Avant-Propos
J’ai le plaisir de présenter le Manuel sur les procédures d’opérations normalisées (SOP) pour le cycle des projets OIBT. Le cycle des projets OIBT se compose de diverses phases à travers lesquelles un projet progresse du stade initial de sa conception à celui de son achèvement, en passant par sa définition et son élaboration, sa soumission, l’évaluation technique de sa proposition, son approbation, son financement, son lancement, son exécution, son contrôle et son évaluation suivis, son achèvement et sa clôture.
Le Manuel présente toutes les procédures et modalités mises en œuvre dans le travail de projet et guide les principaux exécutants du cycle du projet dans l’accomplissement de leurs fonctions à travers l’éventail des phases du cycle des projets. Le pays membre, le point de contact, l’agence d’exécution, le centre national d’information et d’échanges, le panel d’experts chargé de l’évaluation technique des propositions de projets, les consultants, les évaluateurs du projet, les vérificateurs aux comptes indépendants, le secrétariat de l’OIBT, les Comités de l’OIBT et le Conseil doivent respecter les procédures et directives prescrites dans ce manuel pour conduire efficacement tout projet de son début à sa fin.
Ce manuel est bref mais complet, son objet étant de récapituler toutes les pratiques et les acquis d’expériences des travaux de projets de l’OIBT, ces pratiques et acquis ayant évolué en procédures normalisées. Les annexes du manuel fournissent des lignes directrices et des grilles et modèles relatifs à certaines procédures et certains résultats d’importance déterminante dans les différentes phases du cycle de projet.
Ce manuel a été conçu en s’appuyant sur les dispositions du « Règlement et procédures s’appliquant aux projets de l’OIBT, de novembre 1999 » et en les développant. Il doit être utilisé en articulation avec d’autres procédures et modalités exposées dans les autres manuels et directives OIBT révisés ainsi que toutes décisions pertinentes du Conseil relatives au cycle des projets.
Emmanuel Ze Meka
Directeur exécutif
Yokohama, décembre 2008
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
Table des matières
Avant-Propos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
A Introduction générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
B Manuel SOP du cycle des projets OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
I Introduction au cycle des projets OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1 Description du cycle des projets OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
2 Domaine d’application des SOP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
II Identification et formulation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
1 Habilitation des pays et agences d’exécution à soumettre des projets . . . 13
2 Admissibilité des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
3 Formulation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
4 Outils logiciels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
5 Catégories de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
6 Projets régionaux et mondiaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
7 Projets devant être mis en œuvre dans un ou plusieurs pays membres de l’OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
8 Propositions présentant un caractère d’urgence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
III Soumission de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
1 Point de contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
2 Liste de contrôle de la soumission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
3 Centre national d’information et d’échanges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
4 Nombre et rangs de priorité des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
5 Délais de soumission . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
6 Re-soumission de projets approuvés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
IV Évaluation technique des propositions de projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
1 Rôle du secrétariat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
2 Rôle du Panel d’experts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3 Processus d’évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
4 Catégories de classement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
5 Rôle des comités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
V Approbation de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
1 Rôle des comités et du Conseil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
2 Approbation de projets par le directeur exécutif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
VI Caducité des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
1 Projets approuvés dont le financement est en instance . . . . . . . . . . . . . . . . 25
2 Projets financés dont l’exécution est en instance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
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VII Financement des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
1 Sources de financement OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
2 Critères applicables par les bailleurs de fonds . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
VIII Contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
1 Production du contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
2 Signataires du contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
3 Contrats subsidiaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
IX Lancement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
1 Durée . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
2 Dispositions relatives au lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
3 Approbation du rapport de lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
4 Lettre de non objection relative au personnel d’encadrement . . . . . . . . . . . 28
5 Préalables requis pour le premier décaissement de fonds oibt . . . . . . . . . . 29
X Exécution du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
1 Commencement de l’exécution d’un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
2 Décaissements suivants des fonds OIBT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
3 Sélection des auditeurs financiers et soumission des états financiers annuels et de l’état final audité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
4 Sélection des consultants, contrats de sous-traitance et achat de biens . . 30
5 Respect du calendrier de transmission des rapports d’activité, rapports financiers et techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
6 Maintien permanent de la documentation du projet et des comptes financiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
7 Modification du budget et des éléments du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
8 Déplacements et rapports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
9 Diffusion des résultats du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
10 Responsabilités du gouvernement hôte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
11 Responsabilités de l’agence d’exécution et des autres parties . . . . . . . . . . 33
XI Contrôle continu et évaluation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
1 Tenue de la réunion de lancement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
2 Suivi interne opéré par l’agence d’exécution et le point focal . . . . . . . . . . . 34
3 Organisation des réunions du comité directeur ou comité technique et missions d’examen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
4 Planification, préparation et conduite des missions d’examen . . . . . . . . . . 35
5 Évaluation à mi-parcours. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
6 Évaluation à postériori. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
7 Participation des bailleurs de fonds et des acteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
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XII Suspension du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
1 Critères de suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
2 Procédure de suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
3 Effets de la suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
4 Critères et procédures de levée de la suspension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
XIII Mise à terme du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
1 Critères requis pour une mise à terme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
2 Procédure de mise à terme du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
3 Effets de la mise à terme d’un projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
XIV Achèvement du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
1 Rapport d’achèvement et pérennisation des acquis du projet . . . . . . . . . . . 40
2 Rapports techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
3 Vérification sur le terrain des produits et réalisations . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
4 Rôle des comités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
5 Conditions techniques et financières requises . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
XV Clôture du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Annexes
ANNEXE A Catégories de décisions : panel d’experts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
ANNEXE B Documents de travail relatifs au nouveau système d’évaluation des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
ANNEXE C Directives relatives au Fonds du Partenariat de Bali . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
ANNEXE D Modèle de contrat de projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57
ANNEXE E Exemple de convention entre agence d’exécution et l’agence collaboratrice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
ANNEXE F Directives relatives à l’audit des projets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
ANNEXE G Modèle d’état financier du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
ANNEXE H Modèle d’état de trésorerie du projet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
ANNEXE I Guide des réunions CDP/CTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
ANNEXE J Guide des visites de suivi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Glossaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
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