16
pays participants de poursuivre avec rigueur les mêmes objectifs et conduire des activités communes, y compris celles qui sont déjà en cours d’exécution. Elles doivent être assorties de lettres officielles de tous les pays participants aux termes desquelles ceux-ci avaliseront ces engagements, ces lettres devant
être contresignées par les points de contact OIBT de chaque pays membre (ou par un représentant dûment désigné). D’autres pièces justificatives de la manière dont le projet a vu le jour et a été conçu doivent
également être présentées.
7 Projets devant être mis en œuvre dans un ou plusieurs pays membres de l’OIBT
Lorsqu’un pays membre a soumis une proposition, dont certaines activités, ou leur totalité, doivent se dérouler sur le territoire d’un autre membre, le pays membre doit solliciter par les voies officielles l’accord du pays dont le territoire doit accueillir le projet en partie ou en totalité.
Le Panel d’experts doit aviser les Comités que les pièces justificatrices émanant des autres pays ou organisations devant participer au projet sont suffisantes et avalisées comme il se doit par les gouvernements concernés en la personne de leur représentant autorisé.
8 Propositions présentant un caractère d’urgence
Dans le cas rare où une proposition présente un caractère d’urgence l’empêchant de se plier au cycle complet des projets et que ses auteurs souhaitent qu’elle soit prise en considération lors de la session suivante du Conseil et des Comités, le point de contact OIBT officiel près le gouvernement concerné doit :
1) Apporter au secrétariat, par écrit, dans les deux semaines précédant la session du Conseil, la justification et les raisons invoquant l’urgence ;
2) Faire en sorte que la proposition soit conforme au modèle et au contenu prescrits dans le Manuel de formulation des projets (3 ème édition, 2008) ;
3) Faire en sorte que la proposition soit distribuée à tous les membres du Comité concerné, accompagnée d’une justification écrite des raisons pour lesquelles la proposition ne peut attendre d’être examinée par le Panel d’experts suivant ;
4) Obtenir l’aval verbal d’au moins trois pays membres producteurs et trois pays membres consommateurs au sein d’une session du Comité, quand la proposition est mise en débat [Décision 5(XII), Annexe].
Un exemple récent de ce type de proposition en urgence a été celui de l’initiative de restauration forestière visant les zones dévastées par le tsunami qui a frappé la Thaïlande et l’Indonésie.
III Soumission de projet
1 Point de contact
Chaque pays membre doit désigner une personne ou institution faisant office de point de contact ou point focal OIBT pour traiter les questions connexes à l’OIBT [Décision 4(XXV), Annexe A, Section
III]. Il ne doit y avoir qu’un seul point de contact par pays membre afin d’éviter toute confusion et chevauchement de décisions. Le point de contact doit être enregistré auprès du Secrétariat de l’OIBT et servir de voix de communication officielle entre le pays membre et l’OIBT, et il doit traiter les propositions de projet soumises par l’AE suivant les procédures OIBT.
Les principales fonctions du point de contact OIBT sont les suivantes :
• Évaluer les idées de projets émanant des agences d’exécution avant qu’une proposition à part entière ne soit formulée ;
• Encadrer la formulation et l’exécution des projets ;
• Traiter les propositions de projets soumises par les agences d’exécution en conformité avec les procédures OIBT ;
Manuel des procédures d’opérations normalisées du cycle des projets OIBT
