Alcatel OmniPCX Office Alcatel 4018/4019 First Manuel utilisateur How Introduction Comment utiliser ce guide En choisissant un téléphone de la gamme 4018/4019, vous faites confiance à Alcatel : nous vous en remercions. Votre poste 4018 (IP)/4019 (numérique) vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie, pour une communication plus performante. Décrocher. Raccrocher. 2ab 5 c jkl ef 3d mno 6 Touche d’appel. 2 Clavier numérique. Touche spécifique du clavier numérique. Vue partielle de l’afficheur. Signifie que la fonction est soumise à programmation. Si nécessaire, consulter votre installateur. Réglage “moins”. Touche fixe. Réglage “plus”. Touche MENU. Écoute amplifiée, mains libres. Touche d'accès à la messagerie. Déplacer la touche de navigation vers le haut ou le bas. Pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long) ; en cours de communication, permet d'accéder aux différentes pages et de revenir aux écrans de téléphonie. De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. 3 How Sommaire Toc Découvrir votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 6 1. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 2. Etablir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Téléphoner en mode "Mains libres" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) . . . . . . . . . . . . Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage d’appel via la messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Rappeler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Faire une demande de rappel sur poste occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Vous isoler de votre correspondant (secret) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un second correspondant en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Recevoir un second appel en cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Transférer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mettre un correspondant externe en attente (parcage) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Entrer en tiers dans une communication interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mémoriser un numéro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le niveau sonore . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 7 p. 8 p. 8 p. 8 p. 8 p. 8 p. 9 p. 9 p. 10 p. 10 p. 10 p. 10 p. 11 p. 11 p. 11 p. 12 p. 12 p. 12 5. 6. Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre momentanément à la place de l’opératrice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Groupement de postes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler un correspondant sur son haut-parleur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message écrit à un correspondant interne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer une copie d’un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 17 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 18 p. 19 p. 19 p. 19 p. 19 p. 20 p. 20 Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21 Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21 Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8 6.9 6.10 6.11 6.12 6.13 p. 13 p. 13 p. 13 p. 13 p. 13 p. 14 p. 14 p. 14 p. 14 p. 14 p. 15 p. 16 p. 16 Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels de votre groupement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Laisser un message d’absence à vos appelants internes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Consulter les messages écrits laissés en votre absence . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Notification des messages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 21 5.1 5.2 L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 13 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 17 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 3. 4. Téléphoner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 7 Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Modifier votre mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Configurer votre sonnerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Appeler par le répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Verrouiller / Déverrouiller votre poste . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Activer/désactiver le mode "casque forcé" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 22 p. 22 p. 22 p. 22 p. 23 p. 23 p. 23 p. 24 p. 24 p. 24 p. 24 p. 25 p. 25 Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p. 26 5 Découvrir votre téléphone Navigation Telephone Qui suis-je Combiné téléphonique Verrou Clavier alphanumérique Navigateur Haut-Bas : permet de naviguer dans la page d'accueil, dans les menus ou dans une zone de texte lors de la saisie de caractères. La page d’accueil se compose de : • informations sur l’état du poste (poste verrouillé, renvoi, ...), • date et heure, • fonctions de programmation et de configuration du poste. Réglages Fonctions accessibles (poste au repos) : Fonctions accessibles en cours de communication : Qui suis-je Connaître le numéro de votre téléphone. Attente Mettre votre correspondant en attente (garde). Listedebis Rappeler l'un des 10 derniers numéros. ¤Fréqvocale Émettre en fréquences vocales. Verrou Verrouiller / Déverrouiller votre poste. Versrepert Enregistrer le numéro dans le répertoire personnel. Rendez-vous Programmer un rappel de rendez-vous. Annuaire Appeler un deuxième correspondant par son nom. Renvoi Renvoyer vos appels. (renvoi immédiat, renvoi sur messagerie vocale, renvoi sur bip). Réglages Configurer le poste (assistant personnel, affichage, sonnerie, messagerie vocale, ...). Annuaire Appeler votre correspondant par son nom. . D’autres fonctions sont accessibles suivant la configuration du système. OK Touches audios Touche OK : permet de valider les différents choix et options proposés en cours de programmation ou de configuration. Touche Retour/Sortie : pour remonter d'un niveau (appui court) ou revenir à la page d'accueil (appui long). Cette touche permet également de corriger la saisie d’un caractère. Touche Raccrocher : pour terminer un appel. Touche Mains libres/Haut-parleur : pour prendre une ligne ou répondre à un appel sans décrocher (Alcatel 4018). • Allumée fixe en mode mains libres ou en mode casque (appui court). • Clignotement en mode haut-parleur (appui long). Touches de fonction et touches programmables Touche Interphonie/Secret • En conversation : appuyer sur cette touche pour que votre correspondant ne vous entende plus. • Poste au repos : appuyer sur cette touche pour répondre automatiquement aux appels sans avoir à décrocher. Touche Information : permet d’obtenir des informations sur les touches pré-programmées, d’accéder à la programmation ou à la configuration du poste. Touche Répertoires : touche répertoires pour accéder à votre répertoire personnel (appui court) ou à l'appel par le nom (appui long ou double appui). Touches de fonctions préprogrammées et touche programmable Le voyant est allumé lorsque la fonction associée à la touche est activée. Le bloc de 6 touches est composé de : deux touches de ligne, une touche 'renvoi immédiat ou annulation du renvoi', une touche 'conférence', une touche 'transfert', une touche d’appel direct à programmer. Pour augmenter ou diminuer le volume du haut-parleur, du combiné ou de la sonnerie. Touches de fonction Touche Messagerie pour accéder aux différents services de messagerie: le clignotement de cette touche signale la présence d'un nouveau message vocal ou d'un nouveau message texte. Touche 'Bis' : • pour rappeler le dernier numéro émis (appui court) • rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). 6 Téléphoner 1 Other En cours de communication : Etablir un appel 1.1 conv. 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 numéroter directement décrocher ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº de votre correspondant bc 3d jkl 6 2a o mn 5 mains libres (Alcatel 4018 uniquement) vous êtes en communication ef o mn nº de votre correspondant En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre combiné sans interrompre l’appel. Mettre le haut-parleur en cours de communication (combiné décroché) Écoute amplifiée conv. 1.4 touche d’appel programmée appui court vous êtes en communication conv. Pour un appel à l’extérieur, composer le numéro d'accès à l'extérieur avant le numéro de votre correspondant. 0 est le code par défaut pour accéder au réseau téléphonique public. la touche Haut-Parleur clignote vous êtes en communication activer le haut-parleur (appui long) Pour le standard, composer le '9' (par défaut). La touche s'éteint 1.2 régler le volume (9 niveaux) Recevoir un appel désactiver le hautparleur (appui long) un appui court sur la touche haut-parleur permet de passer en mode main-libre (voyant allumé fixe). décrocher 1.3 mains libres (Alcatel 4018 uniquement) appuyer sur la touche de ligne dont la diode associée est allumée 1.5 Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de l’entreprise) Téléphoner en mode 'Mains libres' (Alcatel 4018 uniquement) OK appui long ou double appui poste au repos : vous êtes en position mains libres premières lettres du nom de votre correspondant sélectionner le nom dans la liste proposée La saisie du nom de votre correspondant se fait en mode prédictif. Dans ce mode, saisir chaque lettre du nom par un seul appui sur la touche du clavier contenant cette lettre. Appui court 7 Téléphoner 1 1.6 Appeler par le répertoire personnel 1.8 Rappeler Rappeler le dernier numéro composé (bis) : c ab 2 5 appui court 1.7 jkl 3 f de OK o mn 6 sélectionner le correspondant à appeler appuyer directement sur la touche programmée (0 à 9) rappel du dernier numéro lancer l’appel touche 'Bis' (appui court) rappeler l'un des 10 derniers numéros : Filtrage d’appel via la messagerie vocale (Alcatel 4018 uniquement) Listedebis Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale. Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication avec elle. • Activer le filtrage : touche 'Bis' (appui long) 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn entrer votre mot touche programmée de passe 'filtrage messagerie vocale' • A la réception d’un appel : OK même touche pour arrêter l’écoute et désactiver le filtrage sélectionner le n° parmi les 10 derniers émis 1.9 appel lancer l’appel Faire une demande de rappel sur poste occupé vous entendez la personne déposer son message nom ou nº de l’appelant votre correspondant est occupé 1.10 pour prendre l'appel OK pour arrêter l’écoute seulement ¤Rappeler OK Recevoir un appel interne en interphonie (Alcatel 4018 uniquement) Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne appelle, vous êtes alors directement connecté en mode mains libres. L’afficheur indique l’identité de l’appelant. • Pour activer - poste au repos : la diode associée s’allume Lorsque votre correspondant raccroche, le mode interphonie est toujours activé. 8 Téléphoner 1 • Pour désactiver - poste au repos : La diode associée s'éteint 1.11 Émettre en fréquences vocales En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique ou d’un répondeur consulté à distance. conv. ¤Fréqvocale vous êtes en communication OK activer 'FV' La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la communication. 1.12 Vous isoler de votre correspondant (secret) Vous entendez votre correspondant mais il ne vous entendra plus : conv. vous êtes en communication La touche s'allume désactiver le micro La touche s'éteint reprendre la conversation 9 En cours de communication 2 Répondre à l’appel affiché : Other 2.1 Appeler un second correspondant en cours de communication le premier correspondant est mis en attente bc 3d jkl 6 2a conv. 5 vous êtes en communication ef touche d’appel dont l’icone clignote • Pour retrouver votre premier correspondant et mettre fin à la conversation en cours : le premier correspondant est mis en attente o mn nº du second correspondant rappeler le dernier numéro composé. (appui court) • Autres méthodes pour appeler un second correspondant conv. vous êtes en communication Rappeler l'un des 10 derniers numéros (appui long). touche associée à l'icone 'appel en attente' Appeler par votre répertoire personnel (Nº Individuel) (appui long ou double appui sur la touche répertoire) Annuaire OK .Appeler votre correspondant par son nom. 2.3 Touche d’appel programmée. Passer d’un correspondant à l’autre (va et vient) En communication, un deuxième correspondant est en attente. Pour le reprendre : • Pour annuler votre second appel et retrouver le premier : votre premier correspondant est mis en attente conv. vous êtes en communication le voyant lumineux clignote touche de ligne dont le voyant clignote 2.4 En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez votre premier correspondant. 2.2 • Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre poste : conv. Recevoir un second appel en cours de communication vous êtes en communication vous êtes en communication appel nom ou n° de l'appelant pendant 3 secondes le voyant lumineux clignote 10 ef bc 3d jkl 6 2a 5 • Un second correspondant cherche à vous joindre : conv. Transférer un appel o mn n° du 2ème poste le premier correspondant est mis en attente En cours de communication 2 • Si le destinataire du transfert répond : 2.6 Mettre votre correspondant en attente (garde) • Mise en garde exclusive : touche programmée 'transfert' Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste. Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la réponse de votre correspondant. conv. Attente votre correspondant est mis en attente OK Le transfert entre deux correspondants externes n’est généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de la programmation du système). vous êtes en communication • Reprendre le correspondant en garde : 2.5 Converser simultanément avec 2 correspondants (conférence) conv. En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente : touche de ligne dont le voyant clignote conv. vous êtes en communication touche programmée 'conférence' 2.7 Mettre un correspondant externe en attente (parcage) Annuler la conférence et rester avec votre second correspondant (votre premier correspondant est mis en attente) : Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à partir d’un autre poste : conv. touche programmée 'conférence' Parquercom. OK vous êtes en communication • Pour retrouver votre correspondant parqué : Raccrocher avec tous vos correspondants : Intercepter OK Repriseparc OK 5 Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux correspondants en liaison : ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du poste à l’origine du parcage annuler la conférence Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers l’opératrice. touche programmée 'transfert' 11 En cours de communication 2 *saisir le nom de votre correspondant : 2.8 Entrer en tiers dans une communication interne 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc 3d jkl 6 2a o mn Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours : Positionner le curseur dans le champ de saisie. Effacer le dernier caractère tapé. touche programmée 'Entrée en tiers' • Se protéger contre l’entrée en tiers : 3d 6 3d 6 o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). o mn 2.10 entrer le numéro touche programmée 'protection d'une communication' 5 ef bc jkl 2a ef bc jkl 2a 5 # Régler le niveau sonore En communication, pour régler le niveau sonore du haut-parleur ou du combiné: La protection disparaît lorsque vous raccrochez. conv. 2.9 vous êtes en communication Mémoriser un numéro En cours de communication, pour enregistrer le numéro sur une touche d'appel : conv. Versrepert OK OK sélectionner la touche à programmer (0 à 9) vous êtes en communication OK saisir le nom de votre correspondant* valider affichage du numéro OK valider 12 régler le niveau sonore L’Esprit d’Entreprise 3 Other 3.1 Recevoir la sonnerie des appels supervisés 3.4 Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste : Intercepter un appel Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste. • Si le poste qui sonne appartient au même groupe d’interception que vous : touche programmée “Sonnerie d’appel supervisé” 3.2 même touche pour annuler touche programmée 'interception d'appel de groupe' • Si le poste n’appartient pas au même groupement que vous : Répondre à la sonnerie générale En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés peuvent aboutir à une sonnerie générale. Pour répondre : Intercepter OK OK Poste 5 conv. Intercepter OK AppelGénéral OK 3d 6 ef o mn nº du poste qui sonne vous êtes en communication Filtrage patron/secrétaire touche programmée 'interception d'appel de poste' La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/secrétaire” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs secrétaires. • A partir du poste patron ou secrétaire : ef bc 3d jkl 6 2a 5 3.3 bc jkl 2a o mn nº du poste qui sonne Par programmation du système, certains postes peuvent être protégés contre l’interception. vos appels sont filtrés par la personne choisie (secrétaire,…) touche programmée “Filtrage” 3.5 Répondre momentanément à la place de l’opératrice A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et vous pourrez répondre à l’appel : votre poste sonnera en même temps que le standard même touche pour annuler touche programmée “Aide opératrice” Le filtrage est indiqué sur l’afficheur du poste patron et par l’icone associée à la touche programmée “filtrage”. 13 même touche pour annuler L’Esprit d’Entreprise 3 • A chaque appel pour le standard : 3.8 un appel pour le standard sonne sur votre poste Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de l’entreprise. touche programmée “Aide opératrice” votre récepteur portatif sonne 3.6 5 Groupement de postes Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en composant le numéro du groupement. bc 3d jkl 6 2a 5 3.9 5 3d 6 Appeler un correspondant sur son haut-parleur libre OK RéponsForc o mn votre correspondant ne répond pas Nº de votre groupement vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre correspondant (s’il possède la fonction mains libres) L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez toujours joindre un poste précis du groupement par son propre numéro. Appeler un correspondant interne sur son récepteur portatif (bip) 3.10 Envoyer un message écrit à un correspondant interne Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un récepteur portatif : EnvoyerTxt OK ef bc 3d jkl 6 2a 5 affichage de la recherche en cours libre votre correspondant ne répond pas o mn Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé, “décrocher” son poste à distance : ef bc jkl 2a 3.7 6 ef o mn n° du groupement à appeler • Sortir temporairement de votre groupement de poste/Réintégrer votre groupement : touche programmée 'sortie de groupement' 3d Nº de votre groupement touche programmée 'réponse à la recherche de personne' • Appel de postes d’un groupement : ef bc jkl 2a o mn nº du poste destinataire • Message prédéfini : touche programmée 'recherche de personne' OK Alleràmsg OK 5 sélectionner le message à envoyer (01 à 27) Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe quel poste de l’entreprise. 14 bc 3d jkl 6 2a ef o mn entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) OK valider votre choix L’Esprit d’Entreprise 3 OK Langue OK changer la langue du message Envoyer une copie d’un message vocal 3.11 envoyer le message • Message personnel : 5 Créer envoyer le message 3d 6 o mn o mn OK Envoicopie choisir le message à copier par appuis successifs Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc jkl 6 OK Consulter * Créer un message personnel temporaire : 5 3d mot de passe OK créer un message personnel temporaire* 2a affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages ef bc jkl 2a OK Voix 5 ef bc 3d jkl 6 2a Positionner le curseur dans le champ de saisie. # o mn nº du poste destinataire Enregistrer envoyer le message OK enregistrer un commentaire* Effacer le dernier caractère tapé. # bc 2a 5 jkl o mn OK Ajouter ef 3d OK Envoicopie Saisir un chiffre (touches 0 à 9). 6 ajouter un destinataire envoyer le message • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) • * Pour enregistrer un commentaire : REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique Enregistrer OK enregistrement démarrer l’enregistrement du commentaire enregistrement en cours # Ecouter fin de l’enregistrement réécouter le commentaire Enregistrer OK réenregistrer un commentaire 15 OK OK envoyer le message OK L’Esprit d’Entreprise 3 Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste de diffusion 3.12 5 ef bc 3d jkl 6 2a OK Voix Envoyermsg o mn OK mot de passe bc 3d jkl 6 2a 5 ef OK Ajouter o mn nº du poste destinataire autres destinataires si nécessaire OK Enregistrer enregistrement démarrer l’enregistrement du message enregistrement en cours OK Stop Ecouter fin de l’enregistrement; OK Enregistrer réenregistrer un message 3.13 OK réécouter le message OK valider Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe de postes Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des postes de votre groupe de diffusion : 5 ef bc 3d jkl 6 2a o mn parlez, vous disposez de 20 secondes nº du groupe de diffusion Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs entendent le message. 16 Rester en contact 4 Other 4.1 Choix des appels à renvoyer 4.3 Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous souhaitez renvoyer : externes, internes, tous, ... OK Renvoi OK Renvoi sélectionner la fonction 'Renvoi' sélectionner la fonction 'Renvoi' selectionner le type d'appel Ext/Int 4.4 si le type d'appel renvoyé ne convient pas l’acceptation du renvoi s’affiche OK Immédiat»MV le type d’appel renvoyé s’affiche OK Ext/Int A votre retour, consulter votre messagerie vocale Toutappel Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. tous les appels Internes OK Externes bc 3d jkl 6 2a OK Voix le nouveau type d’appel renvoyé s’affiche 5 ef affichage du nombre de nouveaux et d’anciens messages o mn mot de passe appels internes ou externes 4.2 valider sélectionner le message de votre choix Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture, de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.). Renvoi OK Immédiat 5 sélectionner la fonction 'Renvoi' OK ef bc 3d jkl 6 2a OK affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message OK Consulter Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat) OK Ecouter o mn nº du destinataire écouter le message Appeler l’acceptation du renvoi s’affiche OK 4.5 Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste destinataire peut vous joindre. OK Envoyer une copie de message Activer/désactiver l’assistant personnel Réglages 17 effacer le message Envoicopie rappeler l’auteur du message sélectionner le n° de votre choix OK Effacer OK Assistant OK Affichage de l’état de l’assistant personnel Rester en contact 4 OK ON/OFF OK Activer OK Désactiver 4.8 Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste Vous souhaitez que vos appels vous suivent : Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi. 4.6 L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre OK Renvoi Suivez-moi 5 OK Réglages Assistant OK Menu sélectionner la fonction 'Renvoi' OK 5 OK N°externe saisir un numéro externe saisir le nº d’un collègue ou de votre assistante ou autre N°mobile OK touche programmée 'faire suivre ses appels' saisir le nº de votre téléphone mobile ou de votre DECT 4.9 OK Opérateur 6 ef o mn 3d 6 mn l’acceptation du renvoi s’affiche o nº de votre poste Effectuer un renvoi sélectif Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de l’appelant : activer / désactiver le transfert vers le standard 4.7 ef bc jkl 2a OK 3d nº de votre poste choisir le type de renvoi N°Interne bc jkl 2a OK l’acceptation du renvoi s’affiche Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne touche programmée 'renvoi sélectif' Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans l’entreprise : 4.10 Renvoi OK Surbip Renvoyer les appels de votre groupement OK Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un destinataire interne : sélectionner la fonction 'Renvoi' 5 l’acceptation du renvoi s’affiche touche programmée 'Renvoi des appels de groupement' touche programmée 'renvoi sur la recherche de personne' 18 ef bc 3d jkl 6 2a o mn nº du destinataire du renvoi l’acceptation du renvoi s’affiche Rester en contact 4 4.11 Annuler tous les renvois Laisser un message d’absence à vos appelants internes 4.14 Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écran-afficheur du poste qui vous appelle. OK Renvoi OK Annulrenvoi OK Renvoi sélectionner la fonction 'Renvoi' appuyer sur la touche de fonction 'renvoi d'appel' 4.12 OK Texte sélectionner la fonction 'Renvoi' • Message prédéfini : Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) OK 5 Vos correspondants pourront ainsi joindre un autre poste lorsque vous êtes déjà en ligne. Renvoi OK Sioccupé OK 5 sélectionner la fonction 'Renvoi' 3d 6 o mn 3d 6 ef o mn entrer le n° du message à envoyer (01 à 27) sélectionner le message à envoyer (01 à 27) ef bc jkl 2a bc jkl 2a OK Alleràmsg nº destinataire du renvoi OK Langue changer la langue du message l’acceptation du renvoi s’affiche OK envoyer le message • Message personnel : 4.13 Alleràmsg Ne pas être dérangé OK créer un message personnel temporaire* Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel. * Créer un message personnel temporaire : Renvoi OK Pasdéranger OK l’acceptation du renvoi s’affiche 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef bc 3d jkl 6 2a o mn sélectionner la fonction 'Renvoi' Positionner le curseur dans le champ de saisie. Le message 'Ne pas déranger' s'affiche sur le poste des correspondants qui cherchent à vous joindre. Effacer le dernier caractère tapé. # 19 bc 2a 5 jkl ef 3d o mn 6 Saisir un chiffre (touches 0 à 9). envoyer le message OK valider votre choix Rester en contact 4 • Les 27 messages sont les suivants : 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 RAPPELEZ RAPPELEZ DEMAIN RAPPELEZ A xx : xx (*) RAPPELEZ LE xx xx xx (*) RAPPELEZ LE STANDARD APPELEZ SECRETAIRE JE RAPPELLERAI A xx H xx (*) JOIGNEZ PAR BIP PASSEZ PRENDRE VOS TELECOPIES PASSEZ PRENDRE VOTRE COURRIER VEUILLEZ ANNULER VOTRE RENVOI VISITEURS EN ATTENTE VOUS ETES ATTENDU A L’ACCUEIL REUNION A xx : xx (*) Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 (*) REUNION LE xx xx xx (*) REUNION LE xx xx xx A xx H xx (*) ABSENT UN INSTANT ABSENT POUR LA JOURNEE ABSENT, RETOUR A xx : xx (*) ABSENT, RETOUR LE xx xx xx A xx : xx (*) EN CONGES, DE RETOUR LE xx xx xx (*) RENDEZ-VOUS EXTERIEUR A L’EXTERIEUR, RETOUR LE xx xx xx (*) JE SUIS EN SALLE Nº xxxx (*) EN REUNION - NE PAS DERANGER EN PAUSE DEJEUNER MALADE Messages à compléter via le clavier numérique Effacer Effacer le message. Appeler Rappeler l’auteur du message. Envoyermsg Envoyer un message écrit à un correspondant interne. Versrepert Enregistrer le numéro de l'émetteur dans votre répertoire. ): Quitter la consultation. 4.15 Consulter les messages écrits laissés en votre absence 4.16 Le voyant lumineux de votre poste indique la présence de messages. nombre de messages reçus Texte Notification des messages Un message est déposé dans votre boîte vocale mais vous n'êtes pas à votre bureau. Vous pouvez configurer votre poste de façon à recevoir une notification de message sur un autre poste. OK Réglages affichage du nom de l’émetteur, de la date, de l’heure et du rang du message OK Notification • Activer/désactiver la notification des messages : Pendant l’affichage des informations : ON/OFF OK OK OK Désactiver Activer Rappeler l’émetteur du message (le message s’efface automatiquement après l’appel). • Saisir le numéro du poste sur lequel recevoir la notification : Message suivant. Numéro OK bc 2a 5 jkl 3d ef mn o 6 OK Message précédent. entrer le numéro valider • Modifier la plage horaire : Il est possible de modifier la plage horaire pendant laquelle la notification est active. Horaires OK bc 3d jkl 6 2a 5 ef mn o modifier les horaires 20 OK valider OK Gérer vos coûts 5 • En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez : Other Imputer directement le coût de vos appels sur des comptes clients 5.1 1. Lire les informations relatives à la communication (coût, durée, nombre de taxes...). Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros de comptes associés à vos clients. 5 ef bc 3d jkl 6 2a 5 3d 6 o mn 2. Imprimer un ticket de taxation. entrer le numéro mot de passe de ce entrer le numéro touche du destinataire poste interne du correspondant programmée 'code affaire' • Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de communication : Imprimer touche programmée “Code affaire en cours de communication” Connaître le coût d’une communication externe établie pour un usager interne depuis votre poste 5.2 votre correspondant est mis en attente conv. touche programmée 'Rappel de taxation' 2a 5 bc jkl ef 3d o mn 6 nº externe demandé Transfert OK nom de l’usager interne et coût de la communication ef bc jkl 2a o mn OK OK transfert de l’appel à votre correspondant en attente 21 OK 3. Terminer la consultation. OK OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 6.1 Modifier votre mot de passe 6.3 Other Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. Initialiser votre messagerie vocale OK Réglages Le voyant lumineux clignote 5 Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour verrouiller votre téléphone. ef bc 3d jkl 6 2a 6.2 Mes Options OK Motdepasse OK Entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les instructions du guide vocal 5 3d 6 OK o mn nouveau code (4 chiffres) ancien code (4 chiffres) Personnaliser votre accueil vocal ef bc jkl 2a o mn l’afficheur vous demande de confirmer le nouveau code Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le mot de passe est 1515. Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce personnelle. OK Réglages Boîtevocale OK Messagepers 6.4 OK Configurer votre sonnerie Réglages OK Mon poste OK Sonnerie enregistrement enregistrement en cours Pendant la consultation d’un message, l’appui sur la touche 'i' permet d’accéder aux fonctionnalités suivantes ( Stop Pour arrêter l’enregistrement. Pause Pour interrompre momentanément l'enregistrement. Enregistrer Pour enregistrer à nouveau le message. T Choisir la mélodie : ): Mélodie OK OK sélectionner la mélodie de votre choix (16 mélodies) valider votre choix T Régler le volume de la sonnerie : Volume OK OK sélectionner le volume de votre choix (12 niveaux) 22 valider votre choix OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 T Activer / désactiver le mode réunion (sonnerie progressive) : Choisir la langue 6.6 Progressive OK Désactiver Activer pour désactiver pour activer OK valider votre choix OK Réglages OK Mes Options T Activer/désactiver le mode sonnerie discrète : Bips OK Désactiver Activer pour désactiver pour activer OK OK Langue valider votre choix sélectionner la langue de votre choix T Régler le volume de la sonnerie pendant la présentation d'un appel : appel 6.5 valider votre choix Appeler par le répertoire personnel 6.7 votre poste sonne OK régler le volume de la sonnerie OK Régler le contraste de votre écran 5 appui court ef bc 3d jkl 6 2a mn o Saisir le nom* 5 OK Mon poste OK Contraste OK bc 3d jkl 6 2a 5 Saisir du texte : les touches du clavier numérique comportent des lettres que vous pouvez afficher par appuis successifs. ef o mn Positionner le curseur dans le champ de saisie. régler le contraste de votre écran Effacer le dernier caractère tapé. # 23 bc 3d jkl 6 2a 5 ef o mn Saisir un chiffre (touches 0 à 9). 3d 6 ef o mn Saisir le numéro * Saisir le nom : Réglages bc jkl 2a OK OK Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 • Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous permanent : 6.8 Programmer les touches d’appel direct Rendez-vous bc 2a 5 une touche d’appel direct à programmer 6.9 jkl 3d OK OK OK se positionner en fin de ligne ef o mn 6 saisir le numéro 6.10 effacer l’heure du rendez-vous Connaître le numéro de votre téléphone Programmer un rappel de rendez-vous Qui suis-je Vous pouvez définir l’heure d’un rappel temporaire (une fois dans les 24 heures) ou d’un rappel permanent (tous les jours à la même heure). OK double appui • Programmation d’un rappel de rendez-vous temporaire : Rendez-vous OK bc 2a 5 jkl ef 3d o mn 6 6.11 Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le haut-parleur de votre poste (selon configuration) : composer l’heure valider l'heure du rendez-vous de rendez-vous • Programmation d’un rappel de rendez-vous permanent : Rendez-vous OK Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur OK Choix 5 (appui long) ef bc 3d jkl 6 2a OK poste au repos, vous entendez la musique OK OK o mn composer l’heure du rendez-vous même touche pour annuler (appui long) valider l'heure de rendez-vous • A l’heure programmée votre poste sonne : La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en communication et reprend dès que vous avez raccroché. OK Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote et une tonalité est émise. Après un troisième rappel sans réponse, une demande temporaire est annulée mais une demande permanente reste en mémoire. Si votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel de rendez-vous ne suit pas le renvoi. • Pour annuler votre demande de rappel de rendez-vous temporaire : Rendez-vous OK OK se positionner en fin de ligne effacer l’heure du rendez-vous 24 Votre poste s’ajuste à vos besoins 6 6.12 Verrouiller / Déverrouiller votre poste OK Verrou 5 ef bc 3d jkl 6 2a votre poste est verrouillé/déverrouillé o mn entrer votre mot de passe 6.13 Activer/désactiver le mode 'casque forcé' Le mode 'casque forcé' est à activer dès lors qu'un casque est installé à la place du combiné;. OK Réglages Activer Mon poste OK Désactiver Casqueforcé OK OK activer/désactiver le mode 'casque forcé' 25 Garantie et clauses howtoc Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture. La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée. Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.), d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur. Attention, ne mettez jamais votre poste téléphonique en contact avec l'eau. Toutefois, pour nettoyer votre poste, vous pouvez utiliser un chiffon doux légèrement humidifié. N'utilisez jamais de solvants (trichloréthylène, acétone, etc.) qui risquent d'endommager les surfaces plastiques de votre poste. Ne jamais vaporiser de produits nettoyants. L'écouteur du combiné peut attirer des objets métalliques pouvant être dangereux pour l'oreille. Les libellés ne sont pas contractuels et peuvent être soumis à des modifications Certaines fonctions de votre poste dépendent de la configuration du système et de l’activation d’une clé logicielle. Déclaration de conformité CE : nous, Alcatel Business Systems, déclarons que le produit Alcatel 4018/4019 est présumé conforme aux exigences essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être obtenue par l'intermédiaire de votre installateur. Alcatel Business Systems se réserve le droit, dans l’intérêt de sa clientèle, de modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits. Copyright© Alcatel Business Systems 2005. Tous droits réservés. MU19002AAAA-O400ed01-1005 26 ">
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