Comment créer un Contact / partenaire?
5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?
Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu
Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche
Inser
du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste.
La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et
Matériels.
La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :
La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association.
La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note.
Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?
Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche
Inser
du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste.
La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets :
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Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent.
Le titre est paramétrable à partir des tables annexes.
La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier).
La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent.
La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent.
La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent.
Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés.
Remarque
Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés.
Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.
L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent.
L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte.
Vous avez la possibilité de saisir une adresse secondaire en cliquant sur le bouton
Adresse secondaire.
Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.
Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts.
Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).
Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général
(Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir.
L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche
Inser
ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste.
Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation.
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Comment créer un adhérent ?
La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main).
Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation.
Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie
Comment saisir un règlement / remboursement ?
Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité.
La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité.
Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie
Comment saisir un règlement / remboursement ?
L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements
/ remboursements pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?
L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment
saisir une remise ?
La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso.
Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton
Assistant…
puis saisissez le nom du champ et sélectionnez sa position (L’index 0 correspond à la première position), son type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur plusieurs secondes.
Valider
pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre
Remarque
Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer » et supprimer un champ personnalisé en cliquant sur le bouton
« Supprimer ». Attention la suppression est définitive.
Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent.
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