ANNEXE I GUIDE DES RÉUNIONS CDP /CTP
Grille normalisée des ordres du jour des réunions CDP /CTP
La (….) Réunion du Comité directeur / Comité technique du projet
Projet OIBT PD ……….
“……………………………………………………………………………….”
Date, lieu
Ordre du jour provisoire
Point 1. Ouverture de la réunion
Remarques d’ouverture par le président (généralement le représentant du gouvernement), le ou les représentant(s) des bailleurs de fonds, et le représentant de l’OIBT
Point 2. Présentation des participants
Point 3. Examen du procès-verbal de la dernière réunion du CDP/CTP
Le comité passe en revue les décisions et recommandations de la réunion précédente du
CDP/CTP et l’agence d’exécution rend compte des actions auxquelles elle a donné suite.
Point 4. Examen de la structure du projet et de son déroulement
L’agence d’exécution produit les exposés suivants :
• Les objectifs d’ensemble du projet, ses produits et son plan de travail détaillé conforme au cadre logique du projet, couvrant l’ensemble de la période pour laquelle le financement a été obtenu de l’OIBT et comprenant toute modification éventuelle apportée au plan de travail originel proposé dans le document de projet ;
• Un organigramme actualisé du projet, dont lequel sans préciser les différents postes et différentes attributions de chaque membre du personnel du projet en rapport avec les activités du projet et le rôle et compétences des organismes collaborateurs et ceux d’autres acteurs ; les mécanismes de concertation internes et externes doivent être explicités ;
• Un rapport d’activité conforme à la grille OIBT qui résume les réalisations et les acquis correspondant à chacune des activités précisées dans le document de projet ; et une analyse de la progression vers la réalisation des produits et des objectifs spécifiques ;
• Les documents techniques qui auront été préparés par le projet à la date de la réunion ;
• Une analyse critique de la réalisation du projet arrêtée à la date de la réunion, décrivant les problèmes rencontrés et les enseignements dégagés ;
• Le degré de conformité aux différentes lignes directrices et principes de l’OIBT et à ses guides pratiques d’application des critères et indicateurs de la gestion durable des forêts tropicales naturelles ;
• La mis en place de mécanismes visant à garantir la pérennisation des acquis du projet
à l’issue de son achèvement.
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Point 5. Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports
L’agence d’exécution expose les points suivants :
• Le budget du projet, ventilé par rubriques et postes, en dollars des États-Unis, couvrant l’ensemble de la période pour laquelle un financement a été obtenu de l’OIBT et prenant en compte toute modification éventuellement apportée au budget originel proposé dans le document de projet ;
• Les dépenses engagées depuis le lancement du projet par rubriques et postes budgétaires, confrontées à celles originellement prévues dans le document de projet. Cette comparaison doit porter sur l’ensemble des sommes constituant la contribution de l’OIBT (un récapitulatif par poste présenté sous forme de tableau - état financier et relevé de trésorerie reprenant les grilles normalisées présentées en annexe 1) ;
• Les contributions homologues au budget et les dépenses engagées à ce jour ;
• Une liste de biens d’équipement acquis avec les fonds de l’OIBT, en indiquant la date d’achat et la valeur des biens ;
Point 6. Examen du plan des opérations annualisé/programme de travail et du budget y afférent.
L’agence d’exécution présente le plan des opérations annualisé ou le programme de travail pour la période en cours ou la période suivante (en fonction de la date de la réunion du comité directeur au comité technique du projet) ainsi que le budget y afférent.
Point 7. Recommandations
Le comité doit :
• examiner, évaluer, adopter les rapports présentés par l’agence d’exécution (rapport d’activités, rapport financier, POA, rapport techniques) ;
• débattre de questions soulevées par exposés ci-dessus, y compris toutes modifications possibles et éventuelles améliorations devant être apportées à l’exécution du projet ou
à son budget ;
• prendre des décisions qui contribuent au renforcement et à l’amélioration exécution du projet ;
• s’il y a lieu, convenir d’une date pour « l’évaluation à mi-parcours » ;
• le président pourra résumer les principales recommandations émises dans le cadre de cette réunion.
Point 8. Autres
(a) Réunion suivante du comité directeur du projet ou du comité technique du projet ;
(b) deux autres questions ;
(c) dispositions relatives à la préparation et à la signature du procès-verbal.
Point 9. Clôture de la réunion
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Grille normalisée des procès-verbaux de réunion du comité directeur ou comité technique d’un projet
Procès-verbal de la (….) Réunion du comité directeur (technique) du projet
Projet OIBT PD ……….
“……………………………………………………………………………….”
Date, Lieu
Point 1. Ouverture de la réunion
Monsieur/Madame……. (Président) a déclaré ouverte cette réunion à …….. et a souhaité la bienvenue aux membres du CDP/CTP. Suit un bref descriptif des déclarations liminaires
prononcées par l’agence d’exécution, le gouvernement, les bailleurs de fonds et les représentants
de l’OIBT. L’ordre du jour adopté et la liste des participants sont joints au procès-verbal
(voir annexes 1 et 2).
Point 2. Examen de la structure du projet et de son déroulement
L’agence d’exécution produit les exposés suivants :
• Les objectifs d’ensemble du projet et son plan de travail détaillé ;
• Un organigramme actualisé du projet ;
• Un rapport d’activité conforme à la grille OIBT et comportant et une analyse de la progression vers la réalisation des produits et des objectifs spécifiques ;
• Les documents techniques qui auront été préparés par le projet à la date de la réunion ;
• Une analyse critique de la réalisation du projet arrêtée à la date de la réunion, décrivant les problèmes rencontrés et les enseignements dégagés ;
• Le degré de conformité aux différentes lignes directrices et principes de l’OIBT et à ses guides pratiques d’application des critères et indicateurs de la gestion durable des forêts tropicales naturelles ;
Mise en évidence des questions soulevées par le comité directeur ou comité technique du projet et production de toutes recommandations relatives à l’organisation du projet et à son déroulement.
Point 3. Examen du financement du projet et de la mobilisation de ses apports
L’agence d’exécution expose les points suivants :
• Le budget du projet, ventilé par rubriques et postes, prenant en compte toute modification
éventuellement apportée au budget originel proposé dans le document de projet ;
• Les dépenses engagées depuis le lancement du projet par rubriques et postes budgétaires, confrontées à celles originellement prévues dans le document de projet (état financier et relevé de trésorerie) ;
• Les contributions homologues au budget et les dépenses engagées à ce jour ;
• une liste de biens d’équipement acquis avec les fonds de l’OIBT.
Mise en évidence des questions soulevées par le comité directeur ou comité technique du projet en rapport avec le budget et les dépenses du projet. Si des modifications budgétaires sont approuvées par le CDP/CTP, elles doivent être années au procès-verbal.
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Point 4. Examen du plan des opérations annualisé/programme de travail et du budget y afférent
L’agence d’exécution présente le plan des opérations annualisé ou le programme de travail pour la période en cours ou la période suivante ainsi que le budget y afférent.
Mise en évidence des questions soulevées par le comité directeur ou comité technique du projet et production de toutes recommandations relatives au POA /plan des travaux et budget y afférent.
Point 5. Recommandations et Décisions
Le comité a produit les recommandations et les décisions suivantes relatives à l’exécution du projet (comprend la désignation des responsables de l’exécution des décisions et de toute
mesure complémentaire) :
1. Le comité a décidé d’approuver et d’adopter les rapports suivants présentés par l’agence d’exécution (ou : avec les modifications suivantes): rapport d’activité, rapport financier,
POA/Plan de travail, rapports techniques.
2. ……
3. …… etc.
Point 6. Autres
Aborder toutes autres questions importantes soulevées dans le cadre de la réunion.
Date provisoire de la réunion suivante du CDP/CTP.
S’il y a lieu, date de l’évaluation à mi-parcours.
Point 7. Clôture de la réunion
La réunion est déclarée close à … le …
Les soussignés entérinent le procès-verbal de la réunion du comité directeur ou comité technique du projet.
Date, lieu:
Représentant de l’agence d’exécution Représentant du gouvernement
Représentant de l’OIBT Représentant des bailleurs de fond
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