Durée minimale de message. Nortel Networks CallPilot 100/150
Voici un bref aperçu du CallPilot 100/150. Ce guide vous aide à configurer votre système de messagerie vocale. L'application CallPilot répond aux appels d'arrivée, offre aux demandeurs diverses options pour acheminer leurs appels ou accéder à l'information, offre des fonctions de messagerie vocale évoluée, de Réception automatique et de traitement d'appels et permet la création de boîtes vocales, la configuration de la réception automatique et la mise en place de la Sélection de service.
124 Chapitre 9 Opérations de l'application CallPilot
Durée minimale de message
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur ›.
Cette option n'apparaît pas comme option de touche afficheur.
Mess vocale: O
MOD SUIV
Réprt existant: O
MOD SUIV
Durée mess min: 3000
MOD SUIV
3
4
Appuyez sur SUIV.
Appuyez sur SUIV.
5
La durée de message implicite, 3 secondes (3000 millisecondes|), apparaît.
Appuyez sur MOD pour modifier la valeur.
Durée mess min:
REPR OK
6
Entrez une valeur située entre 500 et 3000 comme durée minimale de message, puis appuyez sur OK.
500 égale une demi-seconde (500 millisecondes) et 3000 égale
3 secondes (3000 millisecondes).
7
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
N0008718 02
Chapitre 9 Opérations de l'application CallPilot 125
Activation des codes d'autorisation logiciels
Les codes d'autorisation logiciels vous permettent d'ajouter à votre système des boîtes vocales ou des options du système CallPilot. Pour vous procurer un code d'autorisation logiciel ou pour en faire l'essai, communiquez avec votre fournisseur.
Pour activer un code d'autorisation logiciel, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur ››.
Cette option n'apparaît pas comme option de touche afficheur.
Admin options
AJOUT VOIR
3
Appuyez sur AJOUT pour afficher le numéro d'identification du système ou appuyez sur VOIR pour afficher les options qui sont activées dans l'application CallPilot.
Pst: xxxxxxxxxxx
OK
Cde1:
REPR OK
5
Entrez les huit premiers chiffres du code d'autorisation logiciel, puis appuyez sur OK.
Cde2:
REPR OK
6
Entrez les huit chiffres suivants du code d'autorisation logiciel, puis appuyez sur OK.
Cde3:
REPR OK
7
Entrez les huit derniers chiffres du code d'autorisation logiciel, puis appuyez sur OK.
<nom d'option>
VALID SORT
Activé
4
L'afficheur indique le numéro d'identification du système.
Appuyez sur OK.
8
9
Appuyez sur VALID pour activer le code d'activation.
L'afficheur indique que le code d'autorisation logiciel est activé.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
126 Chapitre 9 Opérations de l'application CallPilot
Initialisation des boîtes vocales hors système
L'initialisation des boîtes vocales hors système n'est pas activée implicitement. Cette mesure de sécurité additionnelle aide à prévenir les accès frauduleux aux boîtes vocales ou tout abus. Lorsque l'initialisation des boîtes vocales hors système est désactivée, les boîtes vocales ne peuvent être initialisées qu'à partir d'un poste intérieur.
Si un utilisateur essaie d'accéder, à partir d'un numéro extérieur, à une boîte vocale qui n'est pas initialisée, l'accès est interdit. Une fois que l'utilisateur a initialisé sa boîte vocale à partir d'un poste intérieur, il peut accéder à sa boîte vocale à partir de n'importe quel poste téléphonique à fréquences vocales.
Pour activer ou désactiver l'initialisation des boîtes vocales hors système
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur ‡‡.
Cette option n'apparaît pas comme option de touche afficheur.
Init ext:N
MOD OK
3
Appuyez sur MOD pour passer de O à N et vice versa.
Init ext:O
MOD OK
4
Appuyez sur OK.
5
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
N0008718 02
127
Chapitre 10
Traduction de composition
Traduction de composition
La traduction de composition est un processus qui consiste à traduire (en utilisant une table de traduction) le numéro d'un appel d'arrivée sur voie d'accès au réseau public en un numéro que le réseau local peut reconnaître et composer à l'aide de la fonction Réponse.
Pour que la traduction de composition soit possible, vous devez créer une table de traduction de composition qui reconnaît les chiffres d'un numéro extérieur et les traduit en un numéro que le système peut composer. Le système de communication d'affaires consulte également les tables de restrictions et d'horaires avant de composer le numéro.
Les tables de traduction de composition ne sont requises que pour la fonction de réponse.
L'application CallPilot peut fonctionner de façon normale sans ces tables.
Fonctionnement de la table de traduction de composition
Un numéro de téléphone est extrait des données d'appel accompagnant un message avec identification du demandeur (IDR). L'application CallPilot cherche ensuite ce numéro dans la table de traduction de composition. Si le premier ou les premiers chiffres du numéro de téléphone correspondent à une valeur d'entrée dans la table de traduction de composition (le numéro que recherche l'application CallPilot dans la table de traduction de composition), cette valeur d'entrée est alors remplacée par une valeur de sortie. Il en résulte un numéro de téléphone pouvant être composé sur le réseau local. La modification du numéro consiste habituellement à supprimer l'indicatif régional ou à insérer un code d'accès, en fonction des règles de composition du réseau local. Si un numéro local comporte le préfixe interurbain 1, par exemple, ce dernier est supprimé par la table de traduction de composition.
Le processus de traduction de composition est immédiat de sorte que la composition de l'appel ne nécessite pas plus de temps. Certains numéros de téléphone n'ont pas besoin d'être modifiés avant leur composition. L'application CallPilot fonctionne sans table de traduction de composition.
Traduction des numéros de téléphone
La table de traduction de composition doit définir tous les cas possibles où un changement est nécessaire à la composition du numéro sur le réseau local.
La table de traduction de composition modifie les postes du réseau en numéros pouvant être composés sur le réseau local. Le format numéro de poste réseau d'un numéro de téléphone représente le format normal du numéro. Par exemple, le numéro de téléphone 403 555-5050, sous sa forme de numéro de poste réseau, doit être traduit en un numéro qui peut être composé sur le réseau téléphonique local. La table de traduction de composition suit les règles nécessaires à l'établissement de l'appel.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
128 Chapitre 10 Traduction de composition
Exemples de tables de traduction de composition
Vous trouverez ci-dessous des exemples de tables de traduction de composition accompagnés d'explications. Chaque entrée de la table de traduction de composition comprend une colonne d'entrée et une colonne de sortie. Les valeurs figurant dans la colonne Entrée représentent les chiffres initiaux des postes du réseau qui, s'il y a correspondance, sont remplacés par la valeur correspondante figurant dans la colonne Sortie. Un astérisque (*), placé à la droite d'une valeur, représente tous les chiffres du numéro de téléphone qui restent à composer. L'application CallPilot ajoute automatiquement l'astérisque (*) après chaque valeur d'entrée et de sortie. La valeur d'entrée ayant le plus de chiffres et qui correspond aux données IDR est utilisée aux fins de traduction.
Un numéro de téléphone peut correspondre ou non à une valeur d'entrée précise.
Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Toronto
ENTRÉE
011*
416*
905206*
90527* etc.
(135 autres entrées)
905*
*
SORTIE
011*
*
905206*
90527* etc.
(135 autres entrées)
1905*
1*
Explication
La table ne tente pas de traduire les numéros de téléphone internationaux.
La table supprime l'indicatif régional 416 et compose tous les numéros en tant que numéros à 7 chiffres.
Les numéros de ces circonscriptions peuvent être composés comme numéros locaux à 10 chiffres (aucuns frais interurbain) à partir de l'indicatif régional 416.
Tous les autres numéros 905 qui ne figurent pas dans la colonne Entrée ci-dessus sont des numéros interurbains et doivent être composés comme des numéros interurbains à 11 chiffres.
N'importe quel numéro commençant par des chiffres autres que 011, 416 et
905 sont des appels interurbains et il faut leur ajouter le préfixe 1.
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Chapitre 10 Traduction de composition 129
Exemple d'une table de traduction de composition d'un système dont l'indicatif régional est le 206, mais qui est près de la frontière de l'indicatif régional 360
360224*
360227*
360472*
360*
*
ENTRÉE
011*
20644*
206626* etc.
(40 autres entrées)
206*
SORTIE
011*
44*
626* etc.
(40 autres entrées)
1206*
360224*
360227*
360472*
1360*
1*
Explication
La table ne tente pas de traduire les numéros de téléphone internationaux.
En raison de l'emplacement du système, certains numéros peuvent être composés comme s'il s'agissait de numéros locaux à 7 chiffres.
Tous les autres numéros de l'indicatif 206 sont composés comme numéros interurbains à 11 chiffres.
Ces numéros dont l'indicatif régional est le 360 sont composés en tant que numéros locaux à 10 chiffres...
mais tous les autres numéros de l'indicatif régional 360 sont composés comme des numéros interurbains à 11 chiffres.
Tous les numéros commençant par des chiffres autres que 011, 206 et 360 sont des appels interurbains et il faut leur ajouter le préfixe 1.
Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Vancouver
ENTRÉE SORTIE Explication
La table de traduction de composition est vide. Le réseau local de
Vancouver prend en charge la composition de numéro à dix chiffres facturés comme des appels interurbains.
Dans une situation comme celle de Vancouver, il n'est pas nécessaire de créer une table de traduction de composition.
Accès au réseau
La table de traduction de composition génère un numéro pouvant être composé sur le réseau local.
L'étape finale consiste à ajouter un préfixe afin de pouvoir joindre le réseau local à partir de votre système Norstar. En Amérique du Nord, il faut habituellement ajouter le préfixe · au numéro de téléphone des systèmes gérés par un PBX ou un PABX. Pour les systèmes reliés aux lignes réseau, il n'est pas nécessaire d'ajouter de préfixe.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
130 Chapitre 10 Traduction de composition
Propriétés de traduction de composition
La traduction de composition est commandée par quatre propriétés.
Préfixe interurbain
Lorsque ce préfixe est précisé, il est supprimé des chiffres entrés par le titulaire s'il n'est pas nécessaire pour acheminer l'appel. Cela facilite la création de la table de traduction de composition. En Amérique du Nord, le préfixe interurbain est le 1. La valeur implicite de ce paramètre est «aucun». Ce paramètre ne doit compter qu'un seul chiffre.
Indicatif régional
Si le numéro de téléphone composé par un demandeur semble ne pas comporter d'indicatif régional, cet indicatif est ajouté au début du numéro. L'indicatif est manquant si le numéro compte moins de 10 chiffres. La valeur implicite de ce paramètre est «auc». Ce paramètre accepte six chiffres au maximum. Lorsque ce paramètre est réglé à «auc», aucun indicatif régional n'est ajouté au début du numéro de téléphone.
Code d'accès
En Amérique du Nord, il s'agit habituellement du 9. Ce numéro est ajouté au début de tous les numéros, après la traduction, et permet d'accéder au réseau téléphonique local. Si votre système est directement relié aux lignes réseau, réglez le paramètre du code d'accès à «auc». La valeur implicite de ce paramètre est «auc». Ce paramètre accepte deux chiffres au maximum.
Traduction de réponse
Si ce paramètre est réglé à N, le demandeur doit supprimer manuellement les données IDR afin de pouvoir composer le numéro sur le réseau local. Si le paramètre de traduction de réponse est réglé
à O, la fonction de réponse utilise la table de traduction de composition pour composer le numéro.
La valeur implicite de ce paramètre est N.
Pour faciliter la tâche aux titulaires, réglez le paramètre de traduction de réponse à O si une table de traduction de composition est créée. Si aucune table de traduction de composition n'est créée, réglez le paramètre de traduction de la réponse à N.
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Chapitre 10 Traduction de composition 131
Configuration des propriétés de traduction de composition
La configuration des propriétés de la table de traduction de composition facilite la création d'une table de traduction de composition. Il n'est pas nécessaire de configurer les propriétés de traduction de composition pour pouvoir utiliser l'application CallPilot.
Pour configurer les propriétés de traduction de composition
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTR
2
Appuyez sur °° . Cette option n'apparaît pas comme option touche afficheur.
Composition
PARAM TABLE SORT
PrInterurb: aucun
MOD SUIV
3
Appuyez sur PARAM.
4
Appuyez sur MOD et entrez le préfixe interurbain ou appuyez sur SUIV si cette propriété ne doit pas être configurée et passez à l'étape 7.
PrInterurb: X
REPR OK
PrInterurb: X
MOD SUIV
Indic rég: aucun
MOD SUIV
5
Appuyez sur OK pour accepter le préfixe interurbain.
6
Appuyez sur SUIV.
7
Appuyez sur MOD et entrez l'indicatif régional ou appuyez sur SUIV si cette propriété ne doit pas être configurée et passez à l'étape 10.
Indic rég: x
REPR OK
Indic rég: x
MOD SUIV
Code accès: aucun
MOD SUIV
8
Appuyez sur OK pour accepter l'indicatif régional.
9
Appuyez sur SUIV.
10
Appuyez sur MOD et entrez le code d'accès ou appuyez sur SUIV si cette propriété ne doit pas être configurée et passez à l'étape 13.
Code accès: X
REPR OK
Code accès: X
MOD SUIV
Trad réponse: N
MOD OK
Trad réponse: N
REPR OK
Composition
PARAM TABLE SORT
11
Appuyez sur OK pour accepter le code d'accès.
12
Appuyez sur SUIV.
13
Appuyez sur MOD pour passer de O à N et vice versa.
14
Appuyez sur OK pour accepter le paramètre de traduction de réponse.
15
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
132 Chapitre 10 Traduction de composition
Création d'une table de traduction de composition
Pour créer une table de traduction de composition, vous devez entrer une valeur d'entrée et une valeur de sortie pour chaque entrée. La valeur d'entrée correspond au numéro que recherche le système CallPilot 100/150 dans la table de traduction de composition. Lorsque l'entrée correspondante est trouvée, la valeur d'entrée est remplacée par la valeur de sortie. Le numéro qui en résulte peut être composé sur le réseau local. Reportez-vous à la section intitulée
«Exemple d'une table de traduction de composition d'un système situé à Toronto» à la page 128
.
Pour créer une table de traduction de composition, effectuez les
étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur °° . Cette option n'apparaît pas comme option touche afficheur.
Composition
PARAM TABLE SORT
3
Appuyez sur TABLE.
Table comp
AJOUT MOD SORT
4
Appuyez sur AJOUT.
Arr: xxx
REPR OK
5
Entrez au maximum 14 chiffres pour la valeur d'entrée.
xxx
REPR OK
6
Appuyez sur OK pour accepter cette valeur d'entrée ou appuyez sur REPR pour entrer une nouvelle valeur d'entrée.
Dép:
REPR OK
7
Entrez au maximum 15 chiffres pour la valeur de sortie.
xxx
REPR OK
8
Appuyez sur OK pour accepter cette valeur de sortie ou appuyez sur REPR pour entrer une nouvelle valeur de sortie.
Table comp
AJOUT MOD SORT
9
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
N0008718 02
Chapitre 10 Traduction de composition 133
Vérification des entrées dans la table de traduction de composition
Vous pouvez vérifier les entrées de la table de traduction de composition en tout temps.
Pour consulter les données de la table de traduction de composition
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTR
2
Appuyez sur °° .
Cette option n'apparaît pas comme option touche afficheur.
Composition
PARAM TABLE SUIV
3
Appuyez sur TABLE.
Table comp
AJOUT MOD SORT
4
Appuyez sur MOD.
Val entrée* val sortie*
VOIR SUIV AUTRE
5
Appuyez sur SUIV pour afficher la prochaine entrée dans la table.
Les valeurs Val entrée* val sortie* représentent les entrées d'une table.
Si les valeurs d'entrée et de sortie comportent plus de 16 chiffres, appuyez sur VOIR pour afficher les autres chiffres.
6
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
134 Chapitre 10 Traduction de composition
Modification d'une table de traduction de composition
Une fois la table de traduction de composition créée, modifiez la valeur de sortie d'une entrée.
Vous ne pouvez pas changer la valeur d'entrée d'une entrée. Vous devez supprimer l'entrée et en créer une nouvelle avec des nouvelles valeurs d'entrée et de sortie. Reportez-vous à la section intitulée
«Suppression d'une entrée de la table de traduction de composition» à la page 135 .
Pour modifier une entrée dans la table de traduction de composition, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur °° .
Cette option n'apparaît pas comme option touche afficheur.
Composition
PARAM TABLE SUIV
3
Appuyez sur TABLE.
Table comp
AJOUT MOD SORT
4
Appuyez sur MOD.
Val entrée* val sortie*
SUIV AUTRE
5
Appuyez sur AUTRE.
Les valeurs Val entrée* val sortie* représentent les entrées d'une table.
Val entrée* val sortie*
MOD SUPPR RECH
Dép:
REPR OK
6
Appuyez sur MOD.
7
Entrez au maximum 15 chiffres pour la nouvelle valeur de sortie.
Dép: xxx
REPR OK
8
Appuyez sur OK pour accepter cette valeur de sortie ou appuyez sur REPR et entrez une nouvelle valeur de sortie.
9
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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Chapitre 10 Traduction de composition 135
Suppression d'une entrée de la table de traduction de composition
Vous pouvez supprimer en tout temps une entrée dans la table de traduction de composition. Pour repérer l'entrée à supprimer, reportez-vous à la section intitulée
«Vérification des entrées dans la table de traduction de composition» à la page 133
.
Pour supprimer une entrée dans la table de traduction de composition
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro et le mot de passe de la boîte vocale du coordinateur de système. Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTR
2
Appuyez sur °°.
Cette option n'apparaît pas comme option touche afficheur.
Composition
PARAM TABLE SUIV
3
Appuyez sur TABLE.
Table comp
AJOUT MOD SORT
4
Appuyez sur MOD.
Val entrée* val sortie*
SUIV AUTRE
5
Appuyez sur AUTRE.
Les valeurs Val entrée* val sortie* représentent les entrées d'une table.
Val entrée* val sortie*
MOD SUPPR RECH
6
Appuyez sur SUPPR.
Supprimé
7
Cet affichage apparaît brièvement.
Répétez les étapes 6 et 7 pour chaque entrée que vous voulez supprimer.
8
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
136 Chapitre 10 Traduction de composition
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137
Chapitre 11
Dépannage relatif à l'application CallPilot
Le présent chapitre décrit les problèmes qui peuvent se présenter au cours de l'utilisation de l'application CallPilot et offre certaines solutions.
La Réception automatique ne répond pas aux appels
• Assurez-vous d'avoir attribué des lignes à la table d'annonces.
• Toutes les voies peuvent être occupées. Essayez de rappeler plus tard. Le système répond à votre appel lorsqu'une voie est libre.
• Si les voies sont fréquemment occupées, cela signifie que le système est saturé. Communiquez avec le centre d'assistance technique ou avec un représentant de ventes.
Les données d'identification du demandeur (IDR) sont perdues ou l'acheminement IDR n'achemine aucun appel
Assurez-vous que la Réception automatique est réglée pour répondre après deux coups de sonnerie ou plus. Si vous utilisez des lignes analogiques, les données IDR ne sont accessibles qu'après le deuxième coup de sonnerie. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le réglage du nombre de coups de sonnerie, reportez-vous à la section intitulée
«Configuration de la prise d'appel» à la page 61
.
La Réception automatique transfère certains appels à la boîte réception
Afin que le système fonctionne, il faut utiliser un poste téléphonique à fréquences vocales et le volume de la voix doit être assez fort. Le système attend que le demandeur parle. Si aucune réponse n'est obtenue, le demandeur est transféré au réceptionniste ou au téléphoniste désigné. Si ces derniers ne sont pas disponibles, le demandeur est transféré à la boîte réception. L'appel est
également transféré à cette boîte si un poste ne possède pas de boîte vocale.
Pour éviter les erreurs de transfert des appels au sein du système, chaque boîte vocale doit avoir un numéro de poste qui lui est propre. Pour vérifier si c'est le cas, imprimez le Relevé des inscriptions au répertoire. Pour ce faire, utilisez l'application CallPilot Manager. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la publication intitulée Guide d'exploitation de l'application
CallPilot Manager.
Les annonces sont diffusées au mauvais moment de la journée
Ce problème peut être causé par l'un des quatre facteurs suivants :
1
L'état de l'entreprise n'est pas réglé à ouverte. Pour de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée
«Paramètre de l'état de l'entreprise» à la page 114 .
2
Les numéros d'annonce attribués à la table d'annonces sont erronés.
3
Les heures d'ouverture de l'entreprise sont erronées.
4
La date et l'heure du système ne peuvent pas être utilisées par votre système téléphonique.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
138 Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Les annonces sont diffusées sur la mauvaise ligne
Assurez-vous que vos lignes sont attribuées adéquatement. Si l'information est erronée, vous devez réattribuer les lignes à la table d'annonces. Reportez-vous à la section intitulée
«Configuration de la prise d'appel» à la page 61 .
Le renvoi automatique d'un poste au système est impossible
Si vous renvoyez vos appels au système et que le message Renvoi impossible s'affiche, il est possible que le numéro de poste utilisé pour le renvoi soit incorrect. Utilisez la fonction 985 pour faire afficher le numéro de poste du système et comparez ce numéro au numéro de poste que vous utilisez pour le renvoi.
La fonction 981 provoque l'affichage du message au poste
Lorsque ce message apparaît à l'afficheur, il est possible qu'aucune boîte vocale n'ait été attribuée au poste utilisé. L'application CallPilot vous demande alors d'entrer un numéro et un mot de passe de boîte vocale.
Le titulaire d'une boîte vocale ne peut pas prendre un appel extérieur ou utiliser la fonction
Avis de réception de message hors système ou la fonction Transfert extérieur
Il faut définir une méthode d'accès au réseau public pour qu'un titulaire de boîte vocale puisse répondre à un demandeur hors système au moyen de la fonction Réponse, Avis de réception de message hors système ou Transfert extérieur. Il faut attribuer une méthode d'accès au réseau public avant qu'un titulaire de boîte vocale puisse répondre à un demandeur hors système.
Aucune valeur implicite n'est attribuée à la méthode d'accès au réseau public. Tant qu'une ligne, un groupe de lignes ou un acheminement n'est pas attribué à sa boîte vocale comme méthode d'accès au réseau public, un titulaire ne peut utiliser la fonction Réponse qu'à partir d'un poste intrasystème, et les fonctions Avis de réception de message hors système et Transfert extérieur qu'en composant des numéros intrasystèmes. Le transfert extérieur fait partie de la classe de service du titulaire. Pour connaître les valeurs de classe de service du transfert extérieur, reportez-vous à la section intitulée
«Paramètres des classes de service» à la page 24 .
Le numéro de poste et les numéros de boîte vocale ne comptent pas le même nombre de chiffres
Le numéro de la boîte vocale doit compter le même nombre de chiffres que le numéro de poste du système. Lorsque vous modifiez le nombre de chiffres du numéro de poste du système, vous devez réinitialiser et reprogrammer l'application CallPilot.
L'heure et la date sont incorrectes
Si la date et l'heure sont erronées, vous devez les régler dans le système téléphonique. La date et l'heure de l'application CallPilot sont réglées durant la programmation du système téléphonique.
Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
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Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot 139
Vous ne pouvez pas accéder à une ligne ou à un groupe de lignes
Assurez-vous que le système prend en charge la fonction que vous tentez d'utiliser. Si votre appel n'est pas acheminé lorsque vous essayez de répondre à un message IDR ou de joindre un numéro lié à un avis de réception de message hors système, assurez-vous que la fonction d'accès au réseau public est attribuée, offerte et bien configurée. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées
Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées lorsque la fonction Renvoi automatique sur occupation ou Renvoi automatique tous appels est activée pour le numéro de poste du système
CallPilot. La diffusion des annonces personnalisées dépend des données d'appels du demandeur reçues avant le deuxième coup de sonnerie si vous utilisez des lignes analogiques. Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées si la Réception automatique est réglée pour répondre après 0 ou 1 coup de sonnerie. L'annonce principale ou secondaire de la boîte vocale personnelle est diffusée. Réglez le nombre de coups de sonnerie à 2 ou plus.
Les boîtes vocales refusent les messages
Une boîte vocale n'accepte pas de message dans les cas suivants :
• Elle n'a pas été initialisée.
• L'application CallPilot ne peut plus stocker de messages.
Les messages sont retirés d'une boîte vocale
Si des messages sont effacés, vérifiez la période de conservation de message dans la boîte vocale de classe de service. Vous pouvez attribuer une classe de service dont la période de conservation de message est plus longue. Pour connaître les valeurs de classe de service de la période de
longue, reportez-vous à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40 .
Un titulaire de boîte vocale a oublié son mot de passe
Il est impossible de récupérer un mot de passe oublié. Le mot de passe associé à la boîte vocale doit être remis à la valeur implicite 0000. Lorsque le mot de passe implicite a été réattribué à une boîte vocale, le titulaire de cette boîte doit le modifier pour pouvoir utiliser la boîte. Pour modifier un mot de passe, reportez-vous à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40
. Un titulaire de boîte vocale ne peut pas accéder à sa boîte vocale
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
140 Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Un titulaire de boîte vocale ne peut pas accéder à sa boîte vocale
La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal d'entrées de mots de passe incorrectes. L'application CallPilot enregistre le nombre de tentatives à partir du dernier accès autorisé. Lorsque ce nombre est dépassé, la boîte vocale du titulaire est «verrouillée» et le titulaire entend le message «Cette boîte vocale a été verrouillée afin de prévenir tout accès non autorisé.
Communiquez avec le coordinateur du système pour obtenir de l'aide.» Le titulaire ne peut accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'est pas remis à sa valeur implicite. Pour
Une boîte vocale n'est pas dans le répertoire d'entreprise
Assurez-vous que la boîte vocale est initialisée. Si elle ne l'est pas, elle ne figure pas dans le répertoire d'entreprise. Vérifiez si le paramètre du répertoire d'entreprise est réglé à Oui pour cette
boîte vocale. Reportez-vous à la section intitulée «Modification d'une boîte vocale» à la page 40 .
Les appels ne sont pas acheminés à la bonne boîte vocale
Assurez-vous que le numéro de poste approprié est attribué à la boîte vocale.
Une boîte vocale ne peut pas être ajoutée à l'application CallPilot
Assurez-vous que cette boîte vocale n'est pas déjà enregistrée. Les numéros de boîte vocale doivent
êtres uniques. Assurez-vous que le nombre de boîtes vocales dans votre système n'a pas été dépassé.
Le système CallPilot 150 peut stocker 300 boîtes vocales de titulaire au maximum. Le système
CallPilot 100 peut stocker 40 boîtes vocales de titulaire au maximum.
Vous ne pouvez pas entrer un nom pour une boîte vocale
Commencez d'abord par le nom de famille, suivi du prénom ou de l'initiale. Le nom de famille et le prénom ou l'initiale doivent être séparés par une virgule (,). La longueur maximale du nom, y
.
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Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot 141
Les messages déposés dans une boîte vocale sont incomplets ou le message «Message remis» est diffusé pendant l'enregistrement d'un message ou la session de l'application
CallPilot prend fin subitement
Lorsque l'une de ces situations se produit, il peut s'agir d'un problème de coupure. Une coupure se produit lorsque l'application CallPilot interprète certaines inflexions vocales comme des tonalités multifréquences (MF). Des tonalités MF sont produites lorsque vous appuyez sur les touches d'un poste à composition multifréquence. Lorsque vous appuyez sur une touche du clavier, l'application
CallPilot reçoit une tonalité MF et effectue l'opération correspondante. Après avoir entré le mot de passe de votre boîte vocale, par exemple, l'utilisateur peut appuyer sur la touche £. La tonalité
MF envoyée à l'application CallPilot indique que l'entrée du mot de passe est terminée.
Certaines inflexions vocales ressemblent aux tonalités MF. Cela peut entraîner un mauvais fonctionnement de l'application CallPilot. Si, par exemple, durant l'enregistrement d'un message, les énoncés de l'utilisateur ressemblent à la tonalité MF émise par la touche
£
, la session d'enregistrement prend fin. Pour corriger le problème de coupure, il faut modifier certains paramètres de votre application CallPilot. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec le centre d'assistance technique.
Vous ne pouvez pas créer de liste de diffusion
Vous pouvez créer 99 listes de diffusion au maximum. La fonction Liste de diffusion de l'application CallPilot doit avoir été activée durant l'installation. Sinon, vous ne pouvez pas créer de listes de diffusion. Pour activer cette fonction, vous devez réinitialiser l'application CallPilot.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la réinitialisation de l'application CallPilot, reportez-vous à la section intitulée
«À propos de la réinitialisation du système CallPilot» à la page 109 .
L'application CallPilot n'accepte pas le code de chemin d'accès à l'arbre SS
Si vous entrez un chiffre erroné durant l'attribution du code de chemin d'accès, un message d'erreur s'affiche. Cela peut être attribuable à l'une des trois causes suivantes :
• Un code de chemin erroné a été entré. Seuls les chiffres de un (1) à huit (8) peuvent figurer dans les codes de chemin. Ne pas utiliser zéro (0) ou neuf (9).
• Vous avez atteint le nombre maximal de niveaux.
• Vous avez essayé d'accéder à un niveau de l'arbre dont le niveau précédent ne contient pas de point de sélection. Vous devez ajouter un point de sélection au premier niveau afin de permettre aux demandeurs d'accéder au deuxième niveau.
La suppression d'un arbre SS est impossible
Il est impossible de supprimer un arbre en cours d'utilisation. Il faut d'abord le désactiver.
Nota :
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la suppression d'un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée
«Suppression d'un arbre SS» à la page 95 .
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
142 Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Des interruptions surviennent pendant la création ou la modification d'un arbre SS
Si vous appuyez accidentellement sur la touche ®, s'il y a panne de courant, si une temporisation du système se produit pendant que vous travaillez sur un arbre SS ou si vous quittez le système sans sauvegarder l'arbre SS sur lequel vous travaillez, les données de l'arbre SS sont sauvegardées dans l'arbre 9. L'arbre 9 est désigné comme espace de travail pour la création ou la modification d'un arbre. Le contenu de l'arbre 9 est écrasé lorsque vous commencez à modifier un autre arbre SS.
La boîte vocale est saturée
La fonction Boîte vocale insaturable permet à un demandeur de laisser un message dans la boîte même lorsque celle-ci est «saturée». Le message est conservé, mais il est impossible d'y accéder tant que le titulaire de la boîte vocale n'a pas supprimé certains messages de sa boîte vocale.
S'il est nécessaire d'augmenter la capacité d'enregistrement des messages, vous pouvez modifier la classe de service de la boîte vocale. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à
la section intitulée «Modification d'une boîte vocale» à la page 40 .
Suppression d'une boîte vocale
Il est impossible de supprimer une boîte vocale utilisée dans un arbre SS. Si vous supprimez un nœud de boîte vocale, les messages entrants destinés à ce nœud de boîte vocale sont acheminés à la boîte réception.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la boîte réception, reportez-vous à la section intitulée
«Boîte réception» à la page 18 .
Messages d'erreur de l'application CallPilot
Le tableau suivant explique les messages d'erreur de l'application CallPilot qui sont affichés lorsque vous effectuez une intervention incorrecte.
Message
Déjà sur LDiff
Suppr impossible
Poste attribué
Entrer no poste
Signification
S'affiche lorsque l'utilisateur essaie d'ajouter à la liste de diffusion une boîte vocale qui en fait déjà partie.
Une boîte vocale ne peut pas être inscrite deux fois dans une liste de diffusion.
S'affiche lorsque l'utilisateur essaie de supprimer une boîte vocale spéciale. La boîte vocale du coordinateur de système et la boîte réception ne peuvent pas être supprimées.
S'affiche lorsque vous tentez d'attribuer un poste deux fois à la même boîte vocale ou si vous tentez d'attribuer un poste à plusieurs boîtes vocales.
S'affiche si vous n'avez pas attribué de poste ou si vous n'avez pas attribué de poste à partir d'un nœud de transfert.
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Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot 143
Message
Arbre incomplet
Boîte info
Note trop courte
Classe non valide
Poste non valide
LDiff non valide
Ann non valide
Touche non valide
Ligne non valide
Boîte non valide
Valeur non valide
MP non valide
Chemin non valide
Heure non valide
Arbre non valide
Signification
S'affiche lorsque l'utilisateur essaie d'activer un arbre avant d'avoir ajouté tous les chemins ou avant que toutes les boîtes vocales utilisées dans l'arbre aient été initialisées.
S'affiche lorsque l'utilisateur essaie de modifier une boîte vocale information.
S'affiche lorsque la note accompagnant un message faisant l'objet d'un renvoi dure moins de trois secondes.
S'affiche lorsque vous entrez une classe de service incorrecte durant l'ajout ou la modification de la classe de service d'une boîte vocale.
S'affiche si un numéro de poste non valide est entré. Vérifiez le nombre de chiffres du numéro de poste ou consultez le répertoire d'entreprise.
S'affiche si vous entrez un numéro de liste de diffusion incorrect lorsque vous modifiez ou supprimez un numéro de liste de diffusion.
S'affiche si un numéro d'annonce non valide est entré. Les numéros d'annonce doivent être compris entre 1 et 40.
S'affiche lorsque l'option sélectionnée n'est pas valide pour la commande affichée.
S'affiche si un numéro de ligne non valide est entré. L'application CallPilot accepte les numéros de ligne de 1 à 500.
S'affiche si vous entrez un numéro de boîte vocale incorrect ou si vous n'avez pas attribué de boîte vocale au poste demandé. Ces appels sont acheminés à la boîte réception.
S'affiche lorsque le numéro du groupe de lignes est erroné ou qu'un nombre d'accès erroné a été entré durant la configuration de l'accès au réseau public.
S'affiche également lorsque le nombre de chiffres entrés dépasse le nombre maximal de chiffres permis (30) pour un numéro de téléphone.
S'affiche si un mot de passe de boîte vocale non valide est entré.
S'affiche si un numéro de chemin non valide est entré. Le code de chemin est composé d'une série de chiffres, et chacun de ces chiffres doit être compris entre 0 et 8. Ce message s'affiche également lorsque tous les chemins d'un arbre ont été attribués. Le nombre maximal de chemins qui peuvent être attribués à un arbre est huit à chaque niveau.
S'affiche si vous entrez une heure de configuration incorrecte pour la fonction Avis de réception de message hors système. Ce message s'affiche également si l'heure d'ouverture de l'entreprise indiquée est erronée.
S'affiche si un numéro d'arbre SS non valide est entré. Il doit s'agir d'un numéro de 1 à 8.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
144 Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Message
Boîte saturée
Bte voc verr
Boîte existante
Boîte vocale utilisée par la SS
Bte quasi satur
Boîte non init
Changer MP
Enregistrer nom
Nom trop long
Réprt inexistant
Auc LDiff libre
Introuvable
Signification
S'affiche lorsque la capacité maximale d'enregistrement des messages d'une boîte vocale est atteinte. La capacité d'enregistrement des messages est attribuée dans la classe de service. Pour pouvoir écouter les nouveaux messages, il faut supprimer les anciens. Ce message s'affiche aussitôt que le titulaire d'une boîte vocale accède à celle-ci.
S'affiche lorsque le titulaire d'une boîte vocale dépasse le nombre maximal prévu de tentatives d'entrée de mot de passe. L'utilisateur ne peut plus accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'a pas été remis à sa valeur implicite.
S'affiche lorsque le numéro d'une boîte vocale existante est entré lors de l'ajout d'une boîte vocale.
S'affiche lorsque vous tentez de supprimer une boîte vocale attribuée à un arbre SS.
S'affiche lorsque la capacité d'enregistrement des messages est presque atteinte dans la boîte vocale. Cette capacité est déterminée dans la classe de service. Le titulaire de boîte vocale doit supprimer les messages inutiles de sa boîte vocale.
Ce message s'affiche aussitôt que le titulaire de la boîte vocale accède à celle-ci.
Aucun message ne peut être conservé dans la boîte vocale tant que des messages n'ont pas été supprimés.
S'affiche lorsqu'un utilisateur tente d'accéder à une boîte vocale qui n'a pas été initialisée.
S'affiche lorsque vous tentez d'accéder à une boîte vocale qui n'a pas été initialisée. Lors de l'initialisation d'une boîte vocale, le titulaire doit changer le mot de passe implicite.
S'affiche lorsque le nom du titulaire d'une boîte vocale n'est pas inscrit dans le répertoire d'entreprise.
S'affiche durant l'ajout ou la modification du nom du titulaire de boîte vocale, lorsque le nombre de caractères entré dépasse la limite permise de 16 caractères
(y compris la virgule).
S'affiche lorsque le répertoire d'entreprise est vide. Soit aucune boîte vocale de l'application CallPilot n'a été initialisée par les titulaires, soit aucune boîte vocale n'a été ajoutée à l'application CallPilot.
S'affiche lorsque le nombre maximal de listes de diffusion a été attribué. Le nombre maximal de listes de diffusion est de 99.
S'affiche lorsqu'il est impossible de trouver un titulaire de boîte vocale qui correspond aux caractères entrés au moment de la consultation du répertoire d'entreprise. Vérifiez si le nom du titulaire de boîte vocale est bien écrit.
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Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot 145
Message
Ajout impossible
Non programmé
Non connecté
Aucun mess préc
MV occupée
Interdit
Non enregistrée
Modalités annul
Manque d'espace
Non disponible
Mot de passe trop long
Enreg trop long
Signification
S'affiche lorsque le nombre maximal de boîtes vocales a été ajouté à l'application
CallPilot. Le nombre maximal de boîtes vocales est de 300, y compris la boîte du coordinateur de système et la boîte réception. Le système CallPilot 150 accepte
300 boîtes vocales de titulaire au maximum. Le nombre maximal est de 40 pour le système CallPilot 100.
S'affiche lorsque l'avis de réception de message hors système n'est pas activé.
L'avis de réception de message hors système est attribué dans la classe de service.
S'affiche lorsque vous tentez de transférer un appel avant d'avoir établi un autre appel.
S'affiche durant la diffusion du premier message d'une boîte vocale, lorsque vous entrez la commande de diffusion du message précédent.
S'affiche lorsque le nombre maximal d'utilisateurs accèdent à l'application
CallPilot.
S'affiche si :
• un titulaire n'est pas autorisé à utiliser une fonction ou un code de fonction;
• un titulaire tente d'accéder à la fonction Configuration ou État de la réception;
• lorsque le message enregistré comprend un trop grand nombre de renvois et de réponses;
• lorsque le nombre maximal de segments du message est atteint. Cela se produit lorsque les fonctions «pause» et «continuer» sont utilisées trop souvent pendant l'enregistrement d'un message;
• lorsque le numéro d'une liste de diffusion est entré à titre de boîte vocale dans une autre liste de diffusion. Un numéro de liste de diffusion ne peut faire partie d'une liste de diffusion.
S'affiche lorsque vous tentez de diffuser une annonce principale ou secondaire avant que celle-ci soit enregistrée.
S'affiche lorsque les modalités de remise sont annulées pendant l'envoi d'un message.
S'affiche lorsque la capacité d'enregistrement des messages de l'application
CallPilot est atteinte. Vous devez supprimer les anciens messages de la boîte réception et demander aux titulaires de boîte vocale de supprimer tous les messages inutiles de leur boîte.
S'affiche lorsqu'un titulaire de boîte vocale essaie d'utiliser la fonction Réponse pour répondre à un appel extérieur, mais que les données d'appels du demandeur extérieur n'accompagnent pas le message laissé par celui-ci.
S'affiche lorsque le nombre de caractères du mot de passe entré dépasse huit chiffres. Le mot de passe doit compter entre quatre et huit chiffres.
S'affiche lorsque le message enregistré est trop long. La durée des messages ou des annonces pour une boîte vocale dépend de sa classe de service.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
146 Chapitre 11 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Message
Enreg trop court
Parler plus fort
Pas activé
Signification
S'affiche lorsque le message enregistré est trop court.
Ce message s'affiche au cours de l'enregistrement d'une annonce ou d'un message lorsque le volume d'enregistrement est trop bas. N'utilisez pas le mode
Mains libres. Parlez directement dans le combiné.
S'affiche si les listes de diffusion ne sont pas activées.
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Chapitre 12
Conseils relatifs à la configuration de l'application
CallPilot
147
Le présent chapitre décrit les améliorations pouvant être apportées à la configuration de l'application CallPilot afin d'en améliorer l'efficacité.
Service de réponse différée de la Réception automatique
La Réception automatique peut répondre à tous les appels acheminés sur des lignes réseau particulières après un nombre donné de coups de sonnerie. L'application CallPilot répond aux appels d'arrivée si l'installateur programme le système CallPilot comme poste principal d'une ou de plusieurs lignes réseau. La fonction Renvoi au poste principal transfère les appels n'ayant obtenu aucune réponse à la Réception automatique après le nombre désigné de coups de sonnerie.
Nota :
La fonction RPP ne s'applique qu'aux appels d'arrivée acheminés sur la ligne désignée. Elle ne s'applique pas aux appels d'intercommunication effectués entre les postes.
Lignes avec sonnerie et touche réponse
Si une ligne d'arrivée est une ligne à représentation avec sonnerie sur au moins deux postes et que la fonction Renvoi automatique tous appels (RTA) ou la fonction Renvoi automatique sur non-réponse (RNR) de l'application CallPilot est programmée sur l'un de ces postes, alors tous les appels d'arrivée sur cette ligne sont acheminés à la boîte vocale du poste programmé.
Si, par exemple, le poste du directeur des relations publiques est un poste à représentation avec sonnerie sur le poste du réceptionniste, et si le réceptionniste renvoie ses appels à l'application
CallPilot, tous les appels d'arrivée sont transférés à la boîte vocale du réceptionniste. Cela s'applique également lorsque les appels n'ayant obtenu aucune réponse au poste du réceptionniste sont renvoyés à l'application CallPilot et lorsque le nombre de coups de sonnerie attribué au poste du réceptionniste est inférieur à celui du poste du directeur des relations publiques.
Nota :
Les fonctions Renvoi automatique tous appels et Renvoi automatique sur non-réponse n'ont aucune incidence sur les appels acheminés aux lignes d'un poste sans sonnerie. Si, par exemple, la ligne réseau d'un autre poste est une ligne à représentation sans sonnerie sur le poste du réceptionniste et que la fonction Renvoi automatique tous appels ou Renvoi automatique sur non-réponse est activée au poste du réceptionniste à l'application CallPilot, les appels d'arrivée sur cette ligne ne seront pas touchés.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
Lien public mis à jour
Le lien public vers votre chat a été mis à jour.
Caractéristiques clés
- Messagerie vocale intégrée pour la gestion des messages.
- Réception automatique pour répondre et acheminer les appels.
- Sélection de service (SS) pour créer des menus personnalisés.
- Gestion des boîtes vocales (titulaire, temporaire, information).
- Configuration des tables d'annonces d'entreprise.
- Configuration de la prise d'appel système.
- Gestion des listes de diffusion.