ANNEXE F DIRECTIVES OIBT RELATIVES A L’AUDIT
FINANCIER ANNUEL ET/OU FINAL
(A L’ACHÈVEMENT) DES PROJETS OU
AVANT-PROJETS
Conditions requises de l’audit annuel et de l’audit final
Aux termes de la Décision 4 (XXV) du CIBT, un audit annuel des états financiers par un auditeur externe est requis pour tous les projets d’une durée de deux ans ou plus et d’un budget OIBT supérieur à 200 000 dollars E-U. L’audit annuel, qui s’ajoute à celui requis à l’achèvement du projet, fait l’objet d’un rapport qui doit être remis dans les trois mois après la clôture de l’année civile.
L’auditeur externe est requis d’effectuer un audit intégral en accord avec les normes d’audit généralement acceptées. Les états financiers doivent être conformes à la grille indiquée à l’annexe I.
En outre, pour tous les Projets (et avant-projets), les comptes rendus d’audit final doivent être remis dans les quatre mois suivant la date d’achèvement du projet. L’auditeur externe est requis d’effectuer un audit intégral en accord avec les normes d’audit généralement acceptées. Les états financiers doivent être conformes à la grille indiquée à l’annexe I.
Objectifs de l’audit
1 Émettre un avis sur les états financiers annuels du projet (ou avant-projet)
Le vérificateur aux comptes est requis d’émettre un avis sur les états financiers annuels du projet en spécifiant s’ils transcrivent fidèlement, dans tous les aspects concrets, les encaissements perçus et les coûts encourus par le projet. L’avis du vérificateur aux comptes doit être cohérent avec les dispositions du contrat de projet ou d’avant-projet et celles du document de projet ou d’avant-projet, dans le respect des principes comptables généralement admis.
2 Évaluer toutes carences constatées du contrôle interne et en rendre compte
Le vérificateur aux comptes acquiert une connaissance suffisante de l’organe de contrôle interne de l’agence auquel est soumis le projet ou l’avant-projet et l’évalue ; il juge des risques que comporte le contrôle et définit les aspects devant être rapportés, y compris toutes carences constatées du contrôle interne.
3 Rendre compte de tous cas de non-conformité et de tous actes illicites
Le vérificateur aux comptes effectuera des tests par sondages et déterminera si l’agence d’exécution s’est conformée, dans tous les aspects concrets, aux termes du contrat de projet ou d’avant-projet ainsi qu’aux règles et procédures applicables aux projets et avant-projets de l’OIBT. Tous les cas avérés de non-conformité et tous les indices d’actes illicites seront identifiés et rapportés.
Déroulement de l’audit
1 Pré-audit
Le vérificateur aux comptes examinera les pièces suivantes, lorsqu’il y a lieu, afin de prendre connaissance du projet :
• Le contrat ( ou « convention ») de projet ou d’avant-projet ;
• Les contrats subsidiaires passés entre l’agence d’exécution et toutes parties collaboratrices ;
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• Les contrats et accords de sous-traitance passés avec des tiers ;
• Le document de projet ou d’avant-projet, le budget, la correspondance relative à l’exécution du projet, les procès-verbaux cosignés et les procédures de gestion du projet ou de l’avant-projet approuvées par l’OIBT (et toutes lettres de l’OIBT signifiant l’absence d’objection) ;
• Les rapports financiers et les rapports d’activité du projet ou de l’avant-projet ;
• Les organigrammes, un descriptif de l’organisation administrative, des procédures et modalités d’achat, de réception, d’emmagasinage et de distribution des marchandises du projet ou de l’avant-projet et le plan comptable nécessaires à la bonne exécution de la mission d’audit ;
Le vérificateur aux comptes examinera les mesures prises en réponse aux conclusions et recommandations produites lors d’audits antérieurs et susceptibles d’avoir un effet sur les objectifs d’audit courants. Le vérificateur aux comptes déterminera si des mesures de correction promptes et adaptées ont été prises par l’agence.
2 Préparation du plan des travaux d’audit
Le vérificateur aux comptes préparera un plan des travaux d’audit en fonction des renseignements recueillis durant la phase de pré-audit. Ce plan des travaux doit prévoir l’examen de l’organe de contrôle interne de l’agence d’exécution et de ses fonctions, permettant au vérificateur aux comptes de procéder aux analyses des ratios et à des tests par sondages.
3 Exécution de l’audit
Le vérificateur aux comptes doit examiner les états financiers du projet ou de l’avant-projet et exécuter le plan des travaux d’audit pour émettre un avis comme indiqué au premier paragraphe du titre «
Objectifs de l’audit ».
Le vérificateur aux comptes veillera à ce que les fiches d’audit contiennent des éléments suffisants, adéquats et pertinents et il actera dans le dossier d’audit les procédures d’audit mises en œuvre ainsi que leurs résultats.
Les mesures mentionnées ci-dessus ne sont pas considérées comme exhaustives ou limitatives et ne dispensent aucunement d’agir avec sa conscience professionnelle et en exerçant sa capacité de jugement. Ces mesures doivent être modifiées pour s’adapter aux réalités locales ainsi qu’à la nature particulière du projet ou de l’avant-projet, aux modalités d’exécution et aux dispositions du contrat de projet ou d’avant-projet. Toute limitation au cahier des charges de l’audit devra être mentionnée dans le rapport d’audit.
4 Rapports à remettre
Les rapports devant être remis sont les suivants :
(1) Rapport d’audit
Le rapport d’audit comprendra l’avis du vérificateur aux comptes, des renseignements d’ordre général et des états financiers. Un exemple de rapport est présenté en annexe I.
(2) Rapport de gestion
Un rapport de gestion sera également requis si sont constatées des carences importantes dans le contrôle interne et des dépenses ou actes illégitimes ou mis en question.
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(3) Lettre de représentation
Le vérificateur aux comptes se procurera une lettre de représentation, signée de la direction de l’agence d’exécution et signifiant que, à sa connaissance, les états financiers renferment toutes les transactions et que le relevé de compte est complet et exact à tous égards.
Les rapports seront remis dans les trois mois suivant la fin de l’année visée (ou dans les quatre mois suivant l’achèvement des activités du projet ou de l’avant-projet). L’agence d’exécution remettra trois exemplaires de chaque rapport à l’OIBT.
Examen
L’OIBT se réserve le droit de conduire un examen de l’audit. Le vérificateur aux comptes responsable coopèrera pleinement à cet examen et produira toutes la documentation utile à l’audit qui sera mise
à la disposition de l’examinateur ou inspecteur.
Fiches d’audit
Le cabinet d’audit conservera un dossier d’audit ordonné et consultable. Toutes les fiches d’audit seront dressées dans une des langues de l’OIBT (anglais/français/espagnol). Le vérificateur aux comptes sauvegardera le dossier d’audit et les fiches d’audit pendant 10 ans après l’achèvement de la mission d’audit.
Termes de la mission
1 Sélection du cabinet d’audit
Le vérificateur aux comptes sera sélectionné à l’issue de la réception et de l’examen des devis d’au moins trois cabinets d’audit. Le vérificateur aux comptes sélectionné sera indépendant et acceptable par l’OIBT et l’agence d’exécution. Dans les pays où les cabinets d’audit internationaux ont des bureaux, au moins un de ces cabinets sera invité à soumettre un devis de mission.
2 Exécution de la mission
Il incombe à l’agence d’exécution de veiller à ce que tous les registres soient mis à disposition, que toutes les écritures comptables et leurs ajustements soient effectués, et que toutes les autres mesures aient été prises pour permettre aux vérificateurs aux comptes d’effectuer l’audit.
3 Coûts
Les coûts de l’audit seront supportés par l’agence d’exécution sauf spécification contraire dans le document de projet.
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[Nom de l’agence d’exécution]
[Numéro et intitulé du projet]
États financiers
31 décembre xxxx Information générale sur le projet ou sa date d’achèvement
Numéro du projet
Intitulé du projet
Durée du projet
Contribution de l’OIBT
Date d’approbation par le CIBT
Agence d’exécution
(Nom, adresse, téléphone, télécopie et courrier
électronique)
Vérificateurs aux comptes
(auditeurs) (Nom, adresse, téléphone, télécopie, courrier
électronique)
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Rapport des auditeurs indépendants
[Date]
Au responsable représentant [nom de l’agence]
Nous avons audité le bilan ci-joint de [nom du projet en cours d’exécution] au 31 décembre [ou à la date d’achèvement] [année (et années)] et les états relatifs aux activités de la période (années) ayant pris fin à cette date. Ces états financiers ont été produits sous la direction de [nom de l’agence]. Nous avons pour mission d’exprimer un avis sur ces états financiers en se fondant sur notre audit.
Nous avons effectué notre audit en accord avec les normes de vérification comptable généralement acceptées. Ces normes exigent que nous planifiions et exécutions l’audit pour acquérir une assurance raisonnable que les états financiers sont exempts de toute erreur factuelle. Un audit consiste à examiner,
à titre d’essai, les pièces justificatives des sommes et des énoncés figurant dans les états financiers. Un audit comporte également une évaluation des principes comptables utilisés et des estimations significatives produites par la direction de [nom de l’agence d’exécution], ainsi qu’une évaluation de la présentation d’ensemble de l’état financier. Nous avons donc la conviction que notre avis peut raisonnablement reposer sur l’audit que nous avons produit.
Selon nous, les états financiers audités par nous présentent fidèlement, dans tous leurs aspects matériels, la position financière du [nom du projet] au 31 décembre [ou à toute autre date d’achèvement], et qu’ils sont conformes aux normes comptables internationales.
[Signature des vérificateurs aux comptes]
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[Nom de l’agence d’exécution]
[N° du projet]
[Intitulé du projet]
BILAN
Au 31 décembre [année]
Ou à la date d’achèvement
Actifs :
Liquidités et équivalents
Contributions à percevoir
Avance à percevoir
Autres actifs courants
Total actifs courants
Autres
Total des actifs
Passif et actifs nets :
Comptes débiteurs
Avances perçues
Dépenses encourues
Autres
Total passif
Actifs nets :
Fonds non dépensés
Total actifs nets
Total passif et actifs nets
Notes
([Nom de la monnaie])
31 décembre
200X 200Y
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[Nom de l’agence d’exécution]
[N° du projet]
[Intitulé du projet]
ÉTAT DES ACTIVITÉS
Pour la période du [date de commencement du projet] au 31 décembre [année] ou date d’achèvement
État financier final du projet (en dollars EU)
(à préparer séparément pour le financement OIBT et le financement homologue)
Num. du projet : Période se terminant le :
Intitulé du projet :
10.
I
Rubrique
Fonds administrés par l’agence d’exécution
Personnel du projet
11.
12.
13.
14.
Somme
Originelle
(A)
Experts nationaux (longue durée)
11.1 Coordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 Expert du marché ou de la filière, etc.
11.4 Administrateur
Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.2 Autre main-d’œuvre
Consultant(s) national(aux)
(contrat de courte durée)
13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2
Consultant(s) international(aux)
14.1 Expert en inventaire forestier
14.2 Consultant 2
Dépenses à ce jour
Contractées
(B)
Réglées
(C)
Total
(D)
{ B + C }
Fonds disponibles
(E)
{ A - D }
15.
Stages et formations
15.1 Formation 1 (spécifier les bénéficiaires)
15.2 Formation 2
19.
Total rubrique :
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30.
20.
40.
50.
Sous-traitance
21.
Sous-traitance (thème p.ex. cartographie, etc.)
22.
Sous-traitance (thème 2)
29.
Total rubrique :
Travel
31.
Allocation journalière
31.1 Experts et consultants nationaux
31.2 Consultant(s) international(aux)
32.
31.3 Autres
Voyages internationaux
32.1 Experts et consultants nationaux
33.
32.2 Consultant(s) international(aux)
32.3 Autres
Frais de transport locaux
33.1 Experts et consultants nationaux
33.2 Consultant(s) international(aux)
33.3 Autres
39.
Total rubrique :
Immobilisations
41.
42.
Locaux
Terrains
43.
Véhicule(s)
44.
Biens d’équipement
44.1 Matériel informatique
(préciser)
44.2 Matériel forestier (préciser)
44.3 Autres
49.
Total rubrique :
Biens consommables
51.
Matières premières
52.
Pièces détachées
53.
Réseaux et services
54.
Fournitures de bureau
59.
Total rubrique :
74
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
60.
70.
Divers
61.
Dépenses diverses
62.
Frais d’audit
63.
Imprévus
69.
Total rubrique :
Frais de gestion nationaux
71.
Frais de gestion de l’agence d’exécution
72.
Suivi assuré par le point focal
79.
Total rubrique :
Total partiel :
TOTAL GÉNÉRAL : 100.
Note: les rubriques budgétaires sont celles que l’on trouve ventilées dans le document de projet. a/ Dépenses contractées : dépenses encourues à la date du rapport, mais non encore réglées.
b/ Fonds conservés et comptabilisés par l’OIBT – détails non disponibles auprès de l’agence d’exécution
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ÉTAT DE TRÉSORERIE DU PROJET
Num. du Projet :
Intitulé du Projet :
20.
B.
10.
Component
A.
Fonds reçus de l’OIBT :
1.
2.
3.
4.
Première tranche
Deuxième tranche
Troisième tranche
Quatrième tranche etc.
Total des fonds reçus :
13.
Dépenses de l’agence d’exécution :
12.
Personnel du projet
11.
Experts nationaux (longue durée)
11.1 Coordonnateur du projet
11.2 Forestier 1
11.3 Forestier 2, etc.
11.4 Administrateur
Autre personnel
12.1 Assistant 1
12.1 Assistant 2
12.2 Autre main-d’œuvre
National Consultant(s) (courte durée)
13.1 Consultant 1
13.2 Consultant 2
13.3 Consultant 3
14.
15.
Consultant(s) international(aux)
14.1 Expert en inventaires forestiers
14.2 Consultant 2
Bourses et formations
15.1 Formation 1 (spécifier les bénéficiaires)
15.2 Formation 2
15.3 Formation 3
19.
Total rubrique :
Sous-traitance
21.
Sous-traitance (Thème 1, p. ex. cartographie, etc.)
22.
Sous-traitance (Thème 2)
29.
Total rubrique :
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
50.
40.
30.
70.
60.
33.
32.
31.
Voyages
Allocation journalière
31.1 Experts et consultants nationaux
31.2 Consultant(s) international(aux)
31.3 Autres
Voyages internationaux
32.1 Experts et consultants nationaux
32.2 Consultant(s) international(aux)
32.3 Autres
Frais de transport locaux
33.1 Experts et consultants nationaux
33.2 Consultant(s) international(aux)
33.3 Autres
39.
Total rubrique :
Immobilisations
41.
Locaux
42.
Terrains
43.
Véhicule(s)
44.
Bien d’équipement
44.1 Matériel informatique (préciser)
44.2 Matériel forestier (préciser)
44.3 Autres
49.
Total rubrique :
Biens consommables
51.
Matières premières
52.
Pièces détachées
53.
Réseaux et services
54.
59.
Divers
61.
Fournitures de bureau
Total rubrique :
Dépenses diverses
62.
Frais d’audit
63.
Imprévus
69.
Total rubrique :
Frais de gestion nationaux
71.
Frais de gestion de l’agence d’exécution
72.
Suivi assuré par le point focal
79.
Total rubrique :
Total des dépenses à la date du rapport
Solde disponible (A-B) :
Notes: (1) Les sommes en dollars EU sont converties en utilisant la moyenne des taux de change en vigueur aux dates où l’agence d’exécution a reçu les fonds.
(2) Le total des dépenses à la date du rapport (en devises locales) doit être le même dans le sous-total de la colonne (C) de l’état financier.
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[Nom de l’agence d’exécution]
[N° du projet]
[Intitulé du projet]
Notes aux états financiers
Pour la période (année) se terminant le 31 décembre [année] ou à la date d’achèvement
1. Activités et informations générales
2. Principes comptables retenus
(1) Base de préparation
(2) Conversion devise étrangères
(3) Taxes
(4) Autres
3. Autres
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