confrontant à leur exécution effective, ainsi que les répercussions et la pérennisation attendue des acquis du projet à l’issue de son accomplissement, en s’attachant plus particulièrement aux différences les plus importantes entre la réalisation du projet telle avait été planifiée et celle qui a eu lieu dans les faits, et les enseignements qui peuvent en être tirés. Le rapport d’achèvement résume les activités, les apports et les dépenses, les produits obtenus et les objectifs atteints, pendant toute la phase d’exécution et met en exergue les différences entre les éléments de projet envisagés dans la planification et ceux ayant
été réalisés, en se référant au document de projet originel. Le rapport doit proposer une réflexion rétrospective sur le processus de définition du projet, les objectifs fixés et la stratégie d’exécution choisie.
C’est sur le rapport d’achèvement que se fonde le Secrétariat de l’OIBT pour rendre compte aux Comités et au Conseil des projets achevés. S’il est décidé d’organiser par la suite une évaluation à postériori, ou si une telle évaluation est déjà prévue dans le contrat de projet, le rapport d’achèvement sera un des intrants fournis à cette évaluation, laquelle doit être menée en accord avec les directives sur l’évaluation des projets présentées dans la partie B du Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et évaluation des projets
(3
ème
édition, 2008). Un modèle de rapport d’achèvement est présenté en annexe E du manuel.
2 Rapports techniques
L’agence d’exécution doit soumettre à l’OIBT les résultats des divers thèmes de recherche, développement et expériences pilotes sous forme de rapports techniques. Les rapports techniques nécessaires seront spécifiés dans le document de projet et le contrat de projet dans leur thématique, champ d’application et date de soumission.
Le contenu de tout rapport technique est de nature scientifique et technique. Il présente les procédures et méthodes adoptées, les données constituées, les résultats atteints et les conclusions auxquelles ont est parvenu. La finalité d’un tel rapport est de transmettre à d’autres personnes et institutions les connaissances techniques et scientifiques acquises grâce aux projets financés par l’OIBT. La diffusion de ces informations requiert la mise à disposition des données y afférentes de manière précise et concise. Les rapports techniques peuvent être présentés en fichiers électroniques installés sur le site web de l’OIBT et téléchargeables.
L’annexe D du Manuel OIBT de suivi, examen, rapports et évaluation des projets (3 ème édition, 2008) présente un modèle de préparation d’un rapport technique.
3 Vérification sur le terrain des produits et réalisations
L’OIBT et le point focal du pays doivent effectuer une vérification sur le terrain des produits et réalisations du projet dans le cadre de leurs fonctions d’examen, suivi et évaluation. Il est tout à fait déterminant au stade d’accomplissement du cycle du projet de valider les réalisations et impacts indiqués dans le rapport d’achèvement et les rapports techniques. Ils peuvent pour ce faire recourir à des observations de reconnaissance sur le terrain, à l’échantillonnage et à des entretiens individuels avec des acteurs
à la station du projet, en plus de l’examen des rapports y afférents du projet. Les conclusions et recommandations peuvent fournir à l’agence d’exécution l’occasion de mesures correctrices avant la clôture officielle du projet ou enchaîner ces mesures dans une autre phase ou des projets de suivi.
4 Rôle des Comités
Les Comités de l’OIBT ont en charge la vérification que les conditions requises pour déclarer un projet achevé sont réunies. Ils peuvent prendre l’initiative d’un examen plus poussé que l’OIBT effectuera et qui portera sur des réalisations et répercussions du projet ; ils peuvent aussi décider d’un audit confié au responsable financier de l’OIBT si nécessaire, aux termes duquel seront passés en revue les pièces justificatives des dépenses.
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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