Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot 25
Boîtes vocales temporaires
Une boîte vocale temporaire est une boîte vocale de titulaire qui n'est pas dotée d'un poste principal. Les boîtes vocales temporaires sont attribuées aux utilisateurs qui n'ont pas de poste et qui ont besoin d'une boîte vocale. Pour pouvoir recevoir des messages, le titulaire d'une boîte vocale temporaire doit initialiser celle-ci.
Lorsque vous créez des boîtes vocales temporaires, vous devez leur attribuer des numéros qui commencent par le même chiffre. Cette méthode vous permettra d'identifier le type de boîte vocale. Le chiffre initial des numéros de boîtes vocales temporaires doit être différent de celui des numéros de boîtes vocales de titulaire. Par exemple, si les numéros des boîtes vocales de titulaire commencent par le chiffre deux, toutes les boîtes vocales temporaires peuvent commencer par le chiffre quatre.
Utilisation d'une boîte vocale temporaire
Vous pouvez attribuer ces boîtes aux employés temporaires qui ont besoin des services de l'application CallPilot ou aux clients qui doivent avoir accès à la messagerie intrasystème et à la
Sélection de service, ainsi qu'aux clients désirant passer des commandes par téléphone.
Vous pouvez utiliser les boîtes vocales temporaires pour effectuer les tâches suivantes :
• passer des commandes personnalisées d'articles par catalogue;
• présenter des cours ou des colloques en offrant aux demandeurs la possibilité de s'inscrire par téléphone;
• offrir aux clients un accès régulier aux services de l'application CallPilot.
Utilisation d'une boîte vocale temporaire pour l'inscription par téléphone
L'exemple suivant explique comment programmer une boîte vocale temporaire pour qu'elle diffuse des annonces ou prenne des commandes. Si vous fournissez des services qui permettent à un client d'appeler une boîte vocale, indiquez le numéro de boîte vocale dans l'annonce. Ainsi, l'appel du demandeur pourra être transféré directement à cette boîte vocale.
Pour utiliser une boîte vocale temporaire aux fins d'inscription par téléphone, vous devez d'abord choisir le numéro de la boîte vocale. Assurez-vous que le numéro de boîte vocale temporaire est unique et n'est pas déjà attribué à un autre poste. Enregistrez ensuite l'annonce.
Par exemple :
«Ce mois-ci nous avons le plaisir de vous proposer les cours suivants : Les premiers pas de jazz,
Jazz intermédiaire, Entrez dans la danse et Ballet pour débutants. Si l'un de ces cours vous intéresse, veuillez laisser votre nom et votre numéro de téléphone après la tonalité. L'un de nos professeurs prendra contact avec vous pour vous donner de plus amples renseignements.»
Vous pouvez également ajouter la date et l'heure auxquelles les cours sont offerts. Cet exemple peut également servir pour les boîtes vocales temporaires servant aux clients pour passer des commandes.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
