68 Chapitre 6 Configuration de la Réception automatique
Annonces d'entreprise
Avant d'enregistrer vos annonces d'entreprise, vous devez déterminer quel type d'annonce sera diffusé pour les appels d'arrivée et établir ce que vous allez dire dans ces annonces. Les quatre annonces doivent correspondre aux heures de matinée, d'après-midi, de soirée et de fermeture.
Vous pouvez préparer quatre annonces ou utiliser la même annonce pour chaque période du jour.
Au fur et à mesure que vous enregistrez les annonces, numérotez-les de 1 à 4.
Voici des exemples d'annonces pour chaque période du jour :
1
Annonce de matinée : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
2
Annonce d'après-midi : «Bonjour. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
3
Annonce de soirée : «Bonsoir. Vous avez joint la librairie Bouquin.»
4
Annonce lors des heures de fermeture : «Vous avez joint la librairie Bouquin. Nos heures
d'ouverture sont du lundi au vendredi, de 8 h à 17 h. Veuillez patienter et laisser un message.
Merci.»
Les annonces 1 à 4 sont implicitement attribuées à toutes les tables d'annonces. Ainsi, l'annonce numéro 1 est diffusée en tant qu'annonce de matinée pour les tables 1, 2, 3 et 4.
Si vous n'utilisez qu'une table d'annonces, les annonces numérotées de 1 à 4 que vous avez enregistrées sont diffusées automatiquement. Vous n'avez pas à attribuer les annonces 1 à 4 à la table, mais vous devez définir le choix de langue.
Si vous utilisez une langue principale et une langue seconde, vous devez enregistrer les directives de l'option
·
dans la langue seconde. Dans les directives de l'option
·
, indiquez aux demandeurs d'appuyer sur
·
pour obtenir la langue seconde. Si, par exemple, vous utilisez le français comme langue principale et l'anglais comme langue seconde, votre annonce principale sera en français, mais les directives de l'option
·
seront en anglais. Par exemple :
«Bonjour. Vous êtes en communication avec la librairie Bouquin. Pour utiliser notre service de messagerie vocale en anglais, faites le
· .
»
Les annonces d'entreprise peuvent durer jusqu'à 10 minutes. Si vous voulez modifier la durée de l'annonce, vous devez changer la classe de service attribuée à la boîte vocale du coordinateur de système. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la modification de ce paramètre,
reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 46 .
Une fois que vous avez établi ce que vous voulez dire dans votre annonce, exercez-vous à l'enregistrement. N'oubliez pas de parler clairement et lentement, à un débit facile à comprendre.
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