Manuel du propriétaire | Canon ECOPY SCANSTATION Manuel utilisateur
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eCOPY SHARESCAN / DESKTOP Transformez votre circuit papier en un workflow numérique grâce à eCopy « Grâce à eCopy … chaque employé de Van Laere peut pleinement tirer parti de toutes les capacités de l’imprimante multifonctions (MFP) comme scanner réseau convivial. » Roland Tempels, responsable informatique, Van Laere, Belgique eCOPY SHARESCAN / DESKTOP Optimisez votre activité grâce à eCopy Changer la méthode de distribution des documents au sein de votre entreprise pourrait vous aider à améliorer la productivité, à respecter les exigences de conformité et à réduire votre impact sur l’environnement. Prenez un peu de temps pour réfléchir à la quantité de documents papier qui se trouve dans votre bureau – sur les bureaux, dans votre système de classement ou dans le courrier destiné aux clients. Il y en a probablement bien plus que nécessaire : cette montagne de papier ralentit votre personnel et votre activité. Le passage à une solution de distribution de documents numérique telle qu’eCopyTM ShareScan® peut marquer le début d’une nouvelle ère. Cette solution vous aide à : • Améliorer l’accès aux informations et faire grimper les niveaux de productivité • Faciliter le travail à vos utilisateurs finaux et à votre personnel informatique • Introduire des pistes de vérification afin de respecter les objectifs de sécurité et de conformité • Eliminer les coûts d’affranchissement et de coursier onéreux en envoyant les documents par courrier électronique à coût zéro • Réduire considérablement la quantité de papier utilisé afin d’économiser des coûts et de protéger l’environnement Poursuivez votre lecture afin de découvrir comment eCopy peut vous aider à simplifier et accélérer la distribution de vos documents. 30 % de tous les documents commerciaux clés sont des documents papier. InfoTrends – Roadmap 2006 : Image Scanning Trends Réduisez les coûts et améliorez votre productivité grâce à eCopy. Faites votre choix parmi les différentes versions d’eCopy disponibles selon vos besoins en distribution de documents. Si vous recherchez par exemple un système de numérisation ou de saisie de documents facile à utiliser, eCopyTM ShareScan® Essentials est idéal. Si vous souhaitez une intégration réseau plus avancée à vos systèmes et applications réseau basés sur serveur, eCopyTM ShareScan® Suite conviendra mieux. Les deux solutions incluent également eCopy DesktopTM *, qui permet aux utilisateurs de regrouper différents formats électroniques en un seul format avant de l’éditer et d’y ajouter des annotations. Ce logiciel est également disponible sous forme de module séparé. Vos options eCopy : eCopy ShareScan Essentials transforme vos imprimantes multifonctions en appareils de saisie et de partage de documents Numérisation vers dossiers fax e-mail Numérisation d’un document via une imprimante multifonctions eCopy ShareScan Suite comprend des fonctionnalités d’intégration plus avancées dossiers fax e-mail applications Numérisation vers * 1 licence avec eCopy ShareScan Essentials, 10 licences avec eCopy ShareScan Suite Fusionnez, éditez et réalisez des mises en évidence à l’aide d'eCopy Desktop* eCOPY SHARESCAN / DESKTOP Facilitez la collaboration grâce à eCopy ShareScan Essentials. Connectez votre imprimante multifonctions (MFP) au système de messagerie électronique ou de fax de votre entreprise et aux dossiers réseau pour assurer une distribution rapide et sécurisée des documents à l’aide d’eCopy ShareScan Essentials. • Améliorez la productivité des utilisateurs en leur facilitant la sauvegarde et la récupération des données ainsi que l’accès aux informations. • Votre personnel informatique a la possibilité de gérer tous les MFP et comptes utilisateur depuis un seul emplacement centralisé. • Grâce aux pistes de vérification mises en œuvre, vous pouvez suivre qui envoie quoi, ce qui vous aide également à respecter les objectifs de conformité. • Le chiffrement des données garantit que vos informations confidentielles restent sécurisées. • La solution évolue au rythme du développement de votre entreprise et peut être adaptée aux changements des besoins. • La plateforme MEAP Canon intégrée permet de commander eCopy ShareScan via l’interface utilisateur couleur standard. • Grâce au clavier supplémentaire disponible en option, les utilisateurs peuvent saisir facilement des mots de passe et des noms de fichier sur l’appareil. Ces atouts font d’eCopy ShareScan Essentials la solution idéale pour aider les utilisateurs à partager des documents électroniques, à collaborer plus efficacement et à optimiser la productivité du groupe de travail. eCOPY SHARESCAN / DESKTOP Saisie facile à l’aide du clavier disponible en option La simplicité des instructions à l’écran et une interface utilisateur intuitive intégrée à votre MFP permettent un emploi facile. Les utilisateurs peuvent soit envoyer des documents par e-mail ou par fax, soit numériser directement vers des dossiers depuis l’appareil, sans devoir regagner leur PC. Interface utilisateur simple Assurez l'intégration complète au réseau grâce à eCopy ShareScan Suite. Cette suite logicielle offre tous les avantages d’eCopy ShareScan Essentials ainsi qu’une intégration réseau plus avancée aux systèmes d’appui, aux applications, aux bases de données et aux serveurs – pour garantir un workflow de documents encore plus efficace. Vous obtenez également une intégration en temps réel grâce à de nombreuses applications courantes de gestion documentaire, de collaboration et commerciales. Ainsi, votre MFP se transforme en un véritable appareil d’entrée de document général qui rationalise les processus et améliore l’efficacité. Sans parler de la connectivité directe avec les technologies Microsoft telles qu’Active Directory, Exchange, SharePoint, Access et SQL Server, qui vous permet de tirer encore mieux parti de vos investissements existants. • Grâce aux options polyvalentes de dénomination de fichier et d’indexation, les utilisateurs peuvent créer des workflows et récupérer des documents numériques en un tourne-main. • Vous pouvez contrôler dynamiquement l’authentification et l’accès de l’utilisateur aux applications. En bref, eCopy ShareScan Suite est idéal pour intégrer des informations papier à vos systèmes et à vos applications basés sur serveur afin d’optimiser l’efficacité. ScanStation pour MFP ScanStation pour scanners eCopy ScanStationTM comprend un écran tactile autonome, un clavier et un PC qui se connecte facilement à n’importe quel MFP Canon doté de fonctions de numérisation. Les utilisateurs peuvent visualiser les options en toute simplicité grâce à la grande interface utilisateur. ScanStation est également disponible pour les scanners individuels. Ainsi, n’importe quel scanner DR Canon peut être intégré à la solution de distribution de documents et de workflow. ScanStation pour MFP ScanStation pour scanners Sven Olof Lundström, IT Manager, Östgöta Brandstodsbolag Länsförsäkringar, Suède eCOPY SHARESCAN / DESKTOP « Nous avons repéré des processus de travail supplémentaires susceptibles d’être numérisés. En utilisant le connecteur SharePoint et en intégrant eCopy à notre système Sibel, nous avons amélioré notre gestion documentaire. » Optimisez la productivité personnelle grâce à eCopy Desktop. Le logiciel eCopy Desktop permet aux utilisateurs de travailler de manière plus productive en regroupant différents formats de documents électroniques (tels que des documents MS Office et PDF) en un seul format. Les utilisateurs peuvent ainsi localiser et récupérer des informations rapidement ; ils ont également la possibilité de traiter des documents et d’ajouter des annotations ou des mises en évidence selon leurs besoins. Des licences de ce logiciel polyvalent sont fournies avec eCopy ShareScan Essentials (1 licence) et eCopy ShareScan Suite (10 licences) ; elles peuvent également être achetées séparément. Consolidez différents formats Ajoutez des annotations aux documents à l’écran Optimisez l’efficacité, réduisez les coûts et améliorez la sécurité grâce à eCopy. Utiliser eCopy afin de transformer votre travail de bureau en un workflow sécurisé et numérique signifie que l’information peut circuler dans votre entreprise de manière beaucoup plus fluide et que votre personnel travaille beaucoup plus efficacement – sans parler de la diminution de la consommation de papier. Alors que cette solution offre des avantages évidents en matière de coûts, elle vous aide également à respecter vos objectifs environnementaux et à rendre votre marque plus verte. Cette approche correspond à l’engagement durable de Canon en faveur de l’environnement et à notre philosophie d’entreprise Kyosei : « Vivre et travailler ensemble pour le bien commun ». « Le nombre de possibilités d’utilisation d’eCopy afin d’optimiser nos processus d'entreprise est illimité. A mesure que nos utilisateurs gagneront en familiarité avec le système et pourront donner libre cours à leur créativité, je m’attends à ce que son utilisation – et les avantages résultants en matière de productivité – progresse fortement. » Craig Powell, IS/IT Director UK, Sony Ericsson Vous souhaitez plus d’informations au sujet d’eCopy ? Pour en apprendre plus sur les avantages commerciaux d’eCopy ou pour convenir d’un entretien avec un expert en distribution de documents Canon, consultez le site Internet www.canon.ch Canon Inc. www.canon.com Canon Europa N.V. www.canon-europe.com French-Swiss Edition 0121W793 © Canon Europa N.V., 2008 (0408) Canon (Suisse) SA Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Fax : 044 835 64 68 www.canon.ch [email protected]