À propos de l'envoi de messages par liste de diffusion. Nortel Networks CallPilot 100/150
Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 45
À propos des listes de diffusion
Vous pouvez créer 99 listes de diffusion au maximum. Chaque liste peut contenir 300 boîtes vocales. Avant d'ajouter des listes de diffusion, préparez la liste de membres. Cette liste doit contenir :
• le nom de la liste de diffusion – 16 caractères au maximum;
• les numéros de boîtes vocales à ajouter à la liste.
Une fois la liste de diffusion établie, vous pouvez modifier les boîtes vocales qui se trouvent dans la liste, enregistrer un nouveau nom, afficher la liste de diffusion ou la supprimer.
À propos de l'envoi de messages par liste de diffusion
Le message par liste de diffusion vous permet d'aviser un groupe de personnes d'un événement ou de leur transmettre un message qui ne concerne que ce groupe. Lorsqu'un titulaire de boîte vocale envoie un message à la liste de diffusion, il ne reçoit pas le message.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'envoi de messages par liste de diffusion à une liste de diffusion vocale, reportez-vous au Guide de référence de l'application CallPilot.
À propos des numéros de listes de diffusion
Au cours de l'installation du système, un numéro entre 0 et 9 (valeur implicite 9) est attribué comme chiffre initial des listes de diffusion. Ainsi, les numéros implicites des listes de diffusion vont de 901 à 999. Si le chiffre initial est 5, les numéros iront donc de 501 à 599. Les numéros de listes de diffusion comportent trois chiffres.
Le chiffre initial de liste de diffusion peut être modifié au besoin. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification du chiffre initial de la liste de diffusion, reportez-vous à la section intitulée
«Chiffre initial de la liste de diffusion» à la page 119 .
Lorsque vous envoyez un message à l'aide de la liste de diffusion, le numéro de la liste remplace celui de la boîte vocale. Le tableau ci-dessous illustre deux exemples de listes de diffusion.
Voici un exemple de liste de diffusion.
Numéro de la liste de diffusion Nom
901 Ventes
902 Expédition
Numéro de boîte vocale
224
223
233
227
221
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
46 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Ajout d'une liste de diffusion
Pour être incluse dans une liste de diffusion, une boîte vocale doit avoir été initialisée. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'initialisation d'une boîte vocale, reportez-vous à la section intitulée
«Initialisation d'une boîte vocale» à la page 30 .
Pour ajouter une liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTR
Admin
LDIFF SS AUTRE
Admin liste diff
AJOUT SUPPR MOD
LDiff: xxx
OK
2
Appuyez sur AUTRE.
3
Appuyez sur LDIFF.
4
Appuyez sur AJOUT.
5
Appuyez sur OK.
L'application CallPilot attribue automatiquement un numéro aux listes de diffusion.
Enreg nom:
REPR OK
6
Enregistrez le nom de la liste de diffusion après la tonalité, puis appuyez sur OK pour mettre fin à l'enregistrement.
Ce nom de la liste est diffusé à quiconque envoie un message à l'aide de la liste.
Valider nom?
REPR ÉCOUTE OK
7
Pour écouter votre enregistrement, appuyez sur ÉCOUTE ou pour valider votre enregistrement, appuyez sur OK ou pour enregistrer le nom de nouveau, appuyez sur REPR.
Nom:
REPR ARR OK
8
Entrez le nom de la liste de diffusion (16 caractères au maximum), puis appuyez sur OK.
Bte voc:
RÉPRT SORT
9
Entrez le numéro de la première boîte vocale à ajouter à la liste de diffusion.
Si vous ne connaissez pas le numéro de la boîte vocale, appuyez sur
RÉPRT pour consulter le répertoire d'entreprise.
xxxx, xx
REPR AJOUT
Titulaire ajouté
10
Appuyez sur AJOUT.
11
Cet affichage apparaît brièvement.
Bte voc:
RÉPRT SORT
12
Pour ajouter d'autres boîtes vocales à la liste de diffusion, répétez les
étapes 10 à 12 ou
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 47
Modification d'une liste de diffusion
À tout moment, vous pouvez :
• modifier le nom d'affichage d'une liste de diffusion;
• ajouter, supprimer ou afficher les noms des membres de la liste de diffusion.
Par contre, vous ne pouvez pas modifier le numéro d'une liste de diffusion. Pour le modifier, vous devez supprimer la liste et en créer une nouvelle. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée
«Ajout d'une liste de diffusion» à la page 46 .
Pour modifier une liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS
3
Appuyez sur LDIFF.
Admin liste diff
AJOUT SUPPR MOD
4
Appuyez sur MOD.
LDiff:
REPR SORT
5
Entrez le numéro de la liste de diffusion à modifier.
xxxxxxx
MOD SUIV
6
Pour modifier le nom de la liste de diffusion, appuyez sur MOD ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 9.
Nom:
REPR ARR OK
7
Entrez le nouveau nom de la liste de diffusion, puis appuyez sur OK.
xxxxxx
MOD SUIV
8
Appuyez sur SUIV.
Nom enregistré:
ENR ÉCOUTE SUIV
9
Pour enregistrer le nom de la liste de diffusion, appuyez sur ENR ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 12.
Enreg nom:
REPR OK
10
Après la tonalité, enregistrez le nouveau nom de la liste de diffusion, puis appuyez sur OK.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
48 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Valider nom?
REPR ÉCOUTE OK
11
Pour écouter votre enregistrement, appuyez sur ÉCOUTE ou pour valider votre enregistrement, appuyez sur OK ou pour enregistrer le nom de nouveau, appuyez sur REPR.
Noms LDiff
AJOUT SUPPR VOIR
12
Appuyez sur AJOUT pour ajouter un numéro de boîte vocale à la liste de diffusion ou appuyez sur SUPPR pour supprimer un numéro de boîte vocale de la liste de diffusion ou appuyez sur VOIR pour visualiser la liste.
Bte voc:
RÉPRT SORT
13
Entrez le numéro de la boîte vocale à ajouter ou supprimer.
Noms LDiff
AJOUT SUPPR VOIR
14
Après avoir apporté les modifications à la liste de diffusion, appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 49
Suppression d'une liste de diffusion
Une liste de diffusion peut être supprimée en tout temps. Lorsqu'une liste de diffusion est supprimée, l'application CallPilot attribue le numéro de l'ancienne liste de diffusion à une nouvelle liste lors de sa création. La suppression d'une liste de diffusion n'entraîne pas la suppression des boîtes vocales de l'application CallPilot.
Pour supprimer une liste de diffusion, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur AUTRE.
Admin
LDIFF SS AUTRE
3
Appuyez sur LDIFF.
Admin liste diff
AJOUT SUPPR MOD
4
Appuyez sur SUPPR.
LDiff:
REPR SORT
5
Entrez le numéro de la liste de diffusion à supprimer.
<Nom liste diff>
SUPPR SORT
6
Appuyez sur SUPPR.
LDiff supprimée
7
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin liste diff
AJOUT SUPPR MOD
8
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
50 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
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51
Chapitre 5
Configuration de la Réception automatique
Réception automatique
La Réception automatique répond aux appels acheminés aux lignes d'arrivée de votre entreprise en diffusant une annonce préenregistrée, choisie dans la table d'annonces, selon l'heure de la journée.
Vous pouvez enregistrer diverses annonces et les attribuer à la table d'annonces. Vous pouvez
également préciser quelle annonce sera diffusée sur les différentes lignes. Vous pouvez, par exemple, programmer le système pour que le demandeur entende une annonce lorsqu'il compose le numéro du service des ventes, et une autre annonce lorsqu'il appelle le service à la clientèle.
Une fois que l'annonce a été diffusée, le menu Réception automatique propose une série d'options que le demandeur peut sélectionner à l'aide du clavier de son téléphone. Si vous voulez proposer un plus grand nombre d'options et de services, vous pouvez programmer le système de façon à ce que le menu Sélection de service (SS) soit diffusé à la place du menu Réception automatique. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création d'un menu SS, reportez-vous à la section intitulée
«Planification et conception d'un arbre SS» à la page 71
.
Aperçu de la prise d'appel par la Réception automatique
Appel d'arrivée
Prise d'appel par le
Réceptionniste
Prise d'appel par la
Réception automatique
Diffusion de l'annonce d'entreprise
Diffusion du menu principal de la Sélection de service
Diffusion du menu de la Réception automatique
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
52 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Tables d'annonces
Les tables d'annonces contiennent les messages que la Réception automatique diffuse aux demandeurs. L'application CallPilot comprend quatre tables d'annonces.
Vous pouvez enregistrer un total de 40 annonces d'entreprise en mémoire, mais seulement quatre peuvent être attribuées simultanément à une table d'annonces. Vous pouvez attribuer les quatre mêmes annonces à plusieurs tables ou leur en attribuer de différentes.
Le tableau suivant constitue un exemple d'attribution d'annonces.
Type d'annonce
Matinée
Après-midi
Soirée
Heures de fermeture
Matinée
Après-midi
Soirée
Heures de fermeture
Table 1
Annonce 1
Annonce 2
Annonce 3
Annonce 4
Annonce 17
Annonce 18
Annonce 19
Annonce 20
Table 2
Annonce 5
Annonce 6
Annonce 7
Annonce 8
Annonce 21
Annonce 22
Annonce 23
Annonce 24
Table 3
Annonce 9
Annonce 10
Annonce 11
Annonce 12
Annonce 25
Annonce 26
Annonce 27
Annonce 28
Table 4
Annonce 13
Annonce 14
Annonce 15
Annonce 16
Annonce 29
Annonce 30
Annonce 31
Annonce 32
Il est recommandé d'utiliser les annonces 1 à 16 pour les jours ouvrables et les annonces 17 à 40 pour les occasions spéciales.
Chaque table d'annonces est divisée en quatre sections, selon l'heure de la journée.
Le tableau suivant indique les différentes heures de la journée.
Type d'annonce Heure d'activation (valeur implicite)
Matinée
Après-midi
00 h
12 h
Soirée 18 h
Heures de fermeture 18 h
Si vous utilisez les heures implicites, l'annonce de soirée n'est pas diffusée.
L'annonce des heures de fermeture peut être activée ou désactivée en fonction de la programmation du paramètre État de l'entreprise.
Tables d'annonces utilisées en conjonction avec la langue seconde
Lorsque vous utilisez les langues principale et seconde, il est recommandé d'attribuer une des tables d'annonces à la langue seconde. Si votre entreprise utilise deux lignes d'arrivée, par exemple, et que vous voulez qu'une ligne diffuse uniquement des annonces en langue seconde, vous devez attribuer cette ligne à la table qui contient les annonces enregistrées en langue seconde.
Vous pouvez donc enregistrer les annonces 5, 6, 7 et 8 en langue seconde et les attribuer à la table d'annonces 2, ligne 2.
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 53
Annonces d'entreprise
Avant d'enregistrer vos annonces d'entreprise, vous devez déterminer quel type d'annonce sera diffusé sur les différentes lignes téléphoniques d'arrivée et établir ce que vous allez dire dans ces annonces. Les quatre annonces doivent correspondre aux heures de matinée, d'après-midi, de soirée et de fermeture. Vous pouvez préparer quatre annonces ou utiliser la même annonce pour chaque période du jour. Au fur et à mesure que vous enregistrez les annonces, numérotez-les de 1 à
4. Voici des exemples d'annonces pour chaque période du jour :
1
Annonce de matinée : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
2
Annonce d'après-midi : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
3
Annonce de soirée : «Bonsoir. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
4
Annonce de fermeture : «Vous avez joint la librairie Bouquin. Nos heures d'ouverture sont du
lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Veuillez patienter et laisser un message. Merci.»
Les annonces 1 à 4 sont implicitement attribuées à toutes les tables d'annonces. Ainsi, l'annonce numéro 1 est diffusée en tant qu'annonce de matinée pour les tables 1, 2, 3 et 4.
Si vous n'utilisez qu'une table d'annonces, les annonces numérotées de 1 à 4 que vous avez enregistrées sont diffusées automatiquement. Vous n'avez pas à attribuer les annonces 1 à 4 à la table, mais vous devez définir le choix de langue.
Si vous utilisez une langue principale et une langue seconde, vous devez enregistrer les directives de l'option · dans les deux langues. Si, par exemple, vous utilisez le français comme langue principale et l'anglais comme langue seconde, votre annonce principale sera en français, mais les directives de l'option · seront en anglais. Par exemple :
«Bonjour. Vous êtes en communication avec la librairie Bouquin. Pour utiliser notre service de
messagerie vocale en anglais, faites le ·
.
»
Comme le menu implicite Réception automatique ne comprend pas l'option de langue seconde, vous devez préciser dans votre annonce que le demandeur doit appuyer sur le · pour utiliser cette langue.
Les annonces d'entreprise peuvent durer jusqu'à 10 minutes. Si vous voulez modifier la durée de l'annonce, vous devez changer la classe de service attribuée à la boîte vocale du coordinateur de système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de ce paramètre, reportez-vous à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40 .
Une fois que vous avez établi ce que vous voulez dire dans votre annonce, exercez-vous à l'enregistrement. N'oubliez pas de parler clairement et lentement, à un débit facile à comprendre.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
54 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Enregistrement d'une annonce
N'utilisez pas la fonction Mains libres pour enregistrer vos annonces d'entreprise.
Parlez directement dans le combiné.
Pour enregistrer une annonce d'entreprise, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur RA.
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
3
Appuyez sur ANN.
Admin annonces
ANN RA
4
Appuyez sur ANN.
Annonce:
REPR OK
5
Entrez le numéro de l'annonce à enregistrer (de 1 à 40), puis appuyez sur OK.
Annonce <X>
REPR ÉCOUTE ENR
6
Appuyez sur ENR. Enregistrez votre annonce après la tonalité.
Ne raccrochez pas après avoir terminé l'enregistrement.
Enreg annonce:
REPR OK
7
Appuyez sur OK pour mettre fin à l'enregistrement.
Valider annonce?
REPR ÉCOUTE OK
8
Pour écouter l'annonce, appuyez sur ÉCOUTE ou pour valider votre enregistrement, appuyez sur OK ou pour enregistrer l'annonce de nouveau, appuyez sur REPR.
Répétez les étapes 5 à 9 pour chaque annonce que vous voulez enregistrer.
9
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 55
Configuration d'une table d'annonces
Pour configurer une table d'annonces, vous devez :
• enregistrer un message guide personnalisé, si vous voulez remplacer le menu Réception automatique;
• attribuer des annonces pour chaque période de la journée aux tables d'annonces;
• attribuer un choix de langue si vous utilisez le fonctionnement bilingue;
• désigner un poste de réception par table d'annonces;
• attribuer un arbre SS;
• régler les heures d'ouverture de votre entreprise.
Nota :
L'arbre SS doit être créé avant d'être attribué à une table d'annonces. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la création d'un arbre SS, reportez-vous à la section
intitulée «Création d'un arbre SS» à la page 77
.
Messages guides personnalisés
Annonce
Choix de langue
Vous pouvez enregistrer un message guide personnalisé afin de remplacer le menu Réception automatique. Il est recommandé d'enregistrer des messages guides qui durent au moins huit secondes.
Lorsque vous enregistrez un message guide personnalisé, vous pouvez ajouter une série d'options, telles que le choix de langue, l'accès au répertoire de l'entreprise ou la mise en communication avec un téléphoniste. Vous pouvez enregistrer des messages guides personnalisés en langue principale et en langue seconde pour chaque table d'annonces.
Vous pouvez attribuer les annonces en fonction de l'heure du jour dans chaque table d'annonces.
Chaque table d'annonces peut se voir attribuer un choix de langue différent. Cela permet de déterminer quelle langue utilisera la Réception automatique lors de la prise d'un appel d'arrivée. Si l'option bilingue de l'application CallPilot n'est pas activée, vous ne pouvez pas configurer le choix de langue.
Poste de réception par table d'annonces
Le poste de réception par table d'annonces a priorité sur le téléphoniste désigné. Si le poste de réception ne répond pas, l'appel du demandeur est transféré à la boîte vocale du destinataire ou à la boîte réception si aucune boîte vocale du destinataire n'est attribuée.
Arbre SS
Vous pouvez attribuer des arbres SS en fonction de l'heure du jour dans chaque table d'annonces. L'attribution d'un arbre SS à une table d'annonces est optionnelle. L'arbre SS doit être créé avant d'être attribué à une table d'annonces.
Si aucun arbre SS n'est attribué à une table d'annonces, le demandeur entend l'annonce attribuée suivi du menu Réception automatique.
Lorsqu'un arbre SS est attribué à une table d'annonces, le demandeur entend l'annonce attribuée suivi du menu Arbre SS.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
56 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Messages guides personnalisés
Annonce
Heures d'ouverture
Réception automatique –
Blocage des appels selon l'heure
Vous pouvez enregistrer un message guide personnalisé afin de remplacer le menu Réception automatique. Il est recommandé d'enregistrer des messages guides qui durent au moins huit secondes.
Lorsque vous enregistrez un message guide personnalisé, vous pouvez ajouter une série d'options, telles que le choix de langue, l'accès au répertoire de l'entreprise ou la mise en communication avec un téléphoniste. Vous pouvez enregistrer des messages guides personnalisés en langue principale et en langue seconde pour chaque table d'annonces.
Vous pouvez attribuer les annonces en fonction de l'heure du jour dans chaque table d'annonces.
Le paramètre des heures d'ouverture permet de déterminer, pour chaque table d'annonces, à quelle heure sera diffusée une annonce. Chaque table d'annonces divise les heures d'affaires en quatre catégories pour chaque jour de la semaine : la matinée, l'après-midi, la soirée et les heures de fermeture.
Pour configurer les jours où votre entreprise est fermée, réglez l'heure d'activation à 00 h 00. Ainsi, l'annonce des heures de fermeture sera diffusée pendant toute la journée.
L'annonce des heures de fermeture peut également être activée ou désactivée en fonction de la programmation du paramètre État de l'entreprise. Si le paramètre État de l'entreprise est désactivé, l'annonce des heures de fermeture continue à être diffusée tant que la fonction n'est pas activée.
Les demandeurs peuvent rechercher un nom dans le répertoire d'entreprise, ou entrer un numéro de poste, pour acheminer leurs appels.
L'appel sonne au poste approprié. Ou encore, vous pouvez acheminer les appels à la boîte vocale appropriée, selon l'heure. Si vous utilisez la fonction de blocage d'appels selon l'heure, lorsqu'un demandeur compose un poste ou un nom, l'appel est acheminé à la boîte vocale correspondante. Si aucune boîte vocale n'a été initialisée pour le poste en question, le demandeur entend un message indiquant que la personne n'est pas disponible, suivi du menu de la SS. Si un télécopieur appelle la
Réception automatique ou l'arbre SS à un moment où la fonction de blocage des appels selon l'heure est activée, l'appel est acheminé au poste du télécopieur.
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 57
Pour configurer une table d'annonces, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur RA.
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
3
Appuyez sur
TABLE
.
Table annonces:
REPR OK
4
Entrez le numéro de la table d'annonces (de 1 à 4) et appuyez sur
OK
.
Mess menu RA : O
MOD OK
5
Appuyez sur MOD.
Guide: princ
ÉCOUTE ENR SORT
6
Appuyez sur ENR.
Après la tonalité, enregistrez votre menu personnalisé en langue principale. Parlez clairement et lentement, à un débit facile à comprendre.
Enreg guide:
REPR OK
7
Appuyez sur OK.
Valider guide?
REPR ÉCOUTE OK
8
Pour valider votre enregistrement, appuyez sur OK ou pour enregistrer le message guide de nouveau, appuyez sur REPR.
Mess menu RA:N
MOD ENR OK
9
Appuyez sur OK.
Matinée:1
MOD ÉCOUTE SUIV
10
Appuyez sur MOD pour attribuer un nouveau numéro d'annonce à cette table d'annonces ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 13 (annonce d'après-midi).
Annonce:
REPR OK
11
Entrez un numéro d'annonce (de 1 à 40) et appuyez sur OK.
Matinée:<x>
MOD ÉCOUTE SUIV
12
Appuyez sur
SUIV.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
58 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Après-midi:2
MOD ÉCOUTE SUIV
Soirée:3
MOD ÉCOUTE SUIV
Heures ferm:4
MOD ÉCOUTE SUIV
13
Pour attribuer d'autres annonces d'après-midi, de soirée et d'heures de fermeture aux tables d'annonces, reprenez les étapes 10 à 12 ou si vous avez terminé d'attribuer des annonces, appuyez sur SUIV jusqu'à ce que l'étape 14, qui permet d'attribuer un choix de langue, soit affichée.
Si l'option bilingue n'est pas activée, les étapes relatives au choix de langue ne sont pas accessibles et vous devez passer à l'étape 16.
Langue: princ
MOD SUIV
14
Si vous souhaitez modifier le choix de langue de la table d'annonces, appuyez sur MOD ou si vous ne voulez pas modifier le choix de langue, appuyez sur SUIV.
Langue: sec
MOD SUIV
15
Appuyez sur SUIV.
Réc: (aucun)
MOD SUIV
16
Appuyez sur
MOD.
Pste:
REPR SORT
17
Entrez le numéro du poste de réception par table d'annonces.
Réc: <xx>
MOD SUIV
18
Appuyez sur
SUIV.
Pour redonner la valeur
AUCUN
au poste de réception par table d'annonces après avoir entré un numéro de poste, vous devez appuyer sur MOD, puis sur £.
Touche de répétition:
MOD SUIV
19
Si vous ne voulez pas que les demandeurs puissent répéter le menu précédent, appuyez sur SUIV ou appuyez sur MOD et entrez le chiffre sur lequel les demandeurs doivent appuyer pour répéter le menu d'accueil actuel. Si vous entrez
0 comme touche de répétition du menu, les demandeurs entendent le menu précédent et ne peuvent pas accéder à la Réception automatique ni à un menu d'arbre SS.
Arbre SS matin:NON
MOD SUIV
20
Appuyez sur SUIV.
L'arbre SS doit être créé avant d'être attribué à une table d'annonces.
Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée
«Création d'un arbre SS» à la page 77
.
Arbre SS aprèsM:NON
MOD SUIV
21
Appuyez sur SUIV.
Arbre SS soirée:NON
MOD SUIV
22
Appuyez sur SUIV.
Arbre SS H Ferm:NON
MOD SUIV
23
Appuyez sur SUIV.
N0008718 02
Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 59
Comp NA matin: N
MOD SUIV
24
Pour utiliser la fonction
Réception automatique – Blocage des appels selon l'heure
pour les heures de la matinée, appuyez sur MOD ou
Si vous ne voulez pas bloquer les appels pendant la matinée, appuyez sur SUIV.
Comp NA apr midi: N
MOD SUIV
25
Pour utiliser la fonction
ou
Si vous ne voulez pas bloquer les appels pendant l'après-midi, appuyez sur SUIV.
Comp NA soir: N
MOD SUIV
26
Pour utiliser la fonction
Réception automatique – Blocage des appels selon l'heure
pour les heures de la soirée, appuyez sur MOD ou
Si vous ne voulez pas bloquer les appels pendant la soirée, appuyez sur SUIV.
Comp NA NBU: N
MOD SUIV
27
Pour utiliser la fonction
Réception automatique – Blocage des appels selon l'heure
pour les heures de fermeture, appuyez sur MOD ou
Si vous ne voulez pas bloquer les appels pendant la fermeture, appuyez sur SUIV.
Lu matin:12:00 am
MOD JOUR SUIV
28
Appuyez sur MOD ou appuyez sur JOUR pour passer à l'affichage de matinée du jour suivant.
Entrer hhmm:
REPR AM PM
29
Entrez l'heure d'activation du lundi matin, puis appuyez sur AM ou sur PM.
La zone accepte quatre chiffres. Toute heure ne comportant qu'un seul chiffre doit être précédée d'un zéro.
Lu matin:<8:00>am
MOD JOUR SUIV
30
Appuyez sur
SUIV.
Lu aprèsM: 12 h
MOD JOUR SUIV
31
Appuyez sur
MOD.
Entrer hhmm:<1201>
REPR AM PM
32
Entrez l'heure d'activation du lundi après-midi, puis appuyez sur AM ou sur PM.
Lun aprèsM: <12:01>
MOD JOUR SUIV
33
Appuyez sur SUIV.
Lu soirée:<06:00>pm
MOD JOUR SUIV
34
Appuyez sur MOD.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
60 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Entrer hhmm:<0601>
REPR AM PM
35
Entrez l'heure d'activation du lundi soir, puis appuyez sur AM ou sur PM.
Lu soirée: <18h01>
MOD JOUR SUIV
36
Appuyez sur SUIV.
Lu ferm: <1800>
MOD JOUR SUIV
37
Appuyez sur MOD.
Entrer hhmm:<0901>
REPR AM PM
38
Entrez l'heure d'activation des heures de fermeture, puis appuyez sur
AM ou sur PM.
Lu ferm: <21:01>
MOD JOUR SUIV
39
Appuyez sur JOUR.
Ma matin:<12:00am
MOD JOUR SUIV
40
Reprenez les étapes 23 à 34 pour chaque jour de la semaine.
41
Appuyez sur • pour afficher le message
Admin réc auto et continuer la session de programmation ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 61
Configuration de la prise d'appel
L'application CallPilot peut répondre aux appels d'arrivée sur toutes les lignes ou seulement sur certaines lignes désignées. Avant que l'application CallPilot puisse prendre en charge une ligne d'arrivée, vous devez attribuer la ligne à la messagerie, puis régler le paramètre Réponse à Oui.
Chaque ligne que vous ajoutez est prise en charge par la table d'annonces 1, à moins que vous ne l'indiquiez autrement.
Pour configurer la prise d'appel, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur RA.
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
3
Appuyez sur LGN.
Ligne:
REPR OK
4
Entrez le numéro de la ligne que vous voulez configurer et appuyez sur OK.
Lgn:1 Rép:Non
MOD TABLE SUIV
5
Appuyez sur MOD pour faire passer le paramètre Réponse de Non
à RA.
Lgn:1 Rép:RA
MOD TABLE SUIV
6
Appuyez sur TABLE.
Lgn:1 Table:1
MOD SONN SUIV
7
Appuyez sur MOD.
Table annonces:
REPR OK
8
Entrez le numéro de la table d'annonces (de 1 à 4) et appuyez sur OK.
Lgn:1 Table:1
MOD SONN SUIV
9
Pour ajouter d'autres lignes, appuyez sur SUIV, puis reprenez les
étapes 5 à 9 ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
62 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Modification de la configuration de ligne
Vous pouvez afficher ou modifier le paramètre Réponse de n'importe quelle ligne ajoutée à l'application CallPilot.
Pour modifier ou afficher la prise d'appel, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur RA.
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
3
Appuyez sur LGN.
Ligne:
REPR OK
4
Entrez le numéro de la ligne et appuyez sur OK.
Lgn:1 Rép: N
MOD TABLE SUIV
5
Appuyez sur la touche SUIV, puis sur MOD pour afficher les lignes attribuées ou modifier leur paramètre Réponse.
Appuyez sur • pour revenir à l'étape 4 et sélectionner un numéro de ligne sans avoir à faire défiler toute la liste.
6
Lorsque vous avez terminé d'afficher et de modifier les lignes, appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
N0008718 02
Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 63
Réglage du nombre de coups de sonnerie avant que l'application CallPilot ne prenne l'appel
Vous pouvez programmer le système pour qu'il réponde à un appel d'arrivée après un nombre déterminé de coups de sonnerie. Le nombre de coups de sonnerie varie entre 0 (zéro) et 12. Si vous réglez le nombre de coups de sonnerie à zéro, le système prend l'appel immédiatement.
Si les lignes analogiques sont munies de la fonction Identification du demandeur (IDR), vous devez régler le nombre de coups de sonnerie à au moins deux. En effet, l'IDR n'apparaît que peu de temps avant le deuxième coup de sonnerie. Si vous réglez le nombre de coups de sonnerie à 0 ou 1, vous empêchez les données du demandeur d'être relayées. Vous n'avez pas à régler le nombre de coups de sonnerie à au moins deux si vous utilisez des lignes IB ou IP. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le type de ligne utilisé, communiquez avec votre coordinateur Norstar.
Sans l'IDR, les annonces personnalisées, la table d'acheminement IDR et autres fonctions liées à la fonction Identification du demandeur ne fonctionnent pas.
Pour régler ou modifier le nombre de coups de sonnerie, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
Ligne:
REPR OK
Lgn:1 Rép:O
MOD TABLE SUIV
Lgn:1 TABLE:1
MOD SONN SUIV
Lgn:1 Sonn:0
MOD RÉP SUIV
Nbre sonn:
REPR OK
2
Appuyez sur RA.
3
Appuyez sur LGN.
4
Entrez le numéro de la ligne et appuyez sur OK.
5
Appuyez sur TABLE.
6
Appuyez sur SONN.
7
Appuyez sur MOD.
8
Entrez le nombre de coups de sonnerie (0 à 12), puis appuyez sur OK.
Entrez le nombre 2 ou un nombre supérieur si votre entreprise a recours à la fonction Identification du demandeur.
Lgn:1 Sonn:X
MOD RÉP SUIV
9
Appuyez sur les touches SUIV et MOD pour afficher les lignes et modifier le nombre de coups de sonnerie.
Appuyez sur • pour revenir à l'étape 4 et sélectionner un numéro de ligne sans avoir à faire défiler toute la liste.
10
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
64 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Configuration de l'accès à la composition multifréquence
L'accès à la composition multifréquence permet d'acheminer les appels d'arrivée plus rapidement.
Lorsque l'accès à la composition multifréquence est activé, vous pouvez choisir de diffuser le guide parlé standard ou vous pouvez enregistrer votre propre message. Si vous choisissez le message guide standard, le message suivant est diffusé après l'annonce de votre entreprise :
«Si vous appelez d'un poste téléphonique à tonalités, appuyez sur le ⁄ maintenant. Si vous
utilisez la signalisation par impulsions cadran ou si vous appelez d'un poste à cadran, veuillez patienter et votre appel sera transféré.»
Nota :
Si vous voulez utiliser un message guide personnalisé, vous devez l'enregistrer avant que l'option Accès à la composition multifréquence ne soit activée. Il est recommandé d'utiliser l'annonce 40 comme message guide personnalisé de l'accès à la composition multifréquence. Une fois l'option Accès à la composition multifréquence activée, l'annonce 40 devient le message guide personnalisé implicite. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'enregistrement des annonces, reportez-vous à la
section intitulée «Enregistrement d'une annonce» à la page 54 .
Une fois la tonalité du 1 reçue, le système achemine l'appel à la Réception automatique ou à l'arbre
SS. Si le système ne reçoit aucune tonalité, l'appel est transféré au réceptionniste ou au téléphoniste désigné par la table d'annonces. Si le téléphoniste n'est pas disponible, l'appel est acheminé à la boîte réception. Si cette dernière ne prend pas l'appel, la communication est libérée.
Le guide parlé de l'accès à la composition multifréquence n'est pas diffusé aux demandeurs internes ou aux personnes utilisant les fonctions 981 et 986.
Si vous désactivez l'accès à la composition multifréquence, vous devez enregistrer une autre annonce d'entreprise pour y ajouter le message suivant : «Si vous appelez d'un poste téléphonique
à tonalités, veuillez composer le numéro de poste ou faites le £ pour accéder au répertoire
d'entreprise. Sinon, veuillez patienter. Votre appel sera transféré à la réception.»
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 65
Pour configurer l'accès à la composition multifréquence, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur RA.
Admin réc auto
ANN TABLE LGN
3
Appuyez sur ⁄.
Accès Comp MF: Auc
MOD OK
4
La fonction Accès à la composition multifréquence n'est pas activée implicitement.
Appuyez sur MOD pour activer l'accès à la composition multifréquence ou pour sélectionner un guide parlé personnalisé.
Accès Comp MF: standard
MOD OK
5
Appuyez sur OK pour activer le guide parlé standard ou appuyez sur MOD pour sélectionner le guide parlé personnalisé ou pour désactiver l'accès à la composition multifréquence.
Accès Comp
MF:personnalisé
MOD SUIV
6
Appuyez sur SUIV pour sélectionner le guide parlé personnalisé ou appuyez sur MOD pour désactiver l'accès à la composition multifréquence.
Annonce TT:40
MOD OK
7
Appuyez sur MOD pour modifier le numéro d'annonce du guide parlé personnalisé ou appuyez sur OK pour valider le numéro d'annonce du guide parlé personnalisé et passez à l'étape 11.
Annonce:
REPR OK
8
Entrez le numéro d'annonce du guide parlé personnalisé, puis appuyez sur OK.
Annonce TT: x
REPR OK
9
Appuyez sur OK pour valider le nouveau numéro d'annonce.
10
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
66 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Table d'acheminement IDR
Vous pouvez configurer une table IDR pour gérer l'acheminement des appels en fonction de l'identification du demandeur. Afin de pouvoir utiliser une table IDR, vos lignes d'arrivée doivent
être munies du service d'identification du demandeur.
Si l'IDR d'un appel d'arrivée correspond à une entrée de la table IDR, l'appel est acheminé en fonction de la table d'acheminement IDR plutôt que de la table d'annonces. Après avoir été acheminé, l'appel est abandonné ou est réacheminé selon l'état de la Réception automatique. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'état de la Réception automatique, reportez-vous à la section intitulée
«Paramètre de l'état de Réception automatique» à la page 117 .
Vous pouvez configurer la table d'acheminement IDR afin qu'elle achemine les appels de demandeurs fréquents à une boîte vocale, une table d'annonces, un arbre SS ou un poste précis.
La table d'acheminement IDR peut comporter 100 entrées au maximum. Ces entrées correspondent à un numéro d'appel unique ou à une plage de numéros. Par exemple, si vous entrez le numéro 4165960196, le système achemine un appel d'arrivée établi à partir de ce numéro à une destination précise. Toutefois, si vous entrez 416 dans la table, tous les appels d'arrivée dotés de ce préfixe sont acheminés à une destination précise.
Les entrées de la table d'acheminement IDR sont présentées en ordre numérique, du plus long numéro au plus court. Un appel d'arrivée est acheminé en fonction de l'entrée IDR la plus longue qui correspond au numéro du demandeur. Par exemple :
Numéro de destination Entrée de la table
1 313
2
3
4
5
416598
416
5198853895
519
Exemple d'appel d'arrivée
Le numéro entrant 3148888 est comparé aux entrées de la table et ne correspond à aucune destination.
Le numéro entrant 4165981111 correspond à la destination 2.
Le numéro entrant 4169998888 correspond à la destination 3.
Le numéro entrant 5198853895 correspond à la destination 4.
Le numéro entrant 5198853896 correspond à la destination 5.
Pour que la table d'acheminement IDR fonctionne, l'entreprise doit :
• s'abonner aux services IDR de la compagnie de téléphone locale;
• obtenir le matériel nécessaire (par exemple, une cartouche de lignes pour affichage des données d'appels).
Pour configurer une table d'acheminement IDR, vous devez :
• entrer un numéro de téléphone;
• attribuer une destination (table d'annonces, boîte vocale, poste, arbre SS ou nœud d'un arbre).
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Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique 67
Pour acheminer un numéro de téléphone, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
Table IDR
AJOUT MOD SORT
Tél:
REPR OK
2
Appuyez sur ⁄⁄.
3
Appuyez sur AJOUT.
4
Entrez le numéro de téléphone ou les premiers chiffres d'un numéro de téléphone (13 chiffres au maximum) et appuyez sur OK.
Les numéros attribués à la table d'acheminement IDR doivent être uniques.
Destination
TABLE POSTE AUTRE
5
Sélectionnez une destination.
Pour acheminer le numéro de téléphone à une table d'annonces :
• Appuyez sur TABLE.
• Entrez le numéro de la table d'annonces (1 à 4).
• Appuyez sur
OK.
Pour acheminer le numéro de téléphone à un poste :
• Appuyez sur POSTE.
• Entrez le numéro du poste.
• Appuyez sur OK.
Pour acheminer le numéro de téléphone à une boîte vocale :
• Appuyez sur AUTRE.
• Appuyez sur BTE.
• Entrez le numéro de la boîte vocale.
• Appuyez sur OK.
Pour acheminer le numéro de téléphone à un arbre SS :
• Appuyez sur AUTRE.
• Appuyez sur SS.
• Entrez le numéro de l'arbre SS (de 1 à 8).
• Appuyez sur OK.
6
Répétez les étapes 3 à 5 pour chaque numéro de téléphone que vous désirez acheminer.
Table IDR
AJOUT MOD SORT
7
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
68 Chapitre 5 Configuration de la Réception automatique
Pour modifier ou supprimer un numéro de téléphone de la table d'acheminement IDR, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur ⁄⁄.
Table IDR
AJOUT MOD SORT
3
Appuyez sur MOD.
Tél:
REPR OK
4
Entrez le numéro de téléphone à modifier ou à supprimer, puis appuyez sur OK.
Tél:XXXXXX
MOD SUIV AUTRE
5
Appuyez sur MOD et suivez les indications des messages guides affichés pour modifier le numéro de téléphone.
Les numéros attribués à la table d'acheminement IDR doivent être uniques ou appuyez sur SUIV pour voir la prochaine entrée de la table ou appuyez sur AUTRE pour supprimer un numéro de téléphone, puis passez à l'étape 6.
Tél:XXXXXX
SUPPR TÉL SORT
6
Appuyez sur SUPPR pour supprimer le numéro de téléphone de la table.
7
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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69
Chapitre 6
Sélection de service
À propos de la Sélection de service
La Sélection de service (SS) remplace les menus Réception automatique par un arbre SS offrant aux demandeurs des choix supplémentaires. Lorsqu'un arbre SS est activé, les demandeurs entendent le message du nœud local SS immédiatement après l'annonce de l'entreprise.
Les arbres SS comprennent des chemins d'accès parmi lesquels les demandeurs naviguent à l'aide du clavier de leur poste. La sélection d'une option à partir des messages guides permet aux demandeurs :
• d'entendre un message d'information;
• de laisser un message dans une boîte vocale;
• d'accéder à un numéro de poste intérieur ou extérieur;
• d'accéder à un menu secondaire;
• de mettre leur appel en garde et d'effectuer une recherche de personne.
Aperçu de la Sélection de service
Appel d'arrivée
Prise d'appel par le réceptionniste
Prise d'appel par la Réception automatique
Diffusion de l'Annonce d'entreprise
Diffusion des options du nœud local de Sélection de service
Diffusion des options de menu de la
Réception automatique
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70 Chapitre 6 Sélection de service
Lorsque vous créez un arbre SS, vous devez commencer par créer les options présentées dans le nœud local. Vous pouvez programmer huit options au maximum dans le nœud local. Vous enregistrez un guide parlé qui informe les demandeurs des options offertes au menu du nœud local.
Il est possible de créer huit arbres SS au maximum. Après la création d'un arbre SS, vous devez l'attribuer à une table d'annonces.
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