Chapitre 5
Enregistrement des messages guides, des annonces et des noms
53
L'application CallPilot Manager vous permet d'effectuer les tâches suivantes :
• enregistrer et écouter des messages guides, des annonces et des noms à partir d'un poste ou du lecteur CallPilot;
• importer des messages guides, des annonces et des noms;
• exporter des messages guides, des annonces et des noms (système Business Communications
Manager uniquement).
L'application CallPilot Manager vous permet d'enregistrer et d'importer les éléments suivants :
• Messages guides et annonces de la Réception automatique.
Reportez-vous aux sections intitulées
«Enregistrement d'une annonce d'entreprise» à la page 69
et
«Enregistrement d'un menu personnalisé» à la page 74
• Noms de liste de groupes.
Reportez-vous à la section intitulée
«Ajout d'une liste de diffusion» à la page 50 .
• Messages guides et annonces de sélection de service (SS).
Voir
«Création d'un nœud local» à la page 92 ,
«Ajout de nœuds au nœud local» à la page 96
et
«Ajout d'une boîte vocale information» à la page 42
• Noms de boîtes vocales.
Reportez-vous à la section intitulée
«Utilisation des boîtes vocales» à la page 39 .
• Si vous utilisez les options CallPilot telles que Messagerie réseau ou Call Center, vous pouvez enregistrer les noms de site réseau et les annonces de l'application Call Center. Reportez-vous au Guide d'exploitation de la Messagerie réseau de l'application CallPilot et au Guide
d'exploitation de l'application Call Center pour obtenir de plus amples renseignements.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
54 Chapitre 5 Enregistrement des messages guides, des annonces et des noms
Pour enregistrer une annonce, un message guide ou un nom à partir d'un poste, procédez comme suit :
Pour obtenir de meilleurs résultats, utilisez un téléphone qui est relié au même commutateur que votre système de messagerie vocale. Évitez d'utiliser les portatifs.
Nota :
Si vous utilisez un réseau AMIS, assurez-vous que vos annonces d'entreprise durent au moins 15 secondes. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous au Guide d'exploitation de la Messagerie réseau de l'application CallPilot.
1
Cliquez sur le lien Voice (voix).
La page permettant d'enregistrer les annonces et les messages guides s'affiche.
2
Dans la zone Connect to (connecter), entrez le numéro du poste ou le numéro de téléphone dont vous vous servez pour enregistrer l'annonce ou le message guide.
Dans le cas d'un numéro interne, vous n'avez qu'à entrer le numéro du poste. Pour composer tout autre numéro, entrez la séquence de chiffres qui permet de composer le numéro de téléphone à partir du système de messagerie vocale. Par exemple, vous aurez peut-être à composer le 9, l'indicatif régional, puis le numéro de téléphone. Pour les numéros de téléphone autres que les postes locaux, vous devez insérer un code de destination. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les codes de destination, communiquez avec votre coordinateur de système téléphonique.
3
Cliquez sur le bouton Dial (composer). Le poste sonne.
4
Décrochez le combiné ou servez-vous d'un casque téléphonique. N'utilisez pas le mode Mains libres. Cliquez sur le bouton Record (enregistrer). Après la tonalité, enregistrez votre annonce ou message guide.
5
Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, cliquez sur le bouton Stop (fin).
6
Pour écouter l'enregistrement, cliquez sur le bouton Play (écouter) ou pour enregistrer l'enregistrement, cliquez sur le bouton Save (enregistrer). Votre enregistrement ne sera pas sauvegardé si vous raccrochez avant de cliquer sur le bouton Save
(enregistrer).
7
Cliquez sur le bouton Close (fermer) et raccrochez.
La prochaine fois que vous écouterez ou enregistrerez un message, le numéro de téléphone composé s'affichera dans la zone Connect to (connecter). Il n'est pas nécessaire de raccrocher chaque fois. Même si vous fermez la fenêtre, la communication demeure active pendant plusieurs minutes. Vous pouvez passer à une autre annonce ou à un autre message guide sans avoir à répondre de nouveau au téléphone. Après quelques minutes d'inactivité ou si vous sortez de l'application CallPilot Manager, la connexion est coupée.
8
Pour écouter le guide parlé, cliquez sur le bouton Play (écouter) ou pour enregistrer l'enregistrement, cliquez sur le bouton Save (enregistrer).
L'enregistrement remplace le message guide ou l'annonce d'origine.
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Chapitre 5 Enregistrement des messages guides, des annonces et des noms 55
9
Cliquez sur le bouton Close (fermer) et raccrochez le combiné.
Vous revenez à la page Annonces de l'entreprise.
10
Si vous voulez entrer une légende pour l'annonce, cliquez sur le bouton Refresh (actualiser) de votre navigateur.
11
Cliquez sur le lien Add Caption (ajouter une légende) de l'annonce.
La page Greeting Caption (légende d'annonces) s'affiche.
12
Dans la zone Greeting (annonce), entrez un nom descriptif.
La légende peut comporter 30 caractères au maximum.
13
Cliquez sur le bouton Submit (soumettre).
Nota :
Si vous voulez changer la légende de l'annonce, cliquez sur le lien Change
Caption (modifier la légende) et apportez vos modifications.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
56 Chapitre 5 Enregistrement des messages guides, des annonces et des noms
Pour enregistrer une annonce, un message guide ou un nom avec le lecteur CallPilot
Vous pouvez enregistrer avec le lecteur CallPilot si vous utilisez un système CallPilot 100/150 avec la Messagerie de bureau électronique ou si le lecteur CallPilot de la Messagerie de bureau
électronique est installé. La Messagerie de bureau électronique et le lecteur CallPilot peuvent être installés à partir du CD-ROM CallPilot.
1
Démarrez le lecteur CallPilot.
Le lecteur CallPilot s'affiche.
Aller à la fin du message
Position dans le message
Durée du message
Écouter/
Réécouter
État
Arrêt
Écouter le message avec le téléphone
Écouter le message sur l'ordinateur
Enregistrer Réglage du volume
Aller au début du message
Revenir en arrière
Saut en avant
Réglage de la vitesse
2
Cliquez sur l'icône Ordinateur.
3
Cliquez sur le bouton Enregistrer.
4
À l'aide du micro, enregistrez l'annonce, le nom ou le message guide.
5
Lorsque vous avez terminé l'enregistrement, cliquez sur le bouton Arrêt.
6
Pour écouter l'enregistrement, cliquez sur le bouton Écouter/réécouter.
7
Pour copier l'enregistrement dans un fichier, sélectionnez l'option Enregistrer du menu
Fichier.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.
8
Dans le champ
Nom du fichier
, tapez le nom à donner au fichier puis sélectionnez un dossier.
Dans le champ
Enregistrer sous type
, sélectionnez
CallPilot Voice Block (*.vbk)
.
9
Cliquez sur le bouton
Enregistrer
.
Nota :
Vous devez cliquer sur Enregistrer avant de fermer le lecteur CallPilot. Si vous fermez le lecteur sans enregistrer le fichier, celui-ci sera supprimé.
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Chapitre 5 Enregistrement des messages guides, des annonces et des noms 57
Pour convertir un fichier audio .wav au format .vbk
Le système CallPilot 100/150 permet d'importer des fichiers .vbk seulement. Cependant, le lecteur CallPilot permet de convertir des fichiers .wav au format .vkbs. Les fichiers .wav à convertir en .vbk doivent avoir les caractéristiques suivantes :
• Débit binaire – 8 kHz
• Taille de l'échantillon audio – 16 bits
• Voies – 1 (mono)
• Format audio – PCM
1
Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
2
Sélectionnez le fichier .wav à convertir et cliquez sur Ouvrir.
3
Dans le champ
N
om du fichier, tapez le nom à donner au fichier puis sélectionnez un dossier.
Dans le champ
Enregistrer sous type
, sélectionnez
CallPilot Voice Block (*.vbk)
.
4
Cliquez sur le bouton
Enregistrer
.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
