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Stockage et récupération efficaces d’informations THEREFORE™ you can L’accès instantané aux informations clés optimise votre efficacité Force vive de l’entreprise, l’information est aussi à la base d’un processus de prise de décision efficace. Or nous passons en moyenne plus de quatre heures par semaine à rechercher des informations*. Frustrant, non ? Therefore™ met un terme à toutes ces pertes de temps. Grâce à ce système de stockage et de récupération facile à mettre en œuvre, chacun accède désormais aux informations souhaitées de manière instantanée, efficace, économique et sécurisée. Saisie Diffusion Gestion Stockage Serveur Therefore™ Collaboration Archivage facile avec Therefore™ Pour simplifier, disons que Therefore™ est comparable à une armoire électronique où vous pouvez ranger toutes les informations relatives à votre activité. Vous pouvez saisir, organiser et retrouver du contenu fixe, des images, des documents, des rapports et toutes sortes d’informations vitales pour votre entreprise. La recherche des informations archivées s’effectue très simplement à partir d’une interface universelle ou même du Web. Après une formation minimale, votre personnel peut travailler de façon beaucoup plus efficace. * AIIM Europe 2009 Recherche Récupération Classement électronique de tous types d’information De nos jours, l’information se présente sous de nombreux formats différents et provient d’une infinité de sources. Avec Therefore™, cette hétérogénéité ne pose aucun problème. Documents papier, fichiers électroniques, codes à barres, courriers électroniques – tous sont gérés le plus simplement du monde avec Therefore™. Therefore™ vous permet de saisir, d’organiser et de retrouver du contenu fixe, des images, des documents, des rapports et toutes sortes d’informations vitales pour votre entreprise. Sécurité et souplesse renforcées Conformité réglementaire L’outil idéal pour votre entreprise Afin de garantir la sécurité du système, Therefore™ vous permet de définir avec précision les droits de chaque utilisateur. Vous pouvez aussi désigner des administrateurs en vue de centraliser la configuration et la définition des règles du métier. De plus, une signature numérique est automatiquement apposée sur chaque document. Votre entreprise est tenue de respecter les réglementations en vigueur en matière de gestion documentaire. Afin de l’y aider, la nouvelle fonction de conservation vous permet de supprimer les documents ou de purger les versions obsolètes après un laps de temps donné. Des systèmes d’entrée de gamme réservés à un utilisateur aux déploiements à l’échelle de l’entreprise pour des milliers de personnes, Therefore™ est une solution entièrement évolutive. Utilisateurs et périphériques d’entrée tels que scanners et appareils multifonctions peuvent être ajoutés au gré de la croissance de votre entreprise. THEREFORE™ permet l’accès par autorisation à tous les formats de documents ainsi que leur archivage. Même sans aucune expérience en gestion documentaire, votre personnel va pouvoir révolutionner la manière dont les informations sont gérées et partagées au sein de votre entreprise. La saisie, l’archivage et la récupération des informations étant parfaitement intuitifs, il suffit de savoir se servir d’un ordinateur pour se familiariser avec des méthodes de travail bien plus efficaces. Désormais, chacun peut accéder facilement aux informations recherchées Rechercher, trier et grouper Le Navigateur, dont l’interface a été entièrement remaniée, vous permet de définir des recherches en temps réel et de visualiser les résultats de plusieurs recherches simultanément. Les recherches peuvent également être enregistrées sous forme de modèles globaux ou locaux, selon vos besoins spécifiques. Reconnaissance optique de caractères Le moteur OCR de pointe intégré à Therefore™ permet d’enregistrer les documents saisis sous forme de fichiers PDF explorables ou PDF/A en vue d’accélérer et de simplifier les recherches textuelles. Les documents peuvent également être indexés à l’aide du Service d’indexation de Microsoft® afin de permettre les recherches en texte intégral. Afficher, envoyer, modifier et imprimer Le nouveau Therefore™ Viewer affiche les documents stockés dans le système Therefore™ en vue de leur édition, diffusion ou impression. L’application native associée au document démarre automatiquement afin de vous donner accès à toutes ses fonctionnalités, notamment en matière d’édition. Saisir, indexer et archiver Les documents peuvent être rapidement numérisés à l’aide d’un périphérique multifonction ou d’un scanner Canon. Pour vous faire gagner du temps, Capture Client peut également procéder à une indexation automatique. La fonction d’amélioration d’image permet même d’optimiser la qualité du fichier numérisé. Accès à Therefore™ via le Web Un client Web sécurisé vous permet d’accéder à vos informations à tout moment et en tout lieu. Il offre les mêmes fonctionnalités que le Navigateur et Therefore™ Viewer. THEREFORE™ va révolutionner la manière dont les informations sont gérées et partagées dans votre entreprise. Le nouveau Navigateur vous permet d’affiner vos recherches en temps réel et de visualiser les résultats de plusieurs recherches simultanément. Therefore™ Viewer permet d’afficher, de faire pivoter, d’annoter et d’imprimer les documents stockés dans l’archive Therefore™ et est capable d’afficher plus de 250 formats de fichier différents. L’intégration du système dans vos flux existants garantit des résultats rapides Therefore™ améliore considérablement la manière dont vous exploitez les informations, sans bouleverser vos procédures existantes. Au cœur de ce système se trouve Therefore™ Solution Designer, un outil à la fois puissant et souple qui vous permet de définir vos flux et politiques d’archivage, de gérer les paramètres et d’importer de nouvelles licences. Vous bénéficiez ainsi d’un contrôle total et d’un retour sur investissement plus rapide. Fichiers Appareil multifonctions Applications ERP Sortie sur macroordinateur COLD/ERM Serveur Therefore™ Accès via navigateur Web Sauvegarde Scanner de documents Station de travail THEREFORE™ s’intègre parfaitement avec les applications Windows®, y compris PowerPoint®, Word et Excel®. En optimisant votre flux existant, Therefore™ vient en aide à tous les services de l’entreprise et leur apporte des résultats rapides : • Ressources humaines • Logistique • Finances • Informatique Service juridique • Gagnez en efficacité grâce à Therefore™ Workflow Intégration avec les applications bureautiques Windows® Cette puissante fonctionnalité vous permet de créer des flux multiples et de transformer la manière dont l’information circule à l’intérieur de l’entreprise. Les modèles éditables vous permettent de visualiser les processus, tandis que la fonctionnalité de glisser-déplacer simplifie la conversion des flux papier en flux numériques rationalisés. Les tâches étant exprimées en jours, heures et minutes, il est facile de voir qui fait quoi, à quel moment, et de réagir rapidement en cas de mauvaise utilisation des ressources. Therefore™ s’intègre avec toutes les applications Windows, y compris PowerPoint®, Word et Excel®. Le système archive les documents et les données d’indexation associées à l’aide des menus d’applications Windows standard. Vous disposez ainsi d’un contrôle précis des versions et d’un historique complet. Intégration transparente avec Microsoft® SharePoint® 2007 Les clients SharePoint bénéficient d’une intégration transparente avec Therefore™ et par conséquent d’une meilleure saisie et d’une gestion optimale des informations vitales sur papier. Therefore™ s’intercale sous SharePoint pour formaliser l’indexation et le stockage des documents. Les clients peuvent donc continuer à utiliser l’interface et les fonctionnalités de SharePoint tout en bénéficiant des avantages de Therefore™, c’est-à-dire une saisie, un stockage et une intégration documentaires efficaces. Therefore™ réduit également la taille de la base de données SharePoint, qui peut ainsi fonctionner à une vitesse optimale quel que soit le volume de données. Intégration avec SAP® Therefore™ s’intègre directement avec votre système SAP existant. Il fait office d’entrepôt central pour les informations vitales de votre entreprise. En facilitant leur partage, il contribue à une prise de décision plus efficace. Archivage d’e-mails Les historiques de messagerie revêtent de plus en plus d’importance pour des raisons de conformité. Avec Therefore™, l’archivage des e-mails est à la fois simple, efficace et sûr. Microsoft® Exchange – Therefore™ permet de stocker automatiquement les e-mails et leurs pièces jointes dans l’archive documentaire Therefore™ sans apporter le moindre changement à l’interface de Microsoft® Outlook®. • Lotus Notes – Therefore™ • IBM permet aux utilisateurs de stocker ® ® les e-mails et les pièces jointes dans l’archive documentaire. * Multiple Workflows est inclus gratuitement dans Therefore™ Business Edition. Fiche technique: Therefore™ Edition Serveur Windows® XP Windows Vista® Windows® 7 (32/64 bits) Windows Server® 2003/2008/2008 R2, (32/64 bits) Serveurs multiples à différents emplacements Client Windows® XP Windows Vista® Windows® 7 (32/64-bit) Unterstützung unterschiedlicher Sprachen Thèmes et couleurs personnalisables (Navigator et Viewer) Personal Edition 1 utilisateur Workgroup Edition 5 - 10 utilisateurs • • • • Accéss Web Internet Explorer 7,0 + Google™ Chrome 3.0 + Mozilla® Firefox® 3.5 + Opera 9.6 +, Safari 4.0 + • Business Edition 5+ utilisateurs • en option • • • • • • • • • • • • • • Workflow intégré Workflow documentaire Therefore™ Workflow Designer par glisser & déposer pour IUG • • Sécurité et autorisations Sécurité intégrée à Windows® Serveur de droits Therefore™ Formats de document Format de fichier non propriétaire Affichage mode multi-format Annotations (documents TIFF) Gestion des versions (Annotations inclus) Signatures numériques Administration documentaire Gestion des périodes de conservation (ILM) Protocol de lAudit Trail Format de numérisation TIFF simple, TIFF multipage, PDF, PDF rechérchable, PDF/A Documents électroniques Format original Base de données (Exigences système minimales) Microsoft® SQL Server® 2005/2008 (32/64 bits)1 ORACLE® 9i (32 bits), 10.2(64 bits) IBM® DB2® 9 (32 bits), 9.5 (64 bits)2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • en option en option en option en option en option en option Stockage DAS,NAS,SAN & RAID local NetApp® Saisie supplémentaire intégrée Therefore™ Capture Client (code à barres / OCR) Saisie supplémentaire intégrée Kofax® Capture® Kofax® Adrenaline® pour Capture Client ™ Therefore MFP Application eCopy™ ShareScan® eCopy™ PaperWorks® Chargement de lots de documents (Document Loader) • • en option en option • • • en option • • Analyse syntaxique de fichiers spoule (COLD) Texte ASCii, texte intégral, XML & PDF Archivage d'e-mails Microsoft® Outlook® Microsoft® Exchange Server IBM® Lotus Notes® • • • en option • • • • • • Plug-ins de fournisseurs tiers Objectif Lune® PlanetPress® IRISPowerscan™ en option en option en option en option en option en option Intégration personnalisée Therefore™ API en option en option en option Intégration de tiers Microsoft® Office Windows® Explorer Microsoft® Dynamics® NAV Microsoft® SharePoint® Server 2007 SAP® R/3® certifiée • en option en option • • en option en option en option 1 Microsoft SQL Server Express est également pris en charge avec des limitations. Vous en apprendrez davantage auprès de Microsoft. 2 IBM DB2 Express-C est aussi pris en charge dans la Business Edition. Quelques illustrations sont simulées pour une présentation plus claire. Toutes les spécifications se basent sur les méthodes de test standard de Canon. Cette brochure et les spécifications techniques du système ont été établies avant la date de lancement du produit. Canon se réserve le droit de modifier les spécifications techniques sans préavis. Tous les noms de sociétés et/ou de produits sont des marques et/ou des marques déposées de leurs fabricants respectifs sur leurs marchés et/ou dans leurs pays. Canon Suisse SA. fr.canon.ch Canon Europa www.canon-europe.com Industriestrasse 12 CH-8305 Dietlikon Tel: 044 835 61 61 Fax: 044 835 64 68 [email protected]