Les tableaux logiques simplifiés 2 : Des outils pour programmer, suivre, évaluer et présenter ses projets
1.2 Détailler la conception pour mieux en assurer la cohérence
Finaliser la conception… sans trop tarder
La forme du chronogramme et du tableau
« activités / moyens » devrait pouvoir être conçue sur mesure, en fonction des spécificités du projet. Mais lorsque ces tableaux sont amenés à figurer dans des dossiers destinés à des interlocuteurs institutionnels, ils doivent en général respecter des modèles types.
Les documents présentés aux décideurs
(bailleurs, maîtres d’ouvrage, etc.) sont en général des synthèses assez courtes, présentées selon des plans types. Elles permettent de juger du contenu « politique » des projets, d’évaluer globalement leur pertinence et assez grossièrement leur cohérence et, au final, de décider de leur financement.
Mais, peu détaillées, elles ne suffisent généralement pas pour vérifier leur cohérence opérationnelle et budgétaire ni pour, ensuite, piloter leur mise en œuvre. Cette vérification et ce pilotage nécessitent une description plus fine des activités, au-delà de huit à douze « ensembles d’activités », la norme pour qu’un tableau reste facilement lisible.
Théoriquement ces présentations ne devraient être que les synthèses de conceptions plus détaillées. En fait, elles sont souvent le seul document de projet élaboré au moment de la prise de décision et de la contractualisation financière, soit parce que les ONG rechignent à mobiliser trop de moyens pour ces phases de conceptions de projets, soit parce que les procédures des bailleurs (comme les appels à propositions de l’Union européenne) rendent l’accès à leur financement très aléatoire et n’incitent pas les ONG à investir avant l’obtention de leur financement.
La conception détaillée est alors renvoyée aux premiers mois de mise en œuvre… avec plus de risque d’incohérence et de discontinuité.
Quel degré de détail pour les documents projets ?
Certains préconisent la rédaction de documents projets très détaillés avant la phase de contractualisation entre maître d’ouvrage, maître d’œuvre et bailleurs. D’autres voient des avantages à des conceptions en deux temps : d’abord un document projet sommaire préalable à la contractualisation, ensuite une conception complétée par l’équipe chargée de la mise en œuvre, puis validée par un comité de pilotage.
Les premiers craignent les malentendus entre partenaires qui ne s’accordent sur que sur des grands objectifs, des montages juste esquissés et des budgets insuffisamment détaillés. Ils soulignent les risquent de documents projets peu incohérents, dont les objectifs sont démesurés au regard des moyens prévus, faute de modalités de mises en œuvre suffisamment bien étudiés. Ils remarquent enfin que les conceptions initiales simplifiés redonnent souvent le pouvoir aux opérateurs et à leurs chefs de projets au détriment des maîtres d’ouvrage.
Les seconds se méfient des projets conçus en détail trop longtemps avant leur démarrage dans des contextes souvent instables, surtout quand leurs concepteurs ont, ensuite, très peu de responsabilités dans leur mise en œuvre. Ils soulignent que les démarches participatives s’accommodent mal d’une trop longue et trop complète séparation entre conception et passage à l’action. Ils assument le fait que la « conception en marchant » donne plus de pouvoir « aux terrains » au détriment « des sièges ».
Aucune de ces deux opinions ne peut faire religion. La bonne solution est contextuelle, selon les contraintes financières et contractuelles du projet, selon sa nature et celle des acteurs associés. Cependant, à l’expérience, il est plus facile de déformer « à sa main » une conception cohérente parce que détaillée, que d’assumer des ambitions surdimensionnées ou des options inadaptées aux moyens et au contexte du projet. Encore faut-il que cet ajustement soit contractuellement possible.
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Les tableaux logiques simplifiés 2 : Des outils pour programmer, suivre, évaluer et présenter ses projets
L’ensemble d’activités « 41 » de la cellule du Gratdru
Ainsi, Gratdru a-t-il détaillé les douze ensembles d’activités de « son tableau logique » pour mieux préparer ses accords partenariaux, l’organisation de sa cellule et les moyens qui lui seront nécessaires.
Il a prévu par exemple que l’ensemble d’activités « 41 : Renforcement de l’institution municipale » regroupera deux blocs d’activités. Le premier, mis en œuvre avec le service formation du Ministère de la décentralisation, visera les élus et les personnels communaux. Le second sera un programme « d’instruction civique » et de sensibilisation à la démocratie locale, destiné aux populations. Il sera conduit en collaboration avec une Ong nationale spécialisée ou des consultants nationaux.
Le contenu du premier bloc a été défini dans ses grandes lignes avec le Ministère : un diagnostic préalable du fonctionnement des institutions communales doit permettre d’évaluer les besoins en formation des élus et des cadres communaux de la région, et de définir un programme plus précis. Ce dernier, conçu sur la base de trois sessions de deux à quatre jours par an, commencera par une mise à niveau des secrétaires comptables (indispensable à l’élaboration et à la mise en œuvre des PIA - résultat 1). Au moins une session sera consacrée aux ressources communales. Elle nécessitera un minimum d’investigations préalables, commune par commune.
Pour le deuxième bloc, des animations locales dans chaque commune seront relayées par des
émissions radios et des supports illustrés. Elles seront reproduites par des Ong ou des personnes ressources locales formées au préalable par des consultants nationaux (ou par une Ong nationale) qui aura contribué à la conception des animations.
Ce contenu détaillé peut être résumé comme suit :
Tableau 12 : Détail de l'ensemble d'activités 41. Le renforcement des institutions communales
411 Formation et appui aux
« responsables » communaux
41
Renforcement de l’institution municipale
412 Formation
« des citoyens » des communes
413
4111. Diagnostic rapide du fonctionnement des institutions communales
4112. Formations, mise à niveau des secrétaires comptables
4113. Information des élus sur l’intercommunalité
4114. Autres sessions de formation destinées aux principaux responsables communaux et personnes relais
4115. Diagnostic spécifique et animation spécifique « ressources communales »
4121. Mise au point d’animations-formations de base à la citoyenneté et des documents pédagogiques nécessaires
4122. Formation de personnes relais susceptibles de reproduire ces animations formations
4123. Reproduction de ces sessions dans les localités concernées
4124. Productions et diffusions d’émissions radios à partir de ces sessions
4125. Production et diffusion de supports illustrés
413…
Ce tableau détaillé des activités facilite l’énumération et la quantification des moyens spécifiques, nécessaires pour les mettre en œuvre (cf. tableau 13 ci-dessous). Cette énumération prépare à son tour l’élaboration du budget : il ne reste plus qu’à trouver les coûts unitaires, à multiplier et à additionner.
« Hé ben mon gars ! Si tu descends à ce niveau de détail, tu n’as pas fini ! » Le professionnel du montage de projet a sans doute raison de se moquer. Mais, lui, peut aller vite parce qu’il a déjà des références en tête, parce qu’il connaît (théoriquement) le contexte de l’intervention qu’il prépare et, parce que, souvent, il adapte un modèle de projet « prêt-à-porter » plus qu’il
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