106 Chapitre 8 Messages à diffusion générale et messages d'information
Messages de boîte vocale information
Votre entreprise ou vos services peuvent utiliser les boîtes vocales information pour diffuser des messages et des annonces aux demandeurs. La personne responsable de la boîte vocale information peut enregistrer et mettre à jour le message de la boîte vocale information.
Les messages de boîte vocale information peuvent servir à :
• annoncer des soldes;
• fournir des listes de produits;
• annoncer des événements spéciaux.
Facilitez l'accès aux messages de boîte vocale information des demandeurs en mentionnant la boîte vocale information à la Réception automatique ou en demandant au téléphoniste d'acheminer les requêtes à la boîte vocale information.
Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Après que les demandeurs ont entendu le message de boîte vocale information, la communication est automatiquement rompue.
Enregistrement d'un message de boîte vocale information
Avant d'enregistrer un message de boîte vocale information, vous devez préparer le contenu du message. En préparant le message, assurez-vous d'inclure les heures et les dates importantes.
Par exemple : «Le studio de danse La Farandole a le plaisir de vous inviter à son festival annuel de
danse. Le spectacle commence à 20 heures, le 1 er juillet. Les enfants dansent dans la salle Opéra.
Les danses folkloriques ont lieu dans la salle Russe. Le ballet classique se donne dans la salle des
Cygnes. Le ballet jazz se donne dans la salle Montréal. Le studio et les salles se trouvent au 222, rue Entrechat.»
Rédigez le message et exercez-vous à le lire à voix haute. Une fois que vous êtes sûr d'avoir tout inclus, enregistrez le message. Si vous utilisez un système téléphonique muni du choix de langue, vous devez enregistrer le message dans les deux langues.
Un message de boîte vocale information peut être une annonce principale ou secondaire.
Suivez la procédure
«Enregistrement d'un message de boîte vocale information» à la page 107
pour enregistrer un message de boîte vocale information.
Les messages enregistrés doivent durer plus de trois secondes. Une temporisation du système se produit après un silence de cinq secondes.
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Chapitre 8 Messages à diffusion générale et messages d'information 107
Enregistrement d'un message de boîte vocale information
Pour enregistrer un message de boîte vocale information, vous devez suivre les étapes correspondant au type d'interface utilisé. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la vérification de l'interface utilisée, reportez-vous au Guide de référence de l'application CallPilot.
Pour enregistrer un message de boîte vocale information
1
Appuyez sur
≤
·°⁄.
Pour accéder à votre boîte vocale information, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.
N'entrez ni le numéro ni le mot de passe de votre boîte vocale.
Entrez plutôt le numéro et le mot de passe de la boîte vocale information.
2
Si vous utilisez l'interface CallPilot, procédez comme suit :
• Appuyez sur °¤ pour accéder au menu Options des annonces.
• Passez à l'étape 3.
Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, procédez comme suit :
• Appuyez sur ADMIN ou sur °.
• Appuyez sur ANN ou sur ¤.
• Passez à l'étape 3.
3
Appuyez sur ENR ou sur ⁄.
Options annonce
ENR SÉLECT RAUT
Options annonce
ENR SÉLECT RAUT
Enreg?
OUI NON SORT
4
Appuyez sur PRINC ou sur ⁄ pour enregistrer le message principal de boîte vocale information ou appuyez sur SEC ou sur ¤ pour enregistrer le message secondaire de boîte vocale information.
5
Appuyez sur OUI ou ⁄ et enregistrez votre message après la tonalité.
6
Appuyez sur OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.
Enreg annonce:
REPR OK
Valider annonce?
REPR ÉCOUTE OK
7
Appuyez sur OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur ÉCOUTE ou sur ⁄ pour écouter l'annonce ou appuyez sur REPR ou sur ¤ pour enregistrer l'annonce de nouveau.
8
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
108 Chapitre 8 Messages à diffusion générale et messages d'information
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Chapitre 9
Opérations de l'application CallPilot
Vous devez réinitialiser le système CallPilot si vous :
• changez de type de poste;
• modifiez le nombre de chiffres du numéro de poste.
À propos de la réinitialisation du système CallPilot
Avertissement :
Lorsque le système CallPilot est réinitialisé, toutes les annonces de l'entreprise, les tables d'annonces et les données sur les boîtes vocales, y compris les messages, sont supprimées. Vous devez initialiser le système CallPilot immédiatement après avoir remis le système en marche.
Pour réinitialiser le système CallPilot
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Si vous réinitialisez le système CallPilot avant d'avoir effectué la configuration initiale, vous devez entrer le mot de passe implicite
0000.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur ⁄.
Cette option n'apparaît pas comme option de touche afficheur.
MP:
REPR OK
3
Entrez ‡‹›fl‡°¤fifi (Reinstall) puis appuyez sur OK.
Afin de maintenir la sécurité de votre système, ne divulguez pas ce mot de passe.
4
Appuyez sur OUI.
Remettre à 0?
OUI NON
Remise à zéro…
5
Pendant la réinitialisation du système CallPilot, l'afficheur indique :
Remise à zéro...
6
Après le réamorçage du système, la date et l'heure apparaissent à l'afficheur.
Le réamorçage du système CallPilot nécessite environ trois minutes.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
110 Chapitre 9 Opérations de l'application CallPilot
Initialisation du système CallPilot
Vous devez initialiser le système CallPilot immédiatement après avoir remis le système en marche.
Pour initialiser le système CallPilot
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Accès:
SORT REPR OK
2
Entrez ¤flfl‹›› (Config), puis appuyez sur OK.
App: Messagerie vocale
MOD SUIV
Bilingue?
OUI NON
3
Appuyez sur SUIV.
4
Appuyez sur OUI ou sur NON.
Si vous ne sélectionnez pas le fonctionnement bilingue, l'étape 5 n'est pas affichée.
Langue princ?
ANG FR
5
Sélectionnez la langue principale.
Listes diff? O
MOD SUIV
6
Appuyez sur MOD pour passer de O à N et vice versa.
Sélectionnez O pour activer les listes de diffusion.
Listes diff? O
MOD SUIV
7
Appuyez sur SUIV.
Si vous n'activez pas les listes de diffusion, l'étape 11 n'est pas affichée et vous devez alors passer à l'étape 12.
Chiffre initial: 9
MOD SUIV
8
Le chiffre initial implicite d'une liste de diffusion est 9.
Appuyez sur MOD si vous souhaitez entrer un nouveau chiffre initial de liste de diffusion ou appuyez sur SUIV.
IU principale: xxx
MOD SUIV
9
Si vous souhaitez modifier l'interface principale, appuyez sur MOD ou appuyez sur SUIV.
IU principale: CP
MOD SUIV
10
Appuyez sur SUIV.
IU principale:NVM
MOD SUIV
11
Appuyez sur MOD pour passer de la Messagerie vocale Norstar à l'application CallPilot, puis appuyez sur SUIV.
Config système
REPR OK
12
Appuyez sur OK.
Config en cours
13
L'afficheur indique
Config en cours...
L'initialisation prend environ trois secondes.
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Système prêt
Sortie système
Chapitre 9 Opérations de l'application CallPilot 111
14
Lorsque le système est initialisé, l'afficheur indique :
Système prêt et
Sortie système puis la date et l'heure apparaissent à l'afficheur.
Remise à la valeur implicite du mot de passe du coordinateur de système
Vous pouvez remettre le mot de passe du coordinateur de système à sa valeur implicite si vous l'oubliez. Il s'agit du mot de passe que vous entrez pour effectuer des tâches de gestion. Le mot de passe implicite est 0000. Une fois le mot de passe du coordinateur de système remis à sa valeur implicite, vous devez ouvrir une session et modifier le mot de passe immédiatement pour éviter une atteinte à la sécurité.
Pour remettre le mot de passe du coordinateur de système à la valeur implicite, effectuez les étapes suivantes :
1
Appuyez sur ≤·°fi.
Pste: xxxx
SUIV
2
Appuyez sur ·.
MP:
REPR OK
3
Appuyez sur ‡‹‡‹°‡fl‡‡·‹ (resetsmpswd) et appuyez sur OK ou sur £.
Changer MP:
OUI NON
4
Appuyez sur OUI ou sur £.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
