17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER
La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent
(disquette) de celui ou réside le dossier habituellement.
Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes.
C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur.
IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE
DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement.
Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande
Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils.
Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder.
EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE.
18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER
Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande
Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale.
Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer.
19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER
Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier.
Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher.
Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…).
Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné.
La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les
écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier.
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