IV Évaluation technique des propositions de projets
1 Rôle du secrétariat
Le secrétariat de l’OIBT doit s’assurer que les propositions soumises par les pays membres peuvent être correctement évaluées par le panel d’experts en vérifiant les points suivants :
• La proposition a été soumise par un pays membre par l’intermédiaire de son point de contact
OIBT officiel.
• Elle a été soumise dans le respect des délais de rigueur stipulés dans le calendrier du cycle de projets et approuvés aux termes des décisions 7(XXI) et 3(XXXVII).
• Elle est conforme dans son contenu et sa présentation aux normes prescrites par la troisième édition du Manuel OIBT de formulation des projets (2008).
• Elle a été rédigée dans une langue correcte et intelligible.
• Le projet est correctement catalogué dans une des trois catégories de projets (projets, petits projets et avant-projets).
• Le Secrétariat doit également remettre au panel d’experts une fiche descriptive de la proposition de projet mettant en exergue l’origine et les objectifs du projet et présentant un résumé de ses autres traits et éléments pertinents (résultats de projets précédents ou de tout avant-projet), ce qui est nécessaire pour permettre son évaluation technique.
• Le Secrétariat communique aux membres les éléments précis du calendrier du cycle des projets de chaque session du Conseil. Le calendrier est élaboré à partir du cycle de projets approuvé dans les décisions 7(XXI) et 3(XXXVII).
• Il est conforme à toutes les règles et procédures s’appliquant aux projets OIBT telles qu’approuvées dans la Décision 8(XXVII).
En plus de passer au crible les propositions avant leur soumission au panel d’experts, le secrétariat effectue les tâches suivantes :
• assurer un service de secrétariat et un soutien administratif au panel d’experts ;
• traduire les propositions en anglais ;
• prendre les dispositions nécessaires à l’organisation de la réunion du panel d’experts en matière de gestion du temps, de mise à disposition de données, etc. ;
• transmettre au panel d’experts toute communication officielle émanant des pays membres et des points focaux relativement à l’ordre de priorité des propositions de projets ;
• cataloguer les propositions dans les ressorts des différentes divisions de l’OIBT et indiquant leur nature de projet nouveau ou de projet révisé et, pour ces derniers, en donnant le numéro de la révision.
Fournissant sa collaboration au travail d’évaluation technique, le Secrétariat affecte les projets et les avant-projets soumis à des évaluateurs primaires et secondaires d’un pays membre producteur et d’un pays membre consommateur représentés parmi les 12 membres du panel d’experts. De la sorte, sont produites des présentations et expertises approfondies des projets avant de procéder à l’évaluation d’ensemble effectuée par tous les membres en vue de prendre une décision. Cette attribution préalable doit se faire en respectant certains critères répondant au souci d’objectivité chez les
évaluateurs, en s’assurant notamment que le membre du panel venant d’un pays dont les propositions sont examinées ne se voit pas confier des présentations primaires et secondaires dans l’évaluation technique de ces propositions. Suivant la pratique instituée, les évaluateurs principaux ne doivent pas recevoir plusieurs projets émanant d’un même pays.
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Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
