de la contribution gouvernementale au projet. De manière générale, le Gouvernement doit exprimer sa volonté de faciliter l’exécution du projet sur son territoire. Lorsqu’il y a lieu, les pays doivent acquitter leurs contributions OIBT dans le respect des échéances.
11 Responsabilités de l’agence d’exécution et des autres parties
L’agence d’exécution doit être chargée de mettre en œuvre le projet selon le contrat de projet, le document de projet, un plan des travaux détaillé approuvé par l’OIBT, et tous autres accords et conventions supplémentaires ou subsidiaires qui pourront être passés par les parties contractantes. Elle doit mettre en œuvre le projet selon les termes du Manuel SOP de l’OIBT relatif au cycle des projets (2008), le Manuel de suivi, examen, rapports et évaluation des projets (3
ème
édition, 2008), le dernier Règlement financier
OIBT relatif aux projets, et les Directives OIBT relatives à l’emploi des consultants ainsi que les Directives pour l’achat de biens et services financés par le Compte spécial (Deuxième édition, 2008).
Elle doit se conformer à toutes les exigences relatives aux rapports, y compris les visites de suivi et
évaluation suivant un emploi du temps spécifié et un usage adéquat des fonds de l’OIBT.
Elle doit par ailleurs faire en sorte que le projet soit mené à bien dans le respect du calendrier et des limites budgétaires assignés à la réalisation du projet, en vue d’atteindre les résultats attendus.
Par ailleurs, l’agence d’exécution informe l’OIBT rapidement de tout élément ou situation susceptible d’entraîner des retards sur le calendrier ou de toute déviation de trajectoire susceptible de compromettre le bon déroulement du projet.
Une des clés de la réussite de l’exécution d’un projet est la bonne performance du coordonnateur du projet qui supervise et coordonne tous les produits attendus et les activités du projet. Il ou elle peut
être un élément extérieur de l’agence d’exécution, comme il/elle peut être proposé dans le document de projet ainsi que dans le POA approuvé, avec un cahier des charges et un tarif de rémunération en accord avec celui pratiqué dans le pays pour le type de prestations objet du contrat.
L’agence d’exécution doit fixer ses propres critères devant présider au choix du personnel de direction du projet, et plus particulièrement du coordonnateur du projet. Le coordonnateur du projet, qu’il soit lié à l’agence d’exécution ou recruté à l’extérieur, doit satisfaire à un minimum d’exigences de qualification, d’expérience de travail dans des projets similaires, d’intervention dans d’autres projets, de connaissance des objectifs de l’OIBT, de ses règles et procédures, et indiquer s’il est engagé dans un projet en cours ; il ou elle doit parler couramment une ou deux des langues officielles de l’OIBT, et posséder des connaissances de base en informatique. Le coordonnateur du projet doit être engagé à temps complet pour coordonner les activités quotidiennes du projet. Dans certains cas, un directeur de projet est nommé pour chapeauter la direction du projet dans sa globalité.
Les agences collaboratrices spécifiées dans le document de projet doivent apporter au projet le soutien nécessaire et les financements homologues en numéraire ou en nature. Leurs fonctions et leurs responsabilités doivent être inscrites dans un contrat supplémentaire passé avec l’agence d’exécution et soumis à l’OIBT dans le cadre du rapport de lancement.
Les acteurs sociaux plus particulièrement touchés par le projet OIBT doivent être consultés et prendre part à presque toutes les phases du cycle du projet. Leur identité et leur participation doivent être inscrites dans le plan des opérations annualisé et figurer dans les rapports d’activité du projet ainsi que dans son rapport final.
XI Contrôle continu et évaluation des projets
1 Tenue de la réunion de lancement
Sitôt après l’approbation d’un projet par le CIBT et l’octroi de son financement, l’agence d’exécution doit organiser une réunion de lancement à laquelle participe le personnel d’encadrement du projet,
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
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