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Addendum DxONE Inventory Manager C38775AB Mai 2019 Beckman Coulter, Inc. 250 S. Kraemer Blvd. Brea, CA 92821 U.S.A. Addendum DxONE Inventory Manager Réf. C38775AB (Mai 2019) © 2019 Beckman Coulter, Inc. Tous droits réservés. Marques Beckman Coulter, le logo stylisé et les marques des produits et des services Beckman Coulter mentionnées ici sont des marques ou des marques déposées de Beckman Coulter, Inc. aux États-Unis et dans d’autres pays. Toutes les autres marques appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Retrouvez-nous sur internet à l’adresse suivante : www.beckmancoulter.com Traduction du Mode d’emploi original Historique des révisions Ce document s’applique au dernier logiciel de la liste et aux versions plus récentes. Une nouvelle version du présent document sera fournie si une version ultérieure du logiciel modifie les informations qui y sont contenues. C38775AB, 5/2019 Ajout du chapitre Contrôle de qualité à l’addendum Parution initiale, C38775AA, 1/2019 Version logicielle 5.0 C38775AB iii Historique des révisions iv C38775AB Consignes de sécurité Avant de faire fonctionner le système, lisez tous les manuels d’utilisation et consultez le personnel formé de Beckman Coulter. N’exécutez aucune procédure avant d’avoir attentivement lu toutes les instructions. Suivez toujours les indications des étiquettes du produit, ainsi que les recommandations du fabricant. Pour plus d’informations, contactez Beckman Coulter. Alertes relatives aux avertissements, mises en garde, avis importants, remarques et conseils Avertissement L’alerte « Avertissement » indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, peut entraîner la mort ou des blessures graves. L’alerte « Avertissement » peut aussi indiquer la présence éventuelle de données erronées qui peuvent entraîner une erreur de résultat. Attention L’alerte « Attention » indique une situation potentiellement dangereuse qui, si elle n’est pas évitée, peut entraîner des blessures légères ou modérées. L’alerte « Attention » peut aussi être utilisée pour attirer l’attention sur des pratiques dangereuses ou pour indiquer la présence éventuelle de données erronées qui peuvent entraîner une erreur de résultat. Important L’alerte « Important » indique la présence d’informations importantes. Remarque L’alerte « Remarque » indique la présence d’informations à noter. Conseil L’alerte « Conseil » indique la présence d’informations à prendre en compte. C38775AB v Consignes de sécurité Alertes relatives aux avertissements, mises en garde, avis importants, remarques et conseils vi C38775AB Table des matières Historique des révisions, iii Consignes de sécurité, v CHAPITRE 1: Addendum au document DxONE Inventory Manager Instructions for Use (Mode d’emploi de DxONE Inventory Manager) (C25030AA), 1-1 Mise à jour du code couleur d’état de l’inventaire, 1-1 CHAPITRE 2: Contrôle de qualité, 2-1 Introduction, 2-1 Indicateurs du contrôle de qualité, 2-1 Écran Quality Control (Contrôle de qualité), 2-1 Recherche et statut, 2-2 Tableau, 2-2 Fonctions, 2-2 Processus de contrôle de la qualité du lot, 2-3 Statut Pending (En attente), 2-4 Échec du contrôle de la qualité, 2-5 Mise à jour de l’enregistrement de CQ, 2-5 Retrait de l’inventaire et Placé sur un instrument, 2-5 Le processus, 2-5 Conformité, 2-6 C38775AB vii Table des matières viii C38775AB CHAPITRE 1 Addendum au document DxONE Inventory Manager Instructions for Use (Mode d’emploi de DxONE Inventory Manager) (C25030AA) Mise à jour du code couleur d’état de l’inventaire Cet addendum a été rédigé pour mettre à jour le code couleur de l’état de l’inventaire au chapitre 2, dans la section Option État de l’inventaire du document DxONE Inventory Manager Instructions for Use (Mode d’emploi de DxONE Inventory Manager) (C25030AA). Voici les couleurs correctes ainsi que leurs définitions : • Vert : la quantité de l’inventaire est supérieure au niveau minimal. • Orange : la quantité de l’inventaire est inférieure ou égale au niveau minimal et supérieure au niveau de sécurité. • Rouge : la quantité de l’inventaire est inférieure ou égale au niveau de sécurité. C38775AB 1-1 Addendum au document DxONE Inventory Manager Instructions for Use (Mode d’emploi de DxONE Inventory Manager) (C25030AA) Mise à jour du code couleur d’état de l’inventaire 1-2 C38775AB CHAPITRE 2 Contrôle de qualité Introduction Le module de contrôle de qualité permet de suivre : • Le processus de contrôle de la qualité sur le nouveau lot • La date et l’heure de la mise en place d’un élément sur un instrument • La date et l’heure du retrait d’un élément de l’inventaire Il existe deux types de transactions : • Receipt (Réception), ajout de stock. Les données de « lot quality check » (contrôle de qualité du lot) ne sont créées que lors de la transaction « Receipt » (Réception). • Issue (Émission), retrait de stock. Les données « placed on an instrument » (placement sur un instrument) et « taken out of inventory » (retrait de l’inventaire) ne sont créées que lors de transactions de type « Issue » (émission). Il est possible de mettre à jour les données de « lot quality check » (contrôle de qualité du lot) à partir des écrans de transaction et de contrôle de qualité, mais les données « placed on an instrument » (placement sur un instrument) et « taken out of inventory » (retrait de l’inventaire) ne peuvent être mises à jour que sur l’écran de contrôle de qualité. Indicateurs du contrôle de qualité Il est possible de placer des indicateurs pour le contrôle de qualité sur la page d’affectation. Lorsque l’indicateur est activé pour un élément dans la colonne Quality Control (Contrôle de qualité), cela signifie que l’élément est prêt. Écran Quality Control (Contrôle de qualité) L’écran QC (CQ) se trouve dans le menu Inventory (Inventaire). C38775AB 2-1 Contrôle de qualité Recherche et statut Recherche et statut La recherche détaillée permet de filtrer les enregistrements affichés dans le tableau. • Par défaut, le système affiche tous les types de lignes et les enregistrements dont le statut est « open » (ouvert). • Les enregistrements « Lot quality check » (Contrôle de la qualité du lot) sont créés avec le statut « pending » (en attente), qui fait partie du statut « open » (ouvert). • « Placed on an instrument » (Placé sur un instrument) et « taken out of inventory » (Retiré de l’inventaire) sont créés avec un statut « Quality control passed » (Contrôle de qualité réussi), qui fait partie du statut « closed » (fermé). Tableau Le tableau suivant présente ces éléments : • • • • • • • Line type (Type de ligne) Status (Statut) Fournisseur (Fournisseur) Item code (Code de l’article) Description (Description) Lot number (Numéro de lot) User (The current user who is linked to this record) (Utilisateur [Utilisateur actuel lié à cet enregistrement]) • Transaction date (Date de la transaction) • QC date (Date du CQ) • Comment (Commentaire) Fonctions Toutes les lignes peuvent être mises à jour en sélectionnant le bouton Update (Mise à jour) situé entre le champ de recherche et le tableau. 2-2 C38775AB Contrôle de qualité Processus de contrôle de la qualité du lot Processus de contrôle de la qualité du lot Lorsqu’un nouveau lot est reçu pour la première fois dans le système, un enregistrement de CQ est créé pour cet article/ce lot avec un statut Pending (En attente). Si vous essayez de sélectionner cet article, un menu contextuel s’affiche et permet de sélectionner l’action souhaitée. • Cancel (Annuler) : arrête le processus et vide le champ du lot pour permettre la sélection d’un autre lot. • Edit lot quality check entry (Modifier l’entrée du contrôle de qualité du lot) : permet de mettre à jour l’entrée du CQ avant de poursuivre. • Continue (Continuer) : poursuit le processus pour permettre de terminer la transaction sans mettre à jour le statut de CQ. C38775AB 2-3 2 Contrôle de qualité Statut Pending (En attente) Cette page permet de mettre à jour le statut, de modifier l’utilisateur associé à l’enregistrement de CQ (il s’agit par défaut de l’utilisateur actuel, mais cela peut être mis à jour) et d’ajouter un commentaire. Le champ Status (Statut) comporte quatre options : • Pending (En attente) Il s’agit du réglage par défaut. Cela signifie qu’aucune action n’a été effectuée. • In progress (En cours) Le processus du CQ physique a démarré, mais n’est pas terminé. • Not acceptable (Non acceptable) Échec du CQ. • Quality Control Passed (Contrôle de qualité réussi) L’élément a passé le CQ et peut être utilisé sans message ou avertissement. Tous les statuts peuvent être sélectionnés pour mettre à jour l’enregistrement de CQ. Statut Pending (En attente) Lorsqu’un élément ou un lot est associé à un enregistrement de contrôle de qualité en attente, le système permet la mise à jour rapide du statut durant le processus de la transaction. Lors de l’émission d’un contrôle de qualité en attente pour un élément/lot, le système demande si le statut doit indiquer une réussite ou un échec ou si vous souhaitez reporter ce choix. 2-4 C38775AB Contrôle de qualité Échec du contrôle de la qualité Échec du contrôle de la qualité Si un élément n’a pas réussi le contrôle de qualité, le système ne permet plus l’émission de cet élément ou de ce lot. Il est toutefois possible de supprimer la transaction ou de sélectionner l’option Waste (Déchet). Mise à jour de l’enregistrement de CQ Si nécessaire, il est toujours possible de mettre à jour un enregistrement de CQ depuis la page Quality Control (Contrôle de qualité). Retrait de l’inventaire et Placé sur un instrument Les contrôles de qualité « Taken out of inventory » (Retiré de l’inventaire) et « Placed on instrument » (Placé sur un instrument) fonctionnent de la même façon. Le processus Les articles peuvent être marqués (case à cocher dans la configuration) comme « qualité contrôlée », ce qui signifie que les caractéristiques du contrôle de qualité sont activées pour cet élément. Chaque fois que ce type d’élément est retiré du stock (avec une transaction de type « issue » [émission] « taken out of the stock » [retiré du stock], le système crée automatiquement deux enregistrements de CQ, un pour « Taken out of inventory » [Retiré de l’inventaire] et un pour « Placed on instrument » [Placé sur l’instrument]). Le système ajoute les champs suivants à chaque enregistrement : • • • • • • Item (Article) Lot number (Numéro de lot) Date (Date) Time (Heure) User (Utilisateur) Comment (Commentaire) Chaque enregistrement est également associé à la transaction de stock à l’aide d’un horodatage unique. C38775AB 2-5 2 Contrôle de qualité Conformité Si nécessaire, il est possible de mettre à jour l’enregistrement de CQ depuis la page Quality Control (Contrôle de qualité). La recherche détaillée permet de filtrer l’enregistrement et de sélectionner l’enregistrement à mettre à jour. Il est alors possible de mettre à jour la date, l’heure, l’utilisateur et d’ajouter un commentaire, si nécessaire. Conformité Le système conserve également un enregistrement de conformité détaillé sur les événements de chaque enregistrement de CQ du module de conformité dans le cadre de la fonction « UPDATE_QC_RECORD ». Lors de chaque mise à jour d’un enregistrement de CQ, le système enregistre l’auteur, la date et la nature des modifications. 2-6 C38775AB www.beckmancoulter.com © 2019 Beckman Coulter, Inc. Tous droits réservés.