Les tableaux logiques simplifiés 2 : Des outils pour programmer, suivre, évaluer et présenter ses projets
n’en conçoit un « sur mesure ». Si vous n’avez pas de références en tête, si vous connaissez mal le contexte ou si vous innovez, alors… détailler les activités est un bon moyen pour élaborer un budget sans trop se tromper.
Il y a peu de chance que la mise en œuvre se déroule en détail comme prévu. Mais une conception détaillée garantit une certaine cohérence initiale. Au sein d’une organisation intelligente, elle facilite plus qu’elle ne gène les adaptations ultérieures.
Tableau 13 : Les moyens spécifgiques nécessaires à l’ensemble d’activités 41
Le renforcement des institutions communales
Ensemble d’activités
411 Formation et appui aux
« responsables » communaux
412 Formation
« des citoyens » des communes
Moyens spécifiques
Activités Description
Nature
Quantité
Total A1 A2 A3
411 Diagnostics institutionnels des communes
412, 413, 414 :
Formation des
élus et des personnels communaux
415 Études ressources communales
421 Mise au point de séquences d’animation
422 Formation de personnes relais
423 Reproduction de ces sessions
424 Emissions radios
425 Supports illustrés
Une mission de consultant du
Ministère de la décentralisation
(1 jour d’enquête / commune + 5 jours de rapport)
10 X 2 sessions de 3 jours sur
3 ans pour une vingtaine de participants
Une mission de consultant du
Ministère de la décentralisation
(1 jour / commune + 5 jours de rapport)
Prestation demandée à une Ong
Nationale, 4/5 jours d’expertise haut niveau (une séquence par an)
Une session de 4 jours pour 6 personnes ressources locales dont un test sur terrain (une formation / an)
Une séance / an répétée dans 3 lieux / communes par deux personnes ressources (2 jours indemnisés par session)
Prestations demandées à la radio locale (5 émissions / an)
Prestations demandées à l’Ong nationale (environ 5X10 supports / commune / an)
Honoraires Consult. du Minist. 25 jours consultants o
AR Capital région
Transports locaux
2 AR
PM pris en charge cellule
Honoraires Experts Ministère 180 jours
AR Capital région / session 30 AR
Frais de séjour participants 3600 participants / jour
10 10 10
1200 1200 1200
Frais de déplac. participants 1200 participants / session 400 400 400
Honoraires Experts Ministère 25 jours consultants o 25
AR Capital région
Transports locaux
2 AR
PM pris en charge cellule
Forfait / séqu. mise au point 3 forfaits
Honoraires Consult. Ong Nat. 12 jours consultant
AR Capital région 3 AR
Indemnités pers. ressources 72 participants / jour indemnités pers. ressources 720 jours
Frais déplace. forfait / commune
Frais divers / séquence
Forfait prod. + diffus. /
émission
Frais de conception
Frais de reproduction
60 forfaits / commune
180 / forfaits session
15 forfaits « émission »
15 supports inédits
3000 exemplaires
25
2
60 60 60
1
3
1
24
240 240 240
20
60
5
5
2
1
3
1
24
20
60
5
5
1
3
1
24
20
60
5
5
1000 1000 1000
2. Dans le courant de la mise en œuvre
2.1 Un outil utilisable pour la programmation et la supervision des activités
Des ajustements annuels
Cette programmation des activités et des moyens est sommairement effectuée une première fois durant l’étude de faisabilité, année par année, pour toute la durée du projet (dans le domaine de la de coopération internationale, les projets sont habituellement conçus sur des phases de deux à quatre ans). Elle facilite l’élaboration du budget, lui aussi détaillé par année, ou au moins pour la première d’entre elles.
Gret - Coopérer aujourd’hui n° 47 25
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Cet exercice de programmation doit être revu au démarrage de l’action, surtout quand celle-ci intervient plusieurs années après l’étude de faisabilité. Il est ensuite généralement actualisé chaque année. Le bilan cumulé des activités réalisées, des moyens (et des budgets) utilisés au cours d’une année permet de prévoir le déroulement et le budget de l’année suivante.
Conseillée pour tout projet, cette actualisation/reprogrammation annuelle est souvent rendue obligatoire par les échéances des rapports narratifs et financiers exigés par les bailleurs. Elle est, la plupart du temps, inhérente aux règles de gestion des organisations mettant en œuvre les projets, elles aussi tenues de respecter des exercices comptables et budgétaires annuels.
Des tableaux de type « tableaux logiques » plus ou moins détaillés dans le genre du modèle cidessus ne sont évidemment pas les seuls modes de représentation possibles pour faciliter ces exercices de bilan, mais ils peuvent aussi servir à cela (ils ne remplacent pas les rapports financiers qui doivent être présentés conformément aux normes du bailleur et/ou aux règles comptables de l’opérateur).
Des outils de suivi / programmation à cycle court
Les résultats de ces exercices de programmation sont ensuite utilisés pour organiser le travail de l’équipe projet ou des différents acteurs associés à la mise en œuvre du programme.
Cette organisation repose en général sur une programmation et une supervision rythmée sur des pas de temps plus courts (le mois, le bi ou le trimestre), et parfois sur un découpage en cellules opérationnelles dotées d’une relative autonomie. Chaque cellule organise son activité par cycles successifs de prévisions / exécution / bilan-analyse / nouvelles prévisions. La cohérence de l’ensemble est assurée par une équipe de direction ou une instance de coordination.
Figure 2 : Les cycles de bilan / programmation
Réalisation programmation des activités
Comparaison prévisions
/ réalisations.
Analyse causes conséquences des écarts
Définition des résultats à atteindre programmation des activités
Comparaison prévisions
/ réalisations.
Analyse causes conséquences des écarts
Définition des résultats à atteindre
Cette organisation peut être facilitée par des outils qui permettent, pour une période et pour une équipe donnée, de visualiser :
– à l’avance les résultats à atteindre, les activités à conduire et les principaux éléments nécessaires à ces dernières ;
– après coup les résultats effectivement atteints et activités effectivement conduites.
Ces outils doivent être faciles à renseigner et faciles à lire. Les « gros » projets outillés utilisent des logiciels ad hoc qu’ils paramètrent à leur mesure. Les petits se débrouillent… et pour se débrouiller, ils déclinent en général leur tableau logique en outils de programmation dans le genre du tableau ci-dessous.
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