le point focal, les agences collaboratrices s’il y a lieu, et toutes autres parties représentant les pouvoirs publics. À cette réunion, doivent être débattues les dispositions nécessaires à la mise en œuvre des premiers travaux du projet. Il s’agit notamment de mettre à la disposition du projet des installations de bureau, d’ouvrir un compte bancaire en dollars des États-Unis, de désigner les principaux membres de l’équipe du projet, parmi lesquels ceux constituant le personnel homologue, de dresser les contrats
à devoir passer avec les agences collaboratrices, et de préparer le plan des opérations annualisé pour la première année (POA 1). Les décisions contenues dans le cadre de cette réunion sont ensuite intégrées dans le rapport de lancement devant être soumis à l’OIBT. La réunion de lancement peut être considérée comme le lieu de mobilisation pour l’agence d’exécution où seront fixées les dispositions nécessaires à la mise en œuvre du projet.
2 Suivi interne opéré par l’agence d’exécution et le point focal
Toutes les agences intervenant dans l’exécution du projet, soit l’agence d’exécution et les agences collaboratrices, doivent disposer d’un système de suivi interne permettant d’assurer la bonne exécution du projet. La mise en œuvre du dispositif de suivi fait partie des activités inscrites dans le plan des travaux. Le système de suivi interne est un outil de gestion qui doit être utilisé de manière efficace afin d’améliorer la performance du projet. Le Manuel de suivi, examen, rapports et évaluations des projets
(troisième édition, 2008) se veut aussi un guide détaillé des travaux de suivi du projet.
Le point de contact du pays est mandaté pour, dans le cycle du projet OIBT, assurer également le suivi des résultats et des acquis du projet confié à l’agence d’exécution. Il sert ainsi d’évaluateur national des projets financés par l’OIBT. Le point de contact doit transmettre ses conclusions et recommandations aux réunions du comité directeur du projet ou de son comité technique en vue d’élaborer des orientations et des actions adéquates.
C’est sur les résultats du suivi interne effectué par l’agence d’exécution et le point de contact que doivent s’appuyer les actions correctives et les améliorations de performance de l’agence d’exécution. Ces résultats sont intégrés dans les rapports d’activité remis à l’OIBT, dont la grille et la structure doivent
être compatibles avec le système de suivi, et qui doivent être débattus dans le cadre des réunions du comité directeur ou comité technique du projet. Ils comportent également des données et lignes directrices précieuses pour tout travail de contrôle extérieur mené par l’OIBT.
Le suivi interne qui incombe à l’agence d’exécution et au point de contact doit être effectué tous les ans, de préférence immédiatement avant la programmation des réunions du comité directeur ou du comité technique du projet (Annexe 1). Il consiste à examiner les avancées pertinentes et les rapports du projet,
à avoir des entretiens avec le personnel dirigeant du projet et les acteurs et à opérer des visites de terrain permettant d’attester les réalisations. Une planification préalable doit être effectuée afin de définir quels dossiers seront examinés, quelles seront les personnes de qui solliciter des entretiens pour prendre connaissance des problèmes rencontrés et des résultats atteints, et les domaines spécifiques où les réalisations annoncées peuvent être vérifiées sur le terrain.
3 Organisation des réunions du comité directeur ou comité technique et missions d’examen
Il doit y avoir un comité directeur de projet (CDP) pour tous les projets dans lesquels la part de l’OIBT est d’au moins 400 000 $ avec une durée d’exécution supérieure à 24 mois.
La composition du comité directeur de projet doit inclure un représentant de l’OIBT, au moins un représentant du gouvernement ou des gouvernements qui exécutent le projet et, s’il y a lieu, un représentant du ou des gouvernements ayant approvisionné le compte spécial de l’OIBT. Le CDP se réunit une ou deux fois par an pour se pencher sur le déroulement du projet. Les dates de ces réunions doivent être fixées au terme d’une concertation à laquelle sont conviées toutes les parties.
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
