Dans les pays où existent des succursales locales de cabinets internationaux d’audit, au moins un de ces cabinets sera invité à déposer un devis.
Le commissaire aux comptes externe doit effectuer un audit complet selon les normes d’audit généralement admises. Le commissaire aux comptes remet un rapport d’audit qui doit comprendre l’avis du commissaire, des informations d’ordre général et des états financiers. Un rapport de gestion de l’audit financier préparé par le commissaire aux comptes est également requis si apparaissent des carences importantes dans les contrôles internes ou des transactions et activités anormales. L’agence d’exécution doit signer une lettre de présentation préparée par le commissaire aux comptes mentionnant qu’au mieux de ses connaissances et convictions, les états financiers contiennent toutes les transactions et que la déclaration de compte est complète et exacte dans tous ses aspects.
L’agence d’exécution doit mettre à disposition toutes les écritures, toutes les inscriptions comptables et les opérations d’ajustement effectuées, et veiller à ce que toutes les autres opérations nécessaires ont
été effectuées pour permettre au commissaire aux compte de mener à bien la mission d’audit. Les frais d’audit doivent être pris en charge par l’Agence d’exécution, sauf spécification du contraire dans le document de projet.
On trouvera à l’Annexe F les directives relatives à l’audit financier annuel et/ou final (à l’achèvement) des projets ou avant-projets. On trouvera à l’Annexe G le modèle retenu pour la présentation de l’état financier des projets et à l’Annexe H celui de l’état de trésorerie. Ces modèles doivent servir à rendre compte de la situation financière du projet dans le « Rapport sur les projets en cours » et
« l’Audit financier des projets ». Les sommes figurant originellement dans ces rapports doivent être les mêmes que celles inscrites au document de projet.
4 Sélection des consultants, contrats de sous-traitance et achat de biens
Sélection des consultants
Les « Directives OIBT pour la sélection et l’emploi de consultants, 2008 » régissent la sélection et l’emploi de consultants par l’Organisation et ses agences d’exécution pour des missions dans tout projet ou activité bénéficiant d’un financement direct, en totalité ou en partie, de la part de l’Organisation.
Ces directives s’appliquent sans préjudice de la faculté du Conseil d’arrêter d’autres dispositions pouvant s’appliquer à des cas particuliers à titre exceptionnel. Les tâches devant être exécutées par les consultants doivent être spécifiées avec précision dans les termes de référence, en décrivant les objectifs, le cahier des charges devant être rempli et les fonctions devant être assurées. Ces termes de référence doivent, dans la mesure du possible, se trouver reproduits dans le document de projet finalisé ou, à défaut, faire l’objet d’un accord ultérieur avec l’Organisation. Les offres relatives aux services requis doivent émaner de cabinets de consultants répertoriés, lesquels seront sélectionnés uniquement sur dossier présentant leur expérience et capacités, cela en vue de recueillir un nombre maximal de soumissions, soit ordinairement trois. Les consultants intervenant en tant que personnes privées doivent être engagés soit directement, soit par l’entremise d’un organisme qui pourra être un établissement universitaire ou assimilé, un organisme gouvernemental ou international, une organisation non gouvernementale ou un cabinet de services conseils. Ces cabinets et consultants privés doivent être retenus par l’agence d’exécution avec l’aval de l’OIBT.
Achat de biens
Les « Directives OIBT pour l’achat et le paiement de biens et services » régissent l’achat des biens et services, et donc leur paiement, par l’Organisation et ses agences d’exécution, pour tout projet ou activité financé directement par l’Organisation, en totalité ou en partie. Ces directives s’appliquent sans préjudice de la faculté du Conseil de décider d’autres dispositions pouvant s’appliquer à des cas particuliers à titre exceptionnel. Tout contrat d’une valeur inférieure ou égale à 25 000 dollars EU sera financé par l’Organisation seulement s’il a été passé à l’issue d’un appel à la concurrence ouvert et sans discrimination au sens de ces Directives, cet appel devant avoir été adressé à toutes les sociétés
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
