boutique Salle de costumes compte un poste téléphonique relié à une boîte vocale de l'application CallPilot. Les appels sont acheminés au préposé de la boutique par le réceptionniste ou la Réception automatique. Lorsque le préposé de la boutique est occupé, l'appel est transféré à la boîte vocale de la boutique. L'annonce suivante est diffusée :
«Vous avez obtenu la Boutique Salle de costumes. Nous ne pouvons répondre à votre appel en ce
moment. Veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone ainsi qu'un bref message après la tonalité, et nous vous rappellerons dès que possible.»
N0008718 02
