Les membres de la mission d’examen évaluent le déroulement du projet à la station du projet, rencontrent les acteurs et participants au projet, vérifient les infrastructures et l’état des biens d’équipement achetés avec les fonds de l’OIBT et prennent des photos destinées à illustrer les progrès du projet et à être archivées dans la photothèque de l’OIBT.
L’annexe J présente des lignes directrices relatives aux visites de suivi sur le terrain.
5 Évaluation à mi-parcours
On trouvera des instructions détaillées sur l’évaluation dans la partie B du Manuel de suivi, examen, rapports et évaluation des projets.
Les évaluations à mi-parcours et évaluations continues sont effectuées lorsque se présentent des situations qui réclament une décision de la part du niveau hiérarchique supérieur à celui du personnel du projet, et lorsqu’un encadrement est nécessaire et que des experts indépendants ont été sollicités pour donner leur avis. Ces situations sont susceptibles d’apparaître soit en raison de problèmes survenus dans l’exécution du projet, soit parce qu’est apparue la nécessité, qui n’avait pas été perçue jusque là, d’un examen élargi préalable à une décision devant être prises à un stade donné du déroulement du projet.
Dans ces deux cas, le suivi du projet assuré par les représentants de l’OIBT ou par le comité directeur du projet permettra de déterminer s’il y a lieu d’effectuer une évaluation à mi-parcours. Pour les projets de grande ampleur, les projets complexes ou de longue durée, il est conseillé d’envisager une évaluation
à mi-parcours lorsque les hypothèses émises au stade de la planification requièrent un examen plus poussé à la lumière des travaux déjà effectués, et qu’une révision du projet paraît s’imposer.
Le rapport d’évaluation de projet résultant de l’évaluation à mi-parcours est destiné à résumer les informations réunies, les constatations de la mission, ses conclusions et recommandations, pour fournir des éléments attestant des résultats de l’évaluation et consigner ces résultats. Ce rapport ne devrait pas compter plus de 30 pages, format A4, en interligne 2. Les informations données et documents pertinents, qui doivent être gardés dans un dossier en vue d’une consultation ultérieure, doivent être annexés au rapport. Il sera également utile, dans les cas qui s’y prêtent, d’illustrer les aspects du rapport par le moyen d’outils audiovisuels.
Les évaluateurs de projet doivent respecter les directives relatives au contenu du modèle de rapport d’évaluation de projet présenté à l’annexe B de la partie B du Manuel de suivi, examen, rapports et
évaluation des projets. Il met en exergue un certain nombre de thématiques de base qui doivent se trouver traitées dans le rapport des évaluateurs pour guider les décisions, sans intention de couvrir tous les thèmes pertinents. Il appartient à l’évaluateur d’inclure des thèmes supplémentaires qu’il considère comme pouvant apporter un éclairage complémentaire à la proposition de projet, indiquant l’avancement des projets en cours ou les réalisations et répercussions d’un projet achevé.
Composition de l’équipe d’évaluation
Dans l’idéal, l’équipe d’une mission d’évaluation externe doit être composée d’au moins deux évaluateurs extérieurs assistés de deux ou trois personnes du projet, nommées par l’agence d’exécution et l’OIBT. Un consultant doit venir d’un pays membre producteur et l’autre d’un pays consommateur membre de l’OIBT.
Des consultants internationaux sont engagés pour effectuer l’évaluation à mi-parcours. Le cahier des charges des consultants nommés à cette mission doit correspondre aux prescriptions du rapport d’évaluation du projet portant sur le domaine circonscrit et son axe principal, sa méthodologie, les enseignements dégagés et les résultats obtenus ainsi que les recommandations.
Les consultants indépendants devant mener l’évaluation à mi-parcours doivent être sélectionnés par le secrétariat de l’OIBT conformément aux « Directives OIBT pour la sélection et l’emploi de consultants, 2008 » qui est le texte régissant la sélection et l’emploi de consultants par l’Organisation et ses agences d’exécution, lorsque ces consultants doivent intervenir dans tout projet ou activité (y
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
