74 Chapitre 6 Sélection de service
Chemins d'accès
Un chemin d'accès peut comprendre une série de menus, de messages d'information et d'options de boîtes vocales ou de transfert. Les demandeurs doivent entrer ce code de chemin d'accès pour passer l'appel au niveau suivant de l'arbre SS. Pour obtenir un exemple d'acheminement des appels dans un arbre SS, reportez-vous à la section intitulée
«Exemple d'un arbre SS» à la page 75
.
Nœud de mise en garde et recherche de personne
Un nœud de mise en garde et recherche de personne met un appel en garde et l'annonce dans une zone de recherche de personne, sur un système de recherche de personne par haut-parleur, ou les deux à la fois. Selon la configuration que vous sélectionnez, il est possible de répéter la recherche de personne jusqu'à ce que quelqu'un réponde à l'appel mis en garde. Un appel n'ayant obtenu aucune réponse est retourné à l'arbre SS.
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Chapitre 6 Sélection de service 75
Exemple d'un arbre SS
⁄
Nœud local
Pour passer une commande, faites le
⁄
.
Pour faire ajouter votre nom à notre liste de
distribution, faites le
¤
.
Pour obtenir le Service des ventes, faites le
‹
.
Pour obtenir le Service à la clientèle, faites le
›
.
Pour parler au réceptionniste, faites le
‚
.
¤
‹
›
Menu secondaire
Boîte vocale
Pour passer une commande, faites le
⁄.
Pour parler avec un représentant du Service des commandes, faites le
¤.
Pour ajouter votre nom à notre liste de distribution, veuillez indiquer votre nom et votre adresse
après la tonalité.
Destination: PRÉC
Menu secondaire
Transfert
Pour faire une demande relative à une commande, faites le
⁄
.
Pour obtenir le Service des ventes, faites le
¤
.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur notre concours, faites le
‹
.
Transfert de l'appel au Service à la clientèle.
⁄
¤
⁄ ¤
‹
Message d'information
Nos promotions de la semaine…
Destination:
PRÉC
Transfert
Transfert de l'appel
à un représentant du Service des commandes.
Boîte vocale
Veuillez nous laisser les renseignements nécessaires et l'un de nos représentants communiquera avec vous.
Fonction de mise en garde et de recherche de personne
Message d'information
Mise en garde de l'appel et recherche de personne dans le Service des ventes.
Bureau Idéal lance un concours…
Destination: LIB
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
76 Chapitre 6 Sélection de service
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77
Chapitre 7
Utilisation des arbres SS
Création d'un arbre SS
Nota :
Pour minimiser la possibilité d'interruptions de service, ne travaillez pas sur les arbres SS lors des heures de pointe. Le traitement des appels des demandeurs risque d'être retardé lorsque vous travaillez sur un arbre SS.
Pour créer un arbre SS
1
Créez un nœud local. Le nœud local peut être soit sous forme de nœud de menu ou de nœud d'information.
Si le nœud local est sous forme de nœud d'information :
• enregistrez un message d'information.
Si le nœud local est sous forme de nœud de menu :
• créez des nœuds secondaires. Les choix de nœuds secondaires comprennent :
– les nœuds secondaires de menu;
– les nœuds d'information;
– les nœuds de boîte vocale;
– les nœuds de mise en garde et recherche de personne;
– les nœuds de transfert.
2
Attribuez un arbre SS à une table d'annonces.
Vous pouvez attribuer un arbre SS pour chaque moment de la journée.
3
Vérifiez l'arbre SS.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
78 Chapitre 7 Utilisation des arbres SS
Création d'un nœud local
Débutez la création d'un arbre SS en créant un nœud local. Créez un nœud du menu local afin d'offrir aux demandeurs une liste d'options. Créez un nœud local de diffusion d'un message d'information pour que le demandeur puisse libérer l'appel après avoir écouté le message d'information.
Pour créer un nœud local
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS
Admin SS
ADMIN
3
4
Appuyez sur SS.
Appuyez sur ADMIN.
Arbre SS:
REPR OK
5
Entrez le numéro de l'arbre (1 à 8), puis appuyez sur OK.
Nouvel arbre: x
CRÉER SORT
6
Appuyez sur CRÉER.
0 GPrinc/Menu
ENR AUTRE OK
7
Décrochez le combiné, puis appuyez sur ENR.
Enr guide princ:
REPR OK
8
Après la tonalité, enregistrez le message de menu local ou le message d'information. Appuyez sur OK pour mettre fin à l'enregistrement.
Ne raccrochez pas le combiné.
Valider guide?
REPR ÉCOUTE OK
9
Pour écouter votre enregistrement, appuyez sur ÉCOUTE ou pour valider votre enregistrement, appuyez sur OK.
Chemin no:
REPR FIN OK
10
Appuyez sur FIN.
Arbre: x
SAUV IMPR SORT
11
Appuyez sur SAUV.
Sauv arbre no x
OUI AUTRE SORT
12
Appuyez sur OUI.
Arbre sauvegardé
13
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin SS
ADMIN
14
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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Chapitre 7 Utilisation des arbres SS 79
Ajout de nœuds au nœud local
Si vous créez un arbre SS à l'aide d'un nœud de menu local ne pouvant pas contenir toutes les options, vous pouvez créer des menus de nœud secondaire. Pour créer des menus de nœud secondaire, ajoutez un nœud de menu au nœud du menu local.
Si le nœud local est un nœud d'information, il est impossible d'ajouter un nœud secondaire et l'appel est automatiquement libéré après la diffusion du message d'information.
Après avoir défini le nombre d'options offertes dans le menu, vous devez déterminer la destination de chacune des options.
Après avoir attribué un nœud secondaire de menu, vous devez créer un autre ensemble de nœuds au prochain niveau de l'arbre. Les nœuds peuvent être un autre nœud de menu, un nœud d'information, un nœud de transfert ou un nœud de boîte vocale. Vous pouvez attribuer huit nœuds au maximum à chaque menu.
Un nœud secondaire de menu permet au demandeur d'accéder à une autre liste d'options au moyen d'un code à un chiffre. Par exemple, si votre menu de nœud local est le suivant :
Pour passer une commande, faites le ⁄. Pour faire ajouter votre nom à notre liste de distribution,
faites le ¤. Pour obtenir le Service des ventes, faites le ‹. Pour parler au préposé à la
réception, faites le ‚.
Le demandeur peut appuyer sur le ⁄; après quoi d'autres options lui sont offertes, telles que :
Pour connaître nos promotions de la semaine, faites le ⁄. Pour parler à un représentant du
Service des commandes, faites le ¤.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
80 Chapitre 7 Utilisation des arbres SS
Ajout d'un nœud de menu
Créez un nœud de menu pour organiser les choix offerts aux demandeurs ou si le menu contient plusieurs choix. Vous pouvez ajouter un nœud de menu à un arbre SS en tout temps.
Pour ajouter un nœud de menu
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS
Admin SS
ADMIN
3
4
Appuyez sur SS.
Appuyez sur ADMIN.
Arbre SS:
REPR OK
5
Entrez le numéro de l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un nœud de menu, puis appuyez sur OK.
Arbre activé
6
Lorsque vous avez attribué l'arbre SS à une table d'annonces, cet affichage apparaît brièvement.
Arbre: x
MOD SORT
7
Appuyez sur MOD.
Chemin no:
REPR FIN OK
8
Entrez le code de chemin d'accès, puis appuyez sur OK.
Par exemple, pour créer un nœud de menu au deuxième niveau de l'arbre SS, entrez ⁄⁄. Le premier chiffre correspond au chemin du premier niveau de nœud de menu. Le second chiffre correspond au chemin dans lequel vous voulez créer le nœud de menu.
x
MENU INFO
Guide princ
ENR
9
10
Appuyez sur MENU.
Décrochez le combiné, puis appuyez sur ENR.
Enregistrez le guide parlé après la tonalité.
Enr guide princ:
REPR OK
11
Appuyez sur OK pour mettre fin à l'enregistrement. Ne raccrochez pas le combiné.
Valider guide?
REPR ÉCOUTE OK
12
Appuyez sur OK pour valider l'enregistrement ou appuyez sur REPR pour enregistrer de nouveau le message.
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Chapitre 7 Utilisation des arbres SS 81
Enreg guide sec?
OUI NON
13
Appuyez sur NON si vous ne voulez pas enregistrer le guide parlé en langue seconde ou appuyez sur OUI pour enregistrer le guide parlé en langue seconde.
Chemin no:
REPR FIN OK
14
Appuyez sur FIN.
Arbre: x
SAUV IMPR SORT
15
Appuyez sur SAUV.
Sauv arbre no x
OUI AUTRE SORT
16
Appuyez sur OUI.
Arbre sauvegardé
17
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin SS
ADMIN
18
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
82 Chapitre 7 Utilisation des arbres SS
Ajout d'un nœud d'information
Un nœud d'information est une boîte vocale information que vous ajoutez à un arbre SS. Les boîtes vocales information servent à aviser le demandeur des promotions, des activités spéciales de l'entreprise, des heures d'ouverture ou des prix. Vous pouvez ajouter un nœud d'information à un arbre SS en tout temps.
Pour ajouter un nœud d'information
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS
Admin SS
ADMIN
3
4
Appuyez sur SS.
Appuyez sur ADMIN.
Arbre SS:
REPR OK
5
Entrez le numéro de l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un nœud d'information, puis appuyez sur OK.
Arbre: x
MOD SORT
6
Appuyez sur MOD.
Chemin no:
REPR FIN OK
7
Entrez le code de chemin d'accès, puis appuyez sur OK.
Par exemple, pour créer un nœud d'information au deuxième niveau d'un arbre SS, entrez ⁄⁄. Le premier chiffre correspond au chemin du premier niveau de nœud de menu. Le second chiffre correspond au chemin dans lequel vous voulez créer le nœud d'information.
x
MENU INFO AUTRE
8
Appuyez sur INFO.
Message princ
ENR
9
Décrochez le combiné, puis appuyez sur ENR.
Après la tonalité, enregistrez votre message de boîte vocale information.
Enr mess princ:
REPR ÉCOUTE OK
10
Appuyez sur OK pour mettre fin à l'enregistrement.
Ne raccrochez pas le combiné.
Valider mess?
REPR ÉCOUTE OK
11
Appuyez sur OK pour valider l'enregistrement ou appuyez sur REPR pour enregistrer le message de nouveau.
N0008718 02
Chapitre 7 Utilisation des arbres SS 83
Enreg guide sec?
OUI NON
12
Appuyez sur NON si vous ne voulez pas enregistrer le guide parlé en langue seconde ou appuyez sur OUI pour enregistrer le guide parlé en langue seconde.
Pt enchaînement?
PRÉC PRINC LIB
13
Sélectionnez une destination.
Appuyez sur PRÉC pour ramener le demandeur au menu précédent ou appuyez sur PRINC pour ramener le demandeur au nœud local ou appuyez sur LIB pour libérer l'appel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les destinations, reportez-vous à la section intitulée
«Destinations» à la page 73 .
Chemin no:
REPR FIN OK
14
Appuyez sur FIN.
Arbre: x
SAUV SORT
15
Appuyez sur SAUV.
Sauv arbre no x
OUI AUTRE SORT
16
Appuyez sur OUI.
Arbre sauvegardé
17
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin SS
ADMIN
18
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
84 Chapitre 7 Utilisation des arbres SS
Ajout d'un nœud de boîte vocale
L'ajout d'un nœud de boîte vocale fournit au demandeur une boîte vocale dans laquelle il peut laisser un message ou écouter un message d'information, selon le type de boîte vocale. Pour créer un nœud de boîte vocale, vous devez lui attribuer un code de chemin d'accès et un numéro de boîte vocale. Vous pouvez ajouter un nœud de boîte vocale à un arbre SS en tout temps.
Une boîte vocale ne peut pas recevoir de messages tant qu'elle n'est pas initialisée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'initialisation des boîtes vocales, reportez-vous à la section intitulée
«Initialisation d'une boîte vocale» à la page 30 .
Pour ajouter un nœud de boîte vocale
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS
Admin SS
ADMIN
3
4
Appuyez sur SS.
Appuyez sur ADMIN.
Arbre SS:
REPR OK
5
Entrez le numéro de l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un nœud de boîte vocale, puis appuyez sur OK.
Arbre: x
MOD IMPR SORT
6
Appuyez sur MOD.
Chemin no:
REPR FIN OK
7
Entrez le code de chemin d'accès, puis appuyez sur OK.
Par exemple, pour créer un nœud de boîte vocale au deuxième niveau d'un arbre SS, entrez ⁄⁄. Le premier chiffre correspond au chemin du premier niveau de nœud de menu. Le second chiffre correspond au chemin dans lequel vous voulez créer le nœud de boîte vocale.
x
MENU INFO AUTRE
8
Appuyez sur AUTRE.
x
TRNSF DÉP AUTRE
9
Appuyez sur DÉP.
Bte voc:
RÉPRT SORT
10
Entrez le numéro de la boîte vocale ou appuyez sur RÉPRT pour accéder au répertoire d'entreprise.
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Chapitre 7 Utilisation des arbres SS 85
Pt enchaînement?
PRÉC PRINC LIB
11
Sélectionnez une destination.
Appuyez sur PRÉC pour ramener le demandeur au menu précédent ou appuyez sur PRINC pour ramener le demandeur au nœud local ou appuyez sur LIB pour libérer l'appel.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les destinations, reportez-vous à la section intitulée
«Destinations» à la page 73 .
Chemin no:
REPR FIN OK
12
Appuyez sur FIN.
Arbre: x
SAUV SORT
13
Appuyez sur SAUV.
Sauv arbre no x
OUI AUTRE SORT
14
Appuyez sur OUI.
Arbre sauvegardé
15
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin SS
ADMIN
16
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
86 Chapitre 7 Utilisation des arbres SS
Ajout d'un nœud de transfert
Un nœud de transfert permet d'acheminer l'appel à un numéro intérieur ou extérieur. Vous pouvez ajouter un nœud de transfert à un arbre SS en tout temps.
Pour ajouter une option de transfert à un numéro de poste intérieur
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
Admin
LDIFF SS
Admin SS
ADMIN
Arbre SS:
REPR OK
2
Appuyez sur AUTRE.
3
Appuyez sur SS.
4
Appuyez sur ADMIN.
5
Entrez le numéro de l'arbre SS auquel vous voulez ajouter un nœud de transfert, puis appuyez sur OK.
Arbre: x
MOD SORT
Chemin no:
REPR FIN OK
6
Appuyez sur MOD.
7
Entrez le code de chemin d'accès, puis appuyez sur OK.
Par exemple, pour créer un nœud de transfert au deuxième niveau d'un arbre SS, entrez ⁄⁄. Le premier chiffre correspond au chemin du premier niveau de nœud de menu. Le second chiffre correspond au chemin dans lequel vous voulez créer le nœud de transfert.
x
MENU INFO x
TRNSF DÉP AUTRE
Transfert
EXT INT
Pste:
REPR OK
Chemin no:
REPR FIN OK
Arbre: x
SAUV SORT
Sauv arbre no x
OUI AUTRE SORT
Arbre sauvegardé
8
Appuyez sur AUTRE.
9
Appuyez sur
TRNSF.
10
Appuyez sur INT.
11
Composez le numéro du poste.
12
Appuyez sur FIN.
13
Appuyez sur SAUV.
14
Appuyez sur OUI.
15
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin SS
ADMIN
16
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
N0008718 02
