Mode d'emploi | EBP Paye Pro 2016 Open Line Manuel utilisateur

Paye PRO
(OL Technology)
Pour Windows XP, Vista, Windows 7 et Windows 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2016 EBP Informatique, édition Juin 2015
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le
progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise
le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS,
anciennement TSE) ou analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à
acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de
travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence
correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite
est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont
incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une
licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé »
ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun
titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation
EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels
au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution
de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut
pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel
dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de
licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont
l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon
concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet
est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font
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l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent
pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une
difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord
ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette
convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de
bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde
des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de
manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services
de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une
procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou
perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à
une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont
assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de
conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de
« cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre
garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable.
En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un
contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de
fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services
correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de
tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à
raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis
par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou
ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu
responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement
mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non
substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne
seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action
en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP
ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les
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sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou
bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients
d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès
et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel »
uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en
cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947,
d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités
par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le
client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions
tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les
Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1 er juin de chaque année pour
une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture
de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières
sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html), à
l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services
d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de
son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La
résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins
5
1
mois
avant
son échéance
qui est
la
date
anniversaire
de
sa
souscription
initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut
pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le
présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de
l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou
son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit
(8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier
recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation
importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de,
procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de
l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent
article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne
soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un
mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un
mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne
doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des
tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :


L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi
sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies
constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du
logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement
sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP
informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour.
Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser
une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions
technologiques et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :


le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en
monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées
( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils
bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple
migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par
6




contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au
droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le
conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles
d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat
est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de
service approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande
aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables,
conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de
logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en
cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques
comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne
peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de «
blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation
opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet
du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul
juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du
service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la
réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la
responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité
des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de
réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa
possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou
détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du
Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser
le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un
Expert-Comptable.
Elles
sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger
ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des
7
« virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette
contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement
et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les
postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel
que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans
le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste,
même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une
convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention
de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via
les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations
fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la
réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre
matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial...
que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive
d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une
insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé
de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts
et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes
versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du
service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation
par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le
formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6
janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au
Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même
pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
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C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux
charges et conditions décrites au paragraphe A

la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un
service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au
paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances
dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au
delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne
pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions
seront dégradées.
D.
Retard de paiement
En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce,
une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
v3.5 juin 2015
E.
Contrat sur les logiciels en ligne (Solutions SaaS) EBP
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Société, EBP INFORMATIQUE SA, capital 1 million d’€ dont le siége social est situé Rue de Cutesson – ZA
du Bel Air – 78513 RAMBOUILLET, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Versailles N°
B 330 838 947, représentée par Monsieur René SENTIS, Président- Directeur Général, son représentant légal
Ci-après désignée "l’Editeur-prestataire" ou bien « EBP »,
D’UNE PART,
ET:
La société CLIENTE
Ci-après désignée "le Client",
D’AUTRE PART,
et ensemble dénommées « Parties »,
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT:
Le Client souhaite recourir au SaaS auprès d’un Editeur et Prestataire de services spécialisé pour l'exploitation
de solutions de gestion (comptable, commerciale et/ou financière). L’éditeur EBP est fournisseur de
« Software as a Service », c’est-à-dire d’applications d’entreprise louées en ligne (dit fournisseur SaaS). A ce
titre, il est le fournisseur des Services applicatifs désignés ci-après au contrat.
Le Client reconnaît avoir reçu d’EBP - l’Editeur-Prestataire- ou de son revendeur agréé toutes les informations
nécessaires lui permettant d’apprécier l’adéquation des Services applicatifs à ses besoins et de prendre toutes
les précautions utiles pour son utilisation. Toutefois, en tant que professionnel de l’informatique et dans le
cadre de son obligation de conseil, EBP ou son Revendeur Agréé apportera au Client toute préconisation
nécessaire à l’optimisation de ses choix et à la couverture la plus appropriée de ses besoins.
CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT:
9
ARTICLE 1. Défintions

Solutions désigne les fonctions opérationnelles des produits EBP proposées en mode hébergé
et adaptées spécifiquement à ce mode de fonctionnement.

Données désignent les informations, publications et, de manière générale, les données de la
base de données Client dont l'utilisation est l'objet du présent contrat, pouvant être consultées
uniquement par les Utilisateurs ;

Identifiants désignent tant l'identifiant propre de l’utilisateur ("login") que le mot de passe de
connexion ("password"), communiqués après inscription au service ;

Intranet désigne le réseau informatique propre à une entreprise ou une organisation, utilisant les
protocoles TCP/IP et, plus généralement, les technologies de l’Internet et pouvant être relié au
réseau Internet ;

Logiciel désigne tout logiciel fourni par l’Editeur-Prestataire au Client et en particulier les
Solutions associées.

Service applicatif désigne le service proposé en mode SaaS par l’Editeur-Prestataire,
permettant l’utilisation des Solutions par le Client ;

Utilisateur désigne la personne placée sous la responsabilité du Client (préposé, salarié,
représentant, etc.) et bénéficiant d’un accès aux Services applicatifs sur son ordinateur en vertu
de la licence d’utilisation contractée par le Client.
ARTICLE 2. Objet
Le contrat a pour objet de définir les termes et conditions applicables aux Services commandés par le Client.
L’Editeur-Prestataire consent au Client, qui accepte :
- un droit d'accès aux serveurs de l’Editeur-Prestataire dans les conditions définies ci-après ;
- un droit d'utilisation finale des Solutions ;
- un ensemble de services ci-après définis, notamment d’hébergement des données, de maintenance des
Services applicatifs, d’assistance technique.
ARTICLE 3. Documents contractuels
Le contrat ainsi que les documents « Annexes » (disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html) constituent l’intégralité des engagements
existants entre les Parties. Il remplace et annule tout engagement oral ou écrit antérieur relatif à l'objet du
Contrat. Le Contrat est formé des documents contractuels suivants présentés par ordre hiérarchique de valeur
juridique décroissante :
- le présent document ;
-les annexes financières (ou tarifaires) au présent document (disponibles sur le site EBP
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html).
- les éventuelles annexes techniques et fonctionnelles
Il est formellement convenu entre les Parties que toute tolérance ou renonciation d'une des Parties, dans
l'application de tout ou partie des engagements prévus au Contrat, quelles que puissent en être la fréquence et
la durée, ne saurait valoir modification du Contrat, ni être susceptible de créer un droit quelconque.
ARTICLE 4. Effet, durée et reconduction
Le Contrat prendra effet à compter de la date de souscription. Deux formules sont proposées :
4.1 « Sans engagement »
La durée du contrat « Sans engagement » est fixée à 1 mois renouvelable par tacite reconduction de mois en
mois payable par Carte Bancaire ou prélèvement automatique. Le non–paiement du service à l’échéance
mensuelle entraine la suspension immédiate des Services. L’absence de régularisation spontanée dans les
30 jours entraine la résiliation du présent contrat sans formalité et la fermeture du compte.
4.2 L’engagement 1 an
La durée du contrat « 1 an » est fixée à 12 mois renouvelable par tacite reconduction. L’Editeur-Prestataire
notifiera par tout moyen écrit 2 mois au moins avant son terme, l’échéance du Contrat et les modalités du
renouvellement proposées au Client.
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A défaut de résiliation du Client par lettre recommandée dans un préavis de 1 mois avant l’échéance, le
Contrat se renouvellera dans des conditions identiques, sauf si les parties conviennent d’un nouveau périmètre
fonctionnel pour les Services applicatifs afin de couvrir les besoins du Client. Le non–paiement du service à
l’échéance entraine la suspension immédiate de tous les Services jusqu’à la régularisation du compte.
ARTICLE 5. Description des services applicatifs
5.1. Solutions applicatives
L’Editeur-Prestataire met à disposition du Client les Solutions accessibles sur son serveur par le biais du
réseau Internet et consent au Client le droit d'utiliser de façon non exclusive, les Solutions désignées en
annexe.
L’Editeur-Prestataire assure l’hébergement des Données, la maintenance et la sécurité des Solutions. Les
prestations sont assurées dans les « règles de l’art » et conformément à la « Charte Qualité Hébergement
EBP » disponible sur simple demande.
5.2. Réseau
L’Editeur-Prestataire ne pouvant être tenu pour responsable des interruptions de ligne du réseau, il attire
particulièrement l’attention du Client sur l’importance du choix des produits de l’opérateur et notamment de
l’option de secours qu’il peut offrir par la mise en place d’une ligne parallèle en cas d’interruption du réseau.
5.3. Accès aux solutions
Le Client dispose d’un droit d'accès pour le nombre d’utilisateurs prévus. Il pourra se connecter à tout moment
– à l’exception des périodes de maintenance –, à savoir :
- 24 heures sur 24,
- 7 jours sur 7,
- y compris les dimanche et jours fériés,
L'accès s'effectue à partir des ordinateurs fixes ou nomades des Clients et au moyen des Identifiants –
utilisateur et mots de passe –modifiables- fournis au Client.
Les Identifiants sont destinés à réserver l'accès des Solutions objets du Contrat aux Utilisateurs du Client, à
protéger l'intégrité et la disponibilité des Solutions, ainsi que l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des
Données du Client telles que transmises par les Utilisateurs.
Les Identifiants sont personnels et confidentiels. Ils ne peuvent être changés que sur demande du Client. Le
Client s'engage à mettre tout en œuvre pour conserver secrets les Identifiants le concernant et à ne pas les
divulguer sous quelque forme que ce soit. Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants
et il est responsable de la garde des codes d’accès qui lui sont remis. Il s’assurera qu’aucune autre personne
non autorisée par l’Editeur-Prestataire n’a accès aux Services applicatifs et aux Solutions. De manière
générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des postes individuels d’accès aux Solutions. Dans
l’hypothèse où il aurait connaissance de ce qu’une autre personne y accède, le Client en informera l’EditeurPrestataire sans délai et le confirmera par courrier recommandé. En cas de perte d'un des identifiants, le Client
utilisera la procédure mise en place par l’Editeur-Prestataire lui permettant de récupérer ses identifiants.
ARTICLE 6. Qualité des applicatifs
Le Client est averti des aléas techniques inhérents à l’Internet, et des interruptions d’accès qui peuvent en
résulter. En conséquence, l’Editeur-Prestataire ne sera pas tenu responsable des éventuelles indisponibilités
ou ralentissements des Services applicatifs. En outre, il appartient au Client de respecter les seuils de
volumétrie préconisés par EBP et d’avertir EBP en cas d’augmentation de ses besoins en terme de capacité
de traitement.
Les Services applicatifs peuvent être occasionnellement suspendus en raison d'interventions de maintenance
nécessaires au bon fonctionnement des serveurs de l’Editeur-Prestataire. En cas d’interruption des Services
applicatifs pour maintenance, l’Editeur-Prestataire s’engage à informer le Client afin qu’il puisse prendre ses
dispositions suffisamment à l’avance pour éviter toute perturbation de son activité. EBP ne pourra être tenu
responsable de l’impact éventuel de cette indisponibilité sur les activités du Client.
11
ARTICLE 7. Licence
EBP concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation des
Solutions, pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier.
Le Client ne peut utiliser les Services applicatifs et les Solutions que conformément à ses besoins et à leur
documentation. En particulier, la licence relative aux Solutions n’est concédée que dans le seul et unique but
de permettre au Client l’utilisation des Services, à l’exclusion de toute autre finalité.
Le droit d’utilisation s’entend du droit de représenter et de mettre en œuvre les Services applicatifs
conformément à leur destination, en mode SaaS via une connexion à un réseau de communications
électroniques. Le Client ne pourra en aucun cas mettre les Solutions à disposition d’un tiers, et s’interdit
strictement toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement,
diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.
ARTICLE 8. Maintenance
EBP (ou son distributeur agréé dans cadre d’un contrat Silver) prend en charge l’assistance et la maintenance
des Solutions.
Une prestation de support par téléphone permettant de traiter les anomalies est disponible du lundi au jeudi de
9h à 18h30 et jusqu’à 18h le vendredi (horaires modulables selon l’activité). Les signalements d’anomalie
sérieuse doivent être confirmés par email sans délai directement à EBP. EBP procède au diagnostic de
l’anomalie et met ensuite en œuvre sa correction dans les meilleurs délais.
EBP ne garantit pas la correction d’anomalie dans les cas suivants :
- refus du Client de collaborer avec EBP dans la résolution des anomalies et notamment de répondre aux
questions et demandes de renseignement ;
- utilisation des Services applicatifs de manière non conforme à leur destination ou à leur documentation ;
- modification non autorisée des Solutions par le Client ou par un tiers ;
- manquement du Client à ses obligations au titre du Contrat ;
- implantation de tous progiciels, logiciels ou système d'exploitation non compatibles avec les Services
applicatifs
- défaillance des réseaux de communication électronique ;
- acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;
- détérioration due à un cas de force majeure ou à une mauvaise utilisation des Services applicatifs.
Le Client bénéficie des mises à jour et évolutions fonctionnelles des Services applicatifs. EBP s’engage à
transmettre les documentations mises à jour des nouvelles versions des Solutions. Les corrections et
évolutions des Services applicatifs sont expressément incluses au Contrat.
ARTICLE 9. Formation
Sur demande du Client, EBP ou son distributeur agrée peut fournir à des conditions à définir des prestations
de formation. EBP ou son distributeur agréé soumettra une proposition de prestation de formation si ses
relevés d’intervention dans le cadre de l’assistance technique et de la maintenance corrective des Services
applicatifs font apparaître des problèmes récurrents d’utilisation par le Client distincts d’anomalies.
ARTICLE 10. Traitement des données
10.1. Données personnelles
Si les Données transmises aux fins d’utilisation des Services applicatifs comportent des données à caractère
personnel, le Client garantit à l’Editeur-Prestataire qu’il a procédé à l’ensemble des obligations qui lui
incombent au terme de la loi du 6 janvier 1978 dite « Informatique & Libertés », et qu’il a informé les personnes
physiques concernées de l’usage qui est fait desdites données personnelles. A ce titre, le Client garantit
l’Editeur-Prestataire contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les
données personnelles seraient reproduites et hébergées via le Service applicatif.
10.2. Exploitation des données
Le Client assure la responsabilité éditoriale éventuelle de l’utilisation des Services applicatifs.
12
Le Client est seul responsable de la qualité, de la licéité, de la pertinence des Données et contenus qu’il
transmet aux fins d’utilisation des Services applicatifs. Il garantit en outre être titulaire des droits de propri été
intellectuelle lui permettant d’utiliser les Données et contenus. En conséquence l’Editeur-Prestataire dégage
toute responsabilité en cas de non-conformité des Données et/ou des contenus aux lois et règlements, à
l’ordre public ou encore aux besoins du Client.
Le Client garantit l’Editeur-Prestataire à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en
cause par un tiers pour une violation de cette garantie.
Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus et messages diffusés et/ou téléchargés via les
Services applicatifs. Le Client demeure le seul propriétaire des Données constituant le contenu des Solutions.
10.3. Sécurité des données
Chacune des Parties s’engagent à mettre en œuvre les moyens techniques appropriés pour assurer la
sécurité des Données.
Sous réserve de l’Article « Responsabilité », l’Editeur-Prestataire s’engage à préserver l’intégrité et la
confidentialité des Données contenues dans les Solutions. L’Editeur-Prestataire mettra en place les mesures
techniques et organisationnelles de nature à empêcher tout accès ou utilisations fraudeuses des Données et à
prévenir toutes pertes, altérations et destructions des Données.
ARTICLE 11. Conditions financières
11.1. Redevances
Les conditions financières (tarifs) sont exposées en
http://boutique.ebp.com/conditions-generales-de-vente.html).
Annexe
(disponible
sur
le
site
EBP
Les redevances des Services sont indiquées en euros et s’entendent hors taxe et hors frais.
L’adresse de facturation est l’adresse du siège social du Client.
Il est expressément convenu que le montant des sommes facturées par l’Editeur-Prestataire ou son
distributeur agrée sera révisé chaque année en fonction de l’indice du Coût Horaire du travail tous salariés des
entreprises de la Fédération Syntec.
11.2. Modalités de paiement
Nonobstant la durée d’engagement, les Services sont facturés par EBP ou son distributeur agréé.
Dans le cadre d’un abonnement mensuel sans engagement, les Services sont payables terme à échoir, par
prélèvement ou par carte bancaire.
Dans le cadre d’un abonnement annuel de 12 mois, les Services sont payables terme à échoir par chèque, par
prélèvement ou par virement.
11.3. Défaut de paiement
Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, le défaut de paiement par le Client d’une facture d’EBP ou
de son distributeur agréé d’un contrat d’une durée supérieure ou égale à un an à son échéance entraîne de
plein droit :
- l’application d’un intérêt de retard égal à trois fois le taux d’intérêt légal, sans mise en demeure préalable et à
compter du dixième jour de retard ;
- les frais bancaires et de gestion supplémentaires (suivi du recouvrement, courriers et frais téléphoniques de
relance, représentation des rejets de prélèvement bancaire) ;
- la suspension immédiate des Services ;
- la résiliation de plein droit du Contrat sous 15 jours après l’envoi par EBP ou son revendeur d’une mise en
demeure par lettre recommandée avec avis de réception demeurée infructueuse.
ARTICLE 12. Révision du Prix des redevances.
13
Les prix indiqués en annexe financières (sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html) sont des tarifs fixés au 1 er janvier de chaque année pour une mise en application tout au long de
l’année civile sans augmentation intercalaire.
Ces tarifs seront révisables annuellement au 1 er janvier de l’année n+1 par rapport à l’année en cours (n)
avec une variation maximum calculée selon une formule qui prend en compte l'indice SYNTEC et qui
s'établit ainsi : P1=P0x(S1/S0)x 1,01
P1 : prix maximum de révision tarifaire pour l’année n+1
P0 : prix contractuel de l’année n
S0 : indice SYNTEC de référence retenu à la date du 1 er janvier de l’année en cours (n)
S1 : dernier indice publié à la date de révision au 1 er janvier de l’année n+1
En cas d’absence de variation constatée entre des prix de l’année n et n+1, EBP se réserve la possibilité de
faire varier les prix au cours de l’année n+2 avec un rattrapage au moyen d’une comparaison des indices
Syntec entre l’année n et l’année n+2
(Cet indice mensuel Syntec est reconnu par le Ministère de l'Économie et des Finances depuis le 11 mars
1974. A titre d’exemple, sa variation a été de 1 % en 2009 ; 1.3 en 2010, 2.2% en 2011, et 2 % en 2012)
ARTICLE 13. Propriété
Le Client est et demeure propriétaire de l’ensemble des Données qu’il utilise via les Services applicatifs dans
le cadre du Contrat.
L’Editeur-Prestataire est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément des Services
applicatifs et des Solutions mis à disposition du Client, ainsi plus généralement que de l’infrastructure
informatique (logicielle et matérielle) mise en œuvre ou développée dans le cadre du Contrat.
Le Client s’interdit de reproduire tout élément des Logiciels, ou toute documentation les concernant, par
quelque moyen que ce soit, sous quelque forme que ce soit et sur quelque support que ce soit.
Le Client ne pourra céder tout ou partie des droits et obligations résultant du Contrat, que ce soit dans le cadre
d'une cession temporaire, d'une sous-licence et de tout autre contrat prévoyant le transfert desdits droits et
obligations.
ARTICLE14. Sauvegarde et stockage des données
14.1 Stockage illimité des données par EBP
L’Editeur-Prestataire garantit la disponibilité du service et des données du Client. Les données du Client sont
stockées sur des serveurs administrés par l’Editeur-Prestataire en France.
Dans le cas où le Client n’a pas fait de Sauvegarde (voir l’article 14.2) et souhaite restaurer les données de
son logiciel. L’Editeur-Prestataire peut proposer une intervention technique de récupération et restauration des
données. La récupération des données par un technicien est réalisable uniquement dans ces conditions :
Récupération de la sauvegarde du jour choisi par le Client :

tous les jours pendant les 30 (trente) jours précédents la demande.

au-delà, récupération de la sauvegarde du dernier jour du mois choisi par le Client (pendant 13
(treize) mois maximum).
La récupération et restauration des données du client par l’Editeur-Prestataire sera facturée selon les tarifs en
vigueur des logiciels en ligne (disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html).
14
14.2 Sauvegarde personnelle par le client
Le Client peut effectuer, à son initiative, des sauvegardes personnelles de données (sauvegarde en ligne sur
les serveurs d’EBP). Cette sauvegarde peut-être restaurée gratuitement sur simple demande.

Le Client peut gérer et supprimer ses sauvegardes depuis le Portail de gestion des sauvegardes
disponible à partir de l’Espace Client du site web ebp.com.
Il est à la charge du Client d’administrer son espace de stockage de façon à toujours disposer
d’un espace suffisant pour effectuer des sauvegardes.

Un espace maximal de 5 Go inclus dans l’offre de base est alloué pour les sauvegardes
personnelles. Le Client peut accéder à un espace de sauvegarde plus important sur demande.
Cette extension fera l’objet d’une tarification sur devis.
ARTICLE 15. Garantie d’éviction
L’Editeur-Prestataire déclare et garantit :
- que les Solutions qu’il a développées sont originales au sens du Code français de la propriété intellectuelle,
- qu’il est titulaire de tous les droits de propriété intellectuelle qui lui permettent de conclure le Contrat.
L’Editeur-Prestataire déclare et garantit que les Solutions ne sont pas susceptibles de porter atteinte aux droits
des tiers.
ARTICLE 16. Responsabilité – force majeure
Chacune des Parties assume la responsabilité des conséquences résultant de ses fautes, erreurs ou
omissions, ainsi que des fautes, erreurs ou omissions de ses sous-traitants éventuels et causant un dommage
direct à l'autre Partie.
En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, l’Editeur-Prestataire ne sera tenu que de la réparation des
conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution des Services. En
conséquence, l’Editeur-Prestataire ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des
pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client ou des tiers, ce qui inclut notamment tout gain
manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de Données, préjudice commercial, perte de chiffre
d'affaires ou de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service
ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution fautive des
prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité de l’Editeur-Prestataire est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait
générateur de responsabilité, par poste utilisateur, par jour d’interruption sur la moyenne de consommation
des 6 derniers mois.
L’Editeur-Prestataire ne saurait, en outre, être tenu responsable de la destruction accidentelle des Données
par le Client ou un tiers ayant accédé aux Services applicatifs au moyen des Identifiants remis au Client.
L’Editeur-Prestataire ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable de tout dommage en cas de
préjudice causé par une interruption ou une baisse de service de l’opérateur de télécommunications, du
fournisseur d’électricité ou en cas de force majeure.
La Partie constatant l’évènement devra sans délai informer l’autre partie de son impossibilité à exécuter sa
prestation. La suspension des obligations ou le retard ne pourra en aucun cas être une cause de
responsabilité pour non exécution de l’obligation en cause, ni induire le versement de dommages et intérêts ou
pénalités de retard.
ARTICLE 17. Assurances
L’Editeur-Prestataire a souscrit les assurances nécessaires afin de couvrir les risques liés à l’exercice de son
activité. Il s’engage à donner tout justificatif au Client, si celui-ci lui en fait la demande expresse.
ARTICLE 18. Résiliation
15
En cas de manquement par l’une des Parties à ses obligations contractuelles, le Contrat pourra être résilié de
plein droit par l’autre Partie 15 jours après l’envoi d’une lettre de mise en demeure adressée en recommandé
avec avis de réception restée sans effet. La mise en demeure indiquera la ou les défaillances constatées.
Dans l’hypothèse d’une résiliation, le Client cessera d’utiliser tous codes d’accès aux Solutions et aux Services
applicatifs. Les prestations de réversibilité seront mises en œuvre conformément à l’article 19.
En cas de résiliation, l’Editeur-Prestataire ne rembourse aucun paiement perçu au titre du contrat.
ARTICLE 19. Réversibilité
En cas de cessation de la relation contractuelle, quelle qu’en soit la cause, l’Editeur-Prestataire s’engage à
restituer ou détruire, au choix du client, gratuitement à la première demande de celui-ci formulée par lettre
recommandée avec accusé de réception et dans un délai de 15 jours à la date de réception de cette demande,
les données (descriptif de la base SQL disponible sur demande auprès du support ou sur ebp.com) lui
appartenant sous un format texte (lisible sans difficulté par un éditeur de texte). Cette demande de restitution
doit être faite dans les 90 jours maximum qui suivent la fin du contrat.
Le Client collaborera activement avec l’Editeur-Prestataire afin de faciliter la récupération des Données. A la
demande du Client, l’Editeur-Prestataire pourra effectuer des prestations d’assistance technique
complémentaires au Client et/ou au tiers désigné par lui, dans le cadre de la réversibilité. Ces prestations
d'assistance seront facturées au tarif de l’Editeur-Prestataire en vigueur au moment de la notification de la
réversibilité ou celui de son distributeur agréé.
ARTICLE 20. Non-sollicitation de personnel
Chacune des Parties renonce à engager ou à faire travailler, directement ou par personne interposée, tout
salarié de l'autre partie, sans accord exprès et préalable de cette dernière. Cette renonciation est valable
pendant toute la durée du Contrat et pendant les 12 mois qui suivront sa cessation. Dans le cas où l'une des
Parties ne respecterait pas cette obligation, elle s'engage à dédommager l'autre Partie en lui versant
immédiatement et sur simple demande, une somme forfaitaire égale à 6 fois la rémunération brute mensuelle
du salarié au moment de son départ.
ARTICLE 21. Confidentialité
Chacune des Parties s’oblige à (1) tenir confidentielles toutes les informations qu’elle recevra de l’autre Partie,
et notamment à (2) ne pas divulguer les informations confidentielles de l’autre Partie à un tiers quelconque,
autre que des employés ou agents ayant besoin de les connaître ; et (3) n’utiliser les informations
confidentielles de l’autre Partie qu’à l’effet d’exercer ses droits et de remplir ses obligations aux termes du
Contrat.
Les Parties s’engagent par ailleurs à faire respecter ces dispositions par leur personnel, et par tout préposé ou
tiers qui pourrait intervenir à quelque titre que ce soit dans le cadre du Contrat.
ARTICLE 22. Divers
La nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité de l'une ou quelconque des stipulations
du Contrat n'emporte pas nullité, la caducité, l'absence de force obligatoire ou l’inopposabilité des autres
stipulations, qui conserveront tous leurs effets. Cependant, les Parties pourront, d'un commun accord, convenir
de remplacer la ou les stipulations invalidées.
Le Contrat est soumis au droit français, à l'exclusion de toute autre législation.
Pour l'exécution des présentes ainsi que de leurs suites, les Parties font respectivement élection de domicile
en leurs sièges sociaux indiqués en tête des présentes. Toute modification du siège social ou de l'adresse de
l'une des Parties ne sera opposable à l'autre Partie que huit jours calendaires après lui avoir été dûment
notifiée.
En vue de trouver ensemble une solution à tout litige qui surviendrait dans l'exécution du Contrat, les Parties
conviennent de se réunir dans les 15 jours à compter de la réception d'une lettre recommandée avec demande
d'avis de réception notifiée par l'une des deux Parties. SI AU TERME D'UN NOUVEAU DELAI DE QUINZE
16
JOURS, LES PARTIES N'ARRIVAIENT PAS A SE METTRE D'ACCORD SUR UN COMPROMIS OU UNE
SOLUTION, LE LITIGE SERAIT ALORS SOUMIS AUX TRIBUNAUX COMPETENTS DE VERSAILLES
Version 3-5 : décembre 2014
F.
Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions
générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions
générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client
d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout
autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La
modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite
d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513
Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les
utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne
contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes
relations
contractuelles
sans
toutefois
intervenir
au
contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à
distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques
nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui
dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé
« Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des
logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes
les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées
uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le
cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant
souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci
de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF
comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le
serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur
distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui
a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état
« évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation
du
service
pour
le
client
sans
contrat
de
service
EBP
(mode
évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire
fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports
On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A
chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation.
Il peut créer :

un compte

une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes
destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :

avec une limite à 2 pages par document

avec une limite de 5 documents maxi par licence
17
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message
l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des
présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le
stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des
prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en
aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment,
en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client
déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas
la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible,
des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP
s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en
cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des
dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client,
ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données,
préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un
produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de
l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait
générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des
codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via
EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite
l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de
la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute
responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou
encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première
demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour
une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou
téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :

en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs

PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
18
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer
EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue
du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat
par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions
du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les
formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou
partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra
également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou
courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles
notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas
de violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 12120 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la
souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la
fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives
qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des
correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP
se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux
tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines.
Version 1 – Février 2012
G.
Conditions particulières de l'option « Facture sur Internet »
Article 1. Objet
Le présent document a pour objet de définir les conditions particulières de la délivrance des factures au moyen
de l'option « Facture sur Internet ». Celles-ci complètent les Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP.
Article 2. Description de l'option "Facture sur Internet"
L'option « Facture sur Internet » permet aux clients d’EBP de consulter leurs factures sur le site Internet
d’EBP. Il ne reçoit pas de factures « papier » par voie postale mais les reçoit par email (à l'adresse de son
choix). Le client accède aussi sur Internet via le « portail de service » au contenu de sa facture après s'être
authentifié grâce à son login / mot de passe
soit en cliquant sur le lien inséré dans l'email de notification, le renvoyant vers la rubrique «mon compte, mes
Factures» de son espace client
soit en se connectant sur le site Internet d’EBP rubrique «mon compte, mes Factures» de l'espace client.
Les factures des deux dernières années sont consultables sur le site Internet d’EBP dans la rubrique «Mon
compte, mes Factures» de l'espace client. Si le client souhaite conserver plus longtemps le fichier relatif à ses
factures, il lui appartient de procéder lui-même à son archivage sur le support de son choix.
Article 3. Souscription de l'option et accès aux données.
Le client ayant ouvert un compte (au moyen d’un login et d’un mot de passe) ou ayant enregistré au moins une
licence d’un logiciel EBP est présumé avoir souscrit par défaut à l'option « Facture sur Internet ». Le client
recevra les emails sur l'adresse email du contact principal. Le client s'engage à informer EBP de tout
changement d'adresse email par courrier ou par simple appel au service client d’EBP. Le client pourra résilier
l’option à tout moment conformément aux conditions de l’article 6 ci-dessous.
19
La « Facture sur Internet » peut être consultée, imprimée, téléchargée et enregistrée à condition que le client
dispose :
d'un ordinateur (PC ou Mac)
d'un navigateur Internet et d'une configuration adaptée à son navigateur
d’un logiciel permettant la lecture des fichiers PDF (Acrobat Reader , STDU Viewer, ...)
Article 4. Garanties d’EBP
EBP garantit la conformité des factures électroniques émises au regard des règles juridiques et fiscales
françaises en vigueur et en particulier aux articles 289-V et 289 bis du Code Général des Impôts. EBP
conserve la copie des factures émises pendant 10 ans et peut délivrer sur demande à l’Administration Fiscale
des duplicata papier des factures émises et si besoin authentifiées par une signature de la Direction d’EBP.
Article 5. Conditions financières
L'option Facture sur Internet est gratuite (hors coût de connexion à Internet).
Article 6. Résiliation
Le client peut résilier à tout moment l'option « Facture sur Internet » en envoyant une demande par courrier
postal à EBP-Informatique SA, ADV, BP 95 - 78513 Rambouillet. A compter de la résiliation de l'option Facture
sur Internet, le client recevra ces factures en format papier par courrier postal. Un email de confirmation sera
envoyé par EBP lorsque la demande de résiliation aura été prise en compte.
H.
Conditions particulières des solutions e-commerce :
Le nom de domaine est inclus par défaut dans l’offre globale e-commerce d’EBP. Le client peut néanmoins
choisir d’utiliser un nom de domaine qu’il possède déjà. Dans le cas inverse, EBP se charge d’acquérir le nom
de domaine, et le client peut s’il le souhaite le racheter à EBP pour un tarif de 100€. Dans ce cas,
l’administration du dit domaine sera intégralement à la charge du client.
I.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours
francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des
frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la
libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente
jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L
121-20-2):
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de
sept jours francs
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis.
J.
Conditions de vente aux revendeurs
Pour connaître les conditions de vente réservées aux revendeurs, contactez le service revendeurs.
Par téléphone: 01 34 94 80 35
Par e-mail: [email protected]
20
K.
Conditions particulières pour les règlements par prélèvements
Les clients qui optent pour un règlement par prélèvement bancaire seront informés par EBP, préalablement à
chaque émission du prélèvement à la norme SEPA, du montant du prélèvement, de sa date, de l’ICS d’EBP et
de la référence unique de mandat (RUM). Cette pré-notification sera faite par email ou courrier dans un délai
contractuel - et accepté par le client au titre des présentes CGV - de minimum 8 jours calendaires avant la
date du prélèvement.
21
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Paye PRO (OL Technology) et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il est mis à jour régulièrement.
Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis

Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
22
Table des matières
INSTALLATION ................................................................................................. 27
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 27
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 27
1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 27
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 28
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 29
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 29
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 29
4.2. Activation du logiciel .................................................................................... 29
4.3. Messages suite activation............................................................................ 30
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 31
6. ECRAN DE TRAVAIL ..................................................................................... 32
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 33
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION ................................................................ 33
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 33
2.1. Les options à remplir dès maintenant .......................................................... 33
2.2. Les autres options ....................................................................................... 33
2.3. La gestion des fenêtres ............................................................................... 34
3. COMMENT CREER UN SALARIE ?............................................................... 34
3.1. Comment créer un salarié manuellement ? ................................................. 34
Onglet Identité .................................................................................................... 34
Onglet Contrat .................................................................................................... 34
Onglet Paye ....................................................................................................... 34
Onglet CP / DIF / CPF / RTT .............................................................................. 34
Onglet Prévoyance / Assurance ......................................................................... 35
Onglet Règlement .............................................................................................. 35
Onglet Bulletins .................................................................................................. 35
Onglet Déclarations ............................................................................................ 35
3.2. Comment créer un salarié par l’assistant ? .................................................. 35
4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?............................................. 35
4.1. Comment créer une constante ? ................................................................. 35
4.2. Comment créer une variable ?.................................................................... 36
4.3. Comment créer une rubrique ? .................................................................... 36
4.4. Comment créer une table de calcul ? ......................................................... 36
23
4.5. Comment créer une nature de rubrique ? .................................................... 37
4.6. Comment créer une fonction ?..................................................................... 37
4.7. Comment créer un cumul ? ......................................................................... 37
4.8. Comment créer une grille de variables ?...................................................... 38
4.9. Comment créer une grille de cumuls ? ........................................................ 38
5. COMMENT CREER UN BULLETIN ?............................................................. 39
6. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ? .......................................................... 39
6.1. Les actions du bulletin ................................................................................. 39
6.2. Les informations modifiables du bulletin ...................................................... 39
6.3. Le volet de navigation.................................................................................. 40
7. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE ............................................ 40
8. COMMENT SAISIR UN ARRET DE TRAVAIL ? ............................................. 41
9. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ? ................................... 42
9.1. Comment saisir dans un bulletin ? ............................................................... 42
9.2. Comment saisir sur un salarié ? .................................................................. 42
10. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ? ...................... 42
11. COMMENT GERER LE CPF ? ..................................................................... 43
12. COMMENT GERER LE RTT ? ..................................................................... 43
13. COMMENT GERER LES ACOMPTES ? ...................................................... 44
13.1. Saisie simple ............................................................................................. 44
13.2. Saisie en fiche ........................................................................................... 44
14. COMMENT GERER UN PRET ? .................................................................. 44
15. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ? ........................... 45
16. COMMENT FAIRE UNE DUCS ? ................................................................. 45
17. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ? ................................................... 46
17.1. Comment Dévalider les bulletins ?............................................................. 46
18. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ? ................................................ 46
19. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?.................................. 47
19.1. Historique des transferts comptables ......................................................... 47
20. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? .................................................. 47
21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? .......................................... 48
22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ............... 48
24
23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
........................................................................................................................... 49
23.1. Les groupes d’utilisateurs .......................................................................... 49
23.2. Les utilisateurs .......................................................................................... 49
23.3. Les droits utilisateurs ................................................................................. 50
LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 51
1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE ......................................................... 51
1.1. Message de mise à jour du paramétrage ..................................................... 51
1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage ....................................................... 51
2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES............................................ 52
2.1. Fenêtre de Bienvenue ................................................................................. 52
2.2. Filtres .......................................................................................................... 52
2.3. Mises à jour ................................................................................................. 52
2.4. Contrôle et modification ............................................................................... 52
2.5. Résumé des paramètres ............................................................................. 53
2.6. Traitements de la mise à jour....................................................................... 53
3. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 53
4. L’OPEN GUIDE .............................................................................................. 53
5. LA GESTION DES FAVORIS ......................................................................... 54
6. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?...................................................... 54
7. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT............................................. 55
8. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES ..................................... 55
9. L’HISTORISATION ......................................................................................... 56
10. LES VIREMENTS ......................................................................................... 56
11. REPORTS ON LINE ..................................................................................... 57
11.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................. 57
11.2. Principe ..................................................................................................... 57
11.3. La mise en place des publications ............................................................. 57
11.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié ................................. 58
11.5. La consultation de votre espace de publication .......................................... 58
11.6. L’administration de votre espace de publication ......................................... 59
12. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT........................ 59
13. L’IMPORT DE SALARIES ............................................................................ 60
13.1. Comment importer des salariés de EBP paye ?......................................... 60
13.2. Comment importer des salariés depuis un fichier DADS-U ? ..................... 60
13.3. Comment importer des salariés depuis un fichier d’un autre format ? ........ 60
25
14. LA DADS-U .................................................................................................. 60
15. LA GESTION DES FINS DE CONTRATS / STC .......................................... 61
16. LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE (DSN) ..................................... 61
26
Avant de commencer
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)

Exposez votre problème par e-mail
[email protected]
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel pour les
versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes (1) est la suivante :

Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur

Mémoire : 3 Go

Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits

Espace disque libre : 3 Go
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur
P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ).
Contactez notre réseau de revendeurs.
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64
bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits) et Windows 8 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows XP, Vista, Windows 7 et Windows 8 sont des logiciels Microsoft dont vous devez
faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
27
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP Paye PRO (OL Technology).
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous
devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du
module » 7.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
11.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
28
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP « Nom du module ».
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pendant 40 jours, le logiciel est en version limitée en nombre de données : 3
mois de paye, pas de clôture annuelle, et les impressions porteront la mention
"Démonstration"…
Au delà, vous devrez saisir votre code d'activation pour utiliser le logiciel.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble de ses
fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser
avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Activation du logiciel
Vous avez plusieurs possibilités pour activer le logiciel :
-Activer par Internet :
Activation automatique par Internet via un assistant. Vous devez avoir en votre possession
votre n° de licence et Clé web fournis par EBP.
-Activer Manuellement :
La procédure d’activation est à effectuer via le logiciel. Vous devez avoir préalablement
communiqué votre clé PC par courrier, téléphone ou email à cotre conseiller EBP.
4.2.1. Activation par internet
Suite au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel. La page d’activation s’ouvre, cliquez sur l'option "Activer par internet".
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se
réalisera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Muni de
votre n° de licence et Clé web, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.2.2. Activation manuelle
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre, cliquez sur l’option « Activer Manuellement ».
29
Vous avez alors accès aux zones suivantes :
-La Clé PC
Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel.
-Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules).
-Le numéro de licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à
la boîte du logiciel.
-La clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous
permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour
de votre logiciel.
-Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ».
4.3. Messages suite activation
Suite à l’activation, un message vous avertit du résultat de l’activation.
Si vous n’avez pas saisi de n° de licence ni de clé web.
Ces informations ne sont pas obligatoires, vous pouvez continuer l'activation ou les renseigner.
Toutefois si vous ne les renseignez pas, vous ne pourrez pas réaliser certains traitements car
ils sont liés à ces champs (Déclarer vos déclarations DADS-U, Reports On Line (ROL),
Sauvegarde en ligne…).
Si le code d’activation a été correctement saisi, un message de Félicitation vous indique :
-La version du logiciel correspondant à ce code,
-Le nombre de postes,
-Le nombre de dossiers,
-Le lot de fonctions limitées dans le temps (SDK) : Ces fonctionnalités correspondent à la
possibilité de réaliser des traitements sur les données de votre dossier par ligne de commande
sans ouvrir le logiciel (comme des imports, impressions …).
-Le/les module/s disponibles,
-La date d’expiration du lot de fonctions limitées dans le temps. Cette date est liée à votre
contrat de service. Lorsque vous n’avez plus de contrat de service et que vous exécutez une
ligne de commande, un message vous avertit que votre activation ne vous permet pas/plus
d’avoir accès à la fonction (Cette fonction est aussi appelée SDK).Si vous êtes dans ce cas,
nous vous conseillons de contacter votre revendeur ou le Service Clients EBP au 01 34 94 80
20.
A la validation du message de félicitation, vous pouvez créer ou ouvrir votre dossier.
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect.
Il contient également le nombre de jours restant pour évaluer logiciel ainsi que les informations
pour obtenir un code valide.
30
Comment créer mon dossier ?
Vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel.
A tout moment, vous pouvez vérifier les éléments concernant l'activation de votre logiciel en
passant par le menu ? - A propos.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou
activez le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société, les informations administratives, les paramètres de l’exercice social, les informations
de paye et de congés payés. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
31
6. ECRAN DE TRAVAIL
Partie contextuelle de la barre de navigation
La barre de navigation
Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants
La barre de statut affiche le nom de la base ouverte.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768.
32
Ouverture de l’application
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données,
et en vous guidant dans la réalisation d’un salarié, d’un bulletin, dans un transfert comptable,
dans la création d’un document administratif, dans les différentes clôtures.
1. OUVERTURE DE L’APPLICATION
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
2. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des
Options/Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
2.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :



Préférences utilisateurs : Permet de définir les règles d’impressions, les contrôles
de la fiche salarié, les avertissements au calcul du bulletin, les contrôles à la saisie
des absences…..
Options comptables : Permet de définir les paramétrages par défaut sur les
comptes, le formatage des comptes…
Préférences de transfert : Permet de définir la syntaxe des libellés pour le
transfert comptable.
2.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de
protéger l’ouverture de votre dossier.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
33
2.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
3. COMMENT CREER UN SALARIE ?
3.1. Comment créer un salarié manuellement ?
Pour créer un Salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés Salariés. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez renseigner obligatoirement la civilité, le
nom, le prénom, la date d’entrée dans l’entreprise et la date d’entrée dans le contrat.
Onglet Identité
Dans l’onglet Identité, vous devez renseigner les informations liées à l’état civil, la situation
familiale et aux coordonnées de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les
impressions et les déclarations.
Onglet Contrat
Dans l’onglet Contrat, vous devez renseigner les informations liées à l’entrée, à l’emploi et
éventuellement à la sortie de votre salarié. Ce paramétrage est important pour les impressions
et les déclarations.
Onglet Paye
Dans l’onglet Paye, vous devez renseigner les informations liées au salaire, au régime de
retraite, au classement conventionnel, aux tranches de cotisations et aux exonérations
URSSAF. Ce paramétrage est important pour la préparation des bulletins et les déclarations.
Onglet CP / DIF / CPF / RTT
Dans l’onglet CP / DIF / CPF / RTT, vous devez renseigner les informations liées aux congés
payés, au DIF, au CPF, au RTT et au planning du salarié. Ce paramétrage est important pour
le décompte et le calcul des absences.
Onglet Absences / CP
Vous pouvez renseigner ici les absences du salarié. En sélectionnant une période d’absence,
vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le nombre d’heures retenu pour le calcul de
l’absence par jour et par rapport au planning du salarié ainsi que la date de validité. Vous
34
Comment créer un élément de paye ?
pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs surchargées seront celles prises en
compte pour le calcul du bulletin.
Onglet Prévoyance / Assurance
Dans l’onglet Prévoyance / Assurance, vous devez affecter les salariés aux différents
contrats de prévoyance et/ou d’assurance. Ce paramétrage est important pour déclarer les
informations dans votre fichier N4DS ou DSN.
Onglet Règlement
Dans l’onglet Règlement, vous devez renseigner les informations liées aux paiements des
salaires et des acomptes.
Onglet Bulletins
Dans l’onglet Bulletins, vous pouvez visualiser les bulletins réalisés et les changements
survenus sur le salarié. Vous pouvez également imprimer un duplicata de bulletin.
Onglet Déclarations
Dans l’onglet Déclarations, vous devez renseigner les informations liées à Pôle emploi, au
lieu de travail différent de l’établissement, aux élections prud’homales, aux salariés étrangers,
aux options DADS-U.
Onglet Analytique
Dans l’onglet Analytique, vous pouvez affecter une grille analytique au salarié et la
personnaliser.
3.2. Comment créer un salarié par l’assistant ?
Pour créer un Salarié avec l’assistant, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu
Salariés - Salariés. Ensuite, utilisez le menu Assistant de création d’un salarié disponible
dans le volet des tâches.
Vous accédez à l’assistant de création de salarié qui vous permet de renseigner les champs et
lancer la création.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité une fiche salarié.
4. COMMENT CREER UN ELEMENT DE PAYE ?
4.1. Comment créer une constante ?
Il existe 2 types de constantes. Les constantes de type « Taux » et les constantes de
type « Plafonds et smic ».
Pour créer une constante, vous devez accéder à la liste des constantes par le menu
Paramètres de paye – Constantes – Taux ou Plafonds et Smic.
35
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type
d’activité.
Dans l’onglet valeurs, vous devez renseigner une période et une valeur si c’est une constante
de type Valeur ou une période et un taux patronal et/ou salarial si c’est une constante de type
Taux.
4.2. Comment créer une variable ?
Il existe 2 types de variables. Les variables de type « A saisir » et les variables de
type « Formules ».
Pour créer une variable, vous devez accéder à la liste des variables par le menu Paramètres
de paye – Variables – Variables à saisir ou Variables formules.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le type, le thème, le code, la description et le type
d’activité.
L’option Report mensuel n’est accessible que pour les variables de type « A saisir ».
L’onglet Formule, n’est accessible que pour les variables de type « Formule ». Vous devez y
renseigner la formule voulue.
4.3. Comment créer une rubrique ?
Il existe plusieurs types de rubriques :

Les rubriques de brut,

Les rubriques de cotisation,

Les rubriques de net,

Les rubriques de commentaire,

Les rubriques intermédiaires.
Pour créer une rubrique, vous devez accéder à la liste des rubriques par le menu Paramètres
de paye – Rubriques + le type de rubrique désiré.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, le thème, la description, le sous-type, le
compte de charge, le type d’activité et éventuellement une validité et un type d’absence (si
c’est une rubrique d’absence).
L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner la formule, les propriétés de la rubrique et
éventuellement la nature de rubrique.
L’onglet Cumuls définit tous les cumuls qui seront impactés par le calcul de cette rubrique.
4.4. Comment créer une table de calcul ?
Les tables de calcul permettent de créer un tableau de données à une ou deux entrées. Cette
table est ensuite utilisable dans vos éléments de paye (fonctions, rubriques…)
Pour créer une table de calcul, vous devez accéder à la liste des tables de calcul par le menu
Paramètres de paye – Tables de calcul.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez sélectionner le code, la description, et le type d’activité.
L’onglet Paramétrage, vous permet de renseigner une ou 2 dimensions.
36
Comment créer un élément de paye ?
Les dimensions permettent de renseigner les intervalles. Il convient d’indiquer le type de la
dimension, 3 choix possibles :

Index : à une valeur correspond une autre valeur,

Intervalle : à un intervalle correspond une valeur,

Intervalle progressif : les valeurs de chaque intervalle se cumulent.
4.5. Comment créer une nature de rubrique ?
Pour créer une nature de rubrique, vous devez accéder à la liste des natures par le menu
Paramètres de paye – Natures de rubriques.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code et la description.
L’onglet Paramètres permet de renseigner les sous natures et les méthodes d’alimentations.
Les natures de rubriques permettent de créer automatiquement des cumuls d’après les sous
natures ainsi qu’un cumul global généré d’après la nature de rubrique.
Vous retrouvez ces cumuls dans la liste des cumuls avec la syntaxe :

SCAT_Nom de la sous nature (dans les cumuls alimentés)

CAT_Code de nature (dans les cumuls formules)
4.6. Comment créer une fonction ?
Les fonctions ont pour objectif de simplifier la rédaction des formules dans les rubriques et
d'éviter de répéter certains éléments communs à plusieurs rubriques. La mise à jour d'une
fonction permet ainsi de diffuser l'information à toutes les rubriques qui font appel à une même
fonction.
Pour créer une fonction, vous devez accéder à la liste des fonctions par le menu Paramètres
de paye – Fonctions.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code, la description, le type de retour, la portée et le
type d’activité.
L’onglet Formule vous permet de saisir la formule voulue.
Lorsqu'une fonction est commune à plusieurs rubriques, mais que les opérandes de la formule
font appel à des valeurs différentes, il est possible de créer des paramètres. Il faut, pour cela,
saisir une formule de calcul avec des paramètres, qui seront par la suite remplacés par les
valeurs appropriées dans les rubriques faisant appel à cette fonction.
4.7. Comment créer un cumul ?
Il existe 2 types de cumuls. Les cumuls de type « Alimentés » et les cumuls de
type « Formules ».
Pour créer un cumul, vous devez accéder à la liste des cumuls par le menu Paramètres de
paye – Cumuls – Cumuls alimentés ou Cumuls formules.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Dans l’entête, vous devez renseigner le code, le thème et la description.
L’option Type formule permet d’alimenter un cumul par une formule de son choix. Si vous
cochez cette option un onglet Formule apparaît.
37
Si cette option n’est pas cochée, l’onglet Formule est remplacé par l’onglet Méthode
d’alimentation par défaut. Cet onglet permet de sélectionner les éléments qui vont alimenter
le cumul.

Alimenté par : permet de sélectionner le type de rubrique qui va alimenter le
cumul. Plusieurs choix sont possibles,

Augmenter/Diminuer : permet de choisir si la rubrique va augmenter ou diminuer
le cumul,

Méthode d’alimentation : permet de sélectionner la partie de la rubrique qui va
alimenter le cumul (exemple : la base de la ligne ou le montant…),

Formule : permet de saisir la formule qui va alimenter le cumul,

Alimenté par défaut : permet que le cumul soit automatiquement présent dans les
cumuls alimenteurs pour les rubriques du type sélectionné,

Afficher comme propriété : permet que le cumul soit sous la forme d’une case à
cocher pour le type de rubrique sélectionné.

Libellé de propriété : permet d’indiquer le nom de la propriété à afficher dans les
rubriques.
L’option Cumul de taux permet de choisir que lorsque le cumul fait appel à un cumul de taux,
l’arrondi se fait à 3 décimales au lieu de 2.
4.8. Comment créer une grille de variables ?
Pour créer une grille de variables, vous devez accéder à la liste des grilles de saisie par le
menu Paramètres de paye – Variables – Grilles de saisie mais également à partir des
tâches de la liste des variables.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Les grilles de variables servent à filtrer sur les variables les plus couramment utilisées.
Vous pouvez créer autant de grilles de variables que vous le souhaitez. Par exemple, une grille
de saisie pour le service administratif, une autre pour le service commercial…
Les grilles de variables servent pour la grille de saisie de variables en masse ou bien encore
pour des impressions telles que la fiche individuelle ou l’état des variables.
4.9. Comment créer une grille de cumuls ?
Pour créer une grille de cumuls, vous devez accéder à la liste des grilles de cumuls par le
menu Paramètres de paye – Cumuls – Grilles de cumuls mais également à partir des
tâches de la liste des cumuls.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Les grilles de cumuls servent à filtrer sur les cumuls les plus couramment utilisés.
Vous pouvez créer autant de grilles de cumuls que vous le souhaitez.
Les grilles de cumuls servent à l’impression du journal de paye.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs et les lignes peut se
faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les
flèches directionnelles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa
totalité chaque fiche.
38
Comment créer un bulletin ?
5. COMMENT CREER UN BULLETIN ?
Pour créer un bulletin, vous avez plusieurs possibilités.
1/ A partir de la liste des salariés par le menu Salariés – Salariés. Sélectionnez le ou les
salariés et utilisez une des tâches suivantes :
Préparer bulletin / profil: les lignes du bulletin seront celles indiquées à l’identique
dans le profil du salarié,
Préparer bulletin / précédent : les lignes du bulletin seront les mêmes que celles
du bulletin précédent,
Préparer bulletin vide : le bulletin sera vide.
Quand vous lancez la préparation d’un ou plusieurs bulletins, ils ne s’ouvriront pas
automatiquement. Pour consulter ou modifier les bulletins préparés, vous devez accéder à la
liste des bulletins par le menu Bulletins – Bulletins.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran d’option.
6. COMMENT UTILISER LE BULLETIN ?
Le bulletin est constitué d’un écran principal avec les différentes lignes du bulletin et d’un volet
de navigation.
6.1. Les actions du bulletin




Paye à l’envers : cette action permet de retrouver les éléments du brut en partant
des éléments du net.
Voir salarié : cette action permet d’accéder directement à la fiche du salarié.
Créer profil : cette action permet de créer un profil à partir d’un bulletin.
Voir duplicata : cette action permet de visualiser le duplicata du bulletin. Le
duplicata se génère lors d’un aperçu ou d’une l’impression.
Remarque
Pour gérer les duplicatas de bulletin, il faut que l’option « Gérer les duplicatas en impression
de bulletin » soit cochée. (Préférences utilisateurs).


Complément de ligne : permet de visualiser des commentaires de lignes tels que
les dates de congés payés pris, les dates d’absences….
Expliquer : permet de comprendre le calcul d’une ligne de bulletin.
6.2. Les informations modifiables du bulletin


La période de paye : ce champ vous permet d’indiquer la période sur laquelle le
bulletin doit être fait. Vous ne pouvez pas sélectionner une période supérieure à
M+1.
La date de paiement : ce champ permet d’indiquer la date de paiement du salaire.
39




Moyen de paiement : permet d’indiquer le mode de règlement servant au
paiement du salaire. Par défaut, le moyen de paiement indiqué est celui de la fiche
salarié.
Statut de bulletin : ce champ indique si le bulletin est en état brouillon (donc
modifiable) ou validé (donc non modifiable)
Type de régularisation : ce champ indique le type de régularisation à appliquer
sur les tranches de cotisations. Plusieurs choix possibles : aucune, progressive,
trimestrielle ou annuelle. Nous vous conseillons fortement de laisser progressive.
Par défaut, le type de régularisation est paramétré dans la fiche établissement.
Remise à zéro des compteurs : cette option permet de neutraliser le compteur
des congés payés à partir du bulletin suivant. Cette option est notamment utilisée
lors d’un bulletin complémentaire.
6.3. Le volet de navigation
Le volet de navigation est constitué de plusieurs parties :

Saisie des variables : permet de saisir les valeurs de variables, telles que les
heures supplémentaires, les primes…, du bulletin en cours.

Congés payés - RTT / Absences : permet de saisir les périodes de congés et
d’absences à prendre en compte pour le calcul du bulletin en cours

Formation (DIF et CPF) : permet de saisir les absences pour formation.

Rubriques disponibles : permet d’ajouter des rubriques supplémentaires dans le
bulletin.

Cumuls : permet de visualiser les valeurs de cumuls.

Tranches : permet de visualiser la valeur des tranches par régime.

Explications des lignes : permet d’avoir le détail du calcul de la rubrique
sélectionnée.
Remarque
Lorsque vous avez terminé votre bulletin, vous pouvez le valider afin qu’il ne soit plus
modifiable. Si toutefois vous constatez des erreurs sur le bulletin, vous avez la possibilité
d’effectuer une dévalidation de bulletin (voir partie dévalidation d’un bulletin).
7. L’INTERROGATION DES DONNEES DE PAYE
Cet outil, disponible à partir du menu Bulletins, permet d’interroger toutes les valeurs de paye
d’un exercice, d’un mois bien précis, d’une période bien précise, à cheval sur plusieurs
exercices ou bien encore sur des exercices antérieurs.
Vous avez la possibilité d’affiner la liste des salariés à l’aide de filtres.
Pour interroger un élément saisissez votre formule dans le cadre « Formules ».
Vous pouvez interroger plusieurs éléments de paye en même temps.
Afin de vous aider à mieux comprendre la syntaxe des formules, voici quelques exemples :
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de janvier à mars :
Saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar]
40
Comment saisir un arrêt de travail ?
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées depuis le début de
l’année :
Saisissez : $HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur l'exercice social N-1 :
Saisissez : $HEUREEL[ExSocial,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur le mois en cours :
Saisissez : HEUREEL
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées sur des mois glissants de
juin N-1 à février N (vous êtes en période de paye mars) :
Saisissez : $HEUREEL[-9,-1]
Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées de l'exercice hors bulletin
en cours :
Saisissez : crhb(HEUREEL)
Une fois votre formule saisie, cliquez sur le bouton Interroger. Le résultat de votre formule
s’affiche alors dans la partie Résultats.
Si vous souhaitez imprimer le résultat, utilisez le bouton Imprimer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
8. COMMENT SAISIR UN ARRET DE TRAVAIL ?
Pour créer une fiche arrêt de travail, vous devez accéder à la liste des arrêts de travail par le
menu Salariés – Saisie des congés et absences – Arrêts de travail.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Pour compléter la fiche arrêt de travail, utilisez le document complété par le praticien.
La cadre indemnisation permet de renseigner, au fur et à mesure, les indemnités perçues par
la sécurité sociale. Grâce à la validité vous aurez la possibilité de définir la date de prise en
compte pour le calcul du bulletin, pour cela positionnez au bas de votre bulletin la rubrique de
net «GINDSSNETTE ».
Lorsque la fiche arrêt de travail est complètement terminée, vous pouvez alors la passer en
état « Terminé » soit directement par la fiche arrêt de travail, soit par le volet des tâches de la
liste des arrêts de travail.
41
9. COMMENT SAISIR DES CONGES ET ABSENCES ?
9.1. Comment saisir dans un bulletin ?
Pour saisir dans un bulletin, vous devez accéder à la saisie des congés payés et absences, à
partir du volet de navigation.
Ensuite, renseignez les dates, le type d’absence et la validité.
N’oubliez pas de faire le bouton Ajouter.
9.2. Comment saisir sur un salarié ?
Pour saisir sur un salarié, vous devez accéder à la liste des salariés par le menu Salariés puis
ouvrir le salarié concerné.
Dans l’onglet Absences / CP renseignez éventuellement l’exercice concerné, le type
d’absence puis indiquez les dates en sélectionnant les jours dans le calendrier. N’oubliez pas
de faire le bouton Poser ou la barre Espace pour valider votre sélection.
En sélectionnant une période d’absence, vous verrez affiché, dans la partie Compteurs, le
nombre d’heures retenu pour le calcul de l’absence par jour et par rapport au planning du
salarié ainsi que la date de validité. Vous pouvez toutefois surcharger ces valeurs. Les valeurs
surchargées seront celles prises en compte pour le calcul du bulletin.
Remarque
La validité est très importante pour la prise en compte dans le calcul du bulletin.
Par exemple, vous avez des congés en mars mais vous souhaitez les valoriser en avril, pour
cela modifiez la date de validité en mettant une date comprise sur le bulletin d’avril et
automatiquement lors du calcul de votre bulletin, les congés de mars seront calculés
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
10. COMMENT REALISER UN DOCUMENT ADMINISTRATIF ?
Pour créer un document administratif, vous devez accéder à la liste des modèles de
documents administratifs. Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif.
Choix du modèle :
Vous disposez d’un large choix de modèles classés par thème :

Congés,

Embauche CDD,

Embauche CDI,

Droit Individuel à la Formation,

Fin de contrat / STC

Note de service

Portabilité de la prévoyance et/ou frais de santé,

Sanctions,

Sortie salarié,

Autres documents.
42
Comment gérer le CPF ?
Sélectionnez parmi la liste des modèles, celui dont vous avez besoin pour réaliser votre
document.
En fonction du modèle choisi, un champ supplémentaire, Bulletin ou Salarié, sera à renseigner.
Pour lancer la création du document, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
A la fin du traitement, le nouveau document s’ouvre automatiquement.
Une fois ouvert, vous pouvez le modifier à votre gré puis l’imprimer.
Remarque
Tous les documents sont conservés. Si vous souhaitez les modifier ou bien encore les
réimprimer vous le pouvez à partir de la liste des documents administratifs.
Vous avez la possibilité de créer vos propres modèles de documents. Pour cela, accédez à la
liste des modèles de documents administratifs, ensuite utilisez la tâche Nouveau modèle de
document administratif.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
11. COMMENT GERER LE CPF ?
EBP paye Pro (OL Technology) vous offre la possibilité de gérer le compte personnel de
formation (CPF).
Pour mettre en place la gestion du CPF, vous devez activer l’option « Gestion du DIF ou
CPF » présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / CPF / RTT », et éventuellement
modifier les options relatives à cette gestion du CPF en fonction de votre établissement (mois
de clôture, gestion des arrondis...)
Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du CPF sera
automatiquement activée.
Pour les salariés créés avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la
gestion du CPF sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / CPF / RTT » et éventuellement modifier
les options relatives à cette gestion du CPF.
L’acquisition se fait à chaque bulletin. Depuis le bulletin est consultable le solde CPF.
Une fiche formation a été mise en place. Elle permet notamment d’y indiquer la date de début
et de fin, ainsi que le nombre d’heures de formation. Pour créer une fiche formation vous
devez accéder au menu Salarié – Saisie des congés et absences – Formations DIF ou
CPF.
Un état récapitulatif du DIF est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu
Salariés – Impressions – Récapitulatif DIF et CPF.
12. COMMENT GERER LE RTT ?
EBP paye PRO (OL Technology) vous offre la possibilité de gérer la Réduction du Temps de
Travail (RTT).
43
Pour mettre en place la gestion du RTT, vous devez activer l’option « Gestion des RTT »
présente sur la fiche établissement, onglet « DIF / RTT » , et éventuellement modifier les
options relatives à cette gestion du RTT, en fonction de votre établissement (mois de clôture,
nombre d’heures par mois)
Une fois l’option cochée, pour les nouveaux salariés uniquement, la gestion du RTT sera
automatiquement activée.
Pour les salariés crées avant que l’option ait été activée, il convient d’activer manuellement la
gestion du RTT sur la fiche salarié, onglet « CP / DIF / RTT » et éventuellement modifier les
options relatives à cette gestion du RTT.
L’acquisition se fait à chaque bulletin. Le solde RTT est consultable depuis le bulletin.
La saisie d’une absence pour RTT se fait comme n’importe quelle autre absence (voir
paragraphe comment saisir une absence).
Un état récapitulatif du RTT est mis à votre disposition. Pour l’imprimer, accédez au menu
Salariés – Impressions – Récapitulatif RTT.
13. COMMENT GERER LES ACOMPTES ?
Pour saisir des acomptes, vous disposez de plusieurs possibilités.
13.1. Saisie simple
La saisie simple consiste à passer par la saisie de la variable ACOMPTE.
Attention, ce mode de saisie ne permet pas le transfert des écritures comptables d’acomptes
en comptabilité.
13.2. Saisie en fiche
Pour saisir une fiche acompte, vous devez accéder au menu Salariés – Acomptes.
La saisie en fiche permet notamment d’indiquer la date de versement, le montant, le moyen de
paiement, la banque concernée….
Ce mode de saisie à l’avantage de permettre au gestionnaire de paye de saisir au fur et à
mesure qu’il verse des acomptes à ses salariés, sans pour autant préparer son bulletin. Ce
mode permet également de faire le transfert des écritures comptables d’acomptes au jour le
jour.
Lors de la préparation des bulletins les montants d’acomptes saisis par le biais d’une fiche
seront automatiquement comptabilisés dans les bulletins (Pour cela, il faut que la rubrique
RACOMPTE soit présente).
14. COMMENT GERER UN PRET ?
EBP paye PRO (OL Technology) vous donne accès à la gestion des prêts.
Pour mettre en place un remboursement de prêt accordé au salarié, il faut au préalable créer
une fiche prêt. Vous devez accéder au menu Salariés – Prêts. Cette fiche sert notamment à
indiquer le montant du prêt alloué, et à définir les échéances de remboursement.
44
Comment créer une attestation de salaire ?
Lors du calcul du bulletin, le montant des échéances sera automatiquement repris (Pour cela, il
faut que la rubrique RPRET soit présente dans le bulletin).
Une impression est mise à disposition par le menu Salariés – Impressions – Prêt. Elle
permet d’imprimer la liste de tous les prêts octroyés.
15. COMMENT CREER UNE ATTESTATION DE SALAIRE ?
Pour créer une attestation de salaire, vous devez accéder à la liste des modèles de documents
administratifs par le menu Salariés – Administratif – Modèles de documents
administratifs.
Ensuite, utilisez la tâche Créer un document administratif.
La création d’une attestation passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer
et reculer dans l’assistant de création d’une lettre ou d’un contrat.
Parmi la liste des modèles proposés, sélectionnez le modèle d’attestation souhaité puis
sélectionnez le salarié concerné. Passez à l’étape en cliquant sur le bouton Suivant.
Complétez les différents champs puis cliquez sur le bouton Lancer. L’attestation se crée et
s’ouvre. L’attestation est totalement modifiable.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
16. COMMENT FAIRE UNE DUCS ?
EBP paye PRO (OL Technology) vous offre la possibilité d’effectuer une DUCS à destination
des URSSAF et des caisses de Retraite / Prévoyance.
Pour effectuer une DUCS, accédez au menu Déclarations – DUCS – Toutes les DUCS.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Vous accédez à l’assistant de préparation DUCS. Vous devez sélectionner :

Le type de DUCS,

Le ou les établissements,

La période de la déclaration,

Le ou les organismes,

Le mode de paiement.
Après avoir renseigné ces informations, vous devez cliquer sur le bouton Préparer. Vous
aurez la possibilité soit de générer un fichier EDI, soit d’imprimer un état préparatoire de la
DUCS.
Si vous faîtes le choix de générer un fichier EDI, un éditeur s’ouvre et présente les données du
fichier.
45
Vous avez alors la possibilité de contrôler et modifier les données si nécessaire. Puis une fois
le fichier vérifié et/ou corrigé vous pourrez l’envoyer à votre organisme en cliquant sur le
bouton Déclarer le fichier DUCS EDI.
Si vous faîtes le choix d’imprimer un état préparatoire vous devez cocher l’option Faire une
déclaration papier et imprimer par le menu Fichier – Imprimer.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant DUCS pour obtenir des précisions sur les paramètres et options
disponibles.
17. COMMENT VALIDER DES BULLETINS ?
Vous pouvez valider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :


De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins /
Bulletins, sélectionnez les bulletins à valider. Dans la barre de tâches, cliquez sur
Valider.
Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à valider. Dans la barre des tâches,
cliquez sur Valider.
La colonne statut prend alors comme valeur « Validé » au lieu de brouillon.
17.1. Comment Dévalider les bulletins ?
La dévalidation ne s’effectue que sur les bulletins de la période de paye en cours.
Vous pouvez dévalider les bulletins de façon globale ou bulletin par bulletin :


De façon globale : Accédez à la liste des bulletins par le menu Bulletins /
Bulletins, sélectionnez les bulletins à dévalider. Dans la barre de tâches, cliquez
sur Dévalider.
Bulletin par bulletin : Sélectionnez le bulletin à dévalider. Dans la barre des tâches,
cliquez sur Dévalider.
La colonne statut prend alors comme valeur « Brouillon » au lieu de « Validé ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
18. COMMENT PASSER AU MOIS SUIVANT ?
Pour clôturer vos mois de paye, vous devez accéder au menu Opérations / Clôture / Clôture
périodique.
La clôture mensuelle permet de passer à la période de paye suivante. Les bulletins doivent
être validés. Si les bulletins ne sont pas validés, ils le seront automatiquement lors de la
clôture périodique.
46
Comment faire un transfert comptable ?
Tous les bulletins et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que
l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
19. COMMENT FAIRE UN TRANSFERT COMPTABLE ?
Pour effectuer un transfert comptable, vous devez accéder à l’assistant de transfert par le
menu Opérations – Transfert en comptabilité.
Afin d’affiner les critères du transfert, vous disposez de plusieurs filtres :
Filtre sur l’exercice : permet de sélectionner le ou les exercices des écritures
comptables à transférer,
Filtre sur la période de paye : permet de sélectionner la période de paye des
écritures comptables à transférer,
Filtre sur les données à comptabiliser : permet de choisir le type des écritures à
transférer : de salaires, de règlements, d’acomptes ou de provisions de congés
payés mensuelles, ainsi que le statut des bulletins à prendre en compte : validés
ou non validés.
Vous pouvez afficher une simulation du transfert comptable avant de le transférer dans votre
comptabilité, pour cela sélectionnez vos filtres (exercice, période de paye, données à
comptabiliser) puis cliquez sur le bouton Prévisualiser.
19.1. Historique des transferts comptables
Pour visualiser l’historique de vos transferts comptables, vous devez accéder au menu
Opérations – Transfert en comptabilité – Historique des transferts comptables
La liste référence le numéro de lot, l’établissement, la date et l’heure du transfert.
20. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
Lorsque vous êtes sur le dernier mois de votre exercice de paye, vous devez réaliser une
clôture annuelle. La clôture annuelle est une opération qui vise à rendre intangibles les
éléments de paye de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Opérations / Clôture / Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à vérifier par le logiciel le respect de certaines
conditions (validation des bulletins, création de l’exercice social suivant…).
Une fois l’opération terminée, l’exercice social suivant s’ouvre automatiquement.
47
Remarque
Nous vous conseillons de réaliser une sauvegarde de votre dossier avant chaque clôture (voir
partie Comment sauvegarder mon dossier ?
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur
au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur
des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Remarque
A chaque fermeture du logiciel, une sauvegarde vous sera proposée.
22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ?
Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres –
Société – Synchronisation.
A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d’autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles.
Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
Supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
48
Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ?
23. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
La version Ligne PRO vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis
le menu Paramètres - Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
23.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs,
reportez vous à l’aide en ligne (F1).
23.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la
paye en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ».
Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés
sous réserve d’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base.
49
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à
l’aide en ligne (F1).
23.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Exécution
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
50
La mise à jour du paramétrage
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Paye PRO (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LA MISE A JOUR DU PARAMETRAGE
La mise à jour du paramétrage est disponible automatiquement à l’ouverture du dossier ou à
partir du menu Outils – Assistance de Paye – Mettre à jour le paramétrage.
1.1. Message de mise à jour du paramétrage
Dès lors qu’une mise à jour de paramétrage est disponible, une fenêtre s’ouvre, 3 choix
possibles :
Mettre à jour le paramétrage système,
Plus tard
Détail des mises à jour.
Si vous choisissez de mettre à jour le paramétrage système, une nouvelle fenêtre s’ouvre
« Mise à jour du paramétrage ».
Si vous choisissez Plus tard le message se ferme et la mise à jour n’est pas effectuée.
Remarque
Vous pouvez relancer la mise à jour du paramétrage à partir du menu Outils – Assistance de
paye – Mettre à jour le paramétrage.
1.2. Fenêtre de mise à jour du paramétrage
La fenêtre de mise à jour est découpée en 2 onglets :
Mise à jour,
Ajout.
Dans l’onglet Mise à jour sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été
modifiés par EBP. Tous les paramètres de paye modifiés par EBP mais personnalisés par vos
soins dans votre dossier vous seront présentés en gris clair et décochés. Si vous souhaitez les
récupérer il vous suffit de cocher la ligne. Cette opération engendra la perte de vos
modifications.
51
Remarque
Si vous désirez connaître plus en détail le contenu de la mise jour, vous disposez d’un
document récapitulatif des paramètres de paye modifiés et ou ajoutés. Pour cela, cliquez sur
le bouton Détail de la mise à jour situé en haut de la fenêtre de mise à jour du paramétrage,
ou à partir du menu ? – Nouveautés du paramétrage.
Dans l’onglet Ajout sont présents tous les paramètres de paye système qui ont été ajoutés par
EBP. Tous les ajouts sont forcément importés dans votre dossier.
Si aucun ajout n’est apporté par EBP, l’onglet Ajout est absent.
2. ASSISTANT DE MISE A JOUR DES SALARIES
La mise à jour est disponible à partir du menu Outils – Assistance de paye – Assistant de mise
à jour des salariés.
Cette mise à jour s’effectue avec un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes
proposées. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans l’assistant de mise à jour.
2.1. Fenêtre de Bienvenue
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une mise à jour.
Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
L'assistant de sauvegarde du dossier s'ouvre alors automatiquement.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour sélectionner les champs salarié à mettre à jour.
2.2. Filtres
Cette étape consiste à définir les éléments à mettre à jour. Cette définition s'effectue par une
sélection de filtres.
Les filtres disponibles pour la mise à jour des « Salariés » sont :

un intervalle d'établissement,

un intervalle de salariés,

un intervalle de natures d’emplois,

un intervalle de dates d’entrées dans le contrat,

un statut de présence

un statut de sommeil
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
2.3. Mises à jour
Cette étape consiste à sélectionner les champs à mettre à jour, les valeurs à appliquer ainsi
que le mode de modification.
2.4. Contrôle et modification
Cette étape affiche la liste des données concernées par la mise à jour avec la mise en
application des paramètres définis dans l’étape précédente.
52
Le tableau de bord
2.5. Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Ce résumé indique également le nombre de fiches qui vont être modifiées.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la mise à jour des fiches salariés, puis Fermer.
2.6. Traitements de la mise à jour
Les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Assistant de
mise à jour des salariés.
3. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :

La répartition des salariés : par âge ou par ancienneté ;

Les congés payés : Permet d'afficher le nombre de jours de congés par mois, pour
l'exercice en cours et pour l'ensemble des salariés.

Les absences : Permet d'afficher le nombre de jours d'absences, par type (hors
CP), pour l'exercice en cours.
Les données affichées sont mises à jour au fur et à mesure.
4. L’OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Favoris,
Salariés, Bulletins, Etablissements, Déclarations, Opérations, Paramètres de paye et
Paramètres.
1.
Création d’un Open Guide
Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus
de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :

Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guides
système

Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide

Voir / Cacher les Open Guides des autres utilisateurs
2.
Fenêtre de personnalisation
La fenêtre de personnalisation contient :

Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les
éléments et enregistrer l’Open Guide
53


Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments
sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche…
Les éléments qui contiennent tout ce qui peut être mis sur Open Guide (des formes
prédéfinies (trait, flèche ….) des boutons de l’Open Guide d’origine, des actions du
volet de navigation)
L’open Guide en cours de personnalisation
3.
Enregistrement de l’Open Guide

Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
5. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée
choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Bulletins, sur Profils, réalisez
un clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ».
Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via
le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris.
6. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fournis
par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification,
vous avez la possibilité de :

Créer un certificat

Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de
certification de racine de confiance ».
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il
soit pris en compte lors de l’envoi d’email.
54
La communication entreprise expert
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
1.
Paramétrage du certificat dans Open Line
A partir du menu Paramètres – Société – Général – Impression et export, vous devez
cliquer sur « Sélectionner un certificat ». Un écran s’affiche avec les certificats disponibles.
Sélectionnez le certificat et cliquez sur Ok.
Pour valider la sélection dans l’application, cliquez sur OK. La fenêtre des Paramètres –
Société se ferme.
2.
Premier envoi par email d’un document PDF signé
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur « Envoyer par mail », de la barre des
tâches (liste des documents) ou la barre d’outils (fiche document).
Choisir le format « Fichier PDF signé » et cliquez sur Ok. L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton « Envoyer ».
3.
Réception d’un PDF signé chez un tiers
Le tiers reçoit l’email et ouvre le document en pièce jointe.
Sur la barre de navigation (à gauche), il y a un volet « Signatures », il devra cliquer dessus.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les
PDF signé.
7. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Cet outil permet de :

Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures
provenant d’autres logiciels dans le logiciel EBP.

Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du
logiciel EBP vers d’autres logiciels.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis
l’écran de l’assistant Opérations – Transfert en comptabilité - Communication EntrepriseExpert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.
8. LA SAISIE SEMI-AUTOMATIQUE DES FORMULES
Cet outil vous permet de rédiger plus facilement des formules de calcul.
Lorsque vous commencez à saisir votre formule, une fenêtre s’ouvre avec la liste des
paramètres disponibles, vous pouvez, soit :

sélectionner l’élément par un double clic pour qu’il s’affiche,

lorsque l’élément mis en surbrillance dans la fenêtre correspond à vos
attentes, faire les touches Tabulation et Entrée.
55
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 pour obtenir
des précisions sur les syntaxes élémentaires utilisables dans les formules de calcul.
9. L’HISTORISATION
L’historisation permet de conserver une trace des éléments de paye.
Elle sert à historiser notamment :

les différents taux et plafonds,

les définitions des cumuls,

les définitions des rubriques,

les définitions des variables,

les définitions des tables de calcul,

les définitions des fonctions.
Grâce à l’historisation, il est possible :

de consulter la définition d’une rubrique, d’une variable, ou bien encore d’un cumul
pris en compte pour le bulletin (bulletin brouillon uniquement)

de consulter la définition du contrat de travail du salarié pour le bulletin (bulletin
brouillon uniquement)

de démontrer le calcul d’une rubrique, d’une variable ou bien encore d’un cumul
dans le bulletin (bulletin brouillon uniquement)
10. LES VIREMENTS
Le logiciel vous permet de générer des fichiers de virements aux normes CFONB ou SEPA
que vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution.
Au préalable, vous devez créer une fiche de virement par le menu Opérations – Paiements.
Plusieurs types de virements sont mis à votre disposition :
Virements des salaires,
Virements des acomptes.
Pour compléter la fiche, Vous devrez notamment, sélectionner les bulletins de salaires
concernés par l’ordre de virement puis Cliquez sur le bouton Générer le fichier CFONB ou
SEPA.
Remarque
La génération de fichier SEPA pourra être réalisée uniquement si les informations ci-dessous
sont renseignées :
raison sociale du dossier,
coordonnées bancaires de la banque sur laquelle est effectué le règlement,
coordonnées bancaires de la banque du tiers présente sur le règlement,
référence du règlement.
Dans le cas contraire, un message vous indiquera les informations à renseigner.
56
Reports on line
11. REPORTS ON LINE
Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous
permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des
données), issus de vos logiciels Open Line.
11.1. Comment créer et gérer ROL ?
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une
autorisation de consultation.
11.2. Principe
A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des
données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence
de diffusion.
Deux termes essentiels sont à retenir :

Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser
sur ROL.

Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à
consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web).
11.3. La mise en place des publications
Dans l’application Open line, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document,
dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le
report On Line : http://reports-on-line.ebp.com".
C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :



La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la
publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans
l’onglet Liste des documents,
La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces
documents à travers l’onglet Comptes,
La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre
publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet
Périodicité.
57
Remarque
Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs
publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour
plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
11.4. La diffusion des publications sur votre espace dédié
Deux moyens pour diffuser vos publications :

Manuellement :
Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre
des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée.
Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les
publications à diffuser.

Automatiquement
La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une
tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows.
Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur
votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux
actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste
des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open
Line EBP qui l'a créée.
Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la
barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément.
La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL,
sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous
forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger.
La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux
publications.
Remarque
Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par
document.
Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous
forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF.
Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation.
Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique,
dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier.
11.5. La consultation de votre espace de publication
Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Open line
d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web).
Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se
connecter pour consulter les documents sur votre site ROL.
58
Assistant de création de modèle de document
Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des
documents diffusés à son attention, regroupé par application/dossier EBP (les documents
issus de la paye sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale
par exemple).
Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication,
date de dernière diffusion, description de la publication
Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non lus.
11.6. L’administration de votre espace de publication
Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche
compte).
Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du
site ROL :

Voir tous les documents diffusés,

Voir les comptes,

Supprimer les publications,

Supprimer des documents,

Mise à jour des publications sur le site ROL.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL.
12. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT
Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser les modèles
d'impression de bulletin que nous vous proposons dans le logiciel, ou d’en créer de nouveaux,
en vous aidant de ceux existants.
Pour accéder à l’éditeur de modèles d’impression utilisez le menu Outils – Editeur de
modèles d’impression.
Un message vous propose d’ouvrir soit l’assistant de création de modèles, soit l’éditeur
avancé.
Pour être aidé d’un assistant sélectionnez « Assistant de création de modèles ».
Entre chaque étape de l’assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :

Choix du modèle de base de bulletin,

Choix du style du bulletin,

Choix des données présentes dans l'entête du bulletin,

Choix des données présentes dans le corps du bulletin,

Choix des données présentes dans le pied du bulletin,

Choix du nom du modèle,

Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquez sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.
59
13. L’IMPORT DE SALARIES
Le logiciel de paye OL Technology propose plusieurs types d’import de salariés.
13.1. Comment importer des salariés de EBP paye ?
Pour importer des salariés en provenance de EBP Paye, vous devez accéder au menu Outils
– Imports / Exports – Import des salariés issus de EBP Paye V16 ou supérieure.
Un assistant vous guide à travers les différentes étapes. Le fichier à importer doit
obligatoirement avoir une extension .SAL.
L’import se fait en automatique de façon simple et très rapide.
13.2. Comment importer des salariés depuis un fichier DADS-U ?
Pour importer des salariés en provenance d’un fichier DADS-U, vous devez accéder au menu
Outils – Imports / Exports – Import des salariés issus d’un fichier N4DS.
Un assistant vous guide à travers les différentes étapes.
Pour les champs, où des difficultés sont rencontrées à les importer, des questions vous seront
posées afin de permettre leur récupération.
13.3. Comment importer des salariés depuis un fichier d’un autre
format ?
Pour importer des salariés en provenance d’un fichier d’un autre format, vous devez accéder
au menu Outils – Imports / Exports – Import paramétrable.
Un assistant vous guide à travers les différentes étapes.
Pour réaliser cet import il convient d’associer les champs du fichier source avec la colonne
correspondante.
14. LA DADS-U
Afin de répondre aux obligations déclaratives, EBP paye PRO (OL Technology) vous offre la
possibilité de produire des fichiers DADS-U à la norme en vigueur (actuellement la norme
4DS) et vous permet de transmettre par voie dématérialisée vos données.
Plusieurs types de DADS-U sont possibles :
DADS-U Complète : Déclaration destinée aux partenaires TDS, aux institutions de
retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux
sociétés d'assurances,
DADS-U TDS : Déclaration destinée aux partenaires TDS uniquement. C'est une
déclaration complète sans les données relatives aux institutions de retraite
complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux mutuelles et aux sociétés
d'assurances,
60
La gestion des fins de contrats / stc
-
DADS-U IRC : Déclaration destinée aux institutions de retraite complémentaire
relevant de l'AGIRC-ARRCO,
DADS-U IP/Mutuelles/Assurance : Déclaration destinée aux institutions de
prévoyance et / ou aux mutuelles et / ou aux sociétés d'assurances,
DADS-U CI-BTP : Déclaration destinée aux caisses de congés payés,
Attestation Employeur Dématérialisée : Déclaration permettant d'établir
l'attestation d'assurance chômage à destination de Pôle emploi.
Pour générer le fichier, accédez au menu Déclarations – N4DS, puis sélectionnez le type de
DADS-U souhaité.
Complétez la fiche de préparation puis cliquez sur le bouton Préparer. Le fichier généré
s’affiche dans l’éditeur. Vous avez la possibilité de contrôler et / ou modifier votre fichier avant
de le transmettre aux organismes.
Une fois que votre fichier a été vérifié, il ne reste plus qu’à le déclarer et à le transmettre à
votre organisme. Pour cela, accédez au menu Déclaration – N4DS, puis depuis la liste des
déclarations, sélectionnez le fichier à transmettre et terminez par le bouton Déclarer le fichier
disponible depuis le volet des tâches.
15. LA GESTION DES FINS DE CONTRATS / STC
Pour générer un signalement DSN de fin de contrat de travail, vous devez préalablement avoir
renseigné une fiche Fin de contrat / STC (Solde de tout compte).
Pour créer une Fin de contrat / STC, vous devez accéder au menu Bulletins – Fins de
contrats / STC.
Plusieurs champs seront à renseigner comme la date du dernier jour travaillé et payé, le motif
de sortie, la date de sortie, les dates de préavis…… Toutes les informations renseignées dans
cette fiche seront ensuite automatiquement récupérées dans signalement DSN de fin de
contrat de travail.
16. LA DECLARATION SOCIALE NOMINATIVE (DSN)
Afin de répondre aux obligations déclaratives, EBP Paye Pro (OL Technology) vous offre la
possibilité de produire des fichiers DSN à la norme en vigueur (actuellement la norme
NEODeS).
Plusieurs types de DSN sont possibles :
DSN mensuelle: Déclaration mensuelle destinée aux partenaires TDS, aux
institutions de retraite complémentaire, aux institutions de prévoyance, aux
mutuelles et aux sociétés d'assurances,
DSN Reprise d’historique: elle sert uniquement les besoins de constitutions
d’historique correspondant au remplacement des DSIJ et des AED, des formalités
relatives aux services des demandeurs d’emploi et exclue toute autre utilisation,
61
-
-
Signalement Arrêt de travail: permet de reconstituer une attestation de salaire
permettant le versement des indemnités journalières au salarié en cas d’arrêt du
salarié pour maladie non professionnelle, maternité, paternité ou adoption.
Signalement Fin du contrat de travail: permet de reconstituer une attestation
employeur destinée à l’organisme Pôle emploi.
Signalement Reprise suite à arrêt de travail: permet de déclarer la reprise
anticipée suite à un arrêt de travail.
Pour générer le fichier, accédez au menu Déclarations – DSN, puis sélectionnez le type de
DSN souhaité.
Complétez la fiche de préparation puis cliquez sur le bouton Préparer. Le fichier préparé
s’affiche dans l’éditeur. Vous avez la possibilité de contrôler et / ou modifier votre fichier avant
de le transmettre aux organismes.
Une fois que votre fichier a été vérifié, il ne reste plus qu’à le déclarer en cliquant sur le bouton
Déclarer le fichier et à le déposer sur un portail de télédéclaration.
62
Index
Index
A
Accès au service technique .................................................................................. 19
Assistant de mise à jour des salariés .................................................................... 44
C
Clôture annuelle ................................................................................................... 39
Clôture périodique ................................................................................................ 38
Code d'activation .................................................................................................. 21
Communication Entreprise-Expert ........................................................................ 47
Configuration minimale ......................................................................................... 19
Création d’un cumul ............................................................................................. 29
Création d’une constante...................................................................................... 27
Création d’une fonction ........................................................................................ 29
Création d’une nature de rubrique ........................................................................ 29
Création d’une rubrique ........................................................................................ 28
Création d’une table de calcul .............................................................................. 28
Création d’une variable ........................................................................................ 28
Création de dossier .............................................................................................. 23
Création de modèle .............................................................................................. 51
D
Dévalidation des bulletins ..................................................................................... 38
Documents administratifs ..................................................................................... 34
Droits utilisateurs .................................................................................................. 42
DUCS ................................................................................................................... 37
Duplicata de bulletin ............................................................................................. 31
E
Ecran de travail .................................................................................................... 24
G
Gestion des acomptes .......................................................................................... 36
Gestion des fenêtres ............................................................................................ 26
Gestion des prêts ................................................................................................. 36
Gestion des RTT .................................................................................................. 35
Gestion du DIF ..................................................................................................... 35
Groupe d'utilisateurs............................................................................................. 41
I
Import de salariés depuis EBP Paye .................................................................... 52
Import de salariés depuis un fichier DADS-U ........................................................ 52
63
Import paramétrable ............................................................................................. 52
Initialisation du dossier ......................................................................................... 25
Installation ............................................................................................................ 20
L
L’Attestation Employeur Dématérialisée ............................................................... 53
L’historisation ....................................................................................................... 48
L’interrogation des données de paye .................................................................... 33
La DADS-U .......................................................................................................... 52
La DADS-U CI-BTP .............................................................................................. 53
La DADS-U Complète .......................................................................................... 52
La DADS-U IP/Mutuelles/Assurances ................................................................... 53
La DADS-U IRC ................................................................................................... 53
La DADS-U TDS .................................................................................................. 52
La gestion des soldes de tout compte .................................................................. 53
Lancement du logiciel........................................................................................... 21
Les favoris............................................................................................................ 46
Lier un dossier d'une autre application ................................................................. 40
M
Mise à jour du paramétrage .................................................................................. 43
Modèle ................................................................................................................. 51
Mot de passe........................................................................................................ 25
O
Open Guide.......................................................................................................... 45
Options du dossier ............................................................................................... 25
Ouverture de l'application ..................................................................................... 25
P
Paye inversée ...................................................................................................... 31
PDF Signé............................................................................................................ 46
Préparation des bulletins ...................................................................................... 30
R
Reports On Line ................................................................................................... 49
S
Saisie des congés et absences ............................................................................ 32
Saisie des variables ............................................................................................. 32
Saisie semi-automatique des formules ................................................................. 47
Salarié ............................................................................................................ 26, 27
Sauvegarde .......................................................................................................... 40
64
Index
Statut de bulletin .................................................................................................. 32
T
Tableau de bord ................................................................................................... 45
Transfert comptable ............................................................................................. 39
U
Utilisateurs ........................................................................................................... 41
V
Validation des bulletins ......................................................................................... 38
Virements ............................................................................................................. 48
65
Notes
66
Index
Notes
67
Notes
68