MANUEL DU POSTE
O P É R AT E U R
Manuel utilisateur
Le présent guide décrit des services offerts par le poste opérateur (PO)
ALCATEL Advanced REFLEXES™ raccordé à un système ALCATEL Office.
Le présent guide ne reprend que les fonctions spécifiques au poste opérateur
ALCATEL Advanced REFLEXES (consultez le manuel d’utilisation du poste pour la
description des autres services) :
mise en service restreint,
réservation d’un faisceau de lignes extérieures à l’usage exclusif du poste opérateur,
renvoi des appels destinés au poste opérateur,
diffusion de la musique d’ambiance sur le haut-parleur externe,
réponse à un appel du portier,
programmation.
Le rôle d’un poste opérateur est l’accueil des appels extérieurs et leur acheminement
vers les postes de l’installation.
En fonction de votre trafic, vous pouvez avoir un ou plusieurs postes opérateurs :
en groupement : tous les postes sonnent simultanément,
affectés à des plages horaires : seuls les postes affectés à la desserte du trafic sonnent.
Cette répartition est faite par votre installateur.
3
Symboles utilisés
dans la documentation
Actions, événements
Claviers
Appuyer sur.
Clavier numérique.
Décrocher.
Clavier alphabétique.
Raccrocher.
Touche spécifique
du clavier numérique.
texte sur fond bleu
Description d’une action
ou d’un contexte.
Touches audio
Écoute amplifiée.
Indique le résultat de l’action.
Mains libres.
Navigateur
Indique le déplacement à suivre.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
Afficheur et touches afficheur
Autres touches fixes
Vue partielle de l’afficheur.
Touche fixe.
Touche afficheur.
Raccrocher
ou attendre 2 secondes.
Touches programmables et icones
Touche d’appel.
Autres symboles utilisés
Signale une information importante.
Icone associé à une touche.
Signale une remarque.
Touche accédant à un service
s’il a été programmé par l’installateur.
Autre alternative
à la séquence d’action.
touche programmée
“Services”
Choix entre différents modes opératoires
dans une séquence d’actions.
Touche pré-programmée
(fonction symbolisée par son icone).
Des petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles.
4
Sommaire général
Présentation du poste ............................................................. p. 6
Fonctions du poste opérateur (PO) .................................. p. 9
Passer en service restreint, réserver un faisceau,
renvoyer manuellement des appels destinés au PO,
diffuser de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe,
répondre à un appel du portier, utiliser un casque...
Fonctions de programmation............................................... p. 13
Accéder à la fonction “Abonné” programmer la date, l’heure
et le répertoire collectif...
Paramétrage divers des postes abonnés ..................... p. 15
Accéder à la fonction “Abonné” nom de l’abonné,
réinitialiser le code personnel, langue de l’afficheur,
répertoires individuels, profils de discrimination...
Fonctions complémentaires “Avancé” ............................. p. 19
Accéder à la fonction “Avancé”, table des codes affaire,
numéros directs des postes, messages d’accueil et d’attente,
postes sans fil DECT, modifier un mot de passe opérateur,
réinitialiser le système...
Index ................................................................................................ p. 25
5
Présentation du poste
Ligne du haut
Navigateur
Permet de parcourir plusieurs pages
de l’afficheur et d’y sélectionner une ligne
(la ligne du bas est active implicitement).
Page précédente
Page suivante
Ligne du bas
Touche guide : informer ou modifier votre programmation.
Identité du poste.
+
Modification de la valeur associée à une touche.
+
Définition de la fonction des touches afficheur
au repos et des touches pré-programmées.
+
•
•
•
•
•
•
•
Terminer
ç
”
’
un appel ou une
programmation.
•
é
è
à
§
ù
•
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par nom,
la messagerie et la programmation.
Vous disposez d’une étiquette autocollante
“Mémo” à placer à l’intérieur du rabat.
Touche secret pour que
votre correspondant ne
vous entende plus.
Touches audio
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation.
pour diminuer le
volume du HP ou du combiné.
pour augmenter le volume du HP
ou du combiné.
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher.
6
Présentation du poste
Afficheur et touches afficheur
Comporte 2 lignes et plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant
et les fonctions accessibles par les touches associées aux lignes de l’écran.
Rappeler le numéro de votre choix.
Rappeler le dernier numéro émis.
Interdire l’envoi d’appels externes.
Fixer un rendez-vous.
Intercepter un appel destiné à un tiers.
Renvoyer vos appels vers un autre numéro.
Afficher plus d’informations si besoin.
Personnaliser votre poste.
Programmer les données de l’entreprise.
Programmer et gérer l’installation.
Voyant tricolore
Le voyant de votre poste vous permet d’assurer la surveillance de l’installation. Il peut prendre cinq
états différents (couleur + clignotement) :
Vert clignotant lentement : présence d’un message (vocal, écrit) ou présence d’un appel
dans le répertoire des derniers appelants.
Orange fixe : indication de surcharge de trafic niveau 1 (1 appel entrant en attente).
Orange clignotant lentement : test du poste.
Rouge fixe : indication de surcharge de trafic niveau 2 (un appel est resté sans réponse
pendant plus de vingt secondes, ou, il y a plus d’appels en attente que de postes opérateurs).
Rouge clignotant lentement : présence de plusieurs messages système de gravité faible
ou d’un message système très grave indiquant un défaut matériel dans le système.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
À chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication
Icones de fonction
Appel en cours (clignotant).
Fonction activée.
Communication en cours.
Fonction nécessitant une action.
Communication en attente.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Communication en garde commune.
Touches de fonction pré-programmées :
Touche d’appel interne ou externe.
Supervision du groupe.
Lignes 1 à 15 : Touche de ligne externe de
votre installation.
Mode normal ou restreint.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Appeler un correspondant Numéris.
Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer un appel vers un autre poste.
Accéder à votre répertoire personnel.
Certaines autres touches devront être, ou ont été, programmées par votre installateur
en fonction de vos besoins :
Touche accédant à un service nécessitant une programmation préalable par votre installateur.
7
Présentation du poste
Placer les étiquettes des touches programmables
Vous disposez d’étiquettes imprimées, livrées avec le
poste, à placer sous les touches programmables.
1 Insérez un objet à bout plat dans l’encoche
(1 encoche par bloc de touches).
2 Soulevez le cache bloc de touches.
3 Glissez votre étiquette imprimée.
4 Remettez le cache en place.
Précautions d’emploi
Attention ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l’eau. Toutefois, pour nettoyer
votre poste, vous pourrez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié.
N’utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d’endommager
les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants.
8
2
Fonctions
du poste opérateur (PO)
Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10
Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10
Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10
Diffusion de la musique d’ambiance
sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11
Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11
Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11
9
Fonctions du poste opérateur (PO)
Passage en service restreint
Ce service vous permet de basculer l’installation en service restreint :
Tous les appels entrants sont aiguillés vers la sonnerie générale
ou vers un poste programmé :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche fixe code opérateur
“mode N/R” (1954 par défaut)
l’icone de la touche
“mode N/R” indique
l’activation du service
Pour revenir en service normal, effectuer la même opération.
Si un destinataire externe a été défini préalablement par votre installateur,
le passage en service restreint active automatiquement le renvoi des appels
destinés au PO vers ce destinataire.
Réservation de faisceau
Pour assurer une totale disponibilité du poste opérateur, et donc un meilleur
accueil, il est possible de réserver un faisceau de lignes extérieures
qui ne sera utilisé que par le(s) poste(s) opérateur(s) :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur
programmée (1954 par défaut)
“Réservation”
l’icone de la touche
“Réservation” indique
l’activation du service
Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.
Renvoi manuel des appels destinés au PO
En cas d’absence, l’opérateur peut renvoyer tous les appels qui lui sont destinés
(appels externes en arrivée et appels internes par le 9) vers un autre destinataire :
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur
programmée (1954 par défaut)
“RnvOpe”
l’icone de la touche
“RnvOpe” indique
l’activation du service
Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.
10
Fonctions du poste opérateur (PO)
Diffusion de la musique d’ambiance sur haut-parleur externe
l’afficheur et une tonalité
vous indiquent
l’acceptation du service
touche code opérateur
programmée (1954 par défaut)
“Mus.Ex”
l’icone de la touche
“Mus.Ex” indique
l’activation du service
Pour annuler la réservation, effectuer la même opération.
Réponse à un appel du portier
Vous êtes informé de l’arrivée d’un appel du poste portier de la même façon
que pour un appel de poste :
le nom ou le n°
du poste portier
s’affiche
votre poste
sonne
décrocher
mains libres
Pour ouvrir la porte :
touche programmée “OuvPrt”
ou code de la fonction “87”
Utilisation d’un casque
Vous pouvez raccorder un casque à la place de votre combiné :
La configuration du mode casque est à effectuer par le gestionnaire de votre système.
Pour répondre ou appeler :
fonction activée
Pour activer ou désactiver le haut-parleur en cours de communication :
vous êtes en cours
de communication
fonction activée
Pour répondre en interphonie :
la diode associée
s’allume
désactive l’interphonie
11
12
3
Fonctions de
programmation
Accès à la programmation................................................................................................... p. 14
Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14
Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14
13
Fonctions de programmation
Accès à la programmation
Le poste opérateur de votre système Alcatel Office a accès à des services
de programmation d’intérêt général :
accès à la fonction
programmation
code d’accès
(1954 par défaut)
Programmation du répertoire collectif (Répcol)
Cette fonction permet de programmer les numéros abrégés collectifs
accessibles par tous les usagers de votre système :
en fonction
programmation
l’afficheur vous positionne
sur le premier n° abrégé
le n° abrégé
programmé
s’affiche
composer le nom
(16 caractères max.)
composer le n°
(22 chiffres max.)
Pour enregistrer un autre numéro abrégé :
pour sélectionner
un autre n° abrégé
Programmation de la date et de l’heure (Horlog)
en fonction
programmation
saisir la date
et l’heure
Pour modifier la date et l’heure :
caractère
précédent
caractère
suivant
14
4
Paramétrage divers
des postes abonnés
Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16
Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16
Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16
Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16
Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17
Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17
15
Paramétrage divers des postes abonnés
Accès à la fonction “Abonné”
Cette fonction vous permet d’accéder aux différents paramètres définis pour
un usager, ou l’abonné de votre système identifié par un numéro de poste :
en fonction
programmation
accès à la fonction
programmation abonné
saisir le n°
de poste
à programmer
Nom de l’abonné (Nom)
en fonction “Abonné”
Composer
le nom
Pour modifier le nom :
caractère
précédent
caractère
suivant
Saisir obligatoirement le nom sous la forme nom/espace/prénom.
Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)
Cette fonction permet d’annuler le code programmé par un abonné du système
et de revenir au code par défaut (1515) :
en fonction “Abonné”
Langue de l’afficheur (Langue)
Cette fonction permet de choisir la langue d’affichage de l’abonné sélectionné.
Chaque appui de cette touche fait défiler les différentes langues possibles :
le choix s’affiche
sur la première ligne
en fonction “Abonné”
16
Paramétrage divers des postes abonnés
Répertoire individuel d’un abonné (N° Ind)
Cette fonction permet de créer le répertoire de l’abonné sélectionné :
l’afficheur vous positionne
sur le premier numéro
en fonction “Abonné”
composer
le nom
(8 caractères
max.)
composer
le n° public
(22 chiffres
max.)
Pour modifier le nom ou le numéro :
caractère
précédent
caractère
suivant
Profils de discrimination d’un abonné (Discri)
Cette fonction permet d’affecter un profil de discrimination à chaque abonné :
en fonction
“Abonné”
le choix s’affiche sur
la première ligne
choix du
profil de
discrimination
Chaque profil (très bas, bas-valeur implicite, moyen et haut) influe sur les possibilités
de connexion entre un poste et un correspondant du réseau public (accès interdit,
accès restreint, accès total...).
17
18
5
Fonctions
complémentaires
“Avancé”
Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20
Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20
Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20
Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21
Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22
Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23
Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23
19
Fonctions complémentaires “Avancé”
Accès à la fonction “Avancé”
en fonction
programmation
accès à la fonction
programmation “Avancé”
Table des codes affaire (CodAff)
Cette fonction permet de définir la table des codes affaire permettant à un abonné
d’amputer le coût de ses communications :
en fonction
“Avancé”
créer une
entrée
16 chiffres
max.
16 caractères
max.
Sur “param 1”:
Sur “param 2”:
indiquer
si l’identité
est requise
ou non
indiquer la
catégorie de
discrimination
indiquer
si un mot
de passe est
requis ou non
indiquer
le nombre
de chiffres
masqués
“Discri” : catégories de discrimination : sans, 1 à 16, celle de l’abonné (POSTE)
ou celle de l’usager (HOTE).
“Masque” : nombre de chiffres : aucun, 1 à 9 ou DEF (valeur par défaut : 4).
Numéros directs des postes (NumPub)
Cette fonction permet de définir le contenu de la table des numéros directs (SDA)
des abonnés (postes) de notre installation :
en fonction
“Avancé”
créer une
entrée
n° d’annuaire
du premier
poste
n° direct ou
n° de début
de la plage
20
le nombre
de postes dans
la plage (99 max.)
Fonctions complémentaires “Avancé”
Numéros directs des postes (NumPub) (suite)
Pour modifier une entrée :
revenir à
l’entrée
précédente
passer à
l’entrée
suivante
sélectionner modifier le
une entrée contenu de
spécifique
l’entrée affichée
Messages d’accueil et d’attente (Musiq)
Cette fonction permet de définir des paramètres relatifs aux messages d’accueil :
en fonction
“Avancé”
3 choix s’affichent :
“EcouMs”, “EnrMsg” et “Prédec”
“EcouMs” permet d’écouter les différents messages d’accueil et d’attente enregistrés :
en fonction
“Avancé”
choix de 4 messages
musique
d’attente
standard
“EnrMsg” permet d’enregistrer les différents messages d’accueil :
en fonction
“Avancé”
l’afficheur vous invite à
commencer l’enregistrement
enregistrer
le message
d’accueil
pour
s’arrêter
la durée de
l’enregistrement s’affiche
La musique d’accueil pouvant être assujettie à la perception de droits d’auteur,
il vous revient de vous renseigner auprès de l’organisme compétent.
21
Fonctions complémentaires “Avancé”
Messages d’accueil et d’attente (Musiq) (suite)
Permet d’affecter les messages d’accueil à des postes ou à des groupements
(15 au max.) définis par leurs numéros directs selon des plages horaires :
en fonction
“Avancé”
créer une
entrée
choix
de la plage
horaire
choix
du mode de
fonctionnement
n° destinataire
N° SDA du
poste ou
groupement
concerné
choix
du message
d’accueil
“Suiv” : choix de la plage horaire : affichage de l’heure de début.
“Mode” : choix du mode : MODE 1, MODE 2, MODE 1 OCC, MODE 2 OCC, OFF
MODE 1 : le correspondant extérieur entend le message du début à la fin puis le poste est sonné.
MODE 2 : le correspondant extérieur entend le message pendant que le poste est sonné.
MODE 1 OCC : diffusion du message en mode 1 uniquement si le poste ou le groupement est occupé.
MODE 2 OCC : diffusion du message en mode 2 uniquement si le poste ou le groupement est occupé.
OFF : pas d’accès à l’accueil.
Postes sans fil DECT
Cette fonction permet de gérer des postes DECT et de créer des postes DECT GAP :
Pour ajouter un poste DECT GAP :
en fonction “Avancé”
enregistrement d’un
poste DECT GAP
Pour remplacer un poste DECT par un poste DECT GAP :
en fonction “Avancé”
n° d’annuaire
d’un poste DECT
l’écran-afficheur indique
“In progress”
attente de l’enregistrement
faite à partir
du poste DECT GAP
suivre
les indications
de l’afficheur
à la fin de
l’enregistrement
22
Fonctions complémentaires “Avancé”
Modification du mot de passe opérateur (MotDeP)
Cette fonction permet de modifier le code d’entrée ou mot de passe
de la Session Opérateur :
l’afficheur
vous demande
l’ancien code
en fonction
“Avancé”
l’afficheur
vous demande
le nouveau code
saisir
l’ancien
code (4 chiffres)
l’afficheur vous demande
de confirmer
le nouveau code
saisir le
nouveau
code (4 chiffres)
saisir le
nouveau code
pour vérification
Réinitialisation du système (RstSys)
Cette fonction permet d’effectuer une réinitialisation à froid ou à chaud du système :
en fonction
“Avancé”
Une réinitialisation à froid provoque le retour à une configuration par défaut de votre
système (perte de votre configuration particulière). La demande de réinitialisation doit
être confirmée.
23
24
6
Index
Accès à la fonction “Abonné” ............................................................................................. p. 16
Accès à la fonction “Avancé” .............................................................................................. p. 20
Accès à la programmation................................................................................................... p. 14
Diffusion de la musique d’ambiance
sur haut-parleur externe ........................................................................................................ p. 11
Langue de l’afficheur d’un abonné (Langue)............................................................. p. 16
Messages d’accueil et d’attente (Musiq)...................................................................... p. 21
Modification du mot de passe (MotDeP) ..................................................................... p. 23
Nom de l’abonné (Nom) ........................................................................................................ p. 16
Numéros directs des postes (NumPub)....................................................................... p. 20
Passage en service restreint ............................................................................................... p. 10
Postes sans fil DECT................................................................................................................ p. 22
Profils de discrimination d’un abonné (Discri) ......................................................... p. 17
Programmation de la date et de l’heure (Horlog)................................................... p. 14
Programmation du répertoire collectif (Répcol) ....................................................... p. 14
Réinitialisation du code personnel d’un abonné (RazCod)............................... p. 16
Réinitialisation du système................................................................................................... p. 23
Renvoi manuel des appels destinés au PO............................................................... p. 10
Répertoires individuels d’un abonné (N°Ind)............................................................. p. 17
Réponse à un appel du portier.......................................................................................... p. 11
Réservation de faisceau......................................................................................................... p. 10
Table des codes affaire (CodAff)....................................................................................... p. 20
Utilisation d’un casque............................................................................................................ p. 11
25
Garantie : Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil
est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant
sur votre facture. Toutefois cette garantie ne s’applique pas en cas d’utilisation
non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, aux détériorations
provenant d’une cause extérieure à l’appareil, ou d’une installation non conforme
aux règles en vigueur, ou encore, de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabriquant ou le revendeur.
Conformité : cet appareil est conçu pour être raccordé derrière un PABX Alcatel 4200
et à une ligne téléphonique classée TBTS au sens de la norme NF EN 60950.
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives communautaires
suivantes :
89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
73/23/CEE (basse tension)
© Alcatel Business Systems 1998. Tous droits réservés.
Référence : 3 AC 21235 FRAA Ed.01 - HBD - Paris.
Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle,
de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
26
Groupe Extrême
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