10 Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot
Options de l'application CallPilot
L'application CallPilot vous offre deux options pour améliorer le système de communication de votre entreprise. Pour activer une option de l'application CallPilot, vous avez besoin d'un code d'autorisation logiciel. Pour vous procurer un code d'autorisation logiciel ou pour en faire l'essai, communiquez avec votre fournisseur.
Les options de l'application CallPilot sont les suivantes :
Messagerie réseau
La fonction Messagerie réseau relie l'application CallPilot à d'autres systèmes de messagerie vocale et permet aux utilisateurs situés à des emplacements différents d'échanger des messages entre eux. L'application CallPilot accepte les fonctions Messagerie numérique et Réseau AMIS
(intercommunication de système de messagerie). Pour obtenir de plus amples renseignements sur la fonction Messagerie réseau, reportez-vous à la publication intitulée Guide d'exploitation de la
Messagerie réseau de l'application CallPilot.
Application Call Center
CallPilot est une application qui assure le traitement des appels d'arrivée le plus efficacement et le plus économiquement possible. Cette application répond aux appels d'arrivée et les achemine aux préposés ayant les compétences appropriées pour répondre aux besoins du demandeur. Les appels peuvent être acheminés en fonction du point d'origine de l'appel, de sa destination ou selon les données entrées par le demandeur. Des niveaux de priorité élevée ou faible peuvent être attribués aux demandeurs. Les demandeurs peuvent être acheminés vers différents groupes de préposés ou vers des préposés ayant divers niveaux de compétences. Ils peuvent également déposer un message et écouter des annonces ou des messages informatifs ou être transférés à l'extérieur du système.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'application Call Center, reportez-vous au Guide
d'exploitation de l'application Call Center de Nortel Networks.
Dans le cas du système CallPilot 100/150, vous pouvez sélectionner CallPilot ou Call Center comme application principale.
Messagerie de bureau électronique
L'option Messagerie de bureau électronique permet aux utilisateurs d'accéder à leur boîte vocale
CallPilot à partir de leur ordinateur personnel. Les titulaires de boîte vocale peuvent effectuer la gestion de tous leurs messages vocaux à partir d'une seule interface graphique.
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Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot 11
Comment obtenir de l'aide
États-Unis et Canada
Distributeurs autorisés – Soutien technique de l'ITAS
Nº de téléphone :
1 800 4NORTEL (1 800 466-7835)
Si vous avez déjà un NIP, vous pouvez entrer le code d'acheminement express (CAE) 196#.
Si vous n'avez pas encore de NIP, ou pour soumettre des questions d'ordre général et pour obtenir de l'aide, vous pouvez entrer le CAE 338#.
Site Web :
http://www.nortelnetworks.com/itas/
Courriel :
Soutien avant la vente (CSAN)
Nº de téléphone :
1 800 4NORTEL (1 800 466-7835)
Utilisez le code d'acheminement express (CAE) 1063#
Europe, Moyen-Orient et Afrique
Service de soutien technique – CTAS
Nº de téléphone :
00800 800 89009
Télécopieur :
44-191-555-7980
Courriel :
Caraïbes et Amérique latine
Service de soutien technique – CTAS
Nº de téléphone :
1-954-858-7777
Courriel :
Asie-Pacifique
Service de soutien technique – CTAS
Nº de téléphone :
+61 388664627
Télécopieur :
+61 388664644
Courriel :
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
12 Chapitre 1 Présentation de l'application CallPilot
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13
Chapitre 2
Utilisation de l'application CallPilot
Utilisateurs de l'application CallPilot
L'application CallPilot peut être utilisée par un demandeur extérieur ou par les titulaires de boîte vocale de votre entreprise. Les titulaires de votre entreprise peuvent utiliser l'application CallPilot
à partir de n'importe quel poste avec afficheur relié à votre système téléphonique. Les titulaires à l'extérieur de votre entreprise peuvent utiliser l'application CallPilot à partir de n'importe quel poste à tonalités.
Les appels d'arrivée provenant de postes à cadran sont transférés au téléphoniste désigné de votre entreprise. Si le téléphoniste n'est pas disponible, l'appel est transféré à la boîte réception.
Temporisation du système
Si une pause de plus de 2 minutes se produit au cours de la programmation de l'application
CallPilot, une temporisation du système a lieu et la session prend fin. Il s'agit d'une mesure de sécurité permettant d'éviter les accès non autorisés au système.
Par exemple, si une temporisation du système se produit avant que vous puissiez entrer les paramètres pour une boîte vocale, vous devez suivre les procédures décrites à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40 pour terminer la configuration de la boîte vocale.
Utilisation de l'application CallPilot à partir d'un poste avec afficheur deux lignes
Vous ne pouvez pas utiliser un poste avec afficheur une ligne pour configurer et gérer l'application
CallPilot. Vous devez utiliser un poste avec afficheur deux lignes. Les postes avec afficheur deux lignes affichent les commandes et les options CallPilot. Un afficheur deux lignes peut présenter simultanément jusqu'à trois options afficheur. Dans certains cas, aucune touche afficheur n'est associée à une option et vous devez sélectionner l'option en appuyant sur des touches du clavier.
Pendant la programmation de l'application CallPilot, vous pouvez, à n'importe quel moment, appuyer sur • pour retourner aux menus précédents.
Exemple d'un afficheur deux lignes
Ligne de commande de l'afficheur
Options de touche afficheur
Touches afficheur
MP:
AUTRE REPR OK
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
14 Chapitre 2 Utilisation de l'application CallPilot
Utilisation du clavier
Les touches du clavier de votre poste avec afficheur permettent d'entrer des chiffres et des lettres.
Chaque touche représente un chiffre et des lettres de l'alphabet.
Pour entrer un caractère
Pour accepter un caractère
appuyez sur la touche du clavier qui correspond à la lettre ou au chiffre.
Appuyez de nouveau sur la touche pour visualiser la prochaine lettre ou le prochain chiffre.
appuyez sur
£ ou sur une autre touche. Lorsque vous appuyez sur une autre touche, le curseur se déplace et l'afficheur indique le premier caractère attribué à la nouvelle touche.
Pour supprimer un caractère Appuyez sur la touche afficheur
ARR
.
Chiffres et lettres sur le clavier.
⁄
1 ' -
›
G H I 4 g h i
‡
P Q R S 7 p q r s
•
Sortir
¤
A B C 2 a b c fi
°
‚
J K L 5 j k l
T U V 8 t u v
Q Z Zéro q z
‹
D E F 3 d e f fl
M N O 6 m n o
·
W X Y Z 9 w x y z
£
Valider la lettre affichée et la «,»
(virgule)
L'afficheur peut indiquer 16 caractères au maximum. Le message guide demeure affiché ou non à l'afficheur selon le type de message guide affiché.
MP:1111
AUTRE REPR OK
Nom:
REPR ARR OK
P
REPR ARR OK
Il s'agit d'un exemple d'affichage comptant moins de 16 caractères, dans lequel le message guide de la ligne de commande demeure affiché.
Cet afficheur indique le message guide de la ligne de commande Nom:.
POIRIER
REPR ARR OK
Lorsque vous commencez à entrer le nom, le message guide de la ligne de commande Nom: disparaît. Lorsque vous entrez le nom Poirier, par exemple, vous appuyez sur la touche ‡ pour P et l'afficheur élimine le message guide Nom:.
Bien que le nom ne compte que sept caractères, le message guide de la ligne de commande ne s'affiche pas lorsque vous avez entré le nom en entier.
Le message guide disparaît dans le cas des messages guides de ligne de commande suivants :
• Nom:
• Accès:
• Numéro de dest:
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Chapitre 2 Utilisation de l'application CallPilot 15
Conventions et symboles utilisés dans le présent guide
Les conventions et symboles suivants représentent l'afficheur et le clavier des postes d'affaires.
Convention Exemple
Le mot apparaît dans une police de caractères spéciale (figure sur la première ligne de l'afficheur)
MP:
Mot souligné en lettres majuscules
(figure sur la deuxième ligne d'un afficheur d'un poste avec afficheur deux lignes)
ÉCOUTE
Touches du clavier téléphonique
£
Utilisation
Messages guides de ligne de commande sur les postes avec afficheur.
Option affichée. S'applique aux postes avec afficheur deux lignes
.
Appuyez sur la touche située directement sous l'option présentée à l'afficheur pour continuer.
Touches du clavier téléphonique sur lesquelles il faut appuyer pour sélectionner une option.
Touches du poste
Le tableau suivant illustre les touches d'un poste d'affaires Nortel Networks. Utilisez les touches qui correspondent au type de poste que vous utilisez.
Nom de la touche
Fonction
Mains libres
Garde
Réglage du volume
Libération
T7100, T7208, T7316
≤
Touche située dans le coin inférieur droit
≥
√
®
M7100, M7208, M7310,
M7324
ƒ
©
˙
√
®
M7100N, M7208N,
M7310N, M7324N
F x
©
≥
-<<< >>>+
®
Vous pouvez entrer ≤, ƒ ou F
x
suivi du code pour utiliser une fonction. Par exemple, appuyez sur ≤·°⁄ pour accéder à votre boîte vocale.
Le fonctionnement du poste T7100 est différent de celui des autres postes du système parce qu'il n'est pas doté de touches de ligne. Dans le cas de certains postes, il peut être nécessaire de sélectionner une ligne avant de répondre, tandis qu'avec le poste T7100, il suffit de décrocher le combiné. Pour reprendre un appel mis en garde sur le poste T7100, il suffit d'appuyer sur ≥ au lieu de sélectionner une ligne.
Avec le poste T7100, vous pouvez prendre un deuxième appel en appuyant sur la touche ≥.
L'appel en cours est mis en garde pendant que vous entrez en communication avec le nouveau demandeur. Vous ne pouvez pas répondre à plus de deux appels à la fois.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
16 Chapitre 2 Utilisation de l'application CallPilot
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17
Chapitre 3
Boîtes vocales de l'application CallPilot
Installation des boîtes vocales
Vous devez installer les boîtes vocales en activant un code d'autorisation logiciel. Ce code valide le nombre de boîtes vocales que vous pouvez ajouter à l'application CallPilot. Le système
CallPilot 150 peut prendre en charge 300 boîtes vocales de titulaire au maximum. Le système
CallPilot 100 peut prendre en charge 40 boîtes vocales de titulaire au maximum. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'activation des codes d'autorisation logiciels, reportez-vous à la section intitulée
«Activation des codes d'autorisation logiciels» à la page 125 .
Boîte vocale du coordinateur de système
La boîte vocale du coordinateur de système :
• est réservée au coordinateur de système;
• est créée automatiquement lors de la première initialisation du système;
• est le point de départ des messages à diffusion générale.
Seul le coordinateur de système peut accéder à la boîte vocale du coordinateur de système.
N'oubliez pas de vérifier les messages qui y sont envoyés.
Avertissement :
Modifiez fréquemment le mot de passe du coordinateur de système pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.
Numéro de boîte vocale et mot de passe implicites du coordinateur de système
Si le nombre de chiffres du numéro de boîte vocale est…
4
5
2
3
6
7
la valeur implicite du numéro de boîte vocale du coordinateur de système est…
12
102
1002
10002
100002
1000002
et la valeur implicite du mot de passe de boîte vocale du coordinateur de système est…
0000
0000
0000
0000
0000
0000
donc le numéro de boîte vocale et le mot de passe est…
120000
1020000
10020000
100020000
1000020000
10000020000
La valeur implicite de la classe de service de la boîte vocale du coordinateur de système est 7. La classe de service peut être modifiée en tout temps. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de la classe de service, reportez-vous à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40
.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
18 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Boîte réception
La boîte réception dessert toute l'entreprise. Elle est créée automatiquement lors de la première initialisation du système. La boîte réception conserve les messages des demandeurs qui n'ont pas pu obtenir la réception ou qui ont utilisé un poste à cadran. Elle conserve également les messages lorsqu'une boîte vocale est saturée ou lorsqu'un titulaire n'a pas initialisé sa boîte vocale.
Généralement, le réceptionniste ou le téléphoniste désigné peut vérifier les messages déposés dans la boîte réception.
Avertissement :
Modifiez fréquemment le mot de passe de la boîte réception pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.
Numéro et mot de passe implicites de la boîte réception
Si le nombre de chiffres du numéro de boîte vocale est…
4
5
2
3
6
7
la valeur implicite du numéro de boîte vocale du coordinateur de système est…
10
100
1000
10000
100000
1000000
et la valeur implicite du mot de passe de boîte vocale du coordinateur de système est…
0000
0000
0000
0000
0000
0000
donc le numéro de boîte vocale et le mot de passe est…
100000
1000000
10000000
100000000
1000000000
10000000000
La valeur implicite de la classe de service de la boîte réception est 1. La classe de service peut être modifiée en tout temps. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de la classe de service, reportez-vous à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40
.
La boîte réception peut recevoir des messages avant d'être initialisée. Toutefois, vous devez l'initialiser pour pouvoir récupérer ces messages. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'initialisation des boîtes vocales, reportez-vous à la section intitulée
«Initialisation d'une boîte vocale» à la page 30
.
N0008718 02
Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 19
Boîtes vocales de titulaire
Vous devez créer une boîte vocale de titulaire pour chaque membre de votre entreprise devant recevoir des messages.
Le titulaire doit initialiser sa boîte vocale avant de pouvoir recevoir des messages vocaux. Tant qu'une boîte vocale n'est pas initialisée, elle ne peut pas recevoir de messages vocaux, elle ne figure pas au répertoire d'entreprise et tous les appels qui y sont acheminés sont déposés dans la boîte réception.
Les titulaires doivent modifier leur mot de passe de boîte vocale dès qu'ils initialisent cette dernière.
Boîtes vocales temporaires
Les boîtes vocales temporaires sont attribuées aux utilisateurs qui n'ont pas de poste et qui ont besoin d'une boîte vocale. Le titulaire doit initialiser sa boîte vocale temporaire avant de pouvoir recevoir des messages.
Lorsque vous créez des boîtes vocales temporaires, vous devez leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale. Le chiffre initial des numéros de boîtes vocales temporaires doit être différent de celui des numéros de boîtes vocales de titulaire. Par exemple, si les numéros des boîtes vocales de titulaire commencent par le chiffre deux, toutes les boîtes vocales temporaires peuvent commencer par le chiffre quatre.
Utilisation d'une boîte vocale temporaire
Vous pouvez attribuer ces boîtes aux employés temporaires qui ont besoin des services de l'application CallPilot ou aux clients qui doivent avoir accès à la messagerie intrasystème et à la
Sélection de service, ainsi qu'aux clients désirant passer des commandes par téléphone.
Vous pouvez utiliser les boîtes vocales temporaires pour effectuer les tâches suivantes :
• passer des commandes personnalisées d'articles par catalogue;
• présenter des cours ou des colloques en offrant aux demandeurs la possibilité de s'inscrire par téléphone;
• offrir un accès régulier aux clients aux services de l'application CallPilot.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
20 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Utilisation d'une boîte vocale temporaire pour l'inscription par téléphone
L'exemple suivant explique comment programmer une boîte vocale temporaire pour qu'elle diffuse des annonces ou prenne des commandes. Si vous fournissez des services qui permettent à un client d'appeler une boîte vocale, indiquez le numéro de boîte vocale dans l'annonce. Ainsi, l'appel du demandeur pourra être transféré directement à cette boîte vocale.
Pour utiliser une boîte vocale temporaire aux fins d'inscription par téléphone, vous devez d'abord déterminer le numéro de la boîte vocale. Assurez-vous que le numéro de boîte vocale temporaire est unique et n'est pas déjà attribué à un autre poste. Enregistrez ensuite l'annonce.
Par exemple :
«Ce mois-ci nous avons le plaisir de vous proposer les cours suivants : Les premiers pas de jazz,
Jazz intermédiaire, Entrez dans la danse et Ballet pour débutants. Si l'un de ces cours vous intéresse, veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone après la tonalité. L'un de nos professeurs prendra contact avec vous pour vous donner de plus amples renseignements.»
Vous pouvez également ajouter la date et l'heure auxquelles les cours sont offerts. Cet exemple peut également servir pour les boîtes vocales temporaires servant aux clients pour passer des commandes.
Après avoir enregistré l'annonce, enregistrez une annonce d'entreprise qui informe les demandeurs de l'existence de cette boîte vocale. Par exemple :
«Bonjour. Vous êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio de
danse, faites le ›fl. Pour vous inscrire à la session d'automne, faites le ¤°. Pour parler à
notre réceptionniste, faites le ‚.»
Nota :
Dans cet exemple, le numéro 46 est un numéro de poste en utilisation alors que le numéro 28 correspond à une boîte vocale temporaire.
Les chiffres initiaux des numéros de boîtes temporaires et des postes doivent être différents. Si vous devez utiliser le même chiffre initial, assurez-vous que les numéros des boîtes vocales temporaires sont des numéros de poste «hors limite». Pour vérifier si le numéro est hors limite, essayez de le composer à partir d'un autre poste. Si le numéro est hors limite, l'afficheur indique
Numéro invalide
. Si le numéro n'est pas hors limite et qu'aucun poste n'est connecté à l'accès correspondant, le message
Hors service
est affiché.
Vous devez attribuer une classe de service à la boîte vocale temporaire. Lorsque vous attribuez une classe de service à une boîte vocale temporaire servant à passer des commandes, sélectionnez une classe qui permet la durée maximale d'enregistrement d'annonces et de messages. Reportez-vous à
la section intitulée «Classe de service de boîte vocale» à la page 22 .
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Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 21
Les boîtes vocales information
Les boîtes vocales information diffusent des messages d'information aux demandeurs qui y accèdent. Elle doit être initialisée avant de pouvoir diffuser un message d'information. Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Ces boîtes vocales ne sont pas attribuées à un poste en service. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les messages d'information, reportez-vous à la section intitulée
«Messages de boîte vocale information» à la page 106 .
Les boîtes vocales information sont mises à jour par le coordinateur de système ou le titulaire de boîte vocale.
Vous pouvez utiliser les boîtes vocales information pour effectuer les tâches suivantes :
• annoncer des soldes;
• fournir des listes de produits;
• annoncer des événements spéciaux.
Après qu'un demandeur a entendu le message d'une boîte vocale information, la communication est automatiquement rompue. L'utilisateur associé à la boîte vocale ou vous-même pouvez enregistrer les annonces.
Pour renseigner les demandeurs sur les boîtes vocales information de votre entreprise :
• Diffusez le numéro principal de la Réception automatique et enregistrez une annonce d'entreprise présentant les services de la boîte vocale information.
• Publiez une liste des boîtes vocales information de votre entreprise dans des brochures et les annuaires téléphoniques.
• Indiquez les numéros des boîtes vocales information dans l'annonce de l'entreprise si votre entreprise n'en possède que quelques-unes (trois ou quatre). Si vous en avez davantage, utilisez la Sélection de service (SS).
• Désignez la réception comme point de transfert pour toutes les demandes visant les boîtes vocales information. Enregistrez des directives indiquant aux demandeurs d'appuyer sur le zéro pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entreprise. Par exemple, «Bonjour. Vous
êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio, faites le ›fl.
Pour écouter l'une de nos annonces spéciales, faites le ‚ afin d'obtenir la réception.»
Lorsqu'un demandeur appuie sur zéro, le téléphoniste fournit une liste des boîtes vocales information et transfère le demandeur à la boîte appropriée.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
22 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Classe de service de boîte vocale
La classe de service (CDS) permet de réduire les étapes de programmation nécessaires à l'ajout d'une boîte vocale. Au lieu d'entrer les valeurs de plusieurs fonctions, vous pouvez choisir la classe de service appropriée à la boîte vocale. Lors de l'ajout de la boîte vocale, vous sélectionnez la classe de service, puis le système utilise les valeurs qui y sont associées.
Une série de valeurs présélectionnées sont programmées pour chaque classe de service indiquée dans la section intitulée
«Paramètres des classes de service» à la page 24 . Vous pouvez modifier ces valeurs
selon les besoins de votre entreprise à l'aide de l'application Web CallPilot Manager. Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'utilisation de l'application CallPilot Manager afin de modifier les classes de service, reportez-vous au Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager.
Fonctions de classe de service
Langue des guides parlés
Si vous sélectionnez le fonctionnement bilingue, les classes de service 1, 3, 5, 7, 9,
11, 13 et 15 utilisent la langue principale et les classes de service 2, 4, 6, 8, 10, 12,
14 et 16 utilisent la langue seconde.
Capacité d'enregistrement des messages
La durée totale d'enregistrement des messages pour une boîte vocale. La durée maximale est de 180 minutes. La fonction de boîte vocale insaturable permet à un demandeur de laisser un message dans une boîte «saturée». Le message est conservé, mais ne peut être diffusé, copié ou sauvegardé tant qu'un message sauvegardé n'est pas supprimé.
Durée de message
Durée de conservation des messages
La durée maximale d'un message d'arrivée. Cette valeur peut varier entre 1 et 30 minutes.
Le nombre de jours pendant lesquels un message est conservé dans une boîte vocale. La durée de conservation de message varie entre 1 et 365 jours ou zéro, une période indéterminée.
Durée d'une annonce La durée maximale d'une annonce enregistrée dans la boîte vocale. Cette valeur peut varier entre 1 et 30 minutes.
Avis de réception de message hors système
Réachemine les messages à un autre poste, téléphone ou récepteur de recherche de personne. Les restrictions d'appel associées aux lignes d'accès au réseau public s'appliquent également à l'avis de réception de message hors système.
Intervalle entre les essais
Détermine, dans le cas de l'avis de réception de message hors système, le délai qui s'écoule entre les tentatives visant à aviser le destinataire d'un nouveau message ou d'un message urgent. Ce délai varie entre 1 et 120 minutes.
Nombre de tentatives Détermine, dans le cas de l'avis de réception de message hors système, le nombre de tentatives effectuées par le système pour aviser le destinataire d'un nouveau message ou d'un message urgent. Le nombre de tentatives varie entre 1 et 20.
Transfert extérieur
Permet le transfert de l'appel d'un demandeur qui obtient une boîte vocale à un numéro extérieur ou à un poste.
Nombre de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects
Le nombre maximal de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects avant que la boîte vocale ne soit verrouillée. Ce nombre peut varier entre 4 et 20.
Expiration du mot de passe
Durée maximale pendant laquelle le mot de passe de la boîte vocale est valide.
Cette durée peut varier entre 1 et 365 jours ou zéro (toujours valide).
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Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 23
Fonctions de classe de service
Transmission réseau
Poste de réception spécifique
Enregistrement de communication
Interface utilisateur
Si la fonction Messagerie réseau est installée, les demandeurs peuvent transmettre des messages à des boîtes vocales se trouvant à divers emplacements d'un réseau de communication.
Permet aux titulaires de boîte vocale de configurer un poste de réception spécifique personnalisé. Sinon, les demandeurs sont réacheminés au poste de réception spécifique indiqué dans la table d'annonces.
Permet aux titulaires de boîte vocale d'utiliser la fonction Enregistrement de communication. Cette fonction (
≤
·°·
) permet d'enregistrer les données de l'appel en cours. Le message enregistré est déposé dans la boîte vocale du titulaire.
Interface utilisateur utilisée par la boîte vocale. Il existe deux types d'interfaces utilisateur de boîte vocale : Messagerie vocale Norstar (NVM) et CallPilot (CP).
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
24 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Paramètres des classes de service
Classe de service
Langue des guides parlés
Durée de conservation de message (en jours)
Durée de l'annonce (en minutes)
Avis de réception de message hors système
Intervalle entre les essais (en minutes)
Nombre de tentatives
Transfert extérieur
Nombre de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects
Expiration du mot de passe (en jours)
Transmission réseau*
Poste de réception spécifique
Enregistrement de communication
Interface utilisateur de la boîte vocale
1
P
Capacité d'enregistrement des messages (en minutes) 15
Durée de message (en minutes) 3
30
1
O
5
3
O
9
Classe de service
Langue des guides parlés
Capacité d'enregistrement des messages (en minutes) 10
Durée de message (en minutes) 3
2
A
15
3
30
1
O
5
3
O
9
5
O
9
5
O
9
7
N
6
7
N
6
9
O
4
9
O
4
O
N
90
O
90
O
O
N
90
O
O
N
90
O
O
N
60
N
N
N
60
N
N
N
30
O
O
N
30
O
O
N
Interface sélectionnée à partir de l'assistant d'installation comme interface principale.
9
P
10
A
11
P
12
A
13
P
14
A
15
P
16
A
10
3
3
P
15
7
0
1
O
10
30
7
4
A
15
7
0
1
O
10
30
7
5
P
5
3
7
1
N
15
120
10
6
A
5
3
7
1
N
15
120
10
7
P
20
2
15
10
O
30
120
2
15
10
O
30
8
A
20
2
120
2
Durée de conservation de message (en jours)
Durée de l'annonce (en minutes)
Avis de réception de message hors système
Intervalle entre les essais (en minutes)
O
5
365 365 60
1 1 2
O
5
N
10
60
2
N
10
90
3
O
15
90
3
O
15
45
5
O
30
Nombre de tentatives
Transfert extérieur
3
O
3
O
5
N
5
N
7
O
7
O
9
O
9
O
Nombre de tentatives d'entrée de mots de passe incorrects
Expiration du mot de passe (en jours)
Transmission réseau*
Poste de réception spécifique
Enregistrement de communication
9
90
O
O
N
9
90
O
O
N
9
90
N
N
N
9
90
N
N
N
6
60
O
O
N
6
60
O
O
N
4
30
O
O
N
4
30
O
O
N
Interface utilisateur de la boîte vocale Interface sélectionnée à partir de l'assistant d'installation comme interface principale.
* Si la fonction Messagerie réseau est installée. 0 = durée de conservation indéterminée; toujours valide, P = langue principale,
A = langue seconde
45
5
O
30
N0008718 02
Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 25
Options de boîte vocale
En plus des paramètres de classe de service de boîte vocale, vous pouvez modifier les options suivantes :
•
•
•
•
•
•
•
Fonction de mise en garde et de recherche de personne
Les propriétés attribuées à la boîte vocale ne sont pas comprises dans les classes de service. Si vous ajoutez une boîte vocale, vous pouvez modifier ces options sans avoir à modifier la classe de service.
Répertoire d'entreprise
Le répertoire d'entreprise est une liste intrasystème qui comprend les noms de titulaires de boîtes vocales initialisées qui font partie du répertoire.
Lors de l'ajout d'une boîte vocale, vous déterminez si la boîte vocale fait partie du répertoire d'entreprise. Même si la boîte vocale ne fait pas partie du répertoire, le titulaire doit enregistrer son nom lors de l'initialisation de la boîte vocale.
Avis de message en attente
L'avis de message en attente fournit aux titulaires de boîte vocale une indication visuelle sur l'afficheur de leur poste lorsqu'ils reçoivent de nouveaux messages. Cette fonction affiche le message
Message en attente
sur le poste avec afficheur d'un titulaire lorsque ce dernier reçoit un message.
L'avis de message en attente est activé implicitement. Vous ne devez pas activer l'avis de message en attente lorsque vous créez des boîtes vocales temporaires. Ces boîtes vocales ne sont pas associées à un poste.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
26 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Voie d'accès au réseau public
La voie d'accès au réseau public détermine quelle ligne ou quel groupe de lignes est utilisé par le système lorsqu'un titulaire de boîte vocale utilise :
• la fonction Réponse afin de répondre à un message laissé par un demandeur hors système;
• l'avis de réception de message hors système;
• le transfert extérieur.
Aucune valeur implicite n'est attribuée à la voie d'accès au réseau public. Les valeurs possibles sont Aucune, Ligne, Groupe et Voie. Tant qu'une ligne ou un groupe de lignes n'est pas attribué à sa boîte vocale comme voie d'accès au réseau public, un titulaire ne peut utiliser la fonction
Réponse qu'à partir d'un poste intrasystème, et les fonctions Avis de réception de message hors système ou Transfert extérieur qu'en composant des numéros intrasystèmes.
Lorsque vous attribuez une voie d'accès au réseau public, la composition se fait par le poste associé au système, et non par le poste à afficheur.
Il est possible d'appliquer des restrictions d'appel aux postes à afficheur et aux postes reliés au système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la restriction de l'accès au réseau, reportez-vous à la section intitulée
«Restriction de l'accès au réseau public» à la page 29
.
Si vous réglez la voie d'accès au réseau public à une autre valeur que Aucune, des appels interurbains non autorisés peuvent être établis. Vous pouvez empêcher cette pratique en créant des restrictions d'accès au réseau public.
Postes secondaires
Vous pouvez attribuer au maximum deux postes secondaires par boîte vocale de titulaire. Si le demandeur compose le numéro d'un poste principal (dont la boîte vocale comprend des postes secondaires) seul le poste principal sonnera.
Nota :
Cette règle n'est pas respectée lorsqu'une touche de réponse NA est attribuée aux postes secondaires. Les touches de réponse NA sont attribuées aux postes lors de la programmation du système.
Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
Seuls les postes qui ne sont pas attribués à une boîte vocale peuvent servir de postes secondaires.
Aucun poste secondaire implicite n'est attribué aux boîtes vocales de titulaire.
Les postes secondaires reçoivent les mêmes données d'avis de message en attente et d'affichage des données d'appels que le poste principal. Les titulaires de boîte vocale peuvent utiliser la fonction
Accès à une boîte vocale (≤·°⁄) à partir des postes secondaires pour accéder aux messages de leur poste principal.
Les titulaires peuvent également utiliser la fonction Interruption (≤·°‡) à partir d'un poste secondaire de la même façon qu'à partir du poste principal (≤·°‡).
Si vous supprimez le premier poste secondaire au moyen de ≤·°‹, le deuxième poste secondaire est automatiquement supprimé.
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Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 27
Ligne de messagerie exprès
Lorsque vous créez une boîte vocale de titulaire, vous pouvez y attribuer une ligne de messagerie exprès. Au lieu d'attribuer un numéro de poste au titulaire de boîte vocale, attribuez-y une ligne de messagerie exprès. Si une ligne de messagerie exprès y est attribuée, les communications directes sont déposées dans la boîte vocale de titulaire sans faire sonner le poste. Assurez-vous que le titulaire vérifie fréquemment les messages de sa boîte vocale, car il n'a pas la fonction Avis de message en attente.
Le numéro de la ligne utilisée pour la messagerie exprès doit se situer entre 1 et 500. Fournissez au titulaire le numéro de téléphone à sept chiffres qui correspond à la ligne qui sert de ligne de messagerie exprès. Par exemple, si la ligne 20 est utilisée comme ligne de messagerie exprès et que le numéro de téléphone correspondant est le 555-2424, fournissez ce numéro au titulaire.
Lorsqu'une ligne est attribuée à une boîte vocale, cette ligne ne peut pas être attribuée à une autre fonction tant qu'elle est utilisée pour la boîte vocale.
Le poste principal de la ligne de messagerie exprès doit utiliser le NA de messagerie vocale. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système. Aucune valeur implicite n'est attribuée à la messagerie exprès.
Filtrage d'appels
Le filtrage d'appels permet aux titulaires de boîtes vocales de savoir qui appelle avant de répondre.
Cette fonction est utile si les données d'appel ne sont pas disponibles. Le système enregistre le nom du demandeur, établit la communication avec le poste du titulaire, annonce le nom du demandeur, puis propose différentes options telles que la prise de l'appel ou le dépôt d'un message par le demandeur.
Le filtrage d'appels s'applique aux numéros extérieurs composés par les demandeurs qui utilisent les options de transmission aux postes telles que la Réception automatique et la Sélection de service (SS). Par contre, cette fonction ne reconnaît pas les appels intrasystèmes ou les appels extérieurs acheminés au titulaire au moyen d'un nœud de transfert SS ou d'une ligne spécialisée. Si l'appel provient d'une ligne pour laquelle le titulaire de boîte vocale a enregistré une annonce personnalisée, la fonction Filtrage d'appels est contournée et l'appel est immédiatement transféré.
Lorsque la fonction Filtrage d'appels est activée, l'application CallPilot achemine quand même des appels au poste du titulaire de boîte vocale sur lequel le renvoi automatique est activé. La valeur implicite de la fonction Filtrage d'appels est Non, ce qui signifie que les titulaires de boîtes vocales ne peuvent pas savoir qui appelle avant de répondre à moins d'avoir la fonction Identification du demandeur (IDR).
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
28 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Fonction de mise en garde et de recherche de personne
Grâce à la fonction de mise en garde et de recherche de personne, les demandeurs hors système peuvent appuyer sur 6 pour lancer une recherche de personne pendant qu'ils écoutent l'annonce personnelle du titulaire ou qu'ils enregistrent un message. Lorsque le demandeur appuie sur 6, le système met l'appel en garde et effectue la recherche de personne dans la zone de recherche de personne ou sur le système de recherche de personne par haut-parleur, ou les deux, et le demandeur entend «Un instant, s'il vous plaît». Le demandeur ne peut pas interrompre le message guide en appuyant sur des chiffres du clavier. La recherche de personne est répétée selon la configuration de la boîte vocale, jusqu'à ce que l'appel mis en garde soit pris ou que le délai d'attente de mise en garde soit expiré; dans ce cas, le demandeur, dont l'appel est renvoyé à la boîte vocale, entend l'annonce personnalisée du titulaire.
L'appel est mis en garde pourvu qu'il n'y ait pas déjà 25 appels mis en garde. S'il est impossible de mettre l'appel en garde, le demandeur entend un message indiquant que la personne n'est pas disponible, suivi de l'annonce de la boîte vocale du titulaire. Lorsqu'un appel est mis en garde, le demandeur entend la tonalité de garde ou la musique de garde, selon la configuration du système.
Le système effectue la recherche de personne dans la zone de recherche de personne appropriée, sur un système de recherche de personne par haut-parleur, ou les deux à la fois. Si la recherche
échoue parce que le dispositif de recherche de personne est occupé par une autre recherche, le système attend cinq secondes puis effectue une tentative toutes les cinq secondes jusqu'à ce que le dispositif soit libre ou que le délai d'attente de mise en garde soit expiré. Si le délai d'attente de mise en garde expire tout d'abord, le demandeur entend un message indiquant que la personne n'est pas disponible, suivi de l'annonce de la boîte vocale du titulaire. Une fois le délai d'attente de mise en garde expiré, CallPilot ne fait plus de tentatives de recherche de personne.
Si la recherche de personne échoue pour quelque autre raison, le système reprend l'appel et le demandeur entend un message indiquant que la personne n'est pas disponible suivi de l'annonce de la boîte vocale du titulaire. Lorsque la fonction de recherche de personne est utilisée pour un appel, le système diffuse le nom enregistré de la boîte vocale et le message de mise en garde, par exemple : «Monsieur Untel, 101». Le message de mise en garde est diffusé en guides parlés standard ou en chiffres personnalisés, si vous avez enregistré ceux-ci. Reportez-vous au Guide
d'exploitation de l'application CallPilot Manager pour savoir comment enregistrer des chiffres personnalisés.
Nota :
Pour utiliser la fonction de mise en garde et recherche de personne, vous devez disposer d'un préfixe de mise en garde défini dans la programmation téléphonique de votre système. Si vous changez de préfixe de mise en garde, le nouveau préfixe entrera en vigueur 15 minutes plus tard. Si vous souhaitez que le nouveau préfixe entre en vigueur immédiatement, vous devez redémarrer votre système. Reportez-vous au Guide
du coordinateur de système Norstar ou consultez le coordinateur du système.
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Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 29
Restriction de l'accès au réseau public
Il est possible d'appliquer des restrictions d'appel aux postes d'affaires Nortel Networks et aux postes reliés au système CallPilot 100/150.
Pour restreindre l'accès au réseau public
Effectuez l'une des étapes suivantes :
• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel aux numéros de poste reliés à l'application CallPilot. Vous limitez ainsi tous les appels sur les voies d'accès au réseau public, y compris le transfert extérieur, le transfert extérieur à partir d'un arbre SS et l'avis de réception de message hors système. L'accès au réseau public est effectué par le poste relié à l'application CallPilot. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel au poste de l'utilisateur.
Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
• À l'aide de la programmation système, attribuez les restrictions d'appel aux lignes servant à l'accès au réseau public. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
30 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Initialisation d'une boîte vocale
L'initialisation permet à la boîte vocale de recevoir des messages. Une boîte vocale ne peut pas recevoir et enregistrer des messages ni figurer au répertoire d'entreprise avant d'avoir été initialisée.
Pour initialiser une boîte vocale, vous devez :
• choisir un mot de passe composé de quatre à huit chiffres et ne commençant pas par zéro;
• remplacer le mot de passe implicite par le nouveau mot de passe;
• enregistrer le nom du titulaire de la boîte vocale dans le répertoire d'entreprise.
Pour initialiser une boîte vocale
1
Appuyez sur
≤
·°⁄.
2
Ouvrez une session en suivant les guides parlés.
Changer MP
3
Ce message s'affiche brièvement pour indiquer que vous devez modifier votre mot de passe.
MP:
REPR OK
4
Entrez un nouveau mot de passe de quatre à huit chiffres et ne commençant pas par zéro.
Appuyez sur OK ou sur £.
Recom:
REPR OK
5
Entrez le nouveau mot de passe une deuxième fois, puis appuyez sur OK ou sur £.
Enreg nom:
REPR OK
6
Après la tonalité, enregistrez votre nom dans le répertoire d'entreprise.
Il est utile d'enregistrer le numéro de la boîte vocale dans l'annonce. Par exemple : «Marie Picard, boîte vocale 5813».
Appuyez sur OK ou sur £ pour mettre fin à l'enregistrement.
Valider nom:
REPR ÉCOUTE OK
7
Appuyez sur OK ou sur £ pour valider l'enregistrement ou appuyez sur ÉCOUTE ou sur ⁄ pour écouter l'enregistrement ou appuyez sur REPR ou sur ¤ pour enregistrer votre nom.
8
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
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31
Chapitre 4
Utilisation des boîtes vocales
Ajout d'une boîte vocale de titulaire
Lorsque vous ajoutez des boîtes vocales de titulaire, veillez à leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale. Si une temporisation du système se produit avant que vous puissiez entrer les valeurs pour une boîte vocale, vous devez suivre les procédures décrites à la section intitulée
«Modification d'une boîte vocale» à la page 40
pour terminer la configuration de la boîte vocale.
Pour ajouter une boîte vocale de titulaire, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur BTE.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
3
Appuyez sur AJOUT.
Bte voc:
REPR SORT
4
Entrez le numéro de la boîte vocale.
Type:titulaire
SUIV OK
5
Appuyez sur OK.
Pste:
REPR OK
6
Composez le numéro du poste.
Classe serv:
REPR OK
7
Entrez un numéro de classe de service entre 1 et 16.
Nom:
REPR ARR OK
8
Entrez le nom du titulaire, appuyez sur ££, puis entrez son prénom ou son initiale de prénom et appuyez sur OK.
Le nom peut comporter 16 caractères au maximum.
Répertoire?
OUI NON
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entrée des noms à l'aide du clavier, reportez-vous à la section intitulée
«Utilisation du clavier» à la page 14 .
9
Appuyez sur OUI si vous voulez que le nom du titulaire figure dans le répertoire d'entreprise.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
32 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Mess attente: O
MOD SUIV
10
Appuyez sur SUIV si vous voulez que le titulaire puisse utiliser la fonction Avis de message en attente.
ou appuyez sur MOD si vous voulez que le titulaire ne puisse pas utiliser la fonction Avis de message en attente.
Cet affichage n'apparaît pas si vous êtes en train de créer une boîte vocale temporaire.
Accès RTP: <aucun>
MOD SUIV
11
Appuyez sur SUIV si vous ne voulez pas attribuer de voie d'accès au réseau public et passez à l'étape 15 ou appuyez sur MOD.
Accès RTP: <lgn>
MOD SUIV
12
Appuyez sur SUIV pour utiliser une ligne ou appuyez sur MOD pour utiliser un groupe de lignes ou un acheminement.
xxxx:
REPR OK
13
Entrez le numéro de la ligne ou du groupe de lignes, puis appuyez sur OK.
Les numéros de ligne doivent se situer entre 1 et 500.
Bien que les groupes de lignes soient identifiés par des lettres telles que A, B ou C, l'application CallPilot n'accepte que des chiffres.
Pour entrer un numéro de groupe de lignes, remplacez A par 1, B par 2, C par 3, etc.
Valider: x
REPR OK
14
Appuyez sur OK.
PsteSec1:(aucun)
MOD SUIV
15
Appuyez sur MOD pour attribuer un poste secondaire ou appuyez sur SUIV si un poste secondaire ne doit pas être attribué et passez à l'étape 21.
PsteSec1:
REPR OK
16
Entrez le poste secondaire, puis appuyez sur OK.
PsteSec1: xx
MOD SUIV
17
Appuyez sur SUIV.
PsteSec2: (aucun)
MOD SUIV
18
Appuyez sur MOD pour attribuer un autre poste secondaire ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 21.
Cet affichage apparaît uniquement dans le cas où vous avez attribué un poste secondaire.
PsteSec2:
REPR OK
19
Entrez le deuxième numéro de poste secondaire, puis appuyez sur
OK.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 33
PsteSec2: xx
MOD SUIV
20
Appuyez sur SUIV.
LgnMes: (aucun)
MOD SUIV
21
Appuyez sur MOD pour attribuer une ligne de messagerie exprès ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 24.
LgnMes:
REPR OK
22
Entrez un numéro de ligne de messagerie exprès entre 1 et 500, puis appuyez sur OK.
LgnMes: xx
MOD SUIV
23
Appuyez sur SUIV.
Trnsf: sans ann
MOD SUIV
24
Appuyez sur SUIV ou appuyez sur MOD pour activer le filtrage d'appels.
Type rech: aucun
MOD SUIV
25
Appuyez sur SUIV pour accepter le type de recherche de personne implicite (aucun), ou appuyez sur MOD pour choisir la façon dont se fera la recherche de personne : dans la zone interne (POSTES), par haut-parleur
(HT-PRL) ou LES DEUX.
Zone: 1
MOD SUIV
26
Appuyez sur SUIV pour que la recherche de personne se fasse dans la zone 1 ou appuyez sur MOD et entrez le numéro de la zone (1 à 6) dans laquelle s'effectuera la recherche de personne, ou appuyez sur TOUTES.
Si, à l'étape précédente, vous avez choisi la recherche de personne par haut-parleur (HT-PRL), la présente étape ne s'affiche pas.
Essais: 1
MOD SUIV
27
Appuyez sur SUIV pour que s'effectue une seule nouvelle tentative de recherche de personne ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de nouvelles tentatives de recherche de personne que doit faire le système, de 0 à 5.
Intervalle: 15
MOD SUIV
28
Appuyez sur SUIV pour accepter l'intervalle entre les essais implicite
(15 secondes) ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de secondes à compter entre les tentatives de recherche de personne. Les valeurs possibles vont de 5
à 300 secondes.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
29
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
34 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Ajout d'une boîte vocale temporaire
Lorsque vous ajoutez des boîtes vocales temporaires, veillez à leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale.
Pour ajouter une boîte vocale temporaire, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur BTE.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
3
Appuyez sur AJOUT.
Bte voc:
REPR SORT
4
Entrez le numéro de la boîte vocale temporaire.
Type:titulaire
SUIV OK
5
Appuyez sur OK.
Pste:
REPR OK
6
Appuyez sur OK ou sur £.
Classe serv:
REPR OK
7
Entrez un numéro de classe de service entre 1 et 16.
Nom:
REPR ARR OK
8
Entrez le nom du titulaire, appuyez sur ££, puis entrez son prénom ou son initiale de prénom et appuyez sur OK.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entrée des noms à l'aide du clavier, reportez-vous à la section intitulée
«Utilisation du clavier» à la page 14 .
Répertoire?
OUI NON
9
Appuyez sur OUI si vous voulez que le nom du titulaire figure dans le répertoire d'entreprise.
Mess attente?
OUI NON
10
Appuyez sur NON.
Accès RTP : <aucun>
MOD SUIV
11
Appuyez sur •.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 35
Type rech: aucun
MOD SUIV
12
Appuyez sur SUIV pour accepter le type de recherche de personne implicite (aucun), ou appuyez sur MOD pour choisir la façon dont se fera la recherche de personne : dans la zone interne (POSTES), par haut-parleur
(HT-PRL) ou LES DEUX.
Zone: 1
MOD SUIV
13
Appuyez sur SUIV pour que la recherche de personne se fasse dans la zone 1 ou appuyez sur MOD et entrez le numéro de la zone (1 à 6) dans laquelle s'effectuera la recherche de personne, ou appuyez sur TOUTES.
Si, à l'étape précédente, vous avez choisi la recherche de personne par haut-parleur (HT-PRL), la présente étape ne s'affiche pas.
Essais: 1
MOD SUIV
14
Appuyez sur SUIV pour que s'effectue une seule nouvelle tentative de recherche de personne ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de nouvelles tentatives de recherche de personne que doit faire le système, de 0 à 5.
Intervalle: 15
MOD SUIV
15
Appuyez sur SUIV pour accepter l'intervalle entre les essais implicite
(15 secondes) ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de secondes à compter entre les tentatives de recherche de personne. Les valeurs possibles vont de 5
à 300 secondes.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
16
Pour ajouter une autre boîte vocale temporaire, répétez les étapes 3
à 15 ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
36 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Ajout d'une boîte vocale information
Lorsque vous ajoutez des boîtes vocales information, veillez à leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale. Veillez à attribuer la classe de service qui assure la durée de message la plus longue. Dans le cas, par exemple, d'une durée d'enregistrement moyenne, vous devez attribuer la classe de service 7 ou 8. Ces classes de service offrent une durée d'enregistrement de dix minutes.
Pour ajouter une boîte vocale information, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur BTE.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
3
Appuyez sur AJOUT.
Bte voc:
REPR SORT
4
Entrez le numéro de la boîte vocale information.
Type: titulaire
SUIV OK
5
Appuyez sur SUIV.
Type:inform
SUIV OK
6
Appuyez sur OK.
Classe serv:
REPR OK
7
Entrez un numéro de classe de service entre 1 et 16.
Nom:
SUIV ARR OK
8
Entrez le nom de la boîte vocale, puis appuyez sur OK.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entrée des noms à l'aide du clavier, reportez-vous à la section intitulée
«Utilisation du clavier» à la page 14 .
Répertoire?
OUI NON
9
Appuyez sur OUI si vous voulez que le nom de la boîte vocale figure dans le répertoire d'entreprise.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
10
Pour ajouter une autre boîte vocale information, répétez les
étapes 4 à 10 ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 37
Ajout de plusieurs boîtes vocales
Vous pouvez gagner du temps en créant plusieurs boîtes vocales lors de la première installation du système CallPilot 100/150 ou si vous devez ajouter un grand nombre de boîtes vocales CallPilot.
L'ajout de plusieurs boîtes vocales permet la création de boîtes vocales de titulaire pour la série de postes que vous précisez. Vous devez utiliser des postes qui ne sont pas déjà attribués à des boîtes vocales. Vous pouvez ajouter des boîtes vocales uniquement pour le nombre de numéros de téléphone en service ayant des postes précis sur votre système. Vous ne pouvez plus ajouter de boîtes vocales une fois que vous avez atteint le nombre maximal de boîtes vocales ou la limite du code d'autorisation logiciel de votre système.
Pour tirer le meilleur parti de la fonction Ajout de plusieurs boîtes vocales, identifiez les utilisateurs qui ont besoin d'une boîte vocale de titulaire non standard. Créez ensuite ces boîtes vocales individuellement. Utilisez la fonction Ajout de plusieurs boîtes vocales pour ajouter les autres boîtes vocales.
Les boîtes vocales créées à l'aide de la fonction Ajout de plusieurs boîtes vocales comportent les caractéristiques suivantes :
• le numéro de boîte vocale correspond au numéro du poste;
• la classe de service est la même pour toutes les boîtes vocales;
• le paramètre de filtrage d'appels est le même pour toutes les boîtes vocales;
• le nom du titulaire provient des noms de poste attribués à votre système;
• si le nom de poste n'a pas été programmé, le numéro de la boîte vocale est utilisé comme nom;
• la propriété d'avis de message en attente est la même pour toutes les boîtes vocales;
• la voie d'accès au réseau public est la même pour toutes les boîtes vocales;
• les valeurs implicites de la fonction de mise en garde et de recherche de personne sont : type de recherche = aucun, zone = 1, essais = 1, intervalle entre les essais = 15;
• la propriété d'affichage dans le répertoire est la même pour toutes les boîtes vocales.
Les boîtes vocales ne sont pas initialisées lors de leur création, mais les titulaires peuvent les initialiser individuellement dès qu'elles leur sont attribuées.
Il est impossible de créer une boîte vocale si :
• une boîte vocale portant le même numéro existe déjà;
• le numéro de poste est déjà utilisé par une autre boîte vocale;
• le poste est un accès téléphonique CallPilot.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
38 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Pour ajouter plusieurs boîtes vocales, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur flfl.
Cette option n'apparaît pas comme option de touche afficheur.
Créer boîtes voc
3
Cet affichage apparaît brièvement.
Du poste:
REPR SORT
4
Entrez le numéro de poste à partir duquel vous voulez créer des boîtes vocales.
Au poste:
REPR SORT
5
Entrez le numéro de poste jusqu'auquel vous voulez créer des boîtes vocales.
Classe serv:
REPR OK
Accès RTP: <aucun>
MOD SUIV
6
7
Entrez un numéro de classe de service entre 1 et 16.
Appuyez sur SUIV si vous ne voulez pas attribuer de voie d'accès au réseau public et passez à l'étape 11 ou appuyez sur MOD.
Accès RTP: <lgn>
MOD SUIV
8
Appuyez sur SUIV pour utiliser une ligne ou appuyez sur MOD pour utiliser une ligne au sein d'un groupe de lignes.
xxxx:
REPR OK
9
Entrez le numéro de la ligne ou du groupe de lignes, puis appuyez sur OK.
Les numéros de ligne doivent se situer entre 1 et 500.
Bien que les groupes de lignes soient identifiés par des lettres telles que A, B ou C, l'application CallPilot n'accepte que des chiffres.
Pour entrer un numéro de groupe de lignes, remplacez A par 1,
B par 2, C par 3, etc.
Valider: x
REPR OK
Trnsf: sans ann
MOD SUIV
10
11
Appuyez sur OK.
Appuyez sur SUIV ou appuyez sur MOD pour activer le filtrage d'appels pour ces boîtes vocales.
Exécuter?
OUI SORT
Vérification xx
12
13
Appuyez sur OUI.
L'afficheur indique le nombre de boîtes vocales qui sont créées.
x nouv bte(s)
OK
14
Pour mettre fin à la session, appuyez sur OK.
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Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 39
À propos des mots de passe des boîtes vocales
Toute boîte vocale est protégée par un mot de passe programmé par le titulaire. Si vous ajoutez une boîte vocale à l'application CallPilot Manager, le mot de passe est réglé à 0000. Il s'agit du mot de passe implicite.
Pour utiliser une boîte vocale, le titulaire doit changer le mot de passe implicite. Le nouveau mot de passe doit comporter de quatre à huit chiffres et ne peut commencer par un zéro.
Si un titulaire de boîte vocale oublie son mot de passe, il est possible de redonner au mot de passe la valeur implicite, soit 0000. Reportez-vous à la section intitulée
«Pour modifier une boîte vocale»
Avertissement :
Modifiez fréquemment le mot de passe du coordinateur de système pour réduire les risques d'utilisation non autorisée.
Verrouillage sur mot de passe incorrect
La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal de tentatives incorrectes d'entrée de mot de passe. L'application CallPilot enregistre le nombre de tentatives incorrectes depuis le dernier accès autorisé. Si le nombre maximal de tentatives est dépassé, la boîte vocale du titulaire est «verrouillée». L'utilisateur ne peut plus accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'a pas été remis à sa valeur implicite. Reportez-vous à la section intitulée
«Pour modifier une boîte vocale» à la page 40 .
Expiration du mot de passe
La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal de jours pendant lesquels le mot de passe est valide. Si le nombre maximal de jours est écoulé, le mot de passe de la boîte vocale cesse d'être valide. Le titulaire peut accéder à la boîte vocale, mais ne peut accéder à ses messages ni effectuer d'autres fonctions tant que le mot de passe n'a pas été modifié. À moins que le poste soit doté d'un afficheur deux lignes, l'annonce vocale suivante est diffusée au moment d'accéder à la boîte vocale si le mot de passe est expiré :
«Votre mot de passe n'est plus valide. Vous devez modifier votre mot de passe.
Entrez votre nouveau mot de passe, puis appuyez sur £.»
Lorsque le nouveau mot de passe est entré, la boîte vocale revient au fonctionnement normal.
Avertissement :
Dans la classe de service, réglez le paramètre d'expiration du mot de passe à une valeur peu élevée de sorte que les titulaires de boîte vocale changent leur mot de passe fréquemment. Une boîte vocale ayant une valeur de paramètre
élevée ou indéfinie court un plus grand risque d'utilisation non autorisée.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
40 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Modification d'une boîte vocale
Après avoir ajouté une boîte vocale, modifiez les éléments suivants :
• mot de passe;
• poste;
• classe de service;
• affichage du nom;
• représentation dans le répertoire d'entreprise;
• avis de message en attente;
• voie d'accès au réseau public;
• poste secondaire;
• ligne de messagerie exprès;
• filtrage d'appels;
• fonction de mise en garde et de recherche de personne.
Nota :
Ne remettez le mot de passe à la valeur implicite que si le titulaire l'oublie ou si la boîte vocale est verrouillée. Le mot de passe d'une boîte vocale remise à sa valeur implicite est 0000. Il est impossible d'accéder à une boîte vocale tant que le mot de passe implicite n'a pas été modifié. Une fois le mot de passe remis à la valeur implicite, vous devez aviser le titulaire de modifier le mot de passe implicite dès que possible. Lorsque la boîte vocale possède le mot de passe implicite, la boîte vocale est vulnérable aux accès non autorisés.
Pour modifier une boîte vocale
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur
≤
·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur BTE.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
Bte voc:
RÉPRT SORT
3
Appuyez sur MOD.
4
Entrez le numéro de la boîte vocale ou consultez le répertoire d'entreprise en appuyant sur RÉPRT.
Mot de passe
CHANG SUIV
5
Si vous souhaitez modifier le mot de passe, appuyez sur CHANG ou appuyez sur SUIV pour modifier les autres paramètres de boîte vocale et passez à l'étape 8.
MP changé
6
Le mot de passe est remis à sa valeur implicite.
N0008718 02
Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 41
Mot de passe
CHANG SUIV
7
Appuyez sur SUIV pour modifier les autres paramètres de boîte vocale ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
Pste: xx
MOD SUIV
8
Si vous souhaitez modifier le numéro de poste, appuyez sur
MOD ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 10.
Pste: xx
REPR SORT
9
Entrez le nouveau numéro de poste, puis appuyez sur SUIV.
Classe serv:x
MOD SUIV
10
Si vous souhaitez modifier la classe de service, appuyez sur
MOD ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 12.
Classe serv: x
REPR OK
11
Entrez un numéro de classe de service entre 1 et 16, puis appuyez sur SUIV.
<nom tit bte voc>
MOD SUIV
12
Si vous souhaitez modifier le nom du titulaire de la boîte vocale affiché, appuyez sur
MOD ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 15.
xxxxx, xx
REPR ARR OK
13
Entrez le nom du titulaire, appuyez sur ££, puis entrez son prénom ou son initiale de prénom et appuyez sur OK.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entrée des noms à l'aide du clavier, reportez-vous à la section intitulée
«Utilisation du clavier» à la page 14 .
xxxxx, xx
MOD SUIV
Répertoire:O
MOD SUIV
14
Appuyez sur
SUIV.
15
Si vous ne voulez pas que le nom du titulaire de la boîte vocale figure dans le répertoire d'entreprise, appuyez sur MOD ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 17.
MOD SUIV
Mess attente:O
MOD SUIV
16
Appuyez sur SUIV.
17
Si vous souhaitez modifier l'avis de message en attente de la boîte vocale, appuyez sur MOD ou appuyez sur SUIV.
Accès RTP: <xxxx>
MOD SUIV
18
Appuyez sur MOD pour modifier la méthode d'accès au réseau public ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 27.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
42 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Accès RTP: <xxxx>
MOD SUIV
19
Appuyez sur SUIV si vous voulez utiliser la méthode d'accès au réseau public affichée ou appuyez sur MOD pour sélectionner une autre méthode d'accès au réseau public.
xxxx:
REPR OK
20
Entrez le numéro de la ligne ou du groupe de lignes, puis appuyez sur OK.
Les numéros de ligne doivent se situer entre 1 et 500. Bien que les groupes de lignes soient identifiés par des lettres telles que A, B ou C, l'application CallPilot n'accepte que des chiffres. Pour entrer un numéro de groupe de lignes, remplacez A par 1, B par 2, C par 3, etc.
Valider: x
REPR OK
21
Appuyez sur OK.
Les étapes 22 à 26 n'apparaissent que si des postes secondaires ont
été attribués à la boîte vocale. Sinon, passez à l'étape 27.
PsteSec1: xx
MOD SUIV
22
Si vous souhaitez modifier ou supprimer le premier poste secondaire, appuyez sur MOD ou si vous souhaitez modifier le deuxième poste secondaire, appuyez sur SUIV et passez à l'étape 25.
NOTA : Si vous supprimez le premier poste secondaire en appuyant sur ≤·°‹, le deuxième poste secondaire est automatiquement supprimé.
PsteSec1:
REPR OK
23
Si vous souhaitez supprimer le premier poste secondaire, appuyez sur £ ou si vous souhaitez modifier le poste secondaire, entrez le nouveau numéro de poste, puis appuyez sur OK.
PsteSec1: xx
MOD SUIV
24
Appuyez sur MOD pour attribuer le deuxième poste secondaire.
PsteSec2: xx
REPR OK
25
Si vous souhaitez supprimer le deuxième poste secondaire, appuyez sur £.
L'afficheur indique : PsteSec2: (aucun) ou si vous souhaitez modifier le deuxième poste secondaire, entrez le nouveau numéro de poste, puis appuyez sur OK.
Le message PsteSec2 ne s'affiche que si un premier poste secondaire a été attribué.
PsteSec2: xx
REPR OK
26
Appuyez sur SUIV.
N0008718 02
Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales 43
LgnMes: xxx
MOD SUIV
27
Appuyez sur MOD pour modifier ou attribuer une ligne de messagerie exprès ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 29.
LgnMes:
REPR OK
28
Entrez un numéro de ligne de messagerie exprès entre 1 et 500, puis appuyez sur OK.
LgnMes: xx
MOD SUIV
Trnsf: sans ann
MOD SUIV
29
Appuyez sur SUIV.
30
Appuyez sur
MOD pour modifier l'état de la fonction Filtrage d'appels ou appuyez sur SUIV et passez à l'étape 31.
Trnsf:Avec ann
MOD SUIV
31
Appuyez sur
SUIV.
Type rech: aucun
MOD SUIV
32
Appuyez sur SUIV pour accepter le type de recherche affiché ou appuyez sur MOD pour modifier la façon dont se fera la recherche de personne : dans la zone interne (POSTES), par haut-parleur
(HT-PRL) ou LES DEUX.
Zone: 1
MOD SUIV
33
Appuyez sur SUIV pour accepter la zone affichée ou appuyez sur MOD et entrez le numéro de la zone (1 à 6) dans laquelle s'effectuera la recherche de personne, ou appuyez sur TOUTES.
Si, à l'étape précédente, vous avez choisi la recherche de personne par haut-parleur (HT-PRL), la présente étape ne s'affiche pas.
Essais: 1
MOD SUIV
34
Appuyez sur SUIV pour accepter le nombre d'essais affiché ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de nouvelles tentatives de recherche de personne que doit faire le système, de 0 à 5.
Intervalle: 15
MOD SUIV
35
Appuyez sur SUIV pour accepter l'intervalle entre les essais affiché ou appuyez sur MOD et entrez le nombre de secondes à compter entre les tentatives de recherche de personne. Les valeurs possibles vont de 5
à 300 secondes.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
36
Pour mettre fin à la session, appuyez sur ®.
Guide d'administration du poste téléphonique du système CallPilot
44 Chapitre 4 Utilisation des boîtes vocales
Suppression d'une boîte vocale
Avant de supprimer une boîte vocale, assurez-vous que le titulaire a écouté tous ses messages.
Lorsqu'une boîte est supprimée, tous les messages conservés dans cette boîte sont supprimés, et la boîte est automatiquement effacée du répertoire d'entreprise et des listes de diffusion.
Si vous supprimez une boîte vocale associée à un arbre SS, vous devez d'abord la retirer de l'arbre
SS. Si vous oubliez de le faire, le message
Bte utilisée SS apparaît à l'afficheur.
Il est impossible de supprimer une boîte vocale lorsqu'elle :
• est utilisée;
• est utilisée dans une table IDR ou un arbre SS;
• est utilisée en tant que boîte vocale du coordinateur de système ou boîte réception.
Pour supprimer une boîte vocale, effectuez les étapes suivantes :
Accès:
SORT REPR OK
1
Appuyez sur ≤·°‹.
Entrez le numéro de boîte vocale et le mot de passe du coordinateur de système.
Appuyez sur OK.
Admin
BTE RA AUTRE
2
Appuyez sur BTE.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
3
Appuyez sur SUPPR.
Bte voc:
RÉPRT SORT
4
Entrez le numéro de la boîte vocale à supprimer ou appuyez sur RÉPRT pour consulter le répertoire d'entreprise.
<nom tit bte voc>
SUPPR SORT
5
Appuyez sur SUPPR.
Boîte supprimée
6
Cet affichage apparaît brièvement.
Admin boîtes
AJOUT SUPPR MOD
7
Appuyez sur SUPPR pour supprimer d'autres boîtes vocales ou appuyez sur ® pour mettre fin à la session.
N0008718 02
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