Annexe 4 Réglementation relative à la vente d’une prestation de formation . Centre Inffo BPF

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ANNexe 4

Réglementation relative à la vente d’une prestation de formation

A. Les supports de vente d’une action de formation

B. Les conditions de réalisation de l’action de formation

C. Le suivi de l’exécution de l’action de formation

A. Les supports de vente d’une action de formation

Le prestataire de formation doit recourir à des supports de vente différents selon que le client est une entreprise, une personne publique, ou des particuliers.

Avec une entreprise, un pouvoir public : la convention de formation ou un bon de commande ou une facture respectant les mentions obligatoires

L’urgence, la répétitivité, la ponctualité, la durée courte de l’action permettent à l’organisme de formation et à l’entreprise (ou aux pouvoirs publics acheteurs de formation…) de ne pas formaliser leur accord par la signature d’une convention en bonne et due forme. Le bon de commande ou la facture peuvent se substituer à la convention, à condition de respecter les mentions obligatoires (voir ci-après).

Recours obligatoire à la convention de formation dans les cas suivants :

La convention demeure obligatoire :

- s’agissant d’action de bilan de compétences (convention tripartite lorsqu’il s’agit d’un bilan au titre du plan de formation ou d’un congé, avec respect de mentions spécifiques) ; art. r6322-32 du code du travail

- s’agissant d’une action de validation des acquis de l’expérience (convention tripartite lorsqu’il s’agit d’une VAE au titre du plan, avec respect de mentions spécifiques) ; art. r6422-12 du code du travail

- pour les actions pluriannuelles (mentions nécessaires de la/ou des années de participation concernées, des dates et périodes de réalisation sur les années concernées et les dates de versement) ;

- dans le cadre du contrat de professionnalisation ; art. d6325-12 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

- pour la formation ayant lieu à l’initiative du salarié avec l’accord de son employeur ou lorsqu’elle se déroule en dehors du temps de travail avec l’accord du salarié et que la formation a notamment pour objet l’obtention d’un diplôme, d’un titre à finalité professionnelle, d’un certificat de qualification professionnelle (CQP). Cette convention doit respecter l’ensemble des mentions obligatoires à l’exception des mentions relatives au prix et aux contributions financières de personnes publiques (voir Fiche 26-2-3).

art. r6353-2 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-1 du 6.1.11 (Bot n° 2011-1 du 30.1.11)

Les conventions de formation professionnelle (ou les bons de commande lorsque ceux-ci s’y substituent), doivent préciser :

- l’intitulé de l’action : il s’agit du nom générique ou spécifique donné à l’action permettant son identification au regard du programme. L’attribution d’un intitulé à l’action de formation n’obéit à aucun formalisme ;

- la nature de l’action : il s’agit de préciser la catégorie d’actions dans laquelle s’inscrit la formation. Il pourrait s’agir d’une action d’adaptation au poste de travail, de développement des compétences, de qualification, de préformation, d’acquisition de connaissances, etc. La nature renvoie donc aux catégories d’actions prévues

à l’article L.6313-1 du Code du travail ;

- la durée de l’action : elle est généralement fixée en heures pour un groupe de stagiaires ou en journées d’intervention. La durée peut être utilement complétée par des indications relatives à la période de réalisation de la/ou des actions ;

- la notion d’effectifs concernés par l’action renvoie au nombre de stagiaires qui suivent la formation. Si la mention de l’identité des stagiaires n’est pas requise, elle n’est pas exclue pour autant et pourrait servir, notamment lorsqu’il s’agit de formation dispensée au profit de salariés et lorsque leur nombre est réduit, pour rattacher l’imputation des salaires aux formations correspondantes ;

- les modalités de déroulement de l’action : outre les phases d’apprentissage mentionnées au programme, il convient de préciser ces modalités en indiquant les dates et lieux de formation, le séquencement prévu si la formation est organisée en modules, la durée du stage pratique et les conditions de mise en œuvre pédagogique

(stage en présentiel, formation ouverte et à distance) ;

- les modalités de sanction de l’action : il s’agit des procédures de sanction de la formation telles que présentation à un concours ou à un examen, la délivrance d’une attestation de présence, etc. Ces modalités pourront utilement être décrites au programme ;

- l e prix et les contributions financières éventuelles des personnes publiques. Lorsque l’action fait l’objet d’une subvention, la convention prévoit les modalités de son calcul et de son versement par les pouvoirs publics.

art. l6353-2 du code du travail art. r6353-1 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

La convention ou le bon de commande peut ne pas contenir certaines des mentions explicitées ci-dessus dès lors qu’elles sont mentionnées dans un programme, lui-même expressément intégré à la convention ou au bon de commande.

À l’exception de la première contractualisation, toute convention de formation ou, à défaut, les bons de commande ou factures entre un prestataire de formation et une entreprise, doit faire mention de la formule « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro [suit le numéro de la déclaration d’activité] auprès du préfet de région [suit le nom de la région] ».

art. r6351-6 du code du travai l

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Le défaut de précision de l’une ou de certaines des mentions obligatoires n’emporte pas nullité de plein droit des conventions, bons de commande ou factures. Si des mentions importantes telles que l’intitulé, la durée, les effectifs concernés et le prix venaient à manquer sur une convention, un bon de commande ou une facture, rendant impossible l’identification de l’action ou des actions auxquels ils se rapportent, il est procédé :

- au rejet de la demande de déclaration d’activité du prestataire de formation ;

- au rejet des dépenses pour le prestataire de formation ;

- ou au refus de considérer la dépense comme libératoire de l’obligation de participation à la formation professionnelle continue pour l’entreprise cliente.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

Avec un particulier : le contrat de formation professionnelle respectant les mentions obligatoires

Le contrat de formation professionnelle a pour but de formaliser les relations entre un dispensateur de formation et une personne physique entreprenant à titre individuel et à ses frais une action entrant dans le champ de la formation professionnelle continue.

Ce contrat de droit privé – par lequel les parties s’obligent à des obligations qu’elles ont définies dans le contrat – est régi par les règles du droit de la consommation, du droit civil ainsi que du droit de la formation.

Les mentions obligatoires du contrat

Le contrat de formation professionnelle doit obligatoirement comporter des mentions relatives :

- à la nature, à la durée, au programme et à l’objet des actions de formation qu’il prévoit ainsi que les effectifs concernés ;

- au niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation et obtenir les qualifications auxquelles elle prépare ;

- aux conditions dans lesquelles la formation est donnée aux stagiaires, notamment les modalités de formation dans le cas de formations réalisées en tout ou en partie

à distance, les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre, les modalités de contrôle des connaissances et la nature de la sanction éventuelle de la formation ;

- aux diplômes, titres ou références des personnes chargées de la formation ;

- aux modalités de paiement et les conditions financières prévues en cas de cessation anticipée de la formation ou d’abandon en cours de stage (voir à ce titre « Règles particulières attachées à la résiliation du contrat » indiquées ci-après).

À défaut de comporter l’une des mentions obligatoires, le contrat encourt la nullité.

art. l6353-4 du code du travail cass. soc. du 30.3.05, pourvoi n° 03-43413

À l’exception du premier contrat conclu, le contrat de formation professionnelle doit faire mention de la formule « Déclaration d’activité enregistrée sous le numéro

[suit le numéro de la déclaration d’activité] auprès du préfet de région [suit le nom de la région] ».

art. r6351-6 du code du travail

Règles particulières attachées à la résiliation du contrat

Deux cas sont à distinguer : l’abandon justifié par la force majeure de l’abandon non justifié par celle-ci.

En cas de force majeure dûment reconnue, le stagiaire est dans l’impossibilité de poursuivre la formation et peut rompre (résilier) le contrat. Dans ce cas, seules les prestations de formation effectivement dispensées sont dues au prorata temporis de leur valeur prévue au contrat.

art. l6353-7 du code du travail

Effectivement, conformément au droit civil, il n’y a lieu à aucuns dommages et intérêts lorsque par suite d’une force majeure, le débiteur (cocontractant) a été empêché de suivre la prestation de formation prévue à la convention ou au contrat.

art. 1148 du code civil

En cas de force majeure reconnue, qui donnerait lieu à résiliation unilatérale du contrat, le dispensateur de formation ne peut réclamer à son cocontractant que le paiement au prorata temporis des prestations réalisées. En d’autres termes, s’il facturait au stagiaire des heures (ou une durée) de formation non réalisées, les sommes correspondantes seraient indûment perçues et devraient faire l’objet d’un remboursement, en application du Code du travail.

art. l6354-1 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

En l’absence de force majeure, l’abandon de stage pourrait, sauf stipulations contractuelles contraires consenties au titre des modalités de paiement, autoriser l’organisme dispensateur à garder les sommes versées même lorsqu’elles ne correspondent pas, pour tout ou partie, à la réalisation effective de la prestation de formation, objet du contrat.

Effectivement, en dépit de l’obligation, pour l’organisme de formation, de rembourser les sommes indûment perçues du fait d’une inexécution totale ou partielle d’une prestation de formation, les parties au contrat peuvent s’obliger mutuellement, en fonction des responsabilités de chacun dans la réalisation partielle de l’action de formation, au versement de sommes en réparation, en dédommagement ou pour dédit.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

Dans ce cas, l’organisme dispensateur devra distinguer les sommes facturées au titre de la réalisation effective de la prestation de formation et celles exigées ou conservées en raison d’un manquement à une obligation contractuelle ou inexécution du contrat.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

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attention

Il reviendra au juge saisi d’apprécier une telle clause au regard du droit de la consommation (clauses abusives) et du droit civil (clause pénale, clause de dédit).

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B. Les conditions de réalisation de l’action de formation

Les actions de formation professionnelle continue, vendues par le biais de conventions de formation, bons de commande ou factures valant convention, ou de contrats de formation professionnelle doivent se réaliser conformément aux conditions exprimées par le Code du travail au titre de la définition d’une action de formation.

Cette définition, précisée par l’administration, est fondée sur quatre critères :

- un programme préétabli ;

- qui en fonction d’objectifs déterminés ;

- précise les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement mis en œuvre ;

- et les moyens permettant de suivre son exécution et d’en apprécier les résultats.

En outre, depuis fin 2009, l’action doit faire l’objet, à l’issue de la formation, de la délivrance d’une attestation de formation au profit du stagiaire.

art. l6351-1 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11) circ. dgEfp n° 2011-1 du 6.1.11 (Bot n° 2011-1 du 30.1.11)

Des objectifs déterminés

L’objectif d’une action de formation professionnelle au profit de salariés d’une entreprise correspond au but précis qu’elle se propose d’atteindre et vise à une évolution des savoirs et des savoir-faire des bénéficiaires de l’action à partir de leurs connaissances, compétences, qualifications et besoins.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

Un programme préétabli

L’action de formation doit se dérouler selon un programme préalablement établi en cohérence avec son objectif.

Il se présente sous la forme d’un document écrit qui retrace les différentes étapes intermédiaires à parcourir par le stagiaire en vue d’atteindre l’objectif visé ainsi que les modalités de déroulement de ces phases d’apprentissage. Il peut notamment s’agir d’acquisition de connaissances théoriques, de leur mise en pratique, des gestes techniques et professionnels. Ce programme précise les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement ainsi que les moyens permettant de suivre l’exécution de l’action et d’en apprécier les résultats.

L’administration précise qu’en cas de contrôle, il doit être tenu compte dans l’analyse de l’exécution du programme, des circonstances dans lesquelles il s’exécute et notamment de son adaptation au public ou à certaines situations individuelles.

Des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement

Les moyens s’entendent des éléments matériels de la formation qui doivent être prévus et mentionnés dans la description de l’action de formation. Ils comportent notamment des supports pédagogiques et techniques sans lesquels l’action serait vidée de son sens ou de son efficacité (salles de formation, équipements divers, documentation, outils pédagogiques…).

Cependant, les moyens pédagogiques se différencient des méthodes pédagogiques ou didactiques dont le choix est laissé au formateur ou au responsable de la formation. Les moyens pédagogiques doivent être en adéquation avec l’objectif fixé.

Quant aux moyens d’encadrement, il s’agit des personnes disposant des compétences techniques, professionnelles pratiques ou théoriques en rapport avec le domaine de connaissances concerné et ayant, pour les formateurs, la capacité de transmettre leurs connaissances. L’encadrement peut reposer dans certains cas (exemples :

FOAD, enseignement à distance…) sur un mode différent du face-à-face pédagogique.

Un suivi de l’exécution du programme et une appréciation des résultats

Le suivi de l’exécution de l’action relève de la responsabilité du dispensateur de formation.

Ce suivi peut être organisé à l’aide de documents tels que rapports ou mémoires, comptes rendus, listes d’émargement des stagiaires, etc., et permettant, en cas de contrôle, de prouver la participation effective des stagiaires à l’action et la durée de celle-ci.

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attention

Il est communément admis, pour les stages en présentiel, que les feuilles de présence signées des stagiaires et du/ou des formateurs, par demi-journées de formation sont des pièces essentielles pour justifier la réalité d’une action.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

L’appréciation des résultats doit pouvoir se faire à travers la mise en œuvre d’une procédure d’évaluation qui permet de déterminer si le stagiaire a acquis les connaissances ou les gestes professionnels dont la maîtrise constituait l’objectif initial de l’action. Les procédures d’évaluation peuvent se concrétiser par des tests réguliers de contrôle des connaissances, des examens professionnels, des fiches d’évaluation ou des entretiens avec un jury professionnel. L’évaluation peut se compléter par une évaluation de l’action elle-même afin de mesurer son efficacité au regard des objectifs globaux assignés.

circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

Ce dernier élément de la définition de l’action de formation imputable permet de rejeter les prestations d’information qui se caractérisent par l’absence de processus de ce type. À la différence des formateurs, les informateurs ne vérifient pas si leurs auditeurs ont intégré les informations transmises.

Depuis la réforme de 2009, le prestataire délivre au stagiaire, à l’issue de la formation, une attestation mentionnant les objectifs, la nature et la durée de l’action et les résultats de l’évaluation des acquis de la formation ( voir § 24-17-2 ).

art. l6353-1 modifié du code du travail loi n° 2009-1437 du 24.11.09 (Jo du 25.11.09), art. 51 circ. dgEfp n° 2011-1 du 6.1.11 (Bot n° 2011-1 du 30.1.11) circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

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C. Le suivi de l’exécution de l’action de formation

Un certain nombre d’obligations pèsent sur le prestataire de formation afin d’assurer une transparence quant à la prestation de formation exécutée et sa correspondance avec les dépenses effectuées. Il revient au prestataire de formation :

- de mettre en œuvre un suivi de l’exécution du programme et une appréciation des résultats (voir ci-dessus) ; art. l6351-1 du code du travail circ. dgEfp n° 2011-26 du 15.11.11 (Bot n° 2011-12 du 30.12.11)

- d’ajuster, avec la participation du cocontractant, la convention de formation pluriannuelle au regard des paiements effectués et des prestations de formation exécutées. Cette phase peut aboutir, selon le cas, à un paiement complémentaire par l’entreprise ou à un remboursement par l’organisme de formation ; art. r6331-27 du code du travail circ. du 4.9.72 du Sgfp, § 4.2.1.3. 4° (Jo du 20.9.72, non publiée sur circulaires.legifrance.gouv.fr)

- de rembourser le cocontractant en cas d’inexécution totale ou partielle de la prestation de formation, sauf clause(s) financière(s) particulière(s) permettant de sanctionner le comportement fautif de ce dernier (clause de dédit, clause de réparation ou de dédommagement) ; art. l6354-1 du code du travail

- d’émettre une facturation conforme à la réalité de l’exécution. Le contenu de la facture est fixé tant au regard des exigences du droit du commerce (droit commun des factures) que des exigences du droit de la formation professionnelle continue.

Facturation en cas d’inexécution totale ou partielle de la prestation

La facture émise par le prestataire de formation ne pourra comprendre, au titre de la formation professionnelle, que le montant relatif à la réalisation effective de la prestation de formation.

À ce titre, l’inexécution totale ou partielle d’une prestation s’apprécie quantitativement. Elle peut être calculée en nombre de stagiaires ou en durée (heures-stagiaires ou heures-groupe). Parfois, les formations sont facturées au prix par journée.

Toutefois, l’organisme de formation et le cocontractant (entreprise, Conseil régional, État, personne physique…) peuvent avoir prévu par clauses de s’engager mutuellement, en fonction des responsabilités de chacun, aux versements de sommes en dédommagement, réparation ou dédit.

La facturation au titre de l’application des clauses financières (dédommagement, réparation ou dédit) devra être isolée de la facturation de la partie effectuée. Il revient à l’organisme prestataire :

- soit d’émettre deux factures : l’une au titre de la demande de paiement de la réalisation effective de la prestation de formation, et l’autre au titre de l’application des clauses financières (réparation, dédommagement ou dédit) ;

- soit d’émettre une facture détaillée distinguant les sommes au titre de l’exécution effective de la prestation de formation.

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